云南省劳动合同书存档规定

PAGEPAGE1云南省劳动合同书存档规定第一条为了规范云南省劳动合同书的存档工作，确保劳动合同的合法性、真实性和完整性，根据《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本规定。第二条本规定适用于云南省行政区域内所有企业、个体经济组织、民办非企业单位、国家机关、事业单位、社会团体等用人单位（以下简称用人单位）与劳动者签订、变更、解除或者终止劳动合同的存档工作。第三条用人单位应当建立健全劳动合同档案管理制度，明确劳动合同档案的归档范围、归档时间、保管期限、销毁程序和档案利用等事项。第四条劳动合同档案的归档范围包括：（一）劳动合同书及附件；（二）劳动者身份证件复印件；（三）招聘简章、面试记录、录用通知书；（四）劳动者的岗位调整、工资调整、职务晋升等证明材料；（五）劳动者的培训记录、考核记录、奖惩记录；（六）劳动者的社会保险缴纳证明；（七）劳动者的离职证明、解除或终止劳动合同协议；（八）其他与劳动合同有关的材料。第五条劳动合同档案的归档时间如下：（一）签订劳动合同后，用人单位应当在30日内将劳动合同档案归档；（二）劳动合同变更、解除或者终止后，用人单位应当在30日内将相关材料归档。第六条劳动合同档案的保管期限为劳动者离职后两年。用人单位应当确保劳动合同档案的完整性和可追溯性，不得丢失、篡改、伪造或者擅自销毁劳动合同档案。第七条劳动合同档案的销毁程序如下：（一）用人单位应当制定劳动合同档案销毁计划，明确销毁时间、地点和方式；（二）销毁前，用人单位应当进行公示，公示期不得少于30日；（三）公示期满后，用人单位应当按照销毁计划进行销毁，并做好销毁记录。第八条劳动合同档案的利用应当遵循以下原则：（一）保密原则：用人单位应当对劳动合同档案中的个人信息予以保密，未经劳动者同意，不得泄露给第三方；（二）便捷原则：用人单位应当为劳动者提供便捷的档案查询服务；（三）合法原则：用人单位应当依法利用劳动合同档案，不得用于非法目的。第九条劳动行政部门有权对用人单位的劳动合同档案管理工作进行监督检查，用人单位应当予以配合。第十条违反本规定的，由劳动行政部门责令限期改正，逾期不改正的，依法予以处罚。第十一条本规定自发布之日起施行。以往规定与本规定不一致的，以本规定为准。第十二条本规定的解释权归云南省人力资源和社会保障厅。2024带目录带附件详细版-云南省劳动合同书存档规定目录一、总则二、劳动合同档案的归档范围三、劳动合同档案的归档时间四、劳动合同档案的保管期限五、劳动合同档案的销毁程序六、劳动合同档案的利用七、监督检查八、法律责任九、附则附件1：劳动合同档案目录模板附件2：劳动合同档案销毁记录模板一、总则第一条为了规范云南省劳动合同书的存档工作，确保劳动合同的合法性、真实性和完整性，根据《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本规定。第二条本规定适用于云南省行政区域内所有企业、个体经济组织、民办非企业单位、国家机关、事业单位、社会团体等用人单位（以下简称用人单位）与劳动者签订、变更、解除或者终止劳动合同的存档工作。第三条用人单位应当建立健全劳动合同档案管理制度，明确劳动合同档案的归档范围、归档时间、保管期限、销毁程序和档案利用等事项。二、劳动合同档案的归档范围第四条劳动合同档案的归档范围包括：（一）劳动合同书及附件；（二）劳动者身份证件复印件；（三）招聘简章、面试记录、录用通知书；（四）劳动者的岗位调整、工资调整、职务晋升等证明材料；（五）劳动者的培训记录、考核记录、奖惩记录；（六）劳动者的社会保险缴纳证明；（七）劳动者的离职证明、解除或终止劳动合同协议；（八）其他与劳动合同有关的材料。三、劳动合同档案的归档时间第五条劳动合同档案的归档时间如下：（一）签订劳动合同后，用人单位应当在30日内将劳动合同档案归档；（二）劳动合同变更、解除或者终止后，用人单位应当在30日内将相关材料归档。四、劳动合同档案的保管期限第六条劳动合同档案的保管期限为劳动者离职后两年。用人单位应当确保劳动合同档案的完整性和可追溯性，不得丢失、篡改、伪造或者擅自销毁劳动合同档案。五、劳动合同档案的销毁程序第七条劳动合同档案的销毁程序如下：（一）用人单位应当制定劳动合同档案销毁计划，明确销毁时间、地点和方式；（二）销毁前，用人单位应当进行公示，公示期不得少于30日；（三）公示期满后，用人单位应当按照销毁计划进行销毁，并做好销毁记录。六、劳动合同档案的利用第八条劳动合同档案的利用应当遵循以下原则：（一）保密原则：用人单位应当对劳动合同档案中的个人信息予以保密，未经劳动者同意，不得泄露给第三方；（二）便捷原则：用人单位应当为劳动者提供便捷的档案查询服务；（三）合法原则：用人单位应当依法利用劳动合同档案，不得用于非法目的。七、监督检查第九条劳动行政部门有权对用人单位的劳动合同档案管理工作进行监督检查，用人单位应当予以配合。八、法律责任第十条违反本规定的，由劳动行政部门责令限期改正，逾期不改正的，依法予以处罚。九、附则第十一条本规定自发布之日起施行。以往规定与本规定不一致的，以本规定为准。第十二条本规定的解释权归云南省人力资源和社会保障厅。附件1：劳动合同档案目录模板附件2：劳动合同档案销毁记录模板附件列表：1.劳动合同书及附件2.劳动者身份证件复印件3.招聘简章、面试记录、录用通知书4.劳动者的岗位调整、工资调整、职务晋升等证明材料5.劳动者的培训记录、考核记录、奖惩记录6.劳动者的社会保险缴纳证明7.劳动者的离职证明、解除或终止劳动合同协议8.其他与劳动合同有关的材料违约行为罗列及认定：1.未按规定时间归档劳动合同档案2.未按规定保管劳动合同档案，导致档案丢失、篡改、伪造或擅自销毁3.泄露劳动合同档案中的个人信息4.未按规定销毁劳动合同档案5.未按规定提供劳动合同档案查询服务6.未配合劳动行政部门进行监督检查法律名词及解释：1.劳动合同：指劳动者与用人单位确立劳动关系，明确双方权利和义务的协议。2.劳动合同档案：指用人单位与劳动者签订、变更、解除或终止劳动合同过程中形成的各种文件材料。3.保管期限：指劳动合同档案需要保存的时间长度，根据本规定为劳动者离职后两年。4.销毁程序：指用人单位按照规定程序对到期劳动合同档案进行销毁的过程。5.利用原则：指劳动合同档案在利用过程中需要遵循的保密、便捷和合法原则。实际执行过程中可能遇到的相关问题及注意事项：1.确保劳动合同档案的完整性和可追溯性，避免丢失、篡改、伪造或擅自销毁。2.保密劳动合同档案中的个人信息，不得泄露给第三方。3.按时归档和销毁劳动合同档案，遵守保管期限。4.配合劳动行政部门的监督检查，及时改正存在的问题。解决方法：1.建立健全劳动合同档案管理制度，明确责任人和归档时间。2.加强对劳动合同档案的保密工作，限制档案查阅权限。3.定期对劳动合同档案进行整理