合同管理办法

PAGE11PAGE12****股份有限公司制度编号：制度页数：合同管理办法编制人：责任人：审核人：批准人：主办单位：人事企划行政处发布日期：**年*月*日生效日期：**年*月*日第一章总则第一条为规范集团的合同管理,依法维护集团合法权益，充分发挥合同在生产经营和管理中的作用，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合集团实际，特制定本办法。第二条本办法适用于****股份有限公司（以下简称“集团”）和各子公司的各种合同管理活动。第三条本办法所称“合同”是指集团和各子公司在生产经营过程中对外所签订的旨在确立、变更或终止与相对方民事权利义务关系的各类合同、协议（劳动合同除外）等，包括采购、销售、建设工程、加工承揽、外协、借款、运输、仓储、租赁、技术、服务等合同，还包括补充合同、补充协议、对外保函、备忘录、订货单以及各类技术协议等其它具有合同性质的法律性文件。本办法所称“合同管理”包括：合同签订前的市场调查、客户信息管理、招投标管理、合同谈判和履行合同风险评估，合同文本的起草、签订、履行、变更、解除、纠纷的处理，合同管理台账、合同档案的管理等一系列活动。本办法所称“合同印章”是指以集团及各子公司名义对外签订合同时所使用的公章、法定代表人名称章及合同专用章等。第四条集团对合同实行两级管理，即集团法务部门代表集团进行一级管理，集团各业务部门和各子公司进行二级管理。第二章合同管理职责第五条集团业务部门在订立、履行、变更或解除合同以及发生合同纠纷时，应及时通知相关部门和一级合同管理部门，以保障集团经营活动的计划性和整体协调性。第六条集团法务部门为集团合同一级管理专业机构，其工作职责如下：1、审查合同的合法性和合规性，对合同文本提出修改意见；2、监督检查合同的履行情况；3、制定和发布常用合同示范文本或标准格式合同；4、对合同进行收集、整理和归档，制定合同编码规则，监督管理各部门合同的统一编号、登记台账、分类归档执行情况；（详见附件一：《合同编码规则》）5、协调、指导合同承办部门的合同管理工作并提供法律意见；6、制定并组织集团合同承办部门执行集团合同管理的规章制度；7、参与集团重大合同、合作项目的谈判、签约；8、参与合同纠纷的处理，主导合同纠纷所致诉讼工作。9、负责法人授权委托代理人和业务部门的合同管理人员的法律培训。第七条相关业务部门是合同的二级管理专业机构，是合同的拟定、执行部门，具体责任人为合同业务人员、专（兼）职合同管理员和法定代表人或授权签订合同的受托人，其工作职责如下：1、业务人员职责：负责合同签订前的市场调查、客户信息收集、组织招投标会议、合同谈判等相关工作；合同文本的起草、报批、履行、变更、解除、纠纷的处理等活动。2、专（兼）职合同管理员职责：建立合同管理台账（包括合同签订、变更、解除、履行、质量异议的台账）、合同原始档案、客户信息资料、招投标台账及资料的管理，同时对合同签订计划、合同文本中标的物、数量、金额等必备的条款内容进行核对，以及其他与合同有关的工作。3、法定代表人或授权签订合同的受托人，其主要职责是：（1）负责合同的签订、变更、解除、终止等有关手续的办理，重大、复杂合同的签订，应在本部门负责人或集团法务部门的指导下进行；（2）协调、督促承办合同的履行，并及时将合同履行过程中出现的重大异常情况向本部门负责人进行报告；（3）负责未进入法律程序的合同纠纷处理，协助集团法务部门处理进入法律程序的合同纠纷案件。第三章合同类型第八条常用业务合同分类如下：1、工程勘测类合同：建设工程合同、供用电、水、气、热力合同、工程技术合同、报告书编制及评估合同、测量合同、设备调试及安装合同等；2、人事企划、行政类合同：劳务外协合同、劳务合同、教育培训合同、竞业限制协议、保密协议、实习协议、返聘协议、赠与合同、租房合同（劳动合同除外）等；3、财务类合同：借贷款合同、融资租赁合同、担保合同、并购重组合同、财产保险合同等；4、经营、采购类合同：船舶建造合同、采购合同、销售合同、委托合同、运输合同、保管合同、仓储合同等；5、设计、技术类合同：设计合同、技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同等；6、生产类合同：劳务外包合同、工程承揽合同、租赁合同等。第四章合同拟定、审批和签订第九条合同的签订应采取书面形式，不得在签署书面合同之前先行开展业务活动；合同内容涉及技术问题的，合同审核时应附相关专业技术意见。除集团本部和各子公司内各公司间交易外，合同签订时，以对方首先加盖合同专用章或公章为原则；合同文本使用传真件的，事后应补齐对方盖章原件，或针对合同传真件与经常性客户签订确认书。第十条合同中载明的我方被授权人必须经集团本部或各子公司书面授权，受托人签订合同及从事业务活动必须在集团或各子公司的授权范围内进行。受托人超越授权范围以及在授权期限届满后所签订的合同无效，由此所导致的法律责任由受托人自行承担。（详见附件二：《授权委托书》）第十一条凡集团有标准格式合同或合同示范文本的，应优先采用；对于经常性业务，根据业务性质，由集团法务部门和各业务部门拟订标准格式合同或合同示范文本。第十二条下列合同需经集团法务部门审核，并经财务、成本及其他有关专业部门评审，合同评审分为书面会签和召开专业评审会两种形式。（详见附件三：《合同评审会签单》）1、以集团名义对外签订的各类书面合同。2、根据集团权责划分等制度规定，各子公司需报集团审核批准的项目且以子公司名义对外签订的合同，应提交集团法务部门审核。任何人不得私自对合同标的进行分解，以掩盖合同的真实性或越权审批合同。第十三条合同必须严格遵循逐级审批的原则，有条件的原则上应通过办公自动化系统审批。未通过办公自动化系统逐级审批的，需在报送审批人批准时填写合同审批单。合同提交审批人审批时，需提交以下相应的资料：1、合同审批单；2、合同文本；3、合同的技术附件；4、变更或解除合同对应的原合同文本；5、外文合同必须有中文或英文译本；6、其他要求提供的文件资料。第十四条凡是国家规定需由政府有关部门、机构审批或公证的合同，由业务部门办理相关的审批手续。第十五条合同的内容由双方当事人依照《中华人民共和国合同法》协商约定，根据示范文本要求填写清楚，以确保合同全面履行。合同内容应包括以下内容：当事人的法定名称和住所，合同标的，标的物的数量，标的物的质量，价款或报酬，履行期限、地点和方式，保密条款，违约责任，解决争议方法。除以上条款外，可根据合同性质以及当事人的要求，协商约定其他条款。合同条款中，解决纠纷方式条款应尽量选择仲裁方式，并力争约定我集团所在地仲裁机构仲裁。必须约定起诉方式的，力争约定在我集团所在地法院诉讼。合同签订时，以对方先行加盖合同印章为原则。若因特殊原因需由我集团先行盖章的，由签约人在《合同审批单》中注明，并由业务部门一级主管签字确认后，方可由印章管理部门予以盖章。合同签订时，必须在合同的每一页上签字确认或加盖骑缝章，以保证合同完整性。第五章合同印章的使用与管理第十六条合同印章的使用与管理按照集团《印章管理办法》执行。第十七条对于进、出口合同，在对方及我方代表签字后，我方必须加盖合同专用章或公章，合同方能生效。第十八条在对外签订合同时，严禁在空白文本上盖章。除国家法律、法规明文规定必须加盖集团公章外，其它合同加盖合同专用章。单份合同文本达两页以上的应加盖骑缝章或在右下角双方手签。第六章合同的份数及存档第十九条合同的具体份数按实际情况确定，我方至少留存一份，业务部门一份，集团财务、成本和法务部门及档案室各一份。第七章合同的履行、变更和解除第二十条依法签订生效的合同具有法律约束力，一切与合同有关的部门及人员均必须全面履行，不得擅自修改、变更、解除或终止。第二十一条合同业务部门负责组织、协调合同中规定的我方义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的履行。合同业务部门应随时跟踪合同的履行情况，并及时向本单位负责人汇报。发现问题应及时采取解决措施。第二十二条合同签订后，若发现存在以下情形的，应及时与对方协商变更或解除合同，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或解除。1、发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益的；2、我方实际履行确有不可克服的困难的；3、合同双方发生名称更名的；4、因不可抗力致使不能实现合同目的；5、履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；6、当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；7、当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；8、法律规定的其他情形。由于合同对方原因需要变更、解除合同的，应从维护集团合法权益出发，按照本办法规定的合同管理流程谨慎处理。第二十三条变更或解除合同，一律采用书面形式。合同变更后，合同编号不予改变。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分，合同变更部分与原合同具有同样的法律效力。变更或解除合同的审批原则、审批权限及流程应依据原合同进行。变更或解除合同文本的，应单独登记流水号台账，以便于管理和查阅。第八章合同纠纷的处理第二十四条合同纠纷由承办部门及时协商处理，协商不成，需要诉讼或仲裁的，应在规定期限内以书面形式上报分管领导和合同主管部门，并在集团的授权下配合集团法务部门向法院起诉或仲裁机构申请仲裁，不得私自对外委托有关部门或个人处理纠纷。（详见附件四：《合同纠纷处理程序》）第二十五条合同违约必须依法承担违约责任。对方违约要按规定索取违约金，如造成经济损失还应索取赔偿金；我方违约或给对方造成经济损失应由业务单位查清原因，以书面形式上报承办单位负责人和分管本业务的集团领导，经批示后按规定办理违约金和赔偿手续。第二十六条通过协商或调解使合同纠纷得到解决的，必须形成书面协议，并由双方代表签字确认，同时必须将对方签字代表持有的授权委托书作为书面协议的组成部分进行存档。第九章合同台账及合同档案管理第二十七条所有合同业务部门必须建立合同管理台账。对于合同签订计划、合同签订、履行、变更、解除以及合同纠纷、客户信息资料、招投标项目的管理等应单独建立台账，以便管理与检查，原则上合同管理台帐每半年报送集团法务部门备案。（详见附件五：《合同管理台帐》）第二十八条合同履行过程中业务人员应妥善保管各种合同资料，合同履行完毕后及时将有关资料报本单位合同管理人员存档，由合同管理员定期将合同资料移交集团档案部门。业务单位应保留双方盖章的合同原件，如因特殊情况无法及时提供对方盖章原件的，事后最迟在二十个工作日内将对方盖章原件归档留存；提供对方盖章原件确有困难的，可以留存合同传真件，但交易对方必须为经常性客户，且应针对传真件签订年度或定期确认书。第十章合同管理的监督检查第二十九条合同管理部门应着重从以下几个方面对合同进行监督检查：1、国家经济法规和本办法的执行情况；2、合同签约人对客户的资信调查情况，对合同资料的登记、保管情况。3、合同履约率；5、合同的履行状况，未履行合同的原因、责任情况；6、合同产生纠纷的原因和对纠纷的处理情况。第三十条合同管理部门根据本办法以不定期抽查的方式督促执行，并以《合同管理调研报告》及《合同管理建议书》的形式向各级管理层报告合同管理情况。合同管理部门在检查过程中，发现合同管理人员有违反法律法规和本办法情况的，及时提出纠正和整改意见，合同管理人员应积极整改。第十一章奖惩规则第三十一条合同审查、签订、履行、变更、解除过程中，存在下列情形之一，依据集团员工奖惩条例相关规定，视情节轻重给予主要责任者、次要责任者相应行政处分及经济处罚：1、违反规定签订合同，给集团造成经济损失的；2、没有对合同对方进行资信审查，或审查不认真、不准确，给集团造成经济损失的；3、没有按照本办法规定留存客户三证资料给集团造成经济损失的；4、不负责任、玩忽职守，错签合同或购进伪劣产品造成集团经济损失的；5、应采用而未采用书面形式订立合同，给集团造成经济损失的；6、滥签人情合同，给集团造成经济损失及不良影响的；7、由于合同承办部门或合同签约人的原因造成我方承担违约责任或被法律程序确认为我方违约而给集团造成经济损失的；8、合同履行过程中，因部门之间相互推诿影响合同的履行，而给集团造成经济损失的；9、签订的合同条款不完备或不规范给合同履行造成障碍或引发合同纠纷给集团声誉造成极坏影响的；10、因相关合同资料保管不善，造成证据缺失、举证不能或者败诉而给集团造成经济损失的；11、对方违约给集团造成较大经济损失而未及时行使追偿权的；12、合同无法履行没有及时签订解除协议或者补充协议给集团造成经济损失的；13、集团各部门、子公司违反规定以部门、子公司的名义独立对外签订合同导致合同无效而给集团造成经济损失的；14、合同签约人员及合同管理人员违反集团制度规定泄露集团秘密给集团声誉造成极坏影响或给集团造成重大经济损失者；15、其它违反本办法给集团造成较大损失和不良影响的。第三十二条在合同签订、履行和合同纠纷案件的处理过程中，避免或挽回损失，或检举、揭发违法合同有功的员工，集团将根据《员工奖惩条例》给予奖励。第十二章附则第三十三条集团各部门和子公司已制定的相关合同管理规定与本办法相抵触的，以本办法为准。第三十四条本办法经总裁批准后发布，修订时亦同。第三十五条本办法由集团法务部门负责解释。第三十六条本办法附件：附件一：《合同编码规则》附件二：《授权委托书》附件三：《合同评审会签单》附件四：《合同纠纷处理程序》附件五：《合同管理台帐》附件六：《合同管理流程》附件一：《合同编码规则》编码名称合同编码使用范围普会系统、报支系统、资金系统、、应收系统、应付系统、人事系统、销售系统、设备系统、工程系统、外协系统位数7位编码构成：位数1234567项目属性NNNNXXX例子1003001编码方式：年份后2位月份后2位流水号3位备注：属性中用N表示阿拉伯数字，X表示英文字母与阿拉伯数字均可以。示例：如2012年1月份签订了第一份合同，则合同编码为“1201001”。附件二：授权委托书编号：委托单位:委托人：，受托人：姓名；性别；身份证号；职务；电话兹委托并授权上述受托人于以下期间在以下授权范围内就以下事项代理委托人履行职权：委托事项：授权范围：三、有效期：此授权委托书自签发之日起生效，有效期至：[]1、上述委托事项完成之日；[]2、在此前委托人书面撤销受托人的代理权之日止；[]3、截至于年月日；委托人（签章）：受托人（签章）：签发日期：附件三：合同评审会签单表单编号：YF610JM009-A-001记录编号：合同信息合同名称合同编号合同概述合同金额合同相对方合同类别主办部门合同确定方式□招标□议标□指定□其它合同形成过程经办人：年月日部门主管：年月日相关部门审核评审部门评审意见评审人□同意□须修改□同意□须修改□同意□须修改□同意□须修改集团法务