第4章Excel2003电子表格处理

第4章Excel2003电子表格处置4.1电子表格处置软件的功能4.2Excel2003任务环境4.3Excel2003的根本操作4.4制造图表4.5数据管理和分析4.6打印任务表我们如何进展电子表格处置，需求什么工具，如何启动和退出该程序呢？Excel2003是MicrosoftOffice的主要组件之一。具有很强的图形、图表功能可用于财务数据处置、科学分析计算。能用图表显示数据之间的关系和对数据进展组织。4.1电子表格处置软件的功能电子表格处置软件是一种专门用于数据计算、统计分析和报表处置的软件，与传统的手工计算相比有很大的优势，它能使人们解脱乏味、繁琐的反复计算，专注于对计算结果的分析评价，提高任务效率。电子表格处置软件普通具有以下功能:创建、编辑和格式化任务表制造图表管理和分析数据打印任务表我们曾经学过如何启动和退出word2003运用程序。能否举一反三呢？如何启动和退出Excel2003呢？4.2Excel2003任务环境最常用的启动方法是单击“开场|一切程序|MicrosoftOfficeExcel2003〞命令，执行该命令后就会进入Excel2003的任务窗口。任务区任务簿：用来存储并处置任务数据的

文件，其扩展名为.xls任务表：单击任务表标签可以实现任务

表间的切换。单元格：行和列的交叉部分称为单元格，是存放数据的最小单元。编辑栏第A列和第1行相交处的单元格是A1，D4指的是第D列第4行交叉位置上的单元格。为了区分不同任务表的单元格，需求在地址前加任务表称号并以“！〞分隔，如“Sheet1！A1〞表示“Sheet1〞任务表的“A1〞单元格。4.3Excel2003的根本操作4.3.1创建任务表4.3.2编辑任务表4.3.3格式化任务表4.3.1创建任务表启动Excel2003时系统将自动翻开一个新的空白任务簿，也可以经过下面3种方法来创建新的任务簿：单击“常用〞工具栏中的“新建〞按钮按快捷键Ctrl＋N执行“文件|新建〞菜单命令数据的输入方法和质量直接影响到任务效率，在任务表中输入原始数据的方法有4种：直接输入数据、快速输入数据、利用“自动填充〞功能输入有规律的数据、利用命令导入外部数据。1.在任务表中输入原始数据〔1〕直接输入数据文本型数据的输入数值型数据的输入输入日期时间〔2〕快速输入数据记忆式输入是指当输入的内容与同一列中已输入的内容相匹配时，系统将自动填写其他字符。选择列表输入在选取单元格后，单击右键选择“从下拉列表中选择〞命令或按Alt＋↓键，显示一个输入列表，再从中选择需求的输入项。〔3〕利用“自动填充〞功能输入有规律的数据自动填充根据初始值来决议以后的填充项，用鼠标指向初始值所在单元格右下角的小黑方块(称为填充柄)，此时鼠标指针更改外形变为黑十字，然后向右(行)或向下(列)拖曳至填充的最后一个单元格，即可完成自动填充。自动填充分3种情况：填充一样数据(复制数据)填充序列数据填充用户自定义序列数据〔4〕利用命令导入外部数据执行“数据|导入外部数据〞菜单命令，可以导入其他数据库(如Access、FoxPro、Lotus123等)产生的文件，还可以导入文本文件。Excel的主要功能不在于它能显示、存储数据，更重要的是对数据的计算才干，它允许运用公式和函数对数据进展计算。2.运用公式和函数计算数据运用公式计算数据公式是对任务表中的数据进展分析与计算的等式。它以“=〞开场，后面跟表达式。算术运算符+〔加〕、-〔减〕、*(乘〕、

/〔除〕、%(百分比〕、^(乘方〕关系运算符=、>、<、>=、<=、<>文本运算符〔&)援用运算符，：空格援用运算符如何运用？引用运算符含义示例：(区域运算符)包括两个引用在内的所有单元格的引用SUM(A1：C3)，(联合操作符)对多个引用合并为一个引用SUM(A1，C3)空格(交叉操作符)产生同时隶属于两个引用的单元格区域的引用SUM(A1：C4B2：D3)【例4.1】有“公司员工工资表.xls〞，运用公式计算每位员工的实发工资。运用函数计算数据对于一些复杂的运算(如开平方根、求规范偏向等)，假设由用户本人设计公式来完成会很困难，Excel2003提供了许多功能完备易于运用的函数，涉及财务、日期和时间、数学与三角函数、统计、查找与援用、数据库、文本、信息等多方面。2、在展开的函数列表中进展选择1、在需求运用函数的单元格中输入“＝〞号函数功能阐明3、选择或输入函数参数【例4.2】运用插入函数法统计“公司员工工资表〞中一切员工的根本工资、奖金、扣款额和实发工资的平均值。相对援用——当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化。绝对援用

——指公式复制或填入到新位置时，单元格地址坚持不变。混合援用——指在一个单元格地址中，既有相对援用又有绝对援用。公式和函数中单元格的援用地址：【例4.3】绝对援用地址例如。在【例4.2】的任务表最后添加一列“评价〞，假设员工的实发工资低于平均值那么显示“低工资〞，否那么不显示任何信息。4.3.2编辑任务表任务表的编辑主要包括任务表中数据的编辑，单元格、行、列的插入和删除，以及任务表的插入、挪动、复制、删除、重命名等。任务表的编辑遵守“先选定，后执行〞的原那么。Excel中有去除和删除两个概念，它们的区别在于：1.任务表中数据的编辑去除针对的是单元格中的数据，单元格本身仍保管在原位置删除针对的是单元格，是把单元格连同其中的内容从任务表中删除要交换目的单元格的数据，经过执行“编辑|剪切〞或“编辑|复制〞菜单命令，再执行“编辑|粘贴〞菜单命令实现，也可以利用“常用〞工具栏中的相应按钮、编辑快捷键或快捷菜单要保管目的单元格的数据，在执行“剪切〞或“复制〞命令后，执行“插入|剪切单元格〞或“插入|复制单元格〞菜单命令“选择性粘贴〞命令先选定数据，执行“编辑|复制〞菜单命令，再单击目的单元格，执行“编辑|选择性粘贴〞菜单命令，在“选择性粘贴〞对话框中进展相应设置数据在输入时难免会出现脱漏，有时是漏掉一个数据，有时能够漏掉一行或一列，这时可以经过插入操作进展修正。2.单元格、行、列的插入和删除单元格、行、列的插入操作可以经过“插入〞菜单中的相应命令实现删除操作那么可以经过执行“编辑|删除〞菜单命令，在“删除〞对话框中选择相应的命令完成假设一个任务簿中包含多个任务表，可以运用Excel提供的任务表管理功能对任务表进展管理。常用的方法是：在任务表标签上单击右键，在出现的快捷菜单中选择相应的命令。3.任务表的插入、挪动、复制、删除、重命名4.3.3格式化任务表任务表的格式化主要包括格式化数据、调整任务表的列宽和行高、设置对齐方式、添加边框和底纹、运用条件格式以及自动套用格式等。要设置数据格式，可以经过“格式|单元格〞菜单命令或右键快捷菜单中的“设置单元格格式〞命令翻开“单元格格式〞对话框，在“数字〞选项卡中完成。1.格式化数据假设数据格式比较简单，可以直接经过“格式〞工具栏对应的数据格式按钮来实现要取消数据格式可以经过执行“编辑|去除|格式〞菜单命令完成经过“单元格格式〞对话框中的“字体〞选项卡来对数据进展字符格式化2.调整任务表的列宽和行高设置每列的宽度和每行的高度是改善任务表外观经常用到的手段调整列宽和行高最快捷的方法是利用鼠标来完成要准确调整列宽和行高，可以经过“格式|列〞、“格式|行〞菜单中的相应命令执行3.设置对齐方式输入单元格中的数据通常具有不同的数据类型，在Excel中不同类型的数据在单元格中以不同的默许方式对齐假设只需简单地把数据设置成左对齐、居中、右对齐，可以直接单击“格式〞工具栏字符格式化的相应按钮假设数据的程度对齐方式和垂直对齐都要进展设置，经过“格式|单元格〞或右键快捷菜单中的“设置单元格格式〞命令翻开“单元格格式〞对话框，在“对齐〞选项卡中进展相应设置除了设置对齐方式，在选项卡中还可以对文本进展显示控制，有效处理文本的显示问题4.添加边框和底纹选择相应的区域，翻开“单元格格式〞对话框，在“边框〞选项卡中进展设置假设是添加简单的边框，可以直接单击“格式〞工具栏的“边框〞按钮经过“单元格格式〞对话框的“图案〞选项卡来为任务表加上背景颜色或图案假设只是添加简单的背景颜色，可以直接单击“格式〞工具栏的“填充颜色〞按钮【例4.4】对【例4.3】中的“公司员工工资表〞进展格式化：设置实发工资列小数位为1，加千位分隔符和人民币符号“￥〞；设置标题行高为25，姓名列宽为10；将A1：I1单元格区域合并，标题内容程度居中对齐，标题字体设为华文彩云、20号、加粗；任务表边框外框为黑色粗线，内框为黑色细线；姓名所在行底纹为黄色效果如下图：5.运用条件格式条件格式可以使数据在满足不同的条件时，显示不同的格式。【例4.5】对【例4.4】中的任务表设置条件格式：将根本工资大于等于1500的单元格设置成蓝色、加粗、倾斜、浅灰色底纹；根本工资小于500的单元格设置成红色、加双下划线。其效果如图6.自动套用格式选定要运用格式的任务表区域，执行“格式|自动套用格式〞菜单命令，翻开“自动套用格式〞对话框4.4制造图表4.4.1创建图表4.4.2编辑图表4.4.3格式化图表用图表来描画电子表格中的数据是Excel的主要功能之一。Excel可以将电子表格中的数据转换成各种类型的统计图表，更直观地提示数据之间的关系，反映数据的变化规律和开展趋势，使我们能一目了然地进展数据分析。常用的图表类型有柱形图、条形图、饼图、折线图、XY散点图等创建图表有2种方式：4.4.1创建图表对选定的数据源直接按F11键快速创建图表利用图表导游创建个性化图表，经过执行“插入|图表〞菜单命令或单击“常用〞工具栏中的“图表导游〞按钮来完成图表导游之一：图表类型1、选择图表类型2、选择子图表类型3、单击“下一步〞进入步骤二对话框表导游将显示4个对话框分4个步骤来创建图表：图表导游之二：图表源数据1、选择数据源区域2、选择行或列作为系列3、单击“下一步〞进入步骤3对话框图表导游之三：图表选项3、单击“下一步〞进入步骤4对话框1、输入标题称号2、输入分类轴称号1、选择将图表插入当前任务表中或是新的任务表中2、单击“完成〞按钮，整个图表创建过程终了图表导游之四：图表位置【例4.6】根据【例4.5】任务表中的姓名、根本工资、奖金、实发工资产生一个簇状柱形图，如下图，并嵌入到工资表中，图表标题为公司员工工资表，X轴标题为员工姓名，Y轴标题为元，显示图例靠上。图表建立好后，适当改动大小，并挪动到任务表中空白处。4.4.2编辑图表在创建图表之后，还可以对图表进展修正编辑，包括更改图表类型和对图表中各个对象进展编辑等。图表中各个图表对象如下图。对图表的编辑任务主要包括：调整图表的位置和大小更改图表类型添加和删除数据修正图表项添加趋势线设置三维视图格式建立图表后，可以对图表的各个对象进展格式化。最常用的方法是，双击要进展格式设置的图表项，在翻开的格式对话框中进展设置。4.4.3格式化图表【例4.7】将【例4.6】中的簇状柱形图的图表标题“公司员工工资表〞设置为黑体、红色、12磅，改动绘图区的背景为白色大理石。效果如下图。4.5数据管理和分析4.5.1建立数据清单4.5.2数据排序4.5.3数据挑选4.5.4分类汇总4.5.5数据透视表数据清单是Excel任务表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表，又称为数据列表。它的特点有：记录：数据清单中的每一行，第一行称为字段行。字段：每一列称为字段，每一个字段的数据类型必需一样。数据清单中不允许有空行或空列，否那么会影响Excel检测和选定数据列表；不能有数据完全一样的两行记录一个数据清单占一个任务表，格式的修正不影响数据清单。什么是数据清单？如何建立数据清单？4.5.1建立数据清单运用“数据|记录单〞命令以记录为单位来输入数据及编辑Excel可根据一列或多列数据按升序或降序对数据清单排序。1.简单排序在数据清单中任选一列数据中的某一单元格根据需求单击“常用〞工具栏上的“升序〞或“降序〞按钮，即可完成操作如何对数据排序？4.5.2数据排序2.复杂排序单击数据区域的恣意单元格。单击菜单“数据|排序〞命令，翻开“排序〞对话框。选择“主要关键字〞,“次要关键字〞“第三关键字〞。单击“确定〞按钮。【例4.8】对“公司员工工资表〞排序，按主要关键字“部门〞升序陈列，部门一样时，按次要关键字“根本工资〞降序陈列，部门和根本工资都一样时，按第三关键字“奖金〞降序陈列。1.自动挑选经过“数据|挑选|自动挑选〞命令实现在所需挑选的字段名下拉列表中选择符合的条件，假设没有，单击其中的“自定义〞输入挑选条件。如何进展数据挑选？4.5.3数据挑选【例4.9】在“公司员工工资表〞中挑选出销售部根本工资大于等于1000，奖金大于等于1000的记录。挑选结果如下图。2.高级挑选高级挑选能实现数据清单中多字段之间“逻辑或〞的挑选关系先要在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少是两行，且首行与数据清单相应字段准确匹配然后执行“数据〞“挑选〞“高级挑选〞命令，在其对话框内进展数据区域和条件区域的选择；挑选结果可在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置显示1、建立条件区域，同一行上的条件关系为逻辑与，不同行之间的关系为逻辑或2、执行“数据〞“挑选〞“高级挑选〞命令3、翻开高级挑选对话框4、选择数据区域和条件区域5、单击“确定〞按钮【例4.10】在“公司员工工资表〞中挑选销售部根本工资>1000或财务部根本工资<1000的记录，并将挑选结果在原有区域显示。挑选结果如下图。定义：是对数据清单按某个字段进展分类，将字段值一样的延续记录作为一类，进展求和、平均、计数等汇总