赴政府采购部实习总结

赴政府采购部实习总结历时三个月的业务实习结束了，我在政府采购部的工作也画上了句号，非常有必要在此做一个总结，记录下些许点滴，供自己今后细细品味和学习。一、关于采购总的来说，政府采购方式可分为五种：1）公开招标、2）邀请招标、3）竞争性谈判、4）询价采购、5）单一来源采购，在实习期间我接触到了前三种采购方式，涉及货物类（中行模块服装采购项目）、服务类（中行北分广告入围选聘项目）和工程类（崇文国税建筑修缮项目）。这三大类采购由于具体标的不同，因此，在招标程序上略有不同，我认为大致可分为12部分：1）接受委托、2）编制标书、3）发布公告（发出投标邀请）、4）资格预审、5）发售标书、6）现场踏勘（或技术交底）、7）投标、8）开标、9）评标、10）资格后审、11）定标、12）签约。在参与了几个招标工作之后，招标给我印象最深的是程序之间的逻辑连续性非常强，且每个环节本身的程序性也非常强，所以“专注”是必须的素质，严谨而又不失灵活，才能运筹帷幄。例如：开标前的分工要明确；接送业主和专家要周到，如需住宿要更为注意；标书包装上标号要清晰，尤其是多包和需暗标的时候；唱标要配合协同、有条不紊；评标时间分配要合理等等，每个环节都要精神集中，一丝不苟。在保证各个环节流畅进行的同时，和业主代表时时沟通也是必须的，如果能细致体察到业主的需求，且能在允许的范围里尽量满足，这样对下一个环节的顺利进行乃至今后业务的延续开发都是很有益处的。二、合同执行今年上半年是政府采购部协和医院老干部保健基地医疗设备采购项目合同签约和执行的高峰期，该项目共计20多个合同，由中技招标公司招标，由我们进行后续的合同签约执行工作，我有幸负责了其中几个合同的签约和开证工作，完整的走完一个流程之后，我对合同条款思维的缜密有了进一步的认识。合同签约是一个需要细心和耐心的过程，了解国贸的基础知识是很必要的，像CIFFOBCFR、信用证、保函、提单/提货单等术语和概念，我都在谈合同条款之前通过网络和咨询他人等形式进行了预习，而且，我也自行学习了政府采购法等相关条例法规，以及公司iso9000中关于招标采购、项目执行的相关业务流程，在实际工作中，我深切的感到这些理论基础是不和或缺的。项目伊始的工作是和中标商建立联系，了解项目大致情况，比如合同金额、设备清单、中标商是否就是卖方、货物运输方式等等，这对确定合同版本是一个必要的基础，同时对合同的后续谈判也是一个很好的铺垫。在真正谈合同条款的阶段，我感触最深的是，合同上的任何一句话都有它存在的意义。即使是看起来不会引起争端的条款，外商也会一抠到底，而且越是知名外企，提出异议的条款越多，有一些外商的国内代理自己也知理亏，就以规避风险或者外国人思维严谨等搪塞，我觉得自己最欠缺的是对合同条款理解不深，从而对哪些地方可以让步，哪些地方不可以让步不能清晰区分，可能会导致的风险预知不足。回答外商问题怎样能一针见血，抓住问题关键点，让双方都心平气和，让自己坦然自若，我想这是我最需要提高的部分。此外，和业主、公司财务、开证银行经常性的交流也是必不可少的，及时沟通会让业务进行起来少走许多弯路，自己模棱两可的概念一定要问领导和同事，不能妄下决断。这些合同比较特殊的是，医院现阶段并没有合适的地方放置新医疗设备，所以外商需要得到我们的发货通知才可以发货，而不是通常我们所讲的开立信用证之后就可以发货，需要我们多次提醒外商注意，所以每个合同还要根据自身特点拟定控制点。还有很多细节方面，诸如货物名称要和医疗器械注册证上一致、代理商保修或制造商保修协和医院要求设置不同的保修期等、税号和海关监管条件（机电产品进出口许可证、3C、法检）的比对、免税和押保放行的区分、货物是否在上海外高桥保税区等……过程控制的思想也贯穿了所有业务环节，比如，每次和外商在电话里交流合同意见后我都会要求对方把意见向我邮件再发一遍；在日常工作中，哪怕是一个传真，一个快递，都要记录下发出及收到的时间，通俗点说就是“做事留个文字的底”，虽然道理简单，但却非常受用，还有每周都要总结和讨论的部门业务签约与执行情况表……总之，只有全面严格把控每个环节的关键点，才能做到心中有数，有条不紊。下附协和医院项目信用证开立和发货报关流程图：三、心得体会作为公司职能部门的一员，我认为公司职能部门和业务部门的互动是比较欠缺的，职能部门对于业务部门的有效支持不够，这种矛盾是公司制度不完善和人员素质参差不起的结果。提高管理理念是一个任重道远的问题，亦是一个系统工程。在业务部门时我会听到抱怨说他们提交的材料或者提出的问题，感到很多都石沉大海，他们的积极性也因此受到打击，所以职能部门现阶段可以提高的，是做到事事有反馈，并且提供一些有深度的意见，具有指导性和建设性。从业务角度来讲，业务部门对于职能部门的定位不清，也导致了职能部门不能提供有效的服务。比如业务审批，在一些业务人员的潜意识里，把职能部门的定位倾向于“批”，而不是“审”，所以会发生电话催办等问题，有的业务员在合同快到签约了才来审批，一脸匆忙，这些都是不可取的。所以要提高基层业务员对于职能部门管理职能的认识，使业务部门和职能部门建立可信赖的关系，达到良性循环，才能使公司的管理水平更上一层楼。这段经历是精彩的，原来的我，对于信用证受益人是代理投标人还是卖方都不清楚，关税增值税的算法也糊里糊涂，揭开了面纱之后，自己比以前更自信了。这段经历也是愉快的，政府采购部的同事和蔼可亲，亦师亦友，合作非常成功。这段经历更是值得