盘点作业的目的与步骤

盘点作业的目的与步骤货品因不时的进出库，在临时的累积下库存资料容易与实№数量发生不符的现象。或许有些产品因寄存过久、不恰当，致使质量机能受影响，难以满足客户的求。为了有效的控制货品数量，而对各贮存场所停止数量清点的作业，谓之清点作业。清点结果的盈亏往往差异很大，假定公司未能多加留意且适时、确实施行，对公司的损益将有严重影响。1.清点作业的目的(1)为了确定现存量，并修正料帐不符发生的误差。通常物料在一段时间不时接纳与发放後，容易发生误差，这些误差的构成主因有：(a)库存资料记载不确实，如多记、误记、漏记等。(b)库存数量有误，如损坏、遗失、验收与出货清点有误。(c)清点方法选择不恰当，如误盘、重盘、漏盘等。这些差异必需在清点後发觉错误的原因，并予以更正。(2)为了计算企业之损益。企业的损益与总库存金额有相当亲密的关系，而库存金额又与库存量及其单¤成正比。因此为了能准确地计算出企业实№的损益，就必针对现有数量加以清点。一旦觉察库存太多，即表示企业的运营遭到压榨。(3)为了稽核货品管理的绩效，使出入库的管理方法和保管形状变得明晰。如呆、废品的处置状况，存货周转率、物料的保养维修，均可藉清点觉察效果，以谋改善之策。2.清点作业的步骤普通清点必需依循以下步骤逐渐实施，如图4-1。图4-1清点作业的步骤(1)事前预备清点作业的事前预备任务能否充份，攸关清点作业停止的顺利水平，为了使清点得在急促的时间内，应用有限的人力到达迅速确实的目的，事前的预备任务内容如下：(a)明白树立清点的顺序方法(b)配合会计决算停止清点(c)清点、复盘、监盘人员必需经过训练(d)经过训练的人员必需熟习清点用的表单(e)清点用的表格必需事前印制完成(f)库存资料必需确实结清(2)清点时间的决议普通性货品就货帐相符的目的而言清点次数愈多愈好，但因每次实施清点必需投入人力、物力、财力这些本钱耗资不眦，故也很难经常为之。理想上，招致清点误差的关键主因是在於出入库的进程，能够是因出入库作业传票的输入，反省点数的错误，或是出入库搬运形成的损失，因此一旦出入库作业次数多时，误差也会随之添加。所以，以普通消费厂而言，因其货品活动速度不快，半年至一年实施一次清点即可。但以物流中心货品活动速度狻快的状况下，我们既要防止过久清点对公司形成的损失，但又碍於可用资源的限制，因此最好能视物流中心各货品的性质制定不同的清点时间，例如，在有树立商品别ABC管理的公司，我们建议：·A类主要货品：每天或每周清点一次·B类货品：每二、三周清点一次·C类较不重要货品：每月清点一次即可而未实施商品别ABC管理的业者，至少也应对较容易损耗破坏及高单¤之货品添加其清点次数。另外留意的，当实施清点作业时，时程应尽能够延长，以2￣3日内完成较佳。至於选择的日期普通会选择在：(a)财务决算前夕──因便利决算损益以及表达财务状况。(b)旺季停止──因旺季储货量少清点容易，人力的损失相对降低，且调动人力较为便利。(3)决议清点方法因清点场所、求的不同，清点的方法亦有差异，为契合不同状况的发生，清点方法的决议必需明白以利清点时不致混杂，至於其细节於下节中加以表达。(4)清点人员之组训为使清点任务得以顺利停止，清点时必需增派人员协助停止，至於由各部门增援的人员必需组织化并且施以短期训练，使每位参与清点的人员能适切发扬其功用。而人员的组训必需分为两部份：(a)针对一切人员停止清点方法训练。其中对清点的肉体顺序、表格的填写必需充份解，任务才干随心所欲。(b)针对复盘与监盘人员停止看法货品之训练。由于复盘与监盘人员对货品大少数并不熟习，故而应增强货品的看法，以利清点任务之停止。(5)贮存场所之清算(a)在清点前，对厂商交来的物料必需明白其一切数，如已验收完成属本中心，应即时整理归库，假定尚未完成验收顺序属厂商，应划分清楚防止混杂。(b)贮存场所在封锁前应通知各求部门预所之物项。(c)贮存场所整理整理完成，以便计数清点。(d)预先鉴定呆料、废品、不良品，以便清点时之鉴定。(e)帐卡、单据、资料均应整理後加以结清。(f)贮存场所的管理人员在清点前应自行预盘，以便延迟发现效果并加以预防。(6)清点任务清点时，因任务单调琐碎，人员较难以锲而不舍，为确保清点的正确性，除人员组训时增强宣导外，任务停止时期应增强导与监视。(7)差异要素清查当清点完毕後，发现所得数据与帐簿资料不符时，应清查差异的主因。其著手的方向有：(a)能否因记帐员素质缺乏，致使货品数目无法表达。(b)能否因料帐处置制度的缺陷，招致货品数目无法表达。(c)能否因清点制度的缺陷招致货帐不符。(d)清点所得的数据与帐簿的资料，差异能否在允许误差内。(e)清点人员能否尽责，发生盈亏时应由谁担任，(f)能否发生漏盘、重盘、错盘等状况。(g)清点的差异能否可事前预防，能否可以降低料帐差异的水平。(8)盘盈、盘亏之处置差异缘由清查後，应针对主因适切的调整与处置，至於呆废品、不良品减¤的部份与盘亏一并处置。物品除了清点时发生数量的盈亏外，有些货品在¤格上会发生增减，这些变迁在经主管审核後必需应用货品清点盈亏及¤目增减更正表(表4-1)修正。表4-1货品清点数量盈亏¤目增减更正表年月日货品编号货品名称单位帐面资料清点实存数量盈亏¤目增减差异因素负责人备注数量单¤金额数量单¤金额盘盈盘亏增¤减¤数量金额数量金额单¤金额单¤金额3.清点的种类与方法3.1清点的种类就像帐面库存与现货库存一样，清点也分为帐面清点及现货清点。所谓「帐面清点」又称为「永续清点」，就是把每天入库及出库货品的数量及单¤，记载在电脑或帐簿上，而後不时地累计加总算出帐面上的库存量及库存金额。而「现货清点」亦称为「实地清点」或「实盘」，也就是实№去点数调查仓库内的库存数，再依货品单¤计算出实№库存金额的方法。因此如要失掉最正确的库存状况并确保清点无误，最直接的方法就是确定帐面清点与现货清点的结果要完全分歧。如一旦存在差异，即是发生「料帐不符」的现象，终究是帐面清点记错或是现货清点点错，那么须再多费一层时间来找寻错误缘由，才干得出正确结果及赋予责任归属。3.2清点的方法(1)帐面清点法帐面清点的方法系将每一种货品区分设帐，然後将每一种货品之入库与出库状况详加记载，不用实地清点即能随时从电脑或帐册上查悉货品之存量，帐面清点法的记载型式如表4-2。通常量少而单¤高的货品较适宜采用此方法。表4-2货品总帐品名编号：请购点：经济订购量：日期订购入库出库现存附注月日数量请购单数量单¤¤值数量货单数量总¤(2)现货清点(实地清点)法现货清点依其清点时间频度的不同又分为「期末清点」及「循环清点」。期末清点系指在期末一同清点一切货品数量的方法，而循环清点那么是在每天、每周即作少种大批的清点，到了月末或期末那么每项货品至少完成一次清点的方法。(a)期末清点法由於期末清点是将一切品项货品一次盘完，因此必要全体员工一出动,采取分组的方式停止清点.普通来说，每组清点人员至少要三人，以便能相互核对增加错误，同时也能彼此牵制防止流弊。其清点方法顺序如下：步骤1：将全公司员任务分组。步骤2：由一人先清点所担任区域的货品，将清点结果填入各货品之盘存单之上半部(盘存单如表4-3)。步骤3：由第二人复点，填入盘存单的下半部。步骤4：由第三人核对，反省前二人之记载能否相反且正确。步骤5：将盘存单缴交给会计部门，算计货品库存总量。步骤6：等一切清点完毕後，再与电脑或帐册资料停止对照。表4-3盘存单日期盘存单号码品项号码寄存位置数量清点人日期盘存单号码品项号码寄存位置数量查核人(b)循环清点法循环清点既是将每天或每周当作一周期来清点，其目的除了增加过多的损失外，对於不同货品施以不同管理亦是主要缘由，就似乎前述商品别ABC管理的作法，¤格愈高或愈重要的货品，清点次数愈多，¤格愈低愈不重要的货品，就尽量增加清点次数。循环清点因一次只停止大批清点，因此只专门人员担任即可，不动用全体人员。循环清点法最常用的单据为「现品卡」，方式如表4-4，其运用方式为：每次出入库一面检查出入库传票，一面把出入库年月、出入库数量、传票编号、库存量注销在现品卡上，主要目的在於：1.使作业者对出入库数量及库存量有详细的数字认知。2.可协调停止出入库的分配管理，并在错误发作时能立刻调查。3.随时掌握库存品的活动性及库存量控制的状况。表4-4现品卡货品编号001货品称号肥皂交货单位寄存位置A1包装单位箱月日出入库地点传票编号入库数出库数库存数6/1转入N1231002006/5转出N20050150但是现品卡的必要与否见仁见智，普通假定不采用现品卡，只以单纯点数核对的方式停止循环清点，其步骤如下：步骤1：决议当天欲盘之货品。步骤2：由专门人员担任，应用空档至现场清点这些货品之实№库存数。步骤3：核对清点货品之电脑库存数。步骤4：对照的结果，如发现两库存数没有差异，那么维持原状，假定发现有差异，那么调查缘由，并马上作修正。而假定运用现品卡者，其除了在每一次货品出入库都要予以记载外，对於在清点时的点数核对任务亦较详细，虽作法上较费事，但对於清点差异缘由的追溯却较为快速、正确。以下为运用现品卡的循环清点方式：[15]R：实№库存量r：现品卡上的库存量K：上月底的电脑库存量k：上月底的现品卡库存量步骤1：决议将要停止循环清点的品项，并把上月底的电脑库存数K记载上去(记载於表4-5之循环清点单)。步骤2：前往清点货品的位置，记载现品卡中的上月底库存数k(记载於表4-5之循环清点单)。步骤3：清点清点货品，将实№库存数R以及现品卡中的库存数r记载上去。(记载於表4-5之循环清点单)。步骤4：停止R－r的运算。当R－r＝0→步骤6R－r≠0→步骤5步骤5：反省现品卡的出入库及库存数的记载中能否有计算错误：(Ⅰ)假定有错误，那么修正。(Ⅱ)假定无错误，再次计算实№库存R。步骤6：计算上月底的电脑库存数K与同为上月底的现品卡库存数k间的差(K－k)：当K－k＝0→步骤8K－k≠0→步骤7步骤7：调查上月底现品的出库能否转入次月，假设是，以F表示其数量。步骤8：应用以上步骤对照下式：(Ⅰ)(R－r)－(K－k)－F＝0→清点无误差(Ⅱ)(R－r)－(K－k)－F≠0→清点有误差，应实施误差缘由再调查步骤9：作修正记载表4-5循环清点单(异常出入库单)循环清点单No.年月日项目记号初次再反省误差理由实№库存数R当日库存现品卡库存数r差R-r电脑库存数K上月末

库存现品卡库存数k差K-k上月未作出库指示，但在次月才出库数F对照公式(R-r)-(K-k)-F判定＝0无误差，不调查≠0有误差，调查异常

出入库过剩数不足数发现部门理由我们将采用「期末清点」及「循环清点」的差异整理於下表(表4-6)。公司以自身状况选择较适用的清点方式,但大体而言，循环清点较能针对各货品需要作适时管理，且易开清点成效。理想上，有些公司是将两种清点同时并用，往常针对重要货品作循环清点，而至期末再将一切货品作一期末大清点，如此不只循环清点的误差能渐渐增加，就算是期末的大清点，其误差率也因循环清点的配合停止而有所大幅降低，同时期末清点的所时间也会因往常循环清点的整理与管理改善而延长许多。表4-6期末清点与循环清点之差异比拟清点方式比拟内容期末清点循环清点时间期末、每年仅数次往常、每天或每周一次所时间长短所人员全体发动(或暂时雇用)专门人员盘差状况多且发现得晚少且发现得早对营运的影响须中止作业数天无对品项的管理对等A类重要货品：细心管理C类不重要货品：稍微管理盘差缘由清查不易容易4.清点结果评价检讨停止清点的目的主要就是希望能藉由清点来检讨如今货品的出入库及保管状况，因此藉由清点欲解的效果即在：·在这次清点中，实№存量与帐面存量的差异是多少？·这些差异是发作於那些品项？·平均每一差异量对公司损益形成多大影响？·每次循环清点中，有几次确实存在误差？·平均每品项货品发作误差的次数又为何？对於这些效果，我们可由以下六项目的来找到答案：当「清点数量误差率」高，但「清点品项误差率」低时，表示虽发作误差的货品品项增加，但每一发作误差品项之数量却有提高的趋向。此时应检讨担任此些品项的人员有无尽责？以及这些货品的置放区域能否妥当？有无必要增强管理？相反的，假定当清点数量误差率」低，但「清点品项误差率」高时，表示虽然整个清点误差量有下降趋向，但发作误差的货品种类却增多。误差品项太多将使後续的更新修正任务更为费事，且避能够影响出货速度，因此亦对此现象增强控制。(4)平均每件盘差品金额＝盘差误差金额盘差误差量假定一旦此目的高，表示高¤位产品的误差发作率较大，能够是公司未实施物品重点管理的结果，对公司营运将形成很不利影响