公文中字体字号与数字的正确用法

公文中字体字号与数字的正确用法第一，公文写作对字体字号的要求：我国现行党政机关公文所使用的字体字号，总的要求是要做到统一规范，无论是正文部分还是构成公文的其他组成要素，其对字体字号的使用都具有很强的规定性和约定俗成性。《党政机关公文格式》中对行政公文的字体字号使用问题做出了十分明确具体的规定。其总的原则是"如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。"有特殊说明的包括：公文标题使用2号小标宋体字；发文机关标志推荐使用小标宋体字，字号由发文机关以醒目、美观、庄重为原则酌定；份号用3号阿拉伯数字；密级和紧急程度用3号黑体字；签发人用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名；抄送机关、印发机关和印发日期用4号仿宋体字。第二，数字的正确用法：-,公文中结构层次序数的规范性要求：结构层次序数往往见于内容复杂、篇幅较长的公文。它的使用是否规范、正确，直接关系到公文的条理是否清楚，外在结构是否合理。关于这一问题，《党政机关公文格式》中作了明确规定："文中结构层次序数依次可以用"一、""(一丫"1 "(1)"标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。"这种结构层次序数标识方法，可以使人清楚地看出一篇公文大的层次及里面所包含的小层次，便于把握公文的脉络，从而为准确地理解和办理公文打好基础。在具体使用时，需要注意把握如下几点：(1)要准确，不要写错。第一层次"一"之后应是顿号，第二层"(-r之后不加任何标点符号，第三层"1"之后应是下点号即小圆点，第四层"Q)”之后也不加任何标点符号。实践中常见的诸如"(一)/"1、""Q)、”之类的写法都是不符合规范的，应分别改为"(――以。(2)要适度，不要过细。公文中使用的结构层次序数一般不超过四层，法规中所规定的四个层次，一般而言即已够用。因此，应当尽可能地控制在四层以内。实践中有些公文所使用的诸如"①"、"1Y,甚至A、B、C、D之类的层次序数均为不妥。公文中使用的结构层次序数过细过多，往往会给人以散乱、零碎之感，显得很不紧凑。(3)要有序，不要越级。公文中的结构层次序数，一定要按照法规中规定的层级顺序使用，一般而言不能越级套用。因此，实践中所见的诸如"(-X(1)”之类的表述，是不合规范的。但如果一篇公文的结构层次只有两层，则第一层用"一、"，第二层既可以使用"(-y,也可以使用"1\(4)要合格，不要旁鹫。是指对于结构层次序数的使用，应当采取序数显示的形式，尽可能地不用诸如"首先"、"其次"、"再次"，"第一"、"第二"、"第三"此其一"、"此其二"、"此其三”之类的结构层次序数表示法。二，表示比例关系的数字的正确表达：公文中要经常涉及对有关比例关系的表述问题，撰写时要注意讲求规范。例如降低到过去的70%,是指过去为100,现在为70提高到过去的130%,是指过去为100,现在为130，现在比过去提高了30;比过去提高了80010,是指过去为100,现在为180此过去降低80%,是指过去为100，现在为20;由过去的60%提高到80%,是指过去和现在两者的基数均为100,过去为60,现在为80;由过去的80%降低到60%,是指过去和现在的基数均为100,过去为80,现在为60o三，"零"和"点"的规范表达："零"和"点”在公文中经常用于表示事物的数量。应当注意的是，凡用汉字并加位数词的数字，除年份可用"零"外，其他应一律用"零如"二零一二年"；但"二百零三公里"，不能写成"二百零三公里"。"点"仅用于汉字数字，阿拉伯数字不用。例如"零点六"或"0.6",不能写作"零.6"或点点6"。四，公文写作中必须使用小写汉字数字的情形：主要包括：一是前两层结构层次序数。二是在词语中作为词素的数字，如一律、星期二、三三两两、五湖四海、七上八下、三六九等、小九九、三下五除二、不管三七二十一、春打六九头。三是由相邻两个数字并列连用表示概数，此时两数字间不用顿号"、"隔开。如二三天、四五个月、六七个人、一千七八百元、略知一二、十之八九。四是用带有"几"字的数字表示约数。如几十天、几千年、几万分之一。五是中国干支纪年、夏历月日、清及其以前的历史纪年、各民族的非公历纪年。如甲子年九月八日、正月初二、清道光二十年（公元1840年、六是用日月简称表示节日、事件等内容的词组。如果月份是一月、十一月、十二月，应该用间隔号"把月与日隔开，并外加引号，以免产生歧义。其他词组，知名度高的不必在月日之外加引号；不然则需使用引号。如五一国际劳动节、五四运动、七七事变、"一二•九"运动、"九一三"事件。五，公文写作中必须使用阿拉伯数字的情形：主要包括：一是保密期限中的年份。二是发文字号中的数字。三是印发日期中的数字。四是正文中的公历纪年的世纪、年代、月、日。如20世纪90年代、1997年7月1Ho五是正文中表示时间的时、分、秒。如19时30分。六是多位整数与小数。七是其余应使用阿拉伯数字的地方。至于公文标题中的数字用何种形式标注，可根据标题字数的多少及版面美观大方的需要来灵活决定。六，公文写作中计量单位的规范用法：《党政机关公文处理工作条例》第十一条规定：”公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。"一般而言，公文中常用的法定计量单位有：Q)质量(重量)单位：千克或公斤(kg)、吨⑴、克(g)、毫克(mg),不能用斤、市斤、两、钱。(2)长度单位：千米或公里(km)、米(m)、厘米(cm)、毫米(mm),不用里、尺寸、公分。(3)功率单位：千瓦(kW)、瓦(W),不用马力。(4)功、热单位：焦耳，不用卡、千卡。(5)体积(容量)单位：升(1),毫升(ml),