贸易安全管理制度

标题贸易安全管理制度文件编号版本号V1.0生效日期2022年01月01日版本日期变更原因变更记录修订人V1.02021年12月30日新建正本持有管理部制定 职位 人事行政专员时时时-间审核 职位 管理部经理-间批准 职位 总经理-间

标题贸易安全管理制度文件编号版本号V1.0生效日期2022年01月01日发布机构管理部适用范围1.0目的为使公司的安保工作得到全面落实，保护公司资产不受外来侵犯，管控人员进出；规范劳动用工管理，规避劳动人事用工风险，确保人员安全；冋时为了有效的对公司通关供应链中安全风险和威胁进行控制管理；以及在危机管理中各项措施得到有效控制。特制定本程序文件。2.0定义适用于昆山XXXX有限公司办公场所的安全保卫工作管理、员工上下班进出管理、访客进出管理、员工入职、离职安全措施管理、商业伙伴的安全管控、危机管理及安全培训管理等。3.0职责3.1管理部经理负责公司的安保管理人员安全以及危机管理工作，编制及修订相应程序文件，监督与落实贸易安全工作。3.2公司各部门经理、主管负责对本部门的安保管理工作，防范可疑人员及物品。3.3操作部负责商业伙伴的评估、检查等的管理工作，落实商业伙伴安全措施的实施、执行。3.4公司总经理负责对公司贸易安全管理的的督查。4.0流程无5.0作业说明5.1场所安全管控措施5.1.1门禁管理5.1.1.1公司出入口实施门禁管理，未经许可的人员和访客，及身份不明人员，不得进入公司。5.1.1.2员工进出公司，需刷门禁卡，严禁私自为他人代刷。访客人员进出公司，由内部接待人员刷门禁卡，做好全程陪同。5.1.1.3所有员工与访客在公司期间，需遵守公司的消防安全、信息安全、重点区域限制等管理规定。5.1.1.4每日下班后，管理部需安排值勤员工依据《XX报关办公室每日巡检表》进行一次安全巡检，如有异常情况，需及时报告给管理部负责人。5.1.1.5门禁卡与员工证统一按照《劳动用工管理制度》进行发放和使用。5.1.1.6员工进出大门，需及时关闭大门，下班时需检查门锁完好后才能离开。5.1.1.7管理部负责门禁系统的安装和定期检查，发现异常情况需联络安防公司及时修复。5.1.2锁闭装置与钥匙管理5.1.2.1公司办公场所钥匙由管理部统一保管存放，未经允许任何人不得随意动用，总经理办公室钥匙由总经理自行保管，管理部保存备用钥匙。2.2各部门负责对本部门员工进行必要的安全防范教育，检查、督促本部门员工严格执行钥匙管理规定。2.3公司钥匙的所有权归公司所有，员工只拥有钥匙的使用权，任何人未经公司允许不得私自配置，一旦发现按照奖惩规定给予严肃处理。2.4员工领用钥匙后必须随身携带或妥善存放在屉柜内，不可将钥匙随意放置或交给他人保管，未经许可不得随意转借。5.1.2.5员工因工作需要领取钥匙时，必须由管理部负责人批准，并填写《钥匙领用登记表》钥匙不得丢失或损坏，并对房内的物品进行妥善保管，如有损坏照价赔偿，使用完毕后及时归还。5.1.2.6员工发现门锁及钥匙损坏的，必须立即向所在部门负责人报备、报修。5.1.2.7属员工个人保管的钥匙，在工作调动或辞职时必须办理移交手续，否则不予办理相应手续。5.1.2.8所有钥匙贴上编号标签放于上锁的柜子中，定期清点，如有丢失或损坏，要及时上报并进行更换。管理部负责人保管该柜子的钥匙。5.1.2.9各部门在发现本部门区域内门锁、钥匙损坏或遗失，必须立即向部门经理、主管报告，并及时采取防范措施。如已造成财务或重要文件失窃，马上报警备案。5.1.2.10各部门因工作需要修配门锁、钥匙时，向管理部申请维修更换。5.1.3视频监控管理5.1.3.1公司在对外出入口、单证存放区、机柜等敏感区域安装高清视频监控系统，实施24小时不间断摄录运行。5.1.3.2管理部负责视频监控系统的需求评估、安装与维护工作。5.1.3.3管理部负责监控画面的实时查看，对于发现任何可疑活动人员的要及时前往察看，确认为可疑人员闯入的应报告给物业保安或派出所。5.1.3.4视频监控记录最少保存60天。5.1.3.5如需调阅监控画面的，需经过管理部责任人和总经理核准后进行调阅。5.1.4设施检查与管理5.1.4.1巡检包括所有门、窗户关闭是否完好，门锁是否完好无损，室内有无其他人员进入迹象，地面无积尘、纸屑，室内无建筑垃圾，地面、墙面有无渗水或室内墙体有无严重裂痕，房内开关、灯具有无损坏，室内电源是否关闭、机柜内服务器运转是否正常锁闭、监控主机、网络交换机、防火墙是否正常等。5.1.4.2巡查时间为工作日的早晨8点00至晚上18点，每天巡查次数不少于1次，并在《xx办公室每日检表》内记录，检查记录需做好保管，保管期限3年以上。5.1.4.3消防设施的检查。重点检查消防设施的完好性，消防设施的有效期，是否有异物阻挡、消防通道是否堵塞等。5.2进入安全管控措施5.2.1员工进出管理5.2.1.1员工证为有权限的门禁卡与带有照片和员工身份信息的卡片组成，是员工进出公司的唯一合法身份标志。员工证上须配有员工近照，载有员工姓名、工号或岗位等信息，员工不得涂改或擅自更换员工证信息。所有员工进入公司时，需佩带员工证，并刷门禁卡进入。员工证牌的制作与佩戴要求，参照《员工证件管理规定》执行。5.2.1.2员工上班期间需要将员工证佩戴在胸前醒目位置。5.2.1.3对于未携带员工证的员工，需通知所属部门负责人确认后，方可进入。4疫情常态化管控期间，员工每天进入公司后需佩戴好口罩，并且测量体温。5.2.2访客进出管理5.2.2.1公司对所有来访人员执行登记、身份确认、及被访人员陪同管理。5.2.2.2访客到达公司门口后，需在前台办理访客登记手续。访客登记时，前台需核实每一位访客的带有照片的有效证件，确认登记证件信息的准确性。5.2.2.3前台负责填写《访客进出登记表》办理登记，登记完成后，对于每位访客发放“访客证,”访客在公司期间需全程佩戴，前台通知被访人员到前台接待陪同访客进入。5.2.2.4访客如携带行李物品进入公司，受访人需与访客进行确认，并可对访客行李进行安全检查。5.2.2.5访客在公司期间，被访人员需进行全程陪同。其中，重点区域未经公司总经理特别批准，访客不得进入。5.2.2.6访客离开时，需受访人员陪同至前台，访客归还“访客证”后送其离开。5.2.3可疑人员的识别与防范1对于在公司所在楼层门口，迂回徘徊、东张西望、携带危险物品或刀具的人。5.2.3.2在公司内，未佩戴员工证、也未佩戴访客证的人员。5.2.3.3公司员工在公司门口外发现可疑人员的，应及时上前进行询问，对于可疑人员，应督促其离开。4公司员工在公司内发现可疑人员的，应及时上前进行盘问，确认身份。对于员工或访客未佩戴证件的，应要求其佩戴。对于不明身份人员，需报告管理部负责人，必要时报告物业保安进行处理。5.2.3.5对于发现报告可疑人员和可疑事件的员工，公司视具体情况，给予一定的物质或精神奖励。5.2.4车辆停放员工及访客车辆一律停放在指定位置，不得乱停乱放。访客车辆及其他外来车辆，离开公司前应在大门口检查车厢内是否携带本公司物品。5.3人员安全管控措施5.3.1正式员工录用：5.3.1.1新员工背景调查：要求新员工入职时提供无犯罪证明或声明，并对其学历、就业经历等进行背景调查，调查方式可通过原学校或原单位的电话访谈、调查问卷等形式进行，调查结果登记《员工背景调查表》并记入员工档案，调查中如遇特殊情况必须第一时间通报上级领导并对该人员是否录用做出决策。5.3.1.2在职员工背景调查：在职员工名单（以花名册的形式）定期进行盘点更新。5.3.2离职办理：5.3.2.1转正员工离职应按照劳动合同约定，应提前30天以书面形式向公司申请离职。5.3.2.2试用期员工，提前3个工作日以书面或口头形式向公司申请离职。5.3.2.3公司解除或终止劳动合同和试用期员工、实习生及退休人员离职可不填写《离职申请单》4自动离职人员，各部门经理在三个工作日内通知人事行政专员，暂停自动离职人员一切费用结算、发放和报销，待办理离职时一并结算。5.3.2.5员工最后一个工作日的次日办理工作移交和离职手续，填写《离职结算单》，原部门签核工作交接单，管理部进行工作证、钥匙、资讯设备、办公用品、权限密码、培训核扣等交接注销系统和邮箱用户名，财务部借款、应收账款等核查和交接。5.3.2.6原部门和各职能部门必须严格核查未了结事项和款项，并在《离职结算单》上作好记录，最后统一跟踪处理。5.3.2.7员工离职交接时，经办人员和经办部门经理审核不严，造成公司损失的，按规定对责任人进行处罚。5.3.2.8薪资结算周期内离职未完成《离职结算单》签核的，管理部统一暂停发放薪资。5.3.2.9人事行政专员依据《离职结算单》办理退工手续和结算发放薪资。5.3.2.10离职人员必须在指定的10个工作日内到管理部办理退工手续，逾期责任自负。5.3.2.11离职人员签核完《离职结算单》后禁止再次进入公司禁止使用和查看公司文件、台账、系统等。5.4商业伙伴安全管控措施5.4.1商业伙伴的安全评估5.4.1.1、若商业伙伴是海关高级认证企业的，可免于评估程序。可作为确立合作关系的首选对象。5.4.1.2、若商业伙伴是海关注册登记和备案企业的，要根据认证标准对商业伙伴进行全面评估，重点评估商业伙伴的守法合规、贸易安全、运营资质等。若商业伙伴是失信企业的，则直接取消其合作关系。全面评估方法如下：5.4.1.2.1、 需请商业伙伴提供企业及主要负责人遵守海关等法律法规的书面文件，确认商业伙伴的遵守法律法规方面信用良好。5.4.1.2.2、 检查确认商业伙伴有无供应链安全管理制度和制定监督规范，并确认其有无业务转包。5.4.1.2.3、 深入商业伙伴场地实地勘查，重点勘查其场所安全、进入安全、人员安全、货物安全等供应链安全是否满足海关认证企业标准。5.4.1.2.4、 要求商业伙伴提供其运营资质进行评估。5.4.2商业伙伴的安全要求对公司合作之商业伙伴在确立合作关系之前需要求商业伙伴是否有参照海关认证企业标准优化和完善贸易安全管理。并通过签定代理报关协议（合同）或者商业合作伙伴贸易安全补充协议进行要求，要求其参照海关认证企业标准优化和完善贸易安全管理。5.4.3商业伙伴的安全监督考评1公司设置一年为周期对商业伙伴进行评估考核，填制《商业伙伴安全评估表》在表格内根据考核标准进行打分以确定合作关系。5.4.3.2公司须对商业伙伴的场所安全进行评估。主要评估出入口的车辆、人员进出公司是否配备人员驻守。建筑结构的建造方式是否能够防止非法闯入，是否定期对建筑物进行检查和修缮，保证其完整性、安全性。经营场所内照明是否充足，视频监控是否覆盖主要人员、货物、车辆进出区域。各存储区域是否分类、隔离。锁闭装置是否完好，钥匙管控是否实行登记发放和回收。5.4.3.3公司须对商业伙伴的进入安全进行评估。主要查看是否建立人员和车辆的出入管理制度，并查看实施情况，必须有效落实为合格。对内部员工是否实行身份识别和出入权限的控制，并查看落实情况。针对访客是否实行登记管理，访客进入公司是否佩戴临时身份标识，进入重点区域是否有内部人员陪同，并查看相应记录。4公司须对商业伙伴的人员安全也须进行评估。查看是否建立员工入职、离职等管理制度，是否有员工动态档案清单，聘用员工是否做背景调查。离职员工的证件回收、设备回收是否及时。5.4.3.5公司也须考核商业伙伴对其自身的商业伙伴做过全面有效的评估，并查看评估记录。5.4.3.6公司须对部分商业伙伴的货物、物品安全做评估。通过查看单证与货物是否信息相符，查看货物遇异常如何处置，并查看相应的书面制度和文件。5.4.3.7公司须对商业伙伴的运输工具安全做评估。针对部分具有运输工具的商业伙伴，公司检查器书面制度和程序，运输工具的存储，以及司机身份的核实。5.4.3.8公司须对商业伙伴的危机管理进行综合考评。是否具有完善的应对预案和落实情况，是否定期对员工进行贸易安全培训教育，是否让员工具备防范和识别企业的各种风险。5.4.3.9公司须对商业伙伴的守法规范进行检查。如企业相关人员2年内有无故意犯罪行为，公司有无被列入信用信息异常名单。5.5危机管理安全管控措施5.5.1危机（事故）发生后第一时间将危机情况报告给对应主管部门，如遇财产损失、灾害损失或报关单证遗失等须第一时间通知主管海关。如遇其他紧急情况（申报系统故障等）也须第一时间通知主管海关部门或者系统维护方。5.5.2按照公司培训管理制度要求5.5.2.1供应链安全培训：管理部每年需对与货物流动相结合的报关业务控制等开展一次安全管理培训，所有员工均需参加，让员工了解、掌握在保证货物安全过程中应该