建设工程监理信息管理-建设工程监理文件档案资料管理

(1)施工组织设计/(专项)施工方案报审表（B.0.1)。施工单位编制的施工组织设计、施工方案、专项施工方案经其技术负责人审查后，需要连同《施工组织设计或(专项)施工方案报审表》一起报送项目监理机构。先由专业监理工程师审查后，再由总监理工程师审核签署意见。《施工组织设计或(专项)施工方案报审表》需要由总监理工程师签字并加盖执业印章。对于超过一定规模的危险性较大的分部分项工程专项施工方案，还需要报送建设单位审批。(2)工程开工报审表（B.0.2)。单位工程具备开工条件时，施工单位需要向项目监理机构报送《工程开工报审表》。同时具备下列条件时，由总监理工程师签署审查意见，并报建设单位批准后，总监理工程师方可签发《工程开工令》:1)设计交底和图纸会审已完成;2)施工组织设计已由总监理工程师签认;3)施工单位现场质量、安全生产管理体系已建立，管理及施工人员已到位，施工机械具备使用条件，主要工程材料已落实;4)进场道路及水、电、通信等已满足开工要求。《工程开工报审表》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。(3)工程复工报审表（B.0.3)。当导致工程暂停施工的原因消失、具备复工条件时，施工单位需要向项目监理机构报送《工程复工报审表》。总监理工程师签署审查意见，并报建设单位批准后，总监理工程师方可签发《工程复工令》。(4)分包单位资格报审表（B.0.4)。施工单位按施工合同约定选择分包单位时，需要向项目监理机构报送《分包单位资格报审表》及相关证明材料。《分包单位资格报审表》由专业监理工程师提出审查意见后，由总监理工程师审核签认。(5)施工控制测量成果报验表（B.0.5)。施工单位完成施工控制测量并自检合格后，需要向项目监理机构报送《施工控制测量成果报验表》及施工控制测量依据和成果表。专业监理工程师审查合格后予以签认。(6)工程材料、构配件、设备报审表（B.0.6)。施工单位在对工程材料、构配件、设备自检合格后，应向项目监理机构报送《工程材料、构配件、设备报审表》及相关质量证明材料和自检报告。专业监理工程师审查合格后予以签认。(7)报审、报验表（B.0.7)。该表主要用于隐蔽工程、检验批、分项工程的报验，也可用于为施工单位提供服务的试验室的报审。专业监理工程师审查合格后予以签认。(8)分部工程报验表（B.0.8)。分部工程所包含的分项工程全部自检合格后，施工单位应向项目监理机构报送《分部工程报验表》及分部工程质量控制资料。在专业监理工程师验收的基础上，由总监理工程师签署验收意见。(9)监理通知回复单（B.0.9)。施工单位在收到《监理通知单》(表A.0.3)后，按要求进行整改、自查合格后，应向项目监理机构报送《监理通知回复单》。项目监理机构收到施工单位报送的《监理通知回复单》后，一般可由原发出《监理通知单》的专业监理工程师进行核查，认可整改结果后予以签认。重大问题可由总监理工程师进行核查签认。(10)单位工程竣工验收报审表（B.0.10)。单位(子单位)工程完成后，施工单位自检符合竣工验收条件后，应向项目监理机构报送《单位工程竣工验收报审表》及相关附件，申请竣工验收。总监理工程师在收到《单位工程竣工验收报审表》及相关附件后，应组织专业监理工程师进行审查并进行预验收，合格后签署预验收意见。《单位土程竣工验收报审表》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。(11)工程款支付报审表（B.0.11)。该表适用于施工单位工程预付款、工程进度款、竣工结算款等的支付申请。项目监理机构对施工单位的申请事项进行审核并签署意见，经建设单位批准后方可作为总监理工程师签发《工程款支付证书》(表A.O.8)的依据。(12)施工进度计划报审表（B.0.12)。该表适用于施工总进度计划、阶段性施工进度计划的报审。施工进度计划在专业监理工程师审查的基础上，由总监理工程师审核签认。(13)费用索赔报审表（B.0.13)。施工单位索赔工程费用时，需要向项目监理机构报送《费用索赔报审表》。项目监理机构对施工单位的申请事项进行审核并签署意见，经建设单位批准后方可作为支付索赔费用的依据。《费用索赔报审表》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。(14)工程临时/最终延期报审表（B.0.14)。施工单位申请工程延期时，需要向项目监理机构报送《工程临时或最终延期报审表))。项目监理机构对施工单位的申请事项进行审核并签署意见，经建设单位批准后方可延长合同工期。《工程临时或最终延期报审表》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。(1)工作联系单(C.0.1)。该表用于项目监理机构与工程建设有关方(包括建设、施工、监理、勘察、设计等单位和上级主管部门)之间的日常工作联系。有权签发《工作联系单》的负责人有:建设单位现场代表、施工单位项目经理、工程监理单位项目总监理工程师、设计单位本工程设计负责人及工程项目其他参建单位的相关负责人等。(2)工程变更单(C.0.2)。施工单位、建设单位、工程监理单位提出工程变更时，应填写《工程变夏单》，由律设单位、设计单位、嚓碑单位和旅工单位共同签认。(3)索赔意向通知书(C.0.3)。施工过程中发生索赔事件后，受影响的单位依据法律法规和合同约定，向对方单位声明或告知索赔意向时，需要在合同约定的时间内报送《索赔意向通知书》。建设工程监理在施工阶段的基本表式按照《建设工程监理规范》附录执行，规范中基本表式有以下3类。A类表共8个表(A.0.1～A.0.8)，为工程监理单位用表，是监理单位与施工单位之间的联系表，由监理单位填写，向施工单位发出指令或批复。B类表共14个表(B.0.1～B.0.14)，为施工单位报审、报验用表，是施工单位与监理单位之间的联系表，由施工单位填写，向监理单位提交申请或回复。C类表共3个表(C.0.1～C.0.3)，为各方通用表，是工程项目监理单位、施工单位、建设单位等各有关单位之间的联系表。(1)总监理工程师任命书（A.0.1)。建设工程监理合同签订后，工程监理单位法定代表人要委派类似建设工程监理经验的注册监理工程师通过《总监理工程师任命书》担任总监理工程师。《总监理工程师任命书》需要由工程监理单位法定代表人签字，并加盖单位公章。(2)工程开工令（A.0.2)。建设单位代表在施工单位报送的《工程开工报审表》(表B.0.2)上签字同意开工后，总监理工程师可签发《工程开工令》，指令施工单位开工。《工程开工令》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。《工程开工令》中应明确具体开工日期，并作为施工单位计算工期的起始日期。(3)监理通知单（A.0.3)。《监理通知单》是项目监理机构在日常监理工作中常见的指令性文件。项目监理机构在建设工程监理合同约定的权限范围内，针对施工单位出现的各种问题所发出的指令、提出的要求等，除另有规定外，均应采用《监理通知单》。监理工程师现场发出的口头指令及要求，也应采用《监理通知单》予以确认。施工单位发生下列情况时，项目监理机构应发出监理通知:1)在施工过程中出现不符合设计要求、工程建设标准、合同约定;2)使用不合格的工程材料、构配件和设备;3)在工程质量、造价、进度等方面存在违规等行为。《监理通知单》可由总监理工程师或专业监理工程师签发，对于一般问题可由专业监理工程师签发，对于重大问题应由总监理工程师或经其同意后签发。(4)监理报告（A.0.4)。当项自监理机构对工程存在安全事故隐患发出《监理通知单》、《工程暂停令》而施工单位拒不整改或不停止施工时，项目监理机构应及时向有关主管部门报送《监理报告》。项目监理机构报送《监理报告》时，应附相应《监理通知单或《工程暂停令》等证明监理人员履行安全生产管理职责的相关文件资料。(5)工程暂停令（A.0.5)。建设工程施工过程中出现《建设工程监理规范》GB/T50319-2013规定的停工情形时，总监理工程师应签发《工程暂停令》。《工程暂停令》中应注明工程暂停的原因、部位和范围、停工期间应进行的工作等。《工程暂停令》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。(6)旁站记录（A.0.6)。项目监理机构监理人员对关键部位、关键工序的施工质量进行现场跟踪监督时，需要填写《旁站记录》。“关键部位、关键工序的施工情况”应记录所旁站部位(工序)的施工作业内容、主要施工机械、材料、人员和完成的工程数量等内容及监理人员检查旁站部位施工质量的情况;“发现的问题及处理情况”应说明旁站所发现的问题及其采取的处置措施。(7)工程复工令（A.0.7)。当导致工程暂停施工的原因消失、具备复工条件时，建设单位代表在《工程复工报审表》(表B.0.3)上签字同意复工后，总监理工程师应签发《工程复工令》指令施工单位复工;或者工程具备复工条件而施工单位未提出复工申请的，总监理工程师应根据工程实际情况直接签发《工程复工令》指令施工单位复工。《工程复工令》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。(8)工程款支付证书（A.0.8)。项目监理机构收到经建设单位签署审批意见的《工程款支付报审表》(表B.0.11)后，总监理工程师应向施工单位签发《工程款支付证书》，同时抄报建设单位。《工程款支付证书》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。监理规划应在签订监理合同，收到施工合同、施工组织设计(技术方案)、设计图纸文件后一个月内，由总监理工程师组织完成该工程项目的监理规划编制工作，经监理公司技术负责人审核批准后，在监理交底会前报送建设单位。监理规划的内容应有针对性，做到控制目标明确、措施有效、工作程序合理、工作制度健全、职责分工清楚，对监理实践有指导作用。监理规划应有时效性，在项目实施过程中，应根据情况的变化作必要的调整、修改，经原审批程序批准后，再次报送建设单位。

对于技术复杂、专业性强的工程项目应编制“监理实施细则”，监理实施细则应符合监理规划的要求，并结合专业特点，做到详细、具体、具有可操作性。监理实施细则也要根据实际情况的变化进行修改、补充和完善，内容主要有专业工作特点、监理工作流程、监理控制要点及目标值、监理工作方法及措施。

监理日记由专业监理工程师和监理员书写，监理日记和施工日记一样，都是反映工程施工过程的实录。监理日记有不同角度的记录，项目总监理工程师可以指定一名监理工程师对项目每天总的情况进行记录，通称为项目监理日志；专业工程监理工程师可以从专业的角度进行记录；监理员可以从负责的单位工程、分部工程、分项工程的具体部位施工情况进行记录，侧重点不同，记录的内容、范围也不同。

监理例会是履约各方沟通情况、交流信息、协调处理、研究解决合同履行中存在的各方面问题的主要协调方式。会议纪要由项目监理部根据会议记录整理，例会上意见不一致的重大问题，应将各方的主要观点，特别是相互对立的意见记入“其他事项”中。会议纪要的内容应准确如实、简明扼要，经总监理工程师审阅，与会各方代表会签，发至合同有关各方，并应有签收手续。

监理月报由项目总监理工程师组织编写，由总监理工程师签认，报送建设单位和本监理单位，报送时间由监理单位和建设单位协商确定，一般在收到施工单位项目经理部报送来的工程进度，汇总了本月已完工程量和计划完成工程量的工程量表、工程款支付申请表等相关资料后，在最短的时间内提交，为5～7天。工程竣工预验收合格后，由总监理工程师组织专业监理工程师编制工程质量评估报告，编制完成后，由项目总监理工程师及监理单位技术负责人审核签认并加盖监理单位公章后报建设单位。工程质量评估报告应在正式竣工验收前提交给建设单位。

监理工作总结有工程竣工总结、专题总结、月报总结3类。按照《建设工程文件归档整理规范》的要求，3类总结在建设单位都属于要长期保存的归档文件，专题总结和月报总结在监理单位是短期保存的归档文件，而工程竣工总结属于要报送城建档案管理部门的监理归档文件。监理文件和档案的收文与登记所有收文都应在收文登记表上进行登记(按监理信息分类别进行登记)，应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位(部门)、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收件的具体时间，最后由项目监理部负责收文人员签字。监理信息在有追溯性要求的情况下，应注意核查所填部分内容是否可追溯，如材料报审表中是否明确注明该材料所使用的具体部位，以及该材料质保证明的原件保存处等。不同类型的监理信息之间存在相互对照或追溯关系时(如监理工程师通知单和监理工程师通知回复单)，在分类存放的情况下，应在文件和记录上注明相关信息的编号和存放处。资料管理人员应检查文件档案资料的各项内容填写和记录的真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签认。文件档案资料以及存储介质质量应符合要求，所有文件档案必须使用符合档案归档要求的碳素墨水填写或打印生成，以符合长时间保存的要求。有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息。收文登记后应交给项目总监或由其授权的监理工程师进行处理，重要文件内容应在监理日记中记录。部分收文如涉及建设单位的工程建设指令或设计单位的技术核定单以及其他重要文件，应将复印件在项目监理部专栏内予以公布。监理文件档案资料的传阅编制卷内文件页号应符合下列规定。①卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。②页号编写位置：单页书写的文字在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。③成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。监理文件资料的发文与登记发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理部图章，对盖章工作应进行专项登记。如为紧急处理的文件，应在文件首页标注“急件”字样。所有发文按监理信息资料分类和编码要求进行分类编码，并在发文登记表上登记。登记内容包括文件资料的分类编码、发文文件名称、摘要信息、接收文件的单位(部门)名称、发文日期(强调时效性的文件应注明发文的具体时间)。收件人收到文件后应签名。发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，信息管理人员根据文件签发人指示，确定文件责任人和相关传阅人员。文件传阅过程中，每位传阅人员阅后应签名并注明日期。发文的传阅期限不应超过其处理期限。重要文件的发文内容应在监理日记中予以记录。项目监理部的信息管理人员应及时将发文原件归入相应的资料柜(夹)中，并在目录清单中予以记录。监理文件档案资料的分类存放监理文件档案经收/发文、登记和传阅工作程序后，必须使用科学的分类方法进行存放。这样既可满足项目实施过程中查阅、求证的需要，又方便项目竣工后文件和档案的归档和移交。项目监理部应备有存放监理信息的专用资料柜和用于监理信息分类归档存放的专用资料夹。在大、中型项目中应采用计算机对监理信息进行辅助管理。文件和档案资料应保持清晰，不得随意涂改记录，保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损。项目建设过程中文件和档案的具体分类原则应根据工程特点制定，监理单位的技术管理部门可以明确本单位文件档案资料管理的框架性原则，以便统一管理并体现出企业特色。监理文件档案资料的归档监理文件档案资料归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作，应根据现行《建设工程监理规范》及《建设工程文件归档整理规范》并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理行业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行