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制作Excel表格简易教程
贾庆山
2022年8月10日
本教程主要讲授使用MicrosoftExcel2022进行基本的表格制作。本教程图文并茂,读者可以对比学习使用。鉴于MicrosoftExcel系列软件的兼容性和界面的全都性,本教程对于使用其他版本的MicrosoftExcel软件也有肯定的参考价值。
第1章:引言
制作Excel表格,将表格实现电子化,可以便利数据的保存与统计,极大提高办公的效率,是实现办公自动化的基础技术。MicrosoftExcel软件的功能是强大的,但是本教程集中介绍最基础的部分。使用这些基础功能,已经可以满意目前办公自动化中的大部分需求。下文从两方面介绍:如何创建一个最简洁的表格,如何利用Excel的统计功能。每个功能的实现都分步列出,同时给出相应的操作示意图,便利读者对比执行。
第2章:创建表格
首先需要安装MicrosoftExcel2022。之后运行该软件。方法:从开头菜单的程序列表中可以找到MicrosoftExcel(图2.1)。单击鼠标右键运行。此时程序自动创建一个空白表格(图
2.2)。
图2.1:运行MicrosoftExcel2022。
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图2.2:程序自动创建的空白表格。
图2.3:保存Excel表格。
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一个表格由很多行(用阿拉伯数字标识)和列(用英文字母标识)组成。每个小格子叫做单元格。用鼠标左键单击选中某一个单元格,就可以直接在其中输入文字或者数字。
第二步,保存表格。方法:在窗口上部菜单栏中选择“文件”-“保存”,然后会弹出一个对话框,要求输入保存的位置和文件名(图2.3)。选择合适的文件名和位置后选择“保存”,就完成保存当前的表格了。
第三步,调整单元格大小。在表格中,有的格子比较大,用来保存较长的文字或数字;有的格子和其他几个格子一样宽(例如标题栏)。而自动生成的表格中每个单元格的大小都是完全相同的。要调整单元格的大小,操作起来特别简洁。方法:如要调整单元格的宽度,将鼠标移动到英文字母(A,B,C…)标识栏中相邻两列之间,会观察鼠标变成一个横的双向箭头中间有一个竖杠。此时按住鼠标左键,左右拖动,可以调整一列的宽度,至合适的位置时放开鼠标左键,则一列中全部单元格的宽度就被调整至所需的大小了(图2.4)。类似的,将鼠标移到窗口左侧的数字标识栏中相邻两行之间,会观察鼠标变成一个竖的双向箭头中间有一个横杠。此时按住鼠标左键,上下拖动,可以调整一行的高度,至合适的位置时放开鼠标左键,则一行中全部单元格的高度就被调整至所需的大小了(图2.5)。
图2.4:调整单元格的宽度。
下面介绍如何调整一个单元格的宽度、高度到其他几个单元格宽度、高度之和。这项功能一般用于表示表格中一项内容可以包含几个小项(例如:一个季度的收入可以分成三个月的月收入)。这时,需要通过合并几个小的单元格为一个大单元格来实现。方法:选中盼望合并的单元格,然后单击鼠标右键,在弹出的菜单列表中选择“设置单元格格式”(图2.6)。在弹出的对话框中选择“对齐”,然后在设置栏中选中“合并单元格”(图2.7),选择“确定”即可将原先选中的单元格合并成一个单元格(图2.8)。
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图2.5:调整单元格的高度。
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