档案密集架采购项目背景和项目需求

第一节项目背景 1一、行业背景的分析 1二、档案密集架概述 19第二节项目需求 21一、项目概况 21二、项目需求 25第一节项目背景一、行业背景的分析（一）档案的重要性1.档案的历史渊源：档案是人类生产过程中直接形成的历史记录，再现了历史真实面貌的原始文献，具有历史的再现性、知识性、政治性、文化性、社会性、教育性和价值性等特点。我国古代各个朝代对档案有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”，清代以后多用“档案”，如今统一称作“档案”。档案的载体有甲骨、金石、兼帛、简册、纸质、胶磁等。档案的制作手段有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；档案的表现方式有文字、图表、声像等。档案词语的来源有两种主要观点，一是来源于清初，一是来源于远古，两种观点，尚待进一步从古代文献资料和出土文物中作进一步的深入考证，值得大家商榷。档案的定义目前国内外已有上百种，根据定义的出发点和角度来划分，可以归纳为五种类型：法规型、辞书型、教科书型、专著型、论文型。《法兰西共和国档案法》（1979年公布）表述为：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”《苏联大百科全书（第三版）》：“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件”。中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是：“国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”，而最新的定义是：“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息”。以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、查考价值、载体和多种形式。2.档案工作的重要性：正因为档案具有历史的再现性，形式多样的档案才具有查考价值。档案是人类记忆和把握事物发展规律的关键所在，档案的存在是人类发展史上的一项无形的宝贵财富，因此档案管理工作是维护历史真实面貌的重要事业，使瞬间变为永恒，为我们研究历史现象，准确掌握历史发展规律，服务社会发展提供了坚实的基础。做好档案工作是一个社会、国家健康发展的需要，档案管理是每一个单位管理工作的重要一部分，是提高单位工作质量和效率的重要条件，是对历史的真实记录，为促进科学发展提供了第一手资料，是进行科学管理，制定发展的好教材，为科学发展奠定了坚实基础。档案与人类文明的产生和发展相伴随，档案工作是维护历史真实面貌，功在当代，利在千秋的伟大事业。档案在人们社会活动中具有其他文献所不能替代的作用，具有特殊的作用，特别是当今社会日新月异，各项建设如火如荼，通过对档案的研究和发掘我们可以更好的促进社会经济全面发展，使我们在工作中少走和不走弯路。3.档案的价值：从发展的角度出发，档案的社会价值就是对社会发展和人类生活的利用价值，是档案能够满足社会需求的重要表现所在。档案是历史的记录，是最原始、最真实的资料，档案能够发挥其作用，就充分体现出档案的自身价值，也就是说档案的作用就是档案的价值。档案的作用是多方面的，但最主要的是可以概括为两个基本方面，即档案的凭证作用和档案的参考作用，档案的凭证作用和参考作用一般可以概括为以下几个方面：（1）档案是历史的真凭实据：档案记载了社会发展的历史过程，具有一定的法律效用，档案记录历史具有客观性，它保留了当时的历史真迹，如原始的印信、手稿、音像等，它是机关单位中信息工作必不可缺的信息工具，是处理业务和履行职能的手段，因此就要利用档案的信息来熟悉各项工作的内容，规划决策以及处理事务的前后条件。以方便工作的正常开展；（2）档案是生产活动的参考依据：档案在历史的发展过程中是用来记载日常的生产活动，记录人类在发展过程中与大自然融合、积极斗争积累下来的宝贵经验，可以为社会建设提供重要的依据和参考资料。当今社会各项建设突飞猛进，随着我国城镇化建设的不断推进，城市的规划建设在不断扩大延伸，各项建设如雨后春笋拔地而起，做好各项工程的档案管理尤为重要，档案可以作为城市规划、工程立项管理的有力凭证，可以避免好多重复建设，使我们的规划更加合理。特别是科技档案在当今科学技术一日千里，各项技术在不断更新的时代，档案更是作为企业现代化生产和科学管理的重要条件，在企业经营管理和提高生产效率方面发挥着重要的作用；（3）档案是科学研究的基础和前提条件：一切的科学研究都离不开前人所留的资料，在这一定的基础上进行创新改革，这就直接说明了档案成为了一个不可缺少的重要条件。在科学研究中，档案不单单是直接的提供最原始的记录供参考和借鉴，另一方面是能够直接提供大量的实验数据和观察中建立起来基础材料可供直接参考利用。科学研究工作的发展，主要依靠人类的实践，通过不断地总结前人研究的成果，吸取其中有益的经验教圳，避免少走弯路或不走弯路。档案是记录前人研究成果的最原始的资料，其真实可靠性是任何材料都不可替代的。因而任何科研成果都是以档案作为基础和条件，如我国航空工业的发展，就是依靠以往飞机研制、设计、制造、飞行等原始数据资料，不断试制出一代又一代的先进飞机；（4）档案是文艺创作的基础：档案记录了各个历史时期、各个历史朝代社会发展的基本情况，有各种英雄人物的事迹材料、有当时的人文社会、生产力状况，人民的生活现状等等，是作家文人著书立传、艺术家文艺创作的基础和源泉；（5）档案也是对大众进行历史和传统教育的生动教材：近年来国家很重视各类档案馆、博物馆的建设和管理，并逐步推行免费开放，档案所呈现给人们的原始资料具有较强的说服力和感染力。通过档案的记录人们可以清楚的了解一个国家、一个民族的发展和变迁。有些地方将档案馆建成了爱国主义教育基地，对下一代进行爱国主义教育，档案的宣传教育作用，已经越来越重要。（二）档案信息化前景档案信息化规划分宏观规划和微观规划两个方面，宏观规划是指档案行政管理部门对全国或一个地区、一个行业的档案信息化建设未来几年所要完成的任务和达到的目标进行部署，微观规划是指一个档案馆局或一个机关、企事业对本单位未来几年档案信息化工作作出总体安排。由于档案信息化建设的进程与整个国家和社会的信息化进程密切相关，甚至受制于一个单位本身的信息化发展水平，因此，档案信息化的规划时效意般不应超过5年。1.制定规划的重要性：信息化是一个长期的发展过程，档案信息化的实施必须在国家、地方以及相关行业信息化的总体规划下，制订与社会需求、档案事业发展相适应的总体规划，规划对档案信息化的实施和正确有序发展起着重要的引导和指导作用，一个科学的规划对档案信息化建设适应档案事业发展的需要、保证档案信息资源共享，减少盲目建设和重复建设、促进落后地区档案信息化水平的提高具有十分重要的意义。2.制定规划的主要阶段：（1）组建机构：档案信息化规划和建设都要确定领导队伍和建立管理机构，成立由单位主要领导、信息化管理人员、相关技术人员、档案管理人员等参加的规划起草小组。起草小组组建后，还应由专家对所有成员进行有关总体规划知识的培训，使大家都明白总体规划的重要意义，掌握制定规划的基本理论与方法；（2）开展调研：调研主要包括两个方面内容，一是对国家、地方、行业信息化的发展战略、发展规划、发展水平进行全面的了解，并研究其对档案信息化的影响和需采取的相应措施，二是对档案部门的信息化发展水平进行调研，了解其硬件、软件、档案资源建设、人员和制度等方面的基本状况、存在的问题、相关要求等；（3）研究制定规划的初稿：在广泛调研的基础上，研究提出规划的初稿；（4）组织论证：完成初稿后，应该组织专家进行科学性、可行性等方面的论证，并广泛征求基层单位的意见；（5）发布规划：征求各方面意见、报领导审批后，就可以正式发布实施。3.制定规划的原则：（1）科学性和先进性：档案信息化建设是为了应对信息技术对档案工作的影响，是利用信息技术提高档案现代化管理水平，因此，在制定规划时，必须要考虑到先进科学技术的发展趋势，要体现科学性和先进性的原则；（2）实用性和可行性：档案信息化建设的最终目的是应用信息技术提高档案管理和利用水平，在研究制定规划时，一定要注重实用性的原则，档案信息化建设又是一个长期的过程，由于各地区、各部门、各单位的硬件条件、人员素质、档案管理水平等存在较大差异，规划一定要根据大多数单位的实际情况，充分考虑到实施的可行性；（3）管理性和可扩展性：档案信息化建设虽然与计算机技术等密切相关，但是因为计算机等信息技术，特别是硬件设施等更新换代非常快，在制定规划时，不宜对硬件设施和应采用的信息技术等提出具体的或过高的要求，而应该侧重于档案管理功能、档案资源建设、法规标准化等方面提出管理性的要求。要充分考虑到档案信息化对档案工作的影响和要求，规划要具有灵活性和可扩展性。4.规划的内容：规划一般包括指导思想、建设原则、总体目标、具体目标、措施等部分组成，具体如下：（1）目标：总体目标是适应信息技术发展对档案工作的影响和要求，加强档案信息资源建设，实现档案信息资源共享，总体目标可以分解为具体实施的多个具体目标，总体目标的确定要与国家、地区和行业的信息化整休水平相适应，处理好长远性和现实性、先进性和可行性关系。从当前档条信息化建设的情况看，档案信息化建设有两个主要目标，一是应用信息技术加快档案资源信息化进程，提高档案信息化管理和利用水平，实现档案资源信息共享，二是应对信息技术对档案工作的影响，做好电子文件归档和电子档案管理工作；（2）措施：措施主要包括法规标准的研究制定、人员培养、经费投入、组织机构保障等。5.档案信息化保障体系：（1）档案信息化标准规范建设：标准规范是进行档案信息化建设的重要基础之一，是不可或缺的必要条件。因此，在档案信息化建设过程中，制定与推行相关的标准规范尤为重要。推荐使用统一标准规范是适应档案信息采集、利用网络化的需要，数字化档案信息的主要特点是通过宽带网络技术，向广大网络用户提供丰富多彩的档案信息内容，实现档案信息的高有效性和高可用性。因此，实现多个分布式异构信息系统中实施资源信息的有效发现、定位、检索和导航，就必须采用统一的数据格式和元数据标准，保证广大用户对存取海量信息的有效性，最大限度地满足用户的多方面需求，具体方法简介如下：①符合国家信息化建设和档案管理的各项方针政策：建立档案信息化标准体系，要按照国家已经确定的国家信息化体系及其要素来制定，同时兼容行业和地方的情况，以求上下兼顾，相互配套，形成较严密的体系；②符合国情并适合国际间的衔接：世界各国档案信息化建设飞速发展，档案信息化程度成为衡量一个档案馆现代化水平的重要标志。一些开展档案信息化建设较早的国家如美国、澳大利亚等，这些国家采用先进技术较早，他们现在遇到的问题，我们将来也可能遇到。因此，档案信息化标准化体系的确定，既要符合中国国情，能反映中国档案信息化发展的实际，也要积极吸收国外的先进经验，考虑国家间信息化水平互相接轨的因素；③具有综合性和可操作性：在规范中国档案信息化建设的过程中，建立档案信息化标准体系时，在考虑具有科学性的基础上，还要遵循两个主要原则：一方面标准规范体系要具有综合性，以尽量少的标准完成综合信息管理的任务；另一方面要具有可操作性，使设计的指标能客观地反映问题，以真正做到为政府宏观决策提供量化的依据；④具有导向性：任何一种标准规范体系的设置，在实施中都将起到引导和导向作用。为了推动档案信息化的发展，档案信息化标准规范体系将从促进信息技术应用、信息人才培养、信息资源开发利用、提高信息化在档案事业发展中主导作用的效果等方面加以引导，使档案信息化标准规范体系建立在科学、可靠和可行的基础之上，建立在促进档案信息化水平的快速提高、尽快缩小与国际间档案信息化发展差距的基础之上。（2）档案信息化人才队伍建设：档案信息化建设的最终目标是要培养具有综合职业能力和全面素质、具有信息化意识，并掌握现代信息技术、计算机技术、通信技术、网络技术的适应现代化建设需要的应用型人才和高素质劳动者。这是检验档案信息化建设能否服务于档案事业体系的建立、服务于档案管理现代化、服务于国民经济和社会发展的标准，各级各类档案教育培训中心应该充分创造条件，采用多种途径对档案信息化人才进行培训，具体内容如下：①是广泛开设计算机课程，尽快普及现代信息技术、计算机技术、通信技术、网络技术的教育，组织档案工作者参加社会认可的计算机应用资格证书考试；②提供信息技术应用的实验和实习环境，加快引进计算机辅助设计、计算机辅助制造、计算机辅助工程等信息化生产的软件和设备，与社会生产信息技术应用的接轨；③让更多的档案工作者参与到档案信息化建设工作中来。这样，一是可以让更多的档案工作者有机会带着问题进行学习，激发他们创造力的培养；二是可以在教学相互配合、相互协助的基础上，通过解决问题来促进学员能力素质的培养；三是可以在目前投资有限、人才匮乏的情况下，作为-一种档案信息技术人才建设的快捷之路。（三）档案密集储存方式1.档案存储方式的演进与发展：档案存储方式与档案装具的使用密切相关，采用何种档案装具决定了档案存储方式，《档案保护技术实用手册》中对档案装具的定义为：档案装具是指用于存放档案的各类、架、箱，以及包装档案文件并能够使之分类排列置于柜、架、箱中的档案卷盒、卷皮、卷夹等。档案装具作为存贮档案、维护档案完整与安全、延长档案寿命的基本设备，为档案的保管、保护、保存创造了必要条件，同档案一样，档案装具也历史悠久、种类繁多，具体介绍如下：（1）古代档案装具：早在西周时期，我国就有了“以石为室，以金为匮”，用以保藏重要典籍的记载。旧时受建筑、材料及工艺限制，档案装具多以架、柜、箱为主，一般依次排列，档案顺序码放，柜架之间留有间隔，以备调取案卷，由于其柜架排列较为松散，是一种散列存储方式，随着社会的发展进步，档案载体形态多样化，现代档案装具也有了长足的进展，材质也不限于木质，广泛使用金属、塑料等，品种更齐全，功能更专业，现代档案装具最重要的变化之一就是是档案密集架的出现及迅速普及；（2）档案密集架的出现和发展：1989年，辽宁省档案馆与沈阳沈飞档案装具厂合作，研制出我国第一套档案密集架，拉开了我国生产和推广使用档案密集架的序幕。伴随技术的发展和用户需求的更新，档案密集架产品不断推陈出新，出现了侧拉式密集架、电动密集架.智能密集架等，产品不断向多元化、现代化、智能化、人性化方向发展，产品质量和生产工艺都得到不断提高。上世纪80年代，我国各地档案馆新馆建设蓬勃兴起，对档案装具的需求也随之大增，特别是馆藏档案数量急剧增长，对档案装具的空间使用效率提出了更高的要求。密集存储设备在各级档案部门的广泛推广使用，还得益于相关技术标准化工作的及时跟进。上世纪90年代初期，国家档案行政管理部门制定颁布了直列式档案密集架行业标准，使档案密集架的制造、使用进一步规范化、标准化。随着档案密集架在档案行业的广泛应用，密集存储成为档案实体的主要存储方式，档案密集架相较原有档案柜和开放档案架而言，节约空间，储存量大，使用和管理较为方便，较好地满足了档案部门应用需求，迅速替代传统档案装具，成为各级档案馆、机关和大型企事业单位档案部门保管储存档案资料的主要装具。2.档案密集存储方式利弊辨析：毋庸置疑，档案密集架优点非常突出，它节约占地面积，空间利用效率高，在不扩大馆库基础上有效增加库容，最大限度地利用了库房，节省了资金投入，日常管理较方便，提高了调、存卷效率，节省人力，并且整齐美观、视觉效果良好，虽然其施工安装复杂，对库房承重载荷有特殊要求，但总体来看档案密集架较好地满足了现代档案存储及管理的各项需要。我们应当看到，上述这些优点都是基于社会、自然环境和谐稳定的正常状态，一旦出现战争、自然灾害、社会突发事件等非常状态，密集架的缺陷就明显地暴露出来，主要表现在以下两个方面：（1）档案密集存储不利于灾后档案抢救修复：一旦发生地震、泥石流等自然灾害，存放档案的档案馆建筑就会遭受巨大破坏，档案安全受到严重威胁，档案屡有损毁。在损毁档案灾后抢救及修复的过程中，抢险人员和档案保护专家不难注意到：使用密集架存放档案的，在库房坍塌毁坏时，密集架随之倾覆，原有密闭空间被破坏，档案散落废墟之中，杂乱无序，受泥沙、雨水污染，损坏程度严重，挖掘抢救及修复难度较大，特别是电动密集架，在灾害中供电中断又缺少必要设备情况下，无法及时对档案进行抢救修复，而采用多节档案柜存储档案的，虽然档案柜组倒塌，柜体严重变形或有撕裂破损，但柜内档案相对齐全有序，由于档案柜相对封闭，自身具有一定保护功能，虽不防水，但对灰尘、泥石流有一定隔绝作用，档案损坏程度较轻，挖掘抢救及修复相对容易；（2）密集架机动性差，不利于档案及时安全转移：在严重社会群体事件中，不法分子可能冲击政府机关，抢夺焚毁档案，这些事件突发性强，要保证档案安全必须分秒必争，紧急处置。档案密集架因机动性差，档案转运需临时装箱，耗费时间，不利于档案迅速安全转移，而多节档案柜由于相对独立，移动灵活，兼有转运装具功用，不用临时装箱，便于紧急情况下档案转移，减少了档案受损的可能性。虽然和平时期灾害及突发事件是小概率事件，不常发生，但现代社会由于环境破坏严重，纵向比较来看，自然灾害发生几率仍呈上升趋势。况且灾害一旦发生，就可能对档案造成不可挽回的损失，因此危机状态下档案安全保护成为档案密集存储面临的新挑战。如何充分发挥档案密集架存储容量大、管理方便等方面的优势，又尽可能地克服档案密集架的上述不足，扬长避短，抵御各种突发事件侵袭，在紧急情况下安全.迅速地转移档案，避免或减少档案损失，已成为档案部门的一项重要任务。3.档案密集存储方式的创新实践：面对档案安全的新挑战，各级档案部门积极发挥聪明才智，结合各自情况，从不同思路、不同角度，为改革完善档案装具进行了有益的探索和实践，比较成功的有以下几种：（1）解放军某部档案馆自行研制的“战备密集柜架”，由该馆自行创意和完成设计，在其新馆修建时进行了施工安装。这种战备档案密集柜架，每列密集架分前后两面，每面5层6列档案柜。档案柜通过底部卡扣锁定在密集架承重钢架上，每个档案柜均可独立从密集架框架上拆卸下来，档案柜正面底部有隐藏的拉手，紧急情况下，可将拉手拉出，先向上抬起档案柜，使卡扣解锁松脱，再向外即可拉出档案柜。档案柜两侧装有提手，方便搬运转移，其卡扣设计简单实用，经实际操作，锁定后档案柜较为紧固，解锁操作较为轻便，其档案柜可竖放A4规格档案，箱体进深较普通档案多节柜略短，进一步减少了冗余空间，有助于提高存储密度；（2）某地档案局馆自行研究设计的可拆式密集型档案保密存储箱，是用机柜锁定技术将档案保密存储箱体锁定在密集移动架上，其箱体可拆，搬运灵活，可应对突发事件时档案的安全转移。该研究技术已获国家知识产权局实用新型专利；（3）利用密集存储架构，对现有箱柜进行“加密”技改，也在档案存储实践中得到积极探索。例如某地档案馆研制开发的“立体移动式档案柜托架”，将该馆原有的数百个旧五节档案柜，安装在档案密集架的底盘托架上，将移动式托架与封闭式便携档案柜配套使用，既增加了档案存储密度又节约了经费，每列密集架分前后两面，每面可放4组档案五节柜，形成5层4列档案柜，档案柜安装在档案密集架托架上，多节档案柜依层叠放，档案柜之间通过凹凸咬合，防止滑动，遇有紧急情况时，可按照从上至下顺序，依次将档案柜搬运转移，同时每节档案柜都能上锁或系扣，保证了档案安全。该馆曾经进行了档案紧急转移演练，从演练情况看，档案转移时不需另找装具临时装箱，易于搬运、装载和管理，省时省力，达到了紧急情况下安全转移档案的目的。4.加快推进新型密集存储装具的应用：（1）当前，各地档案部门研制或使用的档案密集存储设备，虽然形制各异，但都较好地结合了密集架存储密度高和多节档案柜封闭存储、搬运灵活的优点，做到了平时能密集存储档案，紧急时能迅速搬运转移，实现了“平战结合”，具有很好的借鉴意义，在各级档案部门具有较大的推广应用价值，对于不同形制的档案密集柜，各级档案馆可根据实际情况选择使用，有的如战备密集柜架比较适合于新建馆舍，有的如立体移动式档案柜托架比较适合于在原有档案多节柜基础上进行技术改造；（2）档案密集柜的推广使用如与档案分级管理配合进行，效果会更加突出，各级档案馆将原有普通档案密集架全部更换为密集柜架，既不现实也不经济，比较可行的办法是，根据馆藏情况及档案重要程度，将某一库房配置为可便携式密集柜架，或将密集架的某几列设置为可便携的密集柜架，用来存放具有核心价值的重要档案，以备不虞；（3）当前，国家有关部门还要加强档案密集柜架相关标准规范的研究制订工作。由于新型档案装具均为档案馆自行研制，委托厂家定做生产，在材质、尺寸工艺等方面没有统一要求，在架体自重、承重载荷、工艺指标等方面缺乏相关检测数据，这对其推广使用造成一定技术障碍。建议有关部门对生产厂家作进一步考察，如可能，可先由企业制定企业标准，并俟机转化为行业标准，必将推动各类“便携式”档案密集存储设备的快速发展和广泛应用（二）档案密集架应用状情况分析密集柜英文“MovableRack”，日语中叫做“移动棚”，又名密集架，最早起源于岛国日本，因日本国土面积小使用密集柜可以节省七成以上的空间，所以在日本得到了飞速的发展，日本人把它理解为一种可移动的货架，企业店铺使用非常普及。上世纪80年代随着改革开放密集柜带着奢侈品的标签传入中国，它以档案柜的代替品出现在了大型国有企业的办公室，随后国内一些大型企业迅速仿制。随着现代社会的飞速发展，信息资料也不断地增加，为人们的使用和信息的交流带来方便的同时，也为储存、查阅及管理带来了新的问题，而密集柜的出现为我们解决了这个难题，它储存量大，使用方便，节约空间，而且方便管理，已经成为国家政府部门和大型企事业单位储存资料的最佳选择，有着广泛的应用前景，具体分析如下：（1）密集架性价比极高：当初作为奢侈品来到中国的密集柜，随着祖国改革开放的大踏步发展，已经从进口转为自主生产，从手工焊接到全自动组装，密集柜的成本已经大大降低，而且体型从大到小满足各种场合需求，质量较好的密集柜每平方甚至只有900元，性价比极高，完全可以接受。（2）密集架空间利用率高：密集架可充分利用库房空间，与传统档案文件柜相比，其资料存放容量能增加50％以上且不易倾斜，有防震功能，可在大多数单位和场合使用。（3）密集架可以延长资料保存寿命：每列的接触均有密封装置，顶部有防尘板，底部有防鼠装置，因而具有良好的防尘、防鼠、防潮功能。如果追求更高的标准，更可以设置无线智能环境传感器、恒湿消毒净化一体机、区域智能控制器以及智能空调控制模板，对档案库房的环境进行管理调节，保护资料不受伤害；（4）密集架可以抵御火灾，增加档案抢救成功率：移动密集架的所有零部件的表面均经过严格的除油、酸洗、磷化等九道工序后采用180℃高温静电亚光喷涂处理，耐腐蚀，又因每列有密封装置，平常整体靠拢锁住。如遇火灾，密集架的表面经高温处理过，有防火功能。进阶版可以安装烟雾感应检测系统，当出现意外情况的时候可以及时地发出警报，档案库房的管理人员可以及时发现，及时采取应对措施；（5）密集架可以极大提升办公效率：在工作中，档案经常需要不断地进行存取。通常工作人员都是把资料放在文件柜或者档案柜里，但是随着档案一多，找起来就会很麻烦，甚至还有丢失的情况。如果将档案都放入档案密集柜里进行存储，只要在存放的时候扫描一下条形码（第一次放入时需添加条形码），密集柜的系统就会智能记住档案的位置，从那以后再也不用担心浪费时间和丢失档案了。（6）运用了密集档案架对于档案管理水平起到了极大的促进作用，但是针对密集档案柜配套的管理制度相对于以往的管理制度也要相应的进行调整，如制定完善的手动密集架管理、借阅、保密、归档等相关制度，对档案管理工作各个环节要进一步细化规定，内容涵盖归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、借阅登记等各个方面，真正做到了档案管理工作有据可循，按章办事。其次，强化管理手段。针对编制档案多且杂的特点，采取分类管理的办法。对文件、图片、电子文稿等不同类型的文档及时接收，对收集到的档案资料，统一编号、统一归类。为手动密集架做好分区，切实做到档案齐全、条目清晰、查找便捷，最后，就是要求档案管理人员增强责任意识，配备专职档案管理人员并进行相关培训，实行专人负责，确保密集架使用规范，发挥最大的作用。二、档案密集架概述1.密集架的定义：密集架，又称密集柜，密集型档案装具的一种，是在复柱式双面固定架的底座上安装轴轮，能沿地面铺设的小导轨直线移动的架子，可根据需要将多个架子靠拢或分开。2.密集架的分类：（1）按用途分类：档案密集架、图书密集架、会计密集架、病历密集架、仓储密集架等；（2）按结构分类：开放式密集架、半封闭式密集架、全封闭式密集架等；（3）按操作不同分类：手动式密集架、电动式密集架、电子智能密集架等。3.密集架的构成：密集架主要由轨道、底座、立柱(板式)、搁板、挂板、侧靠板、背靠板、顶板、防尘板、护板、门板、传动机构、防倾倒、防震、防尘、防鼠、制动、缓冲、目录卡及传动装置、密封装置组成，具体如下：（1）轨道：包括地轨和导轨；（2）架体包括立柱、挂板、搁板、分隔棒、防尘板，具体如下：①挂板：放在搁板与搁板之间，起支撑固定作用；②搁板：存放档案资料的平面板；③分隔棒：用于分隔双面存放的资料中间，防止混乱；④防尘板：放在架体的顶部，主要用来防尘。（3）传动装置：链条、齿轮、手盘、轴承、滚轮、锁定；（4）底盘：主要用于支撑架体的底座；（5）密封装置：防止密集柜合架时因为撞击产生损伤，同时还可以降低架体开合时撞击所产生的噪音，起到防撞、防尘、防潮、防噪音、防鼠的作用；（6）面板：包括内侧板、外侧板、和门板；（7）顶板：密集柜架体的顶部，每仓柜顶部配加防尘装置可防止灰尘落入柜内柜顶及底框的防倒装置，每组活动单面柜顶都配置防倒装置；（8）目录卡；设在柜体的侧板上，用于放置档案分类信息卡片；（9）防倒装置：安置在导轨上面，用来稳固密集柜，防止密集柜倾倒。4.密集架的工作原理：（1）密集架的移动：密集架可单列或多列一起在导轨上行走，每列具有手刹制动装置（自锁柄），自锁柄在OFF位置时，架体不能移动，在ON位置时，架体可移动，每列架体的侧面板上有标签框，移动列底务上有防倒装置，每个组合箱体的前后各一列装有总锁，用于整体的锁闭，起到保密作用，导轨的端部安装限位装置；（2）档案资料的存取：顺时针或逆时针方向摇动手柄，活动架将在轨道上平稳行走，档相邻二架体距离移至一定位置时（有足够位置存取资料），顺时针转动两列架体的自锁柄至OFF位置，此时再摇动手柄，二架体不能再移动，然后进入架体间存取资料（如转动自锁柄时不能锁定架体，可稍稍转动手轮至能拉动自锁柄，不能强行锁定，以免给自锁柄扳断或损坏自锁装置）；（3）密集架的锁定：逆时针方向转动自锁柄到ON位置，架体自锁被解除，摇动手柄架体可行走，当所有架体与固定列紧靠在一起不能再移动时，转动边列的自锁柄使边列自锁，然后顺时针方向转动总锁，则将所有密集架锁定；（4）层高的调整：密集架每层按标准高度配置，当需调整层高时先取下层板，将层板二侧支承板往上移，使之与立柱脱钩，再向上或向下移至所需高度，插入立柱孔中与立柱挂上，然后放上层板即可。第二节项目需求一、项目概况（注：以下内容根据项目实际情况填写）1.项目名称：XXX档案密集架采购项目2.采购单位：3.项目地址：4.项目采购清单：（1）档案密集架设备采购清单：货物名称数量单位备注智能电动档案密集架立方米手动密集柜立方米合计（2）采购清单详细参数：设备名称设备配置性能说明技术参数轨道轨盒轨道由轧制成开放矩型的轨盒和轨条焊接成型。整体镀锌钝化处理，提高防腐能力。轨道底盘底盘底盘采用框架式结构，整体焊接，刚性好、不变形。架体立柱表面静电喷塑，粉末涂料选用热固性聚脂与环氧型混合涂料，喷塑前经严格去锈去油和磷化处理。架体结实、坚固、设计新颖、安装规范、搁板的层数和间距可自由调整。搁板背面带加强筋，挂板有4个悬挂点，提高承载能力。搁板挂板搁棒面门门框门板平整，款式新颖、表面亚光喷塑。门板门锁侧面板钢制侧护板整体大侧板，大圆弧倒角，美观大方。传动机构轴承双排内调心、万向节轴承传动轴连接钢管滚轮链轮精密的链轮结构，足够的传动比使手摇非常省力，运行平稳，性能达到和超过国家标准。精巧的传动手柄造型美观大方，手感舒适。把手柄折叠后可以避免通道障碍，摇动任意一列架体均不会带动其它手摇柄转动。链条制动装置边列锁定装置每列装有制动装置操作方便，制动可靠，使用存取安全边列锁定装置防护装置密封装置每列的接触面均有缓冲及密封装置，具有良好的防震、防尘、防水、防潮、防鼠和防火功能。防尘板防倾倒装置防鼠板表面处理前处理药剂表面经去油-除锈-表调-磷化-清洗-钝化等工序加工而成。亚光静电喷塑，高温塑化而成。高压静电喷塑纯水洗紧固件二、项目需求1.商务要求：（1）交货期：分批交货，首批货物在合同签订后XX天内交货，其余货物必须保证在合同签订后XX天内完成交货，或者根据采购人要求分批完成交。（2）交货地点：采购人指定地点。（3）质保期：交货后质量实行三包，三包期限（质保期）不少于XX个月，并有相关售后服务承诺。（4）应提供的伴随服务：①所有货物我方均免费送货上门、安装、调试。我方免费提供完善的设备使用、操作培训，接故障通知立刻响应，及时达现场提供服务（保修期