论小微企业行政管理制度体系的问题及对策分析研究-以D公司为例 工商管理专业

论小微企业行政管理制度体系的问题及对策——以D公司为例摘要：行政管理部门是一家企业的运营保障部门，是联系各部门领导、同事之间的纽带，其工作的职能范围涉及到整个企业的各个部门，对企业正常的运行、员工的管理、对内对外形象的建设等方面都有着重要的作用。随着我国经济的发展，人民收入水平的提高，同时在国家鼓励自主创业的政策下，也涌现了大量的中小企业、小微企业，而一家企业是否拥有相对完善的行政管理制度，则决定着其日常工作能否正常开展，从而影响着该企业能否在日益激烈的同行业间、相关行业间的竞争中生存下去。因此，本文通过对D公司的行政管理制度的研究，应用理论与实际相结合的方法，根据行政管理制度的具体内容与实际工作中行政管理制度的落实情况进行分析，关注该企业存在的几个问题，如：固定资产管理混乱、车辆交通费用支出高、没有明确的档案管理方法、不必要的行政费用过多，提出相关解决办法，分别是：对统计后的固定资产通过二维码进行管理、拍卖部分公车改为租车、将档案按日期分类后统一储存、缩减在员工差旅等方面的开支等，对该企业行政管理制度进行优化，也为我国各类规模的现代企业优化其行政管理制度提供相关思路。关键词：D公司；行政管理制度；优化建议

目录一、绪论 1（一）选题背景 1（二）选题的目的与意义 1（三）研究方法及论文结构 2二、相关理论依据及研究概述 2（一）理论依据 21.行政管理理论 22.企业全面预算 23.企业定额管理 2（二）我国企业行政管理研究概述 2三、D公司企业现行行政管理制度分析 3（一）现行行政管理制度内容分析 31.固定资产管理制度 32.车辆管理制度 43.档案管理制度 54.费用管控制度 5（二）D公司现行行政管理制度中存在的问题总结 71.缺少系统的固定资产管理制度 72.购置车辆的条件限制有缺陷，增加了行政费用的支出 83.没有明确的档案管理制度 84.办公费用支出方面限制不足，致使成本仍偏高 8四、D公司企业行政管理制度优化建议 8（一）固定资产管理方面 81.实际管理方面 82.制度修改优化 9（二）车辆管理方面 9（三）档案管理方面 9（四）费用管控方面 10五、总结 10

论小微企业行政管理制度体系的问题及对策——以D公司为例一、绪论（一）选题背景企业行政部门作为当代企业的运营保障部门，在整个企业中起协调作用，其工作的职能范围涉及到整个企业的各个部门，对企业正常的运行、员工的管理、对内对外形象的建设等方面都有着重要的作用。企业的正常运营中，必然存在召开大小各类会议传达工作要求、进行工作总结汇报、员工因公出差、接待领导或合作伙伴等情况，因此，通过对行政岗管理制度的研究，制定一个相对恰当的、与本企业运营模式相匹配的行政管理制度，决定着一个企业是否能够有条不紊地处理运营中可能涉及的行政相关工作。（二）选题的目的与意义随着我国经济的发展，国民收入水平的提高以及国家鼓励创业的政策，中小企业、小微企业的数量迅速增长，同行业之间乃至相关行业的竞争压力与日俱增，高速发展的电子商务也使实体经济的运营出现危机。刚刚起步、正值发展阶段的中小企业、小微企业需要参考学习大型企业的行政管理制度对其自身行政管理制度进行优化，解决企业运营的后顾之忧，以在同行业、相关行业间的激烈竞争中得以生存。为了能使企业保持良好的运作，降低行政成本、削减非必需部分的支出，利用这部分费用差额投入到企业运营的其他环节，以在一定程度上提高企业的生存能力和竞争能力，科学化管理企业就显得尤为重要。本篇论文的目的就在于通过对D公司行政管理制度的研究，并根据实际工作中行政管理制度的落实情况，分析其仍存在的一些不足，提出相关解决办法，对我国各种规模的现代企业优化其自身的行政管理制度起到一定的借鉴意义或提供相关思路。典型的大型企业能从中小企业发展起来，在目前激烈的竞争中仍保持一定的竞争优势，行政工作的顺利进行必定为其市场运营提供了后勤保障。故本篇论文旨在通过对大型企业行政管理制度进行研究，分析其现行制度的优势与不足，提出相关实际解决办法，将实际管理操作进行提炼总结，从而优化行政管理制度，不仅会为该公司内部运营成本的降低、各部门稳定高效的日常运作以及公司资产的良好管理打下坚实的基础，也能在企业间的交流学习中，给正在发展的中小企业、小微企业提供一定的参考和借鉴。（三）研究方法及论文结构本篇论文采用理论与实际相结合的方法进行研究。一方面，通过查找相关理论知识的研究情况，对其进行提炼，对应用到的理论名词进行简要解释，与本文所要论述的有关行政制度优化的相关内容联系起来。其次，同时请该企业行政部门员工进行了一个小型的访谈，针对行政制度的现行情况和制度优化两方面提出了一些看法，结合个人实习期间的经验进行归纳总结，并通过对企业行政管理制度各项条款的具体分析，结合企业实际运营中行政管理的情况，提出现阶段该企业行政管理制度中仍存在的问题。最后，针对企业目前存在的问题，基于与该企业行政人员的访谈，提出相应的解决建议。二、相关理论依据及研究概述（一）理论依据本篇论文的理论依据是行政管理理论、全面预算控制理论、定额管理理论。1.行政管理理论在马克思·韦伯的行政管理理论中，以其“理想的行政组织体系”中的各项特性作为依据，参考的要点如下：（1）任何机构组织都应有确定的目标。（2）组织目标的实现，必须实行劳动分工。2.企业全面预算企业全面预算是基于实现企业经营发展目标，实现企业战略规划的内部控制管理活动。3.企业定额管理企业定额管理是指对企业的人力、财力、物力进行定额来合理安排和使用一种财务管理方法。（二）我国企业行政管理研究概述企业行政部门作为当代企业的运营保障部门，在整个企业中起协调作用，其工作的职能范围涉及到整个企业的各个部门，同时，作为企业的后勤服务部门，行政部门的员工有必要及时发现工作环境、物资配备等方面存在的不足，与其他部门员工保持良好沟通，从而保证行政工作的顺利开展，为企业提供良好的后勤保障。针对我国企业行政管理方面仍有的缺陷与不足，大量学者通过分析自身工作情况或调研结果等方式对我国企业行政管理的情况进行了剖析，讨论我国企业行政管理中的问题和相应的解决措施等。常齐（2014）通过从企业管理的内容、作用、影响因素进行剖析，提出以经济利益企业为中心是企业行政管理应该坚持的，建立完善的企业行政管理制度，杜绝随意性决策，向科学化、制度化的行政管理发展，走可持续发展道路；邓集文（2010）指出我国企业行政管理存在的问题有照搬党政机关行政管理模式，企业行政管理中存在“游击作风”，即没有明确的行政管理制度，主观意愿直接影响领导决策或存在有制度但是不依照制度办事的情况，同时缺乏责任划分明确的工作程序，另外，企业行政管理人员不熟悉其他部门的工作内容，脱离实际办事，企业没有系统的行政管理体系，因此要选择恰当的企业行政管理模式，建立企业行政管理体系；针对小微企业，何璐（2016）认为小微企业由于具有家族企业的性质，没有完善的行政管理体系，同时在行政管理中存在“人治”重于“法治”的情况，因此提高企业管理层和员工对于行政管理重要性的认识十分有必要，以企业战略目标为核心，建立合适的行政管理体系，使行政管理体系在小微企业中发挥作用；刘晶晶（2015）提出企业需要针对行政管理现状制定出完善的政策和健全的措施；邹伟（2016）认为企业行政管理目前存在行政管理模式、行政管理体系缺乏科学性、全面性的问题，提出解决这些问题，需要制定完善的管理体制、构建科学管理模式。通过上述学者的研究，可见建立完整行政管理体系和行政管理制度的重要性。三、D公司企业现行行政管理制度分析（一）现行行政管理制度内容分析1.固定资产管理制度（1）制度方面该公司现行的行政管理制度中，没有有关固定资产管理的相关内容。该公司在固定资产管理制度的规范上有相当大的缺失，因此导致实际管理中固定资产数量的变动也没有记录，对固定资产的各项情况没有进行系统的管理。（2）实际管理情况在2016年下半年，为弥补固定资产管理空缺，制定相对完善的固定资产管理制度，该企业开展了固定资产盘点工作。通过此次固定资产盘点工作对固定资产实际管理情况总结如下：①没有上一次固定资产盘点的台账表。此次盘点开始前，对该企业截止到上次盘点时期实际拥有的固定资产情况未知。因此在正式盘点开始前，需要通过各职能部门、各项目综合部、酒店负责人、案场部负责人对其相应管辖范围内的固定资产重新进行盘点。由于行政部门在固定资产管理制度的缺失和工作的不完善，无疑加大了各个部门的在行政方面的工作量；由此看出该企业对于固定资产没有相对清晰的管理制度，行政部门在进行固定资产盘点工作后，没有对资料进行存档，同时反映出其档案管理方面的缺失。②财务部门提供的固定资产请购记录不够清楚。通过财务系统导出的固定资产请购记录表明，有部分同类、同价的产品没有其他标识进行区分，手动筛选也无法确认该条请购信息到底属于哪个固定资产；部分固定资产请购记录由于信息重复等原因无法直接导出，需要在财务系统中进行查找筛选，再手动录入信息；③属于固定资产的物品上没有标识。若要方便管理固定资产，应在属于固定资产的物品上粘贴有关资产编码、所属单位、负责人等信息的标签，以备盘点之时能更清晰地判断出固定资产处于报废、损坏、正常使用等何种状态，为行政部门对固定资产的补充、修理等工作做好准备。④固定资产在部门、项目间流转没有记录。在盘点中发现，部分固定资产在实际使用过程中，由于新项目的开设、工作人员的大量转移、办公区域结构变化等情况，致使固定资产的所属单位会随着办公地点的转移、人员的变动或者办公环境改变装修等情况而发生变动，但是此类变动没有记录，导致盘点过程中发现在财务部门提供的请购记录中显示，某些固定资产应属于A项目，但是在A项目却找不到，因为实际上该固定资产已经转移到B项目在使用。2.车辆管理制度（1）制度方面现行制度中，规定区域总裁、区域副总裁、区域总裁助理、项目第一负责人可以配一辆专车，行政部配备五辆公车主要用于会务接待等相关事项，投资部、项目开发部根据工作性质而定，均配有1-2辆公车。员工在出外勤或省内短途公务出差时，若本部门有公车可用，则应当使用公车，员工到本市内距离公司位置较远的位置因公出外勤，但并未使用公车时，可以用出差当日所乘坐交通工具的发票（出租车或公交车发票）进行报销。根据各部门、项目的员工职级和人数，企业行政部门划分交通补贴包额度，员工可依照额度进行报销。各项目/部门在使用交通补贴包和使用公车中二选一，选择使用交通补贴包的部门，按相关补贴包标准报销，并不允许再借用公车，选择继续使用公车的，借用公车时需填写《用车申请单》，区域/项目车辆管理员根据补贴包额度建立公车使用台帐表，并按2元/公里扣减使用部门交通补贴包额度。（2）实际管理情况区域总裁、区域副总裁、区域总裁助理、项目第一负责人为个人用车。该企业正逐渐推行车辆改革，现实际配有个人专车的岗位仅区域总裁及项目第一负责人。公车方面，行政部的公车大部分时间用于会务接待工作，负责到机场接送参会领导、接送工作人员往返会议地点与公司等，公司在市内有大型活动时（如校园招聘会）也会利用公车进行物料运输。交通补贴包方面，各部门均能按照额度限制进行当月员工交通费用报销，但是存在虚报出外勤情况以获取更多交通补贴的情况，导致企业每月在交通费用方面的支出高于员工实际支出情况。3.档案管理制度（1）制度方面该公司现行的行政管理制度中，有关档案资料管理的内容处于空白状态。由此可见该公司在档案制度上同样有相当大的空缺，因此导致实际工作中，行政部门所涉及到应保存的各类文件，没有专人进行分类管理，也没有相应台账表记录存于行政部门的档案详情。（2）实际管理情况需要交由行政部门进行存档的文件主要为区域总裁签字的各类文件，包括各部门发布的公文、工作联系函、各部门工作请示等。在无纸化办公逐步推进的情况下，该企业目前的纸质版各类文件和线上审批流程并无专职人员进行分类管理，早年间未通过线上进行的各类审批流程的纸质版文件存放情况混乱，不同年份、时间、类别的文件混在一起，并且部分文件为复印件、部分文件为原件，无法分辨该类文件是否仍有用。同时由于之前没有明确的档案管理办法和专职或兼职管理人员对档案进行分类存档，存在文件丢失的情况。4.费用管控制度为加强公司费用预算管理，保障企业发展战略和经营预算目标的实现，完善内部控制制度，规范费用预算管理，提升企业各单位费用预算管理水平，有效合理的控制费用，杜绝铺张浪费等现象发生，企业的费用管控显得尤为重要。（1）差旅费用管控①制度方面差旅及酒店住宿申请包含以下两个步骤，一是出差前需填写《出差申请表》《酒店住宿申请表》电子表格，应在申请表内填写：个人信息、差旅事项、出行方式及信息。二是线上请示流程，申请人需提前两天以上在公司内部系统发起差旅及酒店住宿申请流程，并把出差及酒店住宿申请表（电子表格）、会议卡或工作联系单等相关出差资料添加在审批内容附件内。普通员工的差旅及酒店住宿申请流程为：申请人→所属部门第一负责人→办公室主任；部门第一负责人的差旅及酒店住宿申请流程为：申请人→办公室主任→区域总裁或授权人。制度要求，在发起流程时同步抄送至机票预订专员（办公室）预订机票、酒店。如遇紧急任务，不能提前发起申请流程的，普通员工的申请应通过短信征得部门第一负责人同意，部门第一负责人的申请应通过短信征得区域总裁或授权人同意，方可预订机票、酒店，且在出差返回后3天内补办流程，3天内未及时补办流程的，机票费用及酒店费用由个人承担。该企业的行政制度中，根据出差城市和员工职级，设置了各个职级的员工出差行程中住宿费、餐饮费的额度，以对差旅费用进行规范管理。其中，将职级分为A、B、C、D四类，出差城市分为港澳台、特殊城市（北京、上海、广州、深圳）、省会城市以及其他城市。限额明细表格如下所示：表1.住宿费用限额明细类别港澳台特殊城市省会城市其他城市A类实报实销B类实报实销C类≦800元/晚/间≦600元/晚/间≦500元/晚/间≦400元/晚/间D类≦600元/晚/间≦500元/晚/间≦400元/晚/间≦300元/晚/间表2.餐饮费用限额明细类别港澳台特殊城市省会城市其他城市A类实报实销B类实报实销C类≦180元/天≦120元/天≦105元/天≦105元/天D类≦150元/天≦105元/天≦90元/天≦90元/天②实际管理情况员工出外省出差时，差旅流程都会提前发起，通过机票预订专员预订机票，酒店住宿费用除入住特定酒店需要通过公司行政部门专员进行预订外，其他酒店由员工自行预订，出差行程结束后，提供住宿清单及发票，根据相应职级对应住宿标准进行报销，低于其标准住宿限制额度按实际消费金额即发票金额报销，高于其标准住宿限制额度则最多只能报销限制额度最大值，超出部分由员工自行承担。员工省内出差，尤其是省内其他市县项目的员工到公司所在地参加培训、会议等事项时，部分出差申请的线上请示流程不及时，但是又需要行政部门的行政专员为其预订酒店，在出差行程结束后，有些仍未补发申请流程。导致行政部门在与签约酒店对账时，对于找不到线上差旅请示流程的员工住宿记录，行政专员需要再次联系出差申请人所在部门或项目的综合文员核实出差情况，增加了行政部门的工作量，降低了行政工作效率。（2）办公费用管控①制度方面办公费用包括办公用品采购费用、快递物流运输费用等。办公用品的范围包括各类文具，如签字笔、纸张、笔记本、便利贴、铅笔、回形针等，电子用品，如计算器、电脑配件等。②实际管理情况办公用品由各部门定期或不定期由专人统一采购，根据消耗情况进行补给。电子用品出现问题，先修理，修理后仍无法正常使用的再更换。快递费用为员工因公寄送快递时，保留快递单及发票，在当月报销期间进行报销。实际办公费用还包括物业费、水电费、办公楼租赁费、花草维护费用、办公环境的深度清洁费用（即请专业公司进行除虫、灭鼠等工作以维护办公环境所需的费用）等，但并未写入制度。（二）D公司现行行政管理制度中存在的问题总结1.缺少系统的固定资产管理制度由于该企业缺少系统的固定资产管理制度，因此导致该企业行政部门对企业办公区域各部门、下属市县各项目的固定资产情况没有明确的认知，继而可能引起有相当一部分固定资产闲置等问题。另外可能会存在不计提折旧或少计提折旧的情况，从而导致对企业实际资产情况的错误评估，带来严重的经济损失。2.购置车辆的条件限制有缺陷，增加了行政费用的支出区域总裁和项目总负责人会按照额度限制购置相应限额价位以下的车辆作为个人用车，然而在汽车的使用效率并不一定很高。在行政费用总额有限的情况下，车辆方面的行政费用增加，必然会引起行政部门其他费用缩减或不足的情况，影响企业的运作，也不利于资源的有效整合。3.没有明确的档案管理制度企业档案是考察企业管理工作的依据之一，档案中记录了企业在过去的日子中进行了何种活动、作出何种决策等事项，从中可以总结归纳出有用的企业管理经验。对于企业更换高层管理人员时，新上任的高层管理人员也能通过企业档案了解企业发展历程，对企业更加熟悉，有利于日后进行完善工作制度、改革和创新企业运营方式等活动。4.办公费用支出方面限制不足，致使成本仍偏高差旅方面，网上预订一般有更大的折扣，通过某些预订网站预订酒店、机票往往能获得较为优惠的价格。除港澳台外，特殊城市（即北京、上海、广州、深圳）、省会城市与其他城市的酒店预订费用除特殊时期外并无太大差别，各品牌快捷酒店之间的竞争，在住宿条件本职并无相差太多的情况下，也使得酒店住宿费用处于一个相对合理且较为低廉的价格。因此差旅费用中住宿费用标准设置偏高。办公费用方面，办公用品的消耗量很大，但在实际工作中可以发现，很多时候并不是中性笔芯用光了、橡皮用没了等情况，而是员工未能妥善保管办公用品，导致丢失造成的办公用品大量消耗。快递费用可能存在部分员工利用职务之便、且领导不可能审查每一张邮寄单据的侥幸心理，发生伪造快递单、寄送私人物品等情况，造成快递费用支出过高。在纸张打印上，部分部门打印过多的完全可以直接使用电子版的文件，且单面打印，造成了纸张和打印墨水的严重浪费，致使行政费用的增多。四、D公司企业行政管理制度优化建议（一）固定资产管理方面1.实际管理方面通过和电子信息公司合作，购买或者设计一款固定资产管理软件，在进行固定资产盘点时，将记录了有关该固定资产购入时间、价格、型号、照片、使用部门、部门负责人等信息的二维码或条形码固定到该固定资产上，通过该软件进行固定资产信息的维护，并可以完成信息导出、信息统计等工作要求。2.制度修改优化在制度中，应该明确固定资产管理过程中各个管理人员的工作内容和责任划分。另外，也应该明确固定资产管理的内部监督控制机制，通过内部监督来提高固定资产管理的工作效率，使员工提高固定资产管理意识，通过定期或者不定期的盘点工作，确保账实相符，每笔记录都清楚明白。（二）车辆管理方面互联网行业的飞速发展，使得传统交通运营方式出现了巨大改变，滴滴打车、神州专车、神州租车一类互联网汽车服务被广泛应用到日常生活中后，由于其价格适中，操作简单，使人们出行变得更加方便。在经济较为发达的北京、广州等地，通过此类软件叫车甚至比在街道上直接寻找出租车更为快捷，且为人们省去了洗车、加油、汽车保养、保险等环节，节约了时间和精力。因此，可以尽量减少购车数量，将原本的区域总裁、项目第一负责人配车改为仅为区域总裁配车，取消其他职级员工、其他部门的配车，通过内部拍卖或者二手交易市场转卖处理多余公车，并且之后不再购置公车，对于各职级员工继续贯彻发放交通补贴的措施。将短期用车采取租赁社会车辆的方法写入制度，可以与当地租车公司进行合作，得到相对优惠的租车价格，降低行政费用成本。（三）档案管理方面在档案管理上，现在存在的问题主要为档案存放混乱，没有按照一定类别区分，在行政部门领导、员工需要某份文件时无法及时提供档案信息。为了规范档案管理，使其更加有条理，也方便工作地展开，可以由设置档案管理专职人员或兼职人员，主要负责将档案按照日期、类别进行分类，原件放置于特定文件盒、文件柜中，根据文件多少选择按月或按季度装订，在封面上标注日期范围、类别和档案册编码。对各类文件，也要进行编号，利用电子表格，分类录入档案信息，包括但不限于文件签发日期、文件名称、文件编号、档案册编号。在需要某份文件时，可以先通过电子表格定位信息，再到存放该文件的文件柜中取出相应文件，在使用过后放回原位。对于文件数目较多、资金足够的大型公司，可以购置一款档案管理软件，功能主要为可以储存档案的各类信息，即文件签发日期、文件名称、文件编号等，同时可以储存档案的扫描件，以便于在不需要文件原件、仅是需要查看文件内容的情况下，节省寻找文件的时间。另外，该软件应该可以实现通过关键字、类别等信息进行文件检索的功能。（四）费用管控方面差旅制度方面，可适当下调出差地点为大陆地区省市的住宿费用限额，在员工去到该企业项目所在地出差时，安排在员工宿舍住宿，在员工食堂用餐，不再额外补贴差旅费用。交通费方面，可与当地航空公司建立合作，制定合约价格，在预订机票时，从预订网站与合约价格比对后，取价低的一方进行预订，以此节约差旅费用上的支出。办公费用方面，规定在各个办公室设立一个公共用品区，对于剪刀、订书器等没必要每人一个的办公用品，放置在公共用品区，且只能在该范围内使用，尽量避免办公用品因为个人疏忽而丢失，控制办公用品支出。快递费用上，在报销快递单时，应和财务部门进行沟通，优化财务报账系统，快递费用报销时需填写快递单号、寄出单位和收入单位，并随机抽查该单号是否存在真实的物流信息。提倡无纸化办公，在制度中明确规定哪类文件尽量采用电子版，进行电子存档，一方面节约办公区域档案储存空间，一方面节约纸张，降低办公成本。另外，各个部门、项目应该在年初向行政部门提交一份本年度费用预算表（或于年末提交下一年的费用预算表），由行政部门进行预算审核，在核实各项情况后，对预算进行调整，再批复给各部门。如果该部门在年末时，预算能够刚好用完或剩余不多，则绩效考核分数会相应高些，预算剩余过多或预算超出过多，都要在绩效考评上扣分，以督促各部门合理制定预算、合理使用经费。若某部门费用超出预算时，向行政部门提出申请，根据实际情况进行预算调整，再划拨经费给该部门。五、总结综上所述，尽管是制度相对完善的大型企业，在实际的行政管理中，无论是制度还是实际管理情况都存在一定的缺陷，需要不断地发现问题、完善制度继而规范操作。通过对该大型企业行政管理制度中仍有很大改