某总承包单位采购管理制度采购管理制度

XX采购管理制度一、总则为加强公司采购管理，规范采购行为，保证材料采购质量，降低采购成本，使采购工作有章可循，特制定本制度。二、适用范围公司所有物资采购、机械采购及租赁。三、采购原则（一）严格遵守国家法律、法规；（二）综合衡量采购物资的质量、价格、供应商资信、交货时间、售后服务等因素，择优采购，做到至少货比三家，并秉承公平、公开、维护公司利益的原则；（三）所有材料的采购，严格按流程申报计划、定标、签订合同、采购、验收、付款，各个环节的相关人员各负其责，采购人员如不按程序采购，按失职问责处理，直至开除；（四）招采部采购经办人为第一责任人，对材料的价格和质量负责，项目经理为连带责任人，对材料的价格和质量负连带责任。项目在权限范围内实施自行零星采购的，项目经理为第一责任人，对材料的价格和质量负责。四、职责（一）工程副总负责采购规范管理、制定采购规划、采购计划审核、采购过程监督等工作；（二）招采部是采购工作具体实施的部门，负责编制采购管理制度，制定公司采购计划，审核项目部需求计划，组织实施采购工作，并按照采购制度对项目部采购工作进行监督、检查。招采部负责供应商库的建设和完善工作，定期对供应商进行评价，实施供应商分级管理；（三）项目部负责结合项目目标责任成本编制项目总需求计划、月度需求计划，并明确采购要求，提交工程部和招采部审核，经工程副总、常务副总审批后，交招采部按计划执行采购。招采部门负责发起合同签订流程，经审批后执行；（四）工程部合约经理/管理专员、成本部、财务部参与采购合同的审核把关。五、采购方式（一）集中采购1、单项合同金额高于5000元的工程合同，必须通过正常采购程序确定中标单位。选择不少于3家供应商，通过询价、比价、约谈等程序，确定签约供应商；单项合同金额高于等于2000元且低于等于5000元的采购项目，必须通过选择不少于3家供应商，通过询价、比价、约谈等程序，确定签约供应商；2、对于重复使用，且规格、型号、技术标准与要求相同的货物实施集中采购，形成统一战略采购框架协议。协议只约定单价，不约定标的数量和和总价，实施过程中按各个项目实际情况另行签订正式供货合同，按照协议分别与中标供应商分批签订或履行采购合同协议。战略采购框架协议可根据实际情况选择两家或多家供应商。（二）零星采购根据项目部实际情况，将零星采购单次总价格低于2000元的少量零星采购物资，由项目主管工程师负责提出申请，仓库管理员确认库存情况，项目技术负责人审核采购的类别、数量等信息，经项目经理签字确认后，将拟选用供应商和价格报公司招采部审核，并报备工程部、成本部、财务部及工程副总后，实施零星采购。严禁将单次采购总价格高于2000元的物资肢解后，少量多次采购。（三）应急采购原则上不得未经申请而擅自采购，严禁“先斩后奏”的行为；确实因项目情况紧急，未经审核通过而急需组织材料进场的，可说明原由并告知招采部采购经办人、招采部经理并经请示工程副总批准同意。招采部应在采购审批流程内附材料采购询价单和由工程副总签字同意的紧急采购说明。六、采购管理（一）采购需求计划1、项目部需结合工程目标责任成本，制定总体招采计划，再根据项目施工特点，合理地计算物资的进场时间，招采部根据采购材料所需要的合同谈判、评审、签订周期及供货周期制定采购计划。2、每月20日前，项目部根据整体招采计划及项目现场实际进度情况，申报次月采购计划。3、项目施工过程中变更或增加材料用量的并且需要调整目标责任成本的，项目部要及时跟工程副总进行沟通，待确定方案后进行目标责任成本调整。（二）物资采购公司招采部根据采购计划，进行市场调研、比选，初步筛选后，安排供货商报价，经成本部、工程副总及常务副总审批后，招采部根据审批意见执行相关采购。物资类的集中采购比选在采购计划审批后提交，自采和机械设备的采购比选表，作为采购计划的附件同步提交。（三）签订采购合同采购合同由招采部拟稿发起，工程部合约经理/管理专员、成本部和财务部及相关部门根据定标相关材料进行合同评审，经相关领导审批后打印、双方盖章、合同生效。（四）货到验收、入库1、对于合同中约定一次性到货的材料、设备。项目部根据施工现场情况确定到货的准确日期，并要求供应商按时到货；2、对于合同中约定需分批发货的材料、设备。项目部根据不同的单位工程、分部工程的实际进度节点，以及现场的仓储和运输情况，要求供应商每批需到货的材料准确数量和准确到货时间；3、材料、设备到场后，项目部应及时组织验收；验收合格后，材料保管员需及时按要求办理入库手续，领用单位领用材料时材料保管员需及时填写材料出库单，办理出库手续。（对于特殊物资，或现场不具备仓库或库管员的情况，可考虑货到时同时办理入库、出库手续，及时出库给领用单位）。每月25日项目组织对材料库存及领用情况进行盘点，交留存相关记录备查。（五）采购付款采购付款时，依照采购合同和公司相关规定执行（六）采购管理流程采购需求→采购计划→寻找供货商→询价、比价、议价→采购洽谈→合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）→交货验收（仓管）→质检（不合格退货）→入库→定期对账→财务结算七、供应商管理（一）入库资料1、提供企业营业执照、税务登记和企业资质等级证书；2、提供企业组织结构、安全生产许可证；3、提供制造（生产）安装许可编号（生产、制造类企业提供）；4、提供法人授权委托书并签字盖章；5、施工类企业还需提供以下资料：（1）提供类似工程的项目管理文件和管理模式；（2）说明技术团队和劳务组织及管理情况；（3）填报工程承包商基本信息：承包工程一览表（近三年类似项目）。（二）供应商考核1、新供应商（1）供应商约谈：供应商信息审核完毕后，筛选出符合我司要求的供应商进行当面沟通、相互了解、验证提供信息的准确性，并观察（判断）合作意向。（2）考察评估：供应商按照要求提供相关资料，并通过初步审核后，公司招采部可组织相关部门人员对其进行全方面考察，对涉及标的体量、金额较大、战略合作的供应商入围前必须考察。2、在合作供应商为规范公司供应商履约评估的工作行为、确保履约评估质量，检查与我公司合作过程中各供应商的状况，建立供应商管理中的奖惩机制，促进双方合作，开展对各类供应商的履约评估工作。供应商履约评估根据供应商类型及进度分为施工类、物资类评估，填报《供方履约评估表》。3、供应商库管理（1）为完善库内供应商的有效性，需定期对库内供应商进行梳理、调整。（2）梳理要求：①检查必备资料是否完善以及资料的准确性；②根据考察评估和履约评估，即时更新供应商评级信息；③即时处理不合格供应商；④完善合作信息。八、采购红线管理（一）采购系统以外的任何人员不得干预采购工作。（二）参与采购工作的各部门独立运作，禁止相互串通、干预。（三）所有参与采购工作的人员不得接受供应商的任何宴请、馈赠，不得与供应商发生任何经济往来。（四）所有参与采购过程的人员须严格保守机密，应对有关采购信息承担保密责任，不得泄密、公开。（五）采购人员必须注意保存并慎重地使用在履行工作职