金X湾酒店管理实务样本

金X湾酒店管理实务目录总经理办公室前言………………4一、总经理办公室组织机构和岗位设立（一）组织机构图…………5（二）岗位设立图…………6二、总经理办公室岗位职责（一）总经理………………7（二）副总经理……………7（三）夜间经理……………8（四）总经理办公室秘书…………………8（五）总经理办公室文员（兼档案管理员、打字员）………………9三、总经理办公室工作人员素质规定（一）总经理………………10（二）副总经理……………10（三）夜间经理……………10（四）总经理办公室秘书…………………11（五）总经理办公室文员（兼档案管理员、打字员）………………11四、总经理办公室工作规范（一）编制酒店年度工作筹划，总结年度工作流程…12（二）编制年度经济预算筹划工作流程………………12（三）酒店重要设备设施添置、更新和装修改造工作流程………13（四）酒店价格政策制定工程流程……14（五）重大接待任务工作流程……………15（六）秘书工作流程………16（七）酒店公文撰稿规范…………………16（八）行政接待工作流程…………………18（九）会务工作流程………18（十）文印工作流程………19（十一）收发文工作流程…………………19（十二）档案管理工作流程………………20（十三）夜间运营管理工作流程…………21五、总经理办公室工作质量原则（一）办公室环境质量原则………………23（二）文献草拟质量原则…………………23（三）公文审核质量原则…………………23（四）公务客人接待工作质量原则………24（五）会务工作质量原则…………………24（六）文印工作质量原则…………………24（七）档案管理质量原则…………………24（八）办公室设备管理质量原则…………25六、总经理办公室管理制度（一）总经理办公会制度………………26（二）专项工作会议制度………………26（三）酒店晨会制度……………………26（四）文献传阅制度……………………26（五）阅签值班记录和关于重要经营报表制度………27（六）节假日值班制度…………………27（七）酒店调研和信息工作制度………27（八）酒店印章和简介信管理制度……28（九）财产物资管理制度………………28（十）办公室人员考勤制度……………29（十一）办公室安全管理制度……………29（十二）预算管理制度……………………30（十三）人事管理制度……………………30七、总经理办公室工作沟通与协作……32八、附录：业务报表1、电话记录单……………332、访客来访记录单………343、收文登记簿……………354、收文四联单……………365、公文解决单……………396、传阅文献解决单………407、发文登记簿……………418、卷内目录………………429、备考表…………………4310、案卷封面………………4411、案卷目录表……………4512、案卷目录目次…………4613、案卷目录阐明…………4714、案卷目录封面…………4815、档案借阅单……………49总经理办公室前言酒店总经理办公室是全面负责酒店经营管理领导机构,是酒店经营管理决策中心和控制中心。酒店总经理办公室重要职能是切实执行总经理工作指令，认真贯彻党和政府方针和关于法律、法规，坚持“以市场为导向，以效益为中心，以质量为生命”经营管理方针和“让客人完全满意”服务宗旨，合理调配使用和大力发展酒店人力、物力和财力资源，制定严格管理规范和管理制度，实行科学管理，加强对酒店经营管理监控力度，进一步开展“学先进，找差距”活动，加强管理队伍思想建设和作风建设，树立良好酒店形象，获得最佳经济效益和社会效益，达到最佳管理水平和质量水平，并统筹和协调酒店与社会各界、上级主管部门或业务协作部门以及酒店内部横向、纵向各方面关系，为提高酒店经济效益和社会效益服务。一、总经理办公室组织机构和岗位设立组织机构图总经理办公室档案管理打字员文员总经办秘书夜间经理总经理办公室档案管理打字员文员总经办秘书夜间经理（二）岗位设立图总经理兼支部书记档案管理员打字员文员秘书夜间经理副总经理金海湾报编辑总经理兼支部书记档案管理员打字员文员秘书夜间经理副总经理金海湾报编辑二、总经理办公室岗位职责（一）总经理向上级主管部门负责，定期向上级主管部门报告工作。负责制定酒店经营管理目的、年度工作筹划与预算管理筹划，并组织实行。全面负责酒店人、财、物管理，并重点负责市场营销、人力资源和筹划财物管理工作。依照市场变化和发展纪律，制定市场营销工作方针、政策和方略，并组织实行和有效控制。建立和健全酒店组织系统，合理调配与控制人力资源，决定部门管理人员任免事宜，并定期组织考核。负责酒店年度预算与决算编制，严格控制酒店经营成本和各种费用开支，抓好开源节流工作，保证酒店资产保值增值。抓好酒店员工队伍建设和人才培养、开发工作，全面提高酒店员工素质。主持制定和完善酒店各项规章制度，全面负责履行酒店管理模式，督导下属履行职责，坚持服务宗旨和质量管理，保证酒店高服务水准。全面负责酒店安全管理，抓好安全生产、食品卫生和消防、治安安全工作，保证宾客和酒店人身、财产安全。10、保持与社会各界广泛联系，抓好重要客人接待工作，塑造酒店良好内、外部形象。11、抓好酒店民主管理工作，关怀员工思想和生活，不断改进员工工作条件。12、完毕上级主管部门以及政府关于部门交办其她工作。（二）副总经理[管理层级关系]直接上级：总经理[岗位职责]协助总经理完毕酒店经营指标、年度工作筹划与预算管理筹划，并保证总经理工作指令与各项决策贯彻贯彻。重点负责酒店营运部、客房部、餐饮部、康乐中心寻常经营管理及内部协调工作，督促下属努力实现年度经营筹划指标，提高酒店经济效益和社会效益。在总经理领导下，详细负责金X湾酒店管理模式实行、检查和贯彻工作，保证酒店服务质量。每日查阅酒店经营业务报表，发现问题及时采用积极有效办法予以解决，并报告总经理。每天巡视客人活动区域，检查并督导各经营管理部门工作，认真、妥善地指引下属部门解决客人投诉，不断改进和提高服务质量。负责召开分管部门工作例会，督促工作进度，组织、指挥下属部门完毕各项工作筹划，认真做好服务接待和经营保障工作。总经理缺勤期间，代行总经理职责。（三）夜间经理[管理层级关系]直接上级：总经理[岗位职责]代表总经理主持酒店夜间经营管理活动，对酒店总经理负责，并报告工作。负责领导和督促各部门做好夜间各种工作。协调夜间各部门工作关系，解决和解决发生各种问题和突发各类事件。代表总经理接待和迎送夜间到店重要客人，组织和检查关于部门做好服务工作。负责酒店夜间质量管理工作。负责编写“夜间工作日记”，记录当天工作重要状况，发生和发现问题及解决意见和成果，及时递交总经理阅示。（四）总经理办公室秘书执行总经理工作指令，向总经理请示和报告工作。负责撰写酒店综合性业务报告，总结、筹划等公文函件，负责审核由各部门起草对外文函。负责组织安排总经理办公会和行政例会，做好会议记录，撰写决策和会议纪要。检查酒店各项决策和总经理工作指令贯彻执行状况，及时理解和反馈信息。负责业务资料和信息收集、分析、研究，掌握酒店行业市场动态，为领导当好参谋。负责来往文献及书报、信件收发工作，解决关于来电、来信等信息，分类整顿，做好记录及时上传下达。负责总经理室卫生清洁及总经理办公室固定资产和办公用品领用、保管。负责送阅总经理阅批文献，派发总经理签发、批示文献、告知等。严格执行保密制度，及时做好行政和业务资料及文献材料收集、整理、立卷、登记、保管工作。10、依照总经理批示做好工作安排，来访接待等关于事宜。11、按规定手续严格管理和使用印章、简介信，对需要用印文献、材料和报表，经主管领导签字并登记后用印。12、完毕总经理交办寻常行政事务工作。（五）总经理办公室文员（兼档案管理员、打字员）[管理层级关系]直接上级：总经理[岗位职责]负责酒店公文、函件、资料打印工作，分别轻重缓急，优质、高效地完毕任务。严格执行安全保密制度。妥善保管打印原稿，并按规定移送校对；及时清理和烧毁蜡纸，不得在办公室接待与工作无关人员。熟悉打字机、复印机和电脑性能，做好保养工作，保持机件处在良好状态。负责酒店公文、函件、内部刊物收发、运转、催办、办理和登记、保管及使用工作。负责总经理办公室报刊、杂志分发工作。负责档案登记、编号、借阅等管理工作。负责档案安全工作，保证档案无遗失、无虫蛀霉变、无火警事故。负责办公室和档案清洁工作，注意经常保持室内环境整洁。三、总经理办公室人员素质规定总经理办公室工作人员必要具备强烈事业心、自信心和奉献精神，坚持依法经营、多谋善听、锐意改革、清廉公正、严于律己、以身表率、身体健康、外貌端正，能胜任本职工作。各岗位业务素质规定如下：岗位知识规定能力规定经历规定总经理大学专科毕业或以上学历。较完整地掌握酒店经营管理理论和市场营销知识，财务管理知识，全面质量管理知识。熟悉酒店接待业务和人事、消防安全等知识，懂得接待礼仪、礼节。熟悉经济法、公司法、财税法及有关旅游法规。理解旅游心理学、行为科学、公共关系学以及酒店建筑布局、内部装饰等知识。能依照酒店发展目的，制定本酒店中、长期发展规划，对酒店经营管理活动具备较强决策能力；在建立科学管理制度，开拓酒店营销业务，解决酒店内外关系等方面具备较强组织、协调能力；并能结合酒店实际，不断改革创新，具备较强全权解决一切业务活动，获得最佳经济效益，达到最佳管理水平能力。有较强语言和文字表达能力。会做思想政治工作，有勉励和调动干部及员工积极性能力。能用一门外语与客人流利交流，通过金X湾酒店外语A级考核和电脑考核。担任酒店副总经理一年以上或部门经理三年以上。副总经理同上有指挥、控制和组织各部门开展经营管理活动能力。有较强语言和文字表达能力。会做思想工作，有勉励和调动干部及员工积极性能力。能用一种外语与客人流利交流，通过金X湾酒店外语A级考核和电脑考核。担任酒店部门经理三年以上。夜间经理大学专科毕业或同等学历。懂得酒店管理普通理论知识和酒店管理制度和工作规范。熟悉各种应急预案内容和程序，理解接待礼仪、礼节。熟悉外事纪律，理解旅游法规，懂得旅游治安、消防条例等法律、法规等基本知识。具备较强组织、指挥、协调和控制等方面管理能力，能解决客人投诉和突发事件。会撰写本职范畴内应用文，语言清晰。能用一种外语与客人流利交流，通过金X湾酒店A级外语考核。担任酒店各部门经理半年以上。秘书大学专科毕业或同等学历。掌握酒店经营管理普通知识，熟悉酒店秘书工作和行政管理知识。掌握应用文撰写办法，懂得接待礼仪、礼节。理解旅游法规及关于经济法规和政策，熟悉外事纪律。能解决普通文献、函电和资料，具备较好协调、接待工作能力。有较好文字组织能力，能撰写各类应用文稿及筹划、总结、报告等。纯熟掌握电脑操作。能熟悉掌握一门外语，通过金X湾酒店外语A级考核和电脑考核。具备秘书工作经验。文员中档职业学校或高中毕业。熟悉文书档案管理知识和保密制度。熟悉文印知识和行文规范。具备较强档案业务管理能力，会办理酒店文函工作。纯熟掌握电脑操作。能撰写本业务范畴内文稿，能完毕工作任务。通过金X湾酒店外语B级考核。具备档案管理经验和文印工作经验。四、总经理办公室工作规范（一）编制酒店年度工作筹划，总结年度工作流程依照酒店经营管理目的，每年十二月上旬开始，总结全年工作，编制下一年度工作筹划，下发酒店各部门贯彻执行。总结年度工作和编制下一年度工作筹划流程如下：总经理召集各部门负责人会议，布置总结年度工作和编制下一年度筹划，明确任务和进度。依照各部门提出总结和下一年度工作筹划，总经理召开会议进行充分讨论，最后由总经理进行集中，提出全店年度工作总结和下一年度工作思路和规定。总经理召集各部门负责人会议，布置总结年度工作和编制下一年度筹划，明确任务和进度。依照各部门提出总结和下一年度工作筹划，总经理召开会议进行充分讨论，最后由总经理进行集中，提出全店年度工作总结和下一年度工作思路和规定。总经理召开酒店领导会议，讨论办公室提出总结和筹划讨论稿，提出修改意见。总经理召开酒店领导会议，讨论办公室提出总结和筹划讨论稿，提出修改意见。办公室依照总经理意见和各部门书面总结和筹划，草拟酒店总结与筹划讨论稿。总经理召开各部门负责人会议，听取对总结和工作筹划讨论稿修改意见。办公室依照讨论中提出修改意见进行修改补充，形成正式文稿，由总经理签发正式上报下发，整个工作应于十二月下旬结束。办公室依照总经理意见和各部门书面总结和筹划，草拟酒店总结与筹划讨论稿。总经理召开各部门负责人会议，听取对总结和工作筹划讨论稿修改意见。办公室依照讨论中提出修改意见进行修改补充，形成正式文稿，由总经理签发正式上报下发，整个工作应于十二月下旬结束。（二）编制年度经济预算筹划工作流程酒店在本年度经济预算筹划执行状况基本上，依照对下一年度市场调查研究、分析、预测，于每年十月开始着手编制下一年度经济预算筹划，十月底完毕年度经济预算筹划草稿，十一月中旬进行讨论，修改下一年度经济预算筹划，十二月中旬形成正式预算筹划，下发酒店各部门贯彻执行。编制年度经济预算筹划管理制度，工作流程见《筹划财务管理》关于制度和工作规范。（三）酒店重要设备设施添置、更新和装修改造工作流程酒店重要设备设施更新和装修改造应列入年度预算筹划，在每年工作筹划和预算中要专门立项，以形成酒店设备设施更新和改造制度化。防止集中更新改造给酒店管理带来不利影响。编制酒店设备设施更新和装修改造筹划工作流程如下：设备设施更新和装修改造筹划编制应于编制年度经济预算筹划同步进行。酒店各部门依照经营管理需要和设备设施老化状况提出本年度设备设施更新和装修改造筹划向总经理申报。设备设施更新和装修改造筹划编制应于编制年度经济预算筹划同步进行。酒店各部门依照经营管理需要和设备设施老化状况提出本年度设备设施更新和装修改造筹划向总经理申报。召开总经理办公会议，审核各部门提出设备设施添置、更新和装修改造意见，以及财务部、工程部审核意见书，进行调节。依照上报审批意见，正式下达年度设备设施更新和装修改造筹划，贯彻执行。财务部汇总各部门申报项目进行分类，分清添置与更新项目，并依照设备设施更新年限及酒店资金状况提出意见报总经理。工程部对部门提出设备设施添置与更新以及改造技术上进行可行性研究，提出实行方案。财务部负责最后汇总编制酒店年度设备设施添置、更新和装修改造筹划，上报总经理审批。召开总经理办公会议，审核各部门提出设备设施添置、更新和装修改造意见，以及财务部、工程部审核意见书，进行调节。依照上报审批意见，正式下达年度设备设施更新和装修改造筹划，贯彻执行。财务部汇总各部门申报项目进行分类，分清添置与更新项目，并依照设备设施更新年限及酒店资金状况提出意见报总经理。工程部对部门提出设备设施添置与更新以及改造技术上进行可行性研究，提出实行方案。财务部负责最后汇总编制酒店年度设备设施添置、更新和装修改造筹划，上报总经理审批。（四）酒店价格政策制定工程流程酒店价格政策是酒店参加市场竞争杠杆，为了保持酒店形象，维护价格政策严肃性，防止随意性，酒店重大价格政策制定和和调节必要通过一定程序。酒店价格政策重要是客房出租价格，餐饮销售价格，康乐中心、洗衣房服务价格。酒店价格政策必要接受国家政策领导。酒店价格政策制定和调节工作流程如下：销售部依照市场供求关系，结合本地区同星级酒店价格状况，提出本酒店价格政策。销售部依照市场供求关系，结合本地区同星级酒店价格状况，提出本酒店价格政策。财务部负责归口审核和控制各营业部门提出销售、服务价格及实行方案，发现问题应请营业部门予以修正，达到一致意见后报总经理审定。各营业部门依照销售部意见，结合本酒店实际，制定出详细销售、服务价格及实行方案。财务部负责归口审核和控制各营业部门提出销售、服务价格及实行方案，发现问题应请营业部门予以修正，达到一致意见后报总经理审定。各营业部门依照销售部意见，结合本酒店实际，制定出详细销售、服务价格及实行方案。经总经理审核批准销售、服务价格，如需调节，原则上仍按以上程序进行。经总经理审核批准销售、服务价格，如需调节，原则上仍按以上程序进行。总经理审核财务部提出价格方案，发现问题责成关于部门重新申报，审核无误由总经理订立意见，责成财务部以书面形式告知营业部门贯彻执行。总经理审核财务部提出价格方案，发现问题责成关于部门重新申报，审核无误由总经理订立意见，责成财务部以书面形式告知营业部门贯彻执行。（五）重大接待任务工作流程酒店遇有重大接待任务，如特别重要客人大型会议接待任务，大批量重要客人接待任务等，均需由总经理或副总经理统一组织、指挥和协调，动员有关部门共同做好接待工作，保证接待任务圆满、顺利。重要接待任务工作流程如下：接受任务后，由酒店总经理召开由各部门负责人参加专项协调会议，明确任务、规定和分工。办公室依照专项会议规定制定接待筹划，成立若干工作小组，逐项贯彻，如有必要，筹划报政府关于部门。接受任务后，由酒店总经理召开由各部门负责人参加专项协调会议，明确任务、规定和分工。办公室依照专项会议规定制定接待筹划，成立若干工作小组，逐项贯彻，如有必要，筹划报政府关于部门。接待任务结束后，认真做好总结工作。接待任务结束后，认真做好总结工作。各工作小组制定实行细则，提前做好各项准备工作，重点做好物品采购，设备维护保养、客房、餐饮、环境布置、安全保卫、食品卫生等工作，逐项贯彻。总经理召开会议，听取各部门及工作小组接待筹划贯彻状况。接待任务前一天，总经理亲自到现场检查贯彻接待准备状况，详细指引。接待任务期间，酒店领导和部门领导必要加强现场指挥，协调各方面关系，解决暂时需要解决问题，并听取客人意见及时反馈。各工作小组制定实行细则，提前做好各项准备工作，重点做好物品采购，设备维护保养、客房、餐饮、环境布置、安全保卫、食品卫生等工作，逐项贯彻。总经理召开会议，听取各部门及工作小组接待筹划贯彻状况。接待任务前一天，总经理亲自到现场检查贯彻接待准备状况，详细指引。接待任务期间，酒店领导和部门领导必要加强现场指挥，协调各方面关系，解决暂时需要解决问题，并听取客人意见及时反馈。（六）秘书工作流程顺序工作内容时间1提示领导当天日程安排，询问有无交办事项每天上班后2按急事先办原则，办理领导交办工作或续办未完事项，办完及时反馈每天3汇集各部门工作日记、营业报表和重要接待任务，送领导审视每天4接听电话，礼貌、热情、精确地回答询问，凡直接找总经理电话应问清单位和姓名，如总经理不在或因故不能接听，应阐明状况，做好电话记录每天5理解和掌握各部门执行总经理指令及各项决定状况向领导报告视工作需要6按规定对的用印视工作需要7依照酒店领导规定和工作需要，撰写酒店文稿，编写酒店简报，上报下发视工作需要8翻阅各类报刊杂志和资料，收集行业信息，供领导参阅每周9撰写酒店日记，年终撰写酒店大事记每天下班前（七）酒店公文撰稿规范酒店公文分类公文名称适用范围决定合用于对酒店重要事项或重大经营管理活动做出安排，奖励关于部门和人员。报告合用于向上级主管单位报告工作，反映状况，提出意见或建议，答复上级单位和部门询问。告知合用于对各部门布置工作，阐明关于指引原则；发布规章制度；转发上级单位和不相从属主管部门公文；传达规定各部门办理和周知或者共同执行事项；任免和聘任管理人员。请示合用向上级主管单位祈求批示，批准某件事项。批复合用于答复下属部门请示事项。函合用于不相从属单位之间互相商洽工作，询问和答复问题，向不相从属关于部门祈求批准等。会议记录合用于记载、传达会议状况和议定事项。简报合用于反映酒店经营管理状况，总结经验教训，沟通信息。会议纪要合用于记载会议研究拟定事项或重要精神，规定与会单位共同遵守、执行。酒店公文撰写工作流程酒店公文撰写工作流程普通分为交拟、撰稿、审核、签发、缮校、用印等程序，文稿由秘书撰写。总经理或副总经理交拟撰稿任务，明确撰稿内容和行文规定。总经理或副总经理交拟撰稿任务，明确撰稿内容和行文规定。审稿并提出修改意见，然后再行修改，形成正式文稿。按照行文规范，正式拟稿。秘书撰稿前认真酝酿构思，收集各类材料、事例、数据等。审稿并提出修改意见，然后再行修改，形成正式文稿。按照行文规范，正式拟稿。秘书撰稿前认真酝酿构思，收集各类材料、事例、数据等。二次审核后交总经理审核签发。在需要用印文献上加盖印章。文员依照签发稿，打印成文交秘书校阅，正式成文。二次审核后交总经理审核签发。在需要用印文献上加盖印章。文员依照签发稿，打印成文交秘书校阅，正式成文。（八）行政接待工作流程项目接待规范来信及时拆阅信件，认真做好登记，按信函内容呈关于领导。依照领导批文意见催办，尽快答复。来电认真接听电话，问清对方姓名、单位、电话号码、身份和事由，耐心地听取陈述，能当场解决应予实事求是地予以答复，如涉及重要事项应认真做好电话记录单。事后将电话记录呈关于领导批阅后抓紧办理和答复，或转关于部门解决答复。来访热情接待，礼貌在先，问清来访者姓名、单位、身份和事由，认真做好来访记录单，对来访者提出问题应予负责地解答，不能解答应请示关于领导，如来访者规定见领导，征得批准后按安排会见地点与时间，如领导不在或不便会见应做好解释工作。来宾弄清宾客姓名、身份、单位、人数、目、抵店和逗留时间，如重要客人应向总经理报告，如需住宿、就餐应按酒店规定办理审批手续。普通来客，由秘书或派员接待，重要客人应由酒店领导出面接待。依照客人规定或身份，安排好车辆，派人到机场、车站、码头迎送。依照客人规定安排好参观、外出观光、座谈交流等，贯彻陪伴人员。酒店宴请招待应贯彻好陪伴人员、餐厅、菜单。征求客人意见和建议，并协助客人结清食宿等费用，如有必要告知客人单位，告知客人返回时间和航班、车次等。（九）会务工作流程项目工作规范会前准备弄清会议议题、内容、时间、出席人员。贯彻会场。视需要布置会场、扩音和录音。书面告知会议出席人员。准备好会议文献和资料。会议期间做好会议记录，填写会议记录扉页，注明会议时间、名称、地点、议题、主持人、记录人及出席、缺席人员名单等。视需要指引工作人员做好录音。指引工作人员做好会议服务工作会后贯彻整顿睬议记录（录音），编写会议纪要上报下发。向会议缺席人员传达会议精神。收集各部门贯彻会议精神状况向领导报告。（十）文印工作流程文印工作是文献形成最后一道手续，其工作流程是：秘书将拟好文稿送交文员打印。文员打印完毕后告知秘书，秘书负责校对。秘书将拟好文稿送交文员打印。文员打印完毕后告知秘书，秘书负责校对。核对完毕，精确无误后，交由文员印制最后由文员把文稿装订好交给秘书。核对完毕，精确无误后，交由文员印制最后由文员把文稿装订好交给秘书。（十一）收发文工作流程项目工作规范收文登记仔细清点、按类登记。登记应注明收文日期、文号、来文单位、事由等。专递文献（含机要件、挂号件）要注意把好“三关”：（1）外查关。对信函外包装进行检查，如发现破损应注明，同步查看与发文薄或回执单与否相符；（2）验户关。核对投递清单上件数与实收件数与否一致。（3）验收关。对某些紧急件，注明收件时间，以分清责任。分文和批办文献拆封登记后，文献进入分文和批办，由工作人员拟就办文单，交有关领导批办。领导阅文后提出办文意见，办文意见订立在文献解决单内，由工作人员分别送酒店领导和关于部门办理。批办意见必要明确详细。承办酒店领导批文后，文献即进入承办程序。对酒店领导批文意见，如发现不详细，授权不清晰或有疏漏之处，应及时提示领导进一步明确和补充。凡属上级下发阅知文献，依照领导阅示意见，即行贯彻执行。凡需要草拟复文应依照领导批示及时行文办理。凡涉及两个部门以上联合承办事项，应积极做好协调工作。注意办文时效，急事急办。传阅文献传阅普通采用轮幅式办法，依次传阅。填写文献传阅单，设立专用文献夹。规定传阅时限，进行必要催阅，以防文献滞留，并有专人签收，以防遗失。发现漏阅、漏签，及时补办。催办严格按办文时限办文，超过时限前应予催办。催办应以急件和重要文献为重点。催办可视状况作电话催办或派人催办。办复文献承办结束后，应将办文成果在收文解决单上注明，必要时，应将办文成果报酒店领导。凡需要答复来文、来函、来信，承办完毕后，都应予以答复。要做到件件有着落，事事有回音。办复文献应及时归档保管。文献封发上报下发文献应严格清点校对，并依照主送、抄送单位分别封装。对的填写封套后，并严密封缄。视状况加盖骑缝印章。认真填写发文登记簿。派人直接送达件应获得回执或请对方签收。发文献应留存恰当份数，以供备用和立卷存档。（十二）档案管理工作流程办公室负责酒店主体档案管理，并对各职能部门档案保管工作进行督促和指引。各部门应配备关于同志兼任部门档案管理人员，按照国家《档案法》等法规规定精神，做好文献材料收集积累、整顿、预立卷和开具归档交接清单。酒店档案工作重要流程是：项目工作规范接收凡酒店经营管理活动中形成和使用，业已办理完毕并具备查考价值文献、报告、规定、告知及关于资料、图片、会议记录等均应列入酒店档案接受范畴。酒店档案一年接受一次，酒店各部门应于次年一月底前将档案资料统一移送办公室。整理酒店档案按年综合整顿，普通在每年第一季度整顿归档。酒店各部门档案按其形成各种门类和体裁列为一种全宗。办公室档案，按其不同内容和体裁，制成统一分类档案。按照案卷排列顺序编制卷号，案卷目录上应区别状况标明不同保管期限。保管及运用酒店档案应由专人负责保管，并定期进行检查。凡使用档案应办理借阅手续，填写档案借阅单。重要档案借阅应经领导批准。借阅结束后，请借阅者在档案借阅单上签名。鉴定和移送档案鉴定工作在有关领导领导下，构成鉴定小组，按规定进行。销毁失去保存价值档案由鉴定小组提出意见，登记造册，经酒店领导批准，由两人在指定地点监销。档案移送要按国家关于规定执行。档案员调动工作，须办完档案移送手续后方能离岗。（十三）夜间运营管理工作流程项目工作规范接班掌握当天酒店经营管理状况、重要接待任务以及总经理交办工作事项。阅读值班经理工作日记和总经理阅批意见，理解需要进一步办理工作。掌握各部门夜间工作安排和各岗位重要工作人员。巡视酒店随身携带传呼机，随时与电话总机保持联系。检查各部门工作进展和质量，发现问题，及时协调、督导和解决。对难以当场解决问题做好记录，报总经理批示后作出解决。接待重要客人依照大堂副理或总服务台报告，代表酒店总经理迎接重要客人，并督导关于部门按照重要客人接待规定做好接待工作。在总经理授权范畴内解决重要客人提出费用优惠规定，超过职权范畴应先办理，然后报总经理审批。遇有政府主管部门来店检查工作，要热情接待，亲自或委派关于人员陪伴检查，并将检查状况及意见记录在案，第二天报总经理。酒店发生停电事故解决迅速与工程、保卫及关于部门沟通联系。督导工程部门迅速查明停电因素及涉及范畴，如停电发生在酒店及周边区域，应督导工程部迅速与供电部门获得联系。督导保卫部门工作人员严守岗位，加强巡逻与控制，防止坏人乘机捣乱和其她不测事件发生。督导前厅、客房、餐饮等各营业部门，迅速向客人做出解释，稳定情绪，并使用蜡烛、电筒等照明物品，以免发生混乱。督导电话总机经常保持和沟通各部门联系，掌握信息，及时报告。迅速将停电事故和解决状况向总经理报告。停水事故解决督导酒店工程部及时与地区供水单位联系，理解停水因素，如地区性发生水管爆裂不影响酒店备用另一路进水管道，应督导工程部迅速打开另一路进水阀门。如酒店两路进水管均受影响，应迅速召集各部门夜间值班人员研究制定控制节水办法和办法。如予期停水时间较长，应督导客房部在恰当时间向客人进行解释，阐明停水因素及酒店采用办法，祈求客人谅解。如酒店内水管爆裂，应迅速赶到现场，督导工程人员及时关闭爆裂水管区域阀门，组织和指挥工程人员抢修，督导前台部门迅速转移和安顿爆裂水管区域客人，并代表酒店总经理向受影响客人表达慰问和歉意。及时向酒店总经理报告停水因素及采用办法。火警事故解决及时赶赴现场察看火情，及时判断与否向119报警。及时向酒店总经理报告。按火警解决预案进行解决。盗窃案件解决带领保卫部值班人员和巡逻人员迅速赶赴现场。督导保卫部派人保护案发现场，并向报案人理解案发时间、通过及可疑人、事、物。督导保卫部与公安部门入店破案，并提供必要工作条件。督导关于部注意保密，防止扩散，尽量不惊动其她客人。迅速向酒店总经理报告。医疗急救事故解决迅速赶赴现场，理解状况，视情指挥急救。督导大堂副理（或总台）联系急救中心，直接将病人送往医院。督导客房部值班人员将客人安全送抵急救医院。护送客人应尽量从酒店职工通道出入。视病员病情，征求病员或接待单位意见，拟定与否与病人家属联系，并尽量满足病员合理规定。向酒店总经理报告。五、总经理办公室工作质量原则（一）办公室环境质量原则办公室设备设施放置有序，办公桌面保持整洁，电话、办公用品放置整洁划一，墙面装饰讲究艺术性。办公室每天打扫，如有垃圾及时清扫。下班时办公桌上除统一物品外，其她办公用品应放入抽屉或柜子内。电脑、复印机、传真机、打印机等自动化办公用品必要保持良好状态，有专人负责管理，发生故障应及时修理。最后一位离开办公室工作人员应负责关闭一切电源，关好门窗。（二）文献草拟质量原则符合国家法律、法规和上级单位及本酒店关于规定，所提办法和办法切实可行。如提出新政策性办法或超越现行规定范畴内，应当加以阐明。状况属实、观点明确，表述对的，层次清晰，先后照应，文字精炼，篇幅力求简短。用字用词精确、规范，标点妥帖，笔迹清晰，办公自动化单位应用电脑打印成文。使用简称应当先后一致，普通先用全称，加以注明后再使用简称。人名、地名、单位名称、数字、时间应精确无误。除成文日期、某些构造层顺序数和词、词组、惯用语、缩略语，具备修辞色彩语句中作为词素数字必要使用中文外，公文中数字应当使用阿拉伯数码。引文精确无误，删节得当，必要时注明出处，引用公文应当列出标题，并在标题之后用括号标明发文字号。依照公文内容和行文规则，精确把握发文规格，对的使用文种。构造层顺序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”、第三层为“1”、第四层为“（1）”。使用国家法定计量单位。某些政策性强，涉及面广重要公文在草拟中，应广泛征求各方面意见，组织关于部门和专家进行论证。（三）公文审核质量原则公文送酒店领导签发之前，应由办公室秘书进行审核。审核重点是：有无必要行文，发文规格与否恰当。与否符合公文审批程序和行文规则，需要与关于部门会签与否会签。公文内容与否符合国家法律、法规和上级单位规定、制度，与本酒店过去发文且持续生效公文有无矛盾；与否具备可操作性。文献使用与否精确，公文格式与否规范。层次与否清晰，布局与否合理，文意与否周全，表达与否简洁、通顺、确切。（四）公务客人接待工作质量原则接待前应事先理解清晰客人人数、身份、抵店、离店时间，接待规定和规格，及时报告酒店领导，作出安排。如需酒店出面接机、接车客人，应事先理解到达航班、车次，及时安排接机、接车人员和车辆。礼貌待客，精心安排各种接待活动，不出差错。客人离店应有专人送客。如需要客人付费，应协助客人做好结帐工作。（五）会务工作质量原则会前做好告知，明确会议内容、时间、地点、出席人员，做到无漏掉。会场布置整洁，符合规定，无差错。会议服务工作有安排，有检查，件件贯彻。会议记录完整、整洁、规范。（六）文印工作质量原则打字要忠于原稿，不擅自更改。严格按照酒店公文格式行文，校对普通应由两人进行，重要文稿应三校，文稿、文字、标点不错不漏，字距、行距、标题、落款、表式等排列匀称。末页尽量避免无正文现象，如难以避免，应注明“此页无正文”。掌握文稿时效，急件先打印，印制要认真细致，文献美观大方，无油污、沾页。严把装订质量关，做到摺叠整洁，不错漏页码。严格执行保密规定，密级文稿严格保密，校对稿应及时销毁。（七）档案管理质量原则酒店档案必要完整，凡酒店内具备查考价值文献、资料、图片、照片、会议记录等均应列入归档。归档文献、资料种类、份数以及每份文献页数等均应齐全完整。每份文献正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文献与原件、各种文字形式同一文献分别列在一起，不得分开。文书档案卷封面、卷内文献目录、备考表及案卷目录、目次、阐明等，均应符合文书档案立卷格式规定。档案必要放置在专用柜或专用库房内，要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温等设施。档案收进、移出、借用等手续必要完备，严防档案遗失。电子文献档案必要有专人管理。保管电子文献档案必要做到防高温、防磁、防潮、防硬物摩擦。（八）办公室设备管理质量原则办公室必备设备：电话、电脑、电脑打印机、传真机、复印机、档案柜等。办公设备管理质量原则：（1）办公设备管理必要建立岗位责任制，贯彻个人管理责任。（2）办公设备必要按使用阐明书规定对的使用，禁止非办公室人员使用。（3）办公室自动化系统禁止私人软件在系统内使用，防止电脑病毒对系统损害。（4）办公设备应定期维护保养，如遇故障时应及时告知专业人员进行维修。（5）电器设备电源应置固定位置，以免人为导致断电，影响机器使用和设备、软件损坏。除传真机外，下班时应关闭电源。（6）档案柜应加锁，专人保管钥匙。六、总经理办公室管理制度（一）总经理办公会制度总经理办公会每周召开一次，由酒店总经理主持，副总以上领导出席。总经理缺席时，由授权委托人主持会议。总经理办公会内容：研究党路线、方针、政策和国家关于法规以及上级重要批示，规定在本店贯彻执行。研究讨论酒店发展规划、改革方案。讨论酒店月度、季度、年度工作筹划、总结。讨论酒店重大经营管理活动。讨论酒店人事安排与组织机构调节。讨论酒店员工工资、福利及涉及员工切身利益关于问题。讨论员工重大奖惩事项。讨论研究其她酒店关于问题。（二）专项工作会议制度酒店专项工作会议视经营管理需要拟定。酒店专项会议事先由办公室依照总经理指令，列出会议内容和规定，责成关于部门进行调查研究，充分准备，待时机成熟后召开。会议由总经理主持，视会议内容拟定出席人员。酒店专项会议普通可分为：经济活动分析会；价格政策会议；餐饮工作会议；销售工作会议；酒店质量管理睬议；培训工作会议；酒店更新改造会议；重大接待任务协调会等等。（三）酒店晨会制度酒店晨会每天上午8：30召开，由酒店总经理主持召集，会议时间普通控制在半小时内。会议出席人员：酒店副总经理及各部门重要负责人，如重要负责人因事不能出席，应指定副职或代理人参加。会议内容重要是各部门报告一天（24小时）内本部门发生重大问题或需要酒店协调工作以及上次晨会布置工作贯彻贯彻状况。会议主持人对晨会上各部门提出问题或需要协调解决工作应作出明确决断，并明确分工贯彻。会议结束，出席会议各部门人员应迅速传达布置和贯彻工作指令和规定。（四）文献传阅制度酒店领导寻常应阅读上级党、政部门和业务主管部门许多文献、信息资料以及重要期刊杂志，理解党和政府部门及业务主管部门各类重要信息和最新方针、政策精神，对的指引酒店各项经营管理活动。各类文献资料由办公室专职档案管理人员负责收、发、登记后，交酒店领导按序迅速传阅，对酒店领导批示文献，应及时反馈给有关职能部门贯彻执行。（五）阅签值班记录和关于重要经营报表制度酒店领导每天要阅签“大堂副理值班记录簿”、“保卫值班记录簿”、“夜间经理值班本”、“酒店营业收入日报表”以及各类关于重要财务报表，还可通过电脑终端查阅各项经营资料，全面理解酒店近期经营管理状况，以便对经营管理中存在问题迅速做出决策。（六）节假日值班制度节假日值班制度是加强酒店经营管理一项重要办法，遇有重大节日，酒店领导应亲自参加值班。1、值班员要坚守岗位，遵守纪律。2、值班时要依照授权范畴积极积极地解决各种问题。遇重大、紧急状况或授权范畴以外问题，必要及时请示关于领导，按领导意图解决，以免延误。3、值班时遇有宾客投诉，要协助关于部门一起妥善解决，需要时报请领导解决。4、做好领导用车调度等行政事务工作，完毕领导交办其她工作。（七）酒店调研和信息工作制度酒店调研和信息工作目是为领导决策和解决问题提供根据。酒店调研和信息工作由办公室秘书负责，其她人员协助。调研工作重点是：（1）酒店经营管理中带有全局性、倾向性状况和问题。（2）酒店经营管理经验和教训。（3）酒店各项决策付诸实行后效果和需要完善之处。（4）领导交办其她调研工作。信息工作重点是：员工信息：员工思想动态、工作状况，以及对经营管理意见、建议。（2）客人信息：住店客人投诉、意见和表扬。（3）客源信息：国际、国内客源市场动态、预测性信息。（4）同行信息：涉及同行酒店经营管理新动向、特色、服务水平、价格政策、营销方略等基本信息。（5）社会信息：酒店在公众中形象和知名度。调研和信息工作规定客观、全面、进一步，坚持实事求是，防止片面性和表面化。调研工作程序是准备、调查、研究、写出调研报告。信息工作程序为收集、分类、分级、筛选、比较分析、汇总和交流。调研报告写作规定：观点和材料统一，构造和条理严谨清晰，语言平实精确、鲜明生动。信息材料写作规定：注意实效，注重功能，简要扼要。（八）酒店印章和简介信管理制度酒店印章、总经理个人印章、酒店简介信均有专人管理和保管，存储安全可靠。未经批准，不得把印章和简介信交她人管理和使用。使用印章和简介信要经酒店领导批准，文献用印以文献签发、签字为准。常规用印由办公室秘书批准。用印、使用简介信应予登记。登记内容涉及用印和用信人、事由、时间、批准人、经手人和印数等。盖印位置要端正、清晰，不可斜、侧、偏、模糊不清。禁止未经批准擅自用印和使用简介信。非法用印，非法使用简介信，应依照情节和后果严肃解决，直至依法惩处。（九）财产物资管理制度财产设备管理（1）办公室使用各种办公设备和交通工具由办公室秘书详细负责管理，建立办公室财产二级明细帐，以便随时与财务部互相核对，做到帐帐相符，帐物相符。各种财产设备实行“谁使用，谁负责”并切实做好寻常维护和清洁保养工作，做到物尽其用，爱护使用。各种财产设备调拨、出借必要经财务部或总经理审核，按批准文献填写财务部统一印制“固定资产调拨单”；在酒店内部各部门之间转移，应填写“固定资产转移单”，并办理财产变动登帐手续。设备因使用年久和因损坏不能使用，或因技术进步而裁减，需要报废时，必要经财务部和工程部组织技术鉴定小组进行鉴定，确认无使用价值时，才干办理报废手续。新设备添置必要经酒店批准，会同财务部共同验收，并填写财务部统一印制“财产领用单”，办理领用手续后，登记入帐。办公室秘书每季度应对办公室使用各种设备进行一次检查和核对，每年定期清查盘点，保证帐物相符；发生盈亏必要查明因素，并填写财务部统一印制“固定资产盘盈盘亏报告单”，报财务部解决。物料用品管理（1）办公室物料用品由办公室秘书统一管理，详细负责编制年度物料用品消耗筹划；按照物料用品分类，建立专用物料用品台帐，掌握使用及消耗状况，办理物料用品领用、发放、内部转移、报废和缺损申报工作。各类物料用品领用，应填写财务部统一印制“物料用品领用单”，经办公室秘书审核签字后，向财务部领取，并及时登记入帐。工具类物品，除因业务发展需要增领外，实行以旧换新办法，并须填写“物料用品领用单”和“酒店低值易耗品报废单”，报废物品由财务部统一解决。各种物料用品消耗、领用、报废、报损每月底由秘书记录、清点一次，保证记录数字精确，数、物和台帐相符。（十）办公室人员考勤制度办公室人员必要准时上下班，严格执行酒店员工考勤管理制度和规定。办公室人员考勤由办公室秘书负责。每天考勤记录在酒店统一印制个人考勤卡上。记录要做到精确无误。办公室人员考勤每月汇总一次，填写在酒店统一印制“员工出勤状况月报表”，送人力资源部，作为工资造表和发放工资根据。办公室人员应严格遵守劳动纪律，上班时间内严守岗位。外出公差应征得批准。办公室人员因病请假必要持有酒店医务室或酒店指定医院开具病假证明，并经领导批准。办公室人员因私请假（含婚、丧和探亲假等）和休工假，均需事先提出申请，并经领导批准。办公室秘书请假需经酒店总经理批准。（十一）办公室安全管理制度办公室人员应自觉遵守酒店员工治安管理制度和规定。严格执行酒店保密规定。特别是涉及酒店机密事宜要做到不该问不问，不该说不说。办公室人员普通不要在办公室内接待客人。接待客人应在指定接待场所。办公室人员应保管好个人保管使用办公室钥匙。如有遗失，应报告保卫部作出解决。办公室人员要注意用电安全。下班前应切断电源，关好门窗，保证办公室安全。（十二）预算管理制度依照《酒店预算管理制度》规定，办公室年度预算编制，应按照酒店经营方针和预算大纲，由秘书负责组织关于人员拟订编制，报酒店审定后执行。办公室预算编制应服从酒店总体平衡。办公室预算筹划内容涉及：交通工具、办公设备添置和维修费用、物料耗用费用、劳动力成本，以及公关、交际等活动而发生各项费用等。预算中审定各项费用管理目的，要分解至月度、季度。要坚持以部门为成本中心指引思想，严格控制在筹划范畴内寻常开支。为了保证预算目的实现，办公室对每月成本费用进行分析、研究和提出加强管理改进办法和办法，摸索减少费用途径，并按酒店规定按月、季、年度及时写出预算执行状况分析报告，报店领导审视。（十三）人事管理制度人员调配管理（1）办公室员工调配和招聘，报请人力资源部负责办理。（2）因实际人员少于定编，需要增补时，应填写人力资源部统一印制“人员增补申请筹划”，报人力资源部办理。（3）专业人员调动和要害部位人员变动，均应与人力资源部商量，报酒店领导批准。员工档案管理（1）员工档案分人事档案和工作档案。员工档案由人力资源部统一管理，并负责资料收集、鉴别、保管、运用和传递。办公室员工必要按《员工手册》规定，精确填写员工登记表和如实反映状况，员工家庭地址和电话号码变更，家庭人口和婚姻状况变化等状况，均应及时向上级报告，并转报人力资源部备案。（2）员工工作档案由办公室负责管理。工作档案记录员工在为酒店服务和工作中各个阶段个人经历、工作体现、业务技术培训和奖惩等状况，办公室秘书应做好材料收集和登记工作，保证员工工作档案完整和精确。员工跨部门之间调动，其工作档案即随之转移。员工因故离店，其工作档案不作转移，由人力资源部按规定解决。七、总经理办公室工作沟通与协作在酒店总经理领导下，加强与本地区工商、税务、银行、公安、消防、劳动人事、教诲卫生、环保和市政建设等部门及辖区街道沟通与联系，积极接受这些部门业务指引和检查、审证工作，积极争取这些部门对酒店工作支持。酒店各职能部门应按各自职责分工详细抓好贯彻。积极参加本地区关于行业协会和群众团队组织活动，加强信息沟通，为酒店经营管理服务。酒店关于职能部门应保持与新闻媒体密切联系和合伙，在总经理领导下，做好酒店宣传报导工作，扩大酒店影响和知名度。（四）总经理办公室应发挥综合协调职能，加强与各部门沟通与协调。及时精确地向各关于部门传达总经理指令、批示和决定，并将贯彻状况反馈给总经理。经常保持与各部门信息沟通，及时掌握酒店活动状况，当好总经理参谋和助手。遇有重大接待任务和重要公务客人，按照总经理工作布置，及时沟通和协调好各部门之间工作。指引和协助各部门内勤人员做好资料、信息收集和传递，以及文献、材料解决和档案资料管理工作，及时交流工作经验。积极支持和配合人力资源部、保卫部和工程部组织各项宣教和培训活动，在保证寻常管理工作同步，组织本室员工积极接受和参加。配合财务部做好本室财产设备管理，做好交通工具、办公设备添置和维修，以及物料耗用和公关交际等各项费用预算，贯彻以部门为成本中心费用控制管理。协同人力资源部做好本室员工考勤记录，以及专业职称和技术级别评估考核工作。积极配合工程部做好办公设备管理和筹划检修工作，并与工程部密切合伙，搞好详细维护保养，保证各种设备完好有效。八、业务报表编号：1名称：电话记录单填表人：接听电话秘书或值班人员用途：记录和解决来电交办联数：一式一联事项时使用金X湾酒店电话记录单来电人姓名来电时间年月日时分工作单位电话被寻人接听人留言内容解决意见编号：2名称：访客来访记录单填表人：秘书用途：记录和解决来访事项时使用联数：一式一联金X湾酒店访客来访记录单访客姓名来访时间年月日时分工作单位身份被访人接待人留言内容解决意见编号：3名称：收文登记簿填表人：文员用途：记录收文状况金X湾酒店访客来访记录单收文收文号来文字号来文单位事由密级承办单位运转签收归入卷号月日1234编号：4名称：收文四联单填表人：文员用途：按四联分别使用：第一联收文解决单；第二联收文登记单；第三联收文分送单；第四联收文催办单第一联附公文之前金X湾酒店收文四联单收文解决单收文（）第号收文日期年月日来文单位：来文编号：号来文日期：年月日拟办意见：领导批示：办理成果：归档：年月日文书解决号：第二联顺号装订为总收文簿金X湾酒店收文四联单收文登记单收文（）第号收文日期年月日来文单位：来文编号：号来文日期：年月日来文标题：收到份数：已送：主办：备注：运转过程：送文受文者签收退文归档：年月日文书解决号第三联由经办部门保存备查金X湾酒店收文四联单收文分送单收文（）第号收文日期年月日来文单位：来文编号：号来文日期：年月日来文标题：收到份数：已送：主办：备注：运转过程：送文受文者签收退文归档：年月日文书解决号第