会务接待管理制度

会务接待管理程序文件修订记录表版本/版次修订内容修订日期修订部门A0新订202X-02-07人力资源部XXX有限公司文件编号HRD-WI-012-A0版本/版次A0页码文件名称会务接待管理程序生效日期202X-02-071．目的：为树立公司形象，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格标准，统一管理”的接待原则，根据集团现有资源的具体情况特制定本制度，进一步规范会议接待程序、费用及相关事宜，确保商业合作伙伴在会议洽谈过程中，真实感受到“以人为本”的企业文化。2．范围：本会议流程及标准适用于集团公司的各种会议接待工作。3．监督管理：集团各分厂人事行政部为会议接待工作的主要负责部门，负责接待工作的整体安排和监督管理，协调相关部门落实接待任务，确保会议流程顺利实施，并对会议相关资料进行存档保存。4．会议接待流程4.1.会前准备工作4.1.1为了避免临时性资源调配，建议在会议前三天或一周内，由会议联系人向人力资源部填报会务接待申请表。（附件一：会务接待申请表）4.1.2人力资源部根据会议接待申请及会议接待标准，整体布置会议室、并提前搞好卫生；（1）要求桌面及地面整洁干净，照明灯正常开启；（2）样品展示柜及所展示的样品均要求提前清洁，目视、手触均无尘迹；（3）调试好相关会议所需设备，如音响、投影仪、视频、麦克风等，并确保其正常使用，根据情况提前打开空调，调整好室温。（4）准备并摆好会议所需物品(如：会议桌椅、茶叶、咖啡、咖啡糖、茶歇等)(5)茶水用具：统一干净、无破损，按会议人数配放，并备好备用杯子，水具准备充分，加好开水；茶叶准备充足，会前水杯放好茶叶摆放到位（要求：杯子摆放在客人右上角约50公分位置，同排杯子成一条直线）(6)根据具体要求，将水果、茶点、纸抽、湿巾、文具用品等摆放在指定位置，要求排放整齐划一。（除特别要求：如需台签则摆放在客人正前方桌子中间位置，鲜花摆放在主席台、发言席会议桌中间位置。）以上各项准备工作视会议需要在会前30分钟准备完毕。4.1.3会议常备茶点供客人现场选择。1>.茶水、饮料种类：中国茶：红茶、绿茶咖啡：不同口味（包括咖啡糖、奶精等）可乐：冷冻、常温2>.茶点(茶歇)种类：曲奇、其它甜点（视客人特殊要求提前准备）4.2会中服务会议过程中每隔20～30分钟负责茶水的接待员需进入会场给每位与会人员添茶、确认咖啡等饮品是否需要续杯。4.3会议茶水服务要求4.3.1客人落座后应先征求客人是喝茶还是咖啡或其它饮料，如果喝茶，则确认茶的种类、如果喝咖啡则提供不同的口味供其选择；4.3.2在会议开始之前一定要把茶具、咖啡杯洗干净，尤其是久置未用的器具，在使用前最好用开水烫一下，并要检查每个杯子的杯身花样是否相同；4.3.3在会议开始前，负责给客户倒茶的人员要检查自己的妆容，特别注意手部的清洁。4.3.4倒茶或咖啡时，无论是大杯小杯，都不宜倒得太满，以杯子的七八分满为宜。4.3.5倒茶的时候应该在与会人员的右后方倒茶，在靠近之前，应该先提示一下，以免对方突然向后转身碰到，如果对方是女士的话，杯子的拿法应该是右上左下，即右手握着杯子的二分之一处，左手托着杯子的底部；如果是男士的话，则双手水平拱握着杯子的二分之一处，有柄的则将其转至右侧，便于取放；4.3.6倒茶时每一杯茶的浓度要一样，并要先给坐在上座的重要宾客，然后按顺序给其他宾客。5．接待分类及标准5.1来宾分类：按照接待对象、目的及场合，将接待来宾分为以下四类A类：特别重要或者重大的接待。指的是省市等各级政府部门的重要领导，重要客户单位的主要领导，由公司董事长或执行总裁及对应中心总监、分厂总经理、有关部门负责人陪同接待。B类：比较重要或者重大的接待。指的是大客户领导、潜在的客户来访和签单可能性较大的客户等，由市场总监、对应的业务经理、业务负责人及分厂总经理陪同接待。C类：普通客户来访接待。指的是一般客户来访、参观考察、审厂等，处于双方合作的前期阶段，客户暂时不会做出采购决定，需要后期不断跟踪的客户，由对应的业务经理、项目经理陪同接待，必要可提出由业务部门领导陪同接待。D类：一般性接待。指一般性设备、原材料厂家及其它供应商的来访、参观，由相关部门负责人或者指定人员接待即可。5.2就餐标准（主要是针对客户来访接待不含烟、酒水、礼品）日常用餐和陪餐要按照确有必要的原则。用餐标准分为以下三类：A类：最高200-250元/人均；B类：最高200-250元/人均；C类：最高100-150元/人均；D类：来宾自理或按照公司员工餐标准；5.3来宾的住宿费用原则上自理，部分和情况特殊者，由相关业务负责人请示市场总监同意后，予以安排。6.接待程序6.1计划与准备6.1.1业务人员在接到公司领导通知或相关客户来访预约时，应了解来宾基本情况，如来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，酌情安排接待标准报领导审批。6.1.2行政部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加接待活动的领导、陪同人员、落实会客时间及场所。6.1.3行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好接待用餐的酒店，按照以上规定及标准酌情安排酒水、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾休息的酒店。（特殊情况下接待标准，吃住行也可以由接待部门直接处理）。6.1.4如有需要相关接待部门可根据情况配合安排来宾游览、购物、娱乐等其他项目。6.1.5因特殊会议需要，行政部负责准备安排会议室花卉、水果、茶点、投影设备、欢迎牌等。6.1.6根据接待要求，行政部安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从行政部和主接待人员协调安排，统一调度。6.2具体实施标准：A类来宾接待标准陪同人员：董事长或执行总裁、对应分厂总经理或对应中心总监迎接：董事长或执行总裁、对应中心总监或分厂总经理在工厂门口迎接。参观：董事长或执行总裁、对应中心总监或分厂总经理陪同，由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划，到达项目地后详细介绍项目相关信息。用餐及酒店标准：行政部根据情况预定酒店。行政部根据公司领导的要求情况购买礼节性礼品。B类来宾接待标准陪同人员：市场总监、分厂总经理、相关部门经理迎接：由市场总监或对应的业务负责人到工厂门口、车站或机场迎接。参观：市场总监或对应的业务负责人、分厂总经理、相关部门经理陪同，由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划。用餐及酒店标准：行政部根据情况预定酒店或业务负责人酌情安排。行政部根据公司领导的要求情况购买礼节性礼品。C类来宾接待标准陪同人员：相关业务负责人、对口的部门经理及人员迎接：由对应的业务负责人或相关对口的部门经理到公司门口、车站或机场迎接。参观：由对应的业务负责人或相关对口的部门经理及人员陪同，由主接待人员介绍公司基本情况以及远景规划。用餐及酒店标准：行政部根据情况预定酒店或业务负责人自行安排。D类来宾接待标准陪同人员：相关部门负责人或对接人员。参观：相关对口的部门经理及人员陪同。用餐标准：来宾自理或公司员工餐。接待礼仪仪表：面容清洁，衣着得体。举止：稳重端庄，从容大方。迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。上楼梯时：要告诉客人上几楼，让客人先上、先下。注意事项接待中涉及机要事务、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。接待流程图接待流程图接待完成，安排送别来宾了解来宾信息及