电子文件归档课件

一、依据1、《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—20022、国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》3、重庆市电子档案管理技术标准4、重庆市电子文件归档与管理细则5、纸质档案数字化技术规范1二、相关概念1、电子文件：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。2、电子公文：我们这里专指各单位通过统一配置的电子公文处理系统（自动化办公系统、OA系统或业务处理系统）形成的具有规范格式和电子签章的公文的电子数据，它是电子文件的一种。

23、归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。4、电子档案：指利用计算机技术形成，具有保存和利用价值，按电子文件归档管理规定处理已归档的电子文件及相应的元数据（如背景信息、文件格式、产生文件的软件、硬件系统信息等）。5、电子文件归档就是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性记录材料或光盘等载体上储存。只有具有参考和利用价值的电子文件才可归档保存，电子文件归档后即形成电子档案。

二、相关概念3电子档案与纸质档案的联系：（1）相同点：①都是国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的历史记录。具有档案的本质属性和基本作用。②都应遵循档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等基本原则。（2）不同点：①电子档案的信息与载体可以分离②电子档案必须依靠计算机等数字设备和技术才能识别、处理和输出。4电子文件归档管理工作应遵循以下原则（一）集中统一管理原则。各机关单位形成处理的各类电子文件均应由本机关文书处理部门统一收集管理；应归档保存的各种电子文件，经规范整理后，移交本单位档案部门集中管理。（二）全程管理原则。各机关单位应建立健全各项工作制度和工作程序，结合各种信息技术和措施手段的应用，从电子文件产生开始，直到被永久保存或销毁，不间断地对有关处理操作进行管理登记，实施全程控制和管理。计算机系统运行和信息处理等过程中形成或涉及的有关电子文件处理的参数、管理数据等应同电子文件一同归档保存。5（三）前端控制原则。各单位在电子文件管理系统的设计阶段就要充分考虑电子文件生命周期各个阶段的管理要求，在电子文件的形成阶段就要考虑电子文件归档管理和长期保管的要求。（四）真实性保障原则。采取措施确保电子文件的内容、结构和背景信息在经过传输、迁移后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。（五）电子、纸质文件并存原则。电子公文形成单位应将具有保存价值的电子公文输出制成纸质公文，与电子公文一同归档保存，并准确标识它们之间的联系。6三、电子文件的收集

（一）收集要求1、按照纸质文件的归档范围进行收集2、要同时收集电子文件的元数据和背景信息，文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式3、对通用软件产生的电子文件，应收集其软件型号、名称、版本相关参数、使用说明、操作手册。对专用软件产生的电子文件原则上应转换成为通用型电子文件，不能转换的要同时收集专用软件及其操作手册、使用说明。4、永久、长期（30年）保存的电子文件应同时制作纸质件。5、要保证电子文件的原始性

7（二）收集方法1、用备份或下载的方法捕获电子文件。（捕获：指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程）2、注意收集生成电子文件的软件、硬件系统背景信息（即该电子文件所依存的操作系统、应用软件系统和最低的硬件配置）。在具体操作中，可以只在对软件、硬件系统更换时收集背景信息即可。3、填写电子文件登记表，电子表格和纸质表格分别保存。4、电子文件登记表要与背景信息一同刻录保存。8目前，对于已经使用了自动化办公系统或业务处理系统的部门，要注意对这两种系统形成的电子公文和业务文书进行电子归档，在归档时还要注意对该软件应用系统进行收集存档，以便将来系统更换时，能够支持读取原有电子文件。在软件系统中如未集成电子文件归档功能，在电子文件归档时，需要将电子文件从系统中导出，再根据对应的纸质文件的归档办法进行分类、划分期限归档。9四、电子文件的归档定义：定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门（档案室）移交，并按档案管理要求的格式存储到可长期保管的脱机载体上。它存在逻辑归档和物理归档两种方式。逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门（档案室）移交的过程。10（一）归档时间：一般以次年6月底完成物理归档，重大专题活动、突发事件在活动结束后1个月内完成物理归档。逻辑归档，在有条件的单位可以实现随办随归。（二）归档份数：永久、长期（30年）的一式三套，一套封存保管（A，一般移交国家综合档案馆存档），一套提供利用（B），一套异地保存（C）。短期（10年）的一式两套。111、载体要求：只读光盘或一次性刻录光盘，禁止使用软磁盘和可擦写光盘、U盘作为电子档案存储载体。在刻录时实行一次性刻录。2、归档电子文件登记表、机读目录、元数据一并归档。3、专用软件产生的特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的应用软件。4、归档方法：把电子文件的最终版本存储到可长期保存的脱机载体上。（三）归档要求：真实、完整12电子文件归档注意事项1．纸质、电子文件归档应统一。归档电子文件的归档范围与纸质档案归档范围一致，纸质档案有什么，归档电子文件就应有什么。排序与编号和纸质档案盒内档案顺序与编号应相吻合，便于利用。2．归档电子文件应做到：真实、完整、齐全、清晰。每份文件应齐全完整，文件页数不缺、不漏。转发文的附件不能遗漏。文件红头必须与纸质档案一样。扫描的文件必须清晰、版面整洁。13电子文件归档注意事项3．报表格式统一。党员报表、财会报表、干部报表等超出扫描仪幅面的大表，要用数码相机等进行拍照或利用拼接技术处理，以TIFF或JPG格式存储。4．会议记录的要求。各机关单位形成的会议记录一般不多，大多为手写，这些会议记录要扫描形成电子文件，进行归档。14电子文件归档注意事项5．有请示无批复的文件。事情已办理，但没有批复文件的请示文件，在请示文件的首页请分管领导签批“此事已办理”，并签上领导人的名字。这样的文件扫描制成电子文件，才具有实际意义，不然在今后的工作中看见这份文件也不了解是否已得到上级的答复办理。6．发文草稿的电子文件不作要求，该份电子文件可只扫描录入正文。7．一件中归档的电子文件的格式要统一。或是图像,或是电子文档,不能既有扫描图像,又有电子文档。15文件扫描时的参数设定行业标准：《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-20051、扫描色彩模式扫描的色彩模式通常采用黑白二值。（1）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。（2）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。（3）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。16文件扫描时的参数设定2、扫描分辨率纸质文件扫描分辨率一般设定为200dpi。照片档案的扫描分辨率应设定为600dpi。3、图像处理及存储。对不符合质量要求的图像进行纠偏、去污、图像拼接和裁边等处理，然后存储。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。17根目录━━━━━━━━━━━━━━━━━━↓↓↓说明文件蓍录文件电子文件子目录━━━━━━━━━━━━↓↓一件电子文件子目录一件电子文件子目录↓↓电子文件电子文件

电子文件归档时刻录成光盘时，光盘内信息的组织结构18说明文件：文件名：README.TXT，有关本存储载体的各种信息，包括全宗名称、全宗号、归档年度、盘号、保管期限、制作人、制作时间。蓍录文件：文件名DESCRIPT.XML归档电子文件登记表电子版本。归档电子文件子目录：目录名DATA

一件电子文件子目录：

目录名：

分类名称＋全宗号+归档年度+保管期限+件号

如1－1－2003－Y－1，分类名称：文书、会计、照片、声像、科技等，可按照自身单位形成的档案种类分类，用数字1、2、3来表示类目名称，每一名称对应一种档案。19归档光盘电子文件目录

光盘号：第页编号题名形成时间文件数据格式备注（对应的电子文件的编号）（电子文件标题）（电子文件发布时间）（电子文件自身格式（如pdf/jpg/word格式等）可以在此填写对应纸质文件的档号1－1－2007－Y－1关于xxxx

的通知20070310word1-1-2007-y-120永久和长期（30年）的可以存入一张光盘，短期（10年）的原则上应分开存储。电子文件数量少的单位也可永、长（30年）、短（10年）同时存入一张光盘。光盘和包装盒封面上应编有一致的序号。

序号区分不同保管期限，编流水号。位置在光盘正上方，用油性笔或专用光盘笔书写。（尽量不要粘贴标签）刻录光盘时采用整盘刻录（disk-at-oncerecording）方式，不得使用多段刻录（multisessionrecording）等方式。推荐使用的刻录软件为：NEROBURNING６、WINONCD６以上版本。对磁性载体每2年、光盘每4年进行一次有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及时补救。存储在磁带上的电子档案，每年应倒带一次，五年转存一次。检查、拷贝、转换等情况要做好登记。刻录光盘注意事项21注意通过档案管理软件进行了原文数据和目录数据加工处理的归档电子文件的归档管理，可以将原文数据和目录数据同时刻录到光盘上，在说明文件中进行相关软硬件系统和档案管理系统版本说明，并将相关软件系统进行备份保存。目前，档案局委托档案数字化加工处理中心加工处理的各单位移交进馆的档案,数字化后返还给各单位的数据光盘中即包含了其档案管理应用系统和数据，未再填写说明文件。22电子档案载体（即电子档案光盘等）包装盒封面分为正面、背面和背脊。正面项目：全宗名称、题名、起止年度、保管期限、件数、档号、套号等。背面主要填写背景信息：光盘种类、文件类型、责任者、制作时间、制作软件、制作单位等。背脊项目：全宗号、套别等载体如可多次读写，应设置为禁止写操作状态。只读光盘无此规定。如果有专门包装可以写下面内容23下面介绍电子档案的种类电子档案可以由以下几方面的文件构成：（一）字处理文件

1、TXT文档可以作为电子档案直接存储。

2、XML文档可以作为电子档案直接存储。

3、对于其它类型的文档，如果无法转换为XML或TXT格式，则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。24（二）图像文件

1、TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

2、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。

4、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。

6、由缩微胶片扫描仪获得的电子档案，对于16mm胶片来说分辨率不低于200dpi，对于35mm胶片来说分辨率不低于600dpi。25（三）图形文件

1、如制图软件AutoCAD等制作形成的工程图形等。

2、图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。

3、归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息应一并存档。（四）影像文件

1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。

2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。26（五）声音文件

1、WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

2、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。（六）多媒体文件

1、多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。

2、多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。27（七）数据库文件

1、数据库文件DBF格式可以作为电子文件直接存储。

2、对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。（八）超文本文件

1、超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。

2、信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。

3、超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存档。（九）计算机程序

1、计算机程序可以作为电子档案直接存储。

2、计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并归档。（十）数据文件

1、数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。

28电子档案管理注意事项电子文件存档时必须检查病毒及其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存档。对于具有稳定可靠的网络环境的单位的具体要求：

1、电子档案应存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机容错等备份措施。每年应对上一年度形成的电子档案数据刻盘保存。

2、内部局域网要有可靠的安全防范措施和管理制度，系统设备更新时必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。

29