2021年整合营销服务公司组织架构及部门职责

整合营销服务公司组织架构及部门职责2021年12月

目 录一、组织架构 3二、主要部门职责 41、 行政部 42、 人事部 43、 财务部 44、 总经办 45、 数字营销部 56、 户外广告部 57、 品牌策划部 5附件：主要业务流程 61、户外媒体业务 6（1）媒体资源获取流程 6（2）客户销售及执行流程 7（3）广告制作外包流程 8（4）广告审查流程 82、品牌策划服务 9

整合营销服务公司组织架构及部门职责一、组织架构

二、主要部门职责行政部负责公司内部资源管理，保证公司顺利正常运营；公司内部形象管理，打造企业形象及员工风貌；公司部门团队管理；公司内部接待，外部联络、维护，促进公司公共社会关系；公司办公用品及员工福利等采购，各项办公费用交纳；公司业务部门间衔接协调工作；公司合同审验；公司供应商管理及成本控制；公司媒体制作、安装、维护等。人事部负责公司组织配置；员工培训及发展；员工评估；劳资管理；员工关系维护，关注员工体验；企业内部制度、内部文书及通知建设、撰写、更新、完善、发布、保管及监督执行，保证公司有序高效运营；企业文化建设执行及员工活动策划、组织、实施，丰富员工文化生活，促动企业文化建设，提升员工企业满意度、认同度、凝聚力、向心力；加强内外部部门及合作单位沟通衔接，维护良好合作关系；公司管理例会及月度员工大会主持、跟进；本部门团队管理，保证部门工作能更加卓越完成；协助检查员工日常办公及行为规范等。财务部认真学习贯彻执行国家有关财务管理的法律法规，确保财务工作的合法性；财务、内控制度建设及实施；参与公司的经营管理；资金管理；财务核算工作；负责审计监督工作；加强内部外部的沟通和交流；档案管理；推进和优化财务信息化系统等。总经办负责公司重要决议、通知及年度目标管理，确保目标实现；对外联络：协助协调与政府主管部门、社会职能机构的关系及建立良好的疏通渠道,促进公司与社会各界包括同行业企业的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象；负责公司公章的管理和使用；企业内部审计职责；战略规划；企业品牌运营；项目运营；新三板事宜运作；部门管理等。数字营销部负责对外承接业务：企业文化建设、产品推广、品牌宣传、平台建设、展览展会等项目的营销策划、活动实施；网络公关、自媒体运营、电子商务运营、影视视频制作、H5技术开发、媒介策略等工作的策划及运营；对内承担公司对外宣传策划及实施、品牌建设策划与实施、官网开发及运维等事项；团队建设与目标管理；招投标对接参与工作；施行公司发展项目策划要求，以及公司在新项目、新媒体发展的营销策划内容等。户外广告部制定户外广告销售计划，明确销售目标，销售团队建设；户外广告市场分析、布局，营销模式、营销渠道优化；客户开发（客户信息报备、跟进、促动、老客户跟踪续约等）；客户跟踪（客户报价、客户跟进、成交促动、客情维护等）；客户签约（标准合同、签约要求等）；客户上画面（设计制作对接、客户确认）；客户售后服务（画面满意度、后续结款、持续服务要求等）等。品牌策划部制定数字营销、公关活动、品牌策划等项目的推广计划，明确销售客群及跟进计划；市场分析、布局，营销模式、营销渠道优化；客户开发维护（品牌策划、数字营销、公关活动及公司层级大客户等）；客户跟踪（客户报价、客户跟进、成交促动、客情维护等）；客户签约（标准合同、签约要求等）；客户售后服务（服务满意度、后续结款、持续服务要求等）；公司层面政府关系的维护等。附件：主要业务流程1、户外媒体业务户外媒体业务主要以户外广告牌的发布业务为主，主要业务流程包括媒体资源的获取、客户销售及执行与服务三部分。首先，公司通过招投标、商务谈判资质审批等方式获取户外媒体经营权，通过后续建设改造，形成公司的户外广告媒体资源；再根据客户的需求制定媒体投放方案，最后，公司将依靠与客户达成一致的设计方案，进行设计方案的最终执行和后续服务。（1）媒体资源获取流程公司管理层每年年末会根据现有的媒体资源分布及市场情况确定次年媒体采购预算。户外广告部负责人在预算内对有合适的媒体区域进行数据和信息搜集，然后锁定标的。初步锁定标的后，业务人员需要对标的进行实地寻访及考察和评估，初步评估通过后，业务人员需要通过“OA”办公系统填写“行政采购申请单”，经由部门负责人审核通过，转由行政部门负责人进行复审，总经办进行成本控制，分管副总审批，总经理批准同意后由业务人员对标的进行投标或与标的资源所有者进行协商谈判，以合理的价格获取标的。与标的资源所有者签订采购合同后，公司将进行媒体资源的建设及改造，财务部将根据双方签订的合同支付预付款，对标的资源的建造（改造）工程完工后，工程部根据合同约定，联合其他相关部门进行质量验收，出具验收报告。行政部根据验收报告的完工情况申请合同尾款，总经理批准后由财务部支付尾款。（2）客户销售及执行流程公司的客户销售方式主要是维持现有老客户和开发新客户。一般情况下，公司销售人员与意向客户约见洽谈，主要是与客户深入沟通，充分了解客户的需求，基于对公司媒体资源优势了解，对客户需求进行分析并提出专业意见。初步方案确定后，户外广告事业部负责人会根据公司自身广告位档期，以及客户需求，如广告总预算、区位要求、投放时间、投放形式等要素，确定广告投放地点及具体方案；经与客户商谈确定合作关系后，销售人员负责联系客户签订合同。设计部设计人员按客户要求制作广告样稿，交给客户审批，通过后再由户外广告部及行政部安排喷绘小样，完成后由客户确认。（3）广告制作外包流程公司将客户确认的广告内容发往外部合作的制作公司，主要为喷绘环节，实行外包制作。外部广告制作公司制作完成后，公司对广告成品进行内容及质量方面的检验及验收后，根据客户要求进行发布。客户确认完毕后，由财务人员根据合同节点开具发票及收款。由销售人员及行政部人员负责对广告媒体定期进行视察、维护及后续服务。（4）广告审查流程在广告投放前，公司会对广告主及拟投放的广告的真实性进行审查：户外媒体事业部及销售人员通过取得客户的营业执照和经营资质等证明文件，详细了解客户的公司背景以及销售产品和所提供服务的资质情况等信息，初审无误后提交行政部，行政部的专职广告审查员将就广告内容与经营范围是否一致、广告素材的表现形式、产品或服务的描述是否属实、有无非法内容等方面进行详细审核，审核通过的广告素材业务分管领导确认方可进行下一步制作和投放流程。同时，为防范客户提供虚假内容或资质的潜在风险，公司除上述审查流程外，还在销售合同中约定客户应保证其提供的广告内容不违反任何法律法规、政策及公共道德准则，也不违反任何第三方的合法权益。如客户违反此约定使公司遭受任何损失的，客户应当承担全部责任并赔偿相关损失。2、品牌策划服务品牌策划部根据客户提出的需求及从客户方收集到的相关资料和素材，部门内召开头脑风暴会议，根据客户需求进行创意提炼、建立创意核心策略，经排版、设计、修图、制图后形成初步创意提案，与客户进行讨论沟通后进行修改与调整，完成后向客户正式提交作品方案，经客户确认后形