公文处理规范

公文处理规范主讲：史玉峤公文处理概说公文处理的意义○公文处理是办理公务的渠道：会议、调研、现场办公—公文处理。静态的公文所载负的使命，只有通过动态的公文处理才能转化为现实。○公文处理是领导意志的体现：公文是奉命性的管理写作，公文处理是遵命性的管理活动。○公文处理是机关联系的纽带：上下左右，里里外外，内求团结，外求发展，公文是桥梁、窗口。公文处理的内容○公文拟制：公文处理的起始程序。指依公务活动的需要，由法定作者指派起草人，按《条例》或《办法》的要求起草文稿的过程。○公文办理：公文成文后的传递过程。包括发文办理和收文办理。○公文管理：对以下各项实施管理：公文的印发、传达范围；公开发布公文；复制、翻印、汇编及撤销、销毁公文；机关合并后移交公文；公文保密等。文秘部门应建立健全本机关公文管理的有关制度。○立卷归档：对收进的办毕公文、发出的自制公文，进行汇总、整理并编立案卷的过程。这是公文运行过程的总结，也是今后公文利用的基础。公文处理的原则根据《办法》《条例》的精神，可概括为—○准确：文书工作质量上的要求。○及时/高效：文书工作时间上的要求。“公文旅行”○精简：文书工作数量上的要求。“文山会海”《四川日报》：四川仁寿县委书记杨永源1997年1月初至2月中旬收到各种文件10余公斤，约18.5万字，平均日读3.7万字。○安全/保密：毛泽东：“必须十分注意保守秘密，九分半不行，九分九也不行，非十分不可”○统一：实行统一领导。○实行党政分开。○反对官僚主义、形式主义、文牍主义。公文处理的组织领导○组织机构：较大的机关中，在中心机构下设专门文书工作机构，如在办公厅/室下设文书处/科等。较小的机关，通常在办公室内设一二个专职或兼职文书工作人员。○组织领导—从全国而言：党政系统分别实行集中统一指导，既有中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书处理工作。从一个机关/单位而言：“各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作”（《办法》）。各机关的文书工作直接由本机关的秘书长或办公厅/室主任负责统一领导。从上下级机关而言：上级机关的办公厅/室有责任对所属下级机关的文书工作进行指导。二、行文规则行文关系○收、发文机关之间根据一定的组织辖属和不同的职权范围而形成的关系。○“行文关系根据隶属关系和职权范围确定”（《办法》）○机关间的主要行文关系有—同一系统的上级领导机关与下级被领导机关之间：领导与被领导的“隶属关系”上级主管业务部门与下级业务部门之间：业务上的“指导关系”非同一系统的机关之间（无论级别高低）：“非隶属关系”非同一系统的同级机关和同一系统的同级机关之间：“平行关系”行文方式○下行文逐级行文多级行文直达行文○上行文逐级行文多级行文越级行文—·发生特殊紧急情况，逐级上报会延误时机造成损失的·经多次请示直接上级长期未得到解决的·直属的上下级机关之间有争议而无法解决的·上级机关交办并指定越级直接上报的·对直属的上级机关进行检举、揭发的·询问、联系极个别的、必要的具体问题的○平行文行文规则○确有必要，注重效用部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。行文中党政分开：互不发指挥型公文，也不发呈请性公文；可联合行文；可采用抄送形式使对方了解相关情况。可发可不发（如可口头、会议）的，不发；可长可短的，要短。应联合行文的，不单独发。部门之间意见分歧未协商一致的，不发。○机关行文上级机关可以向下级机关直接行文，下级机关可以向上级机关直接行文。下级机关不得撰制与上级机关的规定相抵触的公文，否则上级机关有权改变或撤销。属于下级机关职权范围的事项，上级不应代替下级机关行文，下级机关也不应向上级机关行文请示。各级机关可以以转发、批转的形式行文，其所转发、批转的公文同该机关制发的公文。○部门行文各业务部门可以互平行文，可以联合行文。上级机关的业务部门与下级机关的相关业务部门之间，就职权范围内的具体问题，互相之间可以行上行、下行文。○办公厅（室）行文制发事务管理方面的公文。根据领导意见转发各职能部门的公文，并在文中注明经机关或部门领导同意或批准。○“条条”与“块块”之间的行文上级机关的业务部门与下级机关无隶属关系，故不得向下级机关行文。可用函的形式商洽、询问、答复问题及答复事项。经上级机关审批的事项，经上级机关统一也可由上级部门向下级机关行文，文中应注明经机关同意。○联合行文从实际出发，确有必要才联合行文。须是同级机关或部门。不宜过多，并注明主办机关。只能注明一个机关（主办机关）的发文字号。○主送请示，只能写一个主送机关；须送其他机关用抄送。受双重领导的机关向上级行文，应针对职权归属写明主送机关和抄送机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得向上级机关负责人报送“请示”、“报告”、“意见”。○抄送除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应列为抄送机关。向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一个上级机关。下级机关因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的机关。上级机关越级向下级机关行文时，也应抄送收文机关的直接上级机关。不规范做法—·越级行文·上级部门向下级机关正式行文。“各部门要严格控制向地方政府发文。除与地方政府商洽工作、征求或回复意见外，未经国务院批准，各部门一般不得向地方政府正式发文。”(《通知》)·非同级机关联合行文。上下级机关联合行文/机关与所属部门联合行文/非同级不相隶属机关联合行文。·多头主送、主送个人（尤“请示”）·抄送过滥·文种使用:请示应“一文一事”/报告不得夹带请示事项/无隶属关系机关或部门之间一律用函，不得用上行或下行文种/非法律、法规不得使用命令（令）。三、发文处理拟稿○拟稿的步骤交拟机关领导人将撰拟任务交代给有关人员，即立意明题。这是公文专职的起始程序。纲举目张。交拟形式：口头交拟/书面交拟简要交拟/详尽交拟灌输式交拟/讨论式交拟一次性交拟/重申性交拟个人交拟/集体交拟交拟内容：领导意图--为什么写基本思想—写什么大体要求—怎么写参考资料—拿什么写交拟要求：·深思熟虑（“明天局里开大会，你给我写个讲话稿。”“你准备讲点什么？”“我哪有时间想那么多？你就看些吧。”·明确肯定·严宽相济·创设条件拟议受命/领会/准备（袖手与前）受命：有言即录/有问即发/有话即讲（写《学院简介》）领会：理清脉络/总体把握/研究深化准备：搜鉴材料：搜-理论材料/事实材料；直接材料/间接材料；现实材料/历史材料；正面材料/反面材料；典型材料/一般材料；骨干材料/背景材料。鉴-去伪存真/去虚求实/去粗取精拟写构思：形成主旨：客观的推动-主观的反映-认识的升华选用材料：先后/详略/浓淡设计结构：思路/脉络/层次；开头/过渡/结尾○拟稿注意事项·符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针政策。如提出新的政策规定，应切实可行并加以说明。·情况要真实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明。·正确选用文种。·执行一文一事。·引用公文应先引标题，再引发文字号。·数字用法得当：全篇体例统一/汉字数字：1、干支纪年：庚辰年八月十五，冬月十九日。2、含有月日及相关的词组：一月，七七事变，一律，一目十行，一个中心、两个基本点。3、整数一至十的非统计数字：三本书，看了四遍，五个百分点。4、表示序数的序词：秘书二处，第一书记。5、两个数字连用表概数：四五年，二十五六岁。6、使用“几”字或“左右”等表约数：十几天，几百年，五十左右吨，十多天。·使用法定计量单位：1、重量（质量）单位：千克或公斤（kg）、吨（t）、克（g）、毫克（mg）；不用斤、两、钱。2、长度单位：千米或公里（km）、米(m)、厘米（cm）、毫米（mm）；不用里、尺、寸、分。3、功率单位：千瓦（kw）、瓦（w）；不用马力。4、功、热单位：焦尔；不用卡、千卡。5、体积（容量）单位：升（l）、毫升（ml）；不用公升、立升，可用立方米、立方厘米。6、电量单位：千瓦时（kwh）；不用度。7、土地面积单位:平方米（㎡）、公顷（h㎡）、平方公里（k㎡），不用亩、分、厘、平方丈。审核○审核的内容·是否需要行文，以什么名义行文。·有无矛盾抵触：与党、政府、上级的知识、决定等，与本机关以前的发文。·要求、措施是否明确具体和切实可行。·处理程序是否完备（如是否须交会议讨论通过、是否须上级批准、是否须经会签等）。·文字表达。·文件体式。签发·以机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发。·以机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。·签发文稿要用毛笔或钢笔。复核·印制前，重点检查文件审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范等。·由文秘部门负责。缮校·缮印、校对。·缮印的正本是发文处理的最后成品。·重要文件应进行二校、三校。用印·印章是权力的象征。加盖印章使公文具有法律意义上的正式行政效用。·用印以领导的签发字样为准。封发·封装、发送是文件形成的最后一个环节。·准确书写、印刷封皮。·急件、密件与平件分装，封口处加戳记。·入封文件折叠平整，留出启封余地。·绝密件加“密封”封条。传递·机要通信、专人递送、文件交换、普通邮寄等。·计算机、传真机等，注意保密。四、收文处理签收·由机关指定的工作人员负责。·大中型机关：外收发（总收发室，清点不启封）、内收发（办公室文书人员兼或专职）。启封·内收发签收后负责启封。·写明某某领导人“亲收”“亲启”的，由领导人本人拆封。·密件由机要人员拆封。·检查封内文件是否齐全、完整，有无少页、错发。·封内有清单的，对照检查。·有回执单的，签收并将回执单退回原发机关。登记·凡正式往来的文件、机关内部使用文件、会议文件等均应逐件登记。·字迹清楚，逐项填写，标题完整，编号准确。·簿册式登记、卡片式登记、联单式登记。拟办·机关文秘部门对需要办理的来文，提出参考性处理意见。·上级来文、下级请示的拟办。·认真、熟虑、依据、简要、及时、署全。传阅·对拟办的需送有关领导阅知的文件，组织传递、阅读。·有序：先主后次，先急后缓。·高效：辐射式传阅、顶针式传阅、设室式传阅。批办·