学校档案管理制度汇编

堤东小学档案管理制度汇编堤东小学综合档案室编2005年8月目录1、堤东小学档案管理工作标准………22、文书档案立卷归档制度………………63、基建档案立卷归档制度………………64、设备仪器档案立卷归档制度…………75、会计档案立卷归档制度………………76、声像档案立卷归档制度………………87、教学档案立卷归档制度………………88、荣誉档案立卷归档制度……………99、文书档案归档范围及保管期限表…………………1010、基建档案文件归档范围及保管期限表……………1111、设备仪器档案归档范围及保管期限表………………1112、会计档案文件材料范围及保管期限表……………1213、声像、荣誉〔实物〕档案归档范围及保管期限…………1214、教学档案归档范围及保管期限表…………………1315、档案室职责…………1515、档案员岗位责任制及考核方法……1516、兼职档案员职责……………………1516、档案保管制度………1617、档案借阅利用制度…………………1618、档案保密制度………1619、档案的鉴定、销毁、移交制度……1720、不需立卷归档文件材料的范围和处理方法………1721、江门市蓬江区堤东小学档案分类方案……………18堤东小学档案管理工作标准一、档案工作的根本原那么〔一〕本校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。〔二〕档案工作是办好本校的重要根底工作之一，是衡量本校教育质量和管理水平的一个重要标志，也是评估本校全面建设的重要内容之一。〔三〕本校必须按照《档案法》和《广东省档案管理规定》管理好档案。对档案实行集中统一管理，确保完整、准确、平安、便于开发利用。〔四〕本校应制定立卷归档制度，逐步做到“三纳入〞、“四同步〞：纳入本校工作方案和规划、纳入管理制度。纳入各部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时考虑做好档案工作。〔五〕本校应设立综合档案室，明确一位校领导分管档案工作，校内各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并配备适当的专〔兼〕职档案人员。各级领导要关心档案人员的思想、工作、生活，不断提高档案人员的政治、业务素质和生活待遇。档案人员应相对稳定。〔六〕要把档案工作列入本校开展方案，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。〔七〕本校档案工作要逐步从经验管理向科学管理转变，采用电子计算机等先进技术管理档案，大力开发档案信息资源，满足教学和各项工作需要。二、档案室的主要任务〔一〕贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策和法规，规划全校档案工作。〔二〕制定本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。〔三〕负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计全校各类档案及有关资料。〔四〕开展档案的利用工作。〔五〕参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。〔六〕参加档案工作协作、学术研究和交流活动。〔七〕接受同级档案部门及上级业务主管部门的监督指导，培训全校各有关部门兼职档案工作人员。〔八〕开展档案宣传和教育活动。〔九〕完本钱校领导交办的其他任务。三、档案工作的制度建设〔一〕综合性的规章制度，包括各种综合性的实施方法、细那么和规定。〔二〕立卷、单份文件归档制度，包括各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档要求。〔三〕档案保管制度，包括档案的平安保护和库房、设备的管理措施。〔四〕档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。〔五〕档案统计制度，包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作。〔六〕利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理方法等。〔七〕档案的鉴定制度，包括鉴定原那么、范围、组织、方法、程序、手续等。〔八〕岗位责任制，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。四、档案人员的素质要求〔一〕能认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表〞重要思想，执行党和国家方针政策、公正廉洁，严守党和国家机密。〔二〕能认真学习档案专业知识、管理科学知识和其它相关学科知识，工作责任心强，敬业爱岗。〔三〕具有大专以上文化水平和一定专业知识并经上岗培训。五、档案的收集〔一〕收集范围。1、本校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对本校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。〔1〕本校档案的归档范围共分七大类：文书档案、教学档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、荣誉实物档案、特殊载体〔含声像〕档案。〔2〕国内外与本校有关的各种具有保存价值的其它资料。〔3〕校内教职员工在其非职务范围的公务活动中形成的文件材料，可交由本校档案室作资料保存。2、建国前本本校的各类档案。3、并入本校的单位的档案资料。4、上级决定由本校保管的撤销单位的档案。〔二〕立卷归档分工。1、部门整理立卷归档是档案工作的根本制度和根底，校内各部门必须分工明确，协同配合。2、本校领导及各职能部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，催促有关部门、有关人员认真做好工作。3、全校性、综合性的由校长办公室负责整理归档，其余按部门职能分工负责立卷归档。4、整理立卷归档涉及多个部门的文件，应由主要职能部门归口，其他部门形成的亦应相对集中。〔三〕归档文件和案卷的质量要求。1、归档文件及案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。文件材料必须准确反映本校教学、教研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料应利于长期保存。〔1〕文书档案〔即党政工团类档案〕，按“卷〞整理的，依问题、时间或重要程度组卷。按“件〞整理归档的，可采用年度—类别〔二级类目〕—保管期限的方法分类，文件数量少的单位可采用年度一保管期限的方法分类。〔2〕教学、科研、基建、设备等专题性、成套性的档案，按阶段、工程、型号等分别组卷〔具体参阅各工作标准〕。〔3〕特殊载体类，按类别〔指实物、照片、录音、录像〕、内容、工程组合。2、确定文件材料的保存价值，要根据本校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：〔1〕凡反映本校主要职能活动和根本历史面貌，对本校、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；〔2〕凡反映本校一般工作活动，长期对本校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；〔3〕凡在较短时期内对本校工作有查考价值的，列为短期保管。3、对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余列为短期保管或作资料保管。4、卷内文件排列，卷内文件要求文字材料在前，图样在后〔图样按目录或图号排列〕、正文在前，文稿在后。5、编目：卷内文件材料按排列次序打印卷内文件目录，并按页依次在文件右上角〔反面有文、图的在左上角〕编页号。单份整理的文件材料按件号顺序编制打印归档文件目录。对文件材料原有题名不能随意更改和简化，假设原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加［］。没有责任者、日期的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。6、填写备考表应将卷内文件材料立卷情况说明，立卷人、检查人姓名、时间填上。检查人应是立卷单位负责人。7、案卷题名：案卷题名应简明确切，体式一致。题名须包括责任者、内容、名称〔文种〕等。字数一般不超过50个字。8、案卷装订：案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。装订使用软封面，并用毛笔、钢笔或计算机打印封面的题名和应填写的工程。〔四〕归档时间和手续。1、党政部门和按年度归档的部门应在次年三月底之前初步立卷〔整理〕后，移交综合档案室。2、教学部门和按教学年度归档的部门应在每学年结束后三个月内，将文件材料整理立卷，并移交综合档案室。3、教研档案应在工程完成通过鉴定验收后两个月内归档。教师在公开刊物上发表的论文、出版的专著应在出版后及时归档。4、基建文件材料归档工作应与工程建设同步进行，在工程完成通过鉴定验收时应通知档案部门参加，工程验收后三个月内将基建全过程形成的文件、材料、图纸立卷整理好，并移交综合档案室。5、设备仪器档案，在设备仪器开箱时，有关部门应通知档案室参加验收，安装调试后一个月内主办部门应将全部相关材料整理好移交综合档案室。6、会计档案按年度由财务部门按要求和规定整理归档，在财务部门保管二年期满后的次年6月底前移交综合档案室。7、特殊载体档案在每项工作完成后，由主办部门将声像材料和文字简介或实物，在2个月内移交综合档案室归档。8、随时接收上级规定应接收的档案。9、接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，交接双方要签名盖章。六、档案的整理〔一〕划分全宗。1、档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。2、建国后本校形成的包括各门类和载体的档案作一个全宗，全宗名称随本校名称变动而改变。〔二〕档案的分类、编号。1、档案分类编号是在文件收集齐全的根底上，按一定原那么和属性逐卷或逐件分别归类编号。2、分类是以全宗为单位，按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号、排架。〔三〕档案检索工具的编制。1、案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。2、从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具：全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引。七、档案的计算机管理〔一〕档案管理应纳入本校自动化信息管理网络，使用与本标准配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。〔二〕计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络一致。尽可能选用容量较大，档次较高的计算机，以保证档案科学管理的需要和本校教育管理信息系统联网要求。八、档案的保管〔一〕库房要求。1、新设置的库房应根本符合国家档案部门的有关规定。原有不合格库房，应按标准逐步改造。新建办公楼或教学楼应考虑档案库房的设置。2、库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。3、库房标准温度为14—24C，标准相对湿度为45—60％。〔二〕库房应根据工作需要逐步配置计算机、复印机、抽湿机、空调机、吸尘器等必须的设备。〔三〕档案入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体，依档号顺序排列。〔四〕库房排架应从左至右，从上至下依分类大纲次序和档号顺序排架，库房排架应编顺序号，各柜、各库均应有档案资料存放指引卡和示意图。〔五〕综合档案室应对档案的平安定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。〔六〕特殊载体档案的保管，见“特殊载体档案工作标准〞。九、档案的鉴定和统计〔一〕档案的鉴定。1、综合档案室应根据本标准并结合国家有关保管期限原那么规定，对已到期的档案进行鉴定。2、在分管校长领导下，由档案室和相关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度或一个工程的成套档案材料为根底，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管校长批准后，方可存毁。3、销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。〔二〕档案的统计。1、建立健全统计台帐并指定专人负责，掌握档案的接收、整理、利用、移出、销毁和库存内各种情况数据，按档案行政管理部门和上级主管部门的要求及时报送各种报表。2、按上级主管部门和本校要求进行定期的综合或专项统计分析。3、对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改良措施、建议，并报本校领导审阅。十、档案的开发利用〔一〕档案人员要熟悉库藏，主动为校领导和各部门提供利用效劳。1、要充分发挥本校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定期跟踪效劳，提高其社会效益和经济效益。2、综合档案室内应有阅览室和复印设备，为利用者提供方便。〔二〕珍贵档案应以复制件代替原件提供利用。〔三〕建立健全利用手续。1、凡利用库藏档案，均应按规定办理利用手续，填写《档案借阅登记表》，经批准才能给予利用。2、利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留档案室存查。3、本校档案一般不外借，特殊情况，经校领导批准前方能借出。对借出的档案，档案室要定期催还，发现损坏或丧失，应写出书面报告，并根据不同情况，按规定进行处理。十一、档案的编研和学术研究〔一〕本校档案室应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理、编辑。自编或配合有关部门编写重要参考资料。1、编研的重要参考资料包括：本校沿革、历任校领导〔含副职〕简介、本校各种根底数据汇编、年鉴、本校大事记〔可与党办、校办合编〕、重要档案史料汇编、重要专题文件汇编〔如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等〕、重要会议简介等。2、档案室对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。印发前应报有关部门或分管校领导审查。〔二〕本校应积极参加本系统，本地区的档案协会〔学会、研究会、协作组〕活动，以及其它类型的档案学术与业务研讨活动。文书档案立卷归档制度为了标准文书档案材料的管理，根据上级有关规定，结合本校实际，制定本制度。一、但凡本校在日常工作中主要活动形成并办理完毕的，具有保存和查考利用价值的各类文件材料均应立卷归档。主要包括：1、上级主管部门对本校下达方案任务的通知和有关批复的文件材料及有关小学的一些法规性文件等。2、本校及其各部门活动形成的、总结、报告〔含专题总结〕各种简报。3、本校党、政、工、团、队、妇在工作活动中形成并办理完毕，且具有保存价值的各类文件材料。4、本校制度的各项规章制度材料。5、本校的大事记、奖惩记录、反映本校重要活动的组织材料、校刊、汇报、专题文章。6、本校机构设置、人事教职工等各种统计报表、名册、调资晋级、工资名册、技术职务晋升、人员职务任免、通报表彰、组织机构变革等人事、工资材料。7、各种会议材料〔含会议记录〕及调查资料。8、本校典型的经验材料，需备案的重要报送材料。二、及时做好文件材料的收集积累工作。1、上级文件材料使用完毕及时送交档案室存档。2、本校打印的文件材料，需留两份交档案室，以备归档和作重份汇编。3、各种重要会议的文件材料，在会议结束后要全部交档案室，以便整理归档。4、本校各部门，要定期将办理完毕的文件材料清退给档案室，分别存放，以备立卷归档，不得由承办部门或个人分散保管，更不得归为己有。5、本校各部门平时要做好形成的文件材料积累工作，按规定定期将办理完毕的文件交档案室，并协助档案室做好立卷归档的工作。三、凡归档的文件材料规格质量要符合要求，不得使用圆珠笔或铅笔起稿和批改文件。文件应去掉金属物、破损的文件应裱糊、字迹扩散的应复制与原文一并立卷。四、文书立卷归档工作要按标准要求进行，要编制完整的《档案目录》〔由目录封皮、立卷说明、案卷目录、卷内文件目录组成〕，一式三份，并编制其它如专题目录等检索工作。五、本年度的文书立卷归档工作，翌年第一季度完成，最迟不超过上半年。基建档案立卷归档制度为加强基建档案的管理，方便提供利用，根据国家档局、国家教委《根本建设工程档案资料管理暂行规定》，结合本校实际，制定本制度。一、归档范围：1、有关建设工程的立项申请及上级的批复。2、选址报告、地质勘测报告、征用土地的申请、批准使用土地的文件。3、报建手续的文字材料。4、建筑图纸、设计方案、工程预算、预算材料和施工合同、拆迁协议等。5、施工、竣工、交工验收的材料。6、使用过程中出现问题的处理和改造、扩建等文件材料。二、归档时间：工程竣工后二个月内由工程负责人同档案员收集、整理整个工作的文件资料、图纸等，整理好移交档案室。三、归档要求：1、但凡归档的技术文件材料和图纸都必须收集齐全，系统整理，按工作专业分别组卷，图纸一律折叠成297×210CM为准，散装的图纸要求每张加盖档号章、填写类号、卷号、件号。2、本校全部基建档案及其底图等材料由档案室负责管理。设备仪器档案立卷归档制度为了更有效地保护和发挥设备仪器档案在工作活动中的作用，更好地保护和使用设备仪器，根据有关规定制定本制度。一、设备仪器档案是指办公和教学活动中直接使用的设备仪器及其说明书、使用介绍书、图纸等，是档案的重要组成局部，所以，必须严格保管和科学管理。二、归档范围1、重要办公设备的仪器的说明书、图纸、保修卡等。2、重要教学设备的图纸、使用说明书等。三、归档时间本校在购置使用各设备仪器后一个月内将设备仪器的说明书或使用介绍书等材料移交综合档案室整理、归档。四、归档要求但凡应归档的说明书、使用介绍书必须收集齐全，并且按照要求标准整理、归档。会计档案立卷归档制度为了加强会计档案管理，根据国家财政部、国家档案局制发的《会计档案管理方法》和省、市财政部门、档案部门有关会计档案管理的规定，结合本校实际，特制定本制度。一、会计档案是指本校财会部门在各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的核算材料。会计档案是本校全部档案的重要组成部门，主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表等。必须按规定进行收集、整理、归档。二、归档范围：1、会计凭证包括会计原始凭证、记帐凭证等。2、会计帐簿包括银行和现金明细帐、总帐、预算内、外收支帐簿、固定资产帐卡、辅助帐。3、会计报表包括年度会计报表、月报表、主要财物指标。4、其它资料：工资计算表、收据存根、移交清册、销毁清册。三、归档时间：每年形成的会计档案，在翌年三月底以前，由财会人员进行整理，按规定确定保管期限，按照本校的财会档案分类编号方法组卷。整理好的会计档案在财务室保管二年后，由财会人员列好清单向档案室移交，经验收后，交接双方在移交清单上签字，双方各留一份清单备查。四、归档的要求：1、归档的会计档案、务必齐全、完整、真实、准确。2、归档的各类凭证的规格根本一致，折叠整齐、装订牢固。3、装订时应注意调节成册的厚薄，以便保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚，加盖经办人印章。4、要编制完善的档案目录。五、档案的管理：1、会计档案由财会人员负责做好平时档案材料的收集、积累、整理、保管工作。2、查阅财会档案的人员只限在指定地点查看、严禁拆卷、撕页、涂改、勾划、损坏，对违反者，视情节轻重，报告有关领导给予处理。3、加强档案的统计工作，及时收集档案利用的效益，档案管理人员要对查阅档案的利用效果进行登记。声像档案立卷归档制度为加强本校声像档案的收集、整理和管理工作、更好的保护声像档案和充分发挥声像档案在本校各项工作的效劳作用，根据《照片档案管理标准》和上级有关规定，结合本校实际，特制定本制度。一、声像档案是指本校行政工作和业务活动及发生在本系统、本地区重大事件等形成和某项工作需要而购进的照片、底片、录音带、录像带、机读光〔磁〕盘〔碟〕等。二、归档范围1、上级领导视察本校各项活动形成的照片、底片、录音带、录像带。2、上级机关在本校召开的工作会议、现场会议的照片、底片、录音带、录像带。3、本校召开的各项重要会议、举办重要的文艺、体育、业务学术交流、总结表彰、重大纪念活动的照片、底片、录音带、录像带。4、对外公开教学活动。5、反映本校机构改革、房屋变化等的照片、底片等。6、各个时期领导班子的照片及每届毕业留影。7、本校荣获的奖状、奖旗、奖杯、证书等荣誉实物的照片。8、本校教学工作活动中形成的机器识读光〔磁〕盘〔碟〕。三、归档管理要求：1、声像档案必须详细记录摄录时间、地点、人物、内容及摄录人。2、具有保存价值的声像材料，由摄录人在完成后一个月内及时整理，将正片与底片对应夹好，移交档案室。3、声像档案由档案室集中统一管理，不准由个人私存。4、档案室协助摄录人整理、签定声像材料，档案室负责保管、统计和提供利用。5、声像档案由档案室按《档案分类编号方案》统一编号，分别编目、排列存放。教学档案立卷归档制度为了加强本校教学档案管理工作，使之更好地为教育科研和本校的改革开展效劳，根据本校的实际情况，参照有关规定，制定本制度。一、归档范围：但凡本校教学、后勤管理工作中形成并办理完毕的具有保存查考利用价值的文件材料，包括校务、教务、班级教育、体育卫生、后勤、家长工作、教育教学及其它工作方案、总结、教研活动及课题研究成果资料、教学质量分析、图片资料、自编优秀教材和教案、优秀论文集、专题总结汇报材料、奖惩记录、各级先进表彰、成绩统计表、体卫管理资料、体格锻炼情况记录、学籍册、学生花名册、新生入学名册、家长本校的教案、方案、总结、家长本校工作资料、家长开放日记录、后勤工作的通知、意见、决定等文件材料。教师个人业务档案，含优秀教案、论文、教育笔记、年度考核总结、各项业务检查评比、先进事迹材料、学历证书、聘用证书、所获取各种荣誉的影印件等。二、归档要求：但凡归档的文件材料必须收集齐全、系统管理、书写要合符标准要求。三、归档时间：教学档案按学年度时间归档。要求在新学年度开始后三个月〔即每年11月份〕前将上学年度的教学档案按规定归档完毕。四、档案管理要求：1、全部教学档案及有关材料的收集、管理、归档由档案室负责。教学档案数量较大，内容较多，必须注意平时做好收集积累材料的工作，及时把归档的材料收集齐全。2、要把好档案材料的质量关。教学方案、教学总结、教案、论文等材料必须做到“三统一〞，即统一纸张、统一格式、统一留出装订线，要写上姓名和日期。不得使用圆珠笔、铅笔或复写纸复写。3、档案室负责对教学档案提供利用。凡借阅者必须经档案室负责人同意并按规定履行借阅手续。4、借阅档案时，严禁拆卷、撕页、涂改、勾划、损坏。对违反者视情节轻重，报告有关领导给予处理。5、档案归还后，档案员要严格检查、以保证档案的平安、完整。荣誉实物档案立卷归档制度为了加强荣誉〔赠物〕实物档案的管理，充分发挥其作用，根据上级有关规定，结合本校实际，制定本制度。一、归档案范围：1、上级机关、领导、友好单位人士来视察、检查工作、参观学习或其它交流活动赠送给本校的有保存价值的赠物、题词等。2、本校参加上级组织的重大活动领取的带有纪念性质的证书、牌匾等。3、本校荣获上级表彰的奖状、奖旗、奖杯、奖牌、荣誉证书。4、本校各职能部门获上级表彰的奖状、奖旗、奖牌、奖杯、荣誉证书等。5、本校收到的各种有纪念意义的物品。二、归档时间：荣誉实物档案收集整理时间，以年度为限，每年收集整理归档一次，在翌年第一季度内收集整理归档完毕。教学业务工作获奖的，以学年度为限，在第二学年度开始后三个月内收集整理归档完毕。三、归档管理要求：1、凡属归档范围的荣誉实物必须按规定收集齐全，依时归档，妥善管理。归档的实物必须是原件，按规定分类整理编号排列。2、本校获奖的荣誉实物档案，由档案室收集归档管理，各职能部门获奖的荣誉实物，由职能部门有关负责人协助档案室每年统一编制档案目录后，其实物可暂存在部门一段时间，再向档案室移交。3、个人获奖的荣誉实物，只收集实物照片，其实物由个人保管。4、可折叠的荣誉实物折叠后装盒保管。需要长时间展示和开架阅览的，应尽可能用复印件。文书档案归档范围与保管期限表文件级别文件材料名称保管期限本校文件1、本校方案、总结、专题报告、开展目标永久2、本校领导班子会议、重要会议的记录永久3、本校组织沿革、大事记、荣誉册、校史等永久4、党、政、工、妇、团、队、学生会的方案、总结、重要会议记录永久5、党员统计年报表、党员名册、民主评议、团员名册等文件材料永久6、本校领导的任免永久7、先进单位、优秀教师、优秀教育工作者的通报及先进事迹材料等〔1〕省级以上〔2〕市级以上〔3〕区级以上永久长期长期8、创立文明本校、办校主要经验和特色、研究会论文、获奖名单永久9、本校的请示与上级的批复、下级的请示、报告与本校的批复、批示，属方针政策性的材料永久10、本校与上级机关所签订的协议书永久11、上等级本校、评估、有关材料及市一级本校的命名决定永久12、教代会提案材料，工会委员及小组名单、呈批报表等永久13、教代会、财会、行政收支情况永久14、教师进修学历证明书、考核等的通知永久15、基层报表、教职工、转证、调资、定级、离退休、职务聘任、抚恤、教龄津贴等文件材料永久16、教工一览表、本校领导班子名册、教职工名册永久17、教职工调开工作的行政、工资、党、团组织关系的介绍信及存根长期18、妇女工作、计谋工作、各种普查工作等有关材料长期19、教师任职资力证明、职称评审申报材料长期20、各部门工作人员岗位职责、规章制度汇编、各类职务考核表及学生行为标准长期21、学生美术作品获奖名单及作品发表的通报长期22、关于财务、资产、住房、福利等材料、教职工与学生捐款长期23、关于师德师风德育工作、普法等材料、教职工学习体会长期24、班级的少先队工作方案、总结长期25、职工增减名册、月报表、审批表、外用人数、及其他综合报表长期26、教师考核量化表、工作记实手册、教职工聘任、专业技术人员年度考核表长期27、校务日志短期28、同极机关和非隶属机关印发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料短期基建档案文件范围及保管期限表序号文件材料名称保管期限1工程建议书、申请书及批复永久2初步设计、图纸、文件材料长期3施工设计长期4设计计算书、工程概算、预算长期5总体规定设计、鉴定及审批永久6征地批文及协议书永久7承建包工合同、协议书、租赁文件长期8环保、消防、工程材料长期9施工定位测量、地质勘探长期10工程竣工验收报表、竣工验收移交证明书永久11全部竣工图永久12工程质量评审材料长期13工程总结、工程决算永久14维修、改建、扩建工程形成的图纸、文件材料长期设备仪器档案材料归档范围及保管期限表序号文件材料名称保管期限办公设备1、重要办公设备的图纸、使用说明书。长期2、一般办公设备的图纸、使用说明书。短期3、办公设备增减情况表、仪器使用登记表。短期教学设备1、重要教学设备的图纸、使用说明书。长期2、一般教学设备的图纸、使用说明书。短期3、教学仪器增减情况表、仪器使用登记表。短期会计档案文件材料范围及保管期限表类别序号文件材料名称保管期限凭证1原始凭证、记帐凭证15年2基建的会计凭证长期帐薄3固定资产帐25年4现金和银行存款日记帐25年5总帐15年6明细帐15年报表7年度会计决算报表永久8预算收支计算表永久9收支方案预算表永久10自有资金收支计算表永久11财务大检查自查报告表永久12预算外资金情况登记表永久13国家行政事业单位资产年度报表永久14个人所得税自查报告表永久其它15会计档案报告清册25年16会计档案销毁清册25年声像、荣誉〔实物〕档案文件材料范围及保管期限表类别序号文件材料名称保管期限声像档案11、重要的2、一般的永久、长期短期2上级机关在本校召开的工作会议现场会的照片〔含底片〕，录音带、录像带1、重要的2、一般的永久、长期短期3召开的各种会议的照片〔含底片〕、录音带、录像带1、重要的2、一般的永久、长期短期4重大事件的照片〔含底片〕、录音带、录像带永久5外事活动的照片〔含底片〕、录音带、录像带1、重要的2、一般的永久长期61、重要的2、一般的永久长期71、重要的2、一般的永久长期81、重要的2、一般的永久长期9机构改革、各时期领导班子、校舍变化等的照片〔含底片〕、录音带、录像带永久10重要的科研、工程工程的照片〔含底片〕、录音带、录像带1、重要的2、一般的永久长期11教学挂图：1、本校自制的2、本校购置的永久长期12光盘〔VCD〕：1、本校自制的2、本校购置的永久长期13幻灯片：1、自制的2、本校购置的永久长期荣誉实物档案1本校获得的荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯、奖牌等1、省级以上的2、市极以上的永久永久2其它荣誉实物长期3赠物短期教学档案归档范围和保管期限表序号文件材料名称保管期限1教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指导、规定、方法永久2本校的开展标准、方案、总结、教学的规章、会议记录、调研报告、简报永久3教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料，教师参加各类培训、进修班材料长期4统计报表永久5校运会材料长期6学科、专业、实验室建设方案、总结、统计报表永久7招生方案、规定、生源方案，新生录取材料，新生名册，招生宣传，招生工作总结长期8新生入学登记表，学生学籍卡，在校学生名册永久9学生学籍变更材料长期10学生奖励材料〔奖学金、优秀学生、先进班级〕，学生处分材料，学生成绩册长期11课程建设要求及安排、校历表、课程表长期12典型教案、重要备课记录长期13日常教学工作评估，教师教学根本功竞赛活动记录长期14各级、各科试题短期15教学实习的方案、总结短期16社会调查、社会实践方案、总结短期17班主任的方案、总结，各项环境的评比长期18学期教学目标、月、周、日教育方案、教师工作总结长期19德育工作方案、总结，国旗下讲话长期20家长本校方案、总结，教案、家长会、家长开放日和家长座谈会记录长期21教学工作人员分工表，教研机构与变更情况长期22教学经验论文，教研成果，对外交流材料长期23长期24接待外单位情况记录，出外讲课记录，试验班的实验方案长期25长期26卫生保健工作方案，总结、论文，卫生保健课教案长期27保健工作检查分析，平安及饮食卫生检查记录长期28毕业生工作方案及总结长期29自编教材，自编教学指导书，实习指导书和习题集长期30自编的参考资料短期档案室职责1、认真贯彻落实档案工作各项管理制度。2、组织学习《档案法》和档案理论及业务知识，提高业务水平，使档案工作人员更好地搞好本职工作。3、对本校的文件资料，认真收集，做到半年大清，年终彻底清。每年文件材料的立卷、归档工作争取在翌年三月前完成，教学档案能在新学年度三个月内归档完毕上学年度的材料，最迟不超过半年。4、集中统一管理本校全部档案，积极做好提供利用，充分发挥档案工作为本校各项工作效劳。5、做好档案的保管工作，落实“八防〞措施，使档案不受损坏。6、严格执行档案的借阅登记制度，确保档案的保密与平安。7、监督指导和协助各负责人做好档案立卷工作。8、办理领导交办的其它业务工作。档案员岗位责任制及考核方法1、认真执行《档案法》及其实施方法和各项管理制度。2、认真做好每年度文件的收集、整理、立卷、归档工作，按期完成档案的立卷归档工作，保证案卷质量符合档案行政管理部门的规定。接受各部门移交的各门类档案资料，做好编号排列上架入柜工作。3、协助主管部门领导拟订档案工作方案、安排，注意总结推广经验。4、积极开展档案的利用工作，编写各类档案立卷说明，编写和汇编各种资料。5、熟悉室藏档案资料的内容及存放位置，负责档案的统计工作，定期对档案的收入、移出、借阅、利用等情况进行统计，定期向上级主管部门报送统计报表。6、坚持每日对库房的温湿度进行观察记录，掌握和做好温湿度调节工作。7、严格执行各项档案管理制度，刻苦钻研业务，不断提高档案的科学化管理水平。同时负责对各部门的业务检查、监督、指导，努力完成领导交办的有关任务。8、本岗位责任制纳入年度教师考核内容，成绩优秀者给予适当奖励。兼职档案员职1、学习、宣传《档案法》和《保密法》，提高干部、职工的档案工作意识、保密观念和利用档案效劳于本校工作的自觉性。2、负责本校各部门档案资料的收集、整理工作，按规定时间和程序向档案室移交符合质量要求的档案。3、协助档案室做好档案资料的分类、立卷工作。档案保管制度1、档案是党国家的珍贵财富。统一管理各门类的档案，维护档案的完整和平安，最大限度地延长档案的寿命，充分发挥档案为本校和社会各项工作的效劳作用，是档案保管的根本目的。2、档案室要有专人负责，档案人员要遵守纪律，严格执行制度，确保档案的完整、保密与平安。档案要有专室、专柜保管。3、档案库房应保持整洁，不在档案库主房内存放杂物和易燃易爆物品。严禁室内吸烟，确保档案的平安。室内配备有防盗、防光、防高温、防潮、防虫鼠、防尘等设施。录音、录象带应放在木柜或不磁化的柜架内。4、档案入库出库时应认真检查验收，发现问题及时报告、及时进行处理。5、对档案室各项设备，库存案卷定期进行检查。6、保持案卷排列整齐，借出登记，归还核销。7、档案工作人员要忠于职守，上班要做好档案库房每日的温湿度记录，及时通风、降温、降湿。8、建立档案管理台帐，定期对各门类的数量、人员数量、各种设备、档案资料等进行统计。并及时向上级报送档案工作根本情况统计报表。建立完善的档案资料收入、移出登记。9、档案工作人员工作调动时，要及时办理好移交手续，并将要注意的事项传授给接手人。档案借阅利用制度一、档案保管的目的在于提供利用。档案管理人员要熟悉室藏档案资料的内容与存放位置，要根据单位和社会中心工作主动提供档案资料，为单位和社会各项工作效劳。二、本校工作人员因工作需要均可向档案室借阅有关档案、资料。凡查阅所属业务范围档案，需先办理登记手续，查阅非所属业务的，还需要有关领导同意，方可查阅。三、外单位人员来查阅档案者，必须持有单位介绍信、证明其身份及查阅的目的与内容，经主管领导同意，才给予查阅。档案管理人员应视其查阅内容，按有关规定给予查阅，并办理有关登记手续。四、档案资料原那么上在阅览室查阅，确需借出的，要经主管领导同意，到档案室履行借阅手续，借阅时间一般不得超过五天，如超过上述规定时间的，应重新办理借阅手续。归还时，档案人员应当面检查、注销。同时，利用者应在《档案利用效果登记表》填写利用档案的效果。五、档案室案卷采取整卷借阅方法，借阅档案者需保护档案，禁止涂改、勾画、沾口水翻页、拆散和抽换卷内文件，确保档案的齐全和整洁。如有以上行为者，按《档案法》有关条款查处。六、借出档案如借阅人出差或调开工作时，应将所有档案全部归还档案室。七、利用档案者须对所查阅档案资料负保密责任，有遵守保密制度，未经批准，不得擅自摘抄，复制和对外公开档案材料。八、案卷借出、归还时，档案管理人员要当面严格检查，如发现有遗失、污损档案文件等情况，要追究借阅者的责任，并报告领导予以处理，构成犯罪者依法处理。档案保密制度一、严格遵守《档案法》和《中华人民共和国保守国家机密法》的有关规定，认真做好档案保密工作。、二、有密件组成的案卷，要在档案目录上注明密级，设专柜保管。本校工作人员借阅机密文件、查阅党组会议记录、行政会议记录、须经领导批准。查阅的案卷只限于领导批准其查阅的有关内容，不得将案卷带出档案室。秘密文件，须经主管保密的领导批准方可复制，并将复制件视为原件，按有关规定管理，以确保档案的平安与保密。三、凡案卷内容涉及保密问题的，查阅档案者，一律不得泄密，违反者按有关规定处理。四、查阅档案的人员，必须保证对档案材料的绝对保密，未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将档案带出外面扩散，违者追究责任。五、非档案人员，未经允许严禁进入档案库房，上级领导，外单位来指导、参观学习人员，必须由单位领导或档案人员陪同方可进入库房，一般不应涉及本校密件组成案卷。六、档案工作人员要自觉遵守和执行以上有关规定。档案的鉴定、销毁、移交制度一、档案室应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作必须有档案员会同有关部门负责人组织实施。对确无价值的档案进行登记造册，经单位主管档案工作领导批准后按有关规定销毁。二、档案室工作人员调开工作时，必须在办完档案移交手续前方能离开岗位。三、鉴定标准：以上级档案部门的有关规定为依据，制定各门类档案材料的保管期限表，作为确定案卷保管期限和鉴定销毁的标准。四、档案的销毁：档案鉴定小组应定期组织对室藏档案进行鉴定，对超过保管期限的档案和需要调整保管期限的档案提出处理意见。对超过保管并无保存价值的档案，登记造册，报请主管领导批准，进行销毁。销毁时，须由两人负责监销，并在销毁清册上签名。销毁清册由档案室保存。不需立卷归档文件材料的范围和处理方法一、上级机关的文件材料1、上级机关任免，奖惩非本校工作人员的文件，普发供参阅，不办理文件材料。2、上级来文供工作参考的抄件。3、上级领导征求意见未定稿的文件。4、没有领导重要批注意见的重份文件。二、本校的文件材料1、重份文件。2、无查考利用价值的事务性、临时性文件。3、非经会议讨论，未经领导审阅，签发的未生效的文件、电报、草稿、一般性文件的非定稿。4、被包括的文件，即一份文件的全部内容已被另一局部文件所包括。三、不需要贯彻执行，无查考价值的同级机关和非隶属机关的文件材料。四、不需在办理的、不用备案的、下级机关送来一般性文件材料。上述文件材料除需备查由综合档案室整理之外，其余均由文书部门填写销毁清册，经有关领导批准，并由二人监销处理。堤东小学档案分类编号方案为了进一步加强档案综合管理工作，提高现代化管理水平，实现档案分类、整理、编目、排列标准化和标准化，便于档案信息资源的开发利用，使档案更好地为教育改革、开展效劳，根据《广东省档案分类方法》，结合本校实际，制定本分类方案。一、分类原那么1、以本校所形成的全部档案为对象，根据各个职能部门、档案内容和档案载体形成特点进行分类，便于科学管理和开发利用。二、类别设置〈一〉大类设置本校全部档案分为文书〔党、政、工、团、妇〕档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、声像档案、教学档案、荣誉实物档案七大类。大类分别用英文字母代字。如下表：类别代号文书档案A基建档案B设备仪器档案C会计档案声像档案F教学档案荣誉实物档案H<二>属类设置各大类视实际需要设一级属类、二级属类，属类用阿拉伯数字代字。随着属类的增加，阿拉伯数字可以一直往下顺延。属类名称和代号如下表：大类名称一级属类名称代号文书档案不设属类基建档案第一个工程工程B1第二个工程工程B2设备仪器档案