会议管理实务大型活动组织

大型会议组织实务2006年10月18日4/2/20241大型会议组织实务2006年10月18日4/1/20241明确大型会议性质特点1了解组织流程和关键点2清楚常见问题与规避技巧3课程目标4/2/20242明确大型会议性质特点1了解组织流程和关键点2清楚常见问题与规目录第一章大型会议特征第三章会前筹备实务第四章会中跟踪实务第五章会后落实实务第二章会议策划实务4/2/20243目录第一章大型会议特征第三章会前筹备实务第四章会中跟踪第一章大型会议特征2、会议特点3、会议筹备本质4、筹备简易流程1、会议性质5、控制关键点4/2/20244第一章大型会议特征2、会议特点3、会议筹备本质4、筹备简易流大型会议特征1、会议性质大型会议一般是从参会人数上讲参会人员超过千人的会议，它能在最短的时间内在最大范围内达到信息共享、政策宣贯、沟通一致、鼓舞士气等作用，同其他会议形式相比有较大影响力。例如：年度总结动员大会、八六庆典大会、年度专业系统大会等等。4/2/20245大型会议特征1、会议性质大型会议一般是从参会人数上讲参会人员大型会议特征2、会议特点从会议的内容上讲：大型会议一般都有规定性的议程和日程，明确的目的和主题。从会议的形式上讲：很多大型会议属于会而不议的会议（如报告会、动员会、表彰会、纪念会等）；如果确需讨论达成一致，一般会采取分组讨论的形式。从会议的要求上讲：一般大型会议需要营造一个隆重的、正式的会议氛围；除非特别情况，会议中间不以个人意志改变会议形式。从会议的场地上讲：一般用专用的场地（如大礼堂），要求设施齐全，配套衣食住行方便，交通便利。从会议的日程上讲：一般配合着宴会、文娱活动、参观等活动。从会务的组织上讲：工作重点是会前的筹备和会后的落实。4/2/20246大型会议特征2、会议特点从会议的内容上讲：大型会议一般都有规大型会议特征3、大型会议筹备的本质－项目管理成本质量目标（加强沟通）（加强跟催）（加强控制）时间（加强验收）4/2/20247大型会议特征3、大型会议筹备的本质－项目管理成本质量目标（加大型会议特征3、会议组织简易流程确定会议主题组建筹备小组审核主体方案编写主体方案制定筹备方案下发主体方案与通知实时跟踪协调分工筹备验收主体方案全面落实效果评估与整改检讨跟催决议落实及精神传承归档与反馈方案策划阶段具体筹备阶段组织实施阶段落实评估阶段公司领导筹备总协调筹备小组4/2/20248大型会议特征3、会议组织简易流程确定会议主题组建筹备小组审核大型会议特征5、控制关键点从会议组织的四个阶段来讲：具体筹备阶段和落实评估阶段的任务量比较繁重；从会议组织的具体活动来讲：制定筹备方案和实时跟踪协调是工作重点，组建筹备小组、跟催决议落实和精神传承、效果评估及整改检讨是容易忽视的环节。从会议组织的角色分工来讲：会议效果的优劣主要取决于总协调的流程控制能力和组织协调的能力。4/2/20249大型会议特征5、控制关键点从会议组织的四个阶段来讲：具体筹备大型会议特征关键行为支持文档前8周前7周前6周前5周前4周前3周前2周前1周前1天前夕当天后1周确定会议内容、主题召集筹备会议会议纪要讨论总体方案和分方案以及预算总方案初稿子方案初稿与集团领导沟通确认方案方案（预算）定稿明确各项目的详细分工与要求分工表进入实质运作跟踪报道下发会议有关通知会议通知阶段性验收验收单现场跟踪当天分工表会议精神落实会议纪要、传承通知等费用结算费用报销单召开总结与分析会会议纪要文件存档整套档案以八六庆典大会筹备为例，关键控制环节如下：4/2/202410大型会议特征关键行为支持文档前8周前7周前6周前5周前4周前第二章会议策划实务1、确定会议主题2、组建筹备小组3、编写主体方案4、审核主体方案4/2/202411第二章会议策划实务1、确定会议主题2、组建筹备小组3、编写主会议策划实务1、确定会议主题会议主题是的体现，是整个会议的。常见问题：会议筹备方案多次被领导推翻、筹备将近尾声时被全盘否定。症结所在：没有与领导充分沟通会议主题，或者没有真正达成一致认同。历次八六庆典主题：04年知识、健康、发展05年企业执行力与持续发展06年企业文化落地和国际化会议日程的安排和场地的布置必须围绕会议主题展开。会议目的灵魂4/2/202412会议策划实务1、确定会议主题会议主题是会议策划实务1、确定会议主题会议主题与会场风格：纪念会议座谈会议代表大会工作会议庆祝大会和谐融洽简单实用喜庆热烈庄严朴素隆重典雅会议主题的体现：会标、会徽、桌牌、台幕、标语、邀请函、桌椅布置、花卉等。铁树、棕榈万年青、君子兰富贵友谊长存/万事如意喜庆庄严菊花月季、玫瑰牡丹高洁小练习－花语4/2/202413会议策划实务1、确定会议主题会议主题与会场风格：纪念会议座谈会议策划实务2、组建筹备小组（1）原则：临时性、紧密性（2）人员构成：从权责分配上总指挥/总协调筹备小组组长筹备小组组长筹备小组组长筹备小组成员筹备小组成员筹备小组成员分组方式一般有两种：1、按照筹备工作内容分，如文秘组、勤务组、会务组等；2、按照有关活动项目分，如会议组、宴会组、文娱活动组等。职责：负责活动思路的确定、活动筹备方案的指导和把关、各个项目的验收和评估，对活动的整体效果负责。职责：负责各个项目方案的编写、项目具体分工和落实、项目成果的总结和汇报，对单个项目的效果负责。职责：根据项目分工进行有关筹备工作的落实，按照进度完成并汇报完成情况，对单个工作的完成质量负责。4/2/202414会议策划实务2、组建筹备小组（1）原则：临时性、紧密性（2）会议策划实务常见问题：随意指定一个人负责；中途更换责任人；单独一个部门（人）完成全部工作；部分参与者不了解所需信息。2、组建筹备小组（2）人员构成：从能力结构上：请有一定职务和权威性的领导担任总指挥（总协调）；选择最有经验的人员、对公司文化理解较深的人员参与到筹备工作中来；调动所有参与者的积极性和创造性，大胆创新；涉及多个部门协作，一定请有关部门人员参与，更加有利于考虑周全。导致效率低下、延误时间、质量不高！4/2/202415会议策划实务常见问题：2、组建筹备小组（2）人员构成：从能力会议策划实务2、组建筹备小组（3）小组纪律与要求：听从统一的指挥；按照要求进度完成；以绩效为牵引，合理奖惩；定期参加筹备小组会议，定期汇报；加强协作，提倡主动负责的精神。举例：2006年八六庆典大会组织构成：总监：胡晓明总协调：王景启参与单位涉及：总裁办、董事局办公室、党群工作办公室、文化中心、信息中心、人本中心、安委会、酒店公司、总部物业、控股总经办等单位4/2/202416会议策划实务2、组建筹备小组（3）小组纪律与要求：听从统一的会议策划实务3、编写主体方案会议方案的概念：会议方案是召开会议之前，对会议如何召开所作的预想性方案，是书面文字材料。会议方案的特点：1、预想性2、程序性3、请示性。会议方案的要素：时间、地点、参加人员、主题、原则、组织保障、主要日程、会议材料、分工方案、筹备进度、成本预算等。案例：2006年八六庆典大会总体方案4/2/202417会议策划实务3、编写主体方案会议方案的概念：会议方案是召开会会议策划实务4、审核主体方案主要由集团领导完成，一般从以下几方面进行审核：筹备人员在与领导充分沟通的基础上，按照领导意见对进行会议筹备方案进行修正和完善，完成会议的策划。1、主题思想是否鲜明和突出；2、日程设置是否合理，衔接是否顺畅；3、参加人员是否合理，发言是否恰当；4、成本是否合理，保障是否有力。4/2/202418会议策划实务4、审核主体方案主要由集团领导完成，一般从以下几第三章会前筹备实务1、制定筹备方案3、跟踪协调与验收2、下发主体方案与通知并分工筹备4/2/202419第三章会前筹备实务1、制定筹备方案3、跟踪协调与验收2、下发会前筹备实务1、制定筹备方案（1）筹备方案与主体方案相对比：相同点：都是筹备过程的文档资料，共同要素有时间、地点、主题、日程、进度等。不同点：主体方案是指导性的方案，具有原则性和纲领性，是请示领导意见和公布周知的；筹备方案更加详细、具体，任务明确、责任到人，是会议操作的手册和备忘录。关联性：筹备方案是保障会议主体方案全面落实和保质保量完成的重要工具。4/2/202420会前筹备实务1、制定筹备方案（1）筹备方案与主体方案相对比：会前筹备实务1、制定筹备方案（2）筹备方案的要素和要求之一——时间、地点、主题、参加人员、日程时间明确到分钟，不厌其详；地点明确到会议室名称（分会场交待清楚），主题清晰（说明有哪些安排是体现主题的），参加人员列出名称和身份（座位和站位图），日程分时间段列出项目和发言人（主持人）。4/2/202421会前筹备实务1、制定筹备方案（2）筹备方案的要素和要求之一—会前筹备实务1、制定筹备方案（2）筹备方案的要素和要求之二——筹备工作分工文秘工作方面大会发言材料的编写：包括方案、通知、主持词、报告、总结发言、致词等会议主题文字的确定：包括条幅、标语、会议名称等文字确定会议跟踪和记录工作：包括签到、录音、记录、材料发放回收、大会简报、纪要编写发放等工作筹备过程的秘书工作：协助总协调进行筹备会组织、资源协调、进度跟催、筹备会纪要编写、信息发布、嘉宾邀请等。小贴示：重要领导的讲话材料一定要预留听众鼓掌的间隔，并与领导沟通，才能达到最佳效果。4/2/202422会前筹备实务1、制定筹备方案（2）筹备方案的要素和要求之二—会前筹备实务1、制定筹备方案（2）筹备方案的要素和要求之二——筹备工作分工会务工作方面会场布置：场内布置关注点－主席台、条幅、桌签、分桌、标语、声响设备、鲜花、绿植等。场外布置关注点－安全、车辆停靠、气球、标语、彩旗、植物等会议服务：如饮水设备及服务、卫生间设备、卫生保健、茶点服务、引领服务、礼仪服务等。宣传报道：录音、录像、摄影等。案例：引领问题：04年八六庆典大会——05年八六庆典大会——06年八六庆典大会领导先入场、听众后入场领导中途解散、晚点领导集中休息后再入场4/2/202423会前筹备实务1、制定筹备方案（2）筹备方案的要素和要求之二—会前筹备实务1、制定筹备方案（2）筹备方案的要素和要求之二——筹备工作分工勤务工作方面吃——宴请安排、日常餐饮安排住——宾馆预订、配套服务、费用结算行——车辆调度、往返票务协助统一协调安排并及时公示周知。常见问题：安排零散没有统一信息；安排较晚临时忙乱应付；费用结算不清，归口不一。4/2/202424会前筹备实务1、制定筹备方案（2）筹备方案的要素和要求之二—会前筹备实务1、制定筹备方案（2）筹备方案的要素和要求之三——验收标准每项筹备工作的项目、完成标准、负责人、完成时间、最后确认时间阶段性验收和最后验收的时间点、集合方式、成果展示方式以及领导用的《验收单》举例：2006年八六庆典大会的筹备方案（2）筹备方案的要素和要求之四——沟通方式各个项目的负责人的联系方式（电话表）各个部分相互衔接的时间和方式4/2/202425会前筹备实务1、制定筹备方案（2）筹备方案的要素和要求之三—会前筹备实务2、下发主体方案与通知并分工筹备告诉什么人、做什么事、如何做－人员告知事项告知方式关注点筹备人员分工安排、进度要求、验收标准发放筹备方案，电话联系或当面了解了解其困难点，协助资源协调参会人员发言要求、着装要求、会议纪律、坐位、座次发放通知，电话联系确认是否能到会，材料准备如何主持人主持词、日程安排及原则、到会情况、需主持人发布的信息最好是当面；会议中临时情况可写便条。对整体会议安排像筹备人员一样清楚的了解。嘉宾邀请信息、坐位、座次邀请函，并以电话或其他方式确认。了解其吃住行的需求或禁忌，是否到会。4/2/202426会前筹备实务2、下发主体方案与通知并分工筹备告诉什么人、做什会前筹备实务3、跟踪协调与验收——是决定会议筹备落实的保障。目的：跟催进度、协调资源、发布信息、统一步骤参加人：总指挥/总协调、筹备小组组长和全体成员主持人：总指挥/总协调内容：各筹备小组轮流汇报子项目的进展情况，突出重点和难点，有无需协调的资源总指挥/总协调进行点评和资源协调，发布最新的信息，指出下阶段的工作重点。功能：进行日常筹备工作的协调和跟催进行信息的收集发布、上传下达进行人员和资源的调度、分配领导进行阶段性验收和最终验收时使用。举例：《总结动员大会验收单》工具一：筹备会议的组织工具二：筹备秘书处的设立工具三：验收单4/2/202427会前筹备实务3、跟踪协调与验收——是决定会议筹备落实的保障。第四章会中跟踪实务主体方案全面落实4/2/202428第四章会中跟踪实务主体方案全面落实4/1/202428会中跟踪实务会前6：00，白玉龙组织各会务工作人员乘班车提前到位。6：30，王景启主任点名。7：00，张宇、朱天智将会议设备调试完毕，与三个视频分会场连通，背景音乐开始。7：30，靳爱红、陈宇将会议议程、两个表彰决定、备用领导发言材料、奖牌摆放到位。7：30，文化中心将八六特刊在主会场和食堂分会场发放到位。7：30，钱为强、吕宝英将主会场各参会单位座位分布、会场布置最后检查。7：30，李玉超指挥经警到南北院区进行车辆停靠的调度。7：30，文化中心将摄影摄像器材准备到位，调试完毕。7：30，工会负责组织威风锣鼓队和军乐队到位。7：40，威风锣鼓开始演奏，共两遍，到8：05结束。8：00，韩海燕组织礼仪人员在报告厅准备，8：20开始执行引领任务。8：00，前台服务人员将茶水、饮料、鲜花摆放到位。8：00，健康办人员和简单医护设备在报告厅准备到位。如果想现场指挥无纰漏，利用这样一份清单万事具备4/2/202429会中跟踪实务会前如果想现场指挥无纰漏，利用这样一份清单万事具会中跟踪实务如果想现场指挥无纰漏，利用这样一份清单会中8：15，工会负责将军乐队乐器摆放到位，组织演员到位。8：15，吕宝英、陈宇指挥各单位领队完成队伍整理，按要求站位。8：15，白玉龙、张谦安排总部食堂分会场就座完毕。8：20，韩海燕、宋新引领集团领导到楼前主席台。8：30，升旗仪式正式开始。8：30，张宇、朱天智、周媛将电话会议各分会场联通。8：40，王景启主任、韩海燕、宋新、靳爱红及礼仪引领集团领导到中厅和北厅休息。8：40，钱为强主任、吕宝英主任、陈宇、张利娜及领队引导员工进入多功能厅。8：50，人本中心和职业发展中心组织大学生拉歌。8：55，宋新、靳爱红提醒集团领导进入主会场，韩海燕、礼仪引领集团领导就座。9：00，大会正式开始。9：00，韩海燕、陈宇、石春梅指导礼仪进行颁奖排练。9：00，宋新、靳爱红检查电话会议分会场开通情况。10：30，韩海燕、陈宇、礼仪引领集团领导到中厅和北厅休息，杜赵东指挥经警将主席台上桌椅重新在前排摆放。10：55，韩海燕、陈宇、礼仪引领集团领