会展策划基础课件

第三章会展筹划根底会展市场调研方法会展筹划的原那么与特点会展筹划的内容会展筹划会议筹备会展筹划师培训第一节会展市场调研方法一、二手资料调研法二手资料:经他人收集、加工整理、已经发布的数据或资料。二手资料的来源：内部积累、国家机关、统计部门、行业协会、报刊文献、网络、专业调研公司、科研机构等。调研步骤：确定所需资料的来源和渠道；进行文献检索；有次序和有重点的实施检索；筛选、分析和选用资料。二、访问调研法访问调研法:通过询问的方式向被调查者了解市场情况、获取原始资料的一种方法。访问调查法的形式：问卷法、面谈法、电话访问法、邮寄访问法和网络访问法。〔一〕问卷调查法优点：易于操作、获得信息相对可靠；调研结果易于进行计算机处理。关键:问卷的设计注意:防止双重装填；防止用词不当；防止诱导性提问；防止敏感问题；〔二〕面谈调查法优点：灵活性强、拒答率低；调查资料的质量，调查对象的应用范围广。缺点:调查费用较高；对调查者的要求较高；访问调查周期较长应用:会展企业登门拜访客户；会展现场直接访问客户〔三〕电话访问法优点：信息反响快、费用低、辐射范围广。缺点:调查内容深度缺乏；难以判断所获信息的准确性和有效性应用:准备好调查问题；挑选和培训好调查员；选择适宜的访问时间；做好访问记录〔四〕邮寄访问法优点：费用低、辐射范围广；给予被调查者充裕时间；防止调查人员的主观倾向影响；匿名性好。缺点:问卷回收率低、回收期长、时效性差应用:跟踪提醒预先通知有效鼓励邀请权威机构主持〔五〕网络访问法优点：费用低、辐射范围广；访问速度快；信息反响及时；匿名性好缺点:局限于网络用户；所获信息的真实性和准确性难以保证应用:综合其他调查方法第二节会展筹划的原那么与特点一、会展筹划的根本原那么●目的性原那么●可行性原那么●标准性原那么●效益性原那么●创新性原那么二、会展筹划的主要特点●针对性●系统性●灵活性第三节会展筹划的内容●会展活动的参与者及其需求●会展活动的工作流程●会展的筹备会议活动的参与者展览活动参与者及其关系听众演讲人

会议组织者会议场馆经营者其他会议效劳商听众演讲人展览活动的参与者展览活动参与者及其关系观众参展商

展会组织者展览场馆经营者其他效劳商参展商观众〔一〕会议发言人与听众会议发言人与听众是会议的主体。1、会议发言人会议发言人是会议的主要卖点。一、会展活动的参与者及其需求2、会议听众听众是会议组织者的顾客。〔1〕了解人们参加会议的目的

正式目的非正式目的进行信息交流显示身份、地位等启迪智慧，开拓思路促进事业发展满足决策需要寻求职业机会谋求集体利益获取同行承认接受继续教育与人交往，旅游…………人们参加会议的正式目的与非正式目的〔2〕满足听众的需要听众的正常需要：帮助其实现参会目的 特殊听众的需要：行动不便者、外国人与少数民族、女性、老年

〔二〕展览参展商与观众展览的主体。1、参展商

参展商是展览组织者收入的主要来源。〔1〕参展商为什么参展?●参展是一种有效的市场营销方式效果全面成交额高(定单)本钱低廉……参展与其它市场营销手段的比较促销广告人员销售参展与客户互动×/√×√√全方位信息传递×××/√√产品比较×××√客户调研×××√【数据】杭州企业参加广交会的效果项目年份参展企业数租用展位数出口成交额1997第82届35家50个(1.43/家)＄5832万(116.6万/展位)2006第100届224家637个2.84/家＄81444万＄128万/展位增长率540%1174%1297%参展与其它渠道的本钱比较广告、人员销售等一般渠道参展找到一个客户需要的成本￡219￡35

●促进公共关系，树立企业形象●保持与老客户的关系●寻找新的客户●全面展示企业形象……〔2〕满足参展商的需要为参展商提供实用的展馆信息帮助参展商顺利地将展品运入/离展览场所/展览目的地为参展商提供良好的交流环境为参展商提供良好的食宿行效劳……2、展览观众观众是参展商的(潜在)顾客。

专业观众观众普通观众〔1〕观众为什么观展?与原有的厂商接触、交流，保持关系寻找新的厂商了解新的产品/效劳信息下单订购产品/效劳看热闹，顺便购置满意的商品……

【问题】人气旺盛是一个展会成功的标志?

【案例】科隆国际食品博览会的票价“门槛〞“什么？一张门票要４８欧元？！〞在2024年10月13日-17日举行的全球食品行业最大的博览会——第２９届科隆国际食品博览会入口处，一位慕名而来的普通参观者面对高票价望而却步。

然而，如果你持有从事食品零售或餐饮业工作的证件，或者参展企业的邀请信，你就可以或者免票，或者花５欧元买票入场。科隆食品展针对食品业“槛外人〞和“槛内人〞所定票价如此悬殊，有效地把参观者锁定为专业人士。

科隆食品展每两年举办一届，每届都引来众多业内人士参观，近几届参观者都超过１５万人，预计今年将超过１６万人。这些参观者来自全球各地，其中德国境外的国际食品采购商每届都占到一半以上。这些参观者的行业结构：●食品贸易企业●传统食品零售业●健康食品、有机食品和百货店等专业食品零售商●数量繁多的餐饮企业●各类饮食效劳企业他们的共同特点是拥有所属企业主要食品采购的决策权。这一展会确实无意面向普通民众，甚至不设公众开放日。这正是科隆食品展的成功秘诀。由于主要面向专业人士，参展商和参观者可以在会展上直接签订采购协议。〔信息来源：新华网2024-10-16〕但这一模式却不可盲目照搬。因展览的类型不同，其面向的观众也不同：●贸易性展览〔Tradeshow〕：限专业观众 科隆食品博览会，广交会●消费性展览(Consumershow)：普观众为主 西湖书市，动漫展，农产品展●混合性展览(Consolidationshow)：结合 法兰克福车展，上海国际车展 〔2〕满足观众的需要为观众提供详细的参观信息和咨询为观众提供良好的饮食效劳为观众提供良好的参观及休息环境帮助观众顺利地进入/离开展览场所/展览目的地……〔三〕会展组织者会展的媒介〔1〕会议组织者会议主办者会议承办者会议主办者社团组织企业政府机构教育机构宗教组织

……

会议主办者主办会议的目的促进行业信息交流，跟上时代步伐开发人力资源，提高员工素质鼓励和奖励优秀员工贯彻精神与统一思想扩大城市知名度，树立城市形象树立、提高自己的学术地位……社团组织会议的特点会议举办频率有规律多数会议筹备时间长会员自愿参加与会者多带会伴会议节目内容和社会活动很重要会议地点经常变换会议人数确定迟会议组织者通常请ＰＣＯ帮助影响社团组织选择会议场所的因素重要因素年会其它会议会议室的数量、大小、质量88%63%可协商的餐饮与房间价格82%68%食品服务质量79%70%客房的数量、大小、质量78%47%结账程序的效率57%49%入店与离店程序的效率57%42%会议服务与设备57%40%企业会议的特点会议举办频率多无规律多数会议筹备时间短有关员工必须参加不需要通过促销吸引人们参加有些会议地点相对固定会议人数确定早会议资金由企业全额支付，只有一个账户影响企业选择会议场所的因素重要因素关心程度食品服务质量77%会议室数量、大小、质量69%可协商的餐饮与房间价格67%客房的数量、大小、质量58%会议服务与设备54%结账程序的效率54%有专人负责处理全部会务52%社团组织会议Vs企业会议会议数量比照会议总人数比照

企业会议企业会议81%64% 社团组织 18%其它会议19% 17%1%社团组织主要会议会议总花费比照企业会议32.2%

社团组织会议67.8% 会议承办者非专业会议承办者：……专业会议承办者：PCO、会议〔展〕公司 PCO的作用/地位会议主办者的参谋/参谋〔专业〕会议主办者的助手〔专业〕会议业的龙头……PCO的资源专业会议组织人员会议场所宾馆、餐馆〔一大批，价格优惠〕旅行社交通公司翻译公司〔人员〕印刷公司政府机构关系……PCO的工作专业性工作(申办、通知、注册等〕事务性工作〔印刷品、名卡、资料袋等〕组织性工作(社交、旅游、展览等活动〕协调性工作……〔详见P56〕PCO会议中心(会议)宾馆印刷公司旅行社交通公司翻译公司餐饮公司政府机构PCO的收费包价式根本费+人头费人头费小时费〔2〕展览组织者展览主办者社团组织展览公司政府机构展览中心多方联合

……

展览承办者社团组织：下属单位，展览公司展览公司：自己承办政府机构：下级部门或展览公司展览中心：下属的展览部多方联合：展览公司

……

〔四〕会展场馆经营者与其他效劳商会展的媒介。会展场馆包括：会展〔议〕中心,会议〔展〕饭店,饭店的会议室、多功能厅,大会堂，大剧院，展览馆,博览中心,广场,公园,体育场〔馆〕……其他会展效劳商会展旅游效劳商会展交通运输商展会效劳承包商……物流运输企业餐饮住宿企业旅游休闲企业广告宣传企业站台搭建企业装潢设计企业香港会展中心香港会展中心3个大型展览馆，28000+平米展览面积，容纳2211个标准展台。有不同大小的会议厅房共占地3000米平米，1个面积4300平米的会议大堂，举行会议可容纳4300人，用来举行宴会那么可招待3600名宾客，是全球最大的宴会厅之一。拥有2幢世界级酒店，一幢办公大楼，1幢效劳式住宅。南宁国际会展中心北京国际会议中心杭州开元名都大酒店/main.asp人民大会堂浙江省人民大会堂广州国际会展中心

广州国际会展中心

位于广州市海珠区琶洲岛。集会议、展览、商务洽谈、宴会等功能为一体，A、B、C三区拥有展厅总面积34万平方米，是目前亚洲最大的会展中心。

上海新国际博览中心SNIEC上海新国际博览中心SNIEC目前拥有11个展厅，面积达126500平米，室外展览面积100000平米全部建成后将拥有17个展厅，总展览面积为室内20万平米、室外5万平米展厅内完全没有柱子，净高度为11米。苏州国际博览中心

占地面积18.86万平米，总体建筑面积25万平米

，其中室内展厅面积12万平米，会议设施面积9500平米

工程分为两期建设，一期完成建筑面积18.5万平米

，室内展厅7万平米

展览场馆为两层结构，二层展厅设计为无柱式连续展厅，可提供不间断展览空间，货车可以直达展馆二层卸货。

苏州国际博览中心南通体育会展中心1、会展场馆效劳会展场地效劳〔水、电、音响、茶〕会展餐饮效劳〔外包〕清洁效劳〔外包〕工程效劳停车效劳平安效劳〔人身、展品、会议用品、客人物品；固定岗，流动岗〕2、会展旅游效劳商独立旅游线路或与会议产品结合在一起的旅游线路帮助会展组织者接待参加会展活动的VIP或其他嘉宾帮助安排参加会展活动的一般人员的食宿、交通等问题……3、会展交通运输商为参加会展活动的人们提供从集中住宿地到会展活动场所的人员交通为参加旅游的会展活动参加者提供旅游交通效劳为参加展览活动的参展商提供展品运输及装卸效劳……4、展会效劳承包商展台设计、搭建与撤除展台美化管道连接与安装电气连接与安排标牌设计与布置电话连接与安装展场清洁卫生视听器材、舞台设备等的运输与安装灯光、视听器材、舞台设备等的掌控临时员工提供为参加展览活动的参展商提供展品运输及装卸效劳……【讨论题】会议的发言人和听众哪一方更重要？为什么说了解人们参加会议活动的目的对于进行会议组织工作非常重要？展览的参展商和观众哪一方更重要？如何才能做好展览的招商招展工作?蒙哥马利先生

〔蒙哥马利展览集团终身主席〕“专业观众的质量是国际上衡量展览会成功与否的一个重要标志。组展成功的关键在于专业观众的质量。展会的品牌是和观众的质量成正比的。要维护好与参展商的关系，就必须确保专业观众的质量。〞展会主题筹划的新思路以参展商为中心以专业观众为中心2024全球顶级私人物品展览会

展会时间：2024/12/10至2024/12/14展会面积：20000平米展会网址：/所属行业：奢侈品展会场馆：海南海口美源国际游艇会展会城市：所用展厅：组织单位：浙江中博展览有限公司

本站参展建议：没有建议根本信息2024年1月4日，国务院网站公布?国务院关于推进海南国际旅游岛建设开展的假设干意见?并随后召开“海南国际旅游岛〞新闻发布会。对内推行海南国际旅游岛建设开展的六个战略定位，对外实行“免签证、零关税、放航权〞为主要的旅游开放政策。海南这个得天独厚的美丽地方享尽天时、地利和政策优势，已成为成功人士投资、旅游、休闲的首选!

“全球顶级物品展〞是专为成功人士打造的奢华盛宴。本次展会通过现场奢侈品品牌实物展示和品牌诠释以及各种体验活动,向在海南投资、旅游、生活的所有成功人士传递全新的生活艺术以及诠释精致的文化生活.

“2024全球顶级物品展〞必将成为国际旅游岛上名流富豪与奢侈品之间亲密接触的一次盛会!组委会将“2024全球顶级物品展〞与“海南国际游艇展〞完美结合，使享誉全球的奢侈品展览会成为富豪圈名流雅士共品奢华的盛宴。主办方还将通过试用、试乘、试驾的体验方式，让尊贵客户从品味名车、选购精品、享受美食到欣赏音乐，处处都能感受到高雅与时尚，从而尽情享受闲情逸致生活。

此外，“海南国际游艇展〞和“2024全球顶级物品展〞将参照具有“世界第一奢侈品展〞美誉的摩洛哥顶级私人物品展的体验式气氛，为富豪们提供试乘试驾时机，让他们切身体会豪华游艇的独特魅力。展品范围驾乘天下

顶级跑车、房车、越野车、礼宾车、私人飞机、豪华游艇等。

品味巅峰

珠宝、翡翠、名表、钻石、名酒美食、雪茄烟具、娱乐视听、顶级私人藏品、高级手工艺品、书画艺术品、古董、高端电子产品等。

家居至尊

豪宅、别墅等高端物业；古典家居、现代家居等。

高贵效劳

金融理财、高级休闲会所、顶级酒店、豪华度假游、贵族学校、移民效劳、高档美容及医疗机构、个性化服装定制等

。

参展价格价格说明标摊价格38000

元:满铺地板、两只100W射灯、两把折椅、一张询问桌和220V/10A电源插座，中英文公司名称楣板，双面开口需加收10%角位费特装价格1800

元/平米:光地展位的设计和搭建将由您自行负责,光地展位必须在18平方米以上,没有上限

合作媒体媒体类别媒体名称电视媒体中央电视台二套经济频道海南省播送电视总台

同期活动活动类别活动内容展会:海南国际游艇展展览会的组织和工作程序：

工程筹划——主题确认——可研分析——立项申报——展馆预定——招展宣传——展品选定——展品运输——观众组织——展商接待——新闻发布——展场布置——平安保卫——开幕仪式——贸易促进——展会报道——撤展安排——展会总结——税费处理——跟踪效劳——二、会展活动的工作流程会展的流程：会展的创意会展的选题会展的可行性分析会展的报批与备案会展的筹备会展营销会展现场管理总结与评价〔一〕会展创意创意是指独特的设计和创造性的方案。韦伯斯特词典给出的定义是“明确表达的想法和观点〞。会展创意是指如何通过开掘资源，激发灵感创造新的会展思路。大桥通车——需要庆典——扩大庆典可以搞大型活动——固定大型活动可以设立节日——节日可以搞综合性娱乐活动来宣传宁波或慈溪的形象。〔二〕会展的选题会展的选题是指在创意的根底上，选择最正确的方案的过程。同一首歌影响大价格高综合A广场大家唱影响小本钱低综合B邀请歌手影响小本钱低综合C颁奖晚会影响中本钱中综合D会议主题的作用实现会议目标的主要手段会议所有活动安排的依据可以让潜在与会者了解会议的根本内容【案例】博鳌亚洲论坛年会的主题设计朱总理在首届论坛年会开幕式上致辞2024年会主题：“新世纪、新挑战、新亚洲〞议题20多个，其中主议题4个，例如：“亚洲区域经济和贸易合作回忆与展望〞讨论亚洲经济一体化问题，切中了亚洲区域经济合作的命脉，受到代表的热烈响应，泛亚合作呼声响亮，从讨论情况看，亚洲区域的经济一体化引起了各国的广泛重视，经过讨论达成了亚洲国家的共识。

抓住了亚洲国家最共同、最切身的利益问题，在年会讨论中获重大突破，是达成共识最多的领域。发言的各国政要纷纷呼吁加强亚洲区内货币和金融合作，防范金融危机。“亚洲区内金融合作与金融平安〞2024年年会主题：“亚洲寻求共赢：合作促进开展〞四个主议题亚洲经济开展前景亚洲区域经济和贸易合作与展望亚洲区内金融平安与金融合作亚洲开展之路：经济开展和社会开展的平衡十四个分议题博鳌亚洲论坛年会主题的设计博鳌亚洲论坛连续两届年会的胜利召开，为亚洲区域内经济合作起到了较大的推动作用，博鳌亚洲论坛也成为中国乃至亚洲的名牌会议。与会代表一致称赞年会设计的主、议题切中了亚洲区域经济开展的命脉，呈现准确、及时、重大的特点，为年会的成功召开起到了非常好的软件支撑作用。

为博鳌亚洲论坛两届年会提供智力支持、设计主、议题的是软科学研究机构——中国〔海南〕改革开展研究院。她是一个由政府和企业共同投资创办的股份制研究机构。董事局主席、名誉院长:陈锦华董事局副主席、院长:高尚全董事局成员:龙永图第一届年会召开前4个月，中改院受秘书处紧急委托，在较短的时间内为年会设计了主题，并设计了20多个议题。这些主、议题的根本出发点是明确博鳌亚洲论坛的定位，确立其为亚洲各国政要、企业领袖和学术界提供高层对话平台、推动亚洲区域经济一体化的使命。之后又接受论坛秘书处的委托，为第二届年会设计主、议题。02年10月，博鳌亚洲论坛秘书处研究部制作了第一份议题设计方案征求意见稿，提出了“亚洲寻求共赢，合作促进开展〞的年会主题。03年2月10日东京会议，选举龙永图担任博鳌亚洲论坛秘书长，原那么通过主题设计，提出议题修改建议。中改院为第二届论坛年会提供智力支持的过程03年2月15日，江泽民会见亚洲论坛理事会成员，充分肯定了论坛年会主题设计。03年2月19日，论坛秘书处邀请以中改院亚洲问题专家委员会为根底的国内外专家，就年会议题进行讨论。中改院同时向一百多位亚洲问题专家发函，征询对年会议题的建议，最终获得对议题征求意见稿十二个方面的看法。03年2月24日，归纳亚洲各国专家学者的意见，中改院董事局一致通过以该院亚洲开展问题研究所的名义，向博鳌亚洲论坛秘书处提交一份?博鳌亚洲论坛二00三年年会议题方案建议?，共4类39个子议题。龙永图秘书长要求论坛秘书处依据中改院的议题设计方案，迅速发出了复议通知。论坛秘书处密切关注世界政治经济格局的变化，关注亚洲关注焦点的变化，令最终出台的议题充分表达了亚洲各界的声音。〔三〕会展的可行性分析财务预算；对社会带来的影响；组织风险；环境分析；其他方面。会议财务预算1、目的预知会议固定支出、可变支出、会议收入及会议的盈亏，以保证会议最终不出现财务亏损。了解会议启动资金需要的金额，防止出现由于启动资金缺乏而影响了会议的正常筹备。2、内容收入固定支出可变支出预算总结序号项目预算金额实际金额1注册费

2赞助

3展览

4广告

5旅游

6……

7收入合计

收入序号项目预算金额实际金额1申办费用

2市场宣传

3考察活动

4征文通知

5特邀报告人嘉宾费用

6会议机构活动费

固定支出〔一〕序号项目预算金额实际金额7会场及设备租金

8办公费用

9人工费用

10PCO服务费（与人数无关）

11……12支出合计(1)

固定支出〔二〕序号项目预算金额实际金额1餐饮费

2印刷费

3邮寄费

4同传接收设备

5代表用品

6PCO服务费（与人数有关）……

支出合计(2)

可变支出序号项目预算金额实际金额1收入合计

-

2支出合计(1)

3支出合计(2)

4支出合计

剩余收入

预算总结〔四〕会展的报批与备案1、撰写申请报告。2、审批。专项审批：科技、军事；范围审批：国际、国内；面积：1000平方米以上。3、备案。对于地方、普通类型的展会，只需要通过备案的方式即可。〔五〕会展的筹备1、撰写会展组织方案；2、组建会展运行机构；3、进行经费预算细化；4、进一步完善。5、开始运作。1、会议组织机构建立会议筹备的第一项工作：建立会议组织〔运行〕机构，配备人员。大型国际会议的组织机构图

大会组委会承办委员会行政委员会学术委员会旅游委员会注册委员会公关委员会展览委员会交通委员会旅行委员会饭店委员会秘书处/PCO财务委员会社会活动委员会2、会议住宿的安排〔经费预算细化〕安排会议住宿的原那么理想的会议住宿安排模式次理想的会议住宿安排模式会议宾馆的挑选步骤与会者的住宿预定3、会议餐饮的安排〔经费预算细化〕餐饮日期与餐次餐饮地点餐饮人数用餐形式价格菜单根据餐饮价格，设计商定具体的菜单。在设计菜单时有几点要注意：菜单确实定1、男女有别性别方面男女饭菜量较大较小饮酒量较大较小轻饮料较少较多口味较重（牛肉，荤菜多）较轻（鸡肉，素菜多）2、不同人群的饮食禁忌禁忌人群禁忌食物与饮料穆斯林猪肉，酒精类严格素食主义者肉，禽，鱼，贝壳类，乳制品，蛋类，蜂蜜乳-蛋素食主义者肉，禽，鱼，贝壳类印度教信徒肉，禽，鱼，蛋类犹太教信徒猪肉，贝壳类，（牛、羊）肉与乳制品混合食物美国人酒精类（午餐前后）3、饮食营养与健康的关系提倡的食物、饮料与烹饪法不提倡的食物与烹饪法低脂肪，低糖，低盐食物高脂肪，高糖，高盐食物四季豆，豌豆，豆制品，鱼类，清汤，面包，米饭，玉米制品，土豆，番茄肉类，浓汤葡萄酒酒精类蒸,煮,焙，烤，烧烤油煎，油炸4、会议旅游线路的安排〔经费预算细化〕外包给旅行社与旅行社协商确定旅游线路与价格签定协议5、会议论文的接收与录用接收与反响整理评审与录用通知录用论文的题目录用论文的发表形式编辑印刷论文摘要〔六〕会展营销展馆安排：主要根据展会的特点，选择室内、室外，特装或标准等。价格确定：价格确实定主要取决于展会的目的、开展阶段、规模、周边城市举办展会的情况和参考相关的展会价格。相关宣传：政府主导型展会主要通过指令性宣传，市场运作型展会通过商业广告来运作。招展:方式比较多。广告安排:主要指在展会上进行宣传的广告。相关资料准备。1、场馆安排选择会议场所的影响因素：可进入性所在城市的吸引力会议场所的设施、效劳可进入性所在城市(国)的平安状况所在国的出入境政策会议场所本身的交通状况所在城市的吸引力所在城市的形象所在城市旅游资源的吸引力所在城市效劳业的兴旺情况会议场所的设施、效劳会议根本设施齐全，效劳管理到位：有足够座位和技术设备的剧场〔礼堂〕式大会议厅有各种大小隔音性强的中小型会议室会议室具有照明、空调等根底设施、设备会议室拥有话筒、音响、放映设备、投影银幕等必需的会议技术设备。如果是国际会议中心，还必须拥有同声翻译设备拥有大堂和其它公共区域具有适当的餐饮场地和效劳能力有办公室有可以提供水、电、英特网接口等的展厅〔假设举办会议附属展览活动〕有存放展品的储藏室、有装卸场地和设备〔假设举办会议附属展览活动〕良好的会议效劳管理能力假设是系列性会议，要参考前几届的标准，一般本届会议的注册费的水平不应高于上届的注册费的5-10％。参照国际、国内同类专业、同类型会议的收费标准。2、价格确实定〔影响注册费确定的因素〕如果计算出来的注册费比较高，就要将一些在支出中占比重较大的工程如宴会、论文集等不包含在注册费里。会议代表要享受这些待遇需另付费用。会议是否提供同声传译效劳,会场是否提供多媒体投影仪,会议是否设有网吧，这些工程都可以用来调整注册费。3、会议宣传推