采购与配送管理课件

採購與配送管理6．1．1

中央採購制度

中央採購制度又稱為集中採購制度，是指採購許可權高度集中於連鎖總部，由總部設置專門採購機構統一採購所有門店經營的商品，門店則專門負責銷售，與採購脫離。這是一種採購與銷售相分離的採購制度。

1．中央採購制度的優點可以提高連鎖企業在與供應商採購談判中的議價能力。可以降低採購費用。中央採購有利於連鎖總部統一規劃、實施促銷活動，有助於保持企業統一形象.中央採購制度將採購職能集中於訓練有素的採購人員手中，有利於保證採購商品的品質和數量，提高採購效率；同時使各門店致力於銷售工作，提高店鋪的營運效率；建立在中央採購基礎上的配送體系降低了連鎖門店倉儲、收貨等費用。有利於規範企業採購行為。2．中央採購制度的缺陷購銷容易脫節。由於連鎖企業門店數量眾多，地理分佈較分散，各門店所面對的消費和需求偏好都存在一定程度的差異，中央採購制度很難滿足各門店的地方特色。採購人員與門店人員合作較困難，門店的積極性難以充分發揮，維持銷售組織的活力也較困難；責任容易模糊，不利於考核。如果門店經營業績不佳，很難分清是採購的責任還是銷售的責任，最終難以找到解決問題的最佳辦法。3．缺陷的彌補方式

◆完善資訊系統◆崗前培訓◆經常參觀門店◆委派專人負責協調◆權力適度下放◆加強部門間的聯繫6．1．2

採購方法1．定時採購2．定點採購3．招標採購4．聯合採購5．持續補貨1．定時採購

定時採購就是連鎖企業確定一個固定時間即採購週期，每隔一個採購週期就集中採購一批商品，此時採購商品的數量以這段時間銷售掉的商品為依據計算。

採購週期是根據企業採購該種商品的備運時間、平均日銷售量及企業儲備條件、供貨商的供貨特點等因素而定，一般由企業預先固定。採購批量則不固定，每次採購前，必須通過盤點瞭解企業的實際庫存量，再訂出採購批量。計算公式為：

採購批量=平均日銷售量×採購週期+保險儲備量—實際庫存量上式中，保險儲備量是防止由消費需要發生變化和延期交貨引起脫銷的額外庫存量。

例：某商店日銷售某商品30件，保險儲備定額為5天需求量，訂貨日實際庫存量為500件，進貨週期為30天，則：

採購批量=30×30+5×30-500=550

從資料中可看出，進貨週期為30天，一般情況下，採購批量應為900件，而現在這批只需採購550件，說明實際庫存嚴重超儲，必須在採購時作適當調整。

定時採購的優缺點是：採購時間固定，因而可以作周密的採購計畫，便於採購管理，並能得到多種商品合併採購的好處；但由於這種採購方法不能隨時掌握庫存動態，易出現缺貨現象，盤點工作較複雜。

ABC分類管理法的操作步驟是將各種商品按金額大小順序排列，計算出各類商品的金額比重和品種比重（單項比重和累計比重），再將商品劃分ABC三種類別。A類商品是指獲利高或占銷售額比重大，而品種少的商品，一般金額比重為70%~80%，品種比重為5%~10%；C類商品是指獲利低或占銷售比重小，而品種多的商品，一般金額比重為5%~10%，品種比重為70%~80%；B類商品是處於A類和C類商品之間的商品，其金額比重為10%~20%。

ABC分類法的應用

將商品劃分成ABC三類後，再根據分類結果實施不同採購方法。C類商品和B類部分商品可以採用定時採購法，由於這類商品所占銷售額比重較小，而品種比重較大，因而需要對每種商品的庫存量控制在最小限度內，可以固定採購時間。而A類商品是重點商品，應進行重點控制，要注意防止脫銷，因而不適合採用定時採購。2．定點採購

採購點的計算公式如下：

採購點=平均日銷售量×平均備運時間+保險儲備量定點採購的採購批量可以參考經濟採購批量的計算方法。經濟採購批量就是使採購費用與保管費用之和減少到最小限度的採購批量。

定點採購也稱為採購點法，是指企業根據庫存水準降到某一點來確定採購時間。定點採購的特點是採購批量固定，採購時間不固定。

定點採購的優缺點是：能隨時掌握商品變動情況，採購及時，不易出現缺貨現象。但是，由於各種商品的採購時間不一致，難以制定周密的採購計畫，不便於採購管理，也不能享受多種商品集中採購的價格優惠。

例：某商品平均日銷售量為30件，備運時間為10天，保險儲備額為150件。則：採購點=30×10+150=450（件）說明：當該商品庫存量超過450件時，不考慮採購，當降到450件時，就及時按預定的採購數量進行採購。定點採購的採購批量可以參考經濟採購批量的計算方法。3．招標採購

招標採購的優點是：（1）可以使多家廠商競標，大大降低進貨成本和採購價格。（2）招標採購使採購變得迅捷。招標採購是在指定的時間和地點公開進行，優劣一目了然，交易雙方不必耗時耗力進行反復磋商，沒完沒了地討價還價，是高效率的一種採購方式。

招標採購是通過公開招標的方式而進行的大量採購。招標採購主要用於政府和某項大型工程的大宗商品採購。4．聯合採購

這種採購方式實際上是同行業的合作採購，是自由連鎖組織最常用的採購方法。這是指一些中小型連鎖企業或獨立商店組織起來，為了獲得一定的規模優勢，成立採購聯盟或加入第三方採購組織，實行共同進貨。在這種情況下，小型連鎖企業的許多定單集中在一起，以便在與供應商談判時爭取較低的價格，同時拓寬供貨管道。5．持續補貨

這種採購方式是供應鏈上企業之間的無縫合作方式。這種方式最早是由沃爾瑪和寶潔公司共同探討開發的，到了20世紀90年代中期，隨著資訊技術的快速發展，持續補貨系統得到進一步完善和發展，成為了沃爾瑪核心競爭力所在。目前，越來越多的連鎖企業已經認識到，與優良的供應商建立長期穩定的合作關係對事業發展是至關重要的。

持續補貨是指連鎖企業與供應商一體化運作，連鎖企業無需下定單，而是供應商根據資訊系統掌握連鎖企業的門店銷售情況和庫存情況隨時向企業供貨，以保證商品持續供應並降低庫存。這種運作方式通常是兩家公司長期協作的結果。6．1．3採購控制1．流程控制2．指標控制3．預算控制4．對供應商定期考核1．流程控制

流程控制是指連鎖企業通過合理設計商品採購的各個環節以及每一環節上的相關組織和個人的權利與責任，將採購工作的全過程置於多重監管之下，實現採購透明化、流程科學化、責任明晰化，以杜絕採購權力的濫用導致的採購腐敗。採購流程是指連鎖企業從建立採購組織開始到商品引入商場正常銷售為止的整個過程。該流程主要環節如下：建立採購組織——制訂採購計畫——確定供應商和貨源——談判及簽約——商品入場試銷——商品正式銷售。連鎖企業可以在每個流程中設計相應的管理制度來約束採購員的行為。2．指標控制

採購控制還必須建立考核採購人員的指標體系對採購進行細化的控制。採購考核指標體系一般由以下指標所組成。

◆銷售額指標

◆商品結構指標

◆毛利率指標

◆商品周轉天數指標

◆商品到位率指標

◆新商品引進率指標

◆商品淘汰率指標

◆通道利潤指標3．預算控制

第一步，計算一定時期某採購員負責品項的計畫採購額（一般為一年），計算公式如下：

計畫採購額=計畫銷售額+計畫扣減額+計畫期末存貨-期初存貨

第二步，計算本期的採購成本作為該採購員的採購預算。計算公式是：

計畫採購成本=計畫採購額×（1-毛利率）

第三步：計算採購限額，作為對本期採購員剩餘採購許可權的控制金額。採購限額是一定時期內計畫採購成本與採購員承諾的購買款項（或應付貨款）之間的差額，它代表採購員本期內還留用的採購金額。

預算控制是通過制定採購預算，限制採購員一定時期內的採購金額，並結合其他考核指標而對採購工作的一種控制方法。4．對供應商定期考核

由於採購工作是商品經營的首項環節，直接關係著後續商品經營活動的有效性，因此，採購控制不能僅僅是對採購員工作的控制，還必須定期評估進場的商品和供應商的表現，據此評估採購工作的好壞。評估內容主要包括兩個方面：商品的評估和供應商的評估。對於商品的評估，最重要的是看它能否暢銷以及對企業的貢獻，連鎖企業一般採取銷售量排行榜和利潤排行榜來進行分析，並通過末位淘汰法及時淘汰滯銷商品，同時引入新商品。表6-1供應商評估考核表項目評估考核等级ABCD商品品質品質佳（15）品質尚可（8）品質差（6）時常出現壞品（2）暢銷程度非常暢銷（10）暢銷（8）普通（6）滯銷（2）商品價格比競爭對手優惠（20）與競爭對手相同（12）略高於競爭對手（8）大高於競爭對手（2）配送能力準時（15）偶誤（10）常誤（8）經常誤（2）促銷配合配合極佳（15）配合佳（10）配合差（5）配合極差（3）欠品率2%以下（15）2—5%（12）5—10%（8）10%以上（2）退貨服務準時（10）偶誤（8）常誤（6）經常誤（2）經營潛力潛力極佳（10）潛力佳（8）普通（6）潛力小（5）得分110795320說明：對供應商應定時評估考核，一般隔半年或一季度進行一次；得分80分以上為A，60—80分為B，50—60分為C，50分以下為D。A類供應商應給予表揚和獎勵。

6．2配送中心及其管理6．2．1配送中心功能

6．2．2配送模式及配送中心規劃6．2．1

配送中心功能

連鎖企業內部的配送中心可以劃分為三種模式：◆純物流配送模式，只是根據總部的要求進行物流作業，不負責商品採購和商品組合、商品定價、批發銷售等職能；◆採購配送一體模式，不僅負責物流配送，還兼有採購職能，代表總部行使下訂單、選擇供應商、確定商品價格的權力；◆獨立配銷模式，即獨立的物流事業部，不僅負責本企業的商品採購和商品配送，同時還可以對外承接企業外的物流配送業務。

配送是指將各門店所需貨物在規定時間安全、準確地送達的活動。配送中心是從供應商手中接受多種大量貨物，進行分裝、儲存、加工、分揀和資訊處理等作業，按照眾多需要者的訂貨要求備齊貨物，以令人滿意的服務水準進行配送活動的設施或機構。配送中心的功能：

1．集貨

2．儲存

3．加工

4．分裝

5．分揀、配貨

6．送貨

7．資訊處理6．2．2

配送模式及配送中心規劃1．連鎖企業配送模式選擇2．配送中心的類型規劃3．配送中心的組建時機和規模1．連鎖企業配送模式選擇◆委託配送：這是指連鎖企業不設自身所有的配送中心，而是將企業的配送業務委託或外包給其他專業化物流配送公司。專業化配送中心主要有兩大類，一類其他連鎖企業的專業化配送公司，；另一類是專門從事配送的物流企業即第三方物流。◆共同配送：這是指連鎖企業與其他公司聯合共同投資興建配送中心，共同經營管理配送中心，並共用配送中心的服務。聯合的對象一般有兩類，一類是其他物流企業，共同利用其先進設施與設備，以及多功能的服務水準，取得規模效益；另一類是其他連鎖企業，主要是受規模和資金限制沒有能力自建配送中心的中小型連鎖企業。◆自行配送：這是指連鎖企業根據自身門店規模和分佈情況，選擇適宜的地點自己投資興建配送中心，主要為企業內連鎖門店提供配送服務。配送中心作為連鎖企業的一個分部或分公司進行管理，以企業的綜合利益為主，最大限度地滿足各連鎖門店的需求，使門店享受優質配送服務。2．配送中心的類型規劃配送中心類型

多功能配送中心少功能配送中心綜合型配送中心專業型配送中心

區域型配送中心城市型配送中心

儲存型配送中心流通型配送中心加工型配送中心

3．配送中心的組建時機和規模

一些實力雄厚的跨國連鎖企業，對某些市場志在必奪，往往不會考慮配送中心的建設時機問題，而是從其發展戰略出發，先考慮在何處建設配送中心，再逐漸考慮在其配送範圍內布點開店。然而，對其他一些正在成長中的新興連鎖企業來說，由於配送中心投資巨大，不得不慎重考慮其建設時機問題。因此，一些新建的連鎖企業常是在連鎖店發展到一定程度時，再建立自有的配送中心，以求盡可能發揮配送中心的潛力。資料6-1：日本配送中心建立的時機日本店鋪專家認為，配送中心應建立在連鎖店鋪發展到相當規模的時候，而不是一開始就建立。

10000平方米左右的綜合商店（GMS），擁有10個相同店鋪時，可考慮建立分貨配送（TC）、流通庫存（DC）、加工（PC）等三大功能齊全的配送中心。

1000平方米左右的超市連鎖店發展到10個時，可考慮建立分貨配送、流通庫存功能的配送中心，而將鮮活商品的加工移置於超市店內。

300—500平方米的的便利型超市，發展到30家時，可考慮建立分貨配送、流通庫存型配送中心，而鮮活商品加工在店內進行。當店鋪數量達到100家時，加工量與配送量趨於穩定，可考慮以加工功能為主的配送中心。

配送中心的規模並非越大越好，而是夠用就好，當然也要考慮業務的未來發展。連鎖企業配送中心的建立往往是一個一個地建立，每一個配送中心規模大小，主要取決於兩個因素：一是所服務的門店經營總規模，二是商品周轉速度。門店經營總規模主要是指商品經營總量。商品經營量多少，直接影響著配送中心配送量和商品儲存量。商品經營量越大，所需的配送中心規模就越大。商品經營量與門店面積有著正相關關系，因此連鎖門店總面積與配送中心規模有著密切聯繫。商品周轉速度也直接影響商品在配送中心停留的時間，速度慢，意味著佔據配送中心空間的時間長，需要配送中心的規模就大；反之則需要相對小的配送中心。同時，從廠商直達門店的商品越多，要求配送中心倉庫面積越小。6．3採購與配送作業管理6．3．1訂貨作業6．3．2收貨作業6．3．3存貨作業6．3．4分揀配貨作業6．3．5其他作業6．3．1

訂貨作業1．訂貨作業流程

訂貨，是連鎖企業根據門店所需要的商品而向確定的廠商進行叫貨或添貨的行動，即通常所說的下訂單。目前國內連鎖企業訂貨大部分是通過“點菜員”（訂貨人員），以跑單、傳真、電話或電子信箱等方式將訂貨資訊傳遞給供應商，由他們在規定的時間送貨至配送中心或門店。訂貨可分成分散式訂貨和集中式訂貨兩種。分散式訂貨是指連鎖企業的門店被授權可以自行向廠商下訂單的一種訂貨流程；集中式訂貨是指連鎖企業的各門店將訂單傳至連鎖總部，由總部匯總後通知自己的配送中心進行訂貨和配送。

2．合理訂貨量的確定準確把握商品庫存量和其他資訊實施細緻的商品管理分析和把握商品銷售趨勢分析節假日和企業促銷活動對銷售的影響6．3．2

收貨作業

1．卸貨卸貨作業要儘量配合儲存作業的處理方式，以免增加不必要環節。儲存商品一般有託盤、箱子和小包三種形式，同樣貨車送貨時也有這三種形式。如何連接送貨與儲存兩者間的三種形式轉換是重要的。

2．商品核驗直接核對法、障蔽核對法、半障蔽核對法

3．收貨記錄驗收記錄是進行商品驗收的重要書面記載，內容一般包括：收發貨單位名稱，憑證號碼，實收商品數量、規格、品質，數量差額和品質不符程度，驗收日期、地點、驗收人等。

6．3．3

存貨作業1．存貨方式定位儲存。即每一項商品都有固定的儲位，不同的商品按分類分區域管理的原則來存放，並用貨架放置，勿在指定的場所外放置商品。該方式特點是易於管理，搬運時間少，但是需要較多的儲存空間。隨機儲存。即每一項商品的儲位不是固定的，而是隨機產生的。這種方法的優點在於共同使用儲位，最大限度地提高了儲區空間的利用率。但對商品的出入庫存管理及盤點工作帶來困難。這種方法適用於空間有限以及商品品種少而體積小的情況。定位隨機儲存。這種方法是每一類貨物有固定的存放儲區，但在各類的儲區中，每個儲位的指定是隨機的。其優點在於吸收定位儲存的部分優點，同時又可節省儲位數量，提高儲區利用率。2．存貨原則周轉率原則相關性原則相容性原則先入先出原則堆高原則面對通道原則產品尺寸原則重量特性原則商品特性原則6．3．4

分揀配貨作業1．摘果式配貨這是按訂單為單位，對訂單中的商品進行配貨後彙集成一個出庫單位的配貨方。這種方法主要適用於多品種、小批量的訂單。

2．播種式配貨這是將電腦系統中存貯的各個訂單內容，以一天中一定時間段為訂單截止時間，按每一種商品的匯總進行配貨清單的列印，然後從商品的保管場所將每種商品揀出，在商品分貨區將商品再按訂貨方進行分配的方式。這種方法主要適用於品種少但是批量大的訂單。6．3．