浅析采购业务内控与审计方法的结合

随着经济快速发展，采购业务在企业日常经营活动中的重要性逐渐凸显，越来越受到企业管理层和治理层的重视和关注。然而，采购流程中内控制度的不规范、不健全；内控流程在采购中运行不合理、不严密；不能满足现代企业采购管理的需求。因采购业务缺乏应有的透明度，可能导致索取回扣、以权牟私等腐败现象，不仅让企业蒙受经济损失，还会给企业的生存和发展带来潜在风险。就如何规范采购业务、加强流程管理，如何通过内部审计发现并解决内控中的薄弱环节，已逐渐成为公司管理领域的焦点。一、采购活动中的内部控制(一)内部控制的重要性企业采购活动是指企业为获得需要的物品(如原材料、半成品、办公用品等)或劳务而进行的一系列的经济和商业活动的总称。在市场经济的大背景下，理性的企业一般会把非主营业务外包给第三方，以实现企业自身价值最大化的目标。为了维持企业正常的生产或销售行为，采购是必不可少的经济活动之一，也是企业一系列经济活动当中最常见最频繁的一种。又因采购业务缺乏先天性的透明度，流程中部分内控失效将会导致相关人员以权谋私、暗箱操作、收受回扣等一系列现象的出现。因此，企业需要建立健全一套合理、完善、可行的采购内控制度，在源头上保证有制可循，使相关业务得到控制和监督，降低相关采购成本，确保企业利益的实现。(二)管理层面的整体控制目前来看，大多数企业采购流程中存在着控制缺陷和制度的不规范。为了防止与采购有关的人员利用这些内控缺陷谋取私利损害企业利益，采取相应的内控措施：一是企业在保证采购质量以及成本可控的基础上，要定期轮换供应商并分派不同采购人员，对满足要求的多个供应商进行横纵向比较和分析筛选，从而挑选最优的供应商。二是当企业需要进行大宗、大额采购时，应当由招投标管理委员会对采购活动监督和决策。管理委员会由采购、财务、生产、销售等部门抽调员工组成其中采购部门负责主要事务处理，其他部门负责协调和监督。这样能有效提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量。三是充分发挥企业内部审计作用，赋予内审人员更多的权限监督企业的采购活动，发现问题后及时反馈给管理部门让其做出相应处理。上述措施形成具有采购内部控制规范，依靠内部审计监督检查，问题反馈真实准确，处理问题及时有效的控制体系与审计方法的结合，这也是本文研究和探讨的内容。(三)活动中的制度控制在整个采购活动中，运用以单据和凭证为载体的内控手段，加强对采购活动关键节点的控制，对采购决策环节和审批环节实施相互制约和监督的机制。这样做能有效规避采购流程中的控制风险，确保企业利益不受侵害。制度控制有效规范采购活动的管理，减少采购流程中漏洞和缺陷，使企业采购活动流程向程序化、标准化、规范化、系统化不断地发展。它把控采购过程中实际风险以及防范潜在风险，为企业采购目的的实现提供有效保证。采购中制度控制主要针对活动特征，结合具体的环境、目标、控制要点、控制载体等具体情况而制定出具体的制度控制体系。主要表现在以下几点：(1)相关人员的职责分离：首先保证各经办人员各司其职。关键岗位做到职责分离，避免由同一个人兼任相关联岗位，约束流程上各环节经办人员的职权范围，降低流程中的串通舞弊风险。(2)业务审批的权责分离：制度上规定流程上的权责，避免业务经办和审批由同一个人或部门完成，从而减少流程中的不合规行为。(3)能力与岗位双挂钩原则：相关人员应当具备与本岗位相匹配的业务能力和道德操守。不具备专业技能以及不能胜任的人员必须先经过培训和考核，通过后才能从事相关工作。(四)活动中的流程控制所谓采购流程控制，是把整个采购活动分割成几个相互独立的部分，这些部分又无缝衔接成完整的业务流程。每一个部分别交由不同部门负责处理，这些部门又分别由不同的主管负责，最终形成各部门和其管理者之间的相互制约。即由机构的部门及领导提出请购要求和审核批准，采购部门搜寻合格供方名录或开发新的供应商，同时征询库管部门和财务部门关于本次采购的存储和资金流用量，同时由财务部门核实有无供应商前期欠款情况，确认无误后交由采购评审文员会评选最优供应商，经采购谈判后签订购销合同，后续收货付款并依照合同中的需求标准组织验收工作。(五)活动各环节衔接控制要使每个采购环节都得到很好的衔接，采购中涉及会计凭证和原始性单据要得到充分的记录，通过内部审计的工作来监督和控制整个采购活动，有效地建立以单证为载体的控制体系，辅助以稽核和监督手段。即通过对企业采购活动进行事前分析和评估、事中审批与监督、事后验收和检查的衔接体系，做到控制活动贯穿于企业采购的始终，从而保证采购活动正常有序地进行。最重要的四个衔接环节：(1)请购与审批环节的衔接；(2)审批与订货环节的衔接；(3)订货与验收环节的衔接；(4)采购与账务处理环节的衔接。对采购进行事前分析和评估、事中审批与监督、事后验收和检查的衔接体系，做到将控制贯穿于业务的始终，保证活动正常有序开展。二、采购活动中的审计方法通过对生产型企业采购活动一般业务流程的分析及归纳，总结出在采购过程中通常会有的七大环节以及与每个环节相对应的审计方法。审计方法在这些环节中有效运行，能确保企业采购活动质量和效果以及推动企业向前的发展，以下将逐一进行阐述。(一)请购环节的审计方法请购环节内控目的是为了让真实需求得到满足，避免不必要的采购开支，减少因重复采购而造成存货积压的风险。请购活动是整个采购流程的开始，也是所有采购活动要实现的最终目标。(1)了解被审单位请购部门的需求情况，分析请购数量是否合理，是否填制了如物料需求表等并告知库管部门；(2)检查库管部门是否根据现状计算了需求量，编制正式请购单，经审批后交付采购部门；(3)检查请购单是否经采购部门确认，并充分了解相关市场行情，据实编制采购成本预算；(4)了解财务预算是否足以应对采购活动，请购单关于采购预算、付款期限、支付方式等信息，是否根据经营状况对请求进行评估；检查订购单审核情况，留底联后交由下一环节订货。(二)订货环节的审计方法采购部门依据手续完备的请购单办理订货业务，经办人员首先向符合条件的供应商发出询价函，待获取报价后再集中进行比较。比较内容主要包括各供应商提供标的物质量、价格、可享受折扣、交货时间及供应商资质信誉等相关情况。初步确认适合的供应商后，择优选取部分供应商进行谈判，根据谈判的结果签订采购订购合同，将情况及时反馈到生产、财务等部门，以便合理安排企业生产、验收和付款等相关环节。1.供应商选择审计程序(1)判断供应商选择标准是否包括基本标准、资信品质标准、道德规范标准、潜在风险评估标准；(2)供应商选择是否由采购部门、财务部门、价格评选委员会等部门共同决策；(3)被审单位是否按合作关系和依赖程度划分；(4)是否以合同形式规范采购内容；(5)进行临时性、小规模采购时，检查是否存在供应商遴选、比价记录等内容。实施控制流程简化如下：目标供应商的开发→潜在供应商的调查和分析→可行性论证分析和比较→选择最优供应商。2.制定采购价格审计程序(1)价格标准方面，检查是否遵循“质量为本、价格优先”原则，分析市场供求变化、供应商成本构成因素和价格制定方法等内容，关注享受优惠折扣等补充说明；(2)检查是否成立价格评审委员会，成员是否具备采购、生产、销售、财务、法律咨询等相关知识，检查组织讨论及会议纪要等内容。(3)在采购价格获批后，检查采购合同的签订以及价格是否受控。实施控制流程简化如下：了解相关产品报价并进行询价→遵循质量为本价格优先原则进行询价→通过协商与参考市场价格进行招投标确定采购价格→具体执行。(三)合同谈判的审计方法(1)检查职责分离，如合同审批责任人、采购主管、谈判代表等岗位按内控制度进行分离；(2)了解谈判过程中，不同人员分配具体的任务，是否由谈判代表负责整体趋势控制以及合同内容的沟通，避免双方谈判人员单独私下接触；(3)谈判完成后检查合同追责的执行，合同额较大的是否经内控程序的核查。实施控制流程简化如下：拟定谈判计划→确定授权范围→制定明确的谈判目标→采购谈判→协商采购合同→法律意见参考→审批采购合同→合同监督执行。(四)验收环节的审计方法(1)了解采购货物入库前是否由独立库管部门，根据请购单对其进行查收并编制验收单或入库单；(2)在验收时，检查是否按照订购单检查所购物品的数量、质量、是否与订购单列示的相一致；(3)检查对验收合格的货物是否进行分类保管，三联式验收单(入库单)填制情况；入库单的两联是否交付给采购及财务部门，末联是否留底备查；(4)检查不合格或与订购单不一致的货物，是否遵循控制流程进入违约或退换货环节进行后续处理。(五)付款环节的审计方法1.建立付款管理制度付款流程控制和相应责任条款，相关部门的职权和责任有效的结合。在付款各个环节中形成规范的作业指导，使得相关人员的活动得到约束和规范。2.应付账款专门管理检查应付账款的记录和追踪情况以及供应商发票、请购单、采购合同原件、订货单、退货单、验收报告等原始凭证。对应付账款进行重分类调整，采购折扣或罚款等情况；检查与供应商往来对账情况，内部明细分类与总账核对；检查应付账款的实时管理，确保付款核算的准确。3.付款环节相关监督检查除特殊情况外，现金在规定数额以内支付的情况。应付金额较大的款项是否按规定以转账方式进行支付，资金是否汇入收款人对公账户。核对收款人是否存在预付款、罚款、应扣款项或欠款。如需预先付款，检查履行预付款审批手续是否完备。4.商业及现金折扣处理供应商所享受商业折扣，是否按扣除折扣金额后的价值确认付款。检查已存在现金折扣，考虑企业现有资金状况、未来需求状况，利率水平高低、折扣额多少，合评估是否有必要提前付款。检查支付款项时，出纳人员是否再次确认付款金额有无错误。5.零星备用金的处理检查备用金采购控制体系的建立。采购人员临时借用备用金时，只适用于小额紧急的突发性采购，检查额度是否由采购及财务部门共同商定，是否存在超额领用情况。检查领取备用金时，是否办理书面借款手续，未使用余额是否及时退还。检查财务部门设置的备查账簿，追踪结算和还款情况。6.采购付款后续处理汇总采购流程形成的票据以及原始凭证，检查是否及时进行账务处理，跟踪相关资金及物资周转情况，相关记录是否反馈给责任部门。(六)账务处理环节审计方法(1)检查采购业务凭证在财务部门留底备查，账务处理及凭证编制，明细账和总账分类汇总情况；(2)在每个月月末，检查各供应商往来对账单，核对应付账款余额与供应商提供余额是否一致；(3)检查结算凭证传达、入账等情况，经账务调整后再次复合余额的一致性，查明原因并予以纠正。(七)违约环节审计方法(1)了解供应商延期交货、产品质量问题和运输途中毁损等处理情况，检查合同的约定做出催发货物、追索赔偿、要求支付违约金、退货换货等后续执行情况；(2)检查相关追查制度的建立，追踪对违约环节的后续处理，防止企业的利益受到侵害。(八)完成采购后审计方法在完成采购活动后，需要及时对每个活动流程进行评价与评估。根据既定战略和预算标准，对采购效率和结果以及各部门的表现对本次采购的影响进行评估和相关性分析。如果发现由于流程中内控存在缺陷影响