报表的创建与使用

本章内容

要点：了解报表的组成，熟练掌握创建报表的操作方法。

12.1报表的组成

12.2创建报表

12.3设计报表

12.4创建其它报表

12.1报表的组成12.1报表的组成

报表通常由报表页眉、页脚、页面页眉、页脚、组页眉、页脚及主体7部分组成，这些部分称为报表的“节”，每个“节”都有其特定的功能。报表各节的分布如图所示：

报表的结构与内容报表节的作用和建立12.2创建报表12.2.1使用自动报表创建报表

操作步骤如下：（1）打开数据库。（2）选择“报表”为操作对象，按“新建”按钮，进入“新建报表”窗口。（3）选择创建报表所需的数据源，再选择“自动创建报表：纵栏式”，系统将自动创建一个纵栏式的报表。若选择“自动创建报表：表格式”。系统将自动创建一个表格式的报表。（4）保存报表，结束报表的创建。超市交易：例12-3&例12-5报表例12-4：按品质汇总工资分布图：例12-6标签员工：例12-712.2.2使用报表向导创建报表

操作步骤如下：（1）打开数据库。（2）选择“报表”为操作对象，按“新建”按钮，进入“新建报表”窗口。（3）选择创建报表所需的数据源，再选择“报表向导”，进入“报表向导”窗口。（4）确定“报表”所需的字段，再按“下一步”按钮，进入“报表向导”下一窗口。（5）选择报表的分组级别，再按“下一步”按钮，进入“报表向导”下一窗口。

12.2创建报表12.2创建报表

（6）选择报表中数据的排列顺序，再按“下一步”按钮，进入“报表向导”下一窗口。（7）选择创建报表的布局方式，再按“下一步”按钮，进入“报表向导”下一窗口。（8）选择创建报表的样式，再按“下一步”按钮，进入“报表向导”下一窗口。（9）输入“报表”标题，再按“完成”按钮，保存并预览报表，结束报表的创建。12.2.3将窗体转换为报表

操作步骤如下：（1）打开数据库。（2）在“数据库”窗口，选择“窗体”为操作对象，按“打开”按钮。（3）在“窗体”窗口，打开“文件”菜单，选择“另存为”。（4）在“另存为”窗口，输入报表名称，确定保存类型为报表,按“确定”按钮。（5）预览报表，结束报表的创建。12.3设计报表12.3.1报表控件的使用

报表的设计主要依赖于系统提供的一些报表控件，其中最常用的是标签和文本框控件，但有时为了更准确、更全面显示报表的内容，也在报表中添加一些其它控件。

1.报表中标签控件的使用

2.报表中文本框控件的使用

3.报表中图像控件的使用12.3.2报表的页面设置

在“页面设置”窗口，有3个选项卡，可以用来设置报表的页面设置，如图所示：12.3.3设计报表布局

在“报表”窗口，有若干个分区，每个分区实现的功能各不相同，由于各个控件在报表设计功能中的位置不同，可按需要调整控件的位置、大小和间距，这就是设计/修改报表布局。在“报表”窗口，打开要修改的报表，选定控件，再打开“格式”菜单，选择“对齐”，或“大小”，或间距等菜单命令，可以设计/修改报表布局。12.3.4使用报表设计视图创建报表

操作步骤如下：（1）打开数据库。（2）选择“查询”为操作对象，按“新建”按钮，进入“新建查询”窗口。（3）选择“设计视图”，进入“选择查询”窗口。（4）设计查询，保存查询（超市小票），返回“数据库”窗口。（5）选择“报表”为操作对象，按“新建”按钮，进入“新建报表”窗口。（6）选择“设计视图”，进入“报表”窗口。（7）选择创建报表所需的数据来源（超市小票），确定“报表”所需的字段，再利用工具箱中的工具按钮，向报表中添加所需的控件。（8）保存并预览报表，结束报表的创建。12.3设计报表12.3.5设计汇总报表

操作步骤如下：（1）打开数据库。（2）选择“报表”为操作对象，打开或创建报表，进入“报表”窗口。（3）选择“视图”菜单，再选择“排序与分组”选项，打开“排序与分组”窗口。（4）选择指定的字段为分组字段，在组属性里设置组页脚为“是”，再指定记录排序字段。（5）关闭“排序与分组”窗口，返回到“报表”窗口。可以看到在报表中增加了一个以分组字段为名的页脚。（6）在指定字段页脚处，添加若干个文本框控件，输入显示标题及统计汇总公式。（7）保存并预览报表，结束对报表进行的统计汇总的操作。12.3设计报表12.3.6设计分组报表

操作步骤如下：（1）打开数据库。（2）选择“报表”为操作对象，打开报表（超市交易），进入“报表”窗口。（3）选择“视图”菜单，再选择“排序与分组”命令，打开“排序与分组”窗口。（4）选择指定的字段为分组字段，在组属性里设置组页眉为“是”，再指定记录排序字段。

12.3设计报表12.3.6设计分组报表（续）

（5）关闭“排序与分组”窗口，返回到“报表”窗口，可以看到在报表中增加了一个以分组字段为名的页眉。（6）打开“文件”菜单，选择“另存为”命令，保存报表。（7）预览报表，结束对报表进行的排序与分组的操作。12.4创建其它报表12.4.1创建图表报表

创建图表报表，其操作步骤如下：（1）打开数据库。（2）在“数据库”窗口，选择“报表”为操作对象，按“新建”按钮。（3）在“新建报表”窗口，选择数据来源，再选择“图表向导”，再按“确定”按钮。（4）在“图表向导”窗口，选择并定义图表所需的数据字段、图表类型、图表的布局方式、图表的标题等参数。（5）保存并预览报表，结束图表报表的创建。12.4创建其它报表12.4.2创建标签报表

创建标签报表，其操作步骤如下：（1）打开数