秘书学课件第六章　事务管理

第六章事务管理第一节办公环境管理第一节办公环境管理一、办公环境的概念办公环境即办公室环境，指办公室中包括人、办公场所、办公设备、办公物品等影响办公人员的心理、态度、行为及工作质量、效率的各种因素的总和。

第一节办公环境管理

二、办公室环境的构成（一）硬环境

1.办公室所在地。

2.空气环境。（1）温度。冬天一般在16°C-25°C，夏季在23°C-30°C之间为最宜。北方冬季供暖地区的冬天应保持在≥16°C。（2）湿度。相对湿度在40%-60%之间。（3）清洁度。（4）空气速度。室温为22°C左右的情况下，空气的流速在0.25米/秒时。

3.光线环境。光线的方位来自左后方为最佳，左方次之。

4.颜色环境。办公室宜采用冷色，如绿、蓝、白、浅灰等。

5.声音环境。办公室的理想声强值为20-30分贝。

6.绿化环境。办公室内应摆放些许花卉和绿色植物。

7.设备环境。办公设备的适用化和现代化能够大幅度提高办公效率。

8.安全环境。（1）人身安全；（2）财产安全；（3）防火安全。

第一节办公环境管理（二）软环境

1.人际关系。

2.情感气氛。

3.工作作风。

……第一节办公环境管理三、办公责任区的管理要求1.办公责任区的概念办公责任区即专人负责管理的为实现某项功能、由办公场所、办公设备、办公物品等各种综合要素组成的区域。2.办公责任区的分类办公责任区分为个人办公责任区、公用区域、领导办公区域。3.办公责任区的管理要求第一节办公环境管理（一）个人办公责任区1.保持桌面、办公设备、办公家具等的清洁、整齐，无瓜皮纸屑。2.办公室内无吸烟，茶具清洁干净，摆放整齐。一次性口杯应及时处理掉。3.桌椅摆放有序，办公桌抽屉物品要井然有序，窗明几净，四壁光洁，空气清新。4.资料、文件、报纸、杂志分类清楚，码放齐整。5.电话听筒、按键，电脑键盘经常用酒精棉消毒。第一节办公环境管理(二)公用区域1.办公与会场设备，公用办公桌、茶几、主席台、废纸篓、文件柜、物品柜等。秘书清洁与整理时要做到及时、整洁、有序。2.物品柜要注意安全。办公室文件柜整理主要是将文件分门别类摆放，并贴上标签。一般大的重的物品应放在最下一层，化学液体、墨水、油墨等也应放在底层。较小物品集中装在盒子中，放于中上层，轻的，不常用的物品放在最高层。3.将相关设备存放在同一区域，电线尽量隐藏暗处，插座分散安置，防止用电超标造成短路引起火灾。4.保持公用区域每天做到4S，即整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）。第一节办公环境管理(三)领导办公区域1.领导办公区域的整理应在领导上班前完成，重要的是坚持每天进行整理。2.设备和文件摆放有序。每天开窗换气，调好空调的温度；给植物浇水，清除残叶；整理桌面，检查办公用品；准备好茶水；搞好清洁卫生。3.维护领导办公区域的安全，包括信息保密，加固门窗，最好门外走廊安装监控设备。4.领导使用的办公设备和物品要定时维护。第一节办公环境管理

四、办公室的布置（一）办公室合理布局的作用

1.有利于人员的分工与合作。

2.有利于形成有效率的工作流程。

3.有利于工作的保质保量。（二）办公室内布置的要求

1.办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳，防止逆流与交叉。

2.座位间的通道要宽窄适宜，应以事就人，不以人就事。

3.领导者应位于后方或里面，以便监督

4.自然光优于灯光，光线最好来自左后方。

5.常用公用办公设备应集中在一个地方。

6.座机电话最好是5平方米空间范围一部。

7.办公室的用具设计要精美，坚固耐用，适应现代化要求。第一节办公环境管理（三）办公室内布置的原则1.利于沟通2.协调、舒适（1）连续性（2）协同性（3）有序性（4）和谐性3.便于监督（1）内部监督（2）双向与多维监督（3）内部纪律约束第一节办公环境管理

五、办公室的布局类型（一）办公布局应考虑的主要因素

1.职工人数。

2.房屋面积。

3.机构的建制与办公空间的分类。

4.管理、经营的性质或内容。

5.部门之间的工作联系。

6.办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。

7.走廊、楼梯等公用区域符合安全需要。（二）设计不同形式办公室的工作程序分析业务特点对于办公条件的要求→设计平面图→选择办公家具，设施和装饰→采光、温度、湿度、通风、绿化。（三）办公室布局类型办公室的布局有开放式和封闭式。第二节通讯管理第二节通讯管理一、接打电话

（一）接打电话的基本要求

1．普通规范的语言

2．礼貌热情的态度

3．清晰明朗的声音

4．适当的语速和音量

5．简明扼要的内容

6．迅速反应的动作第二节通讯管理（二）接听与拨打电话的程序1.被叫电话的程序（1）记录准备。（2）礼貌应答。（3）认真听记。（4）结束通话。2.主叫电话的程序（1）通话准备。（2）正确拨号。（3）相互介绍。（4）清晰表达。（5）挂机道别。第二节通讯管理（三）电话摆放的位置电话机应该摆放在办公桌的左侧，右侧放好电话记录本和笔，方便来电时左手拿起话筒，右手随时记录。（四）接打电话注意事项（五）设计电话记录表接打电话所涉及的工作内容都要记录下来，需要设计电话记录表。记录表的内容要素大体包括5WH，即Who何人、When何时、What何事、Where对方单位、Why为啥来电、How如何处。第二节通讯管理二、过滤电话（一）过滤电话通过特殊方法将有用电话与骚扰电话分辨开来。过滤分辨后的电话有：重要电话、纠缠电话、恐吓电话、唠叨电话、代接电话等。秘书人员应对这些电话使用相当的技巧。（二）巧妙过滤电话

1.重要电话。

2.代接电话。

3.唠叨电话。

4.纠缠电话。

5.恐吓电话。第二节通讯管理二、收发传真（一）传真传真机利用电话线路把一方的图像和文字按原样传输到另一方。（二）发收传真1.发送传真（1）格式选择（2）登记（3）设置按键（4）装入原稿（5）保存原稿第二节通讯管理2.接收传真

(1)接收传真方式（2）传真分类（3）登记（4）处理传真件第二节通讯管理

三、收寄信函（一）收进信函1.分拣。2.拆封以及步骤（1）信函的拆封应该按照以下的顺序：轻敲信函→小心开启→仔细查看→核对附件（2）拆封信函时需要注意的问题①注意不要剪坏邮票、邮戳和信封上的文字②对信函的页码进行核查③不能开启标有“亲启”、“保密”字样的信函④如果无意拆开不该拆的信函，应立即封口，信封上注明“误拆”字样，并签上自己姓名，尽快送交收函者3.登记4.分办（1）呈交领导阅办信函时应注意的问题（2）控制传阅的做法第二节通讯管理（二）寄发信函1.签字2.查核3.封装4.寄发第三节接待事务第三节接待事务一、接待工作二、接待工作分类三、接待工作的程序(一)日常接待工作的基本程序：迎候、查对预约登记、做好登记、通报来访、引导客人、介绍、做记录、送别(二)接待团体来访的基本程序：了解情况、制定接待方案、做好准备工作第三节接待事务四、接待准备(一)心理准备(二)形象准备(三)物质准备第三节接待事务二、确定接待规格与方法(一)接待规格1.高格接待。2.低格接待。3.对等接待。（二）确定接待规格的方法1.接待规格由领导确定2.接待规格确定要考虑的因素(1)与对方的关系。(2)突发事件影响既定接待规格。(3)参照以前标准。第三节接待事务三、接待程序（一）事先掌握前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人到达的车次、航班，安排与客人身份、职务等信息。（二）提前15分钟到达目的地恭候客人。（三）接到客人后，首先问候。（四）提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间（五）将下次联系的时间、地点、方式等与客人商量妥当。（六）做好会谈、参观等相应安排。（七）根据接待规格请示领导确定接风或饯行宴请。（八）为客人送行。第三节接待事务四、日常接待客人的要求任何单位每天都会有零星的访客，秘书人员应该做到：（一）见到预约客人的第一时间，应该做到“3S”，即马上站起来（standup）并注视（see）着对方微笑(smile)，然后伴以15度的鞠躬，鞠躬完毕后向客人问候：“您好！欢迎您的来访！”或“您好！我能为您做些什么？”等。（二）预约的客人要找的会见人临时不在时，要明确告诉对方会见人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，双方要明确是由客人再次来单位，还是我方会见人到对方单位去。（三）预约的客人到来时，我方会见人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、报纸、杂志等。第三节接待事务（四）未预约来访者接待。

1．主动热情，面带微笑主动迎接问候来访者，并以礼貌友好、欢迎的态度上前了解未预约来访者。

2．搞清来访者要访问的部门或人员，视情况决定能否安排尽可能早的预约时间。

3．灵活应对，为领导挡驾。

4．耐心倾听，若来访者是怒气冲冲前来指责批评或是脾气急躁的，则一方面要耐心倾听，礼貌接待，切不可针锋相对，致使事态恶化；另一方面快速寻找解决方法，向对方表示尽力帮助解决问题，等事态缓和下来后再想办法解决问题。第三节接待事务（五）秘书接待人员带领客人到达目的地的引导方法

1.走廊的引导方法

2.楼梯的引导方法

3.电梯的引导方法

4.客厅里的引导方法

5.次序礼仪

(1)就坐时

(2)上楼时

(3)迎客时

(4)进电梯时

(5)送茶、递名片、握手、介绍时

(6)进门时第四节印信管理第四节印信管理

印章和介绍信的管理是秘书部门的一项重要任务，以维护组织单位形象和合法权益为目的,应该重视印章和介绍信的管理的制度化和规范化。印信管理包括印章管理和介绍信管理。第四节印信管理一、印章管理（一）印章印章是印和章的合称，它们是刻在固定材料上代表机关、单位、组织和个人权利的图章。（二）印章的种类单位印章；单位领导人“公用”的私章；秘书部门(办公室)的印章。（三）印章的样式印章的材料、形状、规格、印文、图案第四节印信管理（四）印章的管理使用要求

1.专人管理。

2.保障安全。

3.防止污损。（五）印章的使用

1.申请

2.正确用印

3.用印登记第四节印信管理二、介绍信（一）介绍信的管理1.介绍信的保管2.介绍信要按编号顺序使用3.介绍信使用存根联。4.开出后未用的介绍信，管理人员应及时催回，粘贴在存根上。5.介绍信持有者如将介绍信丢失，应及时报告单位或部门负责人，并告知介绍信管理人员，涉及重要事项的还应通知前往办事的单位，以防冒名顶替。第四节印信管理（二）介绍信的使用要求

1.严格履行审批手续

2.内容明确具体

3.填写有效时间

4.严格检查（1）一文一个单位。（2）信息填写真实准确（3）正文与存根相吻合（4）保持清洁（5）填写介绍信要用签字笔第五节值班事务第五节值班事务一、值班工作的任务（一）办理领导交办的事项1.受委托接待工作2.反馈工作3.临时性的会议通知4.转达指示工作5.服务工作第五节值班事务（二）传达沟通（三）处理来电来函（四）负责接待

1.安排上级单位来了解或指导工作的人员。

2.接待外单位来参观、学习、考察的人员。

3.听取专程人员前来反映意见或建议。（五）掌握领导的外出活动情况（六）协调处理安全保卫工作第五节值班事务二、值班工作的要求（一）坚守岗位（二）认真处理事务（三）完备记录（四）热情接待来访者（五）加强安全保卫（六）执行交接班手续第六节调查研究第六节调查研究

一、调查研究的概念调查研究是调查和研究这两个活动的有机结合体。调查，指运用各种技术、方法、手段和工具收集信息材料的行为过程；研究，是在收集信息的基础上，分析与解释情况、提出解决问题的方法和措施、预测事物未来发展状况的行为过程。调查是前提，研究是目的。第六节调查研究二、调查研究的特点（一）切合领导工作的需要（二）突击性工作的需要（三）对外联络工作的需要三、调查研究的作用（一）收集原始信息，支持领导决策管理（二）取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据（三）解决常规问题，处理突发事件的必要手段（四）提高秘书人员自身素质的重要途径第六节调查研究四、调查类型（一）调查类型1.普遍调查2.典型调查3.抽样调查4.开会调查5.个别调查6.实地观察第六节调查研究（二）调查技术1.问卷调查2.座谈会调查3.实地观察4.文献调查5.个别访问调查6.专家论证调查7.电话调查8.网络调查9.民意调查第六节调查研究五、研究方法（一）归纳法（二）综合法（三）统计法（四）比较法（五）演绎法（六）实证研究法（七）实验法（八）定量分析法（九）定性分析法（十）模拟法第六节调查研究六、调查研究的程序（一）准备工作（二）了解情况（三）分析研究（四）综合提炼第六节调查研究八、确定调查研究课题的方法（一）从原始信息中确定调查研究课题（二）根据领导意图确定调查研究课题（三）根据员工反映的主流确定调查研究课题（四）根据工作重心确定调查研究课题第七节信息工作第七节信息工作

一、信息（一）信息的概念信息是指对事物的特征和变化的客观描述，是事物的运动状态经过一定的方式传递后的再现。它广泛地存在于自然界和人类社会。（二）信息的特点1.客观性2.时效性3.可塑性4.依附性5.传递性6.共享性7.开发性8.无限性（三）信息的种类1.按照信息内容涉及的社会领域划分，信息分为政治信息、经济信息、文化信息、科技信息、教育信息、军事信息和体育信息等。2.按照信息的表现形式划分，信息分为语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微信息。3.按照信息源的性质划分，信息分为社会信息和自然信息。社会信息是人类社会运动的状态和方式，是社会各方面有意识、有目的发出的信息。自然信息是自然界自发产生的。4.按照信息稳定状态划分，信息分为静态信息和动态信息。5.按照信息来源方向划分，信息分为横向信息和纵向信息。6.按照信息的作用划分，信息分为预测信息、动态信息和反馈信息。第七节信息工作二、信息工作1.信息收集。2.信息整合。3.信息传递。4.信息存储。5.信息反馈。6.信息利用。第七节信息工作三、信息的收集与筛选（一）信息收集1.信息收集有多种方法：（1）观察法。（2）阅读法。（3）询问法。（4）问卷法。（5）收听法。（6）交换法。（7）购置法。（8）网络法。第七节信息工作

2.信息收集的渠道（1）大众传播媒介渠道。（2）图书馆。（3）供应商和客户。（4）贸易交流渠道。（5）信息机构渠道。（6）关系渠道。（7）调查渠道。第七节信息工作（二）信息的筛选

1.信息筛选的含义筛选是对收集到的大量信息进行鉴别和选择，判断信息的价值，决定信息的取舍，提取真实、有价值、满足需求的信息

2.信息筛选的要求（1）要选择对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息；（2）选择带有倾向性、动向性或突发性的信息；（3）选择能预见未来发展趋势，为决策提供超前服务的信息。（4）剔除虚假、过时、重复、缺少实际内容的信息。第七节信息工作（三）信息的分类1.信息分类的含义信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，分门别类地组织起来的一种科学方法。2.信息分类的方法（1）主题分类法。（2）时间分类法。（3）字母分类法。（4）数字分类法。（5）地区分类法。3.信息分类的要求（1）讲究科学性、系统性、逻辑性和实用性。（2）认真确定分类体系，明确分类标准和分类层次。（3）准确归类，子类之间界限清楚，不互相交叉或包容。第七节信息工作四、信息的校核（一）信息校核的含义信息校核是对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实，分析信息的可靠性和准确性，认定信息的真实性。（二）信息校核的方法

1.溯源法。

2.核对法。

3.比较法。

4.逻辑法。

5.调查法。

6.数理统计法。（三）信息校核的要求

1.信息校核首先要排除主观因素的干扰。

2.信息校核要以原始信息为基础。第七节信息工作五、信息的传递和存储（一）信息的传递1.信息传递的方向（1）内向传递（2）外向传递（3）交叉传递2.信息传递的要素（1）信源（2）信道（3）信宿3.信息传递的载体公务信件、备忘录、报告、通知、指示和传阅单第七节信息工作（二）信息的存储1.信息存储的载体（1）纸质载体。（2）磁性载体。（3）电子载体。2.信息存储的方式（1）登记。（2）编码。（3）排列。（4）保存。（5）保管。3.信息存储的要求（1）要选择有价值的信息存储。（2）要分类存储。（3）存储的信息要便于查找和利用。（4）按照信息内容确定存储期，对过期的信息及时进行调整和清理。（5）防止存储信息受到损坏、失密。第七节信息工作六、信息的开发（一）信息开发的形式简报、索引、目录编制、文摘、简讯、调查报告（二）信息开发的类型

一次信息开发，主要是将无序信息转变为有序信息，提高信息的利用率

二次信息开发，是对一次信息进行加工整理后形成的新信息

三次信息开发，是在一次、二次信息的基础之上，通过分析概括而形成更深层次的信息。第七节信息工作（三）信息开发的方法

1.汇集法。

2.归纳法。

3.纵深法。

4.连横法。

5.浓缩法。

6.转换法。

7.图表法。第七节信息工作（四）信息编写的类型

1.动态型信息。

2.建议型信息。

3.经验型信息。

4.问题型信息。

5.预测型信息。（五）信息开发的要求注重调查研究，渠道全面、及时获取，充分利用信息网络开发系统，运用信息开发技巧，加强对信息的加工、综合分析、提炼整合，开发出有特色、利用价值大、可信度高的信息。第七节信息工作七、信息的利用和反馈（一）信息利用1.信息利用2.信息利用的要求（二）信息的反馈1.信息反馈的形式（1）纵向反馈和横向反馈。（2）正反馈和负反馈。（3）前反馈和后反馈。2.信息反馈的方法（1）连续型反馈信息。（2）系列型反馈信息。（3）广角型反馈信息。第八节时间管理

第八节时间管理一、时间管理的概念时间管理是人们对时间继续有效的计划与控制，从而在单位时间内创造最大的价值与效益。时间是物质运动顺序性和连续性的表现，是不可缺少、又无可替代的宝贵资源。大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，正确管理的基础是良好的时间管理。第八节时间管理二、时间的特点（1）供给无弹性

（2）无法蓄积（3）无法取代

（4）失而无得第八节时间管理三、时间管理理论第一代管理时间方法第二代管理时间方法第三代管理时间方法第四代时间管理方法第八节时间管理四、时间管理的必要性工作效率是一个重要因素，而效率的背后确是时间利用的差异，也就是时间管理的效能五、时间管理工具时间管理是秘书提高自身工作效率，同时协助领导合理利用时间的有效手段。工具有，工作日志、工作时间表、效率手册、待办文件夹、墙上计划板、值日表、值班表、“在不在”布告板等。第八节时间管理六、时间管理的技巧（一）四象限法则（图）（二）ABCD分析法（三）帕累托法则第八节时间管理七、时间管理的内容（一）科学利用精力最佳时间（二）计划化、标准化、定量化消费时间（三）保持时间上的弹性（四）避免事必躬亲（五）保持时间利用的相对连续性（六）“案例化”、“标准化”工作（七）定期检查时间利用程度（八）保留自我时间管理的最低批量时间第八节时间管理八、利用工具管理时间

(一)时间表（二）工作日志

1.手工填写的工作日志

2.电子工作日志

3.管理自己的工作日志第九节督查工作第九节督查工作一、督查工作的概念督查即督促检查，督查工作是协助领导推进工作最常用的工作方法和有效手段，在推动决策执行、矫正工作偏差、提高工作效率方面起着举足轻重的作用。第九节督查工作二、督查工作的特点（一）复杂性（二）原则性（三）权威性（四）时限性三、督查工作的原则（一）系统性原则（二）实事求是原则（三）主动性原则（四）时效性原则第九节督查工作四、督查工作的内容（一）上级领导和本单位领导批示督办的事项（二）上级部门的重要工作部署与会议精神的落实情况（三）本单位的重要工作、文件和会议精神的落实情况（四）外界对本单位的建议和批评的处理情况（五）人大代表、政协委员和职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况（六）下级单位请示和请求帮助解决问题的办理情况；秘书提出经领导批准的其他事项第九节督查工作五、督查工作的程序交办→转办→承办→催办→检查→办结→办结→回告→审核→立卷归档六、督查工作主要方式（一）书面督查（二）会议督查（三）电话督查（四）登门督查第九节督查工作七、工作协调的基本原则（一）从属原则（二）政策原则（三）实证原则

(四)协商原则第十节信访工作

第十节信访工作一、信访工作的概念信访指群众来信和群众来访，负责处理群众来信来访的工作，即信访工作。二、信访工作的要素信访工作的要素包括信访者、信访受理者、信访形式、信访内容、信访处理者、信访结果。其中信访形式分为书信、电子邮件、传真、电话、走访（信访人到来）等。来信包含了书信、传真、电话等。第十节信访工作三、信访工作的任务（一）受理本地区、本系统和上级领导机关交办的来信来访（二）定期研究来信来访情况和问题，及时反映并提出建议（三）向有关地区、部门和单位交办来信来访的问题，并进行督促、检查，直到解决（四）协助党政领导机关检查本地区、本系统、本单位的检查信访工作，组织交流经验四、信访工作的作用

(一)桥梁纽带作用

(二)信息反馈作用

(三)民主监督作用第十节信访工作五、信访工作的原则（一）坚持实事求是、依据政策法规办事的原则。（二）属地管理、分级负责，归口办理的原则。（三）疏导教育相结合、双向规范原则。（四）标本兼治、预防和化解矛盾的原则。（五）“件件有着落，事事有结果”，便民的原则。第十节信访工作六、信访工作的制度登记制度呈阅制度交办制度转办制度催办制度回告制度审查结案制度复信制度信访档案制度领导接待日制度第十节信访工作七、信访工作的程序（一）受理、登记（二）立案、呈批（三）承办、交办、转办（四）调查、处理（五）催办、回告（六）审查、结案（七）复信、督查和督办（八）总结、综合研究（九）立卷第十节信访工作八、秘书挡驾工作（一）对于不同的来访者应区别对待（二）做好挡驾的要求（三）秘书信访工作中的挡驾技巧第十一节

办公用品与备用金管理第十一节办公用品与备用金管理一、办公用品（一）办公用品的概念办公用品即办公所使用的杂项物品，因种类繁多，又涉及各个部门，所以，如何管控好办公用品这个环节，是秘书人员工作能力的具体体现。第十一节办公用品与备用金管理（二）常用办公用品的种类1.笔尺刀类2.纸簿类3.归档用品类4.办公设备耗材类5.装订类6.印刷单据类7.清洁用品类8.办公设备维修工具类9.大件物品类10.文字资料类第十一节办公用品与备用金管理（三）选购办公用品

1.选择供应商

2.办公用品与采购程序

3.编写预算方案的注意事项

4.选择办公用品的订购方式

5.接收办公用品第十一节办公用品与备用金管理（四）管理办公用品1.办公用品设专人进行管理2.库房内要有良好的通风和照明3.要及时登记库存卡,定期盘点4.还要根据库存和需求情况，定期提出采购计划5.定期组织专人进行检查和保养6.特殊的办公用品可由办公用品负责人指导使用方法。7.各种物品摆放要合理8.发放办公用品第十一节办公用品与备用金管理

二、备用金管理（一）备用金的概念为方便工作，避免支票、银行卡难以支付零用现金时的麻烦，经单位领导和财务负责人批准，秘书部门管理着一笔备用金（也叫零用现金）（二）备用金的管理1.详细记录备用金开支情况，建立一本“备用金账簿”2.严格遵守单位财务制度，不为建立“小金库”3.制作“备用金凭单”，内部工作人员需要现金时应认真填写此单4.认真核对备用金凭单的手续准确、齐全后才可支付现金5.核对发票与备用金凭单内容是否吻合6.在支出现金后应及时做账，并做好记录7.在一定期限时到财务处报销后再领取下一个周期的备用金，以保证周转8.备用金的“进、出”口都要经相关领导、经办人使用签字笔手写签字和盖章第十一节办公用品与备用金管理（二）报销的要求报销前需找主管领导签字同意报销，再按单位财务制度履行报销程序，相关负责人要在票证上履行手写签字手续，费用发票要正规合法，支出现金数目要与费用发票金额保持平衡，即所谓的“正+负＝零”，按着财务人员的要求粘贴、装订、填写报销单据。报销要及时，不能拖拉。第十二节档案工作第十二节档案工作一、文书立卷文书立卷工作，是由各部门的文书立卷人员把本部门工作活动中形成的、处理完毕的，具有查考保存价值的文件材料进行系统整理，编立成案卷。立卷工作是文件转化为档案的必不可少的环节，它是文书工作的结束，又是档案工作的开始。第十二节档案工作

二、立卷与不需立卷的范围

(一)立卷的范围1.上级来文（1）属于本单位主管业务并要贯彻执行的法规性文件；（2）上级领导检查本单位工作时的重要指示、讲话等；（3）会议主要文件材料；（4）转发本单位的文件。2.下级来文（1）工作计划、总结、统计报表等；（2）简报、情况反映、典型材料等；（3）请示、报告等。3.同级或非隶属单位来文（1）需要贯彻执行的法规性文件；（2）检查本单位工作的文件；（3）商洽、答复工作的文件等。4.本单位发文（1）会议文件：会议通知、名单、日程、报告、讲话、典型材料、会议纪要与会议记录等。（2）红头文件：印发的、转发的、合发的正本和定稿等。（3）“白头”文件：工作计划、总结、调查报告、统计报表、党团名册、干部名册、工资审批名册、介绍信及存根、组织沿革、大事记、年鉴、刊物、出版物、合同、协议书、重要的信件、电报、剪报等。第十二节档案工作(二)不需立卷的范围1.上级来文（1）任免奖惩非本单位人员的文件。（2）供下级开展工作参考的文件。（3）征求意见稿。2.下级来文（1）参阅的简报、情况反映等。（2）不必备案的文件。（3）越级抄送的不需办理的文件。3.同级或非隶属单位来文（1）非主管机关召开的会议不需贯彻执行的文件。（2）非隶属机关抄送的不需办理的文件。4.本单位发文（1）重份文件（《