三档合一的档案资源整合模式

三档合一的档案资源整合模式

在过去的10年里，广东省档案馆非常重视创新。在国家档案局的指导和广东省委省政府的领导下,局(馆)领导班子带领有关职能部门,认真履行对全省档案工作监督指导的职责,在创新中推动广东档案事业不断发展。创新管理体制，开辟区域文献资源科学整合的新趋势1.大朗镇档案馆的成立为了科学整合和合理开发档案信息资源,从2001年开始,佛山市顺德区(当时为顺德市)分步将国家综合档案馆与城建档案馆、房地产档案室合并,于2002年7月实现了“三档合一”的档案管理新体制。广东省档案局及时发现并总结了顺德的做法,并于2003年年初在《中国档案报》发表了《勇于体制创新,实行“三档合一”——顺德市国家综合档案馆与城建档案室、房地产档案室合并统管的调查》。一时间,该调查报告在全国档案系统引起热烈反响,由此开启了档案资源整合的新风气。在2003年全省档案工作暨馆库建设会议上,省档案局徐大章局长提出:在全省推广顺德的成功经验,积极提倡县(区)级档案馆逐步实现“三档合一”体制。2004年6月,经深圳市人民政府批准,深圳市城建档案馆并入深圳市档案局,在全国大中城市率先实现城建档案与综合档案的集中统一管理。2005年,广州市南沙区,区委区政府在组建区档案馆时,即决定将城建、房地产档案与区直机关的文书档案集中统一管理,有效地实现了资源整合。如果说顺德“三档合一”是当地党委和政府主导的产物,那么,东莞市大朗镇档案馆的诞生则是档案行政管理部门积极倡导和努力推动的结果。过去镇机关档案室只管文书档案,其他档案基本处于自然或失控状态。为了探索镇级档案工作改革和发展之路,广东省档案局多次组织有关专家与东莞市档案局一起到大朗镇调研,研究符合整合镇级档案资源的档案管理模式。2006年12月,省档案局在大朗镇召开全省小城镇档案工作座谈会,省档案局李士智副局长在讲话中提出了镇设立档案馆同时挂市档案馆分馆的模式。期间,省、市档案局领导还与东莞市政府领导、大朗镇党政领导具体商议了筹建镇档案馆的问题。会后,大朗镇党委和政府向东莞市政府提出了建立镇档案馆的请示。2007年1月25日,东莞市人民政府办公室函复大朗镇,同意大朗镇建立档案馆,同时挂东莞市大朗镇档案馆和东莞市档案馆大朗分馆的牌子,今后东莞市其他镇(街)建设档案馆参照此模式执行。东莞市在镇建立档案馆并使其成为市档案馆分馆的体制模式,对引导基层档案管理体制改革与创新方面具有示范性意义,也是科学整合镇级档案资源的有益尝试。同时,镇成立档案馆,将全镇的档案实行集中保存,也符合精简效能、节约行政管理成本的机构改革原则。创新服务机制，促进各级国家档案机构服务职能的不断拓展1.省级档案馆提供镜头监控服务的情况照片拍摄存档服务,拓展档案馆服务功能。从20世纪90年代开始,广东省档案馆就积极参与省委、省政府重大活动,特别是主要领导活动的照片拍摄并归档保存。为使这项工作有长足的发展,走出规范服务的发展路子,在2000年的机构改革中,省档案局积极向省编办争取并得到支持,设立了声像档案部(正处级)。随后,省档案局又积极与省委办公厅、省政府办公厅沟通,要求以两办复函的名义将声像档案服务工作加以规范。2000年8月,省委办公厅、省政府办公厅正式批复同意。从此,为中央和省领导提供拍照服务成为省档案馆的常规化工作。为了将省档案馆的这一服务功能扩展到全省各级国家档案馆,省档案局通过请省档案馆声像部在全省会议上介绍经验,开办声像档案工作培训班等形式,积极引导和推动各地声像档案服务工作的开展。目前,全省开展声像拍摄服务的市、县已越来越多,广州、深圳、珠海、佛山、肇庆等16个地级以上市档案馆全面承担起了市委、市政府重大活动声像拍摄任务。2000年4月,深圳市档案馆通过建立文档服务中心,在全国首开现行文件阅览服务的先河。2001年下半年,省档案馆也与省直35个单位商定,定期到各单位收集有关非涉密性已公开文件,并在接待室设立了三个查阅专柜,供利用者来人来电查阅利用。为了进一步做好现行文件阅览服务,更好地为广大人民群众服务,2002年6月省档案局向省委办公厅和省政府办公厅报送了《关于在省档案馆开展现行文件阅览服务的请示》,同年12月,两办批复同意省档案馆正式对外开展现行文件阅览服务,并要求全省各级国家档案馆参照进行。至2005年3月底,全省143个国家综合档案馆全部开展了这项工作。此外,省档案局还通过档案馆目标管理、示范档案馆创建、年度评估等手段,引导各级档案馆建立爱国主义教育基地、高等院校社会实践基地,开办各种学术(知识)讲座等,积极拓展档案馆的社会服务功能。创新激励机制，促进大型建设项目文件管理的不断提高1.项目档案验收为了做好全省重点建设项目档案工作,省档案局主动介入,强化监督。1999年9月,省档案局制定并颁布了《广东省建设项目档案验收暂行办法》,要求各级档案行政管理部门对重点建设项目档案工作,做到尽早介入、事先控制、中间检查、最后验收。同时,采用“评分设档”的方法进行项目档案验收。在2006年省档案局和省发改委转发国家《重大建设项目档案验收办法》的通知中,我们根据“重大建设项目档案验收内容及要求”的规定,制定了《广东省重大建设项目档案验收评分表》,验收结果按照评定分数分为优秀、优良、良好、合格和不合格五档。多年来的实践证明,这种“评分设档”的项目档案验收评定机制,对于引导各建设项目档案工作不断提高管理水平是十分有效的,新建项目总是希望档案验收的评定档次高过前面的项目。2.创立广东省重大建设项目档案金册奖2006年8月,省档案局以贯彻《国家档案局国家发展和改革委员会关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》为契机,在与省发改委联合转发国家《重大建设项目档案验收办法》的通知中,创立了“广东省重大建设项目档案金册奖”。通知规定:对项目档案验收综合评分达到优良和优秀的建设项目,建设单位(法人)或主管部门应予以奖励;项目档案验收综合评分达到优秀且“案卷质量”单项总分不低于57分的省以上重大建设项目,可以获得由广东省档案局颁发的“广东省重大建设项目档案金册奖”荣誉证书。自从该奖项创立以来,全省许多在建项目和新开工项目都以争创“金册奖”作为项目档案工作的目标,有效地促进了全省重大建设项目档案管理水平的提高。目前全省通过档案验收的建设项目中,已有4个达到了“金册奖”标准。目标管理考核内容和指标的修订和补充从1987年起,广东省先后在企业、机关、档案馆和事业单位开展档案管理升级(后改为目标管理)活动,20多年来一直没有间断过,有效地推动了全省各级档案馆和机关、团体、企事业单位档案工作的发展。为了适应新形势发展的需要,我们对升级或目标管理考核的内容和指标进行修订和补充,在“旧瓶”中不断更换“新酒”。经过近20多年的不懈努力,特别是1999至2001年间的“三年攻坚”,全省档案工作目标管理取得了显著成效。至2002年年初,除个别馆外,全省国家综合档案馆工作水平均已达到省二级以上标准,省直绝大多数机关、企业和事业单位档案工作也达到了省二级(或省级先进)以上标准。从2007年起,省档案局又决定进一步推动全省国家档案馆目标管理工作的开展,要求已达标时间较长的档案馆都要再上一个台阶。两年来,全省有40个市县档案馆工作上了一个新台阶,其中国家一级4个,国家二级8个,省一级28个。2.广东省示范档案馆的认定标准2004年7月,省档案局发出《关于在我省开展创建示范档案馆的意见》,在全省开展了创建示范档案馆活动。考虑到地区之间经济发展的差异,示范档案馆的认定标准分为《广东省经济特区和珠江三角洲地区示范档案馆标准》(试行)和《广东省山区及经济欠发达地区示范档案馆标准》(试行)两种。截止到2008年年底,先后有佛山市南海区、佛山市顺德区、广州市番禺区、深圳市宝安区、广州市荔湾区5个区档案馆获得了“广东省示范档案馆”称号。上述5个档案馆各具特色,为全省档案馆事业的发展树立了典型和样板。3.年度评估,建立直接参为弥补档案馆工作达标升级和目标管理中的漏洞与不足,2004年10月,省档案局印发《关于全省国家综合档案馆实行年度评估的意见》,决定对全省国家综合档案馆实行年度评估。2006年4月,省档案局又出台《广东省省直单位档案工作年度评估办法(试行)》,并从当年起对省直单位档案工作开展年度评估。年度评估是对实行多年的“达标升级和目标管理”手段的重要补充,是档案行政管理中的一项创新举措。通过评估活动,实现了对档案行政管理的“五个结合”,即目标管理和年度评估的有机结合、现场监管和非现场监管的有机结合、微观管理与宏观管理的有机结合、行业主管和专家评估的有机结合以及档案部门与地方政府(或各单位)的密切结合,收到了很好的效果。新方法的探索在管理上,初步实现了国有企业资产与产权变动档案的统一管理从1997年起,省档案局就组织有关人员开展对文书立卷方法改革的研究,形成了《广东省文件材料归档方法改革方案》,并于2000年2月正式印发全省实施,在全国省一级档案行政管理部门中,率先推行了“单件归档,随办随归”的文件材料归档新方法。其创立的“单件归档”概念与传统的“立卷归档”概念相对应,简明扼要地勾勒出我国新旧两种文件材料归档整理方法的特点。这次改革简化了整理,深化了检索,有效地推动了文书处理部门整理归档工作的开展。目前,全部省直机关和大部分地区的机关都已使用“单件归档”方法进行归档文件的整理。至2005年年底,广东省实现产权制度改革的国有企业有10788户,以各种形式完成公司制改造的达90%,国有中小企业改制面超过85%。为了做好改制企业档案工作,1999年2月,省档案局会同有关主管部门联合制定了《广东省执行〈国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法〉实施细则》,经过几年的实践,取得了明显的成效,也碰到了一些新的情况和问题。为了进一步规范全省国有企业资产与产权变动档案处置工作,省档案局经过深入调研,在总结各地处置退出市场企业档案经验的基础上,于2007年3月与省国资委和省财政厅联合印发了《广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程》。作为一个规范性文件,该“规程”对国有企业资产与产权变动档案的处置提供了一整套新的方法和流程,具有很强的可操作性。3.设立“区域性档案修阶段”多年来,广东省档案局就注意抓国家重点档案的抢救,但效果总是不大理想。最突出的问题是:基层档案部门人员有限、技术有限、设备有限、资金有限,要独立开展对重点档案的抢救修复,难度非常大,难以形成规模效益。如果将重点档案抢救工作社会化,又担心档案的安全无法保证。为了克服上述难题,省档案局决定在全省选择若干个有条件的地市级档案局(馆),设立具有“区域性档案修裱中心”性质的国家重点档案抢救点。2008年10月,省档案局徐大章局长分别与阳江市和肇庆市档案局局长签订《“广东省区域性档案修裱中心”项目合作协议书》,这标志着广东省开展对国家重点档案抢救新路子的探索,进入