公文处理讲稿

关于公文处理讲稿第一讲公文处理概述一、公文处理的概念二、公文的原则和基本特点三、公文处理办法的特点四、如何做好公文处理工作第2页,共41页，2024年2月25日，星期天一、公文处理的概念

目前，我们使用的公文处理办法是2000年8月由国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，该办法从2001年1月1日起开始执行，这是我国行政机关公文处理走向规范化、制度化、科学化的一个重要标志。

公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

做好公文处理工作对于机关提高工作效率，保证工作质量，依法行政，推进国民经济和社会发展顺利进行是十分重要的。提高机关工作水平就一定要加强公文处理工作。

什么是公文？行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范形式的公务文书，它专指各单位按有关规定制成的进行公务联系的文书。包括机关收到的、发出的所有正式文件，也包括机关内部使用的一些文件。

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因此，公文是社会公务活动的产物，是社会公务联系的主要形式，是公务单位办公的主要工具，以它对社会所具有作用来看，公文无疑是文书中最具重要性的一种文书，因此我们说公文是文书的主体，我们说到文件时，一般也是指公文。目前人们习惯上理解的公文可以分为两大类，一是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文；二是外交、军事等领域使用的专用公文。我们这里主要是讨论行政机关的通用公文处理问题。第4页,共41页，2024年2月25日，星期天二、公文处理的原则和基本特点

1、政治性。行政机关公文处理的政治性是与行政公文的政治性紧密相连的。由于行政机关公文处理工作是与国家政权机关密切结合，并由国家政权机构具体承担的，因此在行政机关公文处理工作中一定要牢固树立政治观念。

2、实事求是。这是我们一切工作的出发点和基本指导思想，《办法》将其确定为行政机关公文处理工作的首要原则，我们应当坚持贯彻执行。在拟制文件、承办来文、制定政策规定中，都要坚持一切从实际出发。

3、精简、准确。精简就是要压缩文件数量，提高文件质量，准确确定发文范围。行文要确有必要性，防止文件过长，套话、空话、废话连篇，不能随意扩大文件分发范围。准确，即指公文制作过程中的实事要准确无误，制定的政策规定要有针对性；又指公文的分发、投送传递、分办批示要准确无误。

4、及时、高效。就是要讲求公文处理的时效性，做到迅速、快捷，不得积压、拖延。

5、安全、保密。行政机关的公文大多是国家意志、活动的书面形式，是国家机密的集中体现，这就要求在公文处理中密级文件不得泄密，一般文件也不能遗失。第5页,共41页，2024年2月25日，星期天三、公文处理办法的特点

一是体现了时代特色。人类社会已经开始进入知识经济时代，经济全球化的趋势日益增强，各种生产要素在全球范围内流动速度明显加快。在我国随着社会主义市场经济体制的建立，国民经济和社会发展管理势必要与国际接轨。公文处理作为行政机关管理国家事务手段的一个组成部分，也就要与这种大趋势相适应。新《办法》充分体现了时代特色。比如公文用纸，原《办法》规定，一般为16开型，也可以用国际标准A4型。具有选择性。而新《办法》则统一规定为“公文用纸一般采用国际A4型（210mm×297mm）。”为什么将公文用纸由国内16开改为国际标准A4型。

随着科技进步的发展，计算机应用得到普及，我国各级政府机关和各企事业单位，基本上实现应用计算机打印公文，办公自动化水平提高，公文用纸采用国际标准A4已是大势所趋。第6页,共41页，2024年2月25日，星期天为适应政府职能转变的需要，新《办法》加大了协商力度。在文种中取消了“指示”，增加了“意见”，适用于对重要问题提出见解和处理办法。“第四章行文规则”中规定，“报告不得夹带请示事项。”

二是强调了督查落实。领导机关不仅要做出正确的决策，更为重要的是抓好决策的落实。督促检查是办公室的一项重要职责。新《办法》新增了督查的要求，强调了对公文处理中的督查落实工作，第五十六条规定“各级行政机关的办公室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查。”

三是更为符合实际，便于操作，提高公文处理效率。如“请示”附注处增加了注明“联系人的姓名和电话”。第7页,共41页，2024年2月25日，星期天四、如何做好公文处理工作

一是要高度重视公文处理工作。这主要是指单位的负责人要充分认识到公文处理工作在机关工作中的地位和作用，公文处理是机关工作内容的重要组成部分。作为单位的负责人必须将其纳入工作的重要议事日程，予以高度重视。

二是认真学习和熟悉公文处理办法。单位的负责人即是公文处理工作的领导者、组织者，也是《办法》的执行者。特别是行政机关的公文形成效力以最终签发者正式签发为标准，也就是说最终签发者要对签发的文件负全部责任。这就要求行政机关的负责人必须认真学习公文处理知识，掌握公文处理程序。要坚持公文处理的基本原则，熟悉公文文种、格式，执行行文规则。在办理发文中，授意草拟公文要讲明意图，明确要求。签发时要认真审改，确定签发权限，防止越位越权。在审批来文时“对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。”第8页,共41页，2024年2月25日，星期天三是要加强对本单位公文处理工作的领导和检查。就是要经常研究机关公文处理工作，发现问题及时纠正。要加强对从事公文处理工作人员的思想政治工作，安排培训，督促学习，关心生活。

四是培养良好的工作作风。机关的公文处理工作任务多、责任重，看似按部就班、平平淡淡，实则直接关系到机关工作的质量、效率，影响到各项工作的落实，和一个单位及机关的形象。机关公文处理工作大到公文拟制、审核把关，小到纠正语病、错别字，印制、分发，都万万出不得差错。否则，往往是“失之毫厘，差之手里”，公文处理无小事。这就要求从事公文处理工作的人员，必须具有强烈的责任感、使命感和紧迫感，始终保持良好的精神状态和高昂的工作热情，高标准、严要求，谨慎细致，快捷高效，精益求精，确保公文处理的质量和效率。第9页,共41页，2024年2月25日，星期天第二讲公文的种类根据《中国共产党机关公文处理条例》和新修订的《国家行政机关公文处理办法》的规定，党的机关使用主要文种为14个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的主要文种为12类13种：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。下面结合工作实际，分别介绍一下交通建设管理局适用的公文种类：第10页,共41页，2024年2月25日，星期天一、决定：“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项二、通告：“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。三、通知：“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。

四、通报：“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。五、报告：“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。第11页,共41页，2024年2月25日，星期天六、请示：“适用于向上级机关请求指示、批准”。

七、批复：“适用于答复下级机关的请示事项”。

八、意见：“适用于对重要问题提出见解和处理办法。“

九、函:”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。

十、会议纪要：“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。十一、规定：适用于对特定范围内的工作和事务制订带有约束性的措施。第12页,共41页，2024年2月25日，星期天决定：例某省广播电视厅关于对李某私自购买XX错误的处分决定李某，男，某省电视台文艺部副主任。

2008年7月李某担任某电视剧剧组制片主任。在离省拍摄外景期间，在外景地从一外商手中购买XXX。李某身为国家新闻干部，无视中共中央、国务院关于严禁私自购买XXX的规定，擅自动用公款，私自购买XX，问题性质严重，影响很坏。鉴于本人能够认识所犯错误，表示悔改，经省广播电视厅决定，给予李某撤销行政职务的处分。二OO八年九月十日第13页,共41页，2024年2月25日，星期天通告：例天津市人民政府关于禁止随地吐痰乱扔乱倒的通告为了充分发挥城市功能，适应社会需要，维护市容环境卫生整洁，保护人民身体健康，搞好精神建设，特通告如下：一、XXXX

二、XXXX

十、本通告自之日起执行。二OO八年六月二日第14页,共41页，2024年2月25日，星期天通知：例关于印发《交通建设管理局机关限时办结制度》（试行）的通知局机关各处室：为了进一步加强局机关的作风建设和机关效能建设，提高工作效率和服务质量，经研究，局制定了《交通建设管理局机关限时办结制度》（试行），现印发给你们，望认真贯彻执行。二OO八年三月十一日第15页,共41页，2024年2月25日，星期天通报：例国务院办公厅关于湖南省怀化市小黄庄煤矿三起重大伤亡事故的通报XXX:

湖南省怀化市小黄庄煤矿于今年三月五日至二十五日二十天内连续发生三起重大事故，死亡三十人。为了吸取教训，防止类似事太重复发生，经国务院批准，现通报如下：一、XXXXX

二、XXXX

二OO九年五月三日第16页,共41页，2024年2月25日，星期天报告：例（情况报告）铁道部193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告XXX：

5月28日16时05分，由济南开往佳木斯的193次旅客快车，行驶到觉山线锦州铁路局管内的兴隆车站时，发生重大颠覆事故，造成3名旅客死亡，143名旅客和4名列车乘务人员受伤，直接经济损失达XX万元。事故发生后，XXXX

经调查分析，XXXX

为了使全路职工从这起严重事故中吸取教训，XXX

年月日第17页,共41页，2024年2月25日，星期天请示：例关于协调解决市房产局遗留问题的请示自治区人民政府：乌市房产局于XXX年成立，在XX年工作中XXXXX，发生一些群众上访事件，为了妥善处理好遗留问题。经研究，提出以下建议：一、二、上述问题如不能得到妥善解决，将会导致国家建设资金流失；导致群众聚集闹事，给社会造成不良影响。现恳请自治区领导帮助解决。当否，请批复。年月日第18页,共41页，2024年2月25日，星期天批复：例

关于XXX住房制度改革试行方案的批复XXX：你局上报的新交公办〔2009〕8号文《关于XX住房制度改革试行方案的请示》已收悉。同意你局上报的住房制度改革试行方案，请于年月试行。年月日第19页,共41页，2024年2月25日，星期天意见：例建设部关于进一步清理整顿房地产开发公司的意见XXXX：为了进一步规范房地产开发市场，根据XXX《关于进一步清理整顿公司的决定》，现对清理整顿房地产开发公司提出以下意见：一、二、………..

年月日第20页,共41页，2024年2月25日，星期天函：例关于公路局路桥六公司归还沙石料运输费借款的函公路局路桥六公司：你公司于2008年10月，在XXX路段进行施工。施工所需大量沙石料，由于XX原因，我局生活服务中心先将X吨沙石料运输费进行了垫付。近日，XXX审计事务所对我局财务进行审计，望贵公司能将我局垫付的沙石料运输费于月日予以归还我局。年月日第21页,共41页，2024年2月25日，星期天会议纪要：例会议纪要

2007年8月10日下午，XXX主持会议，会议就如何解决XXXX问题进行了商议。会议上就XXXX问题进行研究，并达成一致意见。现就会议议定事项纪要如下：一、明确组织机构。二、………..参加会议人员：XXXXX

年月日第22页,共41页，2024年2月25日，星期天规定:例国务院关于严禁燃放烟花爆竹的规定XXX:

为了XXXX,减少对大气的污染,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX为此，作如下规定一、二、十、本规定自发布之日起执行。………..

年月日第23页,共41页，2024年2月25日，星期天第三讲公文格式

一、眉首部分

二、主体部分

三、版记部分

第24页,共41页，2024年2月25日，星期天新《办法》规定，公文中的要素主要为：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。按照国家质量技术监督局1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》，公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。下面，对公文各要素和标识作一简单介绍。

（一）眉首部分

主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。

1、公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。第25页,共41页，2024年2月25日，星期天2、秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3、紧急程度。急件公文分为"特急"、"急件"两种。其中，电报应当分别标识"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。第26页,共41页，2024年2月25日，星期天4、发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“××省人民政府文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘25mm处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘80mm处。国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mmX15m。。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。

5、发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成，如"×政发〔1999〕82号"，"×政发"指发文机关代字，"〔1999〕"指年份，"82号"指发文序号。整个意思就是××省人民政府在1999年所发的第82号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号"〔〕"括入；序号不编虚位，即不编为001，不加"第"字。第27页,共41页，2024年2月25日，星期天6、签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。

（二）主体部分

主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。

1、公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如《××省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》、《××省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。第28页,共41页，2024年2月25日，星期天2、主送机关。指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部门：”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

3、公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4、附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如"附件：1、××××××"。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识"附件"，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。第29页,共41页，2024年2月25日，星期天5、成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写（“零”写为“0”）。成文时间标识时，右边要空4字。

6、发文机关印章。按照《甘肃省实施＜国家行政机关公文处理办法＞细则（试行）＝，"公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他公文一律加盖印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧元文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。这里需要注意的是，新《办法》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章，而旧《办法》只是规定，联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。第30页,共41页，2024年2月25日，星期天7、附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（三）版记部分

主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。

1、主题词。是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

2、抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。

3、印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。第31页,共41页，2024年2月25日，星期天第四讲行文规则行文是公文制发全过程中的重要一环。行文指的是一个机关给对方机关发文，这一发一收之间必然构成一对行文关系。机关、单位之间的关系，有上下级关系、平级关系、业务指导关系几种，公文的行文关系必须以这种隶属和相互关系列为基本原则进行行文，不可超越这个原则：第32页,共41页，2024年2月25日，星期天1、下行文（决定、决议、命令、指示、通知、通报、会议纪要、批复）下行文是上级领导机关对所属下级机关的行文。2、上行文（请示、报告和上报的意见）上行文是下级机关向上级领导机关（包括有业务指导关系的上级机关在内）的行文。3、平行文（函或周知性的通知）平行文是平行机关或不相隶属机关之间的行文。第33页,共41页，2024年2月25日，星期天行文中注意事项：1、“请示”应当一文一事；一般只主送一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级机关。凡是主送交通建设管理局的请示性文件，一律由局办公室登记呈批，一般不得直接送局领导个人或各业务处室。局属单位、各项目办不得越级行文。2、

“报告”、“纪要”“简报”中不得夹带请示事项。3、对上级机关的来文，如无具体贯彻意见或属一般业务性事项，可由各业务处室自行翻印下发，不另行文。已在各类会议上印发的领导讲话、会议纪要，一般不再另行发文，确需转发的，须经局领导同意。第34页,共41页，2024年2月25日，星期天4、

除上级机关领导直接交办的事项外，不得以本级机关名义向上级机关领导报送“请示”、“意见”和“报告”。

5、行文要按照少而精、注重实效的原则，对于一般的事务性