媒体与外部沟通管理制度

媒体与外部沟通管理制度1.前言本制度的目的是为了规范和管理企业与媒体及外部利益相关方的沟通活动，确保信息传递的及时准确、统一规范，以维护企业形象和利益。2.适用范围本制度适用于企业内部全部员工，在与媒体和外部利益相关方沟通的过程中必需遵守本制度的规定。3.沟通原则3.1真实准确：与媒体和外部利益相关方的沟通应基于真实准确的信息，严禁有意夸大、歪曲事实。3.2及时有效：对于媒体的采访恳求和外部利益相关方的咨询，应及时回应，确保沟通的及时有效。3.3统一声音：企业在与媒体和外部利益相关方沟通时，应保持统一的声音和态度，避开信息不全都或相互矛盾。3.4敬重合法权益：在与媒体和外部利益相关方沟通的过程中，应敬重对方的合法权益，维护企业与其之间的良好关系。4.沟通流程4.1媒体采访的接洽4.1.1媒体采访恳求的接收：全部媒体的采访恳求，无论是口头、书面还是电子邮件形式，都应当由企业媒体管理部门负责接收，并记录相关信息。4.1.2采访恳求的处理：媒体管理部门应依据采访恳求的具体内容和时间紧迫程度，决议是否布置采访，并将决策结果及时反馈给相关部门。4.1.3采访布置：经过决策确定布置采访的，媒体管理部门应及时与媒体沟通，确定采访的时间、地方和事项，并做好相关准备工作。4.2外部利益相关方的咨询和反馈4.2.1快速回应：对于外部利益相关方的咨询和反馈，应尽快回应并供应帮忙，确保他们得到及时的反馈和满意的解决方案。4.2.2分类处理：咨询和反馈可以分为一般性和紧要性两种情况，一般性情况可以由相关部门负责回应，紧要性情况则需要由领导层亲自参加。4.2.3拒绝回应：对于一些不合法、不道德或对企业利益造成重点损害的信息咨询和反馈，可以选择拒绝回应，并通过合法途径进行处理。4.3沟通记录与归档4.3.1沟通记录：媒体与外部沟通的过程中，应进行认真的记录，包含对话内容、时间、地方等。记录应真实准确，并及时整理存档。4.3.2归档管理：沟通记录应依照肯定的分类和归档规定进行管理，确保信息的安全性和可检索性，严禁私自销毁或泄露。5.沟通培训与评估5.1沟通培训：企业应定期组织针对媒体与外部沟通的培训，包含相关政策法规的学习、沟通技巧的培训等，提高员工的沟通本领和素养。5.2沟通评估：定期对企业与媒体、外部利益相关方的沟通活动进行评估，包含对沟通成效、沟通质量和沟通效率等方面的评估分析，并及时提出改进建议。6.惩罚与追责6.1违反本制度的行为将受到相应的惩罚，包含但不限于口头警告、书面警告、组织处理、解除劳动合同等。6.2对于有意散布虚假信息、损害企业形象和利益的行为，将追究相应责任人的法律责任，并依法追究经济赔偿责任。6.3追责范围包含直接参加的人员、直接责任人以及相关领导人，追责方式将依据具体情况确定。7.监督与反馈7.1监督机制：企业应建立健全相应的监督机制，确保媒体与外部沟通管理制度的有效执行，包含监察部门的监督、内部审计等方式。7.2反馈渠道：对于媒体和外部利益相关方的反馈，企业应及时回应，并视情况接受相关建议，不绝改善和完善媒体与外部沟通管理制度。8.附则8.1本制度有关问题的解释权归企业全部。8.2本制度自发布之日起生效，同时废止之前的任何相关规定。8.3本制度的修订或增补，需经企业领导层批准