公文写作与处理(新)

公文写作与处理第一章公文

企业领导心目中的秘书是什么人?１是领导的参谋和助手。２是“笔杆子”。３是办事员。４是企业的公关接待员。５是领导的勤务员６是信息员、文书档案处理人员７是“酒保”或“花瓶”８是企业的经营管理者９既是领导的参谋和助手，又是得力的办事员、服务员秘书人员心目中的理想角色１领导的亲信２领导的服务员或职员３打字员或联络员４领导决策的智囊、事务工作的得力助手５文书档案工作者６公关人员领导心目中的秘书职责１撰写各种文字材料２处理商务文件３搜集信息，备领导咨询，协助领导作出正确的经营决策４管理档案、资料５组织会议、做好会务工作６为领导安排约见７做好接待工作、组织礼仪活动。８为领导编制工作日程表，安排商务旅行９管好办公室财产１０一般性外事接待工作１１开展公关宣传１２协调组织与组织之间，组织内上下级之间、部门之间的关系１３做好后勤工作１４帮助领导办理一些私人事务，照顾领导的生活１５自动化办公１６搞好办公室美化与卫生工作１７必要时协助领导指定的某人做好某项工作１８充当领导的保卫人员，为领导驾车１９为领导办理一般性金融、保险业务２０领导不在时，能代替领导做好生产经营管理工作。工作职能第一节公文概述

一、什么是公文公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。第二节

公文的特点与作用公文有法定的作者，公文有法定的权威，公文有特定的效用，公文有规范的体式，公文有规定的处理程序，公文的作用

领导与指导作用传递信息作用。公务联系作用。凭据记载作用。第三节

公文的分类与名称

一、公文的分类

（一）从公文的来源划分1对外文件。2收来文件。3内部文件。（二）从公文的行文关系上来划分1上行文。是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文。2平行文。是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。3下行文。是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。（三）从公文的秘密程度和阅读范围来划分1秘密文件。2普通文件。3公布文件。（四）从公文制发机关的性质和作用来划分

1法规文件。是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。2行政文件。主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。3党的文件。是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、党的工作和党的建设等活动。（五）从公文内容的性质和特点来划分

1指挥性公文。是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。2规范性公文。是指由机关、组织、社会团体制定的要求其成员在活动，工作等方面严格遵守的行为规范，是一种兼有政策性和法规性的公文3报请性公文。是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。4知照性公文。是指机关单位发布的需要周知或遵守、以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。5记录性公文。是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。

二、公文的名称

2000年8月24日，国务院办公厅经修订后重新发布了《国家行政机关公文处理办法》，将公文文种调整为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。中共中央办公厅于1996年5月3日发布了《中国共产党机关公文处理条例》规定了党的各级领导机关正式文件的常用种类为14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。第二章公文写作第一节

公文写作概述一、公文写作是代机关立言

（一）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。二）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。（三）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文。二、发挥公文效用，把好质量关

在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。

三、机关领导要亲自动手撰写重要公文

公文是代机关立言，代表了机关的政策水平、业务水平乃至整个领导水平。对于这样一项重要工作，必须加强领导，必要时领导人要亲自动手。第二节公文写作的特点和要求

一、公文写作的特点

被动写作，遵命性强。对象明确，针对性强。集思广益，群体性强。决策之作，政策性强。急迫之作，时限性强。讲究格式，规范性强。二、公文写作的基本要求

要保证公文内容在政治上的正确性；要实事求是，在业务上符合客观规律。在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑；公文起草要符合统一规定的体式与程序；要注意选用书写的载体材料与字迹材料。第三节公文写作步骤与方法

一、明确发文主旨。（一）公文的中心内容是什么？（二）根据公文内容，准备采用何种公文名称。（三）要明确公文发送范围和阅读对象。二、收集有关材料。（一）收集、阅读和研究有关部门的文件材料。（二）深入下去，收集有关的实际材料。三、拟出写作提纲

四、认真起草正文

（一）把握公文主题，选好用好材料。（二）观点正确，情况确实。内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见。文字表述要简练，交代问题要清楚。五、反复检查修改。（一）关于主题的修改。（二）关于观点的修改。关于材料的修改。关于结构的修改。关于语言的修改。第四节

公文写作人员的修养

一、公文写作人员加强修养的重要性

公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性都很强的工作。公文协作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。二、公文写作人员应具有的修养

政治素质好，要求公文写作人员必须具备较好的政治品质。（二）有一定的政治理论水平。熟悉业务和机关工作情况有较宽的知识面。有较好的文字功底。三、公文写作人员加强修养的途径

完善自我，勇于创新。博览群书，增长知识。深入实践，勤学苦练。第三章公文的体式、稿本与行文规范

第一节公文的体式

一、公文体式概述

公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。二、公文的文体（一）公文的表达方式语体文（二）公文的语言特点准确、简洁、庄重、平实、典雅、生动“各级党员、干部应带头实行火化”“全体党员、各级干部要认真执行殡葬改革制度”公文格式示例图第二节公文的构成要素与书面格式

一、公文的构成要素《办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”（一）份号份号是公文印制份数的顺序号，行政公文要求“绝密”、“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。（二）秘密等级秘密公文的秘密等级共有三级：“绝密”、“机密”、“秘密”。（三）紧急程度紧急程度分为两级，行政公文分别叫做“特急”、“急件”，党的公文分别叫做“特急”、“加急”。紧急电报的分级一般公文有所不同，行政公文要求以三级标示：“特急”、“加急”、“平急”；党的公文要求以四级标示：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（四）发文机关标识文头，红头文件（五）发文字号发文字号有固定的模式：由发文机关代字、年份（发文年度）、序号（发文顺序号）三部分组成。机关代字是发文机关名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个机关。如“国发”是国务院的机关代字；“国办发”是国务院办公厅的机关代字；陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”。年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写。年份加六角括号，例如：〔2000〕。不得用圆括号或别的括号。序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可。除命令（令）外，其它公文的序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。（六）签发人《办法》规定：“上行文应当注明签发人，会签人姓名。”（七）公文标题公文标题位于间隔横线下方，居中排列，字号大于正文。公文标题由发文机关名称、公文主要内容、文种组成。例如，《国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知》，这一标题中，“国务院办公厅”是发文机关名称，“关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员”是主要内容，“通知”是文种。商丘市烟草专卖局建家属楼向省局行文要钱，请拟写公文标题钱不够了，再要。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（八）主送机关主送机关就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。（九）正文（十）附件公文如有附件，应当在正文之后，机关署名或成文时间之前，注明附件顺序和名称。附件应当置于主件之后，与主件装订在一起。无附件的公文，省略此项。（十一）发文机关署名（十二）成文时间：拟稿日期、打印日期、签发日期、印毕日期、通过日期、批准日期、发布日期、执行日期、会签日期、发出日期等。（十三）印章（十四）印发传达范围（十五）主题词涵义由大到小、先类别后类属、先内容后形式，动词不得单独使用。《国务院关于加强农村水土保持工作的通知》主题词：农业水土保持通知（十六）抄送机关（十七）印制版记四种特定格式命令(令)格式会议纪要格式议案格式信函式格式命令(令)格式１、发文机关标识由发文机关名称加命令或（令）组成２、单独编令号，一般以领导人任期为界３、可以领导人签名章代替发文机关印章４、主送机关和抄送机关统称分送机关，标识在版记中的主题词之下会议纪要格式１、会议纪要标识由“＊＊＊＊会议纪要”组成，其中“＊＊＊＊”既可以是发文机关名称，也可以是会议名称２、不加盖印章３、一般不标主送机关，而是在版记中标分送机关议案格式１、职能部门提出的议案和公文格式一致２、人民代表提出的议案有专门的议案格式：标题、案由、提议案者、理由、议案审查委员会审查意见、大会主席团审查意见六项组成信函式格式１、发文机关标识由发文机关全称构成，而不加“文件”二字２、版式不同，发文字号标在武文线之下，公文标题之上居右标写３、不标文件格式眉首要素４、不标版记部分，但要标主题词什么叫“以函的形式行文”？命令的格式只适用命令，会议纪要的格式只适用于会议纪要，议案的格式只适用于议案。而“以函的形式行文”，则不仅仅是适用于函这一文种，可选择使用与行文方向一致与公文内容相符的文种。《四川省人民政府关于四川统计学校并入成都信息工程学院的批复》（川府函〔２００１〕４号）《郑州市人民政府办公室关于河南省机械学校整体迁入惠济区的批复》（郑办函〔２００４〕５７号某机关向水政管理部门致“函”申请办理取水许可证，水政管理部门以信函式格式制发《关于办理取水许可证的通知》予以审批和答复第三节公文的稿本

一、公文的文稿

（一）草稿。（二）定稿。是指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定性文稿。只有履行了法定生效程序的定稿才能形成正式文件。因此，定稿是机关制发文件的唯一可靠的标准稿本。二、公文的文本

（一）正本。根据已经签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。（二）副本。凡是根据公文正本复制、誊抄的其它稿本称为“副本”，又称“抄本”。（三）存本。是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。（四）修订本。（五）试行本、暂行本。（六）各种文字文本。第四节公文的行文关系

公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。具体来说，行为关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。一、确定行文关系的基本原则二、机关之间行文关系的划分（一）同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。（二）上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。（三）非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，他们仅仅是一般性关系，又称不相隶属关系。（四）同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。第五节公文的行文方向与方式

一、下行文

下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的不同目的和要求，下行文可分为以下三种行文方式：（一）逐级下行文。就是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。（二）多级下行文。就是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。（三）直达基层组织或群众的下行文。是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。二、上行文

是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。它可分为以下三种行文方式：（一）逐级上行文。就是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。这是上行文中最基本、最常用的一种方式。二）多级上行文。是指下级机关同时向自己的直属上级机关和更高级的上级机关的一种行文方式。（三）越级上行文。是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级机关，向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。三、平行文

是指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。下列机关行文属何种行文？省政府——省教育厅市政府——省教育厅文化路一小——省卫生防疫站财经学院——冶金学校金星啤酒厂——小李庄金水区技监局——市技监局第六节公文的行文规则

一，注意隶属关系，尊重机关职权。以隶属关系为行文原则。机关和机关内部各部门必须正确掌握发文权限：凡属事关全局的重要的方针政策性的问题，要以机关的名义行文；凡属各个业务部门职权范围内的日常业务性工作，要以各职能部门的名义发文凡不相隶属的机关、部门之间，均不应以领导指导和被领导指导的身份行文。同一系统的上下级业务部门之间，仅有业务指导关系。下级机关的重大问题，应向上级领导机关行文，属于日常业务问题，上下级业务部门之间可直接行文。上级业务主管部门除授权和有关规定外，不得直接对下级领导机关行文。二、大力精简文件，严格控制发文数量和范围

杜绝一文多发、层层转发、为发文而发文的陋习三、在一般情况下，党政机关不得越级行文。

特殊情况有：战争、严重自然灾害多次请示上级而没有答复直接上下级之间有争议时检举直接上级机关上级交办可越级上报的无论向上或向下均须抄送所越过的机关四、牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文。五、行文必须正确确定主送机关和抄送机关六、主送机关与公文名称要相互呼应七、一般来说，同级机关或部门可以联合行文八、关于“请示”行文的问题一文一事只送一个主送机关，不可多头主送不得在报告中夹带请示事项九、关于各级党政机关办公厅（室）行文的问题各级党政机关的办公厅（办公室）可在自己的职权范围内或授权范围内向下级行文。但在文字表达上应有所区别即授权文件应写明授权背景。十、在报刊上发布的法规公文，应视为正式公文。几个问题开封县民政局给乡镇政府发出通知，要求在本年底前完成对低保优抚对象的生活现状摸底工作。问：这样发通知可否？应该怎样发？可发给相对应的各乡镇政府的民政所（并且是“以函的形式”）省财政厅预算处可否向地、市财政局正式行文？可由财政厅或财政厅办公室的名义行文若确需以预算处的名义行文。则应向各地、市的预算科直接行文（且应以函的形式）第四章

常用公文写作第一节通知

一、通知概述

《办法》规定：“通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和有关单位周知或者执行的事项，任免人员。”二、通知的写作

（一）

标题标题多采用“发文单位加事由加文种”或“事由加文种”两种形式。批转性、转发性通知，标题中应标明“批转”、“转发”字样，并要列出原发文单位和原文件名称。（一）

不同类型通知的正文有不同写法：1发布性通知的正文比较简单，只要写明发布什么规章，请贯彻执行就行了。2批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行了。3指示性通知写法相对比较复杂。应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。4任免性通知写法不复杂，一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了。5事务性通知写法也简单，只要把需要周知或执行的事情写清楚就行了。金水区卫生局为迎接全市卫生大检查,决定召开一次由全区各食品加工,生产,销售单位负责人参加的食品卫生工作会议,布置相关工作.并要求各乡镇街道办事处派员到会.第二节

通报

《办法》规定：“通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。”一、通报的类型

（一）表彰先进型：（二）批评错误型：（三）传达事项型：二、通报的写作

1、表彰先进的通报，一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定，分析先进思想，指明如何向先进学习这样四个步骤写。2、批评错误的通报，应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。3、传达事项的通报，一般由两部分组成：一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或要多少，视实际需要决定。第三节

报告

一、报告概述

《办法》规定：“报告适用于向上级机关汇报工作，反应情况，答复上级机关的询问。”

第四节

请示

一、请示概述

《办法》规定：“请示适用于向上级机关请求指示、批准。”二、请示的特点

超前性：请示必须在办事之前。说明性：请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。单一性：请示必须坚持“一文一事”。三、请示的类型

（一）请求批准类：（二）请求帮助类：（三）请求批转类：四、请示的写作

（一）

要遵守行文规则。1、请示应当一文一事。2、请示一般只写一个主送机关。

3、一般不得越级请示。

4、受双重领导的机关想上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。（二）理由要充分，要求要合理。

（三）格式要正确，语言要得体。第五节

批复

一、批复概述

《办法》规定：“批复适用于答复下级机关的请示事项。”二、批复的特点

（一）

针对性：针对请示这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。（二）指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级机关的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。三、批复的类型

（一）

表态性批复：主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。（二）

指示性批复：针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级机关工作的性质。四、批复的写作

（一）要先回应后批复。批复是针对请示写的，所以批复正文的开头，一定要表示来文已经收到。（二）态度要鲜明，措辞要明确。批复是指导性的，是下级行动的依据所以一定不能让下级产生误解。如果不同意下级的请示，一般要说明原因。（三）

要及时批复。批复的时间性较强，所以要及时处理各类请示件。第六节意见《办法》规定：“意见用于对重要问题提出见解和处理办法”“意见可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的处理程序和要求办理，所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，人仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。意见与报告的区别？意见与请示的区别？意见与指示、指示性通知的区别？意见与函的区别？第六节函

一、函概述

《办法》规定：“函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关部门主管部门请求批准等。”二、函的特点

（一）

形式灵活，适应性强。（二）

务实性强。三、函的类型

（一）

商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题。（二）

问复函：用于机关之间提出询问和答复询问。（三）

请准函：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。（四）

知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关部门。平行机关和不相隶属机关可以使用，上下级机关也可以使用。四、函的写作

一事一函，直陈其事。语言要平实、亲切、自然。

例文第七节会议纪要一、会议纪要概述

《办法》规定：“会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。”二、会议纪要的特点

（一）纪要性（二）约束性（三）知照性三、会议纪要的类型

（一）决议性会议纪要（二）协议性会议纪要（三）研讨性会议纪要四、会议纪要的写作

会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。协议性会议纪要则要求各方领导人都同意才算定稿。会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”。会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。会议概况介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。会议内容是正文的主要部分，介绍会议讨论和决定的主要事项。这部分要写得观点鲜明、主题突出、内容充实，不可出现重要缺漏。

结束语是正文部分的小节，往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。

会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后签署机关名称和日期，也可以在正文中写出主持机关，不需另外署名。例文第八节公告通告公报

一、公告、通告

（一）公告、通告概述《办法》规定：“‘公告’适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。‘通告’适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。”（二）公告、通告的特点和差异1、发布的公开性：公告和通告的内容都是公开的，发布的目的是要让大家知道或遵守。差别在于发布的范围不尽相同，一般而言，公告涉及的范围广，通告涉及的范围小。公告通常通过新闻媒体向全世界发布，范围没有限制；而通告既可以通过新闻媒体发布，也可以只在一定范围内张贴公布。2、事项的重要性：公告或通告是代表政府或一定的机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公告、通告的形式发布。一般公告公布的都是比较重大的事情，而通告公布的，虽次于公告，但在其适用范围内，也是重要的事情。3、操作的严肃性：公告一般由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，必须由省级以上人民代表大会批准。发布通告的机构也要注意自己的权限范围，不能超越权限办事。（四）公告、通告的写作1符合权限，一事一告。（2）内容明确，语气庄重。（3）注意格式。要严格依据标准格式完成。例文二、公报

（一）

公报概述《条例》规定：“公报用于公开发布重要决定或者重大事件。”公报的特点和公告接近，都具有内容的公开性和重要性，发布机关的权威性。两者的区别，从发布机关来说，党的领导机关多用公报，政府机关多用公告。从内容来说，宣布单独事件多用公告，发布会议情况、谈判情况、统计情况等多用公报。宣布要有关人员遵守的法定事项，用公告而不用公报。第九节

计划类文书

一、计划类文书概述

计划类文书是机关团体为达到某一方面目标或完成某一方面任务，对目标达到、任务完成前，特定时段工作的设计和安排。计划类文书包括规划、纲要、计划、安排等文种。二、计划类文书的特点

计划类文书具有目标的前瞻性和操作的预想性等两大特点。三、计划类文书的类型（一）

规划类（二）

计划类（三）安排类四、计划类文书的写作

（一）

分析情况要认真细致。（二）

确定目标要实事求是。（三）

措施步骤要切实可行。（四）

条目要分明，语言要简洁。例文第十节

总结

一、总结概述

总结是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。二、总结的特点

（一）

回顾性（二）

经验性三、总结的类型

（一）

综合性总结（二）

专题性总结四、总结的写作

（一）

回顾工作情况要实事求是。（二）

总结经验教训要着眼未来。（三）

纲目要清晰，文风要朴实。第十一节

调查报告

一、调查报告概述

调查报告是针对现实中发生的较重要的问题，做专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。二、调查报告的特点

（一）

针对性强：即调查报告写作的目的明确，都是针对一定现实问题写的。（二）

纪实性强：三、调查报告的写作

（一）

深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。（二）

围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务。（三）

调查报告的格式：调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题两种形式。调查报告的正文一般分前言、主体、结尾三个部分。前言是陈述调查材料之前的说明，可以介绍调查对象、介绍调查的目的和过程，也可以阐述调查的意义，甚至可以点明调查的结论。主体是调查报告的主要部分，调查所得的材料和结论都放在这部分。结尾是调查报告全文的总结，或再一次强调结论或提出建议与希望，或提出进一步思考的问题。第十二节

记录类文书

一、记录类文书概述

记录类文书是指如实记录有关内容而形成的文书。一般包括会议记录、会议纪要、电话记录、接待记录和大事记等。1会议记录是如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书。2电话记录是在用电话处理公务是，记载有关部门通话内容的文书。3接待记录是指在接待群众来访时，记载有关部门接待内容的文书。

4大事记是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大时间按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。三、记录类文书的写作

（一）

会议记录的写作格式及写作要求1会议记录一般包括以下部分（1）会议组织情况应写明会议名称，届数，起止时间，地点，出席、列席、缺席人数和姓名以及缺席原因，主持人和记录人的姓名，会议主要议题等。（2）会议的议题和议程（3）会议的进程和内容（4）必要的手续（二）

电话记录的写作格式及写作要求电话记录一般分为发出电话记录和接收电话记录两种。1接收电话记录一般应包括：接收时间，来电话单位和来电话人并注明其姓名、职务等身份情况，来电话内容，处理结果，此项内容在受话完毕后才可填写，接收电话人姓名，必要是填写职务。2发出电话记录一般应包括：发电时间，发往机关，发电话人（姓名、职务），接电话人（姓名、职务），发电话由。（三）

接待记录的格式及要求1接待记录（或称来访接待记录、来访登记表）的格式应包括：来访者的姓名及有关情况、反映的问题及格要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。2接待记录的写作要求基本同于会议记录和电话记录，特别强调的是要热情接待来访者，耐心听取来访者的陈述，要让人把话讲完，如实记录，记完以后，可让来访者看一下，有无漏记。（一）

大事记的写作格式及写作要求1大事记的写作一般包括：（1）标题。一般由机关名称及内容加“大事记”组成。（2）开头。用于说明编写目的、意义、体例及时限等问题。（3）正文。由时间和记事两部分组成。即按年、月、日安排记事先后顺序。（4）结尾。用于说明材料的真实行和使用、处理等有关事项。第十三节

简报类文书

一、简报类文书概述

简报，就是简明扼要的书面报告。用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况推动工作开展的一种简短的摘要性的信息载体。一般在党政机关、社会团体、企事业单位内部运转。二、简报类文书的类型

简报类文书只是一种统称，常见的名称有：简讯、快讯、快报、动态、信息、工作通讯、情况通报、情况反映、内部参考、摘报等。一般按内容分为工作简报和会议简报。三、简报类文书的特点

1简就是说简报在文字上要简明扼要。

2快就是说编发简报要迅速及时。3新就是说立意要新、内容要新。

四、简报类文书的写作

1简报类文书的写作格式（1）报头简报的一个突出特点就是有独特的报头。一般在页面上端用红色字体印上“简报”字样，简报的正下方印上期数，期数左下方写主编简报的单位名称，右下方写印发的具体日期。（2）主体主体一般由按语、标题和正文组成。按语用来说明编发简报的原因或目的，一般写在报头部分间隔红线之下，标题之上。标题要做到准确、简练、新颖、有吸引力。使人一看就知道简报的大致内容。（3）报尾正文完毕黑线隔开，写明简报的报、送、发单位及简报的分数。2简报类文书的写作要求（1）内容要真实、确切。（2）篇幅要短小。（3）针对性、指导性要强。第八章

公文处理工作

第一节

公文处理工作概述

一、什么是公文处理工作

围绕着公文的撰制、收发、办理与管理所做的工作，就是公文处理工作，通常简称为文书工作。第二节

公文处理工作的任务与组织

一、公文处理工作的基本任务

（1）文件的收发、登记和分送。（2）文件的拟办、批办、承办和催办。（3）文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印。（4）会议、汇报、电话的记录和整理。（5）文件材料的平时归卷、提供借阅与保管。（6）文件材料的系统整理，编目和归档工作。（7）处理群众来信。（8）为机关领导准备有关材料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。二、公文处理工作的组织

（一）公文处理工作的组织机构1对于一些较大的机关来说一般设立专门的公文处理机构，归机关的办公厅（室）领导。这些主要担负公文处理工作的机构，称为文书处理部门。2对一些较小的机关，或者是基层单位来说。一般只是在办公室设一两个专职或兼职的文书工作人员即可。3对一些企业单位来说。一般的大中型企业都在办公室设文书科或秘书科等公文处理工作机构，而小型企业则只在办公室内设专职或兼职的文书工作人员即可。（二）

公文处理工作的组织形式1公文处理工作组织形式的类型，可分为以下两种类型：（1）集中形式。（2）分工形式。①按文件内容和职责分工，②按公文处理的不同环节分工，2公文处理工作组织形式的选择。一个机关究竟应当采用什么样的公文处理工作组织形式，要结合考虑以下几种情况：（1）机关的工作性质、任务和职权范围。（2）机关内部组织机构设置的层次、数量。（3）机关收发文件数量的多少。（4）机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。（5）机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备。第一节

公文处理工作的原则与要求

一、公文处理工作的基本原则

公文处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则。二、公文处理工作的具体要求

1公文处理必须准确、周密，确保质量。2公文处理必须及时、迅速，注重时效。3公文处理必须做到安全可靠，确保机密。4公文处理工作必须加强集中统一管理。5公文处理工作必须坚持实事求是，尊规守纪，按行文机关要求和公文处理规定进行。6精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义。第九章公文办理程序

第一节公文办理程序概述

《办法》规定：“公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、惩办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记分发、立卷、归档、销毁等程序。第二节收文办理程序

收文办理程序，主要有：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与惩办；催办、查办与注办。一、签收、拆封和登记

二、分发和传阅

三、拟办、批办与承办

四、催办、查办与注办

第三节发文办理程序

发文办理程序由拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记于分发等环节组成。

一、拟稿、审核与签发二、核发、缮印与校对三、用印、登记与封发第十章公文立卷工作

第一节

公文立卷概述

一、公文立卷与案卷

公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。案卷，是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件材料组合体。它是文书档案的基本保管单位。二、公文立卷的意义

1公文立卷能保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。2公文立卷可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。3公文立卷，为档案工作奠定了基础。第二节

公文立卷工作的组织

第三节公文立卷的原则和方法

一、公文立卷的原则与要求

公文立卷的原则是：保持文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。公文立卷的具体要求是：1公文立卷必须保持文件之间的历史联系。2公文立卷应当区分文件材料的保存价值。3公文立卷应当使立成的案卷便于保管和利用。二、公文立卷的基本方法

1根据文件的特征组卷。即将具有共同特征和联系密切的文件组合在一起立卷；将不同特征和联系不密切的文件分开立卷。一般可以把文件的特征概括成六个方面的特征，即：问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯者特征。六个特征及其一般应用方法：（1）问题特征。问题特征是指文件材料的内容所反映的问题、事物、事件、人物、工作性质等具有的共同特点。按问题特征立卷即是将有关同一人物、同一事物、同一问题或同一工作性质等所形成的文件材料，组合在一起进行立卷的方法。（2）时间特征。时间特征适值文件形成的时间和文件内容针对的时间。按时间特征立卷，就是将形成于同一时间的文件或内容针对同一时间的文件组合在一起立卷的方法。按时间特征立卷要正确划分文件的所属年度：①一般文件放在写成年来立卷。如果是年终写成，第二年初批准、通过和发出的，则可放在批准和通过的年度立卷。②对年度计划、总结、报表、预算、决算一类的文件，由于它们的时间针对性强，一般要放在针对年度立卷。跨年度的和多年的计划，放在开始年度立卷；跨年度的和多年的总结，一般放在最后年度立卷。③经过跨年度处理完毕的文件或案件，可放在办毕或结案的一年立卷。⑤为某项工作或某次会议收集的有关文件材料，不按文件原来的写成年度或内容针对年度立卷，而应放在使用的年度立卷。⑥跨三年以上的工作、工程建设等形成的文件，如数量不多，可集中一起立卷。数量大的，也可分开年度立卷。⑦转发或批转的文件，应按转发时间立卷；被批转的文件的原件，在原件作者党委仍按原来文件的写成年度立卷。⑧因工作需要临时设立的机构，存在时间不长文件与较少，工作虽跨年度，也可不分开年度立卷，放在工作结束年度或工作活动的主要年度立卷。⑨总结与计划写在一起的文件，应按文件内容的主次来确定立卷的年度。⑩有些工作由于本身的特点，使用专门年度，如：教学年度、粮食年度、兵役年度等。（3）名称特征。名称特征又称文种特征，是指公文文种的名称。按名称特征立卷就是把相同文种名称的文件组合在一起进行立卷的方法。（4）作者特征。作者特征是指制发文件的机关、单位或个人。按作者特征立卷，就是将反应同一作者制发的文件组合在一起立卷的方法。（5）地区特征。地区特征又称地理特征，指的是文件内容所涉及的地区，又指文件作者所在的地区。文件作者和文件内容涉及的地区在通常情况下是一致的。（6）通讯者特征。通讯者特征是指文件的收发或问答双方。按通讯者特征立卷，就是将针对一个或几个问题双方的问复往来的文件组合在一起进行立卷的方法。2、“六个特征”在组卷时的灵活运用。一般说来，单纯按某一特征立卷，或者在每一案卷中分别使用不同的特征，都是不好的。实践证明，灵活地运用六个特征组卷，即在一个案卷之中结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学的可行办法。3、适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限。案卷应划分为永久保存、长期保存和短期保存三种保管期限，第四节公文立卷的准备工作

一、预编立卷类目

立卷类目也称归卷类目、案卷类目。编制立卷类目，是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目。立卷类目的结构主要由类名和条款两部分组成：1、类名。即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名称。文件材料的类别划分有两种方法：一是按工作性质分类。二是按组织机构分类，直接用各机构或部门的名称作类名。2、条款。即条目，是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题。拟制条款应当注意以下两个问题：（1）应当按照立卷特征来拟制有关条款。（2）应当照顾到文件的不同保存价值。二、平时归卷工作

平时归卷工作是指机关的公文立卷人员根据已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。第十一章案卷整理与归档

第一节

案卷的组合

第一节

案卷的组合第一节

案卷的组合，简称组卷，是指机关文书部门或业务部门在年终或第二年上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列与编号以及拟写案卷标题等一系列工作。一、调整定卷

调整定卷应注意的问题。（1）要检查卷内文件的成分。（2）要检查卷内文件的联系。（3）要检查卷内文件的数量。（4）要检查卷内文件材料的保存价值。二、卷内文件排列和编号

三、拟写案卷标题

1案卷标题的结构及标法。案卷标题的基本结构应力求完整，通常应当标明卷内文件作者、问题、名称三个基本部分。其一般顺序是：（时间、地区）作者—问题—名称（通讯者）（泛称）2案卷标题的拟写要注意的几个问题：（1）要注意政治上的正确性。（2）要注意文字表述简练、通顺。（3）要注意案卷标题的基本结构要力求完整。第二节

编目成卷工作

编目成卷工作，是指在组合案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订，以及案卷的排列、编号等一系列工作。一、案卷的编目

1填写卷内文件目录。卷内文件目录的主要项目有“顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。”2填写卷内备考表。卷内备考表的项目有：本卷说明情况、立卷人、检查人、立卷时间等。3填写案卷封皮。案卷封皮的项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号、档号等。二、案卷的装订与装盒

三、案卷排列与编号

第三节

案卷的归档

一、案卷目录的编制

案卷目录是对经过分类排列和编号的案卷进行登记所形成的。它是案卷的名册，用来揭示一个机关意念所形成的全部案卷，统计案卷的数量，并且作为查找利用档案的一种最基本的工具。二、

案卷的归档

公文立卷部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案中保管，称为“归档”。归档时限。机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向档案部门移交档案。一、建立和健全文书部门立卷制度二、正确选择立卷地点三、明确公文立卷的范围1应该立卷的文件材料的范围。文书立卷的范围，也就是文件材料归档的范围。是指凡是本机关工作活动中形成的已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、声像材料等文件材料，都必须进行立卷归档，都属于公文立卷与归档的范围之内。2不需要立卷归档的文件材料的范围。3公文立卷的分工。第十二章公文的整理（立卷）与归档归档文件整理工作概述一、什么是归档文件整理工作２０００年１２月６日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》指出，归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”该在《规则》是过件档案局颁布实施的新时期档案工作标准化文件，是对传统档案工作的一项重要改革，同时，也对文书处理部门和承办部门的公文整理（立卷）和归档工作提出了新的要求。《规则》以“简化整理，深化检索”为宗旨，对传统的立卷方法进行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件级”整理，免除了繁琐的组卷过程，大幅度简化了整理工作中的手工操作，为归档文件整理手段的创新创造了良好的条件。二、归档文件整理工作的意义机关对应归档的文件按照《规则》提出的“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用”的原则，进行整理，这对于机关公文处理工作和档案工作都具有重要意义，这主要表现在以下几个方面：1归档文件整理能保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。2归档文件整理可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。以“件”为单位进行整理，在质量方面要求归档文件齐全完整，并使每一份文件材料都有一个固定的位置，防止了文件材料的散失，防止文件失密。

3归档文件整理为档案工作奠定了基础。文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档以后是档案。第二节归档文件整理（立卷）工作的组织一、建立和健全文书部门整理（立卷）制度文书部门整理（立卷）制度的优越性主要表现在以下三个方面：（1）坚持文书部门整理（立卷），可以充分发挥文书部门熟悉业务和文书处理过程的长处，便于提高案卷质量和立卷工作效率。（２）由文书部门整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的机密。（３）由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员查阅文件就比较方便。（３）由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员查阅文件就比较方便。二、公文整理（立卷）环节的选择公文整理（立卷）环节的选择，即是指文书立卷工作究竟放在机关的哪一层，或者机关的哪些机构、单位，由谁来负责公文整理（立卷）工作的问题。1选择机关公文整理（立卷）环节应考虑的相关因素是：（1）被确定为整理（立卷）环节的文书部门要直接经手文件的处理。比如，文件的收发、分办、催办、承办等，这样才能保证对公文形成过程的了解，才能掌握文件之间的历史联系。整理（立卷）的质量才有保证。（2）对一些中等机关或大机关来说，可以采取分散整理（立卷），或者部分文件集中、部分文件分工的方法。（3）对财会、人事、信访、保卫等业务性质具有特殊性的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行整理（立卷）。（4）要恰当地选择和确定整理（立卷）人员。最好是考虑选择担任内收发、运转、催办等工作的文书工作人员为好。三、明确公文整理（立卷）的范围1应该整理（立卷）的文件材料的范围。文书立卷的范围，也就是文件材料归档的范围。是指凡是本机关工作活动中形成的已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、声像材料等文件材料，都必须进行立卷归档，都属于公文整理（立卷）与归档的范围之内。（2）本机关的文件材料：本机关召开重要会议的文件材料。本机关对外发出的各种正式文件的签发稿，印制稿，重要文件的草稿；本机关重要性往来公文，如请示与批复，来函与复函等；本机关及其内部职能部门活动所形成的重要文件材料；本机关处理群众来信来访的原件，记录及处理结果等；本机关及下属机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印章等文件材料，以及本机关历史沿革、大事记和反映本机关重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等；本机关干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、职工奖惩、纪律检查、治安保卫以及职工劳动工资、福利待遇等方面的文件材料；本机关财产、物资、档案等的交接凭证以及与有关机关签定的合同、协议书等文件材料；本机关党、团、工会和内部组织机构在工作活动中形成的文件材料；本机关外事活动和外事往来方面的文件材料。（3）同级机关和非隶属机关的文件材料：同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件，如条例、规定、通知等。有关业务机关对本机关工作检查形成的文件；（4）下级机关的文件材料：下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料等；下级机关报送的法规性备案文件以及重要的科技文件材料等。2不需要整理（立卷）归档的文件材料的范围。1）重份文件。所谓重份文件，是指同一个文件有几份或者许多份，包括一式多份的收来文件，以及本机关复印的文件材料等。同一个文件的草稿、定稿和存本，不作为重份文件处理。（2）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿。（3）一些事务性的、临时性的没有查考价值的文件材料。（4）与本机关本部门主管业务无关的文件及非隶属的机关送来的的参考性文件。（5）内容已被其它文件包括了的文件。（6）信封。除非有特殊意义的作者，才有必要保存来文的信封。（7）本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料，以及上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料等。3公文整理（立卷）的分工。原则上以什么名义发的文件就放在哪里整理（立卷），是哪个部门承办或主办的文件，就放在哪里整理（立卷）。（1）上级党政领导机关的来文。综合性、全面性的，由机关办公秘书部门整理（立卷）归档。专业性、业务性的由业务部门整理（立卷）归档；上级业务主管部门的来文，由业务对口部门整理（立卷）归档。（2）本机关的文件。由机关秘书部门起草或承办的，由机关秘书部门整理（立卷）归档；有关业务部门起草或承办的，由有关业务部门整理（立卷）归档；其它机关针对本机关的文件，可视同本机关文件，如上级机关的批复、下级机关的请示等。（3）下级机关的来文。哪个部门办理的，由哪个部门整理（立卷）归档。（4）会议文件。以机关名义召开的会议所形成的文件，由机关秘书部门整理（立卷）归档；由业务主管部门召开的专业性会议所形成的文件，应由召开会议的业务主管部门整理（立卷）归档。此外，本机关领导人兼任两个以上机关的职务所形成的文件，应按其不同身份和业务内容分别在有关机关整理（立卷）归档；本机关各部门互发的文件，由形成文件的部门整理（立卷）；同级机关互发的文件，凡经本机关制发、办理的，应由本机关整理（立卷）归档；本机关临时机构形成的文件，由临时机构整理（立卷），临时机构撤销，应将全部档案移交机关档案室。第三节归档文件整理的原则与要求一、归档文件整理的几个基本概念１，归档文件归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸制文件材料。２，归档文件整理归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。３，件“件”，是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。二、归档文件的整理的基本原则归档文件整理的基本原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。（二）要注意区分公文的保存价值。（三）便于保管和利用。三、归档文件整理的质量要求１，归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。２，整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。第四节归档文件整理方法与归档一、归档文件整理方法的改革归档文件以“件”为单位进行，这是《规则》提出的新的公文整理（立卷）方法，是我国文书档案工作的一项重大改革，也是对传统的文书档案整理方法的否定，以“件”为单位的整理方法同传统的整理方法“立卷”比较，主要有以下不同。１、取消案卷，实现文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程；２、界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”；３、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）、并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次；４、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可；５、文件排列方法强调按事由（即问题）排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用；６、归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目；７、取消案卷，卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录；８、无需编页号，目录改设“页数”项；９、归档文件直接装盒保管；１０、无需撰写案卷题名和填写案卷封皮，只需填写盒脊；１１、档案盒的项目设置有较大变化。封面只设“全宗名称”，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目。盒脊取消了“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项目，增设“保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号”。新的文件归档整理方法，简化了文书档案整理的环节，减轻了文件归档人员及档案整理的工作量，同时又提高了档案归档行政管理部门进行业务指导和培养的工作效率，是一项应予积极推行的好方法。二、归档文件整理方法的推行推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应当做好以下几个方面的工作。１、更新观念，增强改革意识。推行文件级整理方法，是实现现代化办公手段的需要，是与时俱进的产物。２、提高人员素质。以“件”为单位的归档整理方法要求每个文书人员和档案人员不仅需要懂得归档文件分类、排列、编号、编目等业务基础知识。还必须掌握办公自动化、信息技术等相关知识，熟练地运用计算机完成一系列数据处理任务。３、加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。管理单元的细化，必然引起管理方式的变革。新的归档文件整理方法，使整理工作的各个环节都离不开计算机、复印缩微设备等先进设施。４、注意新旧整理方法的衔接。以“件”为单位对归档文件进行整理、要做好与原有的立卷方法的衔接，要注意以下两点。（１）《规则》是国家档案局２０００年１２月６日发布，于２００１年１月１日实行。因此，对２００１年以前整理好的案卷，只要整理方法及规则符合当时的标准，就应保持原有的整理体系，不必拆卷重来。（２）归档文件的整理方法由卷改为件，不只是整理形式上的变化，它需要一系列的业务标准、规范、制度、措施与之配合，因此，各机关单位在实施新的整理方法时应事先做好各种准备工作。三、归档文件整理的工作步骤按照《规则》的规定，归档文件整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行：１、装订。装订是归档文件的第一步骤，通过这一步骤可以从实体上将归档文件的基本单位——“件”确立下来。２、分类。归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类。即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。《规则》指出归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。归档文件的分类，可按以下的方法及步骤进行。（１）按年度分类。年度分类就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。它是目前运用得最广泛的一种分类方法：①一份文件往往有多个时间特征，分年度时一般以文件签发日期或成文日期为准。计划、规划、总结、预算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，应统一按签发日期或成文日期为准判定文件所属年度。②跨年度的会议和案件等形成的文件材料，分类时，会议文件材料归入闭幕年，案件等文件材料归入结案年。几份文件作为一“件”时，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期为准，如跨年度的请示与批复，按批复在前，请示在的装订顺序，以批复的所在年度为准。③没有标明落款日期的文件材料，应对文件内容及特征进行考证，以推断文件材料的形成日期并据以划分年度。④专门年度中形成的文件材料，应按照专门年度进行分类。（２）按保管期限分类。保管期限分类法就是根据对归档文件规定的不同保管期限进行分类，即将同一年度的归档文件按永久（５０年以上）、长期（１５——５０年）、短期（１５年以下）三种保管期限分类，这种分类方法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时，为库房排架管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。（３）按机构（问题）分类。机构（问题）分类法是室将文件其形成或承办机构（问题）进行分类，其可分为机构分类法和问题分类法两种机构分类法。是按文件形成和处理的承办单位进行分类。原则上是一个机构设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序课按照立档单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。