数字档案管理服务一体化系统建设需求

数字档案管理服务一体化系统建设需求一、建设需求项目概述通过本项目的建设，加快推动业务信息资源开发、优化配置和有效利用，促进信息共享和业务协同，加快推动业务信息系统互联和公共数据共享，提高行政效率。以资源共建共享为宗旨，以提供服务为核心，以资源整合为重点，打通档案信息孤岛，构建部门协同、机关内跑、上下联动的机制，充分保证打通数据归集渠道，扩展档案资源基础域，确保大力开展业务监督指导，实现业务监管全覆盖，能够真正形成业务协同互联互通的档案工作网络，确保档案利用服务直享。建设目标在全省数字化改革三张清单中，对建设多跨场景提出了明确的目标。档案部门由于其自身工作的特性，需要归档各机关部门的各类数据，更加需要对多跨场景进行深入的理解与建设，具体建设目标是:1.资源全域智建通过机关查档直通车的建设，实现档案馆档案信息资源多跨共享、馆际业务多跨协同的全域视角资源智能化建设格局。2.业务全程智办本项目将依据“业务流程化、流程数据化、数据业务化”的原则，规范治理全市档案数据，建立全市统一电子档案数据标准，全市统一档案业务流程，全市统一电子档案数据利用规范，并对接全省档案工作智能监管系统和省档案数据共享中心，构建“查档直通车”等场景，实现市域档案工作全流程智慧化运行。3.监管全局智控建设档案行政监管系统，通过对档案归档、档案移交、档案开放审核、档案利用等档案业务数据进行记录和汇集，构建“任务智达”、“指数画像”等场景，实现档案重大任务闭环管理、档案行政管理核心业务数字化运行和档案工作指数化管理。4.安全全网智护建立统一的数据采集、分析、处理平台，制定规范的数据及数据接口标准，整合大数据处理、计算及数据安全服务能力，保障数据安全，消除数据交互的屏障。采用最新微服务架构，将数据的采集、分析、处理等行为与查询、推送等业务操作分层，实现高可用、高性能的数据应用平台，提高数据的复用、共享能力和安全能力。建设要求全局性：本项目所建设系统是信息化建设的一个重要组成部分，着眼于全局信息化建设的方向，统一规划、统一管理。先进性：应用当前国内外最先进的技术，充分预计到系统未来发展的需要，使本系统在未来相当长一段时间内保持技术上的领先性。同时也应该满足向下兼容的要求，软件版本易于升级，新功能的追加不应影响其他功能的使用。易用性：用户操作界面应具有友好、方便、快捷、简单的特性；展现的窗口层次不宜过多；同一功能可以有多种操作方式；操作过程应简单化；应能提供即时帮助功能；数据操作具有智能性，能够自动检查数据的合法性，具备错误提示功能；浏览器版本兼容主流浏览器。安全性：档案信息资源涉及国家秘密和个人隐私，档案信息安全非常重要。系统具有信息和数据的全方位安全防护措施，包括字段格式和内容规范校验、身份认证、角色授权、日志记录等手段，来控制系统中用户可以使用的功能和可以访问的数据的范围。可靠性：系统应具有较强的容错能力，过载保护能力，自我保护能力，拒绝无限制地访问请求以防止系统崩溃。可维护性：系统具有高度的可维护性，在系统出现故障时系统管理员能及时方便地找到产生故障的原因。扩展性：扩展性体现在三个方面：系统平台的扩展性：可移植性、跨平台性，充分考虑今后系统升级扩容的需要；技术构架的扩展性：选用的技术构架具有开放性和平台性，系统设计模块化、构件化，并且能在统一的平台上集成；需求变化的扩展性：充分考虑应用系统需求多变的特性，易于进行功能扩充，并为其他业务应用软件提供灵活的接口，在用户需求和系统运行环境变化时，最大限度地降低由此引发的系统维护。建设标准和规范（一）国际标准ISO14721开放档案信息系统模型OAISISO/TR18492-2005基于电子文件信息的长期保存标准ISO23081文件管理过程元数据标准（二）行业标准GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T39784-2021《电子档案管理系统通用功能要求》GB/T26162.1-2010《信息与文献—文件管理》DA/T46-2009《文书类电子文件元数据方案》DA/T47-2009《版式电子文作长期保存格式需求》DA/T70-2018《文书类电子档案检测一般要求》(电子文件四性检测)DA/T48-2009《基于XML的电子文件封装规范》DA/T31-2019《纸质档案数字化规范》DA/T62-2019《录音录像档案数字化规范》GB/T11821-1989《照片档案管理规范》GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB50462-2008(《电子信息系统机房施工及验收规范》GB/T21052-2007《信息安全技术信息系统物理安全技术要求》GB/T1801-2007网络设备安全要符合《信息安全技术路由器安全技术要求》GB/T21028-2007服务器安全要符合《信息安全技术服务器安全技术要求》建设内容1.5.1建设清单为加快推进档案工作数字化改革，档案馆深入践行档案工作“三个走向”根本遵循，以数字化改革为牵引，运用统筹理念、系统方法和数字化手段，推进档案工作全方位、系统性、重塑性变革，并结合档案工作实际需要，建设数字档案管理服务一体化系统。此次建设清单如下：序号内容描述数量单位1查档直通车模块（新增）1项2档案行政监管模块（新增）1项3行政事项归档接口升级改造1项4架构升级1项5数据迁移1项6对接全省档案工作智能监管平台1项7对接省数据共享中心1项8对接OA归档、机关内跑平台1项9针对系统的安全服务、备份服务、代码审计、等保测评等服务1项详细建设内容要求查档直通车模块打造机关查档直通车，提供档案查阅便利化服务，通过优化简化查档手续，提供档案馆与各个进馆单位之间、各单位与单位之间档案协查互查机制，促进馆室之间档案资源的共享利用。查档申请系统应支持机关单位在日常档案利用时，无需通过开具介绍信，再通过线下申请确认的方式来馆查档。相反，机关单位档案利用者可以使用档案室查档员账号登录系统，访问机关查档模块，填写查档申请表，即可完成查档申请。其中，机关单位查档可以直接查询本单位形成的全部档案以及档案馆已开放的档案。如需要查询其他单位的档案，可向其他档案室发起在线申请。其他档案室根据档案开放情况以及查档需求，确认是否对其开通查档权限。查档受理系统应支持档案权属单位接收到其他单位的在线查档申请时，可以通过首页或个人事项的个人工作台，操作相应的工作流任务进行处理。如果档案权属单位未查到所需档案，则填写原因后退回；若查询信息需要查看原文时，则需要经过领导审批后根据查档需要对外开放查看、下载、打印等权限。办理评价系统应支持提供办理结果评价功能，用户可依据统计办理效率、协查效率等，在业务结束后进行打分评价。应用开发机关查档模块，并融合消息中心，配合做好日志管理，提供办理消息提醒等功能。对接OA电子公文归档及机关内部最多跑一次平台，并做好办件量推送。1.办理介绍信系统应具备介绍信办理在线登记功能，通过调用“－组织架构和用户体系”服务，可自动同步用户组织名称、姓名等基本信息。调用“—消息通知”服务，可通过“”发送待审批消息提醒，支持掌上审批。通知申请人介绍信办理情况（通过/不通过），系统内嵌介绍信模板，通过的申请根据模板自动生成介绍信并返还给申请人。2.我要查档系统应具备查档登记功能；支持根据查档需求选择受理单位、明确出证方式（自取/邮寄等），支持访问手机相册/文件，获取其他证明材料作为说明附件上传。调用“—消息通知”服务，可通过“”发送待审批消息提醒受理单位档案员。档案员通过“查档直通车”系统检索相关档案数据，审批通过后档案结果自动返回“”。支持发起人通过“”查看档案全文，并进行满意度评价。3.待办事项系统应支持查看当前用户全部待办事项，包括介绍信办理类通知、查档类通知等。机关查档统计系统应支持面向档案馆，提供各通道机关查档情况统计分析功能，按网页、分别进行统计。1.查阅利用情况统计系统应提供各单位档案查阅人次、利用目的等情况统计分析2.档案分类利用统计系统应提供各单位、各时间段、各种档案类型的利用情况统计功能。数字资源返还利用该模块用于已移交进馆的档案再次返还利用，主要包括资源返还和资源返还记录，其中资源返还记录分为档案馆和立档单位两部分。立档单位提交资源返还的申请，填写资源返还申请单。电子出证系统应支持对接省国家综合档案馆档案电子出证平台实现在线出证。1.出证申请系统应提供提出查档及出证申请功能。查档办理人查到合适内容后提交查档基本信息、查档流程信息和档案内容至出证审批岗。2.出证签章审核通过的，调用省国家综合档案馆档案电子出证平台云电子印章进行签章。3.出证结果系统应支持接收出证结果。出证结果通过“”通知申请人，申请人可下载档案电子证明。数据上传申请该模块用于立档单位上传本单位形成的档案数字化成果。立档单位提交数据上传申请，审核通过后方可上传。档案行政监管模块搭建档案行政监管模块，对全市各单位档案业务工作开展监督指导，实现档案业务监管系统化、指数化，确保档案业务工作闭环管理。档案业务监管1.档案年检系统应支持档案年检工作通知的发布和年检信息的录入和统计。(1)档案年检发布系统应支持档案管理部门根据年度年检工作发布年检通知，在线制定或导入年检指标表，根据年检分组安排在线开展分组，设立组长、组员以及所检查单位。(2)填报档案建设情况系统应支持各立档单位根据实际情况按照要求填报档案建设情况，上传相关附件内容。(3)开展线上、实地年检系统应支持档案管理部门工作人员根据安排开展线上、实地年检，线上年检直接查看数字档案建设情况以及其他日常管理状况，实地年检查看单位现场档案建设情况、日常管理状况，最终检查结果登记至系统中。对问题严重，需整改完善的，反馈至单位限期整改完善。(4)整改完善反馈系统应支持被检单位根据问题开展完善工作，并将完善结果进行反馈。(5)公布年检结果系统应支持档案管理部门根据各单位档案建设情况，公布年检结果。2.数字档案在线监管系统应支持对各单位每年归档上传至系统的数字档案开展档案规范性、完整性检查，提升数字档案质量。(1)在线检查系统应支持档案管理部门工作人员根据实际情况，不定期的检查各单位数字档案，对数字档案质量、档案收集情况等开展在线检查，发现问题提交给对方整改。(2)整改反馈系统应支持被检查单位根据意见开展完善工作，并将整改完善后的情况反馈给档案管理部门。(3)完成检查系统应支持档案管理部门工作人员再次检查整改后的数字档案，符合要求后即完成整个工作。3.重点工作任务事项(1)重点工作任务事项管理系统应支持档案主管部门档案管理人员、行政主管部门档案管理人员可使用本模块，对监管单位进行发送重点工作事项任务，设定各阶段任务完成情况反馈时间，任务指标要求可按照不同任务要求在线制作或导入具体指标表。同时可对各单位进展情况指导检查并线上提出意见，直至监督指导该项工作最终完成。(2)重点工作任务事项办理系统应支持各办理单位档案工作人员按照工作事项任务要求，及时开展具体档案业务工作，并使用本模块按照反馈时间节点反馈各阶段办理及完善情况。4.重大建设项目档案(1)项目档案登记备案系统应提供重大建设项目档案登记备案功能，列表显示当前档案室的登记备案记录，详细记录了项目类别、项目名称、项目内容、计划投资金额、建设部门、起止时间等。(2)项目档案指导、反馈系统应支持档案主管部门管理人员使用本模块，对监管单位的重大建设项目档案的情况进行在线指导或线下指导线上提交，受监管单位根据指导意见进行整改并将整改情况反馈主管部门，同时每年填报年度登记表进行备案监管。(3)项目档案验收系统应支持根据项目建设单位具体建设情况，完成最终档案验收，并将验收意见、建议线上登记，最终完成整个流程。5.档案服务企业监管档案服务企业监管，是档案管理部门(馆)对档案服务企业开展监督管理，同时也是档案服务企业了解档案工作动态的平台。(1)档案服务企业登记系统应支持登记企业基本信息、安全建设信息，并动态更新每年档案服务情况。(2)单位项目登记与评价系统应支持单位根据每年档案服务项目登记外包服务项目基本内容，并对该项目做出评价。(3)服务需求发布档案外包服务需求单位根据自身需求查看各档案服务企业基本情况与服务质量。同时也可将自身需求发布于平台上供档案服务企业了解咨询。(4)档案管理部门执法检查系统应支持档案管理部门定期开展对服务企业的检查，并将检查情况线上反馈给服务企业，服务企业根据反馈及时整改，最终将完成情况上报档案管理部门。档案管理部门同时可对相关服务企业进行总体评价。6.新单位建档指导系统应支持新成立单位需根据档案建档要求开展规范建档，包括建立档案室、确定归档范围和分类方案、建立数字档案库等。(1)新单位建档申请系统应支持新成立的单位根据需求登记填报建档申请，填写单位信息、需求内容等基本信息，上传相关附件内容。(2)档案管理部门受理指导系统应支持档案管理部门根据单位提出申请开展线上、线下指导。(3)填报建档情况系统应支持新成立的单位根据指导意见开展建档前期准备，成立档案领导小组，建立归档范围、保管期限和分类方案，建立工作制度，建立档案室等，并将相关文件通过附件上传。(4)建立数字档案库系统应支持单位建档完成后，档案管理部门根据单位信息、分类方案等在系统上建立档案类型库，并添加相应用户角色。7.常规创建工作监管系统应支持对每年开展或多年定期开展的省级、市级创建性工作(包括业务评价、数字档案室建设等)实现网上申请、指导、反馈。(1)创建单位申请该项工作可由档案管理部门按照每年计划安排主动发起创建工作。也可由单位根据实际情况申请创建，填报单位基本情况后向档案管理部门申请创建。(2)档案管理部门指导系统应支持档案管理部门根据创建计划安排，对相关单位开展线上、线下指导，同时创建单位根据指导意见完善后进行线上反馈。(3)创建完成反馈系统应支持档案管理部门根据创建单位建设情况，一般组织线下实地测评验收，并将最终结果通过线上反馈创建单位。8.档案安全风险评估(1)风险评估类型设定系统应支持根据《档案馆安全风险评估指标体系表》标准要求，设置档案信息安全风险排查台账，排查台账细化到评估内容的每个点上。档案馆和档案室分别有不同的评估方案，共计两个评估模块。档案主管部门管理人员使用本模块，对风险评估类型设定进行维护。(2)风险评估模板设定系统应支持档案主管部门管理人员使用本模块，对风险评估模板设定进行维护。(3)风险评估单位绑定模板系统应支持档案主管部门管理人员使用本模块，对风险评估单位绑定模板进行维护。(4)风险评估单位上报系统应支持各受检单位档案员使用本模块，自行测评本单位的安全情况。9.村档镇管系统支持预设统计表单，用户可统计各乡镇街道每年的村级档案收集整理情况，即各个行政村（社区）收集的档案数量、档案种类、数字化率情况。10.档案统计年报系统应支持通过链接跳转的方式，跳转到全国档案事业统计调查信息管理系统进行年报的统计指标填写。11.档案登记审核（备份）系统应支持实现线上登记申请、审核、备份意见反馈、备份申请及备份文件上传、下载功能。监管指标体系1.指标体系系统应对接全省档案工作智能监管应用，通过平台数据的大量汇集，梳理档案各类指标，为档案馆各业务科室提供不同层级、不同类型的数据分析模型。根据实际需求支持多维度统计数据多层次穿透，并提供灵活的指标体系管理和查看功能。(1)基本信息统计档案队伍建设：档案员信息、持证上岗情况、培训次数等。制度建设：工作规划、档案管理网格、应急预案等制定情况。外包服务建设：区域内外包公司列表及其服务单位情况，数字化成果质量情况。(2)库房建设系统应支持通过立档单位档案室监控、温湿度数据汇总，制作库房情况、温湿度合格情况等统计图表，统计档案库房面积、档案室“八防”措施落实情况、室藏档案数量等。同时将村级档案队伍建设、档案库房、室藏档案数字化完成率和档案利用情况等数据作为支撑，形成基层档案工作评分估值及总体评价。(3)档案室建设可实现通过全市各单位全宗卷、档案门类、档案数量、数字化率、合格率、整改次数、任务完成率、问题处置及时性、检查评分等指标数据，对立档单位基本情况进行监管。(4)电子档案归集系统应支持实时更新电子文件数据归档数据。可实现通过提取电子文件归档业务指标数据，对电子文件归档业务进行查看分析，系统自动统计各立档单位每类保管期限的数量及存储量，并对归档量、质量、单套制合格率、时效情况等业务进行监管。(5)档案移交可通过提取接收进馆业务指标数据，对档案质量、进度等业务进行监管。统计、汇总档案馆每年移交进馆的档案数据，分析各个时间段接收的档案类型、档案数量，根据不同的分类方案，动态分析档案馆各时期接收进馆的档案数量、类型，把握档案接收的发展趋势。(6)开放审核可实现通过提取档案开放鉴定业务指标数据，对鉴定量、鉴定进度、开放档案使用情况等业务进行监管。(7)档案利用系统应支持根据档案卷次（件次）、人次、目的、时间等情况进行利用统计，提供用户自定义统计项目，自定义报表功能，支持历史时间段各种档案类别利用情况统计及同比、环比分析。支持统计结果图形化显示。提供服务评价及评价情况统计功能。(8)档案开发可实现通过提取档案编研指标数据，对文献数量、编研任务进度、完成度等业务进行监管。支持对年鉴、地方志等编研任务进行各单位完成度、及时性、文献数量、稿件投稿质量等业务进行监管和数据统计功能。(9)宣传教育可实现通过新闻报道、多媒体宣传、信息报送、展览举办指标数据，对年度档案工作宣传教育活动进行监管。(10)年报统计系统应支持根据全国档案事业统计年报制度的统计指标体系，各个机关单位档案室需要填写档案室基本情况（档基3表）。统计指标包括档案机构，现有全部专职人员，以及现有全部专职人员的性别结构、年龄结构、文化程度、档案专业程度、档案干部专业技术职务、接受在职培训教育情况；兼职人员、本年度经费投入、室存档案、室存永久、长期档案、本年接收档案、本年向档案馆移交档案、本年移出档案、本年销毁档案、室存档案的历史分期、室存资料，档案编目情况、本年利用档案、本年利用资料，陈列室，本年编研档案资料，档案室总建筑面积、档案室设备；室存数字档案、本年接收数字档案、本年向档案馆移交数字档案、本年移出数字档案、本年利用数字档案等。2.指标建设(1)自动实时采集系统应支持数据汇聚到平台上，按数据来源、数据类别等属性，实现对数据的梳理和多业务线数据融合，融合后的数据进行统计展示。(2)手工填报应实现对系统无法获取的指标在线手工填报功能，根据权限进行填报。(3)填报表单维护系统应支持对需要手工填报的表单进行维护，修改填写内容属性。(4)填报数据增删改查系统应支持对填报的数据进行增删改查。3.指标预警系统应支持对各项指标进行阈值设置，通过指标数据监测对比阈值设定，对各类异常信息进行不同级别预警提醒，并支持预警信息分级别下发。在一定时间内未处置，支持通过反馈提醒。指标可视化展示系统应支持对各类指标进行可视化展示。通过图表展示可以更加直观、清晰、有效地了解各单位档案工作全貌，并能够进行相应的监管与指导。根据全省机关整体智治需求，开发与省档案工作智能监管应用系统对接接口，方便后期与省档案工作智能监管应用系统对接，或者也能够直接与省档案工作智能监管应用系统对接进行UI界面上的融合对接，展示省档案工作智能监管应用系统需要的数据。业务前台1.系统登入系统应提供多种系统登录方式，支持账号密码+验证码登录、支持扫描登录、支持记住账户功能。2.快捷访问系统应支持在工作台中提供档案检索词条，可按照分类进行档案检索，也可根据关键词进行检索，实现需求档案的快捷访问。3.待办通知系统应支持以通知的形式展现当前用户所有待办事项，包括待审批事项、消息通知、审批通过提醒等，可通过点击待办通知访问具体的操作界面。已办和待办任务通过灰度颜色区分。4.网上课堂系统应支持在线查看网上课堂相关视频、文档，并提供视频、文档的上传和下载。行政事项归档接口升级改造省行政事项归档接口做升级，坚持“应收尽收、应归尽归”的原则，待事项办理完毕后通过接口获取电子文件归档信息包，接口升级改造后实现快速归档。架构升级按照目前最新的技术架构，对老系统的架构做改造升级，采用组件式开发，按照一地创新、全省复用的原则，充分调用省内现有强制性使用组件，为系统应用提供基础支撑。数据迁移本项目中标单位需将我馆原系统中的历史数据迁移至本项目新建设的各系统中，为实现历史数据的平滑迁移，保证数据资源的安全，本项目中标单位需严格制订数据迁移方案，并依照迁移流程进行操作。对接全省档案工作智能监管平台对接全省档案工作智能监管平台。对接省数据共享中心对接省数据共享中心。对接OA归档、机关内跑平台做好OA系统对接，机关内部最多跑一次对接，并做好办件量推送。备注：本项目建设内容除以上服务项目以外，还包括后续小功能的补充开发服务，即包含以上内容但不仅限于以上内容。针对系统的安全服务、备份服务、代码审计、等保测评等服务对本次项目建设的内容，做好系统的安全服务、备份服务、代码审计、等保测评等服务。项目实施要求项目实施团队应在投标文件中就双方项目组组成以及项目组成员职责进行说明，并可对招标方项目组成员因具有的素质提出要求，并