办公室业务培训讲座

办公室业务培训讲座主讲人罗求实：党办校办主任、副教授讲授时间2021年5月20日一、办公室及其办公室工作〔一〕办公室涵义※泛指办公的场所※指各级政府部门及企事业单位下辖的主管某一专项工作的行政机构※指各类机关、团体企事业单位中协助领导处理本单位日常工作、为领导及整个组织提供辅助性或支持性工作的专门机构。〔二〕办公室的地位※中心地位指挥中心：代表领导处理全局性问题，指挥、控制整个机关工作的中心信息中心：各种信息的交汇点和集散地※窗口地位：是总进出口※枢纽地位：沟通上下，协调左右，联系各方〔三〕办公室的作用※参谋作用：做好调查研究工作；对文稿提出拟办意见；对会议提出建议意见※助手作用：协助领导承办各项事务；协助领导做好协调工作；协助领导做好各种决策的布置和催促检查工作※效劳作用：为领导效劳；为同级兄弟单位效劳；为下级单位和人民群众效劳※耳目作用：掌握信息、传递信息、反响信息〔四〕办公室工作※根本任务●组织协调〔领导协调、具体事务协调〕●督办检查〔对上级、对本级、对下级〕●调查研究〔宏观、微观〕●会务工作〔会前、会中、会后〕●安排领导活动〔出席会议、参观访问、调查研究、检查指导、外事工作〕●文书立卷与归档●信访接待〔接待日制度〕●机要通信〔机要件处理〕●公务接洽〔对上级、同级、下级〕●印信管理〔印章、介绍信〕●情况综合〔工作情况、编写大事记载〕●信息处理〔信息聚集〕●起草文稿〔拟公文、写讲话稿、编简报〕●文书处理〔收文处理、发文处理、文书管理〕●交办的临时任务※办公室工作特点●服从性〔服从组织、领导、工作〕●效劳性〔效劳对象广、效劳内容多〕●时效性〔及时、不确定、迅速〕●综合性〔站在全局立场〕●广泛性〔繁多、杂乱〕●机要性〔要守口如瓶、保密〕※办公室工作的根本要求〔五个必须，六种意识)●必须坚持指导思想●必须讲政治灵魂●必须围绕中心大局●必须保持良好作风●必须与时俱进、开拓创新●树立学习意识●树立开拓意识●树立效劳意识●树立效率意识●树立鼓励意识●树立清正意识※办公室工作方法●责权利统一法●驱动内因法〔思想教育、关心关爱〕●弹钢琴法〔协同作战、统筹全局、紧抓中心、兼顾一般〕●调查研究法

二、办公室主任及其工作〔一〕办公室主任※是一种职务称呼，是指为本机关本单位领导工作效劳的综合办事机构和秘书工作机构的负责人和行政首长。※主要职责●承办职责：〔承办同级领导层集体或个人交办的事项；承办上级办公室部门交办事项；承办同级职能部门或下级单位转办的事项〕有主办、会办、转办、催办等方式●参谋职责：顺向参谋、逆向参谋、侧向参谋●管理职能：文书管理〔秘书科、机要室、文印室、收发室档案馆等〕信息管理〔发布信息、收集信息〕●协调职责：纵向协调、横向协调、内部协调●领导指挥职责：执行性指挥；应变性指挥※工作特点●政治性●辅助性●效劳性●综合性和全面性〔该管的要管，别人不管的也要管〕●机密性〔自己保密，催促别人要保密〕※工作原那么●实事求是原那么看问题要客观全面；注重调查研究；理论联系实际；加强性格修养●效率原那么准确；及时；社会经济效益；长远目标与当前任务结合●保密原那么〔看、知、听、理、传、说、记、带都要注意〕※工作礼仪●仪态礼仪坐姿：根本坐式；

双膝交叠式

双脚斜放式脚掌交替斜放式握姿鼓掌挥手辞别姿势●介绍礼仪口头介绍：自我介绍；他人介绍；集体介绍名片介绍：事先做好准备；重大社交活动要带；陌生人不要太主动；接发时要用双手；要有语言表示；要认真阅看；放到适宜地方。●着装礼仪着装的TOP原那么时间〔Time〕目的〔Object〕场合〔Occasion〕地点〔Place〕●礼仪打礼仪：做好准备〔内容要点、笔纸等〕接通〔语气、语言、时间〕话毕接礼仪：及时接；礼貌接；准确接〔记录who〔谁来电〕、whom〔找谁〕、what〔来电内容〕、why〔来电原因〕where〔地点〕when〔时间〕；挂莫急移动礼仪：放置到位〔公文包里、上衣口袋〕遵守公德〔静音或震动状态、接听要离席〕保证畅通重视私密〔号码不要随意告诉陌生人〕注意平安〔开车、加油站、坐飞机不能打〕节省话费三、办公室主任日常工作〔一〕值班工作※主要内容※根本要求●准确。认真做好值班记录●严谨。端正态度，多动脑筋，细致周到●及时。及时处理、及时转交、及时汇报●主动。接待接访要热情主动●保密。●带班。坚持领导带班制度●应急。突发性事件处理※主要形式：●专职性值班。24小时●轮流性值班●值班●专职性与一般性相结合※工作制度●岗位责任制度●值班记录制度●交接班制度●请示报告制度●平安保密制度●其他辅助性制度〔二〕印章管理※特点●法定性。合法机构依法制发●权威性。是机关权威象征●效用性。※种类●正式印章●专用印章●套印章。专供印刷用●钢印〔加盖各种证件〕●手章●名章●截记〔“急件〞字样等〕※式样１９９9年国务院印发的?国务院关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定?〔国发〔１９９９〕２５号〕●国家行政机关和企业事业单位、社会团体的印章为圆形，中央刊国徽或五角星。自左而右环行。●国务院的印章，直径６厘米●省、部级和国务院办公厅、国务院各部委的印章，直径５厘米●市、州、县级印章，直径４．５厘米●企业事业单位、社会团体的印章，直径不得大于４、５厘米●乡〔镇〕人民政府的印章，直径４．２厘米●印章所刊汉字，应当使用国务院公布的简化字，字体为宋体。●国务院钢印，直径４．２厘米；其他单位钢印，直径不得大于４．２厘米，不得小于３．５厘米※刻制本单位〔部门〕申请上级单位批准开具公函〔包括印章的名称、式样、规格〕当地公安部门办理登记手续到指定地点制作※启用发启用印章通知※使用查领导批了没有查用印内容查用印登记没有查盖印是否正确〔齐年盖月〕查材料留存没有注意用印地点；不盖空白章；“代章〞※停用到在指定地点封存或销毁

〔三〕介绍信管理本卷须知：●注意审批程序●注意格式标准●严禁空白介绍信●严禁用信人自己填写●注意盖章〔四〕公文管理

〔五〕协调工作※特点●保证性〔目标实现〕●非独立性〔涉及多个因素或对象〕●变通性〔原那么与灵活结合〕※要求●要有把握全局的综合素质●要有承担责任的勇气〔敢抓、敢管、敢负责〕●要有良好的工作作风〔眼勤、手勤、腿勤、嘴勤、脑勤〕●要有良好的心理性格决定命运，心态改变命运。●要有良好的人际关系●要有多样的方法和技能※类型●政策协调●方案协调●事务协调●办文协调〔收文协调、发文协调〕●办会协调〔时间地点人员协调、议题协调、会议纪要协调、议定事项落实协调〕●公务协调〔领导活动去还是不去？哪个去？〕●关系协调※本卷须知●捕捉有利时机●控制好自己情绪●语言运用得当

心中有眼泪，眼中才会有彩虹。你不能改变天气但可以改变心情你不能改变容貌但可以选择表情你不能支配他人但可以控制自己你不能件件成功但可以事事尽心〔六〕督查工作※特点●权威性●综合性●间接性※内容※方法〔会议、、简报、专项、联合、直接、间接、普遍、抽样、跟踪〕〔七〕会务工作※目前状况●条件较好●会风好转●频率太高●效率较低●不讲程序※如何改进●加大投入，改善条件。●分工负责，协同作战。●把关程序，提高效率。●降低频率，缩小规模。●严格纪律，转变会风。〔八〕信息工作〔信息公开〕〔九〕公关工作〔十〕信访工作※制度建设※突出重点※讲求实效※渠道建设〔接待日活动、书记校长信箱等)〔十一〕调研与统计工作〔十二〕保密与保卫工作〔十三〕后勤工作※办公用品※车辆效劳※食宿效劳〔十四〕校友会工作

如何当好办公室主任认识自我，善待人生“我们的外表布满别人涂上的颜色，我们常把这些认作自己。〞●辩证看待人生A.人生如天平

投入与产出的天平得与失的天平

放弃是一种智慧，缺陷是一种恩惠

B.辩证看待人生需要逆向思维●得失天平原理告诉我们要有平常心年青时，幸福是一件实物；成人了，幸福是一种状态。其实幸福是一种心灵的领悟。

“儿子喜欢汽水，他只尝甜味；父亲爱喝咖啡，这里亦苦亦甜；爷爷要喝白开水，因为它极淡极淡。〞〔女作家尤今〕保持一颗平常心，每年做几件事：一是每年去一次殡仪馆二是每年要去看一次重病人三是每年要发怒一回四是每年要喝醉一次五是每年要感动一次六是每年要做一件帮助人的事改编版?再过二十年?：?最后论?正科副科，最后都一起唠嗑；正处副处最后都归在一处；正局副局最后都一样结局；正部副部最后都一样散步；总理副总理最后都一个道理；主席副主席最后都只占一席。

权力歌：“权是好，好在不言中，朝朝暮暮求者众，人来人往手不空，谢谢主人翁；权是惑，惑在迷离中，假作真时真亦假，觥筹交错酒当空，酒散曲已终；权是假，假在过眼中，年年岁岁花相似，红艳褪尽一场空，都付笑谈中；权是贵，贵在仕途中，生老病死转眼事，甘为清贫才轻松，来去一阵风。〞●注重学习学习学习再学习深入深入再深入学习型处室建设●想人之所想，施人之所欲

孔子说：“以富贵而天下，何人不尊；以富贵而爱人，何人不亲。〞看到了别人的需要，你就成功了一半；满足了别人的需求，你就成功了全部。一是按原那么、规矩办事二是待人一视同仁三是办事公开透明四是不带成见，不感情用事●公正对人●中庸待人宽容待人，和而不同不偏不倚，公平正义刚柔相济，恩威并施

●宽容待人容人所长容人之短容人之错容人不满真正的错误是害怕犯错误。当遭受许多批评时，下级往往只记住开头的一些，其余就不听了，因为他们忙于思索论据来反驳开头的批评。〔英国行为科学家L·W·波特〕牢骚是改变不合理现状的催化剂，只有在争辩中，才可能诞生最好的主意和最好的决定。无磨擦便无磨合，有争论才有高论。〔美国密歇根大学社会研究院〕不