管理信息系统4

管理信息系统ManagementInformationSystems主讲教师：王艳亮

主要内容：

系统开发的生命周期法和结构化方法系统分析的任务可行性分析和详细调查概述管理业务调查3. 数据流程调查数据字典描述处理逻辑的工具系统化分析研究和确定管理模型提出新系统的逻辑方案第六章管理信息系统的系统分析1系统开发的生命周期法和结构化方法系统分析系统设计系统实施自上而下标准化与文档化强调用户观点2系统分析的任务澄清用户需求调查和分析提出系统的逻辑模型明白新系统和原系统的关系使系统服从管理要求强调用户观点系统分析任务：详细调查的原因：系统分析内容：可行性分析详细调查和分析新系统逻辑模型提出3.1可行性分析的任务和内容3.2可行性分析报告3.3详细调查的目的、原那么3可行性分析和详细调查概述3.1可行性分析的任务和内容可行性分析的任务：明确开发应用工程的必要性和可行性必要性来自实现开发任务的迫切性。可行性那么取决于实现应用系统的资源和条件。可行性分析的内容：管理上的可行性指管理人员对开发应用工程的态度和管理方面的条件。技术上的可行性分析当前的软、硬件技术能否满足对系统提出的要求以及开发人员的水平。经济上的可行性预估费用支出和对工程的经济效益进行评价。3.2可行性分析的报告可行性分析报告：描述可行性分析的结果内容包括：系统简述;工程的目标;所需资源、预算和期望效益;对工程可行性的结论。可行性分析结论应明确指出以下内容之一：(1)可以立即开发；(2)改进原系统；(3)目前不可行，或需推迟到某些条件具备以后再进行。3.3详细调查目的、原那么详细调查的对象:现行系统〔包括手工系统和管理信息系统〕详细调查的目的:完整地掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备。详细调查的原那么：应遵循用户参与的原那么3.3详细调查目的、原那么调查的方法：开调查会访问发调查表参加业务实践详细调查的主要内容：管理业务调查数据流程调查4管理业务调查 开发和建立管理信息系统的根本目的在于提高管理水平。 管理系统是信息系统的环境。 环境指不包括在本系统之中但又对本系统产生较大影响的因素的集合。 计算机的信息系统的环境就是管理系统，它的输入来自环境，输出那么交付环境。 4管理业务调查本节内容：4.1组织结构调查4.2管理功能调查4.3管理业务流程的调查4.1组织结构调查厂长计划调度组计划科生产部财务部供销科计划组统计组统计组外协组成本组会计组出纳组供应组销售组仓库图6.2组织结构图组织结构，指的是一个组织〔部门、企业、车间、科室等〕的组成以及这些组成局部之间的隶属关系或管理与被管理的关系，通常可用组织结构图来表示，如以下图所示4.2管理功能调查为了实现系统的目标，系统必须具有各种功能。

功能，指的是完成某项工作的能力。调查中可以用功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系。4.2管理功能调查销售系统管理销售计划管理合同管理销售核算与统计成品库管理市场预测销售历史资料管理编制年度销售大纲编制销售计划合同有效性审查合同执行情况分析合同登记和变更销售收入核算销售利润核算销售统计分析出入库管理库存统计市场预测市场分析管理功能图4.3管理业务流程的调查调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行，内容包括：各环节的处理业务信息来源处理方法计算方法信息流经去向提供信息的时间和形态〔报告、单据、屏幕显示等〕。描述管理业务流程的图有：管理业务流程图表格分配图4.3管理业务流程的调查管理业务流程图的涵义：管理业务流程图是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表管理业务流程的用途：利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理的流向。表格分配图：表格分配图可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。

4.3管理业务流程的调查某企业物资管理业务流程图4.3管理业务流程的调查表格分配图1、业务流程调查的任务及方法1〕任务：调查系统中各环节的业务活动，掌握业务的内容、作用、及信息的输入、输出、数据存储和信息的处理方法及过程等。2〕方法：调查业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行，内容包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态〔报告、单据、屏幕显示等〕。2、业务流程的描述工具——管理业务流程图和表格分配图1〕业务流程图〔TransactionFlowDiagram，TFD〕——用规定的符号来表示具体业务处理过程。业务流程图的绘制根本上按照业务的实际处理步骤和过程绘制。2、业务流程图图例

注意：业务流程图图例没有统一标准，但在同一系统开发过程中所使用图例应是一致的

业务处理部门业务处理功能文档/报表生成数据文件存档数据信息传递3、业务流程图的特点

按业务部门划分的横式图；

图中描述的主体是票据、帐单；

票据、帐单的流程路线与实际业务处理过程一一对应。

4、业务流程图的作用业务流程图是系统分析员作进一步系统分析的依据；业务流程是系统分析员，管理人员相互交流的思想工具；系统分析员可以直接在业务流程图上拟出计算要处理局部；利用业务流程图分析业务流程是否合理。5、绘制管理业务流程图1〕步骤：第一步区分业务实体与相关表单；第二步根据业务信息流向将实体与表单连接成表2〕举例〔P106或P129〕例：某工厂成品库管理的业务过程如下成品库保管员按车间送来的入库单登记库存台帐。发货时，发货员根据销售科送来的发货通知单将成品出库，并发货，同时填写三份出库单，其中一份交给成品库保管员，由他按此出库单登记库存台帐，出库单的另外两联分别送销售科和会计科。试按以上业务过程画出业务流程图。第一步保管员实体表单入库单库存台帐发货员车间销售科发货通知单出库单会计科车间入库单保管员库存台帐发货员销售科发货通知单出库单出库单出库单会计科

5数据流程调查本节内容：5.1数据流程调查5.2数据流程图及其绘制用符号5.3数据流程图实例5.4绘制数据流程图的方法5.1数据流程调查数据流程调查的内容：收集原系统全部输入单据、输出报表和数据存储介质的典型格式；弄清各环节上的处理方法和计算方法；在上述各种单据、报表、账本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度〔如每月制作几张〕、发生的顶峰时间及发生量等。在上述各种单据、报表、账册的典型样品上注明各项数据的类型〔数字、字符〕、长度、取值范围〔指最大值和最小值〕。数据流程调查的作用：绘制出原系统的数据流程图5.2数据流程图及其绘制用符号数据流程图的涵义：数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。数据流程图的特征：抽象性和概括性。抽象性表现在它完全舍去了具体的物质，只剩下数据的流动、加工处理和存储。概括性表现在它可以把信息中的各种不同业务处理过程联系起来，形成一个整体。5.2数据流程图及其绘制用符号外部实体指本系统之外的人或单位，它们和本系统有信息传递关系。数据流表示流动着的数据，它可以是一项数据，也可以是一组数据〔如扣款数据文件、订货单等〕，也可用来表示数据文件的存储操作。处理，又称功能，它用一个长方形来表示处理逻辑。数据存储指通过数据文件、文件夹或账本等存储数据，用一个右边开口的长方形条表示。数据流程图5.3数据流程图实例成品销售管理数据流程图厂办统计表销售统计用户合同合同登记处理合同合同台账销售数据合同执行登记合同执行数据销售分配处理库存台账车间入库单入库处理入库数据出库数据查询查询出库处理发货处理发货通知出库单出库单财务科5.4绘制数据流程图的方法数据流程图的绘制步骤：数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶向下逐层分解的方法。首先画出顶层〔第一层〕数据流程图。顶层数据流程图只有一张，它说明了系统的总的处理功能、输入和输出。下一步是对项层数据流程图中的“处理〞进行分解，也就是将“销售处理〞分解为更多的“处理〞。5.4绘制数据流程图的方法P2.2开发货票P2.3开付款通知单订货单存档等有货再发货订货单待付款订货单P2.1判定订货处理方式P2(订货单)P3(订货单)P1(订货单)订货单财务科发货票订货单仓库库存帐信用手册付款通知单发货票发货票用户销售处理的第二层数据流程图标准数据流程图的各元素标准P表示处理，D表示数据流，F表示数据存储，S表示外部实体举例：P03-2.4；D03-02或

6、数据流程图的作用系统分析员用这种工具自顶向下分析系统信息流程；可在图上画出计算机处理的局部；根据逻辑存储，进一步作数据分析，可向数据库设计过渡；根据数据流向，定出存取方式；对应一个处理过程，可用相应的程序语言来表达处理方法，向程序设计过渡。6

数据字典本节内容：6.1数据项的定义6.2数据结构的定义6.3数据流的定义6.4处理逻辑的定义6.5数据存储的定义6.6外部实体的定义6.1数据项的定义数据项又称数据元素，是数据的最小单位。分析数据特性应从静态和动态两个方面去进行。在数据字典中，仅定义数据的静态特性，具体包括：数据项的名称、编号、别名和简述；数据项的长度；数据项的取值范围；6.1数据项的定义数据项定义数据项编号:I02-01数据项名称:材料编号别名:材料编码简述:某种材料的代码类型及宽度:字符型，4位取值范围:"0001"~"9999"6.2数据结构的定义数据结构：数据结构描述某些数据项之间的关系。数据结构的构成：可以由假设干个数据项组成可以由假设干个数据结构组成可以由假设干个数据项和数据结构组成数据字典中对数据结构的定义包括以下内容：数据结构的名称和编号简述数据结构的组成6.2数据结构的定义DS03-01:用户订货单DS03-02:订货单标识DS03-03:用户情况DS03-04:配件情况I1:订货单编号I3:用户代码I10:配件代码I2:日期I4:用户名称I11:配件名称

I5:用户地址I12:配件规格

I6:用户姓名I13:订货数量

I7:电话

I8:开户银行

I9:账号

用户订货单的数据结构6.2数据结构的定义如果是一个简单的数据结构，只要列出它所包含的数据项。如果是一个嵌套的数据结构〔即数据结构中包含数据结构〕，那么需列出它所包含的数据结构的名称，。数据结构定义数据结构编号:DS03-01数据结构名称:用户订货单简述:用户所填用户情况及订货要求等信息数据结构组成:DS03-02+DS03-03+DS03-046.3数据流的定义数据流由一个或一组固定的数据项或数据结构组成。

数据流定义数据流编号：F03-08数据流名称：领料单简述：车间开出的领料单数据流来源：车间数据流去向：发料处理模块数据流组成：材料编号＋材料名称＋领用数量＋日期＋领用单位数据流量：10份/时顶峰流量：20份/时〔上午9:00-11:00〕6.4处理逻辑的定义处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。处理逻辑定义处理逻辑编号：P02-03处理逻辑名称：计算电费简述：计算应交纳的电费输入的数据流：数据流电费价格，来源于数据存贮文件价格表；数据流用电量、用户名和用户类别，来源于处理逻辑“读电表数字处理〞和数据存贮“用户文件〞。处理：根据数据流“用电量〞和“用户名〞，检索用户文件，确定该用户类别；再根据已确定的该用户类别，检索数据存贮价格表文件，以确定该用户的收费标准，得到单价；用单价和用电量相乘得该用户应交纳的电费。输出的数据流：数据流“电费〞一是去外部项用户，二是写入数据存贮用户电费账目文件。处理频率：对每个用户每月处理一次。6.5数据存储的定义数据存储是数据结构保存的场所，它在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织。

数据存储定义数据存储编号：F03-08数据存储名称：库存帐简述：存放配件的库存量和单价数据存储组成：配件编号＋配件名称＋单价＋ 库存量＋备注关键字：配件编号相关联的处理：P02，P036.6外部实体的定义外部实体定义包括：外部实体编号、名称、简述、及有关数据流的输入和输出。

外部实体的定义外部实体编号：S03-01外部实体名称：用户简述：购置本单位配件的用户输入的数据流：D03-06，D03-08输出的数据流：D03-016.7数据字典编写数据字典是系统开发的一项重要的根底工作。一旦建立，并按编号排序之后，就是一本可供查阅的关于数据的字典，从系统分析一直到系统设计和实施都要使用它。在数据字典的建立、修正和补充过程中，始终要注意保证数据的一致性和完整性。数据字典可以用人工建立卡片的方法来管理，也可存储在计算中用一个数据字典软件来管理。7描述处理逻辑的工具本节内容：7.1决策树〔又称判断树〕7.2决策表〔又称判断表〕7.3结构英语表示法7.1决策树>库存量

欠款时间≤30天>100天

>30天≤100天需求量需求量≤库存量≤库存量>库存量先按库存发货，进货后再补发先付款，再发货立即发货不发货通知先付欠款决策树比较直观，容易理解。条件多时，不容易清楚地表达出整个判别过程。7.2决策表决策规则号123456条件欠款时间≤30天YYNNNN欠款时间>100天NNYYNN需求量≤库存量YNYNYN应采取的行动立即发货╳先按库存量发货,进货后再补发╳先付款,再发货╳不发货╳要求先付欠款╳╳决策表是采用表格方式来描述处理逻辑的一种工具，决策表可以清晰地表达条件、决策规那么和应采取的行动之间逻辑关系，但不够直观7.3结构英语表示法 这是一种模仿计算机语方的处理逻辑描述方法。它使用了由"IF"、"THEN"、"ELSE"等词组成的标准化语言。

IF欠款时间≤30天IF需要量≤库存量THEN立即发货ELSE先按库存量发货，进货后再补发ELSEIF欠款时间≤100天IF需求量≤库存量THEN先付款再发货ELSE不发货ELSE要求先付欠款_易于计算机中的实现不很直观8系统化分析本节内容：8.1分析系统目标8.2分析业务流程8.3数据的汇总和分析8.4分析数据流程8.5功能分析和划分子系统8.6数据存储分析8.7数据查询要求分析8.8数据的输入输出分析8.9确定新系统的数据处理方式8.1分析系统目标根据详细调查对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察，对工程的可行性和必要性进行重新考虑，并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标，使系统目标适应组织的管理需求和战略目标。由于系统目标对系统建设具有举足轻重的意义，必须经过仔细论证才能修改。8.2分析业务流程由于系统中存在问题，对现有业务流程进行分析的根底上进行业务流程重组，产生新的更为合理的业务流程。系统中存在的问题可能是：管理思想和方法落后业务流程不尽合理管理信息系统的建设为优化原业务流程提供了新的可能性工厂仓库由管理人员凭印象确定订货量根据各种备件的库存量和订货点来确定订货量业务流程重组8.2分析业务流程业务流程分析过程包括以下内容：对原有流程进行分析。分析原有业务流程的各处理过程是否具有存在的价值，其中哪些过程可以删除或合并，哪些不尽合理，可以进行改进或优化。优化业务流程。原有业务流程中哪些过程存在冗余信息处理，可以按计算机信息处理的要求进行优化，流程的优化可以带来什么好处。确定新的业务流程。确定新系统的人机界面。8.3数据的汇总和分析 数据的汇总和分析是以后建立数据库系统和设计功能模块处理过程的根底。调查数据的汇总和分析数据分类数据整理数据分析数据的属性分析数据的静态特性分析数据的动态特性分析8.3数据的汇总和分析

数据分类调查数据需按以下三类分类：系统的输入数据类主要是报上来的报表系统的输出数据类主要是各种台账和文挡本系统产生的数据类主要指系统运行中生成的报表8.3数据的汇总和分析数据整理数据整理的步骤：首先应对每项数据按业务过程进行分类编码弄清数据项的字长和精度从业务最终报表的最终输出数据开始，找出表中每一项数据的来源 找出其来源的来源，一直找到其原始数据、原始统计数据或原始凭证8.3数据的汇总和分析数据分析 数据的正确性分析：对数据进行正确性分析可采用前面第五章阐述过的U/C矩阵来进行。具体是用U/C矩阵的横座标表示各数据类，用U/C矩阵的纵座标表示各业务过程类，如果用Xi表示各数据类，用Yi表示各业务过程类，那么Xi和Yi之间的关系就表示了数据和业务过程之间的关系。关系有两种：某数据类由某业务过程建立，用C〔Create〕表示，某业务过程使用了某类数据，用U(Use)表示。8.3数据的汇总和分析数据分析 数据的正确性分析：在U/C矩阵的每一列中，只应出现一个C，否那么就是发生了错误。出错的原因可能有两个：数据整理中有错；数据类可能划分得太粗，需要进一步细分如果列中没有一个C也是错误的。在U/C矩阵中还不应出现空行和空列，否那么说明：在建立U/C矩阵的过程中丧失了某些数据联系划分了多余的业务过程或数据类8.3数据的汇总和分析数据分析

数据的属性分析：

数据用属性的名和属性的值来描述事物某方面的特征。一个事物的特征可能表现在各个方面，需要用多个属性的名和其相应的值来描述。属性名属性值姓名黄之清性别男年龄54基本工资800职工属性表

8.3数据的汇总和分析数据分析 数据的属性分析：数据属性分析包括静态特性分析和动态特性分析两局部。数据的静态特性分析指分析数据的类型〔字符型、数据型、日期型等〕数据的长度〔位数、小数位数〕取值范围〔最大值、最小值〕发生的业务量〔如每天发生几笔〕8.3数据的汇总和分析数据分析 数据的动态特性分析数据的属性按动态特性可以分为以下三类：固定值属性：具有固定值属性的数据，其值根本上固定不变。例如：本钱系统中的定额材料消耗量，工资系统中的职工姓名和应得工资等。固定个体变动属性：这类数据项，对总体来说具有相对固定的个体集，但其值是变动的属性。例如：工资系统中，电费扣款一项，被扣款人员变动不大，但每人被扣电费那么每月都在变化。随机变动属性：这种数据项，其个体是随机出现的，值也是变动的。例如：工资系统中的病事假扣款。8.4分析数据流程数据流程是系统中的信息处理的方法和过程的统一。数据流程的分析和优化一直是系统分析的重要内容。数据流程分析包括以下内容：对原有数据流程的分析。优化数据流程。确定新的数据流程，画出新的数据流程图。新系统的人机界面。8.5功能分析和划分子系统功能分析：目标和功能的关系如以下图所示。目标可看作是系统，第二层的功能可看作是子系统，再下面就是各项更具体的功能。目标A功能B功能E功能﹒﹒﹒﹒a1功能a2功能A3功能目标和功能的关系8.5功能分析和划分子系统划分子系统：把系统划分为子系统可以大大简化设计工作，因为划分以后，只要子系统之间的接口关系明确，每一子系统的设计、调试，根本上可以互不干扰地各自相对独立地进行对于大系统来说，划分子系统的工作应在系统规划阶段进行常用的是u/c矩阵。划分子系统的下一步工作是确定各子系统的目标和下属功能。8.6数据存储分析数据存储分析是数据库设计在系统分析阶段要做的工作，其内容：首先是分析用户要求,也就是调查清楚用户希望从管理信息系统中得到那些有用信息。然后通过综合抽象,用适当的工具(如E-R图等)进行描述。因为这是从用户角度看到的数据库，所以称之为数据库的概念模型。

8.7数据查询要求分析

通过调查和分析，将用户需要查询的问题列出清单或绘出查询方式示意图选择单位选择时间选择时间显示有关单位数据图形显示显示该单位、该时间的指标排序按时间排序数据显示图形显示显示升降值、比率比较一个单位所有单位一个以上时间查询方式按大小排序数据显示图形显示图形显示直方图百分图折线图8.8数据的输入输出分析分析各种数据输入的目的和适用范围、数据量的大小以及存在的问题。输入的数据是否都得到了有效的利用哪些数据的输入是多余的或者是不符合实际需要的现在的数据输入例如：方式是否能满足要求输入速度是否能完成数据量的要求是否需要改变输入方式和增加输入设备分析数据的精确程度和数据间的相互联系等输出报表的分析：明确数据查询要求还应对各种输出报表的目的和使用范围进行分析弄清哪些报表是多余的或者是不符合实际要求的系统的处理速度和打印速度是否能满足输出的要求8.9确定新系统的数据处理方式数据处理的方式可分为两类：成批处理方式联机实时处理方式成批处理方式按一定时间间隔〔小时、日、月〕把数据积累成批后一次输入计算机进行处理。特点是费用较低而又可有效地使用计算机适用于以下四种情况：固定周期的数据处理；需要大量的来自不同方面的数据的综合处理；需要在一段时间内累积数据后才能进行的数据处理；没有通讯设备而无法采用联机实时处理的情况。8.9确定新系统的数据处理方式联机实时处理方式的特点：面向处理数据直接从数据源输入中央处理机进行处理，由计算机即进做出答复，将处理结果直接传给用户。及时，但费用较高通常适用于以下三种情况：需要反响迅速的数据处理；负荷易产生波动的数据处理；数据收集费用较高的数据处理。9研究和确定管理模型本节内容：9.1综合方案模型9.2生产方案管理模型9.3库存管理模型9.4财务本钱管理模型9.5统计分析与预测模型9.1综合方案模型综合方案是企业生产、经营活动的总规划。常用的综合方案模型有两类：综合开展模型是企业的近期开展目标模型，常用模型有：企业中长期方案模型厂长任期目标分解模型新产