房产中介门店秘书

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某中型地产中介公司企业秘书工作职责描述

分行秘书工作职责描述

二手业务部秘书的业务流程：统筹开展所在分行的文书事务、人事事务、财务事务、办公资产等各项工作，全面帮助分行经理做好分行的管理工作，协作各分行落实、执行公司下达的任务指标。秘书必需清楚所属职责所在，快速、精确     完成各项职责事务，秘书相应对分行的一切事宜进行监察和督促，准时反映分行一切状况，详细细分如下：

一、人事方面

入职

1、凡有新人面试，先让其填写《职位申请表》，然后交由分行经理面试；

2、如经理确定录用此人，即将《职位申请表》传真到总部秘书处等上级审批；

3、待上级审批通过后，秘书须做好《分行人员变动表》及《分行人员户籍表》这两份表，每个月25日发E—mail到人事部。

离职

1、凡有同事离职，须将其胸卡、LOCKER匙、用剩的卡片、在分行中所领取的一切物品等收齐，并让其将工号及密码告知自已，立刻将密码修改，以防其将客户带走；

2、离职人员须填写《辞职申请表》，然后让分行经理签署，另分行经理要签署《离职结算表》，两份一齐签好后传真到总部给上级审批；

3、第一时间在内部网——论坛——阅历共享——XX月人员离职上面公布；

4、上级审批完后，人事部通过内部邮件通知分行秘书离职人员什么时候可以办离职，再由分行秘书通知其于规定的时间内到公司总部办理离职手续；

5、同样像入职一样，每个月初要做好《分行人员变动状况表》及《分行人员户籍表》这两份表，发E—mail到人事部；

6、另外每个月到总分司对数时要向财务部XXX报告当月人员变动状况（入职或离职，报人数）。

二、行政方面

考勤

1、每月排班：每月24号左右，须支配下个月的班表，做好后发E—mail给行政部的XXX及XXX，然后打印（只能使用人力资源部订制的排班表格，不能修改编制的内容）；

2、人员考勤：每天监督分行人员有没有代打卡的现象（公司对于代打卡要重罚），监督人员迟到、早退、旷工等，假如到了上班时间还不见某位同事回分行，需查看其有没写外勤，而无须打电话询问缘由。在次月第一天10点前，须交上月《考勤明细表》及《考勤一览表》到人力资源部；

3、平常工作中也要留意检查同事们的外勤，同事外出看楼或外出工作，肯定要定外勤，否则处以罚款，犹如事外出看楼长时间不回，就要打电话落实去向，及回分行的时间。公司及公行制度的执行

1、公司宣布的制度要上传下达，严格根据规定执行，并督促分行同事严格遵守；

2、公司规定员工上班肯定要配带胸卡，每天都督促同事做好，否则罚款；

3、每天检查同事有否按公司的着装要求上班，发觉不合格的处以罚款；

4、以分行制度为依据，监督同事日常工作，如有违反分行制度的就罚款。

三、分行的工作

1、锁好合同、公章、收据、发票，每天回分行第一件事就是检查以上物件是否齐全，有没遗失，如遇休息，要将以上物件交由分行经理，并签好交接登记表；

2、每天下班前肯定要将当天吸的盘源输入电脑，不能隔天录入；

3、管理好匙盘，凡新收匙，立刻在盘源上将匙号输入，并更新好匙柜的锁匙；

4、凡有同事签了独家，立刻在盘源上做好记录，并设置一条提示，独家期到通知自己撤销

独家；

5、随时留意分行内的各种合同或文件资料是否已用完，假如用完就要准时复印；

6、凡有同事用完公章，要求其即时做好用章登记；

7、凡有同事领用了公行的物品，心须做好物品领用登记；

8、同事每天交回的睇楼纸登记表上注销其号码，并装订整理好；

9、当合同、睇楼纸、收匙纸用完后，立刻到总部领用；

10、每月15日前做好下月文具方案，填写《办公用品申请表》由分行经理签完名后传

真给部门；

11、监控长途电话并做好登记，如200卡还剩少量金额时，须写申请表报告购买；

12、帮助分行主管向新入职员工介绍公司状况及请解有关规章制度，电脑操作等；

13、当名片剩下四分之一时，需申请印制，最好集齐多几位同事再提交申请表；

14、负责分行办公设备的维护，负责分行电脑系统的维护，当系统软、硬件消失障碍时

准时在论坛上写上修理申请；

15、定期更新店铺的水牌；

16、每天定时在搜房网上将分行同事的从上放盘录入，如遇休息，支配其他同事跟进；

17、每周准时交广州日报和南方都市报的广告稿。

四、报表工作

1、每月15号及30号做好《租赁状况登记表》发E—mail给XXX；

2、每月29号前做好《分行收入月报表》、《分行收入汇总表》及《交易款项登记表》于对

数用；

3、每月29号前做好《二手经营状况统计表》发E—mail给财务部XX；

4、次月1号前将《考勤明细表》及《考勤一览表》交到人事部；

5、每月13日前将《佣金计算表》做好并让业务员签名确认后，传真给人事部。

五、财务工作

1、负责收取佣金、定金、支票，准时上交公司或存入公司指定的银行户口；

2、每月15日到总公司对收据，要带齐全部用过的收据及分行经理的存折；

3、每月初或月底（详细等总部通知）到公司对上一月的数，请带齐《分行收入汇总表》、《分

行收入明细表》、《交易款项登记表》，对完数后将《分行收入汇总表》及《分行收入明细表》各复印两份交总部秘书存档；

4、每月24号前填写好费用报销单。全部报销单、申请表均需要分行负责人签名；

5、