建设工程合同管理-合同资料文档管理

合同资料种类与文档管理内容合同资料合同资料各种合同文本、招标文件、投标文件、总进度计划、图纸、工程说明。合同分析资料合同总体分析、合同事件表、网络图、横道图等。工程实施中产生的各种资料。业主的各种工作指令、工程签证、信件、会谈纪要和其它协议，各种变更指令、申请、变更记录，各种检查验收报告、鉴定报告;工程实施中的各种记录、施工日记等，官方的各种文件、批件，反映工程实施情况的各种报表、报告、图片等。合同资料的作用1.在合同签订、合同分析、合同监督、合同跟踪、变更和索赔中需要资料，同时又产生大量资料。2.合同管理者要作出各种工程报表，向项目经理提出意见和建议，向工程小组落实工程责任，作协调方案等。合同资料文档管理任务1.合同资料的收集。

合同包括许多资料、文件;合同分析又产生许多分析文件；在合同实施中每天又产生许多资料，如记工单、领料单、图纸、报告、指令、信件等。首先必须落实这些资料的收集工作，应由相应的职能人员每天收集这些原始资料交合同管理人员。合同资料文档管理任务2.资料加工

原始资料必须经过信息加工才能成为可供决策的信息，成为工程报表或报告文件。3.资料的储存

所有合同管理中涉及到的资料不仅目前使用，而且必须保存直到合同结束。为了查找和使用方便必须建立资料的文档系统。合同资料文档管理任务4.资料的提供、调用和输出

合同管理人员有责任向项目经理、向业主作工程实施情况报告；向各职能人员和各工程小组、分包商提供资料;为工程的各种验收、为索赔和反索赔提供资料和证据。项目前期资料文档管理项目前期资料

工程项目前期档案是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。工程项目前期档案是企业档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个企业永久保存的法律性原始凭证。只有规范前期档案管理，明确归档范围，保证前期档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础。前期档案归档范围(一)综合文件1.可行性研究:项目建设书及其报批文件;项目选址意见书及其报批文件;可行性研究报告及其评估、报批文件;项目评估、贷款评估及贷款承诺.论证文件;环境预测、调查报告、环境影响报告书批复;设计任务书、计划任务书及报批文件。2、征地移民文件:征用土地申请、批准文件,红线图、坐标图、行政工区域图;移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书:建设前原始地形、地貌、状况图、照片。3、招投标文件：招标文件、招标修改文件、投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书及投标澄清文件、开标会议资料、评标过程资料。合同书、合同变更资料。前期档案归档范围(二)设计文件1、基础性文件：工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土,岩样及说明;地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录;水文、气象、地震等其它设计基础资料。2、设计文件:总体规划设计、方案设计;预可行性研究及其报批文件,可行性研究及其报批文件;招标设计文件;施工图设计:工程设计计算书、关键技术试验;技术秘密材料、专利文件;设计评价、鉴定审批。前期档案归档要求1、工程项目前期文件材料必须真实、准确，与实际相符;2、工程项目前期文件材料应为原件;3、工程项目前期文件材料必须字迹清楚,签字盖章规范;4、工程项目前期形成的录音、录像文件应保证载体的有效性。健全制度，明确岗位职责

前期档案的归档经历了很长一段时间,它所步及的部门和人员很多，因此,要把工程项目前期文件材料的归档纳入管理日程，建立健全规章制度，明确各个部门、各个岗位的职责,广泛宣传档案和档案工作，增强参建人员的档案意识,使工程项目前期文件材料在形成过程中就符合档案管理的要求。提前介入，规范管理

工程项目前期文件材料采取提前介入的方法,对于规范档案管理至关重要。如招投标档案等。从发售标书开始,档案管理人员就应要求主管招、投标的部门和人员严格按照档案整理的要求,用笔用纸规范,签字、日期完整;在评标过程中，档案管理人员和招标人员一起核对投标文件;合同谈判结束后,及时将合同及整个招投标过程文件材料归档。以此确保招、投标档案的完整、准确、系统。重视其它载体材料的归档

工程项目前期管理经过许多大的事件,如可行性研究报告审查会,贷款评估,项目评估,各种合同、协议签字仪式等,除了要有文字材料外，还形成大量的声像材料。对于设计基础材料,除了各种报告，记录外,还应有重要土、岩样及说明。只有将工程所涉及的各种载体材料全部归档,才能确保工程项目前期档案材料完整、系统。施工准备阶段资料文档管理施工准备阶段工作建设单位的准备工作当设计任务书和选定的建设地点经上级批准之后，就应当着手施工前的准备工作。准备就绪后，由施工单位提出“开工报告”，经批准后方可破土动工。施工准备阶段文件包括立项、审批、征地、勘察、设计、招投标的文件。归档文件中主要有：项目建议书及批复，可行性研究报告及批复，环境影响评价报告及批复，安全性预评价及批复，技术方案设计及批复，用地申请和批复，厂址场地地形图，国有土地使用许可证，工程地质水文勘察报告，全部各专业施工设计图及政府相关部门审查意见，建设规划许可证，建设工程施工许可证，各类商务合同及技术协议，各级上级主管部门和政府职能部门相关的文件和施工前期行政、技术准备的各类报表等资料。文档资料特征1.分散性和复杂性2.继承性和时效性3.全面性和真实性4.随机性5.多专业性和综合性归档文件要求(一)归档文件的质量要求(1)归档的工程文件一般应为原件。(2)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。(3)工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。(4)工程档案资料的照片(含底片)及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。(5)工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。归档文件要求(二)归档文件的组卷要求工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷。1）案卷不宜过厚，一般不超过40MM。2）案卷内不应有重份文件,不同载体的文件一般应分别组卷。3）批复在前、请示在后；印本在前、定稿在后；主件在前、附件在后。施工阶段资料文档管理施工阶段资料文档管理工作内容施工阶段资料1.合同资料，如各种合同文本、招标文件、投标文件、总进度计划、图纸、工程说明等。2.合同分析资料，如合同总体分析，合同事件表、网络图、横道图等。3.工程实施中产生的各种资料。如业主的各种工作指令、工程签证、信件、会谈纪要和其它协议，各种变更指令、申请、变更记录，各种检查验收报告、鉴定报告;工程实施中的各种记录、施工日记等，官方的各种文件、批件，反映工程实施情况的各种报表、报告、图片等。合同资料要求1.专业对口，实用。资料要满足各种专业工作的要求。2.反映实际情况。(1)各种合同文件、工程文件、报表、报告要实事求是，反映客观，不能弄虚作假。(2)各种计划、指令、协调方案也要符合实际，切实可行。3.及时提供。如索赔证据提供过迟，失去索赔机会;合同要求业主代表、监理工程师、承包商对函件应在答复期内答复，否则承担相应的责任;工程师必须及时认可或拒绝承包商的建议文件、请示文件。合同资料文档的建立(一)资料的编码(1)有效范围。说明资料的有效使用范围，如属于某项目或子项目。(2)资料种类。不同形态、性质和类别的资料，如图纸、合同文本、信件、备忘录等。不同特征的资料，如技术性的、商务性的、行政的等。(3)内容和对象。项目结构分解的结果作为资料内容和对象的说明。(4)日期/序号。对相同有效范围、相同种类、相同对象的资料可通过日期或序号来表达和区别。合同资料文档的建立(二)索引系统合同相关资料的索引一般可采用表格形式。表中的栏目应能反映资料的各种特征信息。不同类别的资料可以采用不同的索引表。索引和文档的关系资料的文档组织委派专人负责资料工作。主要任务有:按规定的内容和要求收集资料;对资料作分类、分级、标识、登记、存档;资料的检查和提供;资料的输出;资料的变更工作。竣工阶段资料文档管理竣工资料文档管理的意义1.作为建筑物使用过程中发生质量问题的原因分析和核查的依据。2.作为建筑物扩建、改建、翻修的依据。3.作为周边建筑物整体规划建设时或者类似建筑物异地再建时的参考。4.城市建设事业整体评价、研究、统计的主要依据。5.城市建设档案资料，是城市经济发展的重要文献。竣工阶段资料档案八大类文档资料组卷施工文件资料的组卷

施工原始文件，包括就工序施工质量控制问题印发的整改指令性文件及相关整改报告等，均应按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分分别整理组卷。

单位、分部及分项工程质量评定表按单位、分部、分项工程组卷。原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位(分部、分项)工程专用的，按单位(分部、分项)工程分别集中整理组卷。

竣工图按照专业及图号分别整理组卷。文档资料组卷监理文档资料的组卷

监理管理文件材料以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等分类整理组卷。

平行试验及独立抽检的文件材料按照单位工程分别整理组卷。

监理日志按照形成时间整理组卷。

站记录按照施工合同段整理组卷。文档资料组卷竣工验收资料

竣工验收工作文件及竣工验收鉴定书质量检测报告、项目办、设计、施工、监理工作总结、项目质量评定文件、各类专项验收文件(档案专项验收、环保专项验收、水土设施验收)按照各专项验收和竣工验收工作内容分类组卷。竣工文档案卷构成(1)档