ERP(II)-EAM-IG-广深沙角B电力有限公司ERP上线手册-财务部分-2011-10-17

PAGE广深沙角B电力有限公司ERP上线手册ERP（II期）咨询实施项目电厂推广组

版本控制（可选）版本日期更新人描述1.02011.10.16鲁爱华根据各模块版本合并修订而成，涉及本次电厂组ERP的实施的所有模块，分别为：FI/CO：财务会计/管理会计PS：项目管理PM：设备管理OM：运行管理MM：物资管理分发与签署（可选）姓名角色确认签署日期XXXXXXXXXXXXXXXX

1 XXX 11.1 XXX 11.2 DD 11.2.1 XXX 1ERP(II)_EAM_IG_广深沙角B电力有限公司ERP上线手册创建日期：2011-10-16第15页序言本文档是广深沙角B电力有限公司ERP项目系列重要文件之一，本文档采用提问的形式阐述了系统上线常见问题，并做了详细的解答。本文档重要意义在于当我们在日常操作遇到的问题，可以通过本手册得到初步解答。常见问题财务会计/管理会计问：SAP财务系统已经使用了2年多，本次ERP系统的上线对现有财务系统有哪些方面的影响？答：本次针对沙角B电厂进行的ERP系统建设，更侧重于生产运营、设备管理、物资采购管理、项目管理等业务功能的实现，由于财务系统已经在SAP系统中稳定运行2年多，本次业务功能的扩充对现有财务系统影响较小，基本上按照原来的财务处理流程进行日常核算。由于SAP系统是高度集成的ERP系统，本次业务功能模块的扩充对财务的影响表现在以下几方面：A类固定资产的采购，原来是在固定资产模块直接增加，本次上线后需要通过MM采购管理模块实现A类固定资产采购业务流程；基建及技改项目原来是通过内部订单功能进行日常核算和结算，本次上线后，通过PM-设备管理、PS-项目管理模块的维修工单、WBS项目进行细化核算以及预算控制；本次实施了标准成本业务模块，实现电厂成本的精细化管理；由于本次实施了MM物资采购模块，采购收货和采购发票校验的财务处理流程由原来手工处理，变化为由前台业务单据驱动生成财务凭证；问：在上线前采购发票是在财务系统直接手工输入凭证，本次ERP上线后，采购发票如何在系统中处理？答：启用采购订单流程后采购发票输入需要在系统内使用发票校验功能实现。发票校验时要求业务部门出具采购订单，入库单以及发票，财务部门对此三单做匹配分析，如匹配通过则在系统内做发票校验，成立应付账款。在采购员/策划工程师收到供应商发票之后，由成本会计岗位在系统中根据采购订单、入库单、发票做系统发票校验。问：在上线前物资出入库的会计凭证是通过接口将MIS系统的出入库单批量生成财务凭证，本次ERP上线后，物资出入库的会计凭证如何处理？答：由于本次ERP建设包括了MM-物资管理模块的实施，所以所有涉及物资的收货、物资的领用等涉及物资移动的业务都在MM模块前台出入库单据处理，通过后台配置自动过账科目，系统将出入库单据自动生成相应的财务凭证。也就是说系统上线后，财务系统不再需要通过接口接收来自MIS系统的出入库单据。问：本次ERP上线后，非生产类固定资产（即A类资产）的采购在系统中如何处理？答：本次ERP上线前，A类资产采购是在资产模块直接进行处理，通过创建资产主数据、购置固定资产功能实现。本次ERP上线后，A类资产采购通过MM采购模块实现，具体流程如下：1）业务部门申请A类固定资产采购时，在系统中创建固定资产、无形资产、长期待摊资产的采购申请。2）相关部门审核通过后，财务部门创建资产主数据，并将资产号及相关信息交给申请部门；3）采购部门根据采购申请及财务创建的资产号创建A类采购订单；4）仓库收货处理；5）财务部门做发票校验，同时生成资产购置会计凭证6）根据实际资产信息修改资产主数据中的相关信息问：本次ERP上线后，生产设备类资产采购在ERP系统是如何处理的？答：生产类资产仍然按照物料进行管理，采购后的资产首先入仓库，生产基建部门领用时将材料成本计入维修工单或WBS项目，最后完工后将成本结算到在建工程或固定资产。问：基建及技改项目的预算和核算流程有什么样的变化，在上线后的ERP系统中如何处理？答：在上线前的财务系统中，基建、技改项目的核算是通过内部订单功能进行材料成本、人工成本的归集、月末进行结算。在上线后的ERP系统，基建、技改项目是通过PS-项目管理、PM-设备管理两个模块实现预算和核算的，具体实现流程如下：基建和技改项目通过PS模块的WBS管理。由PS模块首先创建基建及技改类型的项目及相关的WBS，并输入预算。PM模块创建基建及技改类工单，并与相应的WBS关联。仓库根据发料申请向基建及技改类工单发料，产生相应的材料成本；接收可能发生的相关长期委外工单结算过来的人工成本。财务人员月末将工单收集到的成本结算到相关的WBS上，再将WBS结算到在建工程。当基建或技改项目完成，达到使用标准时，将WBS结算到预估资产。当基建或技改项目竣工时，将预估资产按实际业务转移到明细资产，并调整资产折旧。问：检修工单的核算流程有什么样的变化，在上线后的ERP系统中如何处理？答：检修工单在原来的财务系统中，是通过内部订单功能实现的。在上线后的ERP系统中启用了PM-设备管理模块，大、中、小修的工单是通过PM的维修工单功能实现成本费用的归集，月末将维修工单成本费用结算到相应成本类科目。具体流程如下：在PM模块创建检修工单；仓库人员往检修工单发料或者将服务合同收货到工单，使得维修工单发生实际成本。相关的业务人员提供物资出库清单、服务收货清单作为财务结算工单的依据。财务部门在系统中维护维修工单的结算规则。如果工单类型是大修，则将工单费用结算得到科目5001040100生产成本-检修费-大修；如果工单类型是小修，则将工单费用结算得到科目5001040200生产成本-检修费-小修；如果工单类型是日常维修，则将工单费用结算得到科目5001040300生产成本-检修费-日常维修。结算维修工单。每月运行工单结算程序，系统自动按照结算规则设定结转维修工单成本。结算完成后查看相关结算报表并检查数据是否正确。问：本次ERP上线后，增加的日常领料工单起什么作用，在系统中如何是实现？答：本次ERP系统增加了PM04日常领料工单，用于各部门日常领用办公用品、劳保用品，并且实现了预算控制。在系统中具体实现流程如下：在PM模块创建日常领料工单；日常领用办公用品，劳保用品等物资时，仓库人员首先会将物资发往日常领用工单，工单上归集日常领用物资的费用。业务人员将领料单、出库单等资料交给财务部门，作为工单结算的依据。财务部门每月从系统内出具物资出库清单，并且与领料单、出库单等单据进行核对，作为维护结算规则的依据。维护维修工单结算规则。财务部门在系统中维护维修工单的结算规则。如果领用的是固定资产，结算规则维护到固定资产；如果领用的是劳保用品，结算到科目5002190100（劳动保护费-劳保用品）；如果领用的是办公用品，则结算到科目5002160100（办公费）；如果领用的是低值易耗品，则结转到5002130100(低值易耗品摊销)。结算日常领料工单。每月运行工单结算程序，系统自动按照结算规则设定结转维修工单成本。结算完成后查看相关结算报表并检查数据是否正确。问：如果标准成本预算编码输入错误，如何在系统中进行调整？答：业务部门或财务部门发现预算编码有填写错误的情况发生，则按照流程要求，先由财务部将已生成的会计凭证的预算编码进行更改，再由业务部门修改预算编码，保证标准成本实际成本的一致性有及效性。具体流程如下：业务部门发现预算编码有填报错误情况，填写预算编码更改申请，由本部门领导审批后交由财务部。财务部相关人员根据预算编码更改申请，在标准成本系统中更改预算编码。各业务部门调整预算编码。问：ERP系统上线后，标准成本计划编制在系统中如何实现？答：在每年09月至12月期间，各业务部门将编制第二年计划、预算，标准成本将配合此预算编制过程，将预算编制的过程按标准成本要求在系统中进行管理。财务部和检修部将编制两个版本的标准成本计划，001版为各部门编制的标准成本计划初稿，002版为经过集团审批的终稿预算，作为第二年的执行计划。通过标准成本系统的实施，可以实现下面两个方面的效果：1）检修费可以按照日常消缺、例行检查、紧急消缺、预防性维护、长委维修、临时维修、大修维修、小修维修、技改维修、基建维修，根据KKS的维度将本年的计划值录入在系统中，可以明细到物料(服务)的单价和数量，作为明年计划的依据，也可以作为预算编制的基础。2）可以将资本性支出、生产消耗、综合费用按照成本中心的维度，将明年的计划成本动因、计划价值录入到系统中，作为明年的计划值。在系统中的操作流程如下：由检修部检修助理工程师、策划部策划助理工程师按照日常检修项目的检修计划，录入各个KKS所计划检修的物料数量、单价的计划值，按照大中小修及技改项目的检修计划，录入各个KKS所计划检修的物料数量、单价的计划值。由财务部成本会计、预算会计按照集团的预算控制要求，根据各业务部门提交的支出计划，录入资本性支出、生产消耗、综合费用的计划值。问：标准成本的实际数据在系统中如何收集并且实现计划值与实际值的对比分析？答：要求每月由各业务部门根据标准成本要求，提交本业务部门生产数据至财务部，财务部将生产数据汇总，并根据生产数据按标准成本要求输入系统标准成本系统。实际每个期间所发生的排污费、排水费、外购电力、燃煤/燃油/燃气、轻油等生产成本，是根据当月的实际生产指标(比如发电量、供电用煤折标准煤耗率、标煤价格)等计算得出，按照成本核算规则，需要录入当月的实际变量到系统中，再来当月实际成本值物资管理物资编码管理问：在采购申请时发现系统无该物资编码时如何处理？答：按照集团物料主数据维护标准流程，物资编码申请应在OA系统内完成，其流程步骤如下第一步，需求人员应首先填写《15_物料主数据维护申请表》表格中的基础数据、分类及特性内容；第二步，采购部门填写采购数据（采购组、采购周期、评估价格）；第三步，仓库主任主要是针对该物资的分类、特性、采购单价（参考价格）、库存地点等数据进行审核，同时对MRP、库存地点等数据进行维护，如果出现问题应及时与相关人员沟通，确认完毕后转交财务人员；第四步，财务人员根据物资分类填写评估类、计价方式（移动平均价或计划单价），确认完毕后转交信息中心；第五步，信息中心相关人员将数据重新审查是否有遗漏未填数据，如果出现问题应及时与相关人员沟通，确认完毕后转交集团信息中心审核及维护；第六步，集团信息中心通知电厂信息中心物资编码基础数据已维护完毕（描述、基本计量单位、物料组、分类及特性），电厂信息中心根据物料主数据申请表格内容完善电厂相关数据（采购组、库存地点、移动平均价、评估类等）；第七步，通知需求人员进行后续业务操作。问：由于物料主数据是动态数据，有可能在上线前期会出现很多编码维护申请，如何处理？答：通常情况下，在系统上线前期会有信息中心人员和数据顾问现场支持，在《物料主数据维护申请表》维护完毕后，可直接由数据顾问协助电厂信息中心人员尽量在当日完成进行维护工作，确保后续业务正常运行。问：大小修期间出现紧急采购情况，发现无该物资编码如何处理？答：紧急采购状态下，可参考《ERP(II)_EAM_PO_应急方案(SJB)_V1.0》处理，其相关所有业务均先通过纸质签字(或OA方式)进行业务处理，待物资编码审批下来后，再由相关人员陆续补录到系统内。问：如果新增编码无评估价格（即无预先询报价并确认评估价格）时，是否可以先进行编码申请，然后在采购业务中补录？答：对于无评估价格的物资编码申请，原则上系统可以通过该物资编码维护工作，但是由于采购申请时有预算控制，所以使用无评估价格的物资编码，需要相关人员填写评估价格（该价格不做为采购单价）后方可进行后续业务操作。问：如果新增编码缺失分类及特性是否允可以先进行编码申请？答：集团的物资编码平台通过匹配校验方式来检验新增编码是否存在重码问题，所以要求电厂上报数据时必须填写分类及相关特性值（即参数值），然后才能由集团信息中心最终确认是否维护该新增物资编码。问：如果新增编码缺失分类及特性是否允可以先进行编码申请？答：集团的物资编码平台通过匹配校验方式来检验新增编码是否存在重码问题，所以要求电厂上报数据时必须填写分类及相关特性值（即参数值），然后才能由集团信息中心最终确认是否维护该新增物资编码。问：新增编码从申请到下达到电厂大约多长时间，是否可以根据需求调整审批时间？答：通常情况下从OA提交申请到SAP系统维护电厂数据大约需要2~3天左右时间，其中主要时间花费在申请物资编码的数据补充和审批环节，如果事先已提前完成申请表相关事宜，则可以通知集团信息中心加快审批及维护速度，原则上当天提出当天解决。采购管理问：目前采购申请类型有哪几种，采购订单类型有哪几种，如何进行区分？答：系统内采购申请类型有物资采购、服务采购及紧急采购三种类型，其中物资采购申请主要是针对有物资编码的物资类采购（标准采购）、有固定资产号的零购固定资产采购（A类采购）；服务采购申请主要针对生产类服务采购/合同（F类订单采购）、有针对非生产类服务采购/合同（K类成本中心采购）；紧急采购主要是针对紧急情况下采购申请提交，其可以填报所有类型的采购内容；采购订单类型有物资采购及服务采购两种类型，其中物资采购订单主要是针对有物资编码的物资类采购（标准采购）、有固定资产号的零购固定资产采购（A类采购）；服务采购订单主要针对生产类服务采购/合同（F类订单采购）、有针对非生产类服务采购/合同（K类成本中心采购）。问：在做询报价或供应商分配时发现系统没有相关供应商编码时，如何进行处理？答：按照集团供应商主数据维护标准流程，供应商主数据申请应在OA系统内完成，其流程步骤如下，第一步，需求人员应首先填写《16_供应商主数据维护申请表》表格中的一般数据（供应商名称、地址、联系电话等等）以及采购信息；第三步，仓库主任主要是针对该供应商数相关数据进行审核，如果出现问题应及时与相关人员沟通，确认完毕后转交财务人员；第四步，财务人员根据物资分类填写财务相关信息（付款条件、统驭科目、银行账号等），确认完毕后转交集团财务相关人员；第五步，财务相关人员将数据重新审查是否有遗漏未填数据，如果出现问题应及时与相关人员沟通，确认完毕后转交集团信息中心审核及维护；第六步，集团维护完毕后，通过OA反馈给电厂信息中心或财务人员，并通知需求人员进行后续业务操作。问：新增供应商编码从申请到下达到电厂大约多长时间，是否可以根据需求调整审批时间？答：通常情况下从OA提交申请到SAP系统维护数据大约需要3~4天左右时间，如果事先已提前完成申请表相关事宜，则可以通知集团信息中心加快审批及维护速度，原则上当天提出当天解决；由于供应商主数据由集团财务统一管控，所以上线后无法通过现场信息中心人员及数据顾问直接进行维护。问：填写采购申请后，系统报错要求填写“评估价格”，如何处理此情况？答：系统要求填写“评估价格”一方面是为后续审核人员提供价格依据，另一方面也是为了预算管控，可以在提报申请时就可以提醒用户是否已超出预算；在创建采购申请时，“评估价格”通常是系统直接从该物料主数据获取移动平均价，通常情况下有期初库存或做过采购业务（收过货）的物料主数据会自动计算移动平均价；对于“评估价格”无法直接获取的，则要求用户手工填写评估价格，以便于后续审批人员进行参考。问：原有MIS系统可以区分采购申请类型（LPO/PRF）来实现电厂/公司审批及后续业务流程，目前SAP系统内统一采购申请编号后，如何进行区分？答：需求人员提报采购申请到OA后，在审批过程中会有相应的节点（目前设置仓库主任）来判断该采购申请类型并以此区分后续审批流程，在审核完毕后，SAP系统会自动获取该采购申请类型，以便于后续采购人员进行业务处理。问：采购组是否可以默认为公共采购组，只有在进行询报价或分配供应商时再确认采购人员？答：目前系统默认采购组为公共采购组，在OA审批过程中可以确认实际采购人员，并进行后续操作业务；也允许采购主任在SAP系统内逐行手动分配采购组。问：询报价流程是否在整个采购环节（SAP系统内）必须要做的？答：按照标准采购业务管理来说询报价是其业务环节之一，但是属于邀请询报价，所以在实际业务操作过程中用户可以选择在系统内是否执行询报价操作流程。问：原MIS系统有紧急采购标示可以实现在审批过程中就进行询报价及采购入库业务，在SAP系统内必须确保业务流程的完整性，则此种情况如何处理？答：SAP系统的采购类型包括紧急采购，通过创建该类型采购申请/订单可以遵循电厂原有业务处理模式进行紧急采购。问：系统内采购订单创建后是否还可以进行供应商变更或价格变动？答：对于已创建保存的采购订单，其供应商无法进行变更，只能通过对该订单设置“删除“标记后，重新创建采购订单；如果采购订单价格发生变动，需要将该采购订单退回到采购员手中进行相应变更后，再提交重新走审批流程。问：有些供应商不提供发票，只提供内部结算收据（例如防疫站开的收据等），目前电厂的处理方法是，在规定范围内的收据可以做为报销凭证使用，但是将来在ERP系统内只能按照发票进行校验付款，如何处理？答：关于物资、生产相关的服务、固定资产等都需要提供发票；对于个别K类费用化采购，发票校验的时候需要提供发票，不许提供收据，但是个别事业单位如无法提供发票，需要经过财务部认可后才能付款，该问题涉及到企业内部会计核算要求，与ERP无关，发票或者收据只是作为凭证附件保存即可。问：有些供应商不提供发票，只提供内部结算收据（例如防疫站开的收据等），目前电厂的处理方法是，在规定范围内的收据可以做为报销凭证使用，但是将来在ERP系统内只能按照发票进行校验付款，如何处理？答：关于物资、生产相关的服务、固定资产等都需要提供发票；对于个别K类费用化采购，发票校验的时候需要提供发票，不许提供收据，但是个别事业单位如无法提供发票，需要经过财务部认可后才能付款，该问题涉及到企业内部会计核算要求，与ERP无关，发票或者收据只是作为凭证附件保存即可。问：采购中有很多小供应商供货或仅仅是临时小金额采购，其发票可能不是自己公司开得，目前这些采购发票校验如何做处理？答：系统允许在发票校验时参考采购订单及入库单对第三方发票进行校验，但是前提是第三方应在系统内有该供应商编码。问：在采购过程中，采购员有可能需预先垫付采购费用，然后交由财务进行转账，在将来ERP系统内如何处理？答：按照目前电厂标准流程，发票校验后，在付款的时候直接将现金转交给垫付人。问：如何查看采购订单的执行状态？答：采购员可以通过系统标准功能“采购订单历史记录“查看该采购单是否已到货、是否已完成入库、是否已进行发票校验。库存管理问：系统是否有最低安全库存标示，如何进行物资补仓的查询及采购申请创建？答：可以通过物料主数据的MRP视图有相关参数设置“最低安全库存“及”补充到最大库存数“，来满足电厂的库存补仓管理需求；同时系统提供根据仓库现状补仓并直接创建采购申请的功能（原则上可以对仓库所有物资直接在此界面中进行补仓申请创建），提供每个物料详细的库存状态、计划数量、未清订单数量等来满足仓库库存管理需求。问：在创建补仓申请时出现报错信息“无评估价格“，如何处理？答：“无评估价格“的物资通常有以下几种情况：新增物资编码没有维护移动平均价（参考价格），该类物资只能通过标准采购申请界面进行维护，并手工录入评估价格，相关内容可参考《采购管理问答4》；原有MIS系统中对随机备件等只有实物管理（系统内无价值），该类物资如果进行采购业务，则其操作等同于1）方式，否则只能通过免费入库的方式进行补库操作，不能通过补仓申请功能实现。问：库存管理过程中可能会对物资存放的仓位号进行调整，系统是否支持仓管员维护物料主数据的仓位号？答：系统已将仓位号维护的权限配置给仓库相关岗位，以便于仓管员可以随时进行仓位号的维护工作。问：仓库主任在MIS系统中进行固定资产卡相关信息维护，将来在SAP系统内如何对固定资产进行维护？答：SAP系统内固定资产主数据相关维护工作由电厂财务相关人员负责，仓库主任不再对固定资产数据进行维护工作。问：在SAP系统内如何进行入库操作？答：货到后仓管员通知采购员依据采购订单编号在系统内发起验收流程，然后通过OA审核及数据维护（仓管员、库存地点）后系统自动创建入库凭证。问：在SAP系统内如何进行领料申请及确认操作？答：SAP系统要求所有出库（除报废处理外）均通过工单完成领料申请及审批，然后领料者需要在领料确认界面对所领物料进行签字确认后，才可以到仓库进行领料，仓管员在系统中录入领料人名称后，系统通过校验签字确认来判断该出库操作是否可以执行。问：原MIS系统可以通过物资类型（八大类）进行盘点，SAP系统的物资编码体系是按照国标分类的，无法按照原有方式进行盘点？答：由于集团统一按照物资通用属性进行分类管理，所以SAP系统只能按照物料编码范围、库存地点（中央库、空调房库、危险仓库、锅炉管材仓、重型备件仓、露天仓库、汽油库、柴油库、气体库）、物料类型及物料组等方式进行盘点。设备管理项目管理XXX运行管理问：登录系统时，输入正确的用户名，密码错误，如何处理答：系统的