外报材料管理办法

外报信息、数据、资料管理方法为了加强公司对外报送信息、数据、资料的管理，避开给公司造成不必要的损失，特制定本管理方法。适用范围：本方法适用于对外报送的全部信息、数据、资料等。填报流程：材料打算：1、公司各部门需对外报送信息、数据、资料时，应依据对口职能部门要求，填写《外报信息、数据、资料申请表》，交公司主管领导审批。2、经公司主管领导批准后，报送部门按规定内容打算好资料后，报分管领导签字审批，核准后，再报公司相关领导签字确认。3、报送部门将报送材料及《外报信息、数据、资料申请表》提交公司办公室。4、公司办公室在收到报送材料后，在第一时间依据标准公文格式、报送材料的要求，对报送材料的格式、语言叙述等是否达到要求等进行校对。5、办公室校对完毕后，需用印时，交由报送部门依据公司印章管理程序报请公司领导审核签字。6、报送材料除按文件要求打算的份数外，办公室必需保留一份原件。（二）材料报送：1、报送材料经办人依据文件要求将材料报送相关职能部门业务处时，须依据公司文书管理要求，填写《信息、数据、资料(文书)报送件回执单》，经材料接收人员签字（如须要，应加盖接收单位印章）后交办公室存档。2、如需报送电子文档，应运用公司网易邮箱，且在发件箱内存档。材料存档：办公室接到各部门填报的材料原件，连同文件签收回执单一并存档，并登记于《外报信息、数据、资料统计月报表》。三、附则：1、各部门须要对外报送信息、数据、资料时，必需依据上述程序办理，未经审批不得擅自对外报送材料。2、办公室在收到外报材料时，应刚好核实材料，确定是否经公司领导审批同意报送；并与报送部门联系，确认报送的目的、报送限定的时间等信息，以便协作各部门完成报送工作。四、外报材料的考核：1、公司各部门应严格执行本方法的相关条款，同时督促外部单位或个人遵守本方法中的相关条款。如违反本方法及相关规定报送信息、致使公司遭遇经济损失的，本公司将依法要求其担当赔偿责任。2、部门或个人如因保密不当致使公司信息泄露的，视其危害程度，依据公司《奖惩管理方法》之规定对责任人处以200—1000元/次/人的经济惩罚。3、未经审核擅自外报材料或信息者，一经发觉500元/人/次。造成经济损失的依法追究赔偿责任。4、外报材料不留底稿者、未按报送流程造成失误或延误者，对责任人惩罚100元/次，造成损失者按重大违规处理，并依法追究赔偿责任。五、本管理方法自下发之日起执行。附件：1、外报资料申报流程图2、外报信息、数据、资料申请表；3、信息、数据、资料（文书)报送件回执单；4、外报信息、数据、资料统计月报表。二〇一三年七月十五日攀枝花XXXX有限责任公司外报信息、数据、资料申请表攀XX外报：2013-10-01申请日期：年月日申报部门经办人报送单位及部门材料报送依据文件名称发文单位文件编号收文时间要求报送时间最迟报送时间材料报送类型□文件□表格□E-mail□传真□其它：报送材料内容简述审核看法栏数据供应部门供应内容负责人确认签字日期办公室人力资源部财务部业务部物业部平安部审计部其他申报部门看法：日期：分管副总经理看法：日期：财务总监看法：日期：分管财务副总经理看法：日期：总经理看法：日期：备注：日期：攀枝花XXXX有限责任公司信息、数据、资料(文书)报送件回执单攀XX外报：2013-00-00资料（文书）名称文书编号文书简要内容： 收件单位（章）报送单位攀枝花XXXX有限责任公司（章）收件人（签字）报送人（签字）收件时间报送时间制表日期：2013年月日…………….……..………攀XX【2013】第（）号………………..……攀枝花XXXX有限责任公司信息、数据、资料(文书)报送件回执单攀XX外报：2013-00-00制表日期：2013年月日资料（文书）名称文书编号文书简要内容： 收件单位（章）报送单位攀枝花XXXX有限责任公司（章）收件人（签字）报送人（签字）收件时间报送时间攀枝花XXXX有限责任公司外报信息、数据、资料统计（）月报表攀XX外报：2013-00-00制表日期：年月日序号外报材料名称材料编号报送单位及部门接收人报送时间经办部门经办人受理状况备注总经理：副总经理：财务总监：核对部门/人：部门负责人：制表人：外报资料流程图办公室按外报资料管理方法，申请报送，完善审批手续。各相关责任部门将打算好的资料按要求分类，按任务清单顺当制作书目。办公室按任务划分状况，一个部分下发一份资料打算清单，并明确上报时间。相关责任部门负责人为第一责任人，由其签收任务清单。经审核后统一由办公室装订，再次审核报送。（并填制报送资料清单）办公室汇总各相关责任部门收集、打算的资料，报公司领导审核办公室办公室各相关责任部门在规定时间，按任务清单打算资料，电子档或纸质资料，并造列书目，移交办公室办公室按领导的划分状况，向相关责任部门下发任务清单接到外报资料任务公司相关业务主领导按外接资料内容，划分相关责任部门任务。办公室按外报资料管理方法，申请报送，完善审批手续。各相关责任部门将打算好的资料按要求分类，按任务清单顺当制作书目。办公室按任务划分状况，一个部分下发一份资料打算清单，并明确上报时间。相关责任部门负责人为第一责任人，由其签收任务清单。经审核后统一由办公室装订，再次审核报送。（并填制报送资料