报告写作技巧市公开课一等奖省赛课微课金奖课件

演示文稿写作技巧作者：周际时间：年1月23日1/55假如内容很精彩，谁在意他是否“看上去很美”？假如你已经花了很多时间去做？这个输出结果对业务对你有多主要？你希望你工作怎样被重视？“在我们卖房子之前，首先要有能力销售自己！”2/55为何我们使用PowerPoint来做演讲？浅显原因努力工作证实比文本看上去更吸引人一个专业营销人员标志深刻原因用有力业务讨论来吸引听众加强了解和聚焦视线在问题、选择、决议方面取得统一意见3/55在我们环境里汇报演讲是经常碰到把相关你和你思维信息发送给每个人能够立刻把你是谁以及你怎样思索等这么信息传递给每个人包含有价值信息含有宝贵——而且往往昂贵——信息经常在系统内部广泛交流在系统内经常进行广泛流通营销团体形象直接反应是直接反应了营销队伍形象4/55今天，我们将侧重于从两个方面来汇报讲稿开发－幻灯片及投影片PowerPoint讲故事工具Slides故事组成部分Presentation整个故事5/55议程写出有效幻灯片标准/提醒(30min)用图表讲解(20min)写有影响力汇报（20分钟）PowerPoint写作技巧（20分钟）6/55演示文稿写作艺术演示文稿是一个把复杂信息转换成简单扼要、有效沟通艺术7/555标准塑造好文章

Fiveprinciplesunderpinallgooddocumentwriting为你观众而写采取一个逻辑化和统一结构简化用事实支持论点说故事8/55有效写作10个技巧彻底了解写作内容和目标每页一个观点用标题使观点更为直接，从而吸引观众采取金字塔标准来创造逻辑结构使用编号来扩展结构在视觉上强调你想观众去关注地方简单、简单、再简单－拿走全部不增加价值元素杜绝错误理想字体大小：14-16pt，最小10pt拷贝好演示文件－使用它格调、次序、结构和图片等9/55#1:彻底了解文章内容和目标

Thoroughlyunderstandthecontext&purposeoftheslideIfyouwritetheslide,YOUOWNIT…yourresponsibilityistogettheinformationyouneedtodoagoodjob

(AppliestoALLtypesofslides)假如你做幻灯片，你职责就是得到所需要全部信息来做好它！Who人物听众是谁？他们已经知道多少了?他们为何关心这事?他们需要被说服还仅仅是确认?What事件你希望在你汇报里表现什么？

--在整个陈说中表现什么？--在整个会议中表现什么？采取什么样形式？Where地点汇报提交到何处?在一个小型会议室？在一个500人活动大厅？When时间什么时候提交汇报并举行会议?事先需要什么资料？事后将有哪些沟通？Why为何为何汇报需要摆在首位？是否有更加好替换方案？10/55#2:每页一个观点

KeeptoonepointperslideTHE

POINT假如你没有一个观点，不要这页内容假如你不知道建立哪个观点，回到第一点假如你有几个不一样观点，把他们分在不一样页面假如你有互斥观点，你就没有成功树立你观点。Heis

ThePoint!11/55#3:用标题来吸引注意和抓住重点

Usetheheadlinetograbattentionandmakethepoint标题说故事读者只看标题就能够有一个清楚概念简单，降低失去听众风险一旦听众失去兴趣，你就极难找回他们复杂和无逻辑故事线会提升风险简单但不是过分简单故事可降低风险使用标题

快速创造和抓住听众兴趣作为诱惑点，把听众注意力落到下面文字上作为你文章故事板通常使用一个简单句子一行文字最正确两行字最多了说些有意义东西直接把注意力引到本页重点比如：最好说“我们市场份额在北方提升，而在南方保持”，而不是说“份额改变应地域而改变”12/55#3:用标题来吸引注意和抓住重点

Usetheheadlinetograbattentionandmakethepoint当前中国老年人口相当于日本全国人口注：1953、1964、1982、1990、年资料源于建国后五次人口普查资料；1985、1987年源于《中国社会统计资料》(1990)；1997年源于《中国统计年鉴》(1998年版)；年依据国家统计局年3月16日公布年全国1%人口抽样调查主要数据公报。13/55#4:采取金字塔标准来创造逻辑结构和流程

FollowthePyramidPrincipletocreatealogicalstructureandnaturalflowA.Keypoint

观点B.Keyassertions

主论点C. Sub-assertions

分论点D. Evidence

论据观点论点2

APyramidStructure一个金字塔结构通常。金字塔结构在信息沟通方面更为有效。论点1

14/55写作”金字塔标准”幻灯片需要你从观点或结论出发，然后跟进支持在未来五年内，薄荷糖果消费量预计将快速增加

明年现有产能将到达饱和需要考虑增加产能，满足需求把精力从吸引听众注意转移到思想沟通上确认观众会关注关键点预防听众错误了解观点或关系从金字塔顶部开始，使听众能清楚高效地了解故事结构我们应该考虑新增产能，以满足日益增加需求在未来五年内，薄荷糖果消费量预计将快速增加（年复合成长率30％）

明年现有产能将到达饱和

扭转你逻辑流15/55金字塔原理例子11调研评定市场环境和东风能力3确定细分市场战略、产品组合战略及总体发展战略2评定细分市场、产品组合战略选择阶段1.战略形成业务模式

调整组织调整45分析方案和目标可行性确定企业发展机会-整体思绪-市场和产品战略依据行业改变原因和关键成功原因分析能力差距预测采取战略选择后业务情况，以及与企业发展目标之间存在差距收入/利润/投资风险/回报充分利用市场发展机会缩小与企业发展目标之间差距企业发展机会最终排序发展战略确定业务模式需要改变以支持新战略确定业务重点调整确定组织需要优化和调整确定战略实施先决条件16/55金字塔原理例子23.4.1.2508年1、2月价格下降有效稳定住成交量，使市场拥有率显著回升。1.2.17/55#5:使用题点来扩展结构

Usebulletpointstoaddstructure把长句变成信息点和短句，不但能够看起来考虑更周全，也会使读者轻易了解和记住。把长句变成信息点和短句：更加好看轻易阅读和了解更轻易记住18/55#5:使用题点来扩展结构

Usebulletpointstoaddstructure180-200平米厨卫装修需求不满及改进方向180-200平方相对来说是对卫生间和收纳系统重视程度高于厨房;而当前最多不满集中客卫设计及分类收纳方面卫生间收纳系统厨房客卫当前过于简单,无法满足主人标签符号需求表达舒适温鑫加强装饰性专门客卫空间（取消淋浴房）主卫和次卫：愈加完备分类收纳系统确保美观性玄关需要表达面子和档次感收纳系统要做到分类收纳（尤其是对于大件）对收纳区间做到功效分隔，比如专门储物间，步入式衣帽间，洗衣房，工作阳台厨房装修问题相对不那么严重，需要加强享受性／情感性设计怎样在设计细节方面表达品质感能够考虑中岛设计19/55#6:视觉突出你需要观众注视部分

VisuallyemphasizewhereyouwanttheaudiencetolookVs.突出数据突出文本突出思绪20/55Vs.突出数据突出文本突出思绪#6:视觉突出你需要观众注视部分

Visuallyemphasizewhereyouwanttheaudiencetolook21/55突出数据突出文本突出思绪良性循环市场营销大投资拉动高消费需求改进交易步骤改进铺货大量利润再投资良性循环市场营销高消费需求大投资拉动改少交易步骤改进铺货大量利润再投资图片能简化思绪并帮助强化观点案例:#6:视觉突出你需要观众注视部分

Visuallyemphasizewhereyouwanttheaudiencetolook22/55#7:简化，再简化－抛弃全部没有附加值部分

Simplify,Simplify,Simplify–takeoutallelementsthatdonotaddvalue简化文本使用题点bulletpoint删除无须要词无须要话

用最少话可能表示了一样想法

用最少话可能表示理念一致

用最少话

[空白]简化图片检验图片中每个部分是否都有用刻度：有时没必要，假如每个数据值已经标出，你通常并不需要在轴上标出每5％一个标签，可能永远不需要标题：永远需要资料起源：永远需要标注人们难以一下子看完太多东西，所以要留出一些空间，不要将页面填满23/55#8:杜绝错误

AbsolutelyNoMistakes一个错误数字能够毁灭整篇文章可信度这是你汇报……假如你自己不确定是否正确，请检验24/55#9:理想字体大小为14-16磅，最小不低于10磅

Ideally14-16ptfont,minimum10pt题目,18pt假如你不能用1-2行标题和18pt字体，可能你标题是过于冗长，请考虑重新措辞主体文字,14-16pt页面上文本就是打算读出来人们并不关注较小文字在普通会议室用投影机进行介绍，理想字体是14-16pt，最小是12pt图表中数据和标签,10-12pt注解和起源说明,10pt假如你确实需要小于10磅文字，说明你要说东西太多了，应重新考虑设定你信息。25/55议程写出有效幻灯片标准/提醒(30min)用图表讲解(20min)写有影响力汇报（20分钟）PowerPoint写作技巧（20分钟）26/55一个图表里关键要素题目单位备注：资料起源：

数值名称27/55备注：资料起源：

题目单位标题永远是最主要，它告诉观众这些数据反应了什么。单位可表示图表所表示名称（如"市场份额趋势，％"）类似图表中，刻度应该统一起来

但假如只是显示数值，刻度就并非总是必要数据序列标签应尽可能多地横向表示全部图表必须标明数据起源；备注主要是用于提供有用细节，并不是必须除非只是为了显示趋势或比较，数据数值通常是必须表示一个图表里关键要素28/55数据表现逻辑次序巧克力在西部地域消费量，1997年Tons吨(千)巧克力在西部地域消费量，1997年这个?或者这个IdahoMontanaNevadaS.DakotaWyoming为了突出数据强调重点，你必须按升序或降序排列。合理突出数据：给有意思数据，如最高或最低做下划线。降低无须要细节把所占百分比小统一归为“其它类”保留一位小数位数，使图表更清楚29/55讲解数据只要到必要小数位数数据小数位数太多，会制造出干扰并不利于信息传递小数位数要统一保留尽可能少小数位数百万美元西部地域媒体花费这个？或者这个西部地域媒体花费西部地域媒体花费还是这个!

源于经验30/55选择适当刻度确定刻度高度来满足柱型图要求（假如有必要话，为数据标注留下足够空间）对于有极端差异情况数据，主动把数据分段并排出现两个图表刻度应该是相匹配（含有可比性），或者是根本上不一样防止出现0到10和0到15这么两个表比较，0-10和0-1000是能够从百分比刻度来说，人们普通习惯于到100%防止出现0-90％，但可能出现小刻度，比如全部数据都在40%以下

源于经验31/55选择适当刻度亚洲可可豆加工机，1997年产量JumboPlant3Plant2Plant4Plant5Plant6亚洲可可豆加工机，1997年产量JumboPlant3Plant2Plant4Plant5Plant62550这个?还是这个!

源于经验32/55提供必要“补充资料”Tons(Mln)72不一样场所糖果消费量ChristmasEaster复活节Mother’sDayValentine’sDay75正确……，但拥有率有什么不一样？（缺乏拥有率）品牌在不一样地域拥有率NorthEastSouthWestCentralOthers好……但绝对数值是多少？XXX赔付总额（95-00）US$’000哼…那么复合年增加率是多少呢？（缺乏复合增加率说明）为更加好进行说明，图表经常需要“补充资料”并不总是需要，通常是案例考虑什么是接下来需要信息，你看到这张图自然会问问题

源于经验33/55提供必要“补充资料”XXX赔付总额（95-00）US$’000Tons(Mln)72不一样场所糖果消费量ChristmasEasterMother’sDayValentine’sDay75(17%)(25%)(26%)(32%)(11%)(35%)(19%)(36%)0.70.90.60.60.80.1RMS0.7Total1995-

CAGR=22%品牌在不一样地域拥有率NorthEastSouthWestCentralOthers为更加好进行说明，图表经常需要“补充资料”并不总是需要，通常是案例考虑什么是接下来需要信息，你看到这张图自然会问问题

源于经验34/55使你图例更易解释用某种方式做图例说明，使数据更轻易被识别。确保秩序是一样，自上而下对于折线图和柱状图直接标注假如汇报是黑白，这一切就更主要了不要只依靠PowerPoint自动图例说明

源于经验35/5596102不一样场所巧克力消费Tons(Mln)96102不一样场所巧克力消费ThankyouDateBirthdayChristmasEasterMother’sDayValentine’sDay这个?或者这个!使你图例更易解释

源于经验36/55其它需要注意…为你数据选择适当图表类型柱状图：适合表现比较和与基准对照线图：适合表现发展趋势饼状图：适合表现百分比双垂直轴线：适合表现2维数据Merrimeko和气泡：3维数据FIDOThisFIDOCanlooklike

this…37/55当数据名称在纵向柱型图上无法良好显示时，可考虑使用横向柱型图不要随意拉升你图表，注意保持正确图形百分比各省（％）RandomProvinces(%)RandomProvinces(%)不要拉伸！使用横向柱状图其它需要注意…38/55最终，考验着一个好幻灯片还有你是否愿意站出来，并展示您幻灯片给人看？在一个房间里，一对一地讲？他是否愿意让你把它讲完？39/55议程写出有效幻灯片标准/提醒(30min)用图表讲解(20min)写有影响力汇报（20分钟）PowerPoint写作技巧（20分钟）40/55在做汇报时需要知道主要事项基本汇报标准有立场告诉他人需要关注原因有逻辑陈说有明确行动和后续方案会使听众发疯做法…150页或更长汇报数据过多离题意识流（无数据或不务实）问题摇摆不定独角戏（没参加感）他喜欢…用图像/图表/数据支持直接有效内容支持做汇报时投入感41/55加强汇报影响力11条

Ron’s11TipsToBuildPresentationImpact了解你听众内容越少越好每页纸都有观点准确我信任你写汇报，不全是演说清理逻辑看起来舒适－“艺术指导”三分钟标准聪明重复利用42/55议程写出有效幻灯片标准/提醒(30min)用图表讲解(20min)写有影响力汇报（20分钟）PowerPoint写作技巧（20分钟）43/55一些小窍门Tip#1:使用键盘快捷键Tip#2:移动/复制用Shift和CtrlTip#3:调整大小用Shift、Ctrl和组合键使用Tip#4:网格和参考线Tip#5:使用连接Tip#6:假如看上去可用一个文本框来处理，就用一个文本框Tip#7:在一个文本框里写文字时，尽可能少留空白Tip#8:使用“题点”来取得最好效果Tip#9:使用行间距，而不是空白行44/55Tip#1:使用快捷键因为它看上去令人印象深刻因为它非常快因为它在节约自己时间同时，也节约了与你一起工作其它人时间

时间就能够被用来关注更多其它事情，比如工作和生活平衡45/55键盘快捷方式摘要快捷键说明Ctrl-A全选Ctrl-C复制Ctrl-X剪切Ctrl-V粘贴Ctrl-ZorF4撤消Ctrl-D复制被选择目标Ctrl-Shift>增大选定区域字号Ctrl-Shift<减小选定区域字号Ctrl-B加粗所选区域Ctrl-U下划线Ctrl-I斜体Ctrl-L(orR)靠左或右对齐Ctrl-E居中Shift-Enter增加一行快捷键说明Alt-R-GGroupallselectedobjectsAlt-R-UUngroupallselectedobjectsAlt-R-A-L(orR)AlignallselectedobjectsLeft(orRight)Alt-R-A-T(orB)AlignallselectedobjectsTop(orBottom)Alt-R-A-CAlignallselectedobjectsalongtheCenterAlt-R-A-MAlignallselectedobjectsalongtheMiddleAlt-R-A-HDistributeselectedobjectsevenlyalongaHorizontallineAlt-R-A-VDistributeselectedobjectsevenlyalongaVerticallineHome/EndMovecursortofrontofline,i.e.Home(orEndofline)Ctrl(or)Movecursortofrontofparagraph,i.e.Home(orEndofparagraph)Ctrl-ShiftHome/EndSelectalltextfromcursortofrontofline,i.e.Home(orEndofline)Ctrl-Shift(or)Selectalltextfromcursortofrontofparagraph(orEndofparagraph)个人以为右边部分基本不会用上46/55Tip#2：移动/复制用Shift和Ctrl在拖动时单击shift，目标将固定地向某一个方向移动1+Shift在拖动时单击Ctrl，将复制目标到选定区域2+Ctrl3你能够同时使用shift和Ctrl+Ctrl+Shift47/55Tip#3:调整大小用Shift和、Ctrl和组合键使用

Byhitting

theCtrlkeywhiledraggingthemouse,thescalingreferencepointwillbethecenter

oftheobject

When

resizinganobjectusingacornerhandle,theshiftkeywillmaintaintheaspectratiooftheoriginalobject1234

Toresizea groupofobjectsandthespacetheyoccupy,itisnecessarytogroupthem(Alt-R-G)

Youcan combineboththeCtrlandtheShiftkeystoresizeobjects,maintainingproportionswhileusingthecenterpointreference+Ctrl+Shift+Ctrl+Shift48/55Tip#4:网格和参考线总是打开“网格和参考线”“对齐网格”能够帮助对照网格来控制目标位置“对齐图形”能够帮助控制把一个目标和最靠近目标靠拢Demo

BOXDemo

BOXDemo

BOXDemo

BOX49/55Tip#5:使用连接器连接器是将各种物体连接起来最有效方式联合使用连接器、对齐网格/图形和各方向对齐按钮(Alt-R-T/B/L/R)使用连接器吸附到网格或形状，并对准顶部/底部/左/右ThePointAssertion2

Assertion1

50/55Tip#6:假如可放在一个文本框里，就放在一个文本框，便于修正1%28%11%18%30%20%8%20%20%31%SOS

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