公文写作与管理

公文写作与处理——办公室人员公文写作实务培训共同之约请关闭或将手机设成静音状态。请不要在课堂上吸烟。请敞开明亮的心扉。请投入满腔的学习热情。请支持周围的伙伴。坚持完成既定的课程学习。什么是公文？为什么要学习公文写作与公文处理？党政机关公文处理工作条例2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号），从2012年7月1日起，现行的1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。培训目的本次学习培训：主要侧重于1、对《党政机关公文处理工作条例》与《国家行政机关公文处理办法》、《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）与《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）所规定的新的变化和细节作讲解，对原来相同之处就不再说明。2、采取理论讲解与实例说明相结合的方式进行3、对一些重点事项，虽然新《条例》与《办法》要求相同，但也作一些强调。主要内容第一讲公文内涵第二讲公文种类第三讲公文格式第四讲行文规则第五讲公文拟制第六讲公文办理第七讲公文管理第一讲公文内涵“经国之枢机，为政之先要”——梁代·刘勰作为办公室人员，需要熟悉和了解公文的写作与处理工作。公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。一、公文的内涵公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。1、党政机关公文党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。2、公文的特点（1）权威性和政策性（2）针对性和指导性（3）规范性和约束性（4）程序性和严密性（5）对应性和定向性3、公文的质量（1）直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力；（2）直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成效；（3）直接体现机关干部的能力素质和工作水准。二、公文的作用1、指导工作，传达意图。（通知）2、联系工作，交流情况。（函）3、请示工作，答复问题。（请示、批复）4、总结工作，推广经验。（通知、决定）5、记载工作，积累史料。(各文种）三、公文工作基本原则1、实事求是原则2、准确规范原则3、精简高效原则4、安全保密原则四、公文工作组织保障1、加强组织领导2、强化业务指导3、抓好督促检查4、提高办文能力第二讲公文种类2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）一、公文文种新《条例》规定共有15个文种，分别是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。二、区分公文种类的功用1、体现公文性质2、反映行文方向3、表达行文目的4、揭示公文特点三、文种选用常见问题1、缺少文种2、使用非法定文种3、文种重叠4、生造文种5、文种作为公文标题6、文种混用7、同类公文使用不同文种8、错用文种第三讲公文格式公文的格式是公文的外在形象，一份好的公文，一定要有好的公文格式，并严格遵守相应的行文规则。反之，会让人感到粗制滥造的感觉。一、公文格式要素划分公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。（一）版头部分公文首页红色分隔线以上的部分。包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。1、发文机关标志（1）由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。（2）发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。（3）联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。2、份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字。如“№000015”。顶格编排在版心左上角第一行。新《条例》规定，涉密公文应当标明份号，《办法》只要求“绝密”、“机密”级公文标明份号。6位数3、密级和保密期限《标准》规定，密级一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。如：绝密，机密，秘密（两字之间空1字）或绝密★30年，机密★20年，秘密★10年（两字之间不空字）。4、紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。《办法》对紧急公文的要求是特急、急件。对电报的要求一样。5、发文字号：定义和要求基本一致由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于版头下方居中或左下方（上行文时居左空一字编排）。文字采用3号仿宋_GB2312，发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文年度用中文六角括号“〔〕”括起。6、签发人：签发人排版位置有调整上报公文应在发文字号右侧标注签发人（居右空一字编排），“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人后面标注姓名，文字采用3号楷体字。联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。不同之处在于：（1）编排在发文机关标志下空二行位置。原来未作要求。（2）如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。原来要求为：（1）主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。（2）每行只排1个。

（二）主体部分首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。公文的主体，是公文最主要的部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章和成文日期等要素。1、标题：要求采用完全标题《条例》要求：由发文机关名称、事由和文种组成。

《标准》规定，一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，即发文机关+事由+文种。位于红色分隔线下空二行位置。标题字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。原来没作硬性要求，但工作中也是这样操作的。2、主送机关：没有变化（1）主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；（2）向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。（3）主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。（4）有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。3、正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用3号仿宋_GB2312。转发、印发文件类的通知，用3号楷体_GB2312。3、附件说明：与原来要求一致附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋_GB2312。“附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.×××”。有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××××××××××××2.××××××××××××2012年×月×日4、发文机关署名：内容变化较大除了会议纪要之外，其他公文全部要求有发文机关署名，包括传真电报。发文机关应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋_GB2312，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××2.×××××××××××××××××2012年×月×日5、成文日期：变化较大《条例》规定，成文日期署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。领导同志签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定。6、印章：变化较大除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。×××××××××××××××××××。XXXXXXXXX2012年X月X日7、附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行（不再空1行）。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。根据工作实践，请示、报告、函这3个文种必须标注附注，其他文种视情况而定，下行文也可用附注。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。8、附件附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（三）版记部分版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。包括：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等内容的规定。1、抄送机关：要求基本一致如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。2、印发机关和印发日期《标准》规定，印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。与原《条例》的差异，在于取消了“份数”的规定，比如“共印份”。版记中如有其他要素，比如翻印，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。3、页码《条例》规定页码是公文页数的顺序号。而原《条例》和原《办法》并没有此规定。页码用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条4号字一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。二、公文版面及装订要求公文的字体、用纸、制版、装订、眉首、式样等各项设置均有相关规定。从2012年1月1日起，采用国际标准A4纸型，同时对文件版型作出调整。依据：中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）；《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）。第四讲行文规则行文关系是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。一般可分为相互隶属关系，平行关系，不相隶属关系。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、公告、通告、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。一、行文总规则1、行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。3、一般不得越级行文。二、向上级机关行文的规则1、原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2、党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。3、下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。三、向下级机关行文的规则1、主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2、党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。四、其他行文的规则1、同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。（1）各联署机关行政层级应相当。层级指同一管理层级，如国家层面、省级层面为同一层级。（2）有共同管理的事项或者有关联的事项。（3）联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多。（4）联合行文应当明确主办机关。（5）联合行文，主办机关一般排列在前。第五讲公文拟制公文拟制包括公文起草、公文审核、公文签发等程序。一、公文起草1、内容要求（1）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（3）文种正确，格式规范。2、文风要求（1）内容简洁，主题突出（2）观点鲜明，结构严谨（3）表述准确，文字精炼3、方法要求（1）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（2）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。（3）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。常用公文写作1、公告公告，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。开头：交代公告的缘由，如依据、目的、原因、背景等。主体部分：交代公告事项。结束语：根据需要安排结束语。常用的结束语如“特此公告”、“现予公告”、“本公告自发布之日起执行”等。落款：公告的落款署名，只标成文日期。也有将成文日期标于标题下方的。2、通告通告，适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。随着网络技术的发展和互联网的日益普及，越来越多的人通过网络购物。近年来，利用互联网等信息网络非法经营的现象日益增多。在我们ＸＸ，通过网络销售ＸＸ，假冒伪劣问题已十分突出，不仅扰乱了ＸＸ正常的市场秩序，也损害了国家利益和消费者权益。请以ＸＸ的名义起草一份通告。3、通知

通知，适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。起草：ＸＸ元旦放假通知1月1日（星期Ｘ）至3日（星期Ｘ）放假调休，共3天。各部门要做好值班工作，落实公司突发事件预案工作。值班安排表于2013年12月28日下午17:00以前报公司办公室。根据这些信息，起草一份放假通知。起草：会议通知公司定于X月X日至X日在XX大酒店召开安全生产工作会议，传达市局安全生产工作会议精神，部署公司下阶段安全生产工作任务，要求公司领导，各部门负责人及3名员工代表参加。与会人员要在X月X日下午5时前到酒店一楼报到。请根据上述信息，起草一份会议通知。4、通报

通报，适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。起草表彰性通报公司业务组林海，综合办公室王强，品牌办李森，信息组张芳，财务组吴刚，督察组胡建被评为本年度优秀党员，财务组党支部，综合办党支部，党务组党支部被评为本年度先进党支部。请根据上述信息，起草一份通报。起草批评性通报X月X日晚，业务组组长张蕴下班后开着公司的车与朋友聚餐，并喝了许多白酒。晚上十点，张蕴开着公司的车回单位。公司保安知道后，打电话告诉了办公室王主任。王主任向公司领导进行了汇报，领导要求对张蕴事件进行通报批评。请根据上述信息，起草一份批评性通报。5、报告

报告，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告起草公司下属生产厂综合办公室文书欧琳娜，女，今年28岁，中共党员，是2011、2012年先进工作分子、优秀党员。欧琳娜平时工作兢兢业业，是下属生产厂办公室的三八红旗手，但因工作需要和专业原因，要求调到公司业务部工作。请根据上述信息，起草一份工作调动报告。6、请示

请示，适用于向上级机关请求指示、批准。请示起草公司办公室李新主任等五台电脑于2005年购置，已经老化，需进行更新，按每台价格5000元计算，需资金2.5万元。同时，随着业务的扩大，需要购置一台激光打字复印机，需资金1万元。经费可以从办公室采购经费中支出，请公司领导审批。请根据上述信息，起草一份请示。7、批复

批复，适用于答复下级机关请示事项。批复的内容涉及面比较窄。原因是：（1）每个都受权有限，上级一定在职权范围内批复；（2）上级要根据请示的内容批复，同时，对下级作出的批复要符合方针政策、法律法规，要合情合理、切实可行。8、意见

意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见没有的层级、性质的限定，而且运行方向灵活，既可以上行，也可以下行，还可以平行。来自上级的意见有两种情况，一种是指示性意见，另一种是建议性意见。来自下级或平行的意见，往往通过批转或转发，转化为具有指导性的意见。

9、函函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。10、纪要

纪要，适用于记载会议主要情况和议定事项。11、讲话稿

讲话稿也称“发言稿”，是讲话人在各种会议、集会、仪式上发表讲话而准备的发言文稿。它能帮助讲话人准确表达意思，避免讲话的随意性。12、计划

计划是指为了实现一定时期的目标而制订出总体和阶段的任务及其实施方法、步骤和措施的事务性公文。13、总结总结是对一定时期内的工作进行回顾、分析、研究后，从中找出经验教训，引出规律性的认识，明确今后工作方向的事务性公文。14、述职报告述职报告是领导干部向选举或任命机构、上级领导、主管部门及本单位的群众汇报自己在一定时期内履行职务责任的书面报报告，是干部管理考核专用的一种事务性公文。二、公文审核审核重点：1、行文理由是否充分，行文依据是否准确。2、内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3、涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。三、公文签发公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由授权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。第六讲公文办理公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档，公文传递传输也是公文办理的重要环节。做好公文办理工作，一定要牢固树立程序、时效、跟踪、回复、主动服务、严谨细致、记录备忘、原则性与灵活性相结合的理念。《条例》主要从运转角度，以流程为主线阐述公文办理相关内容。一、收文办理收文可分为阅知性公文（以下简称阅件）和批办性公文（以下简称办件）两大类。收文办理主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。（各机关对办理环节的概括、流程不一致。还应注意研究公文办理体制机制等问题，以有利于分工协作，提升效率）1、签收注意两点：（1）要清点信封或文件包数量，检查密封是否完好，核对信件实际件数、信封编号与签收单上的记载是否相符。（2）要逐份清点核对所收文件的编号、份数与签收单上的记载是否相符。核对无误后，要签名或盖收文章收件。2、登记公文登记的内容主要包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询。登记不是一次完成。边办边登。多环节登记。3、初审（1）是否应当由本机关办理。（2）是否符合行文规则。（3）文种、格式是否符合要求。4、承办（1）承办阅件。（2）承办办件。5、传阅（运转、送批、送阅）按顺序传批。适用于只有一份文件且需多人阅批的公文传阅。（1）正传。（2）倒传。（3）分传。6、催办区分情况适时催办，跟踪催办，重点催办，定期催办。7、答复办件办理完毕后，应将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。（1）书面答复1）制发答复公文。2）印送批件;将机关负责人在办件上的批示复印或抄清后交来文单位和相关单位。3）发《办文通知》。（2）口头答复：电话答复面谈答复二、发文办理发文办理主要程序包括复核、登记、印制和核发。1、复核2、登记3、印制4、核发三、公文整理归档《条例》规定：“需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档”。1、收集范围（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料。（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料。（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关报送的重要公文材料。（4）其他对本机关工作具有查考价值的公文材料。2、系统整理整理方法：（1）装订。（2）分类。（3）排列。（4）编号。（5）编目。（6）装盒。3、移交归档在移交之前，拟移交案卷的质量要经过档案部门检查验收。完成了移交工作，公文就正式转化为档案。第七讲公文管理公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能活动。公文管理贯穿于公文处理工作全过程，是公文处理工作的重要保障。一、公文管理的作用1、有利于确保国家秘密安全。2、有利于充分发挥公文效用。3、为公文运转提供保障。二、公文管理基本要求1、统一管理统一管理要求公文由文秘部门或者专人管理。主要表现在收文发文归口管理、统一公文处理制度规范、统一公文运转程序、统一审核用印、统一整理归档、统一清退销毁等方面。2、安全保密《条例》规定，设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。3、有效利用4、完善制度三、公文密级管理《条例》规定：“公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上