财务费用报销新规制度及审批作业流程

财务费用报销制度及实施细则为规范企业多种开支费用报销及付款程序，加强企业财务管理，控制成本，切实保障企业利益，依据《资金审批制度》和《费用预算制度》，特制订企业费用报销制度及实施细则。第一部分：相关报销审批步骤及标准报销步骤1、通常报销步骤（预算范围之内或有经审批费用）经办人――本部门经理（或上级主管）——总监——财务责任人审核――总经理审批——出纳支付2、特殊报销步骤（预算之外或没有经审批费用）标准上预算之外或没有经审批费用是不给予报销支付，如确属企业正常经营和发展需要而发生开支，可按以下步骤报批：经办人填制单据并补申请汇报――本部门经理（或上级主管）复核――总监审核——总裁审核――企业出纳支付3、分/子企业报销步骤（通常报销步骤）经办人――财务责任人审核――分子企业总经理审批――出纳支付（特殊报销步骤）经办人填制单据并补申请汇报――分企业财务责任人复核――分子企业总经理审核――集团财务中心审批――分企业出纳支付审批标准费用报销需经办人主管领导同意，不得自行同意自己报销费用。不得逾越步骤，不得未经直接领导审批，直接提交企业总经理审批，不得未经财务人员审批直接提交企业总经理审批。出纳必需凭由经总经理、财务责任人均署名后报销单支付相关费用，一旦发觉违规操作，对出纳通报批评，并实施扣除当月奖金50%-100%处理，如造成经济损失，由出纳及相关人员负担连带责任。报销、审批及审批责任经办人：因公办理业务时应向对方索取对应原始单据，经济业务发生后应立即正确填写报销单据，对经办经济业务及提供原始单据真实性负有直接责任，并有责任立即向财务人员提供其审核所需对应文件或资料。部门责任人：对本部门发生经济业务进行确定及对经办人提供原始单据进行审核，对报销业务负有直接审核责任，并有责任帮助财务人员审核工作。财务人员：审核报销经济业务是否符合对应要求，审核报销所提供原始单据是否符合对应要求审核报单据中是否按要求填写对应项目和内容。对不符合要求报销单据、原始单据及填写不规范行为提出对应处理意见。分子企业总经理：对所负责分企业费用进行全方面管理，在集团授权范围内审批所管理分企业费用报销。第二部分：报销标准预算内费用方可直接报销。全部报销均遵照“谁支出、谁报销”标准，严禁假借她人名义报销自己费用行为。严禁报销虚假费用行为。无预算或预算外费用报销须经集团财务总监签署意见、集团总裁同意后方可列支。每办一次业务，应该填写一张报销申请单。业务招待费用、物资采购、餐费不管金额大小，一律每发生一次填写一张。笼统地在报销单上写上“×月”费用，或数次业务单据分不清，财务部不予受理。全部费用开支，应“先申请、后开支、再报销”步骤，财务人员应依据预算来审核和支付。相关预算外费用在发生费用前，应该先书面请求总经理，得到同意后才能够发生相关费用，果断杜绝“先斩后奏”现象，事先申请以总经理署名日期为准。总经理外出时，或本人出差在外遇紧急情况时，应电话或邮件通知集团总裁或分子企业总经理，得到许可后才可进行。事后应立即补充申请表，作为报销依据。相关报帐时限，上月28以后至当月28日期间费用必需在当月报销，差旅费用必需在结束后三天内报销。逾期单据，财务部不再受理，由此造成损失，由报销人自己负担。因单据不合要求，被退回按要求能够重新报销，应在5个工作日内处理，并在报销单附件上说明“上次退回重新填列”，以区分在正常报销时限内单据；被退回不得重新报销，下次拿回再报销，一经发觉，将严厉处理。特殊延期（如外地出差时间较长），需提出书面汇报，分企业由总经理签署意见后才能够报销。跨年度费用必需在第二年1月15号之前填单报销，年底止算后不管何种原因均不得报销上年度费用。大额支付款项必需使用支票或其它银行结算方法，超出元而用现金支付，报销时必需具体说明原因，经财务部审核，无正当理由，一律退回。从出纳处领取报销款时，需报销人署名确定。对于领款不方便，需由她人代领，本人应该出具书面代理书，指定代理领款人。由代理人在领款表上签字，无书面代理书，其它人不得代领，发放人员有权拒绝。出纳把代理书附于领款表后。财务责任人不定时抽查款项是否如实发放。第三部分：提供原始凭证和报销单填写要求因公发生经济业务时，经办人员必需向对方索取原始单据。未取得原始单据或虚假原始单据一律不予报销。报销时提供原始单据必需是由税务部门监制发票或由财政部门监制收据，和预算汇报、专题申请等附件。原始单据必需真实、正当，和开支内容一致。对于标有“用户（单位）名称”发票务必由开票人填写对应企业名称，自己补充填写为无效发票，不予受理。无“用户名称”发票，不需填写。另汇报、申请等附件必需是经权限人员签字同意纸质件。多种类型发票应该分开粘贴，并在粘贴单上标出共××张，金额××元。票据粘贴混乱，不注明张数、金额单据一律退回。原始单据遗失应尽可能取得了出票单位原单据复印件并盖上出票单位财务专用章，经财务部签署意见后方可报销。报销单上全部内容均需完整填写，严禁用圆珠笔填写报销单、严禁涂改，报销单“经办人”务必由本人亲笔署名，单据填写不齐全和涂改，一律不予受理。第四部分：关键费用管理要求费用管理把关人为财务人员，财务人员应遵照《资金审批权限》和《费用预算制度》中要求对每笔发生费用进行核查，并立即对部分费用进行归集汇总，提供正确财务数据。公关费凡因企业发展需要而发生公关费（包含餐费及赠予礼品费用），必需事前提出专题申请，依据资金权限一览表要求由相关人员审批。报销时必需提供已经审批申请汇报（元以内除外，报部门责任人立案即可），财务人员查对报销内容是否和申请汇报内容一致，假如是赠予礼品，需提供礼品清单。二、会议费此会议费仅指分企业内部会议场地租用费、交通费、物品费、餐费等费用。内部会议具体指月度总结、月中会议、经理沟通会议等。经办人在报销会议费用时必需遵照真实完整标准，在报销单中需注明以下信息：开会专题、会议地址、物品清单，会议费用应按场租、餐费、物品费用、交通费、住宿等分类汇总，直接写会议费用××元不予报销。在会议同时发生活动费，奖励费用应单独填写报销单，按活动费用和奖励费用要求报销。超预算或无预算举行会议，一律不予报销。会议结束后一周内，会议主办方应立即办理报销手续并办理对应还款手续。三、活动费、招待费及奖励费用经办人报销活动经费时应遵照真实完整标准，在报销单中需注明以下信息：活动内容，参与人员（附参与条件），活动日期，活动地点，活动费用应按场租、餐费、物品费用、交通费、住宿费等分类汇总，直接写活动费用××元不予报销。经办人在报销奖励费用时应注明以下信息：奖励条件，奖励内容，奖励人员，并附奖励签收清单，提供不完整一律不予受理。经办人在报销招待费用时应注明以下信息：招待时间，招待目标，招待人员，陪同人员，招待地点。活动、招待或奖励费用发生一周内，经办人应立即办理报销手续并办理对应还款手续。以上（二）至（三）费用统一控制在上月业绩%内，超支部分直接在分企业高管人员当季度在职分红中给予扣减（详见工资制度）。市内交通费提倡节俭，外出办事，应尽可能乘坐公交车或地铁，严格控制出租车费，如有特殊情况需乘坐士，应事先取得总经理同意。发生费用后，应立即填写报销单，频繁外出能够一周报帐一次。对于出租车票，必需取得税控出租车票，手撕发票一律不给予报销，报销人在车票后面写上起止地点并署名。连号出租车票，不管何种原因全部不得报销。对于长距离（如跨城市）出租车票，比照长途车票价给予报销，多出不报。差旅费差旅费指相关人员参与总部组织会议或培训等活动而发生交通费、住宿费等，除这类活动外分企业高管（总经理、副总经理）另行有出差活动需事先报集团审批，分企业其它人员另行有出差活动由分企业总经理审批，不然费用自理。经办人报销时这类差旅费应附集团开会通知或出差申请单，并注明出差人数，财务人员依据集团通知或出差申请审批单费用报销标准审核。集团组织人员调动而发生差旅费一律由当事人在新入职企业给予报销，副总经理以上（含）高管能够报销飞机票等车票，其它人员可报销交通费以火车硬卧为上限，超出部分自行负担。文具、办公用具、低值易耗品、网络配件等办公费文具、办公用具、低值易耗品、网络配件等物料用具一律由营运部门/行政部门统一采购，其它职员不得私自采购。报销时应附填写完整采购清单、电脑小票、供给商送货单，具体列明所购商品明细，仓管、结算部门验收证实才可报销。并做好各部门领用存登记。如不能按要求提供附件一律不予报销！七、汽车费用分企业自有车辆费用实施限额报销政策，每个月固定车辆使用费在以下额度内实报实销：A（一级城市）：元；B（二级城市）：元；C（其它区域）：元。超出此额度相关费用（包含燃油费、路桥费、停车费、洗车费、违规违章罚款、交通事故罚款及赔偿等）不再报销，保险费、车辆使用税、维修费等非日常费用另行报销，但费用开支必需实事求是，一经查出弄虚作假，取消报销，并处3倍罚款。（元以上车辆维修必需专题报经集团行政部/营运中心同意）(无车时本条暂不实施)分企业总经理拥有车辆并常常见于分企业公务实施费用补助制，每个月补助车辆使用费：元，该车全部费用不再报销。汽车使用费每个月由分企业司机或总经理提供相关有效发票（如汽油票、过途经桥票、停车票等），以报销方法领取。第五部分：附则本制度自颁布之日起生效。本制度和《财务管理制度》、《资金审批步骤及权限一览表》及《费用预算制度》等相关文件一同实施，解释权归企业财务部/集团财务中心。以上条款未要求事项，由总裁决定后出台临时要求以做说明。××××集团分子企业资金审批步骤及权限一览表（10万以下资金调动由总经理负责，10万以上资金调动需经董事长签字）审批签字:说明:1、资金审批中，由总裁视项目标关键并依据集团企业董事会授权，决定是否需上报董事会核准。2、加盟企业和分子企业步骤一样。3、分子企业没有财务主管，由会计行使职权。4、财务总监没有上岗时，由财务中心最高管理者担任或总裁直接审批。单元格内空格表示此处不需签字金额分子企业审批部分集团企业审批部分分类支付项目说明步骤申请审核审批审批审批审批审批工资奖金福利行政工资奖金福利全部薪酬制度内项目支付前不管金额会计总经理财务总监各项业务分成依据业务制度不管金额会计总经理财务总监分红政策分红报批时不管金额会计总经理财务总监总裁董事固定资产固定资产购置不能在预算中申报，必需专题书面申请报批时1000元（含）以下营运经理财务主管总经理1000-5000元（含）营运经理总经理财务总监5000元以上营运经理总经理财务总监总裁办公场所装修或维修预算报批时5000元以下营运经理总经理5000元以上营运经理总经理财务总监总裁0元以上营运经理总经理财务总监总裁经费活动经费/会议预算含业务招待费报批时业绩%以内财务主管总经理业绩%以上财务主管总经理财务总监总裁公关慰问等专题费用关键是用于政府机关节日慰问、专题接待等费用报批时元(含)以内财务主管总经理元以上财务主管总经理财务总监元以上财务主管总经理财务总监总裁广告宣传广告/宣传指投放于媒体广告、宣传品印刷、发放等报批时报批时5000元以下部门主管总经理5000元-0元部门主管总经理市场策划总监0元以上部门主管总经理市场策划总监总裁公务借款经同意预算内项目标借款不管金额财务主管总经理经同意预算内项目标借款预算外项目，如临时购置物品5000元以下财务主管总经理5000元以上财务主管总经理财务总监10000元以上财务主管总经理财务总监总裁单元格内空格表示此处不需签字金额分子企业审批部分总企业审批部分分类支付项目说明步骤申请审核审批审批审批审批审批借款职员个人借款职员未发放分成60%之内能够外借,如有特殊情况,超出全部分成应报集团总部审批。报批时5000元(含)以内财务主管总经理总经理签字并负担担保责任5000元以上财务主管总经理财务总监总裁外部单位借款报批时不管金额财务主管总经理总裁董事会取现提取现金(含从对公帐户转款到存折户、个人卡帐户)月度资金预算内项目提取前10万以下财务主管总经理10万以上财务主管总经理财务总监预算外提取现金提取前2万以下财务主管总经理2万以上财务主管总经理财务总监5万以上财务主管总经理财务总监总裁资金互转指企业帐户之间转帐，不包含对公户转存折户、个人卡户20万以下财务主管20万以上财务主管财务总监办公用具及杂费必需有月度预算统一报总企业审批报批时办公日用具营运经理财务主管总经理耗材及易耗品营运经理财务主管总经理车辆日常运行费用营运经理财务主管总经理办公设备维修营运主管财务主管总经理通讯费营运主管财务主管总经理

单元格内空格表示此处不需签字金额分子企业审批部分总企业审批部分分类支付项目说明步骤申请审核审批审批审批审批审批办公费用交通差旅费市内交通费本人财务主管总经理差旅费（凭出差单）本人财务主管总经理邮递运输费不管金