公文基本知识

公文处理基本知识市政府办公室秘书科漆轶主要内容■公文定义■公文文种及适用范围■行文规则■公文格式■公文办理公文定义■公文

是党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文文种及适用范围■1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。■

2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。（该文种适用范围较宽泛，但涉及内容应为本地区、本部门的“重要事项。如，两化互动，五个自贡的决定）上述两者区别主要在于决议产生的程序是否是会议集体讨论通过。■

3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（具有载体性、强制性、权威性等特点。如，戒严令、嘉奖令、征地补偿69号令，发布地方政府规范性文件）。公文文种及适用范围■4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（如新闻公报、会议公报、统计公报、联合公报）

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5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。■6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。●三者的区别：适用范围。公报，公布重要会议情况、重大事件，人口普查、经济发展、国家计划执行情况等；公告，公布党和国家领导人重要出访活动，重要消息、重要事项（两者主要在使用习惯上不同）；通告，适用于向一定范围的群众宣布应当遵守的事项（如交通管制）。文稿内容。公报内容较具体，公告、通告内容较简要。●公告和通告的区别：公告必须是“重要事项”或“法定事项”，使用者为党和国家的高级管理机关，一般为省部级机关。一般的基层机关、地方行政主管部门和企事业单位不使用“公告”，应使用“通告”发布周知事项。同时，公告一般不张贴。公文文种及适用范围7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

●行文方向具有多样性，可下行、上行、还可以平行。对上，向上级表达对问题的认识、看法及处理解决的意见（按请示性文件办理）；对下，对相关工作的安排部署等指导性或指示性意见（但强制性比通知稍弱）；平行，提出意见供对方参考（如市城管部门给区县政府印发关于城乡环境整治方面的意见）。●表现形式一般为“意见”和“实施意见”，前者内容可以较原则，提出大体要求和办法即可；后者需更明确具体，以便规范实施。但都要求具有针对性、实效性。●与请示的区别，请示多为需上级决定或审批的事项，多为涉及人、财、物、机构、编制等方面的事项，多为“硬件”；上行的意见多为对工作中一些重大问题提出见解和处理办法，希望上级给予支持，多为“软件”。实践中多为以请示形式报经上级同意后行文印发，即通常所称的“部门意志的上升与转移”。公文文种及适用范围■

8.通知★。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。●发布性通知。指用以发布法规、规章制度等。如中办、国办关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知●指示性通知。用于直接提出主张和要求，进行安排部署等。●中转性通知。用于批转下级或转发上级、平级或不相隶属机关公文。（转发类公文在标题的处理上可以直接省略中间环节的“通知”）公文文种及适用范围■

9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（分为表扬性通报、批评性通报、指导性通报；指导性通报为在一定范围传达重要情况，以指导面上工作。如，国务院关于进一步转变工作作风提高办事效率有关问题的通报；安全事故通报）■

10.报告★。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（应避免罗列情况，冗长繁琐，写成“流水账”；一般应围绕基本情况、取得成效或经验、存在或需要解决的问题，进一步的措施、建议等；不能夹带请示事项，以免影响办理）公文文种及适用范围11.请示★。适用于向上级机关请求指示、批准。●应有报文依据。如不属于本单位职权范围，须经上级批准后方可决定；原无相关决定或政策规定等。●应一文一事。如既请求解除债务，又申请拆迁补偿。●不多头请示。易因责任不清出现推诿扯皮。●不抄送领导。（公文一般不报送领导个人，尤其是报多位领导）●不越级请示。特殊情况应抄送被越过的上级机关。●请示事项应明确、具体、完整（对拟解决的问题要有明确意见。如申请资金，却无具体数额）。●转报性请示应提出倾向性意见。（体现权责一致）公文文种及适用范围■12.批复。适用于答复下级机关请示事项。●核准性批复。用于审批应由上级批准的具体问题。一般内容较简单，大都为表明态度。●指示性批复。在审批问题的同时，提出一系列的相关指示、要求。一般篇幅较长。（如人力资源社会保障部门关于被拆迁农民社会保障方案的批复）●法规性批复。就法规政策的适用等方面的批复。

公文文种及适用范围■13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（如人事任免）■14.函★。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。●有商洽函、询问函、答复函、申请函、代批复函等。●要注意一函一事，语言得体、语气得当。不能使用指示、命令式语言，要使用平等协商的语气；在语言上应体现出行文机关的“地位”和姿态，不卑不亢、恰如其分。公文文种及适用范围■

15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。●搜集、掌握会议情况。●把握会议精神和领导意图。●内容真实，文字准确。（尤其是决策性的会议）●做好会议记录。行文规则■向上级行文●主送单一（落实责任，避免推诿），根据需要可抄送相关上级机关和同级机关（沟通情况），不抄送下级机关；●党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项（部门不能完全掌控，需其他部门或当地党委、政府支持），应当经本级党委、政府同意或授权；属于部门职权范围的应当直接报送上级主管部门；（意义：党委、政府集中统一领导，落实部门职责）行文规则■向上级行文●本机关就下级机关事项向上级机关请示的，应当提出倾向性意见，不得原文转报（责权相应）；●一文一事（避免影响办文、审签效率）；●不得向负责人或以负责人名义行文（落实上级机关负责人批示办理情况的报告，不属于直接交办的范围）；●双重领导的可抄送另一领导机关。行文规则■向下级行文●主送：主送受理机关，根据需要抄送，重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关；●行文：党委、政府的办公厅（室）根据本级党委政府授权，可向下级党委政府行文（主要区别事项的重要性，如：以市政府名义行文，一般需由市长签发）；其他部门或单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或在公文中提出指令性要求；●联合行文：属于党委、政府各自职权范围的工作，不得联合行文；行文规则■向下级行文●党政行文：党委、政府的部门依据职权可相互行文，依职权范围可向下级党政机关相关部门行文。属各自职权范围的，不得联合行文；●涉及多个部门职权范围，未协商一致，不得向下行文；●内设机构行文：除办公厅（室）外，不得对外正式行文。公文格式

■公文的组成部分1.份号（涉及涉密公文）；2.密级（绝密、机密、秘密）；3.保密期限；4.紧急程度（“特急”“加急”，原为“特急”“急件”；电报未变，仍为“特提”“特急”“加急”“平急”）；5.发文机关标志（由发文机关全称或规范性简称加“文件”组成。联合行文，可以单独用主办机关名称）；公文格式

6.发文字号；7.签发人；8.标题（由发文机关名称、事由、文种组成。未再明确除法规、规章名称外不用标点符号的规定；4个以上发文机关，标题可以用“等”，然后在正文中体现）；9.主送机关；10.正文；11.附件说明（公文附件的顺序号和名称）；12.发文机关署名；公文格式

13.成文日期（会议通过或发文机关负责人签发的日期）；14.印章（公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章，一般为党委的公文）；15.附注（公文印发传达范围等需要说明的事项）；16.附件（公文的说明、补充或者参考资料）；17.抄送机关；18.印发机关；19.印发日期；20.页码。（减少了主题词）公文格式

公文的用纸A4纸：210mm×297mm天头：37mm±1mm订口(左白边)：28mm±1mm版心：156mm×225mm（不含页码）公文格式

排版规格：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。装订：骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距版面上下各70mm处，允许误差±4mm；平订订距与书脊间距3—5mm。公文格式

1.版头（1）公文份数序号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。（注：不再标注No.字样）公文格式

1.版头（2）密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行（注：原为版心右上角第一行）；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。（注：未标“★”号的，两字之间空1字；标“★”号的，两字之间不空1字）公文格式

1.版头（3）紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角（注：原为右上角）；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列（注：新增）。公文格式

1.版头（4）发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，党的机关也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm（注：原为25mm；删除了上报公文至版心上边缘80mm的要求），推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则（注：未要求应小于22mm×15mm）。公文格式

1.版头（4）发文机关标志联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当（注：新增）将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。公文格式

1.版头（5）发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空1字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。公文格式

1.版头（6）签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐（注：原为上下单个排列）。公文格式

1.版头（7）版头中的分隔线发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。公文格式

2.主体（1）标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜（注：新增），间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形（注：新增）。公文格式

2.主体（2）主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。公文格式

2.主体（3）正文公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。（注：规定得更细。原仅为“主送机关名称下空一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行”）公文格式

2.主体（4）附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。公文格式

2.主体（5）发文机关署名、成文日期和印章（注：此部分变化较大）

加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。公文格式

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置（一排3个），并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。公文格式

不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。公文格式

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。党的机关有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。公文格式

成文日期中的数字

用阿拉伯数字（注：原为汉字）将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。公文格式

特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时（注：原无），可以采取调整行距、字距的措施解决。公文格式

2.主体（6）附注如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。公文格式

2.主体（7）附件附件应当另面编排，并在版记之前（注：原无），与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字（注：原为3号仿宋字）顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行（注：原无，即为“附件”下空一行）。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。公文格式

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。公文格式

3.版记（1）版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。公文格式

3.版记（2）抄送机关如有抄送机关，一般用4号仿宋体字（注：原为3号仿宋体字），在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。公文格式

3.版记（2）抄送机关如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。公文格式

3.版记（3）印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字（注：原为3号仿宋体字），编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。公文格式

3.版记（4）页码一般用4号半角宋体（注：原为白体）阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。公文格式

公文的特定格式（一）信函格式发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志（注：原无）。公文格式

公文的特定格式（一）信函格式如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。公文格式

公文的特定格式（一）信函格式发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。公文格式

公文的特定格式（二）纪要格式纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm（注：原无），推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐.公文格式

公文的特定格式（二）纪要格式标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。办理■主要程序

■起草

■审核办理■主要程序●签收（签收时间、内容）●登记（来文主要信息、办理情况）●初审（报文依据、行文规则、文种、格式、协商、会签、其他要求）●承办（交办、拟办）（1）阅知性公文。根据公文内容、要求和工作需要确定分送范围。综合性工作、主要、一段时间重要工作，需送主要领导阅；一般工作，可仅送相关分管领导阅。（2）批办性公文。需提出拟办，经相关领导批示或转有关部门办理。应明确办理部门（涉及两个以上部门的，应明确主办部门）、明确办理要求、明确办理时限。办理■主要程序●传阅（1）传阅程序阅知件：主要领导—分管领导—其他领导—相关科室。批办件：分管领导（若有需办理事项，分管领导或主要领导同意后，交相关科室办理）—主要领导—其他领导—相关科室。办件：相关科室—（办公室负责人）—分管领导（或主要领导）。（2）传阅要求。不漏传、误传、延传、横传（阅件除外）。●催办、提醒●答复办理

■起草

●目的性：明确起草任务、目的，充分体现意图；●合规性：符合法律法规政策规定，与现行公文相衔接；●可行性：符合实际，有针对性、操作性、客观可行；●准确性：内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼；●规范性：文种、格式；●适用性：广泛听取意见；●一致性：协调一致；●主要公文：由负责人主持、指导；发文单位办公室初核。办理

■审核●行文理由、行文依据；●合规性，目的性，衔接性，可行性；●协商