工程档案管理讲座

工程档案管理讲座

工程档案是指从工程工程提出、立项、审批，勘察设计、消费预备、施工、监理、验收等工程建立及工程管理过程构成并应归档保管的文字、表格、声像，图纸等各种载体资料，它是根本建立工程管理任务的重要组成部分：建立与加强工程档案管理任务，是工程建立管理任务的需求。假设没有建立相应的工程档案任务，工程档案就处于乏人管理形状，这对工程建立与维护及工程档案的搜集、整理和管理任务都是非常不利的，其结果必然会影响工程的建立、整理与验收任务、建立工程档案任务的目的是为更好地完成现实与历史的重担。工程档案管理原那么1、一切的工程设备档案由各工程处档管文员与公司档案管理担任人担任管理。档案管理人员应严守公司档案管理制度和严密守那么。2、各类工程档案应按系统：土建、强电、弱电、电梯、消防、空调、工程处办公设备等，按图纸资料、维修记录、运转记录、设备台帐、各工程部用户单元装修和维修档案等，进展分类管理，一致存放档案盒并贴上标签。编制档案目录，内容应与档案盒外标签一致。3、外单位交来图纸由各工程处档案文员一致签收，并将有关图纸交各系统工程师核对实物，如图纸无误那么由文员按系统归档；图纸有误，那么由文员联络交图单位更正。

4、档案及图纸是工程维修保养的重要根据，应妥善保管，用途不明的资料应交工程部主管确定用途。图纸资料、重要维修记录和用户装修、维修档案应长期保管，其他各种记录保管期限普通为二年以上，过期需销毁的资料应由工程部主管、副主管及技术人员组成鉴定小组研讨后决议。

5、借阅档案须经相应系统的工程师以上人员同意，管档文员登记并指定归还日期，由管档文员按期追还，需续借的要重新登记。

6、工程档案实行网络管理体系，由公司档案管理组人员集中一致管理，以确保档案的完好、完全和有效利用。7、档案管理组人员担任统筹、协调、组织、整理、保管公司一切工程合同及档案，并担任监视指点各个工程部的合同及档案管理任务。

8、各工程部应分别建立建全档案文档的构成、积累、整理、归档任务体系。9、各工程部应于每季度向公司档案管理组移交资料档案。工程档案管理流程一、文件点收工程档案文件按结案或规定时间移送归档时，依如下原那么点收：1、检查文件的本文及附件能否完好，如有短少，应即清查归入。2、接纳文件时应填写<文件资料交接签收表>，应由移交人签字。3、文件如经抽存者，应有工程部主管及档案管理文员的签认。4、文件的处置手续能否完备，如有脱漏，应即退回工程处经办部门补办。5、无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。6、点收终了后，对一切文件也整理齐整。二、归档时间1、普通情况下，一个工程〔课题〕终了后即整理归档，最迟不得超越一个月。周期长的课题分阶段，阶段义务完成后即整理、归档。2、技术性的来往文电，会议纪要、协议、合同以及设备设备的运转记录、巡检记录那么每季度进展一次归档交接。交接时间应一致规定，并按照执行，遇节假日那么顺延。3、根本建立及维修工程，由主管此工程的担任人待工程全部完工、验收后，即进展整理归档。4、技术性的文件资料，如计算数据、程序、任务总结等文字部分归档一份，蓝图归档二份。三、归档要求1、工程处管档文员应将所接纳工程资料按其内部的有关联络和规律，完好、准确、系统地进展组卷、归档，填写<档案管理阐明书>。然后交工程处经理审查签字，重要的须送所公司相关担任人审查，最后经公司档案管理担任人验收后正式归档。2、所归图纸〔含底图〕的规格，一概按国家一致规范图幅执行。图纸各框内，按要求应逐项签名、并注明时间，图纸必需填写目录、图号并注明张数。3、凡归档的文字部分用纸，一致运用80KA4复印纸。书写要字迹工整、清楚，一概用碳素墨水或兰黑墨水。4、归档时，一切归档的档案文件资料，应填写归档清单一式二联，办理交接手续，一联自存，一联交公司档案管理担任人接纳备查。四、档案分类1、档案分类应视案件内容、部门组织、物业工程、时间等要素，按工程、系统大类、小类三级分类。先以工程类别区分，工程类别之后依案件性质分为假设干大类，再在同类中依序分为假设干小类。2、档案分类应力求切适宜用。倘因案件较多，前款三级不敷运用时得于第三级之后另增第四级“细类〞。如案件不多，亦可仅运用“工程〞及“大类〞或“小类〞二级。3、同一“小类〞(或细类)之案件以装订于一档夹为原那么，如案件较多，一个档夹不敷运用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次〞编号，以便查考。4、每一档夹封面内页应设<档案目次明细表>，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次〞编号为原那么。5、档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为工程处代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。五、设定档案称号及编号1、档案各级分类应赋予一称号，其称号应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原那么，且有一定范畴，不宜笼统含混。2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数运用视案件多寡及增长情形而斟酌决议。3、档案分类各级称号经确定后，应编制“档案分类编号表〞，即将一切分类各级称号及其代表数字编号，用一定顺序依次陈列，以便查阅。4、档案分类各级编号内应预留假设干空档，以备未来工程系统扩展或物业工程增繁时，随时增补之用。5、档案分类各级称号及其代表数字一经确定，不宜恣意修正，如确有修正必要，应事先谨慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。六、档号编定1、案件如系新案，应就<档案分类编号表>，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3、档号以一案一号为原那么，遇有一案件表达数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者那么填写于右上角。七、归档与档案清理1、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实践需求运用“见出纸〞注明目次号码，以便翻阅。2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及称号，以便查档。八、保管期限文件保管期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外，依以下规定办理：1、永久保管：(1)管理章程；(2)工程管理组织构造；(3)管理规程及制度；(4)上级主管单位核准文件；(5)工程图纸；(6)其他经核定须永久保管的文书。2、10年保管：(1)预算、决算书类；(2)方案资料；〔3〕设备设备检、维修及保养资料(4)其他经核定须保管10年的文书。3、5年保管：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保管5年的文书。4、1年保管：结案后无长期保管必要者。5、部分资料视其有效期间予以保管。九、档卷清理1、管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度改换时，依规定清理一次，已届保管期限者，得予销毁，销毁前应造册呈经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2、保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保管参考价值者，管档人员应将“收(发)文登记单〞第五联附注在其保管文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。十、调卷程序1、各部门经办人员因业务需求需调阅档案时，应填具“调卷单〞经其部门主管核准后方可向管档人员调阅。2、管档人员接到“调卷单〞经核对后，取出该项档案，并于“调卷单〞上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单〞那么依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3、于档案室当场借阅者，免填“调卷单〞。4、档案归还时，经管档人员核对无误并于“调卷单〞填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单〞由管档人员留存备查。十一、调卷管理1、“调卷单〞以一单一案为原那么，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延伸调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2、调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明缘由，请管档人员担任处置。3、调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变卦登记，不得私自授受。4、调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经档案管理上级指点赞同。工程档案管理方法

－根底资料与运转资料的管理一、根底资料指各工程处接纳的整个物业配套设备设备的原始建立、安装、调试资料，包括各种技术文档、图纸、阐明书、操作与培训手册等。二、运转资料包含工程设备设备的运转、巡检与维护保养资料。工程档案管理方法

－维修档案的管理1、维修档案属工程档案的一部分，由各工程处档管文员一致管理。2、设备维修档案按强电、弱电、消防、电梯、空调、装修、工程处办公设备分类。3、档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。4、管档文员根据前往工程部的维修单，当天填写维修档案记录表。

5、管档文员每天核对发出和前往的维修单，将有关内容照实录入维修档案记录表，如发现不符马上清查缘由。6、管档文员每月对维修档案记录表、维修单、运转、维修记录等进展整理，并分类归档。7、维修档案作为评价各工程处所辖物业设备运转情况的根据，应妥善保管。保管期限普通为一年，艰苦维修工程保管期至少为两年。过期档案由工程部主管、技术人员组成的鉴定小组一致审定后销毁。外委维保档案的管理同上

实例样表文件资料交接签收表序号文件名称文件内容份数/页数移交单位移交人接收人接收时间备注

档案分类编号表一级二级基

本

范

围类目名称类目名称

档案目次明细档案科目：盒号：卷数：序号归档日期文件名原件/复印件份数/页数档案来源备注

档案管理说明书档案代号档案类别盒号档案内容卷数归档时间高新区政务中心（西区）工程强电001政务中心强电设备运行记录第一卷2006.8

高新区政务中心（西区）工程强电001政务中心强电设备维修记录第二卷2006.8高新区政务中心（西区）工程强电002政务中心强电工作台帐第一卷2006.8高新区政务中心（西区）工程强电003政务中心强电设备台帐第一卷2006.8高新区政务中心（西区）工程弱电004政务中心弱电设备运行记录第一卷2006.8高新区政务中心（西区）工程弱电005政务中心弱电设备维修记录第一卷2006.8高新区政务中心（西区）工程弱电006政务中心弱电工作台帐第一卷2006.8高新区政务中心（西区）工程弱电007政务中心弱电设备台帐第一卷2006.8高新区政务中心（西区）工程合同008政务中心设施设备合同资料第一卷2006.8工程处担任人签字：政务中心（西区）工程档案

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政务中心（西区）工程档案一一一一一空调强电强电强电强电

维修资料

工作台帐

设备台帐

运行记录

维修资料盒号006

盒号007

盒号008

盒号009

盒号010第一卷

第一卷

第一卷

第一卷

第一卷档案