会议策划的基本内容第4章

会议策划的基本内容第4章第四章会议策划与组织

学习目标

主要内容

本章小结

思考与练习下一页2学习目标——明确会议的概念、种类和构成要素。了解会议策划的基本内容。掌握会议的组织与实施掌握会议策划专业知识的同时，能够学会完整的策划和组织一次会议下一页3主要内容第一节会议概述第二节会议策划的基本内容第三节会议的组织与实施下一页4导入案例提升会议品牌的七大战略1、选择优秀的会议策划者2、请委员会做参谋，而不是做计划3、选择合适的设施4、发现或者培训优秀的演讲者5、让参会者做好充分的准备6、让演讲者准备的更充分一些7、充分利用网络提示：举办会议能否取得成功，首先取决于会议的策划工作如何下一页5第一节会议的概述一、会议的概念二、会议的类型三、会议的构成要素下一页6一、会议的概念会议------指三个人或三个人以上参与的、有组织、有目的的一种短时间聚集的集体活动方式。下一页7会议的表现形式很多，只要是在一定时间内有目的、有组织地把有关人员召集起来，传递信息、协商事项、研究问题、布置工作、交流经验等等，都可说是会议。

在竞争激烈的当今社会，每天都在进行着各种繁多的会议活动，从国家之间的大会议到家庭内部的小会议。会议已经成为人们相互沟通的生活形态，无论是面对面、透过电子媒体，或是透过卫星，它已经深刻地影响着我们的生活，也在生活中留下许多记忆。下一页8会议是一种群体性的社会活动，个人的看法或想法往往有其片面性和局限性，假如将看法或想法各异的多数人聚集起来，通过交流和沟通，解决问题的角度就会呈现多元化。会议是一种目的性很强的社交活动，会议的筹划和实施均围绕着会议的目的和主题来进行。任何一个会议都是为了满足一定的客观需要、解决现实生活中一定的实际矛盾或问题而举行的。下一页9（一）按照会议主办单位划分1、公司类会议会议主办者为一家企业或多家同行业、同类型及行业相关的企业的会议活动。2、协会类会议会议主办者为由具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成的社团组织的会议活动。3、其它组织会议不能归于以上两类的会议活动二、会议的类型10（二）按照会议活动的特征划分1、商务型会议为了企业的业务和管理工作发展的需要而进行的会议活动。2、度假型会议企业等组织机构利用周末假期组织员工边度假休闲，边参加会议的会议活动。3、文化交流型会议各种民间和政府单位组织的以跨区域的文化学习交流为主的会议活动，常以考察、交流等形式出现。下一页114、专业学术型会议某一领域具有一定专业技术的专家学者参加的会议活动，主要表现为专题研究会、学术报告会、专家评审会等。5、政治型会议国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题而开展的会议活动。一般采取大会和分组讨论等形式。6、培训型会议用一个会期对某类专业人员进行有关业务知识方面的技能训练或新观念、新知识方面的理论培训的会议活动。一般采用讲座、讨论、演示等形式。下一页12（三）按照会议的性质划分1、论坛式会议采取论坛会议形式的会议活动。论坛一般由小组组长或演讲者来主持，有许多听众参与，各种各样的问题分别由小组组长和听众提出讨论，两个或更多的发言人可以就各自的不同意见向听众进行阐述，会议主席将总结各方意见并引导讨论，听众可以提出各自的问题。论坛的特点是反复深入的讨论。2、研讨式会议采用研讨会形式的会议活动。研讨会一般由一些个人或专门小组做示范讲解，一定数量的听众会参与讨论。相对论坛而言，研讨会更正规，会议中观点和意见的交流较少。专题讨论会、座谈会、进修会、讲习会、讲座、演讲等也属于研讨会形式。下一页133、报告式会议采取报告会形式的会议活动。报告会通常由个人或专门小组进行专题讲演，一般不存在讨论，更加正式，组织也更加严密。传达会、表彰会、纪念会、动员大会等也属于报告会形式。下一页14（四）按照会议的规模划分1、小型会议与会人数少于100人的会议活动。2、中型会议与会人数在100至1000人之间的会议活动。3、大型会议与会人数在1000至10000人之间的会议活动。4、特大型会议与会人数在10000人以上的会议活动。下一页15（五）按照会议代表的类型划分1、会员会议会议代表主要为会议主办者的会员的会议活动。其主办者主要是各类协会。虽然与会者并不局限于会员，但会员是与会者的核心部分。2、内部成员会议会议代表主要为会议主办者的内部成员（如员工、股东等）的会议活动。其主办者主要有企业、政府机构等。下一页163、业务关系人员会议会议代表主要为与会议主办者存在业务关系的人员（如客户、代理商等）的会议活动。其主办者一般为企业，企业的管理人员和员工等也同时参加会议。4、公众会议许多会议主办者是为公众举行会议，这种会议代表主要为社会公众的会议活动即公众会议。其主办者可以是政府、社会团体、企业等。又可分为赢利性和非赢利性两种。政府机构和社会团体倾向于举行非赢利性的公众会议。下一页17（六）按照会议代表的范围划分1、国内会议会议代表均来自会议举办国的会议活动。一般又分为全国性会议和地方性会议。2、国际会议会议代表来自不同国家的会议活动。一般又分为全球性会议和区域性会议。根据ICCA（国际会议协会）的定义标准，只有与会人数在50人以上，至少在3个国家轮流举行的固定性国际会议才被纳入国际会议活动的统计范围下一页18（七）按照会议举办时间的特点划分1、固定性会议按照规定的时间定期开展的会议活动。主要形式有年会、例会等，具有周期性的特点。2、非固定性会议按照实际情况的需要适时开展的会议活动，具有不定期和灵活性的特点。此外，还可以按照会议的主题来划分，如医药类会议、科学类会议、工业类会议、技术类会议、教育类会议、农业类会议，等等。下一页19-

年会：

可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。商务（公司）会议的类型-

研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般会让与会者相互之间充分交流.-

销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。-

产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。交流并有意见反馈。-

专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。

-

奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。-

培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。20会展新市场——公司年会21三、会议的构成要素返回会议目的会议地点会议主办者会议形式与会议有关的人员

会议时间22

（一）会议目的是会议议题、内容，是会议要商议和解决的问题。（二）会议地点可分成若干个会场，既有主会场，也有分会场。表选择会议地点时需考虑的因素及各因素的重要程度返回23（三）会议主办者是会议活动的具体组织者。会议主办者的选择，有如下几种情况：1、国际会议，采取申办竞争程序来确定主办者。如：奥运会、世博会等。2、经常性会议或例会，每一个成员都有主办会议的权利和义务。轮流主办。如：亚太经合组织。3.主办者有发起者承担。如:国际性的学术会议。一般会议的主办者就是会议的承办者。24（四）与会议有关的人员1、与会人员指与会议主题、会议目标的实现有关联的人。2、秘书人员3、服务人员一些心理学家通过实验得出结论：一个人的外表魅力指数与他人再次与之相见的相关系数为0.89。4、四种特殊类型的与会人员（1）国际与会人员（2）行为障碍者（3）老年与会者（4）贵宾25（五）会议时间基本原则：适时开会（六）会议形式用以达到会议效果的手段，包括活动式样、传递方式、会场布置等方面。会议性质与目的不同，与会人员不同，会议形式就不同。26第二节会议策划的基本内容一、明确会议的目标1、明确会议的总体目标2、明确会议的具体目标3、确定会议目标要考虑的几个问题27二、确定会议形式三、选择会议时间应考虑交通、茶歇和会场布置等事项。上午8:00—10:30下午3:00—5:00是会议最可能取得高效率的时间段。28四、会议地点的选择决定会议能否成功举办的关键因素之一。（一）会议地点的类型1.宾馆饭店会议目的地的选择要素中，比较重要的因素就是接待会议的饭店和设施。29四、会议地点的选择决定会议能否成功举办的关键因素之一。（一）会议地点的类型2.会议中心国际协会定义的会议中心要具备几个条件：（1）有60%的业务来自会议；（2）提供会议所需的全部设施，包括功能性房间、各类设备、卧室、餐厅以及娱乐区；（3）拥有能够随时为会议承办者和与会者提供帮助的专业人士。3.大专院校能够提供较先进的会议设施。经济、高效、实惠，空间范围大。30四、会议地点的选择决定会议能否成功举办的关键因素之一。（一）会议地点的类型4.疗养地和主题公园能给与会者提供更多的康乐设施。31四、会议地点的选择决定会议能否成功举办的关键因素之一。（一）会议地点的类型5.公共建筑各级政府所有或经营的建筑出租。6.协会和公司内部的会议地点可以使用公司内部场地。轮船也可以作为会议地点。32四、会议地点的选择决定会议能否成功举办的关键因素之一。（二）选择会议地点要考虑的因素1.地理位置首先考虑会议是在国内还是国外；其次是费用预算。2.交通方便与会者参加。节省时间和财力。3.季节和气候春秋两季最适宜举办会议。季节的选择要符合会议主题。如：冲浪的会议、滑雪的会议等。33（三）选择会议场所要考虑的因素1.客房的数量、类型和内部设施条件要有足够的客房容纳与会者。还要清楚客房的类型。2.服务水平服务者应接受一定的培训。3.娱乐和健身设施组织者要进行实地考察。4.公共设施（1）洗手间：洗手间反映了会议举办国的道德水准和文明程度（2）电梯（3）安全设施（4）是否能满足与会的行为障碍者的特殊需求5.会议场所的费用34第三节会议的组织与实施一、会议前的组织与实施会前的准备工作充分与否，直接影响到会议的效果与质量。（一）会前协调会一是表达会议主办者、承办者的意图；二是使工作人员都详细了解自己的工作内容与责任。需要协调的人员及工作：（1）场地人员（2）指示标志制作（3）工作人员工作时间表和注意事项。35（二）设立秘书处与运送会议资料1.设立秘书处是筹备会议前设立，主要是对外联络的窗口并统筹处理所有相关事宜。秘书处的主要工作包括：（1）接听及留言。（2）文书作业。（3）联络交通或餐饮事宜。（4）接待。（5）协助支持报到事宜。（6）物资供应。（7）危机事件处理。（8）一般事务的协助。2.运送会议资料36（三）报到程序与现场沟通1.报到程序

报到程序要简便，并提供多种方式。2.现场沟通（四）制发会议通知是向与会者传递会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。1.内容（1）会议名称。（2）主办者。（3）会议内容。（4）参加对象。（5）会议时间。（6）会议地点。（7）其他事项。（8）联络信息372.回执或报名表是否参加会议以及个人信息寄回会议筹备机构。3.会议通知的种类和方式（1）种类按性质分：预备性通知和正式通知预备性通知先于正式通知发出，主要是请与会者事先做好参加会议准备。按通知的名称分：会议通知、邀请信（函、书）、请柬、海报、公告等。会议通知：会议的法定成员。邀请函：发送单位是不受本部门职权所制约的单位及个人。如：学术会议。请柬：上级领导、社会人士、兄弟单位等。如：开幕式、签字仪式等。海报：公开性的。如：自由参加的学术报告会。公告：专门用于股份公司召开股东大会。（2）方式当面告知、打、发、邮寄、招贴、广播、登报等。可根据会议性质、参加者的范围、时间的缓急和保密要求等选择适当的方式，可以同时使用两种以上的方式。38（五）制作会议证件使用目的：对会议进行管理、便于相互辨认、联系和交流、统计到会人数、保证会场安全等1.类别

主要有出席证件和工作过证件。（1）代表证：规格最高的证件，发给正式代表。（2）出席证：发给出席者。可参加会议及会议组织的各种活动。（3）列席证：无表决权。（4）来宾证：发给会议的特邀代表和嘉宾。（5）签到证：发给出席会议的代表。一次一证。（6）工作证（7）记者证（8）通行证

39（五）制作会议证件使用目的：对会议进行管理、便于相互辨认、联系和交流、统计到会人数、保证会场安全等2.格式会议证件主要包括以下内容：（1）会议名称：必须写全称。（2）会徽（3）持证者的姓名（4）照片：通常是半身免冠照片。（5）证件类别（6）组别或代表团名称（7）证件编号（8）会议日期（9）涉外会议证可用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。

40414243（六）准备会议文件与材料按文件的性质和功能可分为：主旨文书（大会报告、领导讲话、开幕词、闭幕词、主持词、决议草案等）、议案文书（我国人大、政协会议提交审议的议案、议案说明等）、事务文书（会议细则、代表须知、日程安排、代表名单、选举办法等）、议决文书（会议纲要、决议、公报等）和信息文书。1.主持词要严肃准确、具有宣告性、文字要简明扼要、尽量口语化。2.开幕词通常由主办方身份最高的领导人致开幕词。3.闭幕词4.讲话稿话题要集中，言简意赅，不能内容过多。

44（七）准备会议的物品与设施会议的目的、方式和手段不同，所需的会议用品和设施也不同。主要包括：1.会场基本设施如桌椅、照明电器、卫生用具、消防设施等。2.会场装饰用品如会标、旗帜、花卉、标语口号等。3.会场视听器材如扩音机、投影仪、同声翻译系统等。4.会议通信设施如机、机、电脑以及通讯网络设施。5.常用文具印刷设备如笔、纸、打字机、打印机等。6.交通工具如轿车、客车等。7.会议专门用品8.生活卫生用品45（八）预算和筹集会议经费会议的性质和类型不同，经费的来源也不同。主要来源包括：1.行政事业经费拨款2.主办者分担3.与会者分担个人费用4.社会赞助5.转让无形资产使用权（九）会场布置根本目的在于创设与会议主题、性质相适应的会场气氛，确保会议的需要，体现会议的有序性，从而有利于实现会议的目标。1.会场座位格局设计和安排462.座区划分与座位排列一般采用的方法：（1）按与会者的资格划分和排列正式代表的座区在前或居中，列席代表安排在后排或两侧。（2）按团组划分和排列国际会议按与会国家英文名称首字母顺序排列按法定的顺序排列按代表团、小组、单位名称第一个字的笔画数确定。④根据协商达成的约定排列。（3）按代表资格和团组顺序混合排列473.会场装饰是运用文字、图案、色彩和实物等装饰物烘托会场气氛的手段。主要内容有：（1）会标以会议名称为主要内容的会议信息的文字性标志。（2）会徽体现或象征会议精神的图案性标志。（3）标语把会议的口号用醒目的书面形式张贴或悬挂起来，就是会议的标语。

广告口号不宜超过13个字，否则接受度明显下降。483.会场装饰是运用文字、图案、色彩和实物等装饰物烘托会场气氛的手段。主要内容有：（4）旗帜

国旗的悬挂以横挂为标准面向场地的右旗杆为主杆彩旗的悬挂七色彩旗可以是长方形、正方形、三角形等形式。红旗的悬挂一般插放8~10面，在徽铭的左右各以45度角斜插4~5面。（5）植物和花卉主席台和会场入口处：植物和花卉的高矮、大小、粗细、种类、疏密、颜色搭配等要适度，一步挡住台上和台下视线、不妨碍人员行走、不影响颁发礼物以及不妨碍有关的设备移动等为原则。（6）灯光一般情况下使用白炽灯和日光灯作为会场的照明光源。

494.主席台的布置（1）主席台的座位格局一般采取横式。可以是一排也可以是多排。（2）讲台一般情况下，讲台只设一个，可以设在中央也可以设在右侧（以主席台的朝向作为准）。（3）话筒（4）休息室（5）主席台的座次安排国内做法：严格按照会议领导机构事先确定的名单次序安排座次，身份最高的领导人安排与主席台前排中央就座，其他的按照先左后右，一左一右顺序排列。

505152（5）主席台的座次安排国际会议做法：一般以对方提供的正式名单上的身份和职务高低的次序为依据，不分国家大小；或按决定应邀出席活动的答复时间先后排列；或者是代表团抵达活动地点的时间先后排列。5.座位标志指引与会者就坐的各种标志。（1）座次图可张贴悬挂于会场入口处，主席台的则悬挂于休息室。（2）指示牌（3）座位号标志（4）团组标志（5）席卡（十）会前检查

53二、会议中的组织管理会中工作主要包括接待、餐饮安排、交通、社会娱乐活动的安排、展览、突发性事件处理等。（一）会议报到精心对报到处的布局进行设计。选择适当的排队方式。保证充足的灯光和空间。在会场入口处放指示牌。做好贵宾的接待工作。（二）入住和退房在会前应通知与会者可入住和退房的具体时间。（三）发言人的接待54（四）会议期间特殊事件的处理1.记者会的安排记者会一般在会前两三天召开。2.紧急事件的处理（1）紧急医疗（2）卫生问题：饮食卫生和环境卫生。（3）火灾（4）签证问题（5）盗窃三、会议的后续组织工作清理会场、归还所借物品、财务结算、安排与会人员离场、会后文书整理等工作。总结经验教训，找出问题并根据反馈的意见改进工作。55本章小结本章的主要内容是会议的概念、种类和构成要素，会议策划的基本内容，会议的组织与实施等。在掌握会议策划专业知识的同时，学习者要能够完整的策划和组织一次会议。56课后思考1、会议地址的选择要考虑哪几方面的问题？如何选择会议时间？2、就大型国际学术会议而言，会前的准备工作有哪些？3、会议的构成要素包括什么？5758第一节会展目标选择一、会展目标------

是鼓励他人参与会展活动的主要原因，也是举办某个会展的宗旨。以引人注目的方式，强调会展效益，特别是会展能够给予参加者的效益。下一页59二、会展目标的定位会展目标的定位是会展目标的具体体现。根据内容具体可分为：会议、展览和世界博览会。（一）会议定位：明确会议的目标，突出会议的宗旨，并以一种简洁明了的方式表达出来，以吸引参加者，或表明这个会议的宗旨。下一页60会议是一种群体性的社会活动，个人的看法或想法往往有其片面性和局限性，假如将看法或想法各异的多数人聚集起来，通过交流和沟通，解决问题的角度就会呈现多元化。会议是一种目的性很强的社交活动，会议的筹划和实施均围绕着会议的目的和主题来进行。任何一个会议都是为了满足一定的客观需要、解决现实生活中一定的实际矛盾或问题而举行的。下一页61威斯特伐利亚会议

1618年5月23日捷克首都布拉格的新教徒发动起义，冲进王宫，制造了“掷出窗外事件”，标志着三十年战争正式爆发。

这场战争由于外国势力的卷入，战争规模迅即扩大，从德意志内战演变成全欧性战争。战争以德意志新教诸侯、法国、瑞典、丹麦为一方，以德意志天主教诸侯，神圣罗马帝国皇帝、西班牙、奥地利为另一方。双方交战20多年，消耗巨大，都无力取胜，表示愿意举行和谈。经协商和谈在威斯特伐利亚省的闵斯特和奥斯纳布鲁克两个相邻的城镇同时展开。谈判期间，双方的军事行动仍未停止，和谈延续了5年之久，直到1648年10月24才签订了和约，三十年战争宣告结束。621814年，美泉宫成了维也纳议会召开马拉松会议的地方。欧洲各国的政治领袖们在这里渡过了一年多的奢华生活奥地利维也纳美泉宫63

2005.1.27，在瑞士东部城市达沃斯，（从左至右）美国前总统克林顿、美国微软公司总裁比尔·盖茨、南非总统姆贝基、英国首相布莱尔、爱尔兰歌手博诺和尼日利亚总统奥巴桑乔在参加2005年世界经济论坛年会非洲会议前合影。本届世界经济论坛年会于26日至30日在此召开，其主题是“为艰难抉择承担责任”，共有2000多名代表参加。642005年1月26日，在巴西南部的阿雷格里港，世界社会论坛的的开幕游行。第五届世界社会论坛于当日开幕。该论坛是与瑞士达沃斯世界经济论坛相对立、由全世界非政府组织、知识分子和社会团体代表参加的大型会议。论坛反对由自由市场控制的全球化以及“新自由主义的过分做法导致的灾难、不平等和不公正现象”。它与世界经济论坛的最大区别是更加开放，与会代表不管持何思想，来自何阶层，都可以自由讨论与全球化有关的问题。历史上规模最大的国际会议65

2005世界社会论坛年会被称为历史上规模最大的国际会议。据组委会介绍，共有来自135个国家的15万各界人士与会，其中包括巴西总统卢拉、委内瑞拉总统查韦斯以及许多国际知名人士。在为期6天的年会期间，与会者就维护和平、消除贫困、普及教育、保护弱势阶层权益、新的社会经济发展模式等问题进行了广泛的讨论。巴西总统呼吁反贫困66世界各地的青年是这次论坛的生力军67二、会展目标的定位会展目标的定位是会展目标的具体体现。根据内容具体可分为：会议、展览和世界博览会。（二）展览展览分为综合性展览和专业性展览。1、综合性展览目标：全方位、多角度表现在：展览题材多样；展览内容丰富；展出商品新颖下一页682、专业性展览目标：引导新兴行业的发展潮流，壮大成熟行业的消费队伍，发掘参展行业的闪光点，吸引专业观众的兴趣。表现在：展示内容的专业性和导向性；参展商和观众的专业性和确定性下一页69707172二、会展目标的定位（三）世界博览会

目标：通过参展方的活动策划来达到预定的目标表现在：直接促进经济贸易交流；促进参展国的旅游业发展；提升参展国的总体形象；维护一种政治理念；维护和支持与主题相关的观点；促进某一项具体事件的发展等。下一页73上海世博会的世博轴741988年世界博览会里斯本的水族箱75二、会展目标的确定的原则（一）前瞻性了解参加者的兴趣所在（二）独特性展示与众不同（三）综合性避免单一目标下一页76第二节会展主题策划一、会展主题------

是会展目标的具体化。是会展的主题思想，是会展的灵魂，是具体解释会展目标的执行者。下一页77二、会展主题和会展主题策划概念（一）会展主题是整个会展活动过程所反映的政治、经济、科学文化等社会生活内容的中心思想，也称为会展主题思想。（二）会展主题策划是选择和确定会展主题并围绕主题策划会展活动的过程。78（三）会展主题策划应避免的几种倾向1、同一化会展主题若与其他主题类似，容易使公众混淆不清。2、扩散化会展主题可以是一个也可以是几个，但绝不能没有主题，也不能有太多的主题，太多的主题意味着没有主题。3、共有化会展主题没有鲜明个性，同一主题有时为一个策划服务，有时为另一个策划服务。79第三节会展主题的类型一、会展主题和参展主题按照主办者的不同，可以分为会展主题和参展主题。

例如：一个区域性的儿童图书、游戏及玩具零售展。主办者确定会展主题为：“不仅仅是个故事”。某一参展出版商根据自己的产品确定参展主题为：“快活的小晶晶和小贝贝”。

下一页80二、主题和亚主题

按照主题层次的不同，可以分为主题和亚主题。

例如：2005年日本爱知世博会主题是：“自然的睿智”，亚主题是分为三个：“自然的模型、生活的艺术、生态区的开发”。

下一页81二、主题和亚主题

按照主题层次的不同，可以分为主题和亚主题。

例如：达沃斯2008年年会的主题是：“合作创新的力量”，五个亚主题是：“全球关注的金融市场动荡、经济前景的不确定性、气候变化、能源形势和食品供应安全”。

下一页82二、主题和亚主题

按照主题层次的不同，可以分为主题和亚主题。

例如：2010年上海世博会的主题：“城市，让生活更美好”，五个亚主题是：“城市多元文化的融合、城市经济的繁荣、城市科技的创新、城市社区的重塑、城市和乡村的互动”。

下一页83三、主题会议、主题展览、主体节庆

按照会展主题类型，可以分为主题会议、主题展览、主题节庆。

例如：世博会是集会议、展览为一体的盛会，也是会展中的特例。

下一页84（一）主题会议会议是全球会展中最先关注的重要组成部分，产业成熟度较高。例如：日内瓦、巴黎、米兰、香港、博鳌等。

下一页85（二）主题展览展览业是国际会展业的主体。中国展览场馆的数量已接近世界展览业大国——德国。例如：平遥国际摄影大展。

下一页86（三）主题节庆中国节庆五种模式：一是传统节日；二是国家规定的节日；三是国际通用的节日；四是民族节日；五是大会展范畴中的节庆活动。例如：南宁国际民歌艺术节。

下一页87第四节会展主题的选择与确定会展主题的选择与确定事办好会展的关键所在。一、影响因素应从实际出发，根据城市自身的特点，明确宗旨，选准主题，使其与城市理念、城市文化相结合。（一）产业、行业情况

例如：青岛啤酒节、潍坊风筝节等

下一页88（二）会展举办地的特点1、考虑当地市场2、考虑当地经济考虑当地经济结构与特色。例如：广东有家具展、美容化妆品展、皮革鞋类展等。3、考虑当地文化特色“民族的才是世界的”例如：淮南八公山的“淮南豆腐节”；浙江杭州的丝绸展；义乌小商品展等。只有扎根于市场需求的会展主题才有生命力

例如：哈尔滨的冰雪节下一页89（三）会展参与者的兴趣与需求会展参与者包括两部分，一是参会者或参展商；二是会展的普通观众。（1）了解参会者或参展商的需求和兴趣（2）了解会展观众的需求（四）会展目标（五）会展对象的个性信息下一页9091（一）、按照会议主办单位划分（1）公司类会议会议主办者为一家企业或多家同行业、同类型及行业相关的企业的会议活动。（2）协会类会议会议主办者为由具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成的社团组织的会议活动。（3）其它组织会议不能归于以上两类的会议活动92(二)、按照会议活动的特征划分（1）商务型会议为了企业的业务和管理工作发展的需要而进行的会议活动。（2）度假型会议企业等组织机构利用周末假期组织员工边度假休闲，边参加会议的会议活动。（3）文化交流型会议各种民间和政府单位组织的以跨区域的文化学习交流为主的会议活动，常以考察、交流等形式出现。下一页934）专业学术型会议某一领域具有一定专业技术的专家学者参加的会议活动，主要表现为专题研究会、学术报告会、专家评审会等。（5）政治型会议国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题而开展的会议活动。一般采取大会和分组讨论等形式。（6）培训型会议用一个会期对某类专业人员进行有关业务知识方面的技能训练或新观念、新知识方面的理论培训的会议活动。一般采用讲座、讨论、演示等形式。下一页94（三）、按照会议的性质划分（1）论坛式会议采取论坛会议形式的会议活动。论坛一般由小组组长或演讲者来主持，有许多听众参与，各种各样的问题分别由小组组长和听众提出讨论，两个或更多的发言人可以就各自的不同意见向听众进行阐述，会议主席将总结各方意见并引导讨论，听众可以提出各自的问题。论坛的特点是反复深入的讨论。（2）研讨式会议采用研讨会形式的会议活动。研讨会一般由一些个人或专门小组做示范讲解，一定数量的听众会参与讨论。相对论坛而言，研讨会更正规，会议中观点和意见的交流较少。专题讨论会、座谈会、进修会、讲习会、讲座、演讲等也属于研讨会形式。载体下一页95（3）报告式会议采取报告会形式的会议活动。报告会通常由个人或专门小组进行专题讲演，一般不存在讨论，更加正式，组织也更加严密。传达会、表彰会、纪念会、动员大会等也属于报告会形式。下一页96（四）、按照会议的规模划分（1）小型会议与会人数少于100人的会议活动。（2）中型会议与会人数在100至1000人之间的会议活动。（3）大型会议与会人数在1000至10000人之间的会议活动。（4）特大型会议与会人数在10000人以上的会议活动。下一页97（五）、按照会议代表的类型划分（1）会员会议会议代表主要为会议主办者的会员的会议活动。其主办者主要是各类协会。虽然与会者并不局限于会员，但会员是与会者的核心部分。（2）内部成员会议会议代表主要为会议主办者的内部成员（如员工、股东等）的会议活动。其主办者主要有企业、政府机构等。下一页98（3）业务关系人员会议会议代表主要为与会议主办者存在业务关系的人员（如客户、代理商等）的会议活动。其主办者一般为企业，企业的管理人员和员工等也同时参加会议。（4）公众会议许多会议主办者是为公众举行会议，这种会议代表主要为社会公众的会议活动即公众会议。其主办者可以是政府、社会团体、企业等。又可分为赢利性和非赢利性两种。政府机构和社会团体倾向于举行非赢利性的公众会议。下一页99（六）、按照会议代表的范围划分（1）国内会议会议代表均来自会议举办国的会议活动。一般又分为全国性会议和地方性会议。（2）国际会议会议代表来自不同国家的会议活动。一般又分为全球性会议和区域性会议。根据ICCA（国际会议协会）的定义标准，只有与会人数在50人以上，至少在3个国家轮流举行的固定性国际会议才被纳入国际会议活动的统计范围下一页100（七）、按照会议举办时间的特点划分（1）固定性会议按照规定的时间定期开展的会议活动。主要形式有年会、例会等，具有周期性的特点。（2）非固定性会议按照实际情况的需要适时开展的会议活动，具有不定期和灵活性的特点。此外，还可以按照会议的主题来划分，如医药类会议、科学类会议、工业类会议、技术类会议、教育类会议、农业类会议，等等。下一页101-

年会：

可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。商务（公司）会议的类型-

研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般会让与会者相互之间充分交流.-

销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。-

产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。交流并有意见反馈。-

专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。

-

奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。-

培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。102会展新市场——公司年会103三、会议的构成要素返回会议的主题会议地点会议方式会议主办者会议参加者会议时间104构成会议的基本要素是会议主办者会议参加者会议时间会议地点会议方式会议的议题其核心要素是会议主题，它决定了其它要素诸如时间、地点、方式及参与者的选择。返回105第二节会议的申办一、国际会议的申办二、会议的申办步骤返回106一、国际会议的申办国际会议是各国派遣的代表或来自不同国家的人士的聚会。与会者就共同关心的问题进行讨论和交流，以找到彼此均能接受的解决办法或共识。它应当经过事先安排，讨论的内容应当预先得到确认和限定，并按照共同接受的议事规则行事。国际会议最根本的原则是国与国之间的平等。正式的与会代表均享有同等的代表权和投票权。会议的时间、地点、议程、工作语言等应由与会者共同磋商决定。返回107按照世界上权威国际会议组织——国际大会和会议协会（ICCA）的统计，每年全世界举办的参加国超过4个,参会外宾人数超过50人的各种国际会议有40万个以上，会议总开销超过2800亿美元。国际会议市场的巨大潜能和会议产业的高额回报，使得越来越多的国家和地区的政府民间组织加入到了国际会议市场竞争的行列。能够成为国际会议目的国的国家又无一例外地必须具有良好的经济、人文环境和完善的设施条件以及必要的安全保障。因此，一个国家和地区举办国际会议的多少，有着很强的象征意义。108APEC会议APEC是亚太经济合作组织的英文简称，其英文全称是AsiaPacificEconomicCo-operation。

1989年11月，首届亚太地区部长级会议在澳大利亚首都堪培拉举行，亚太地区12个国家的外交、经贸部长参加了会议，APEC由此诞生。1991年11月，中国作为主权国家正式加入APEC，同时中国香港和中国台北作为地区经济体加入。到目前为止，APEC成员已发展至21个，除前述国家和地区外，智利、墨西哥、秘鲁、巴布亚新几内亚、俄罗斯、越南也相继成为它的成员，使APEC人口达到25亿，约占全球人口总数的40%。APEC成立之初，基本上是一个松散的区域经济论坛，每年只召开外交、贸易部长会，较少开展其他活动。1993年11月，在美国西雅图举行的APEC首次领导人非正式会议，成为APEC发展进程中的一个里程碑，它使高官—部长级—首脑会议三个层次的决策机制得以形成。109APEC第四次高官会议1102001年10月20日，前来参加亚太经合组织（APEC）领导人非正式会议的经济体领导人在上海国际会议中心合影。1112005韩国APEC合影

APEC会议“非正式”惯例：领导人身穿特色服装大合影

1122002年APEC领导人身着墨西哥“瓜亚贝拉”1132001年上海APEC第九张合影114APEC第八次领导人非正式会议1152003APEC合影1162004智利APEC合影服装查曼多文莱APEC合影117吉隆坡APEC领导人合影奥克兰APEC会议与会领导人合影118国际会议的主办方式主要有：1.会员国轮流主办一些国际会议采取会员国轮流主办的方式，即只要加入国际组织就能成为正式会员国，就有机会主办，轮流方式有以入会先后次序或国名英文字母顺序等方式轮办，也有以会员国主动提出优惠条件，经会员国或这个组织的监理事会通过就可以。下一页1192．地区性轮流主办国际组织会员分布在各个国家，每年或每两年在全球各地区召开国际会议，让分布在每个国家各地区的会员国都有机会主办，制定轮流在某些地区召开，然而某一个地区可能有好几个会员国。在亚洲地区，可能由亚洲地区有意争取主办的会员国提出申请企划书或仅以书面方式表示有意愿承办，再由这个组织的监理事会或特别成立的“评估小组”来表决，再由会员国主办。一般来说组织的知名度、会议的效益及权威性越高，会员国之间的争取也越激烈。下一页1203．竞标方式竞标方式对有意争取主办权的会员国来说具有挑战性，由于国际会议能引起全球的瞩目，并且具有其权威性，所以竞标的过程经常要花费相当长的时间去经营。通常主办单位会将办理会议的先决条件列在招标书中。下一页121国际性会议的基本准则各国主权平等互相尊重互惠互利联合国宪章在“序言”中阐述了“大小各国平等权利”的信念。宪章第二条规定了联合国及其会员国应当遵循的七项原则。其中第一项就规定：“本组织系基于各会员国主权平等之原则。”

由此可见，现代的国际关系应以公认“主权平等”为基础。国家不论大小，都应当具有独立处方处理自己内外事务、管理自己国家的主权。国家与国家相互之间是平等的，所有国家都是国际社会的平等成员。

“主权平等”含有两方面的意义：一方面，每个国家都享有平等主权，不受他人侵犯；另一方面，每个国家都有尊重别国主权的义务，不得借口行使自己的主权而侵犯他国的主权。122各国主权平等具体表现在：1、礼宾秩序2、发言的权力和秩序3、投票权123举办国际会议的意义1、国际间互相学习与交流的有效途径2、建立城市外交、专业网络的最佳方式3、行销城市的最佳方法4、检验多元化交流的最适合场合5、检验城市发展的最佳途径124争取会议的条件：

1.直接条件：a.硬件设备；b.餐饮安排；c.交通运输；d.专业人才

大阪国际会议场1252．间接条件：a.文化与旅游b.政治与经济c.安全d.地理位置e.语言f.本地的支持126我国近年来举办的国际会议22届万国邮联大会世界建筑师大会（1999）世界石油大会（1997）世界数学家大会(2002)世界妇女大会APEC会议博鏊亚洲论坛第28届世界遗产大会127

第四次世界妇女大会于１９９５年９月４日－１５日在中国北京召开。会议主题：以行动谋求平等、发展与和平；次主题：健康、教育和就业。１８９个国家的政府代表团，联合国系统各组织和专门机构，政府间组织及非政府组织的代表１５０００多人出席了会议。以全国人大常委会副委员长、全国妇联主席陈慕华为团长的中国政府代表团出席了会议。大会制定并通过进一步加速执行《内罗毕战略》的《北京宣言》和《行动纲领》，指出了提高全球妇女地位的主要障碍，制定了今后的战略目标和具体行动。当时被称为联合国历史上最大的会议。1282005年8月29日，纪念第四次世界妇女大会10周年会议在北京人民大会堂开幕。10年前，在北京举行的第四次世界妇女大会通过了具有深远影响的《北京宣言》和《行动纲领》。

胡锦涛主席出席并讲话。129130

22届万国邮政联盟大会共有183个国家、33个国际组织的1813名代表参加，其中包括68位部长和200位副部长级代表。创邮联历次会议最高记录1312002年世界数学家大会第24届世界数学家大会于2002年8月20-28日在北京举行，会期9天,世界数学家大会从来都是在发达国家举办的，中国是第一个承办世界数学家大会的发展中国家。这次大会有4000余名各国数学家参加，其中中国数学家1000余名。2002年的国际数学家大会上作“1小时报告”的美国麻省理工学院教授田刚是中国大陆出国留学并保留中国国籍的数学家中,第一个作“1小时报告”的人。同在这次大会上,有3位华人数学家受邀请作“1小时报告”,有11位海外华人及港澳台数学家作“45分钟报告”,中国内地有3位数学家作了“45分钟报告”第一届世界数学大会于1897年在苏黎士召开,在1900年第二届数学家大会上,希尔伯特提出著名的“23个数学问题”。132第20届世界建筑师大会被誉为“建筑界奥林匹克盛会”的“国际建筑师协会第20届大会”于1999年6月23日至26日在北京国际会议中心举行，来自世界各地的6500名建筑师、代表参加了会议。这次会议是我国建筑界最大荣耀的盛会，也是北京有史以来第一次迎接人数最多，资格最高的世界建筑大师们的最权威的目光和评价。会议期间还举办了《UIA／UNESCO大学生建筑设计国际竞争获奖作品展》、《国际建协各会员国学会及工作组建筑展》、《中国建筑展》和《当代中国建筑艺术展》等11个展览。这是国际建筑师协会成立半个世纪以来，首次在亚洲地区举行会议。本次大会确定的主题报告为《二十一世纪的建筑学》，还设建筑与环境、建筑与城市、建筑与技术、建筑与文化、建筑学与职业精神、建筑教育与青年建筑师６个分题。世界建筑师大会每三年举办一次。13315届世界石油大会1997年10月12日，被誉为国际石油界“奥林匹克”盛会的第15届世界石油大会在中国成功举行，2000多位来自世界各国的石油部长和跨国石油公司的首脑聚首北京。世界石油大会于1933年创建于英国伦敦，处于绝对中立和非政治立场。是讨论全球石油工业面临的焦点问题的国际论坛。世界石油大会致力于石油和天然气工业领域科学技术进步的研究和应用，致力于技术转让和利用世界石油资源造福人类，其成员国代表着90％以上的世界油气主要生产国和消费国。世界石油大会通常有90多个国家派代表参加。1342005.5.16-18,《财富》全球论坛在北京举办。时代华纳国际事务高级副总裁彼德·沃尔夫称，这是自有《财富》论坛以来举办的最为成功的一次。此次论坛以“中国和新的亚洲世纪”为主题，与会国外嘉宾近七百人，其中来自全球五百强的CEO近八十人；中国国家主席胡锦涛出席开幕式并发表主旨演讲，国务院总理温家宝会见了出席论坛的企业家代表，曾培炎副总理和成思危副委员长和二十多位高官阐释中国发展路向，本土企业家和来自世界各地的商界巨子、政学界名流就中国、亚洲和世界经济发展议题，进行广泛的“脑力激荡”。自一九九五年年会创办以来，《财富》便为其制订了如下举办地标准：不一定是经济最发达的地区，但一定要是经济发展最富活力、不断创新的地区。1355月17日晚，北京市市长王岐山在北京天坛祈年殿前盛宴款待出席2005北京《财富》全球论坛的嘉宾。136《财富》全球论坛为北京破例LOGO首次蓝变红2001香港137服务人员上菜的行走线路非常考究，上菜时所有人员将分为几组依次按统一线路走到宴席处。为了保证不错位，一名服务人员将只给一位贵宾上菜。

有趣的是，晚宴提供的是西餐，将分四次上菜。而为了保证上菜间隔的时间统一，舞台上的乐队会通过更换不同曲目的方式，来提醒下道菜的上菜时间。开幕式服务演练138“中国是唯一一个举办过三次《财富》论坛的国家(前两次分别是上海和香港)，目前还没有其他国家享此殊荣。——规模自不待言，本届论坛与会国外嘉宾近七百人，其中来自全球五百强的CEO近八十人，确属历届之最。——中国企业家在本次论坛上熟练运用国际经济语言，与国际一流企业家、经济学家之对话水平较以往有显著提高。并且这种收获不仅是对中国企业家，也是对全球企业家而言。四十四个国家的企业家平素很难有机会相聚进行广泛深入的交流。——一九九九上海财富全球论坛后，上海就收获了七十亿美元的合同。1392005北京《财富》全球论坛五月十八日下午闭幕，在会后的新闻发布会上，论坛主办方的美国时代华纳公司高层人士MikeFederle对论坛成果极为满意。1402004.7.7第28届世界遗产委员会会议闭幕(苏州)世界遗产大会是一次政府间国际会议，是世界遗产委员会的例会，每年召开一次，分别在各缔约国举行。10年前，中国政府即申请承办世界遗产大会。2003年在巴黎举办的第27届世界遗产大会确定--第28届世界遗产大会在中国召开。141二、会议的申办步骤会议的申办步骤可由下图表示提出正式申请拟定竞标企划书接待考察人员投票表决优势分析硬件设备成功记录支持信函接待及活动计划预算图3-2会议的申办步骤下一页142第三节会议的工作流程一、会议策划阶段二、会前准备阶段三、会议实施阶段进程四、会后阶段下一页143一、会议策划阶段1、成立策划工作小组成立策划工作小组是会议组织工作的第一步。策划工作小组通常由会议的主办方，或是主办方与承办者的成员共同组成。策划工作小组应尽量选择具有会议组织经验及专业知识的人员。下一页1442、形成策划方案策划方案应包含的主要内容有：会议宗旨、会议名称、会议主题与议题、会议参加者、会议规模与层次、会议时间、会议地点、会议议程、会议宣传推广计划、会议预算、会议工作进程表等。下一页145会议宗旨所谓会议宗旨就是指举办某一特定国际会议的目标。会议的主办者应以准确和简明的语言加以阐明。1461981年在墨西哥举行的坎昆首脑会议的主要目的是：“通过国际元首和政府首脑，对全球谈判和其他讲台上关于国际经济合作的其他努力，获得认识上的真正一致，并给予积极的政治推动，以促进全球谈判达成协议。”从这段文字里，我们至少可以看出三层意思：（一）与会者的层次：国际元首和政府首脑；（二）目的：促进全球谈判达成协议；（三）手段：对全球谈判和其他讲台上关于经济合作的其他努力，获得认识的真正一致，并给予积极的政治推动。下一页147会议的名称国际会议可以得名于：

（一）所属国际机构的名称，如联合国大会、国际红十字大会、（二）与会国所属的集团，如西方七国首脑会议、欧佩克部长级会议、英联邦政府首脑会议；（三）与会国所在的地区，如泛美会议、非洲国家首脑会议；（四）举行会议的地点，如旧金山会议、万隆会议；（五）所属专业或职业，如世界林业会议、联合国海洋法会议、（六）突出的国际问题，如联合国最不发达国家会议、世界人口会议、柬埔寨巴黎国际会议、关于裁军问题的特别联大；（七）社会主张或政治运动，如世界反对各族隔离行动大会、亚非人民团结大会、世界佛教徒大会、国际社会常代表大会。

148会议的主题与议题会议的主题是贯穿于会议中各项议题的主线，它是为实现会议目的服务的。会议主题要精确、简明、有号召力、引人注目。主题要有冲击力149案例：要举办一次关于东北亚问题的国际研讨会，为使其具有时代气息，人们开始时选用“对东北亚发展前景的瞻望”为主题。嗣后有人建议同2000年挂钩以便更有号召力，于是改为“走向2000年的东北亚”。但也有人认为不如用“2000年之交的东北亚”，可把时间跨度拉大些。又有人说，用“二十一世纪”比“2000年”口号更响亮。但有人争辨说“二十一世纪”长达百年，时间跨度又嫌过长。最后，众人达成协议，采用了众议的“走向二十一世纪的东北亚”为主题。可见确定一个会议主题有时颇费周折，需要集思广益。1501995年在北京召开的第四届世界妇女大会主题：以行动谋求平等、发展与和平；副主题：健康、教育和就业。2001年上海APEC会议议题：加强能力建设，开拓未来发展机遇，使各成员从全球化和新经济中受益。促进贸易与投资，推动建立更加合理的多边贸易体制。为亚太地区的可持续发展创造有利的宏观环境。2004太平洋亚洲旅游协会年会（韩国济洲）主题：旅游是每个人的事情

2005年北京《财富》论坛主题为“中国和新的亚洲世纪”。下一页151会议的参加者会议参加者范围的选择将决定会议的规模与层次。某些会议的参加者由会议的组织章程或规则确定，而有的会议则需要会议策划者精心选择会议的参加者以保证会议目标的实现。152会议的规模与层次会议的规模主要指参加会议的总人数及所动用的人力资源。会议的规模与会议的效益有直接关系。通常来说，有规模才能有效益，但并非所有会议都是如此，要根据会议的具体情况确定其规模。会议的层次与会议的参加者的身份尤其是会议的嘉宾的级别密切相关。153会议的层次

国际会议都有一定的层次。凡是战争、和平、领土、边界等重大政治问题以及有关商贸、科技、文教等的条约及协定都需召开政府间会议来讨论。于是产生了按照与会的政府领导人的身份高低划分的国际会议，如首脑会议、部长级会议、高级官员会议等。有些问题虽不涉及整个国家利益，但也须由拥有实力和影响的权威人士来解决。于是有了所长、行长、董事长、总经理级的国际会议。出席会议的代表可以携带级别低一点的助手，作为副代表、助理代表、顾问、专家与会，但他本人的身份必须符合会议的要求。由此可见，国际会议的层次实际上取决于正代表的身份。这种身份可以由该代表的官阶、职称反映出来，也可以由其社会声望、政治影响、学术地位、艺术水准面体现。154会议的时间何时开会，开多长时间的会应经过仔细斟酌，会议日期一旦确定就尽量避免修改。有些会议的时间是固定的，但许多会议的时间选择很有讲究。会议最好能避开会议所在国或地区的重大节日或国事活动、旅游旺季、不适宜的季节，并且注意避免与其它重要会议或活动在同一时间举行。会议时间的长短则要根据所讨论议题的多少及难度等具体情况而定。155会议的地点大多数会议都会选择交通便利、环境优雅、设施齐全、活动方便的地点为会址。因此，城市的基础设施和区位条件会成为重要的考虑因素。具体会议场所的选择也因会议自身目标与利益需求而有不同考虑。156

国际会议地点的选择非常重要。从会议举办者的角度，选择的内容大体上有三个方面：

一、国家的选择。国际会议的策划者在选择某个国家作为会议东道国时往往面临以下问题：

1．有没有国家愿意承办？并非所有的国家对所有的问题都同样感兴趣。不同的国家有不同的侧重。北欧国家对环境问题兴趣更浓，日本热衷于人力资源开发，而发展中国家更关心改变经济落后。因此，要找到若干个对某一主题都感兴趣的国家以便从中选择，实非易事。

2．是否所有国家的与会者都愿前去？有些国家为打开关系、树立形象，往往愿意承办国际会议，但有的可能因内外政策而声名狼藉，有的因外界刻意渲染而形象欠佳，有的则因敌手的造谣中伤而蒙受污损。许多代表，慑于国内外舆论，对在此类国家举行国际会议都会有保留意见或取反对立场。

1573．是否具备承办国际会议的条件？有些国家、有意承办国际会议，对外形象也较好，但经济落后，基础设施陈旧，甚至可能社会动荡，安全难有保证。这样的国家往往也被排除在考虑之外。筹措不到充分经费也会使人知难而退。

4．选择时关系能否摆平？即使以上三点都条件具备，国际会议的策划者有时也面临难以处理的竞争关系。不同的利益集团、地理区域和国家常常为争夺一个重要的国际会议而打破了头。如果你把承办权交给了发达国家，发展中国家可能不悦；交给了拉美，亚洲可能皱眉；交给了伊拉克，伊朗可能强烈不满。158二、城市的选择。如果说国家的选择更多地考虑了政治因素，那么国际会议的策划者在选择城市时，更多地注重城市的自然环境、物质条件及人文状况。这是为了保证会议能在尽可能优美、宽松、便利的环境中举行。策划者关心的焦点是：

1．拟议中的城市同外界的交通通讯条件。

2．该城市基础设施的健全程度。

3．该城市的卫生、安全状况。

这些条件在现代化大都市一般都有保证，中小城市则难以确定。对发展中国家来说，它们尤需作出更大的努力，为吸引国际会议到本国举行创造条件。较为先进的发展中国家也把国际会议看作有高附加值的产业，借以推动本国经济繁荣。159

国际会议也有相对集中于少数城市的趋势。据统计，每年在纽约举行的国际会议约4000个，日内瓦、布鲁塞尔和维也纳仅次于纽约。这些城市能吸引如此众多的国际会议，除城市的优越条件外，还因它们是国际机构总部比较集中的地方，拥有比较齐全的会议设施和比较出色的会议服务。在亚太地区，曼谷之成为国际会议中心城市也与此有关。160

某些特殊的考虑也会使策划者舍条件优越的大城市而取条件适当的中小城市，甚至穷乡僻壤。例如：

1．为了结合考察和研究而选择与会议主题有密切关系的地方。关于最不发达国家的会议就可能选在某个最不发达国家举行。关于沙漠化的研讨会就会选在离沙漠不远的中小城市或建有沙漠研究中心的地方举行。

2．出于安全和保密的考虑也会使策划者选择某个远离城市，便于控制和管理的地点举行会议。1993年亚太经合组织的领导人非正式会议便选在西雅图13公里外一个名叫“布莱克”的偏远小岛举行。首脑会议找偏远处召开，在历史上不管其例。

3．为了使与会者能集中精力于会议，提高工作效率，一些会议也选在僻静的去处举行，以避开喧闹、繁华的城市。它可能是山林中或海边的一个庄园或别墅。161会议酒店的选择许多国际会议租用酒店举行。国际会议的策划者对于旅馆的选择往往条件苛刻。特别是重要的国际会议，许多大酒店都竞相招揽。这不仅是鉴于经济效益，更是为了提高声誉。如此便给予策划者较大的选择余地酒店所在的地段是否适中，服务质量高低，会议设施优劣，有无举办国际会议经验，都是策划者所要考虑的。当然，遇到旅游季节，卖给方市场占优时，国际会议策划者也会有求于人。以地段的选择为例，1992年联合国某机构在北京举行年会，中国方面提出了几家旅馆供对方选择。最后，对方还是选中了国贸中心，其主要考虑之一是，国贸中心的位置在市内中心地带，离使馆区近，购物方便，附近还有建国饭店、京伦饭店等高档旅馆可供与会者选用。162表3-1国际会议使用场所分布数据来源：国际会议协会（ICCA）

下一页163会议的议程会议的议程是指会议主要活动顺序安排。不同类型的会议议程有较大差异。164会议宣传推广计划会议宣传推广方案也可称之为会议营销方案。它是会议组织工作的重要组成部分，也是会议成功的重要保证。会议宣传推广计划通常包括媒体计划、宣传资料的设计印刷、会标征集、公关活动等。165会议预算预算是会议财务目标工具。会议预算大致包括交通费用、场地费用、住宿费用、餐饮费用、视听设备费用及杂费等。166会议工作进程制定整个会议组织工作的总体时间表，以便对会议工作进行有效的时间管理。167常规国际会议接待流程进度表总体工作进度表,贵宾邀请6个月前3个月前广告赞助落实、媒体宣传、新闻发布等1个月前15天前2天前会刊、参会指南、列名广告等信息收信、确认工作。文书资料制作与分发，确认与会人员。开幕式和会场布置、搭建等。注册接待。会议现场管理开会了！168二、会前准备阶段当会议总体方案确定后，根据总体方案，要进行一系列的准备工作。准备工作一定要有提前量，至于提前多少时间，则根据不同会议的要求而有所差异，但准备阶段的工作流程大致包括：1、成立筹备委员会：安排适合人选并分工，成立大会秘书处，全面负责会议的准备工作2、确定会议准确日期与场地：视察场地、评估并商议费用下一页1693、设计或征集会议标志，印制信封、信纸及宣传品，搜集准备宣传寄发名单，寄发会议宣传资料、报名表等。4、预定饭店房间数，视察使用的饭店房间及设备，并请饭店报价、签约。5、确定会议室使用数量，并视察有关设备、场地签约。6、定期召开筹备会议，审视各项工作进度及决议。7、拟定会议通告，含邀请函、会议日期地点、主题等，开始接受注册报名。下一页1708、确定社交节目的安排，包括酒会、晚宴及眷属的活动、开闭幕典礼等。9、确定大会所有印刷品的印刷时间表并与印刷设计公司协调宣传手册、报名表、海报、节目手册、名牌、证书、邀请卡等。10、网页设计，委托专业公司或专业人士设计大会网页，以便会员上网浏览，或使用网上报名。11、邀请开闭幕典礼出席贵宾，如需贵宾致词，须书面告知时间地点。12、现场工作人员规划及招聘、征集志愿者，并进行课程培训。下一页17113、安排重要与会者接机事宜，车辆/接机人员/通关安排等。14、确认各项餐饮安排，酒会/晚宴/咖啡茶点/午餐15、检查社交活动表演节目准备，开、闭幕典礼/酒会/晚宴准备工作。16、至报名截止时间，统计评估报名人数。17、再次落实演讲议程、演讲人嘉宾及主持人。下一页17218、召开记者招待会，准备新闻稿及大会相关资料。19、资料分类整理，装袋并检查。20、颁奖奖品及名单落实，礼仪人员落实。21、投票箱、选票等检查落实。22、进行预演，最后再检视会场各项准备工作，现场验收，与会议中心/饭店人员最后确认。下一页173三、会议实施阶段进程1、注册报到接待，资料发放，引导服务。2、演讲嘉宾、主持人。3、茶水服务、茶歇服务。4、颁奖活动人员预备。5、会间会场变动所需搬运人员安排。6、及时排除可能出现的故障，如音响故障等7、门禁及安全管理。下一页174四、会后阶段虽然会议圆满闭幕，但是对于主办者和承办者来说会议的总结及善后工作不可忽视：1、与会人员分类统计2、与饭店核对总住房数：收集帐单并支付帐款。3、财务结算。4、撰写/寄发感谢函。5、整理大会相关资料并归档。6、召开总结会报告收支情形，结案会议并解散筹备委员会。7、薪资清册，以备次年初申报所得税。8、结案。下一页175第四节会议服务一、会场服务二、住宿服务三、餐饮服务四、交通服务下一页176一、会场服务1、会场布置会场布置根据会议形式不同而有所差异，如大会形式和论坛形式就有明显不同。下一页177目前常用的会场布置形式如图：发言席图3-3礼堂式适用于大会形式,下一页178图3-4围桌式适于于研讨型会议下一页179图3-5圆桌式适用于商议型会议下一页180发言席嘉宾席投影屏图3-6论坛式下一页181投影屏发言席图3-7报告会式下一页1822、报到与签到服务在报到处的工作人员是第一个和与会者接触的，第一印象十分重要，这就要求报到处的工作人员精神饱满，热情高效。着装统一非常有必要。通常在与会者报到时就要求其交齐会务费等各种费用并开具收据，否则会增加收费难度。会议接待人员一定要注意VIP的接待，避免重要嘉宾到场后无人理睬。报到处工作人员如果发现有行为障碍者参加会议，一定要予以充分照料。下一页1833、礼宾礼仪服务会议接待人员端庄大方，训练有素，会议全程都应安排服务员站在门口迎送客人。客人入座后，要及时送上茶水、毛巾等，做到热情服务，并保持安静。会议开始后，服务员应退至一旁，并随时观察客人对茶水、饮料等的需求，一般半小时添加一次，遇到举杯祝酒时，应及时送上杯酒。下一页184若有颁奖仪式，事先安排好颁奖嘉宾、礼仪小姐及奖品，礼仪小姐应事先走台以保证临场不乱。茶歇是现在许多会议都安排的服务项目。会间的茶歇可以成为一个小茶话会使与会者获得一个交流的机会。精心布置的茶歇会提升会议的档次。事先应充分考虑会议对茶歇中点心和饮料的数量及质量的需求，太多了浪费，少了则显得不够大气下一页1854、