十堰商会年终盘点暨会员新春同乐晚会团拜会活动策划方案

昆明市十堰商会2013年年终盘点

暨会员新春同乐晚会2013.121活动概况2活动构思3活动内容4活动管理目录5应急预案6销售问题解决预案活动概况活动目的1.本次活动将对昆明市十堰商会精品项目进行一个集中展示，全方位体现商会实力，通过自身成功案例的集中展示，让会员们进一步增加对现开发项目——昆明工业品加工城的信心。2.通过本次活动，全面树立起“昆明工业品加工城”项目正规军的形象，加强项目在市场上的正面影响，有效消除客户对项目的顾虑，让项目正规、值得买的印象更深入人心。3.本次活动也是一次与会员共庆新年的大会，在新年即将来临之际，与会员们同乐，增进与会员们的联系，加深与会员们之间的感情，让会员们对商会进一步产生亲切感。活动要素时间：2014年1月20日（暂定）地点：建议安排在昆明市星级酒店宴会厅有利点：1.安排在市区方便会员们参与，能尽可能避免会员因为交通等原因造成不能到场的遗憾情况；2.客户已多次到过项目地及样板房，对此已有较为深刻的体会的认知，在工程进度没有重大突破的时间段内，重复的在样板房举行活动，不能带给客户新鲜感；3.酒店宴会厅温暖舒适的环境可让客户尽情享受活动过程。人员：建材分会会员400人，集团及各分公司员工150人、新闻媒体20人（预估）活动构思活动主题本次活动的划分三大主题：对话分享同乐活动主题本次活动将充分围绕“对话”、“分享”、“同乐”这三大主题展开，并将三大主题融合成一个统一的活动主题——携手同进·悦享幸福活动构成对话分享同乐领导讲：领导对活动进行开场致辞专家谈：项目各板块负责人，谈项目情况客户问：客户互动性提问，由专家来作答案例分享：十堰商会精品项目展示财富分享：慈善拍卖会文娱汇演：精彩的舞台表演，让嘉宾享受视听盛宴抽奖：设置抽奖环节，抽取幸运嘉宾活动内容内容安排携手同进·悦享幸福四大乐章美丽的邀请第一乐章入场进行曲第二乐章第三乐章新春致辞欢乐盛宴第四乐章美丽的邀请针对客户邀请，我们将采用三种手段全方位覆盖邀请：邀请函传统纸质邀请函，发放到受邀客户手中，邀请函副券设置编号，可参与活动抽奖。短信利用短信平台，对会员进行活动邀请，注明活动时间、地点、行车路线等。微信设计微信邀请函，包括活动时间、地点、行车路线等，通过微信转发邀请客户参与。入场进行曲本乐章分为三个部分——入场签到暖场休息精品展示入场进行曲入场签到入场签到动线出示邀请函，并将邀请函副券投入抽奖箱便于抽奖所有来宾留影签到背景：来宾可以在有公司LOGO背板前面留影礼仪引来宾往会场里走，正确引导人流礼仪引导来宾进入休息区候场休息入场进行曲暖场休息来宾进入休息区后，现场配备弦乐四重奏作为暖场音乐，并准备茶歇冷餐供客户取食。入场进行曲精品展示在会场内摆放介绍十堰商会精品项目的桁架展板或者易拉宝展架等（根据场地实际进行规划确认），舞台LED播放十堰商会宣传片，主要内容为十堰商会简介、宗旨及历年精品项目介绍等（宣传片与弦乐四重奏轮流播放演奏）。新春致辞内容阐述：

·视频影片：十堰商会宣传片播放，取得的业绩、社会公益事业、未来的愿景；·领导致辞：商会领导致辞、佳鸿宇合领导致辞、员工代表致辞；

·领导祝酒：商会及公司领导致祝酒词，晚宴正式开始。注：在主持人上台开场白时，开始上菜，先上冷菜及酒水。欢乐盛宴舞台表演项目访谈慈善拍卖幸运抽奖欢乐盛宴分为4个环节，每个环节穿插进行，环环相扣！欢乐盛宴舞台表演为活跃现场气氛，凸显新春热烈祥和的氛围，舞台表演节目，建议选取以歌舞、魔术、杂技等具有较强观赏性、互动性的专业舞台节目！开场秀：鼓舞，雄壮的鼓声，配合优美的舞蹈，鼓舞士气。小丑表演：滑稽的表演，还能增进与来宾的互动。魔术表演：带给来宾一场奇幻之旅。力量组合：刚柔并济的视觉盛宴。注：以上节目只作为建议，具体节目安排根据当地演绎资源择优组合！欢乐盛宴项目访谈项目“建筑”、“销售”、“运营”三大板块相关负责人，分别上台进行项目访谈环节，分别讲解项目各版块内容，及回答来宾提问。本环节不做集中讲解，而将三大板块穿插在欢乐盛宴中，在流程中分阶段分别开展。欢乐盛宴幸运抽奖根据来宾邀请函副券编号进行抽奖，设置三个奖项：一等奖1人（价值3000元左右礼品一份），二等奖3人（价值1000元奖品一份）、三等奖8人（价值500元奖品一份）欢乐盛宴慈善拍卖作为本次活动的一个亮点环节，体现出昆明市十堰商会以人为本，关心慈善，以善为先的人文精神，树立商会良好的社会形象，并吸引更多的人关心他人，关注慈善！拍卖建议：昆明工业品加工城铺王拍卖，以超低底价进行现场拍卖，将超出底价部分款项，作为慈善基金通过商会慈善义工办捐助给需要帮助的人。媒体炒作：通过本环节，引发新闻热点，通过《云南信息报》、《春城晚报》等主流媒体进行相关报道，引发社会关注，并将商会慈善理念得以传播。活动管理前期筹备时间相关内容负责人协助1月15日前营销部1月15日前酒店预订及宴席菜品安排行政部1月16日前物料设计、制作广告公司、公关公司1月16日前礼品采买行政部1月16日前相关播放视频准备广告公司1月19日前所有物料安装完毕公关公司1月19日前活动相关流程及礼仪培训广告公司现场实施签到管理——人员分工人员安排行为流程及要点负责人负责招呼客户，引导客户签到协助人协助黄涛进行签到接待，起到一个补位的作用安排签到区相关工作人员的具体工作签到礼仪公关公司提供4名两名负责嘉宾签到，另外两名负责引导嘉宾进入会场宴会区工作人员营销部2名（女）轮流负责引导已签到嘉宾至宴会区协助相关签到工作，现场机动，随时进行补位现场实施签到管理——筹备前期培训要点：基本签到及引导礼仪培训，如签到笔正确递送姿势，以及引导来宾入场手势、姿态等相关礼仪的培训。（此项工作由公关公司在1月19日彩排时落实培训到位）进场前准备及到位时间1.相关物料：签到背景板、摄影摄像师安排签到背景板设计在1月12日前广告公司设计完成，相关制作、安装以及现场小品、物件准备工作由公关公司负责。安装工作1月19日晚必须完成，摄影摄像师在1月20日早上9点到位，并完后相关设备调试。2.工作人员着装：着公司统一工作装，时间节点：1月20日8点着装整齐完备，未按规定着装者，罚款50元/人。现场实施宴会区——人员分工人员安排行为流程及要点负责人李闻杰主负责观会场的物料布置负责协调安排工作人员的现场事务VIP座位的设置安排协助人易坤负责协助皮传海进行物料布置、安排冷餐服务公关公司提供3名服务人员负责准备冷餐及未客户进行现场取餐服务工作人员营销部、行政部（6人）负责摆放相关物料，如X展架等的摆放等有序引导来宾就座，预留出相应的VIP座位区域负责维持会场秩序，有序安排来宾用餐，保证用餐区域清洁现场实施宴会区——筹备前期培训要点：活动相关流程培训，了解宴会区的相关安排布置，清楚VIP座位的位置。（此项工作由公关公司在1月19日彩排时落实培训到位）进场前准备及到位时间1.相关物料：精品项目介绍展板展架项目精品项目介绍展板展架设计在1月12日前广告公司设计完成，相关制作、安装以及现场小品、物件准备工作由公关公司负责。安装工作1月19日晚必须完成，2.冷餐准备：冷餐在1月20日早上8点前准备到位。3.工作人员：1月19日参加彩排培训，1月20日早上8点统一着装整齐到位。现场实施人员安排行为流程及要点负责人公关公司主要负责舞台流程把控负责LED画面的播放与切换负责相关环节的衔接，对即将上台的相关人员进行催场提醒礼仪由公关公司安排2人引导相关领导、嘉宾等上台致辞传递麦克风、抽检道具等相关物品工作人员行政、财务、销售（5人）维持现场秩序协助舞台道具搬放、撤除，如签约桌等。舞台区——人员分工后期工作后期工作时间相关内容负责人协助1月25日摄影图片整理成册、摄像剪辑完成并刻录光盘公关公司1月21日提供活动剩余资料、礼品的清单皮传海行政部1月26日提供活动总结报告广告公司公关公司1月20日与媒体协调相关新闻发布事宜广告公司行政部应急预案应急预案

关于活动现场危机处理，特别是针对退款人员冲击会场，扰乱活动现场秩序，我们可以从前期预防及现场防范两个方面着手。应急预案前期预防活动前不通知退款客户活动相关信息；做好退款客户的安抚工作执行一人一请柬的措施，每一个准客户（指交钱到30万/间或者签订特别申请承诺书的客户）最多发放两张请柬，除此之外每个客户可携带一名儿童参加（儿童不需要请柬）。时间相关内容负责人协助1月10日前统计退款客户黄涛、易坤营销部1月15日前做好退款客户的安抚工作黄涛、易坤营销部1月19日前活动前不通知退款客户活动相关信息黄涛、易坤营销部1月19日前执行一人一请柬的措施黄涛、易坤营销部应急预案现场防范加大安保力量，建议活动当天配备20名左右的专业保安；严格执行一人一请柬的措施，整个会场设置入口，入口处由保安严格检查请柬，客户凭请柬入场；对于可疑人员，第一时间要清理出场。时间相关内容负责人协助1月19日前加大安保力量皮传海1月20日严格执行一人一请柬的措施黄涛安保公司1月20日清理可疑人员李闻杰、易坤安保公司销售问题解预案销售问题解预案关于2013年12月31日前交2万后续未交钱客户的处理统计该类客户数量，并整理成册；销售人员按各自所属客户群，通知该类客户在1月19日前交齐到30万元/间，参与一批次房源的选房，或则领取二批次选房卡；如该类客户不按时交钱，就不再参与第一批次房源选房，并以书面形式通知客户如在2月19日前不交钱，不再保留原有6600元/㎡的认购价格，按照7800元/㎡的现行市场单价执行，收款相关优惠按照《2014年销售原则》政策执行。相关内容负责人协助客户统计黄涛营销部通知客户易坤营销部确定方案公司领导相关文件通告拟定，并对销售代表进行培训刘律师邵航执行督导财务部邵航销售问题解预案关于2013年12月31前已交10万/间-20万/间，未补齐到30万/间客户的处理有客户因为年底结算货款，有很大资金压力，针