综合项目文档管理标准规范v

项目文档管理规范文件类别○手册○过程文件/程序文件●指南文件/作业指导○其它签字公布版本号1.0公布日期密级●一般○秘密金蝶建筑和房地产事业部实施管理部目录TOC\o"1-3"\h\z1. 目标 32. 范围 33. 文档公布标准 34. 文档变更标准 45. 文档归档标准 46. 项目文档范围 57. 文档审计标准 6附件 10目标在项目生命周期中会形成很多文档资料，包含工作文档和技术文档。这些文档资料是未来进行系统维护、升级和提供运维服务所必需，是项目管理中很关键一部分工作。为加强项目过程中风险控制，维护金蝶企业利益，特制订本规范对项目各类文档进行规范管理。从法律角度来看，项目生命周期中产出文档代表了金蝶企业作为服务提供方根据协议约定完成交付义务标志，含相关键证据作用；同时也代表了用户方对金蝶企业提供服务接收和确定。范围此规范适适用于组织内全部项目标文档管理活动，而且各企业设置了对应项目管理办公室（PMO）管理项目，各企业可依据本身实际情况进行修改选择。文档公布标准为了规范项目文档格式、结构、范围和填写标准等，金蝶房地产实施管理部参考企业开发方法论和实施方法论，整理了项目各阶段需要提交文档名称和模板，经过评审后进行公布，全部在建项目均须使用标准模板。步骤说明：项目管理专员参考企业实施方法论和开发方法论制订文档模板；PMO对文档进行评审，部门经理对文档进行会审；审核经过后，项目管理专员经过OA和邮件公布。注：PMO为项目管理办公室，文档模板见实施工具包中，参考选择。文档变更标准在文档使用过程中，假如发觉文档模板或提交方法等有问题，能够提交变更需求，由PMO进行评审，评审经过后，由PMO修改并进行公布应用。步骤说明：顾问或项目经理将变更需求提交给部门经理审核；部门经理汇总后提交PMO评审；项目管理专员依据需求修改标准模板，并公布应用。文档归档标准通常而言，项目生命周期中关键文档全部需用户方项目经理签字并加盖公章。但考虑到文档关键性不一样和实际情况复杂性，不一样性质文档确实定标准也有所不一样。需要用户签字或盖章确定各项目结果、文档和文件一律采取书面形式提交PMO，不得经过口头、电子邮件等其它形式。纸质文档提交同时，需要提交版本一致电子档（在盖章审批时候作为附件提交即可），以供PMO进行项目配置管理。步骤说明：项目经理将经用户项目经理签字盖章项目文档原件提交部门经理；部门经理审查确定后，将文档（原件）提交PMO；PMO盖章后，留一份存档，同时更新文档服务器（VSS）；PMO将经企业盖章文档返回给项目经理。项目文档范围实施类项目周期关键包含项目计划、蓝图设计、系统建设、系统切换和连续支持五个阶段，开发类项目周期关键包含计划、设计、编码、上线和验收五个阶段，各个阶段工作任务不一样，所包含和需要提交文档也有所不一样。实施类文档清单：序号阶段文档清单数量确定方法1项目计划《项目开启会会议纪要》一式两份签字＋盖章《项目组组员名单》一式两份签字＋盖章《项目主计划》一式两份签字2蓝图设计《需求分析汇报》一式两份签字＋盖骑缝章《处理方案》一式两份签字＋盖骑缝章3系统建设《系统测试汇报》一式两份签字＋盖骑缝章4切换准备5系统切换《上线切换汇报》一式两份签字＋盖骑缝章《初验汇报》一式两份签字6连续支持《验收汇报》一式两份签字＋盖骑缝章《系统运行问题跟踪统计单》一式两份签字7其它《项目变更单》一式两份签字＋盖章《产品安装确定汇报》一式两份签字＋盖章《关键阶段会议会议纪要》一式两份签字开发类文档清单：序号阶段文档清单数量确定方法1项目计划《项目开启会会议纪要》一式两份签字＋盖章《项目组组员名单》一式两份签字＋盖章《项目主计划》一式两份签字2设计《需求分析汇报》一式两份签字＋盖骑缝章《设计方案》一式两份签字＋盖骑缝章3编码4上线《系统测试汇报》一式两份签字＋盖骑缝章《初验汇报》一式两份签字5验收《验收汇报》一式两份签字＋盖骑缝章《系统运行问题跟踪统计单》一式两份签字6其它《项目变更单》一式两份签字＋盖章《实施日志》一式两份签字《关键阶段会议会议纪要》一式两份签字备注及说明：全部文档一式两份，一份企业存档，一份用户存档；文档页数≦2页时每页全部须盖章；文档页数﹥2页时，首页和未页须盖章，其它盖骑缝章；项目立项时，可依据评审情况合适淘汰。文档审计标准PMO设置项目管理专员，定时（每个季度不少于一次）依据《文档审计标准》审计项目文档，并出具《文档审计汇报》，审计汇报发：项目经理、部门经理、PMO经理。《文档审计汇报》发出后，项目经理有2周整改时间，2周后PMO再组织审计，其作为阶段审计结果，纳入项目KPI考评，最终审计结果影响KPI。为了表现文档审计可操作性和标准性，本规范建立了审计评分规则，根据标准模板设置Checklist点和对应分值，对顾问提交上来文档逐项进行打分，从而判定文档是否合格，打分结果纳入项目KPI考评。文档审计评分标准（满分100分，不合格项扣分）文档名称盖章Checklist分值评价《项目开启会会议纪要》★是否使用PMO标准模板2采取非标模板得0分会议决议内容：是否指定双方项目经理和项目组组员名单；是否明确说明项目范围；项目计划是否和客方确定；关键阶段验收标准和时间是否和客方确定。4缺一项扣1分，不明确作为决议得0分。双方是否签字盖章。4无得0分，只签字得2分《项目主计划》无是否使用PMO标准模板2无得0分包含内容：是否有项目编码和项目名称；是否有项目范围和验收标准；是否有项目组织架构和组员名单；是否有项目计划；是否有些人力投入计划。5缺一项扣1分。PMO是否确定3无得0分《项目组组员名单》★是否使用PMO标准模板2采取非标模板得0分包含内容：是否明确双方项目经理和项目总监；是否包含姓名、项目角色、联络方法；项目组织结构是否清楚；项目组名单是否得到用户确定。4缺一项扣1分。双方是否签字盖章。4无得0分，只签字得2分《需求分析汇报》★是否使用PMO标准模板2采取非标模板得0分包含内容：是否有调研活动总结；是否有业务步骤描述；是否有需求分析；是否得到用户方项目经理确定。4缺一项扣1分。是否签字，并盖骑缝章4无得0分，只签字得2分《处理方案》（实施类）★是否使用PMO标准模板2采取非标模板得0分包含内容：是否有处理方案概述；是否明确方案目标和范围；方案是否具体、完整；是否得到用户方项目经理确定。4缺一项扣1分。是否签字，并盖骑缝章4无得0分，只签字得2分《设计方案》（开发类）★是否使用PMO标准模板2采取非标模板得0分包含内容：是否有处理方案概述；是否明确方案目标和范围；方案是否具体、完整；是否得到用户方项目经理确定。4缺一项扣1分。是否签字，并盖骑缝章4无得0分，只签字得2分《上线切换汇报》★是否使用PMO标准模板2无得0分包含内容：是否明确上线模块和范围；是否有实施过程回顾；是否有判定上线决议；是否得到用户方项目经理确定。4缺一项扣1分。是否盖骑缝章4无得0分，只签字得2分《验收汇报》★是否使用PMO标准模板2无得0分检验内容：是否明确验收模块和范围；是否有实施过程回顾；是否有阶段结果产出物；是否有明确表示项目终验；遗留问题及处理方法。4缺一项扣1分。是否盖骑缝章4无得0分，只签字得2分《系统运行问题跟踪统计单》无是否使用PMO标准模板2无得0分检验内容：是否填写项目名称；是否填写提交时间；是否填写维护人员；是否填写问题类型；是否填写问题现在状态。5缺一项扣1分。用户方项目经理是否签字3无得0分《实施日志》是否使用PMO标准模板1无得0分检验内容：是否填写用户名称；是否填写部门；是否填写工作内容；是否填写起始日期、完成日期；是否填写实际工时。是否天天填写一张实施日志；是否每个顾问独自填写；7缺一项扣1分。用户是否签字确定。2无得0分文档审计评分标准（加分部分，满分20分，合格项加分）文档名称盖章Checklist分值评价《系统测试汇报》无是否