2024年-公司合同档案管理制度

公司合同档案管理制度公司合同档案管理制度公司合同档案管理制度公司合同档案管理制度一、总则1.1为规范公司合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《合同法》、《档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。1.2本制度适用于公司各部门、各分子公司及全体员工。1.3合同档案管理遵循“统一领导、分级管理、分类归档、安全保密”的原则。二、合同档案管理机构及职责2.1合同档案管理实行集中统一管理，由公司合同管理部门负责。2.2合同管理部门负责制定、修订合同档案管理制度，组织、协调、监督、检查合同档案管理工作。2.3各部门、分子公司应指定专（兼）职档案管理员，负责本部门、分子公司合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。三、合同档案的收集与整理3.1合同档案的收集范围包括：（1）合同正本、附件及合同履行过程中产生的相关文件；（2）合同审批、签订、履行、变更、解除、终止等过程中形成的文件材料；（3）合同纠纷处理过程中形成的文件材料；（4）其他与合同有关的文件材料。3.2合同档案的整理要求：（1）合同档案应按照合同签订的时间顺序进行整理；（2）合同档案应按照合同类型、合同名称、合同编号等进行分类；（3）合同档案应按照一事一卷的原则进行组卷；（4）合同档案应填写档案目录，注明档案名称、档案编号、档案形成时间、档案责任者等。四、合同档案的归档与保管4.1合同档案的归档要求：（1）合同档案应在合同履行完毕后一个月内完成归档；（2）归档的合同档案应完整、准确、系统；（3）归档的合同档案应按照档案目录进行编号，编号应具有唯一性；（4）归档的合同档案应进行装订、封装，确保档案的安全、整洁。4.2合同档案的保管要求：（1）合同档案应放置在干燥、通风、防潮、防火、防盗的库房内；（2）合同档案应按照档案编号顺序进行排列，便于查找和利用；（3）合同档案的借阅、复制、销毁等应严格履行审批手续；（4）合同档案的保管期限按照国家相关规定执行。五、合同档案的利用与销毁5.1合同档案的利用：（1）合同档案的利用应遵循“便于工作、便于保密”的原则；（2）合同档案的借阅、复制应填写借阅、复制申请表，经审批同意后方可办理；（3）合同档案的利用应做好登记，注明利用时间、利用人员、利用目的等信息；（4）合同档案的利用应确保档案的完整、整洁，不得涂改、撕毁、遗失。5.2合同档案的销毁：（1）合同档案的销毁应遵循“先鉴定、后销毁”的原则；（2）合同档案的销毁应填写销毁申请表，经审批同意后方可办理；（3）合同档案的销毁应在公司合同管理部门的监督下进行；（4）合同档案的销毁应做好记录，注明销毁时间、销毁地点、销毁人员等信息。六、附则6.1本制度自发布之日起施行。6.2本制度的解释权归公司合同管理部门。6.3各部门、分子公司可根据本制度制定实施细则，报公司合同管理部门备案。重点关注的细节：合同档案的归档与保管详细补充和说明：一、归档流程1.1合同履行完毕后，合同经办人应及时将合同及相关文件材料整理齐全，并填写《合同档案归档清单》。1.2合同经办人将《合同档案归档清单》及合同档案提交给部门档案管理员。1.3部门档案管理员对合同档案进行审核，确保档案的完整、准确、系统。1.4部门档案管理员将审核通过的合同档案移交公司合同管理部门。1.5公司合同管理部门对合同档案进行统一编号、装订、封装，并填写《合同档案目录》。1.6公司合同管理部门将归档完成的合同档案放置在指定的库房内，按照档案编号顺序进行排列。二、保管要求2.1合同档案应放置在干燥、通风、防潮、防火、防盗的库房内，确保档案的安全、整洁。2.2合同档案的库房应配备必要的安全设施，如监控、报警等。2.3合同档案的库房应设置专门的档案柜或档案架，便于档案的存放和查找。2.4合同档案的库房应定期进行清洁、整理，保持档案的完好。2.5合同档案的保管期限按照国家相关规定执行，一般分为永久、长期、短期三种。具体保管期限根据合同的性质、金额、履行情况等因素确定。2.6合同档案的保管期限届满后，应进行鉴定。鉴定通过的档案，可进行销毁；未通过鉴定的档案，应继续保管。三、借阅、复制、销毁管理3.1合同档案的借阅、复制、销毁应严格履行审批手续，填写相应的申请表，经审批同意后方可办理。3.2合同档案的借阅、复制应在公司合同管理部门的监督下进行，确保档案的完整、整洁，不得涂改、撕毁、遗失。3.3合同档案的借阅、复制应做好登记，注明利用时间、利用人员、利用目的等信息。3.4合同档案的销毁应在公司合同管理部门的监督下进行，做好记录，注明销毁时间、销毁地点、销毁人员等信息。四、档案利用4.1合同档案的利用应遵循“便于工作、便于保密”的原则，确保档案的完整、整洁，不得涂改、撕毁、遗失。4.2合同档案的借阅、复制应填写借阅、复制申请表，经审批同意后方可办理。4.3合同档案的利用应做好登记，注明利用时间、利用人员、利用目的等信息。4.4合同档案的利用应确保档案的完整、整洁，不得涂改、撕毁、遗失。五、档案鉴定与销毁5.1合同档案的销毁应遵循“先鉴定、后销毁”的原则，确保档案的合规、合法销毁。5.2合同档案的销毁应填写销毁申请表，经审批同意后方可办理。5.3合同档案的销毁应在公司合同管理部门的监督下进行，确保档案的完整、整洁，不得涂改、撕毁、遗失。5.4合同档案的销毁应做好记录，注明销毁时间、销毁地点、销毁人员等信息。六、档案管理培训与考核6.1公司应定期组织档案管理培训，提高档案管理员的专业素质和业务能力。6.2公司应对档案管理员进行考核，考核结果作为奖惩、晋升的依据。6.3档案管理员应参加培训，提高自身业务水平，确保档案管理工作的顺利开展。七、档案管理信息化建设7.1公司应积极推进合同档案管理的信息化建设，采用现代化的档案管理软件和系统，提高档案管理的效率和水平。7.2合同档案管理信息系统应具备档案的录入、查询、统计、分析等功能，确保档案数据的实时、准确、完整。7.3合同档案管理信息系统应设置权限控制，确保档案信息的安全，防止未经授权的访问和操作。7.4合同档案管理信息系统应定期进行维护和升级，以适应公司发展的需要。7.5档案管理员应熟练掌握合同档案管理信息系统的操作，提高工作效率。八、档案管理监督检查8.1公司合同管理部门应定期对各部门、分子公司的合同档案管理工作进行监督检查，确保合同档案管理制度的有效执行。8.2监督检查内容包括合同档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等各个环节。8.3对监督检查中发现的问题，应及时提出整改要求，并跟踪整改落实情况。8.4对合同档案管理工作中的优秀部门和人员，给予表彰和奖励；对违反档案管理规定的，给予通报批评或相应处罚。九、档案管理应急预案9.1公司应制定合同档案管理应急预案，以应对突发事件对合同档案的影响。9.2应急预案应包括档案的转移、保护、恢复等措施，确保档案的安全。9.3应急预案应定期进行演练，提高应对突发事件的能力。9.4在突发事件发生时，应立即启动应急预案，采取有效措施，保护合同档案的安全。十、档案管理持续改进10.1公司应不断总结合同档案管理的经验，分析存在的问题，持续改进档案管理工作。10.2公司应关注档案管理的新技术、新方法，引入先进的管理理念和技术，提高档案管理的科学化、规范化水平。10.3公司应定期对合同档案管理制度进行修订，以适应公司发展和法律法规的变