会计信息系统应用技术课件

第一章系統服務思考題

1.賬套的啟用日期與系統日期的關係？

2.用戶與角色的有哪些區別？

3.賬套輸出的功能有哪些？

4.賬套輸出與總賬工具的不同作用？

5.系統管理員與賬套主管分別有哪些操作許可權？學習目標與要求學習目標

系統學習啟動企業門戶，啟用各個系統及基礎檔案設置等功能的基本知識和操作方法。學習要求：

掌握：啟用系統的方法、設置各種分類及檔案的方法瞭解：企業門戶與各個系統的關係第一節財務軟體的安裝一、財務軟體的運行環境用友ERP-U8應用系統的運行環境硬體及軟體最低配置推薦配置硬體環境客戶端記憶體256M以上、CPU500MHz以上、磁片空間2GB以上記憶體512M以上、1GHz以上、磁片空間4GB以上數據伺服器記憶體1GB以上、CPU頻率1GHz以上、磁片空間10GB以上記憶體1GB以上、CPU1GHz以上多CPU、磁片空間10GB以上發佈伺服器記憶體1GB以上、CPU1GHz以上、磁片空間10GB以上記憶體1GB以上、CPU1GHz以上多CPU、磁片空間10GB以上網路寬頻廣域網：56KBPS以上局域網：10MBPS以上軟體環境操作系統Win98、WinNT4.0、Win2000、WinXP，建議使用Win2000/XP資料庫MSSQL2000，MSDE2000TCP/IP、NamedPipe第一節財務軟體的安裝二、財務軟體安裝1.安裝MSED2000

在安裝用友ERP-U8管理軟體之前應安裝“MSSQL2000”或“MSDE2000”。現在安裝用友ERP-U8管理軟體中的“MSDE2000”。

2.安裝用友ERP-U8管理軟體第一節財務軟體的安裝一、財務軟體安裝注意

♦在安裝財務軟體前應先安裝“MSSQL2000”或“MSDE2000”。

♦機器名不能帶“-”字元，不能是中文字元。

♦檢查硬碟空間，無論應用程式安裝在哪個路徑下，程式安裝後需佔用操作系統所在盤200MB空間。

♦安裝前建議關閉所有殺毒軟體。

♦安裝正版軟體，需安裝加密盒。如果是網路應用模式，首先把加密盒插在伺服器的並口上。如果是單機應用模式，則把加密盒插在本地並口上。

♦在初次啟動機器時，系統會要求進行“配置U8服務”，系統初始狀態下超級用戶(SA)的口令為空，可以在此設置。

第二節系統管理一、啟動系統管理

系統允許以兩種身份註冊進入系統管理。一是以系統管理員的身份，二是以賬套主管的身份。

啟動系統管理的操作包括啟動系統管理模組並進行註冊，即登錄進入系統管理模組。注意

♦在實際工作中，為了保證系統的安全，必須為系統管理員設置密碼。

♦在教學過程中，由於一臺電腦供多個學員使用，為了方便則建議不為系統管理員設置密碼。

♦如果以賬套主管的身份進入系統管理則應在啟動系統管理後，在操作員欄錄入賬套主管的編號或姓名，如果有口令還應錄入相應的口令。第二節系統管理二、設置用戶

為了保證系統及數據的安全與保密，系統提供了角色管理和用戶管理功能，以便在電腦系統上進行操作分工及許可權控制。第二節系統管理二、設置用戶(一)角色管理

角色是指在企業管理中擁有某一類職能的組織，這個角色組織可以是實際的部門，可以是由擁有同一類職能的人構成的虛擬組織。注意

♦用戶和角色的設置可以不分先後順序，但對於自動傳遞許可權來說，應該首先設定角色，然後分配權限，最後進行用戶的設置。這樣在設置用戶的時候，選擇其歸屬哪一個角色，則其自動具有該角色的許可權，包括功能許可權和數據許可權。

♦一個角色可以擁有多個用戶，一個用戶也可以屬於多個不同的角色。

第二節系統管理二、設置用戶(二)用戶管理

用戶是指有權登錄系統，對應用系統進行操作的人員，即通常意義上的“操作員”。每次註冊登錄系統，都要進行用戶身份的合法性檢查。第二節系統管理二、設置用戶(二)用戶管理1.增加用戶注意

♦

操作員編號在系統中必須惟一。

♦所設置的操作員一旦被使用，則不能刪除。

♦在實際工作中可以根據需要隨時增加操作員。

♦為保證系統安全，分清責任應設置操作員口令。♦在設置用戶時可以直接指定該用戶的角色，使該用戶直接擁有了該角色的相應的許可權。如果不指定該用戶的角色，則應在許可權設置中再設置該用戶所擁有的某一賬套的操作許可權。第二節系統管理二、設置用戶(二)用戶管理2.修改用戶

所設置的操作員在未被使用前，可以進行修改。第二節系統管理三、賬套管理

賬套是指一組相互關聯的賬務數據。一般來說，可以為企業中每一個獨立核算的單位建立一個賬套，系統最多可以建立999套賬。其中“998”和“999”賬套是系統內置的演示賬套。第二節系統管理三、賬套管理(一)建立賬套

建立賬套，即採用ERP-U8用友應用系統之前為本企業建立一套賬簿檔。根據企業的具體情況進行賬套參數設置，主要包括：核算單位名稱、所屬行業、啟用時間、編碼規則等基礎參數。賬套參數決定了系統的數據輸入、處理、輸出的內容和形式。第二節系統管理三、賬套管理(一)建立賬套

1.設置賬套資訊注意

♦

新建賬套號不能與已存賬套號重複。♦賬套名稱可以是核算單位的簡稱，它將隨時顯示在正在操作的財務軟體的介面上。♦賬套路徑為存儲賬套數據的路徑，可以修改。

♦啟用會計期為啟用財務軟體處理會計業務的日期。♦啟用會計期不能在機內系統日期之後。第二節系統管理三、賬套管理(一)建立賬套

2.輸入單位資訊第二節系統管理三、賬套管理(一)建立賬套

3.確定核算類型注意

♦

行業性質的選擇決定著系統為該賬套提供適合於該行業的基礎數據。

♦賬套主管可以在此確定，也可以在操作員許可權設置功能中修改。

♦系統默認按所選行業性質預置會計科目。如果單擊“按行業性質預置科目”複選框，則不按行業預置會計科目。

系統提供了工業、商業兩種類型。如果選擇了工業模式，則系統不能處理受託代銷業務；如果選擇商業模式，委託代銷和受託代銷業務都能處理。第二節系統管理三、賬套管理(一)建立賬套

4.確定分類資訊

如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較多，可以對它們進行分類核算。如果目前無法確定，則可以待啟動購銷存系統時再進行設置。若選擇各項分類核算，則必須先設置各項分類方案，然後才能設置相應的基礎檔案。第二節系統管理三、賬套管理(一)建立賬套

5.確定編碼方案

為了便於對經濟業務數據進行分級核算、統計和管理，軟體將對會計科目、企業的部門等進行編碼。編碼方案是指設置編碼的級次方案，這裏採用群碼方案,這是一種分段組合編碼,每一段有固定的位數。編碼規則是指分類編碼共分幾段,每段有幾位。一級至最底層的段數稱為級次,每級(或每段)的編碼位數稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。第二節系統管理三、賬套管理(一)建立賬套

5.確定編碼方案

♦

除科目編碼級次的第1級外，均可以直接根據需要進行修改。♦由於系統按照賬套所選行業會計制度預置了一級會計科目，因此第1級科目編碼級次不能修改。

♦在系統未使用前，如果分類編碼方案設置有誤，可以在“系統控制臺”的“基礎設置”中進行修改。注意第二節系統管理三、賬套管理(一)建立賬套

6.確定數據精度

數據精度是指定義數據的小數位數。由於各單位對數量、單價的核算精度要求不一致，為了適應不同的需求，系統提供了自定義數據精度的功能。第二節系統管理三、賬套管理(二)修改賬套

經過一段時間的運行，如果發現賬套的某些資訊需要修改或補充，可以通過修改賬套功能來完成。此功能還可以幫助用戶查看某個賬套的資訊。系統要求，只有賬套主管才有權利註冊使用賬套修改功能。如果要修改某一賬套的資訊，首先應在啟動系統管理後，以賬套主管的身份登錄註冊系統管理，並選擇要修改的賬套。注意

♦

若當前操作員不是要修改賬套的主管，則應在“系統管理”窗口中，先註銷當前操作員，再重新選擇操作員。♦註冊系統的“操作員”，即可以是操作員的編號，也可以是操作員的名稱。第二節系統管理三、賬套管理(三)輸出賬套

賬套輸出(即會計數據備份)就是將ERP-U8應用系統所產生的數據備份到硬碟、軟碟或光碟中保存起來。其目的是長期保存，防備意外事故造成的硬碟數據丟失、非法篡改和破壞；能夠利用備份數據，使系統數據得到儘快恢復以保證業務正常進行。賬套的“輸出”功能除了可以完成賬套的備份操作外還可以完成刪除賬套的操作。如果系統內的賬套已經不需再繼續保存，則可以使用賬套的“輸出”功能進行賬套刪除。注意

♦

只有系統管理員才有許可權輸出賬套。♦在刪除賬套時，必須關閉所有系統模組。

第二節系統管理三、賬套管理(四)引入賬套

賬套引入(即會計數據恢復)是指把軟碟上或硬碟上的備份數據恢復到硬碟上指定目錄下，即利用現有數據恢復。進行賬套引入(或數據恢復)的目的是：當硬碟數據被破壞時，將軟碟或光碟上的最新備份數據恢復到硬碟中。系統還允許將系統外某賬套數據引入本系統中，從而有利於集團公司的操作。例如子公司的賬套數據可以定期被引入母公司系統中，以便進行有關賬套數據的分析和合併工作。注意

♦

恢復備份數據會將硬碟中現有的數據覆蓋，因此如果沒有發現數據損壞，不要輕易進行數據恢復。♦在引入賬套時系統默認的賬套路徑如果與實際要引入的賬套路徑不同，則應修改賬套路徑。第二節系統管理四、設置操作員許可權

在用友ERP-U8應用系統中可以實現三個層次的許可權管理。

第一個層次是功能級許可權的管理。

第二個層次是數據級許可權管理。

第三個層次是金額級許可權管理。第二節系統管理四、設置操作員許可權(一)增加操作員許可權

由於操作員許可權是指某一操作員擁有某一賬套的某些功能的操作許可權，因此，在設置操作員和建立該核算賬套之後，可以在操作員許可權設置功能中對非賬套主管的操作員進行操作員許可權的設置。注意

♦

賬套主管右側文本框中的下三角按鈕為設置操作員許可權的賬套選擇按鈕。

♦在“增加許可權”對話框中，可以單擊上級許可權後打開該上級許可權所屬的明細許可權，根據自己的需要刪除或選擇明細許可權。第二節系統管理四、設置操作員許可權(二)修改操作員許可權1.設定或取消賬套主管

賬套主管的設立首先在建立賬套時指定，修改時由系統管理員進行賬套主管的設定與放棄的操作，首先在“操作員許可權”左邊窗口中選擇欲設定或放棄賬套主管資格的操作員，然後在對話框右上角選擇賬套，最後選中旁邊的“賬套主管”複選框。在實際工作中一個賬套可以定義多個賬套主管，一個操作員也可以擔任多個賬套的賬套主管。在設置操作員許可權時，只需對非賬套主管的操作員設置相應的操作許可權，而系統默認賬套主管自動擁有該賬套的全部許可權。第二節系統管理四、設置操作員許可權(二)修改操作員許可權2.刪除操作員許可權

系統管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的許可權進行刪除。注意

♦系統約定，操作員許可權一旦被使用，便不能被修改或刪除。

♦如果要刪除某一操作員的某一賬套的多個操作許可權，可以在選中第一個要刪除的許可權後，按住Shift鍵，同時移動滑鼠，便可選定一批許可權，然後單擊“刪除”按鈕，執行批量刪除的功能。第三節總賬工具

總賬工具是總賬系統攜帶的一個應用程式，它可以實現不同賬套或同一賬套不同機器之間的數據傳遞。主要包括：公共目錄複製、憑證引入和賬簿數據整理。第三節總賬工具一、確定數據源及目的數據

數據源即系統已經建立或外部系統的賬套資訊。若屬於外部系統的賬套資訊，則需將其先存為文本檔。確定數據源的目的是將數據源中的公用目錄複製到目的數據之中。

目的數據即在建立新賬套後，需要將系統中已存在的某一賬套的公用目錄數據複製過來的賬套。第三節總賬工具二、複製數據源資訊注意

♦

目的數據的賬套必須預先設置，並且，如果要複製數據源中的會計科目，則應該在建立目的數據的賬套時不能預置會計科目，否則將不能複製會計科目。♦如果使用的是網路版，執行本功能前應將使用“目的數據”賬套的所有站點關閉。

♦複製後的賬套初始化資料，若仍有與新賬套要求不同之處，可以在新賬套中再行修改。♦

對於有分級的公共目錄，如：會計科目、部門目錄、專案分類等，目的賬套的相應目錄應為空，否則，將不能進行複製。♦對於無分級的公共目錄，如：個人目錄、專案目錄、客戶目錄等，將把不同的目錄追加複製到目的賬套中。第三章總賬學習目標與要求學習目標

系統學習總賬系統初始化、日常業務處理和期末業務處理的工作原理和操作方法。學習要求：

掌握：總賬系統初始化中設置會計科目、錄入期初餘額及設置各種分類、檔案資料的方法；掌握總賬系統日常業務處理的憑證處理和記賬的方法。瞭解：期末業務的內容和處理方法

思考題

1.總賬系統初始化主要包括哪些內容？

2.在錄入期初餘額時發現會計科目錯誤應該怎麼辦？

3.已審核的憑證應如何修改？

4.如何刪除憑證？

5.在實際工作中有哪些業務可以通過設置自動轉賬憑證的方法進行處理？

第一節總賬系統初始化一、啟動總賬系統

使用總賬系統之前，應該已經建立賬套，並且在建立賬套後或在企業門戶中啟用總賬系統的操作，否則不能啟動總賬系統。注意

♦在啟動總賬系統前應先在系統管理中設置相應的賬套。

♦在進入任何系統時，均必須先錄入有權利操作該賬套的操作員，可以是操作員的編碼，也可以是操作員的名稱，只有當錄入正確的操作員後，系統才會列示該操作員可以操作的賬套。第一節總賬系統初始化二、設置總賬系統啟用參數

系統啟用後，如果系統預置的“總賬系統啟用”參數與實際需要不符，應根據實際情況，在總賬系統使用之前通過設置總賬系統“選項”正確選擇適合本單位的各種參數，以達到會計核算和財務管理的目的。總賬系統“選項”對話框包括憑證、賬簿、會計日曆和其他四個選項頁簽。1.憑證選項2.憑證編號方式選項區域

3.賬簿選項4.會計日曆選項第一節總賬系統初始化三、設置會計科目

設置會計科目是會計核算的方法之一，是用戶將在會計核算和會計管理中所需要的會計科目在總賬系統中進行設置。它用於分門別類地反映企業經濟業務核算資料，為登記賬簿，編制財務會計報表奠定基礎，便於提供詳細、總括的核算資訊，便於經營管理者做出經營決策，制定經營目標。注意

♦會計科目的設置必須滿足會計報表編制的要求。

♦會計科目的設置必須保持科目間的協調性和體系的完整性。第一節總賬系統初始化三、設置會計科目

如果用戶所使用的會計科目基本上與所選行業會計制度規定的一級會計科目一致，則可以在建立賬套時選擇預置會計科目。這樣，在會計科目初始設置時只需對不同的會計科目進行修改，對缺少的會計科目進行增加處理即可。(一)增加會計科目

如果所使用的會計科目與會計制度規定的會計科目相差較多，則可以在建立賬套時選擇不預置會計科目，這樣可以根據自身的需要自行設置全部會計科目。第一節總賬系統初始化三、設置會計科目(一)增加會計科目注意

♦增加會計科目時，要遵循先建上級再建下級的原則。

♦會計科目編碼的長度及每級位數要符合編碼規則。♦

編碼不能重複。♦科目已經使用後再增加明細科目時，系統自動將上級科目的數據結轉到新增加的第一個明細科目上，以保證賬賬平衡。第一節總賬系統初始化三、設置會計科目

如果要對已經設置完成的會計科目的名稱、編碼及輔助專案等內容進行修改，應在會計科目未使用之前在會計科目的修改功能中完成。(二)修改會計科目注意

♦沒有會計科目設置權的用戶只能流覽會計科目，而不能進行修改。

♦非末級會計科目不能再修改科目編碼。♦

已經使用過的末級會計科目不能再修改科目編碼。♦已有數據的會計科目，應先將該科目及其下級科目餘額清零後再修改。♦被封存的科目在制單時不可以使用。♦

只有末級科目才能設置匯總列印，且只能匯總到該科目本身或其上級科目。♦只有處於修改狀態才能設置匯總列印和封存。第一節總賬系統初始化三、設置會計科目

如果某些會計科目目前暫時不需用或者不適合用戶科目體系的特點，可以在未使用之前將其刪除。(三)刪除會計科目注意

♦刪除科目後不能被自動恢復，但可通過增加功能來完成。

♦非末級科目不能刪除。♦已有數據的會計科目，應先將該科目及其下級科目餘額清零後再刪除。♦被指定為現金銀行科目的會計科目不能刪除。如想刪除，必須先取消指定。第一節總賬系統初始化三、設置會計科目

如果用戶原來有許多往來單位，並且個人、部門、專案是通過設置明細科目來進行核算管理的，那麼，在使用總賬系統後，最好改用輔助核算進行管理，即將這些明細科目的上級科目設為末級科目並設為輔助核算科目，同時將這些明細科目設為相應的輔助核算目錄。一個科目設置了輔助核算後，它所發生的每一筆業務將會同時登記在總賬和輔助明細賬上。可以進行輔助核算的內容主要有：部門核算、個人往來、客戶往來、供應商往來及專案核算等。(四)設置會計科目輔助專案第一節總賬系統初始化三、設置會計科目(四)設置會計科目輔助專案注意

♦輔助賬類必須設在末級科目上，但為了查詢或出賬方便，可以將其上級和末級科目上同時設置輔助賬類。

♦由於不啟用往來款系統，往來業務的核算在總賬系統中進行，所以在設置供應商往來和客戶往來款項的輔助核算項時，應不設置受控系統。如果默認了系統設置的受控系統，則往來科目應主要在往來款系統使用。第一節總賬系統初始化四、設置憑證類別

在開始使用電腦錄入憑證之前，應根據企業管理和核算的要求在系統中設置憑證類別，以便將憑證按類別分別編制、管理、記賬和匯總。系統提供了常用的憑證分類方式，用戶可以從中選擇，也可以根據實際情況自行定義。如果選擇了“收款憑證付款憑證轉賬憑證”的分類方式，應根據憑證分類的特點進行相應限制條件的設置，以便提高憑證處理的準確性。注意

♦限制科目數量不限，科目間用英語狀態下的逗號分隔。

♦填制憑證時，如果不符合這些限制條件，系統拒絕保存。♦

可以通過憑證類別列表右側的上下箭頭按鈕調整明細賬中憑證的排列順序。第一節總賬系統初始化五、設置結算方式

該功能用來建立和管理在經營活動中所涉及到的貨幣結算方式。結算方式最多可以分為2級。注意

♦結算方式的編碼必須符合編碼原則。

♦結算方式的錄入內容必須唯一。♦

票據管理的標誌可以根據實際情況選擇是否需要。

第一節總賬系統初始化六、錄入期初餘額

為了保證會計數據連續完整，並與手工賬簿數據銜接，賬務系統第一次投入使用前還需要將各種基礎數據錄入系統。這些基礎數據主要是各明細科目的年初餘額和系統啟用前各月的發生額。其上級科目的餘額和發生額由系統自動進行匯總。一般情況下，資產、費用類科目餘額在借方，負債、所有者權益、收入、利潤類科目餘額在貸方。如果是數量金額類科目還應輸入相應的數量和單價。

在輸入期初數據時，如果某一科目設置了輔助核算類別，還應輸入輔助核算類別的有關初始餘額。數據錄入完畢後，為了保證數據的準確性，滿足數據間的平衡關係，系統將自動對數據進行校驗。第一節總賬系統初始化六、錄入期初餘額

在開始使用總賬系統時，應先將各帳戶啟用月份的月初餘額和年初到該月的借貸方累計發生額計算清楚，並輸入到總賬系統中。(一)錄入基本科目餘額

如果是年初建賬，可以直接錄入年初餘額；如果是在年中建賬，則可錄入啟用當月(如4月)的期初餘額及年初未用的月份(即1月至3月)的借、貸方累計發生額，系統自動計算年初餘額。第一節總賬系統初始化六、錄入期初餘額(一)錄入基本科目餘額注意

♦如果某科目為數量、外幣核算，應錄入期初數量、外幣餘額，而且必須先錄入本幣餘額，再錄入數量外幣餘額。

♦非末級會計科目餘額不用錄入，系統將根據其下級明細科目自動匯總計算填入。♦出現紅字餘額用負號輸入。♦修改餘額時，直接輸入正確數據即可。♦憑證記賬後期初餘額變為流覽只讀狀態，不能再修改。第一節總賬系統初始化

如果某科目涉及個人往來輔助核算，則需在系統打開的“個人往來期初”對話框中輸入相關資訊。注意

♦只要求錄入最末級科目的餘額和累計發生數，上級科目的餘額和累計發生數由系統自動計算。

♦借貸方累計發生額直接錄入，期初餘額在輔助項中錄中。♦

如果某科目涉及部門輔助核算，則必須按輔助項錄入期初餘額。具體操作步驟參照個人往來科目期初餘額的錄入。六、錄入期初餘額(二)錄入個人往來科目餘額第一節總賬系統初始化

如果某科目涉及客戶及供應商輔助核算，則需在系統打開的“客戶往來期初”或“供應商往來期初”對話框中輸入相關的資訊。注意

♦

在錄入往來科目期初餘額時，往來單位必須是已經設置客戶及供應商檔案的單位，如果在錄入期初餘額時還未設置這些檔案，則應先補設檔案資料再錄入餘額。

♦如果使用應收應付系統，則應同時在應收應付系統中錄入含客戶、供應商賬類的科目的明細期初餘額，並將總賬與應收應付系統餘額進行對賬。六、錄入期初餘額(三)錄入單位往來科目餘額第一節總賬系統初始化

一般情況下，系統默認資產類科目餘額為借方，負債及所有者權益類科目的餘額方向為貸方。但是在實際工作中，有一部分會計科目與原有的系統設置的餘額方向不相一致，也沒有在建立會計科目時對其進行相應的調整，如“壞賬準備”、“累計折舊”等科目的餘額方向與同類科目默認的餘額方向相反。在錄入會計科目餘額時，系統提供了調整餘額方向的功能，即在還未錄入會計科目餘額時如果發現會計科目的餘額方向與系統設置的方向不一致時可以將其方向調整。六、錄入期初餘額(四)調整餘額方向注意

♦總賬科目與其下級明細科目的餘額方向必須一致。

♦餘額的方向應以科目屬性或類型為准，不以當前餘額方向為准。第一節總賬系統初始化

期初餘額及累計發生額輸入完成後，為了保證初始數據的正確性，必須依據“資產=負債+所有者權益+收入-成本費用”的原則進行平衡校驗。六、錄入期初餘額(五)試算平衡注意

♦期初餘額試算不平衡，可以填制憑證但不能記賬。

♦已經記過賬，則不能再錄入、修改期初餘額，也不能執行“結轉上年餘額”的功能。

校驗工作由電腦自動完成，校驗完成後系統會自動生成一個校驗結果報告，如果試算結果不平衡，則應依次逐項進行檢查、更正後，再次進行平衡校驗，直至平衡為止。第二節日常業務處理

在總賬系統中，當初始設置完成後，就可以開始進行日常業務處理了。日常業務處理的任務主要包括填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和列印輸出各種憑證、賬簿，進行月末處理等。第二節日常業務處理一、填制憑證

記賬憑證是登記賬簿的依據，是總賬系統的唯一數據來源，填制憑證也是最基礎和最頻繁的工作。在使用電腦處理賬務後，電子賬簿的準確與完整完全依賴於記賬憑證，因而在實際工作中，必須確保準確完整地輸入記賬憑證。第二節日常業務處理一、填制憑證(一)增加憑證1.輸入憑證頭部分

填制記賬憑證時，應先完成憑證頭部分的錄入。此項操作對於錄入各種類型的憑證，其操作步驟都是類似的。注意

♦憑證類別為初始設置時已定義的憑證類別代碼或名稱。

♦採用自動編號時，電腦自動按月按類別連續進行編號。

♦採用序時控制時，憑證日期應大於或等於啟用日期，但不能超過機內系統日期。♦在“附單據數“處可以按Enter鍵通過，也可以輸入單據數量。♦憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號均不能修改。第二節日常業務處理一、填制憑證(一)增加憑證2.輸入憑證正文部分

憑證頭部分完成後，接下來輸入憑證正文部分，這是填制憑證的重要環節，企業應根據具體經濟業務內容，採用不同的方式填制憑證，而且每張憑證要求借貸平衡。注意

♦正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應的會計科目在明細賬、日記賬中出現。新增分錄完成後，按回車鍵，系統將摘要自動複製到下一分錄行。

♦科目編碼必須是末級的科目編碼。

♦金額不能為“零”，紅字以“－”號表示。第二節日常業務處理一、填制憑證(一)增加憑證3.輸入輔助核算資訊

當輸入具有輔助核算的科目時，要求輸入相應的輔助資訊。注意

♦當選擇支票控制，即該結算方式被設為支票管理時，銀行賬輔助資訊不能為空，而且該方式的票號應在支票登記簿中有記錄。

♦輸入的結算方式、票號和發生日期將在進行銀行對賬時使用。

♦若當前分錄的金額為其他所有分錄的借貸方差額，則在金額處按“=”鍵即可。第二節日常業務處理一、填制憑證(二)修改憑證

輸入憑證時，儘管系統提供了多種控制錯誤的手段，但誤操作是在所難免的，記賬憑證的錯誤，必然影響系統的核算結果。為更正錯誤，可以通過系統提供的修改功能對錯誤憑證進行修改。

對錯誤憑證進行修改，可分為“無痕跡”修改及“有痕跡”修改兩種。第二節日常業務處理一、填制憑證(二)修改憑證“無痕跡”修改，即不留下任何曾經修改的線索和痕跡。下列兩種狀態下的錯誤憑證可實現無痕跡修改:(1)對已經輸入但未審核的機內記賬憑證進行直接修改；

(2)已通過審核但還未記賬的憑證不能直接修改,可以先取消審核再修改。注意

♦

若已採用制單序時控制，則在修改制單日期時，不能在上一張憑證的制單日期之前。

♦若已選擇不允許修改或作廢他人填制的憑證許可權控制，則不能修改或作廢他人填制的憑證。

♦外部系統傳遞來的憑證不能在總賬系統中修改，只能在生成該憑證的系統中進行修改。第二節日常業務處理一、填制憑證(二)修改憑證“有痕跡”修改，即留下曾經修改的線索和痕跡，通過保留錯誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡。如果已記賬憑證發現有錯，是不能再修改的，對此類錯誤的修改要求留下審計線索。這時可以採用紅字沖銷法或者補充登記法進行更正。第二節日常業務處理一、填制憑證(三)沖銷憑證

如果需要沖銷某張已記賬的憑證，可以製作紅字沖銷憑證的方法。注意

♦只能針對已記賬憑證製作“紅字沖銷”憑證。

♦製作紅字沖銷憑證將錯誤憑證沖銷後，需要再編制正確的藍字憑證進行補充。

♦通過紅字沖銷法增加的憑證，應視同正常憑證進行保存和管理。第二節日常業務處理一、填制憑證(四)作廢及刪除憑證

日常操作過程，若遇到某張憑證需要作廢時，可以使用“作廢/恢復”功能，將這些憑證作廢。注意

♦作廢憑證仍保留憑證內容及編號，只顯示“作廢”字樣。

♦作廢憑證不能修改，不能審核。

♦在記賬時，已作廢的憑證將參與記賬，否則月末無法結賬，但系統不對作廢憑證進行數據處理，即相當於一張空憑證。

♦賬簿查詢時，找不到作廢憑證的數據。♦

若當前憑證已作廢，可單擊“制單”菜單中的“作廢/恢復”選項，取消作廢標誌，並將當前憑證恢復為有效憑證。

第二節日常業務處理一、填制憑證(四)作廢及刪除憑證

如果不想保留作廢憑證時，可以通過“憑證刪除/整理”功能，將其徹底刪除，並對未記賬憑證重新編號。注意

♦只能對未記賬的憑證作憑證整理。

♦已記賬憑證作憑證整理，應先取消記賬，再作憑證整理。第二節日常業務處理(五)查詢憑證

在制單過程中，可以通過“查詢”功能對憑證進行查看，以便隨時瞭解經濟業務發生的情況，保證填制憑證的正確性。注意

♦在“填制憑證”窗口中，單擊“查看”菜單中的選項可以查看到當前科目最新餘額、外部系統制單資訊、聯查明細賬及查找分單等。

♦如果憑證尚未記賬，則可以直接在填制憑證功能中查看。一、填制憑證第二節日常業務處理二、審核憑證

審核憑證是指由具有審核許可權的操作員按照會計制度規定，對制單人填制的記賬憑證進行合法性檢查。其目的是防止錯誤及舞弊。注意

♦在確認一批憑證無錯誤時可以單擊“審核”菜單中的“成批審核憑證”功能，可以完成成批審核的操作。

♦作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。

♦審核人和制單人不能是同一個人。

♦憑證一經審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字後才可操作。♦已標錯的憑證不能被審核，需先取消標錯後才能審核。第二節日常業務處理三、記賬

記賬是以會計憑證為依據，將經濟業務全面、系統、連續地記錄到具有帳戶基本結構的賬簿中去的一種方法。第二節日常業務處理三、記賬(一)記賬

記賬憑證經審核後，即可以進行登記總賬、明細賬、日記賬及往來賬等操作。本系統記賬採用嚮導方式，使記賬過程更加明確，記賬工作由電腦自動進行數據處理，不用人工干預。注意

♦記賬範圍可輸入數字、“－”和“，”。

♦第一次記賬時，若期初餘額試算不平衡，不能記賬。♦上月未結賬，本月不能記賬。♦未審核憑證不能記賬，記賬範圍應小於等於已審核範圍。♦作廢憑證不需審核可直接記賬。第二節日常業務處理三、記賬(一)記賬注意

♦在設置過程中，如果發現某一步設置錯誤，可單擊“上一步”返回後進行修改。如果不想再繼續記賬，可單擊“取消”，取消本次記賬工作。

♦記賬過程一旦斷電或其他原因造成中斷後，系統將自動調用“恢復記賬前狀態”恢復數據，然後再重新記賬。♦在記賬過程中，不得中斷退出。

第二節日常業務處理三、記賬(二)取消記賬

如果由於某種原因，事後發現本月已記賬的憑證有錯誤且必須在本月進行修改，利用“恢復記賬前狀態”功能，將本月已記賬的憑證恢復到未記賬狀態，進行修改、審核後再進行記賬。注意

♦如果選擇的是恢復至本月月初，需要輸入會計主管的口令後，系統才開始進行恢復工作。

♦對於已結賬的月份，不能恢復記賬前狀態。♦如果再按CTRL+H鍵，隱藏恢復記賬前狀態功能。第三節賬簿管理一、科目賬查詢

科目賬查詢主要包括查詢總賬、餘額表、明細賬和多欄賬等。通過科目賬查詢可以總括地瞭解總賬、明細賬、多欄賬科目及餘額表的期初餘額、本期發生額和期末餘額的情況。第三節賬簿管理一、科目賬查詢(一)三欄式總賬

總賬通常被定義為三欄式，即借貸餘三欄賬。在電算化方式下，通過三欄式總賬查詢功能，不但可以查詢各總賬科目的年初餘額、各月發生額合計和月末餘額，而且還可查詢所有二至五級明細科目的年初餘額、各月發生額合計和月末餘額等。注意

♦科目範圍為空時，系統認為查詢所有科目。

♦如果需查詢一至三級科目，可選擇級次範圍“1-3”，如果需查詢所有末級科目，則應選中“末級科目”複選框。♦如果需查看明細賬還可在“總賬查詢”窗口中單擊“明細”按鈕。

♦如果需查詢包含未記賬憑證的總賬，則應選中“包含未記賬憑證”複選框。♦可將查詢條件保存到“我的賬簿”中。第三節賬簿管理一、科目賬查詢(二)餘額表

餘額表查詢與總賬查詢基本相似，主要用於查詢和統計各級科目的本月發生額、累計發生額和餘額等，可輸出某月或某幾個月的所有總賬科目或明細科目的期初餘額、本期發生額、累計發生額、期末餘額等。可以分別按會計科目的類型和金額區間等方式查詢。此處主要介紹未記賬餘額表的查詢。注意

♦輸入“科目編碼”時可以使用通配符“？”，如：？？？？01表示查一級為任何編碼，二級為01的科目。

♦通配符使用時只能是某個級次編碼都用“？”，不能在某個級次的編碼一個用“？”一個用編碼。第三節賬簿管理一、科目賬查詢(三)明細賬

明細賬查詢與總賬查詢的操作步驟基本相同，主要用於查詢二至五級明細科目的年初餘額、各月發生額合計和月末餘額等。明細賬的查詢格式主要有普通明細賬、按科目排序明細賬、月份綜合明細賬。普通明細賬是按科目查詢，按發生日期排序的明細賬；按科目排序明細賬是按非末級科目查詢，按其有發生額的末級科目排序的明細賬；月份綜合明細賬是按非末級科目查詢，包含非末級科目總賬數據及末級科目明細數據的綜合明細賬，使各級科目的數據關係一目了然。第三節賬簿管理一、科目賬查詢(三)明細賬1.普通明細賬

普通明細賬查詢主要用於平時按科目範圍查詢各帳戶的明細發生情況，及按任意條件組合查詢明細賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。注意

♦

在明細賬查詢窗口中可以聯查到相應科目的總賬及記賬憑證等。第三節賬簿管理二、輔助賬

在總賬系統的強大的查詢功能中，除了能夠查詢總賬、明細賬和日記賬之外，系統還提供了輔助賬的查詢和管理功能。第三節賬簿管理二、輔助賬(一)部門賬

在總賬系統中，如果在定義會計科目時，把某科目賬類定認為部門輔助核算，系統則對這些科目除了進行部門核算外，還提供了橫向和縱向的查詢統計功能，為企業管理者輸出各種會計資訊，真正體現了“管理”的功能。注意

♦

在“部門總賬”介面，用滑鼠單擊“明細”可聯查部門明細賬。第三節賬簿管理二、輔助賬(二)個人往來賬

個人往來輔助賬主要涉及個人往來輔助賬餘額表及明細賬。注意

♦

在個人往來兩清自動勾對後，單擊“返回”按鈕可以顯示勾對結果。♦

用滑鼠單擊“總賬”按鈕可以查詢個人往來總賬情況；單擊“憑證”按鈕可以查詢相應的憑證情況

第四節期末處理

期末會計業務是指會計人員將本月所發生的日常經濟業務全部登記入賬後，在每個會計期末都需要完成的一些特定的會計工作，主要包括：期末轉賬業務、試算平衡、對賬、結賬以及期末會計報表的編制等。由於各會計期間的許多期末業務均具有較強的規律性，因此由電腦來處理期末會計業務，不但可以規範會計業務的處理還可以大大提高處理期末業務的工作效率。第四節期末處理一、定義轉賬憑證

轉賬憑證的定義提供了自定義轉賬憑證、對應結轉、結轉銷售成本及結轉期間損益等。第四節期末處理一、定義轉賬憑證(一)自定義轉賬設置

由於各個企業情況不同，必然會造成各個企業對各類成本費用的分攤結轉方式的不同。在電算化方式下，為了實現各個企業不同時期期末會計業務處理的通用性，用戶可以自行定義自動轉賬憑證以完成每個會計期末的固定會計業務的自動轉賬。自定義轉賬憑證功能可以完成對各種費用的分配、分攤、計提、稅金的計算及期間損益轉賬憑證的設置等。注意

♦

轉賬序號是指自定義轉賬憑證的代號，轉賬序號不是憑證號，轉賬序號可以任意定義，但只能輸入數字、字母，不能重號。♦

轉賬憑證號在執行自動轉賬時由系統生成，一張轉賬憑證對應一個轉賬序號。第四節期末處理一、定義轉賬憑證(一)自定義轉賬設置1.定義借方轉賬分錄資訊注意

♦科目缺省，取對方所有科目的金額之和。

♦如果使用應收、應付系統，在總賬系統中，不能按客戶、供應商輔助項進行結轉，只能按科目總數進行結轉。♦如果公式的運算式明確，可直接輸入公式。第四節期末處理一、定義轉賬憑證(一)自定義轉賬設置2.定義貸方轉賬分錄資訊注意

♦輸入公式時，如果公式的運算式不太明確，可採用嚮導方式輸入金額公式。

♦

函數公式中，選擇期初、期末時，方向一般為空，避免由於出現反向餘額時發生取數錯誤。♦如果輸入常數的窗口沒有打開，可以單擊“上一步”按鈕返回後，再單擊“下一步”按鈕重新打開。第四節期末處理一、定義轉賬憑證(二)對應結轉設置

對應結轉不僅可以進行兩個科目一對一的結轉，還可以進行科目的一對多結轉。對應結轉的科目可以是上級科目，但其下級科目的科目結構必須一致(相同明細科目)。注意

♦

對應結轉只結轉期末餘額。

♦

一張憑證可定義多行，轉出科目及輔助項必須一致，轉入科目及輔助項可不相同。

♦如果同一憑證轉入科目有多個，並且若同一憑證的結轉係數之和為1，則最後一筆結轉金額為轉出科目餘額減當前憑證已轉出的餘額。

第四節期末處理一、定義轉賬憑證(三)期間損益設置

本功能用於在一個會計期間終了將損益類科目的餘額結轉到本年利潤科目中，從而及時反映企業利潤的盈虧情況。注意

♦

損益科目與本年利潤科目都有輔助核算，則輔助賬類必須相同。♦

本年利潤科目必須為末級科目，且為本年利潤入賬科目的下級科目。第四節期末處理二、生成轉賬憑證

在定義完成轉賬憑證後，每月月末只需執行本功能即可快速生成轉賬憑證，在此生成的轉賬憑證將自動追加到未記賬憑證中去。由於轉賬是按照已記賬憑證的數據進行計算的，所以在進行月末轉賬工作之前，必須先將所有未記賬憑證記賬，否則，將影響生成的轉賬憑證數據的正確性。注意

♦轉賬生成之前，注意轉賬月份為當前會計月份。

♦進行轉賬生成之前，選將相關經濟業務的記賬憑證登記入賬。♦若憑證類別、制單日期和附單據數與實際情況有出入，可直接在當前憑證上進行修改，然後再保存。

♦生成對應結轉憑證和銷售成本結轉憑證的操作與自定義轉賬生成的操作基本相同。第四節期末處理二、生成轉賬憑證注意

♦轉賬憑證每月只生成一次。

♦轉賬憑證生成時，系統中如果有未記賬的憑證，系統會提示。如果該未記賬憑證並不會影響此時生成的記賬的憑證，則可以繼續此時的操作，否則應在將未記賬憑證記賬後再繼續生產轉賬憑證的操作。

♦生成的轉賬憑證，仍需審核、才能記賬。♦在生成憑證時必須注意業務發生的先後次序，否則計算金額時就會發生差錯。第四節期末處理三、月末結賬

在會計期末，除了對收入、費用類帳戶餘額進行結轉外，還要進行對賬、結賬，並在結賬之前進行試算平衡。第四節期末處理三、月末結賬

對賬是對賬簿數據進行核對，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。它主要是通過核對總賬與明細賬、總賬與輔助賬數據來完成賬賬核對。為了保證賬證相符、賬賬相符，應經常使用“對賬”功能進行對賬，至少一個月一次，一般可在月末結賬前進行。(一)對賬注意

♦

在對賬功能中，可以按Ctrl+H啟動恢復記賬前功能。

第四節期末處理三、月末結賬

結賬指每月月末計算和結轉各賬簿的本期發生額和期末餘額，並終止本期的賬務處理工作的過程。結賬只能每月進行一次，要正確地完成結賬工作必須符合系統對結賬工作的要求。(二)結賬注意

♦結賬只能由有結賬許可權的人進行。

♦本月還有未記賬憑證時，不能結賬。♦結賬必須按月連續進行，上月未結賬，本月也不能結賬，但可以填制、審核憑證。

♦若總賬與明細賬對賬不符，不能結賬。♦如果與其他聯合使用，其他子系統未全部結賬，本系統不能結賬。第四節期末處理三、月末結賬(二)結賬注意

♦已結賬月份不能再填制憑證。

♦結賬前，要進行數據備份。在結賬的過程中，可以單擊“取消”按鈕取消正在進行的結賬操作。

♦取消結賬功能鍵為：Ctrl+Shift+F6。第四章UFO報表學習目標與要求學習目標

系統學習自定義簡單報表和利用報表範本生成報表的基本知識和操作方法。學習要求：

掌握：報表格式設置、公式設置及報表數據的計算方法，利用報表範本生成報表數據的方法。瞭解：設置報表範本的方法思考題

1.UFO報表管理系統的主要功能有哪些？

2.在報表的格式狀態下能完成哪些工作？

3.如何調整關鍵字的位置？

4.可以對報表範本中的公式進行修改嗎？

5.生成報表數據應具備哪些條件？

第一節報表格式設計

定義一張報表，首先應該定義報表數據的載體—報表格式。報表格式設計是製作報表的基本步驟，它決定了整張報表的外觀和結構。第一節報表格式設計一、啟動UFO報表

在使用UFO報表系統處理會計報表之前，應首先啟動UFO系統，並建立一張空白的報表，然後在這張空白報表的基礎上設計報表的格式。注意

♦建立新表後，將得到一張系統默認格式的空表，保表名默認為Report1.rep。

♦空白報表建立起來以後，裏面沒有任何內容，所有單元的類型均默認為數值單元。

♦新報表建立起來以後，默認的狀態欄為格式狀態。第一節報表格式設計二、設計表樣

設計表樣主要包括設計報表的表格，輸入報表的表間專案，以及定義報表中各項目的顯示風格，定義單元屬性。通過設置報表表樣可以確定整張報表的大小和外觀。

報表表樣設置的具體內容一般包括設置報表尺寸，定義報表行高和列寬，畫表格線，定義組合單元，輸入表頭、表體、表尾內容，定義單元屬性等。第一節報表格式設計二、設計表樣(一)設置報表尺寸

設置報表尺寸是指設置報表的行數和列數。第一節報表格式設計二、設計表樣(二)定義報表的行高和列寬注意

♦行高和列寬的定義，可以通過菜單操作，也可以直接利用滑鼠拖動某行或某列來調整行高和列寬。第一節報表格式設計二、設計表樣(三)畫表格線

報表的尺寸設置完之後，在報表輸出時，該報表示沒有任何表格線的，為了滿足查詢和列印的需要，還需要在適當的位置上畫表格線。注意

♦畫好的表格線在格式狀態下變化並不明顯。操作完以後可以在數據狀態下查看效果。第一節報表格式設計二、設計表樣(四)定義組合單元

有些內容如標題、編制單位、日期及貨幣單位等資訊可能一個單元容納不下，所以為了實現這些內容的輸入和顯示，需要定義組合單元。注意

♦組合單元實際上就是一個大的單元，所有針對單元的操作對組合單元均有效。♦

組合單元可以用該區功能變數名稱或者區域中的任一單元名來加以表示。第一節報表格式設計二、設計表樣(五)輸入表間專案

報表表間專案是指報表的固定文字內容，主要包括表頭、表體專案、表尾專案等。注意

♦在錄入報表專案時，編制單位、日期一般不需要錄入，UFO報表系統將其單獨設置為關鍵字。♦

專案錄入完之後，默認的格式均為普通宋體12號，居左。♦一個表樣單元最多能錄入63個字元或31個漢字，允許換行顯示。第一節報表格式設計二、設計表樣(六)設置單元屬性

單元屬性主要指單元類型、數據格式、對齊方式、字型、字體、字型大小及顏色、邊框樣式等內容的設置。注意

♦報表新建時，所有單元的單元類型均默認為數值型。♦

格式狀態下，錄入的內容均默認為表樣單元。♦“字元”單元類型和“數值”單元類型錄入以後，只對本表頁有效；“表樣”單元類型錄入以後，對所有的表頁有效。♦設置完之後可以在預覽窗口中查看效果。第一節報表格式設計三、設置關鍵字

定義關鍵字主要包括設置關鍵字和調整關鍵字在表頁上的位置。關鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還包括自定義關鍵字。可以根據用戶的實際需要任意設置相應的關鍵字。第一節報表格式設計三、設置關鍵字(一)設置關鍵字第一節報表格式設計三、設置關鍵字(二)調整關鍵字位置注意

♦關鍵字在格式狀態下定義，關鍵字的值則在數據狀態下錄入。

♦每張報表可以同時定義多個關鍵字。♦關鍵字（如年，月等）會隨同報表數據一起顯示，在定義關鍵字時既要考慮編制報表的需要，又要考慮列印的需要。♦關鍵字在一張報表中只能定義一次，即同一張報表中不能有重複的關鍵字。♦如果關鍵字的位置設置錯誤，可以單擊【數據】︱【關鍵字】︱【取消】，取消後重新設置。第一節報表格式設計四、編輯公式(一)單元公式

單元公式是指為報表單元進行賦值的公式，利用它可以將單元賦值為數值，也可以賦值為字元。對於需要從報表本身或其他模組（如總賬、工資、固定資產等模組）中取數以及一些小計、合計、匯總等數據的單元，都可以利用單元公式進行取數。第一節報表格式設計四、編輯公式(一)單元公式

1.直接錄入公式注意

♦

單元公式在錄入時，凡是涉及到數學符號的均須錄入英文半角字元。否則系統將認為公式錄入錯誤而不能被保存。第一節報表格式設計四、編輯公式(一)單元公式

2.利用函數嚮導錄入公式注意

♦

如果錄入的會計科目有輔助核算，還可以錄入相關輔助核算內容。如果沒輔助核算，則“輔助核算”選擇框呈灰色，不可錄入。♦

在“財務函數”介面，選中“包含未記賬憑證”，表示連同未記賬憑證數據一併取到報表中。

如果用戶對UFO的函數不太瞭解，直接定義單元公式有困難，可以利用函數嚮導引導錄入公式。第一節報表格式設計四、編輯公式(二)審核公式

由於報表中各個數據之間一般都存在某種勾稽關係，可以利用這種勾稽關係定義審核公式，來進一步檢驗報表編制的結果是否正確。

審核公式由驗證關係公式和提示資訊組成。注意

♦

審核公式在格式狀態下編輯，在數據狀態下執行審核公式。第一節報表格式設計四、編輯公式(三)舍位平衡公式

報表的數據生成後往往非常龐大，不方便讀者閱讀。另外在報表匯總時，各個報表的貨幣度量單位有可能不統一，這時，需要將報表的數據進行位數轉換，將報表單位數據由個位轉換為百位、千位或萬位，如將“元”單位轉換為“千元”或“萬元”單位，這種操作稱為進位操作。進位操作以後，原來的平衡關係可能會因為小數位四捨五入而被破壞，因此還需要對進位後的數據平衡關係重新調整，使舍位後的數據符合指定的平衡公式。這種用於對報表數據舍位及重新調整報表舍位之後平衡關係的公式稱之為舍位平衡公式。

定義舍位平衡公式需要指明舍位的表名、舍位範圍、以及舍位位數，並且必須錄入平衡公式。第一節報表格式設計五、保存報表

報表的格式設置完成之後，為了確保今後能夠隨時調出使用並生成報表數據，應將會計報表的格式保存起來。注意

♦

ERP為用友報表檔專用擴展名。

♦

如果沒有保存就退出，系統將彈出“是否保存報表？”資訊提示對話框。第二節報表數據處理一、進入報表數據狀態

進入報表數據處理狀態既可以使用菜單進入，也可以直接使用【數據/格式】切換按鈕進入。第二節報表數據處理二、錄入關鍵字

關鍵字是表頁定位的特定標誌，在格式狀態下設置完成關鍵字後，只有在數據狀態下對其實際賦值才能真正成為表頁的鑒別標誌，為表頁間、表間的取數提供依據。注意

♦

每一張表頁均對應不同的關鍵字，輸出時隨同單元一起現實。♦

日期關鍵字可以確認報表數據取數的時間範圍，即確定數據生成的具體日期。第二節報表數據處理三、整表重算

當完成報表的格式設計並完成關鍵字的錄入之後，便可以計算指定賬套並指定報表時間的報表數據了。計算報表數據是在數據處理狀態下進行的，它既可以在錄入完成報表的關鍵字後直接計算，也可以使用菜單功能計算。第三節報表範本

在會計報表系統中，一般都提供了多種常用的會計報表格式及公式，稱為報表範本。在每個範本中詳細設計了該報表的格式與公式。利用報表範本可以迅速建立一張符合實際需要的財務報表。另外，對於一些本企業常用但報表範本中沒有提供標準格式的報表，在定義完這些報表以後可以將其定制為報表範本，以後使用時可以直接調用這個範本。第三節報表範本一、調用報表範本

用友UFO報表系統為用戶提供了16個行業的標準財務報表範本。如果用戶需要使用系統內的報表範本，則可以直接調用。注意

♦

如果所需要的報表格式或公式與調用的範本有所不同，可以在格式狀態下直接修改，然後再在數據狀態下錄入關鍵字，計算報表數據。♦

如果要生成該範本所對應的報表數據，則應進入“數據”狀態錄入關鍵字並進行報表計算。第三節報表範本二、定義報表範本

用戶除了使用系統中的會計報表範本外，還可以根據本單位的實際需要定制內部報表範本，並將自定義的範本加入系統提供的範本庫內，也可以根據本行業的特徵，增加或刪除各個行業及其內置的範本。注意

♦

如果某張報表不需要了，還可以在此狀態下刪除。

自定義報表範本主要需要定義報表的所屬行業及報表名稱。第五章工資管理學習目標與要求學習目標

系統學習工資管理系統的初始化、日常業務處理、期末業務處理、統計分析的工作程式和實際操作方法。學習要求：

掌握：工資賬套的建立，工資類別、人員類別、工資專案的設置方法；工資數據編輯及計算匯總，個人所得稅的計提及扣繳及工資分配轉賬憑證生成的方法。瞭解：瞭解工資管理子系統的數據流程、主要數據檔和基本編輯的作用與特點思考題

1.工資管理系統的基本功能有哪些？

2.工資賬套與企業賬套的有哪些聯繫與區別？

3.應如何設置“工資專案”？

4.設置銀行檔格式的應中順序完成哪些操作步驟？

5.

“統計分析”中憑證查詢功能中可以對憑證進行哪些操作？第一節工資系統初始化一、啟動工資系統

首次使用工資系統之前，應通過“系統管理”建立賬套，輸入有關資訊。在建立賬套後或在企業門戶中已經進行了啟用工資系統的操作，否則不能啟動工資系統。第一節工資系統初始化二、建立工資賬套

在初次進入工資系統後應根據企業的實際情況建立相應的工資賬套。建立工資財套的內容主要包括參數設置、扣稅設置、扣零設置、人員編碼設置等。注意

♦工資賬套與企業核算賬套是不同的概念，企業核算賬套在系統管理中建立，是針對整個ERP系統而言的，而工資賬套只針對於用友ERP系統中的工資系統。即企業核算賬套中包含工資賬套。

♦如果企業中所有員工的工資發放專案相同，工資計算方法也相同，那麼可以對全部員工進行統一的工資核算，選擇系統中提供的單個工資類別應用方案，否則則選擇多個工資類別。第一節工資系統初始化二、建立工資賬套注意

♦扣零設置通常在採用現金發放工資時使用，如果單位採用銀行代發工資可不進行此項設置。

♦人員編碼即單位人員編碼位數，共10位字元。可以根據需要自定義，但總長度不能超過10位字元。♦工資賬套建立完成後可以直接設置工資類別，也可以以後再設置工資類別。第一節工資系統初始化三、設置工資類別

工資系統提供處理多個工資類別的功能，可以為按周或一個月多次發放工資，或者有多種不同類別的人員，工資發放專案不盡相同，計算公式也不相同，但是需要進行統一工資核算管理的單位提供解決方案。工資系統按工資類別進行管理，每個職工類別中有職工檔案、工資變動、工資數據、扣稅處理、銀行帳號代發等內容。注意

♦同一個部門可以設置多個工資類別。

♦已被使用的部門不能取消選擇，選擇上級部門後不再進行“選定下級部門”。♦工資類別的啟用日期確定後不能進行修改。♦工資類別建立後，系統直接打開新建的工資類別。

第一節工資系統初始化三、設置工資類別

♦在打開工資類別的情況下，“工資類別”菜單中顯示“打開工資類別”和“關閉工資類別”兩個選項。單擊“關閉工資類別”後，“工資類別”菜單中顯示“新建工資類別”、“打開工資類別”和“刪除工資類別”選項。注意第一節工資系統初始化四、設置人員附加資訊

系統中除了兼顧人員檔案管理的基本功能外，還提供了人員附加資訊的設置功能，豐富了人員檔案管理的內容，便於對人員進行更加有效的管理。第一節工資系統初始化五、設置人員類別

人員類別是指按某種特定的分類方式將企業職工分成若干類別，不同類別的人員工資水準可能不同，從而有助於實現工資的多級化管理。人員類別的設置與工資費用的分配、分攤有關，合理設置人員類別，便於按人員類別進行工資的匯總計算，為企業提供不同人員類別的工資資訊。注意

♦人員類別名稱可以隨時修改。

♦已經使用的人員類別不允許刪除，人員類別只剩下一個時不允許刪除。♦人員類別設置的目的是為“工資分配”設置入賬科目時使用。第一節工資系統初始化六、設置工資專案

工資數據最終由各個工資專案體現。工資專案設置即定義工資核算所涉及的專案名稱、類型、寬度等。工資管理系統中提供了一些固定的工資專案，它們是工資賬中不可缺少的，主要包括“應發合計”、“扣款合計”、“實發合計”；若在工資建賬時設置了“扣零處理”，則系統在工資專案中自動生成“本月扣零”和“上月扣零”兩個指定名稱的專案：若選擇了“扣稅處理”，則系統在工資專案中自動生成“代扣稅”專案，這些專案不能刪除和重命名。其他專案可以根據實際需要定義或參照增加。如基本工資、獎金等。在此設置的工資專案對於多工資類別的工資賬套而言，是針對所有工資類別所需要使用的全部工資專案，對於單工資類別而言，就是此工資賬套所使用的全部工資專案。第一節工資系統初始化六、設置工資專案注意

♦與選擇的工資賬套參數無關，系統均是提供應發合計、扣款合計、實發合計幾項固定的工資專案。

♦如果建賬（見圖5-3）時選擇了“是否核算計件工資”，則系統提供“計件工資”工資專案。♦如果建賬（見圖5-4）時選擇了“代扣個人所得稅”，則系統提供代扣稅專案。♦如果建賬（見圖5-5）時選擇了“扣零”處理，則系統提供“本月扣零”和“上月扣零”兩個工資專案。♦工資專案名稱必須唯一。♦

已使用的工資專案不可刪除，不能修改數據類型。♦系統提供的固定工資專案不能修改。第一節工資系統初始化七、設置銀行名稱

當企業發放工資採用銀行代發形式時，需要確定銀行名稱及帳號長度。發放工資的銀行可以根據實際需要設置多個，這裏銀行名稱設置是指所有工資類別涉及到的銀行名稱。如果同一工資類別中的人員由於在不同的工作地點，需要由不同的銀行代發工資，或者不同的工資類別由不同的銀行代發工資，均需將相應的銀行名稱在此一併設置。注意

♦銀行帳號長度不得為空，且不能超過30位。

♦輸入時需要自動帶出的帳號長度是指在輸入“人員檔案”的銀行帳號時，從第二個人開始，系統根據用戶在此定義的長度自動帶出銀行帳號的相應長度，可以有效提高錄入的速度。♦如果刪除銀行名稱則同銀行名稱有關的所有設置將一同刪除，包括銀行的代發檔格式設置、磁片輸出格式的設置等。第一節工資系統初始化八、人員檔案

人員檔案的設置用於登記工資發放人員的姓名、職工編號、所在部門、人員類別等資訊，此外人員的增減變動都必須先在本功能中處理。人員檔案的操作是針對於某個工資類別的，即應先打開相應的工資類別才能進行人員檔案的設置。注意

♦由於進行銀行名稱設置時已經設置了“錄入時需要自動帶出的帳號長度”，因此，在輸入第1個人員檔案後，其他的人員檔案中的銀行帳號會自動帶出相應的帳號的位數。

♦在增加“人員檔案——基本資訊”對話框中“停發工資”、“調出”和“數據檔案”不可選，只有在修改狀態下才能編輯。(一)增加人員檔案第一節工資系統初始化八、人員檔案

人員檔案在修改的狀態下可以進行“停發工資”、“調出”和“數據檔案”的編輯。已作調出標誌的人員，所有檔案資訊不可修改，其他編號可以再次使用。調出人員可在當月末結算前，取消調出標誌，但編號已被其他人員使用時，不可取消。有工資停發標誌的人員不再進行工資發放，但保留人員檔案，以後可恢復發放。標誌為停發或調出人員，將不再參與工資的發放和匯總。如果在人員檔案中直接輸入職工工資，可以在“工資數據錄入——頁編輯”對話框中進行數據的錄入。由於現在還未對“在崗人員”選定工資專案，因此，現在暫不進行工資數據的錄入。(二)修改人員檔案第一節工資系統初始化八、人員檔案

當個別人員的檔案需要修改時，在“人員檔案”對話框中可以進行修改。當一批人員的某個工資專案同時需要修改時，可以利用數據替換功能，即將符合條件的人員的某個工資專案的內容，統一替換為某個數據，以提高人員資訊的修改速度。(三)數據替換第一節工資系統初始化九、設置計算公式

由於不同的工資類別，工資發放專案不同，計算公式也不同，因此在進入某個工資類別後，應選擇本工資類別所需要的工資專案，再設置工資專案對應的計算公式。注意

♦工資專案一旦被選擇，即可進行公式定義。♦沒有選擇的工資專案不允許在計算公式中出現。♦不能刪除已輸入數據的工資專案和已設置計算公式的工資專案。♦如果所需的工資專案不存在，則要關閉本工資類別，然後新增工資專案，再打開此工資類別進行選擇。(一)選擇工資專案第一節工資系統初始化九、設置計算公式

設置計算公式即定義工資專案之間的運算關係，計算公式設置的正確與否關係到工資核算的最終結果。定義公式可以通過選擇工資專案、運算符、關係符、函數等組合完成。注意

♦函數公式嚮導只支持系統提供的函數。(二)設置計算公式第二節日常業務處理一、工資變動

第一次使用工資系統必須將所有人員的基本工資數據輸入電腦，每月發生的工資數據變動也在此進行調整，如獎金、扣款資訊的錄入等。工資變動處理之前，需要事先設置好工資專案及計算公式。注意

♦第一次使用工資系統必須將所有人員的基本工資數據錄入系統。工資數據可以在錄入人員檔案時直接錄入，需要計算的內容再在此功能中進行計算。也可以在工資變動功能中錄入，當工資數據發生變動時應在此錄入。♦如果工資數據變化較大可以使用替換功能進行替換第二節日常業務處理一、工資變動注意

♦在修改了某些數據，重新設置了計算公式，進行了數據替換或在個人所得稅中執行了自動扣稅等操作，必須調用“計算”和“匯總”功能對個人工資數據重新計算，以保證數據正確。♦如果對工資數據只進行了“計算”的操作，而未進行“匯總”操作，則退出時系統提示“數據發生變動後尚未進行匯總，是否進行匯總？”，如果需要匯總則單擊“是”按鈕；否則，單擊“否”按鈕即可。第二節日常業務處理二、扣繳所得稅

個人所得稅是根據《中華人民共和國個人所得稅法》對個人所得徵收的一種稅。手工情況下，每個月財務部門都要對超過扣除基數金額的部分進行計算納稅申報，系統提供申報只對工資薪金所得徵收所得稅。

鑒於許多企、事業單位計算職工個