【论秘书的说话艺术8600字（论文）】

论秘书的说话艺术摘要:秘书作为连接领导与基层的纽带，在一个组织之间起着重要的作用，但是秘书工作繁琐而重要，特别是对于领导工作、组织工作具有重要的意义。对于秘书人员来讲，除了要具备基础的专业知识与技能，还要掌握一定的说话艺术。本论文通过对秘书说话艺术的探讨，对交流技术的分析，来提高秘书的工作效率。关键词：秘书；说话；工作；艺术Abstract:Thesecretaryplaysanimportantroleinconnectinganorganization'sleadershipwiththegrassroots.However,thesecretary'sworkiscumbersomeandimportant,especiallyfortheleadershipworkandorganizationwork.Forsecretarialpersonnel,inadditiontobasicprofessionalknowledgeandskills,wemustalsohaveacertaindegreeofcommunicationart.Thisthesisimprovestheefficiencyofthesecretarybyanalyzingthesecretary'scommunicationartandtheanalysisofthecommunicationtechnology.Keywords:secretary;chat;jobs;art目录TOC\o"1-3"\h\u20866一、绪论 427366（一）研究背景 45843（二）研究意义 414829（三）国内外研究现状 4282651.国外研究现状 4712.国内研究现状 425260二、秘书说话艺术的相关概述 516818（一）秘书说话艺术的概念 526476（二）秘书说话艺术的原则 5280421.态度谦逊原则 5302712.语气委婉原则 5184713.及时、准确原则 558344.注意倾听原则 611545.与人为善原则 631330（三）秘书的语言艺术分类 6142961.秘书口头语言艺术 6198802.秘书体态语言艺术 7243983.行为举止修养 7143474.文学修养 812274三、优化说话效果，提高工作效率之方法 888（一）处理横向关系 8275301.抓住重点、统筹兼顾 8181052.积极疏导、加强协商 823173.注重整体、关心局部 92010（二）处理纵向关系 9137621.架好桥梁，做好服务 9312472.依照职权、分级负责 1072423.认真调研、深度分析 1073314.反馈信息、提供建议 1023485.耐心足够、表现亲和 1121186四、提高秘书说话艺术的具体措施 11158（一）终身学习 1228318（二）多运用相关领域的专业术语 1214230（三）提高心理素质 1230390（四）善于沟通，找话题 1212909（五）实践提高 1232369五、结论 127581参考文献 14

一、绪论（一）研究背景在秘书工作中，许多活动都需要社交。向领导汇报工作，提出问题，向有关部门提出指导、沟通、协调和外国访客的信息。因此，有必要对秘书语言交际的各个方面进行研究。秘书是一个具有挑战性的职业，语言艺术和秘书人员辅助决策，协调，自我完善，联系是不可分割的，秘书工作是语言艺术的媒介，传达信息，交流思想和表达感情，开展工作，建立一种重要的友谊和相互理解的形式。因此，秘书语言在秘书工作中扮演着极其重要的角色，这是秘书不能忽视的一种成就感和技能。（二）研究意义秘书作为连接领导与基层的纽带，在一个组织之间起着重要的作用，但是秘书工作繁琐而重要，特别是对于领导工作、组织工作具有重要的意义。对于秘书人员来讲，除了要具备基础的专业知识与技能，还要掌握一定的交流艺术。本论文通过对秘书交流艺术的探讨，对交流技术的分析，来提高秘书的工作效率。（三）国内外研究现状1.国外研究现状在语言艺术方面，以国际通用官方语言之一的英语为例，由于受到西方个人主义和平等主义价值观的影响，英语的言语交际非常重视其婉转性。在美国哲学家保尔·格赖斯(HerbertPaulGrice)提出的“合作原则”(1975:41)的基础上，英国学者杰弗里·利奇(GeoffreyLeech）曾提出，为了使谈话能顺利进行，谈话双方应该遵守“礼貌原则”(1980)。而达成“礼貌原则”的其中一种有效手段就是语言中的“婉转性”。在商业交际中，企业是非常重视形象建设和情感环境的，在企业接待的过程中禁忌以冲撞的言语冒犯对方、以直截了当的形式拒绝或反驳对方或者以过分直白的问题侵犯对方隐私。而这种“婉转性”能使得说话方的正确性和必要性更容易被对方所接受，非常值得企业秘书学习并应用在接待工作上。2.国内研究现状国人向来以中国语言的博大精深为自豪,在接待工作上也很热衷于对语言实用方法的研究。例如唐丽（2010）针对秘书接待工作中的寒暄技巧，研究如何从来访者的具体情况，有针对性地提出寒喧话题，营造良好的交流氛围。这种寒暄语言能缓解互不相识的双方之间的尴尬感和等候过程中的烦躁感,提升秘书的亲切度﹐并能表达出企业的友好态度,也能促进之后的商谈或谈判的顺利进行。钟小安（2011）认为善用模糊语言能提高秘书接待工作中的表达效果，并对模糊语言的类型和使用场合做出了解释，这为企业秘书在接待工作中的保密要求和为领导挡驾的情况提供了有效的语言手段，在顾及对方的颜面和情绪的同时，也为日后的合作机会留下了余地。贺晓曦(2016）提出检察机关在面对不同的来访者时，要运用不同的语言表述来接待，如果语言表达贴切，有可能达到事半功倍的效果。这种接待方式看似是对来访者的区别对待，但其实是考虑到对方的身份、情绪和接受能力等不同方面来进行的有效沟通方式，实际上更能达到公平对待的效果。二、秘书说话艺术的相关概述（一）秘书说话艺术的概念所谓交流是指知识，思想和情感的转移，以实现个人或群体之间的目标，并达成共识。由于生活经验和知识的差异，不通风的对同一事件或同一事物有不同的看法和分歧。目前，作为中间秘书，我们需要进行良好的交流和协调。有效交流消除了各方之间的分歧并促进了工作顺利进行。为了实现有效的交流，秘书在交流过程中必须掌握交流的原则和交流的原则。（二）秘书说话艺术的原则1.态度谦逊原则说话艺术不仅仅是交流技巧，对秘书而言，交流是协调和维护和谐关系的更重要手段。在交流之前，有必要澄清自己的立场调整好在交流中的心态。如果秘书态度傲慢，就很难实现既定的有效交流目标。如果谦虚有礼，在交流中有良好的热度。再次交流和实现目标效应要容易得多。因此，秘书在交流过程中必须保持谦虚的态度。2.语气委婉原则作为伤痛下达的秘书，无论是公司内部沟通还是外部客户沟通，都需要注意语言的透明度。如果你说得太直白或者语气太过自信，那么很容易伤害别人的自尊，交流会所进展不顺利，没有达到目标。因此，秘书应该用委婉语与人交流，并注意谈话的语气和内容。3.及时、准确原则现代社会信息的流通性很高，能否在有效的时间内掌握信息是影响竞争成败的主要因素。因此秘书与领导、与同事的交流一定要及时，以确保组织的正常运作。只有及时反映领导的意见，才能促进管理人员快速决策，促进组织发展。秘书还必须注意需要注意的是，谁可以在第一时间传递信息，谁不能传递信息。只有正确的判断才能提供准确及时的信息来提高沟通效率。在领导与下属之间的沟通中，秘书必须明确地陈述领导的决定和部署，另一方面，仔细通知下属的意见和要求。在交换信息和交换信息时，秘书不能将自己的主观理解任意添加到信息传递过程中，也不能任意裁减导致交换误解的信息。准确性也反映在使用口头交流中。语言必须清晰明确，普通话要清楚。声音洪亮。4.注意倾听原则为了达到交流的目的，交流时必须先关注对方，看看对方的眼睛，让别人觉得你在密切关注他的说话，这自然会让他感觉彼此更加接近。当对方讲一个关键的地方或者是准备结束他的讲话，秘书必须适当的点头，或提示，而该表没有与其他人的意见不同，所以对方有满意的感觉，而且还可以使对方清楚地明白他的意思。当倾听别人的意见时，特别是当你接受领导指引时，你必须让领导把话说完，中途不要插话。5.与人为善原则真诚的沟通是友好的、尊重的和参与性的。美国行为科学家马斯洛的理论阶层认为，人类需求分为五个层次：生理，安全，社会，可敬和自我实现。毫无疑问，尊重是人际关系的重要原则。作为一名秘书，领导和同事的利益必须得到尊重。对人有好处。真诚的沟通也是友好的，尊重的和参与性的。美国行为科学家马斯洛的理论阶层认为，人类需求分为五个层次：生理，安全，社会，可敬和自我实现。毫无疑问，尊重是人际关系的重要原则。作为一名秘书，尊重领导和尊重同事的利益必须得到尊重。如果你的同事不这样做，不会在同事面前造成混乱，不要因为有意见或不习惯于与某人说话，也不要抛弃同事的小缺陷。必须寻求其他人的事务来实现它，每个同事必须相互平等，相互信任，建立良好的人际关系网络，进而提高工作效率。（三）秘书的语言艺术分类1.秘书口头语言艺术人们常说“不打不打”，如果在做一件事之前，还没有准备好，对未知的挑战一无所知，当面对一个问题时，我会在海里。如果你能在客户投诉的情况下提前了解客户的需求，你可以采取适当的行动迅速解决问题。假如在报告和领导的时候，可以在有限的时间集中在报告上，想知道什么是领导，可以更好地协助领导工作。清晰的写作可以避免重复的单词，减少不必要的误解和问题。如果有人给你发了一条信息、一个光的声音和一个模糊的信息，你会怎么想?因此，每当秘书说话时，无论办公室有多小或多小，秘书都应该尽量让它听起来尽可能的好。向你的上司汇报:注意时间、注意力和简单性。领导的时间是宝贵的，所以要小心缩短你报告的时间。正如一位著名的美国总统林肯的历史所言:“当我派人去买马的时候，我不希望人们告诉我马尾毛的多少，我只知道它的特征。”与同事交流时:站在对方的立场上，用不同的思维方式。与同事良好的关系不仅是改善你工作的好方法，也是改善你和你的伴侣关系的好方法。不要谈论你的同事;对于敏感话题，如果你不能避免，那么当你回答他们的时候，要注意对方的另一面。低调是同事之间的关键区别。2.秘书体态语言艺术就像俗话说的，“你不能对你的脸微笑”，这意味着微笑能拉近人们的距离。秘书的工作是和人一起工作。微笑是基本的礼节，是工作的润滑剂。我们的微笑必须真诚而真诚。你的嘴是向上的，八颗牙齿并不意味着你在笑。因此，秘书必须嘲笑工作，而我们的微笑是真诚和真诚的。在生活或工作中，面对特殊情况，我们不可避免地会有一些小小的行动。作为公司和组织的代表，秘书应该调整和控制她的一些小动作，以保持冷静和稳定的形象。随着现代秘书的广泛交流，秘书的口语能力得到了提高。工作场所是一个谋生的战场，不仅需要我们去做，我们需要移动我们的大脑，我们还需要用嘴让我们在不断变化的工作环境中获胜。善于在日常工作中总结和分析。善于从好人身上学习。善于发现锻炼机会。3.行为举止修养英国哲学家培根说过：“相貌的美高于色泽的美,而秀雅合适的动作的美,又高于相貌的美。”如果你站直了，你就能完全体现出规范、自然和站立的感觉。坐着时保持上身直立。适当的肢体语言传达出自信、善良和热情的信息，同时也显示出秘书的稳定和积极的形象。4.文学修养秘书写作素质修养，要注重社会生活的深度，积极参与社会实践，也要注重学习，努力扩大阅读，积累和更新知识，无论什么样的写作风格，都必须具备材料的基础。现代秘书不仅要保持前国务卿的严格规范的作风，而且要学会跟上时代的步伐，不断创新。这是基于大量的阅读，结合现实和受到实际工作的启发。总之，探索秘书的语言艺术是很重要的。公平地说，秘书工作的质量与秘书的语言水平直接相关。因此，对秘书语言艺术的分析具有重要的现实意义和实践价值。三、优化说话效果，提高工作效率之方法（一）处理横向关系横向关系是指单位各部门之门、秘书部门与其他部门之间以及专业秘书之间的关系。一个单位有着相对完整的并行系统。在管理和平衡系统时，领导者往往借助秘书的关键援助角色来合理化彼此之间的关系。秘书还依靠专业职责充分发挥自己的优势，并协助领导工作，以平衡和协调关系，提高工作效率。在这种平衡和协调的工作中，秘书可以采取以下技巧和方法：1.抓住重点、统筹兼顾没有把重点工作突破，就没有全面工作的深化。因此只有坚持全面与统一。才能不断开创协调工作的新局面。在交流中，秘书处工作人员的协调连接需要准确，完整地理解管理层的意图，树立好为领导服务的意识，并尽一切可能履行处长发出的任务，强调主要矛盾和主要任务，自觉围绕中心任务，科学安排，精心组织，统一步伐，确保重要任务的成功。做好核心工作并实现局部优化非常重要。我们还必须制定总体计划，并考虑推动整体工作。只有秘书人员妥善贯彻落实核心和全面关系，才能全面推进各项工作。2.积极疏导、加强协商协调就是让相关人员能够共同理解信息，相互理解，理解对方，讨论解决问题的过程。由于单方面理解问题和行为不一致性，真正的领导有时是一个组织单位，导致双方争辩或误解。作为秘书，必须根据我们自己的运营模式和运营特点，从实际出发，采取适当的沟通和协调方式，积极采取行动，平衡各方利益。通过平等协商解决问题并通过积极协调创造协同效应。3.注重整体、关心局部整体和部分是互相矛盾和相互依存的。没有局部，构不成整体，没有整体，也没有局部。与单位相比，单位是一个实体，每个部门都是部门的一部分，部门是一个整体，而经理或员工是其中的一部分。秘书在处理一个单位的复杂问题时，必须始终明白整体利益大于局部利益的原则，并且地方或个人的利益必须符合一般利益。同时，它必须照顾局部的利益。在尊重公共利益的基础上，尽量满足局部和部分合法权益，合理需求。如果秘书在协调中不顾大局，那他就失去了协调和领导的基础。在很多情况下，单位和部门努力保持自己的职责，维护本部门和单位的利益。因此，秘书必须成为一个沟通协调团队的中间人物，其任务是指导工作单位工作一致，思想理念和实际行动，并将单位的利益与工作目标与总体利益和目标相结合。统筹并积极开展合作，推动整体工作。但作为一名秘书，沟通协调工作也应该考虑到自己的部门，选择适当的利益来平衡和稳定大局。当社会的分工更为详细时，仅依靠可以对垂直实施工具作出行政决定的文件是不切实际的，相信各单位独立行事仍然不切实际。现代管理实践越来越多地涉及到几个因素。据他们说，协调横向同侪关系尤为重要。秘书的协调和沟通是横向协调与合作和全面协调的关键。（二）处理纵向关系所谓纵向关系，是指秘书与领导、上级和下级之间、领导与群众之间的关系。一个单位有几层内部组织，并在不同层次上具有垂直关系。同时，秘书是最接触领导的人，知道该单位的领导，做为领导与群众之间的桥梁，以及桥梁和润滑油之间的桥梁。因此，秘书的工作作风、自我素质和任务对于单位工作的高效发展具有重要的支撑作用。秘书以勤勉务实的工作作风，温和温柔的个人素质和良好的交流协调能力，协助领导干部工作，合理化各级和各级的纵向关系。秘书可以通过以下技术和方法充当桥梁和润滑剂。1.架好桥梁，做好服务秘书是领导和群众之间的桥梁交流和理解。因此秘书需要了解领导人的意图并了解真相。通过帮助领导草拟文件和帮助领导者解决问题，使他们可以更高效的工作。为了更深入地了解人民，我们不仅要了解总体水平上的问题，而且还要看到问题的普遍性和特点。通过这种方式，我们可以更好地帮助领导者了解真相，有效帮助员工解决问题，为领导和群众提供服务。2.依照职权、分级负责内部在不同层次通常有不同的部门和内部组织。秘书必须清楚了解这些组织。当你面对问题时不要完全依赖领导，要能够快速，清楚地了解重大事件和小事情，必须通过使用等级责任政策的任务积极开展工作，了解最重要的冲突，打破冲突水平并最终解决冲突。牢记从属、不忘辅助秘书在管理工作时，必须清楚的了解你的工作性质-提供服务给领导完成他的工作，从头到尾找出辅助功能，并协助经理工作。出于这个原因，我们不能越俎代庖，我们不应该随意或自由地解释领导人的意见。我们需要提出更多的要求并仔细报告。我们必须积极协助领导层领导下的领导或领导作出明确决定之后。尽量避免直接领导人在冲突双方进行沟通，并通过协调，秘书协助领导人协调各方并使关系合理化，以便为领导人的最终解决方案奠定坚实的基础。3.认真调研、深度分析作为领导的直接下级员工—秘书，其工作的一项主要职能就是当好领导的眼镜和耳朵。领导工作任务重，不可能对每件事都有充沛的精力和充足的时间去了解，这就需要秘书花时间到基层去多看、多听，仔细调研，筛选信息并对收集的材料进行充分的分析，找到问题的共性与差异性，找出相关的政策或法律依据，为领导有效决策提供充分、准确的信息，起好参谋作用。作为董事直接职员的秘书，其主要任务之一就做好领导者的眼镜和耳朵，领导者任务比较繁重，因此不可能获得足够的精力和足够的时间来了解。这要求秘书花时间在基层去多听多看，详细搜索，过滤数据，并收集所有收集的材料。对事物及其差异进行分析，阐明相关政策或法律依据，为领导人提供充分准确的信息，做出有效决策并成为员工的良好成员。4.反馈信息、提供建议在贯彻、实施或执行上级或领导的决策中，遇到策的疏漏或偏差、难以执行等问题时，秘书要主动发现问题，及时反馈信息，为下一步的修改、完善提供建设性意见和参考性资料。5.耐心足够、表现亲和秘书工作是繁杂琐碎的工作，大到帮助领导起草决策性文件、组织大型会议，小到回答员工或来访者的具体的问题。一天工作下来，事无巨细，有时忙得连喝口水的功夫都没有。尽管这样，作为秘书，仍要时刻牢记自己的岗位职责，对来访者和有诉求的员工要表现出亲和力和足够的耐心，切不可急躁、毛躁，做事慌里慌张，接待时表现出待理不理、一问三不知的态度。秘书不但是领导的助手，也是协助领导解决和处理问题的参谋，在一定程度上代表着领导的形象，代表着单位的窗口形象。因此秘书的一举一动、一言一行，己经不仅仅是其个人的行为。秘书的亲和力和足够的耐心，有时会对基层问题或矛盾的解决起到事半功倍的作用。纵向关系是单位组织机构最基本的构成因素，其稳定与和谐对单位工作的开展起着至关重要的作用。理顺上下级关系、理顺领导与员工的关系、理顺各级内部组织机构的关系，使之达成共识，统一认识，各负其责，形成内部凝聚力，这是秘书发挥其交流协调能力大显身手之时，也是当好领导助手和参谋的用武之地。总之，作为秘书要学会协调交流的技巧和不同的工作方法，用六心—诚心、公心、耐心、用心、细心、恒心做好领导的助手;运用多种协调—信息协调、制度协调、会议协调、疏导协调、计划协调、中介协调、相机协调、文件协调、强制协调等方法当好领导的参谋。积极化解各种矛盾、统一各方认识、理顺各种纵横关系，既提高了整体单位工作效率，又实现了秘书的自身社会价值，这正是秘书良好的交流协调能力的魅力所在。四、提高秘书说话艺术的具体措施讲话是一门技术和一门艺术。学说话很容易。但是要学会拥有价值和创造价值是不容易的。讲话的艺术不是低层次的考虑，而是高层次的人，他们想要达成一项重要的协议，这是卡内基曾说过的话。在你的日常工作中，秘书学会了最难的词，用最娴熟的技巧表达自己。你觉得你可以做任何事。没有什么事情会在一夜之间发生，它是一种沉淀，慢慢积累的时间，大量的阅读书籍，报纸，核对相关的文件，积累词汇，多次演讲，讲好东西。此外，秘书使用以下的方法来提高他的演讲水平。（一）终身学习卡内基说:“演讲的艺术不是低水平的思考，而是高水平的人想要成就一件伟大的事情。演讲是一门技术和一门艺术。学说话很容易。但是，要学会如何让别人喜欢听，这不是一件容易的事。尤其在日常的文秘工作中，学会最难的字，用最巧妙的艺术表达给领导，感觉就像鱼在做任何事。多读，多读，积累你的词汇和汉语知识。没有什么事会在一夜之间发生，这是一次沉淀，慢慢积累，阅读更多的书籍，有效地在报纸上，检查相关的文件，积累词汇，给很多人说话，一个好词。（二）多运用相关领域的专业术语虽然说英语很容易接受，但它总能给人一种不高的感觉，而且它也很业余。偶尔使用行话会让你感觉良好，而且比任何人都知道得更多。是我工作的地方,例如,窗帘布艺店,很多客户不了解窗帘的设计,通常情况下,所有大型的眉毛窗帘窗帘,窗帘和眉毛有许多类型,欢迎时,客户说要做褶皱的轨道,他们通常认为这是没有必要的,但是你,水波眉欧式风格的窗帘可以更好地提高窗帘的效果,大多数人可以接受,但什么都是一样的。（三）提高心理素质大多数人都是紧张和陌生的，更不用说对上级工作情况的报告了，只有在放松的时候，谈话才不会变得那么困难。所以心理素质的提高是非常必要的。（四）善于沟通，找话题当每个人都开始说话,可能会受到缺乏机智和毫无意义的话题,但是这个讨论是必要的,这是一个过渡时期,不要指望一开始说话,另一个是在一个热