销售办事处分公司管理新规制度

***办事处管理手册

分目录第一部分：办事处设置及岗位责任体系………………2第一章办事处机构定位…………3一、办事处机构性质…………3二、办事处机构职能…………3三、管理总则…………………3四、岗位基础标准……………3五、办事处组织结构设置……4第二章办事处岗位责任制度……5一、办事处经理岗位职责……5二、业务经理岗位职责………5第二部分：办事处管理体系……………6第一章办事处系统管理制度……6一、例会制度…………………7二、考勤制度…………………7三、办事处工作制度…………8四、办事处办公设备使用制度………………8五、办事处保密制度…………9第二章办事处销售目标计划管理………………9一、月度销售计划编制依据………………9二、销售计划编制、修改和确定……………9三、销售计划实施情况考评………………9第三章办事处退发货管理制度…………………10一、退货管理制度……………10二、发货管理制度……………10三、承运管理…………………11第四章人事管理制度……………11第五章财务管理制度……………12第六章培训管理制度……………14

****办事处管理手册第一部分：办事处设置及岗位责任体系第一章办事处机构定位办事处机构性质为了给营销系统人员提供一个良好发展平台，在兼顾企业和销售人员利益同时,深入放宽销售政策，科学布设营销网点，不停加强营销队伍建设，完善现代营销手段，建立有效竞争机制和激励机制，整合企业可利用资源，实现企业、个人效益最大化。本措施结合市场实际，对营销人员实施严格考评、优胜劣汰、奖优罚劣、充足调动办事处主动性，确保企业下达市场营销目标顺利实现，特制订本措施，此措施适适用于企业直属办事处。办事处机构职能在企业营销政策和要求指导下，依据本区域市场具体特点，制订适用市场策略和管理方法；对营销中心下达销售目标进行分解，完成销售任务，并对其运作费用进行有效控制；计划、建立并优化完善销售网络和服务体系；建立用户档案，负责维护目标区域市场，并做好售后服务；完善前端市场信息平台功效；实施“区域代理和行业直销并行”营销模式。管理总则办事处管理应纳入营销中心管理系统，职员思想和行为必需符合企业和营销中心要求和规范；明确分工、职责和权限，实施激励考评制度，逐步形成一套管理严密、运作科学、务实高效管理体系。岗位基础标准各岗位人员当接到上级主管命令实施任务时，不管任务完成是否全部要在4小时之内进行复命。在要求时间内完成任务，在实施任务过程中，发觉此任务确实有不可克服困难，无法按时完成任务，需在4小时之内通知上级主管；刚接收任务，有突发事件发生或一些困难未考虑到，认定此任务无法完成，需在4小时之内通知上级主管。办事处组织结构设置：总经理总经理销售总监大北方区北京办事处市场总监华东区杭州办事处西南区重庆办事处华中区长沙办事处售后服务部市场推广部售后服务工程师售后服务工程师售后服务工程师产品专员产品专员销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理售后服务工程师广州办博柏得企业区域经理用户维护主管销售经理销售经理用户维护代表用户维护代表办事处岗位责任制度办事处经理（直属区域经理）岗位职责：直接上级：销售总监传达、分解、落实市场销售部下达企业政策和任务。对所负责办事处各项工作结果和经营业绩负担全部责任。主持每个月销售目标制订，报批销售计划部后分解落实，并督导实施；签发退换货申请，主持拟订下月、分品种进货计划（意向）。监督业务经理填写日汇报和周、月工作计划制订和总结，并对其进行评审、指导。保持本辖区市场网络建设合理性和秩序性。合理布局分销商，关注产品销售价格稳定性，洞察市场反馈危机，并立即应对；亲自对关键用户定时巡访和维护。组织建立健全用户档案，分析市场需求，判定消费倾向，提出产品改善和产品开发提议。策划本区域促销、公关活动，报批及组织实施和结果评定。制订办事处费用预算计划，负责费用控制和现金收付签发及监督。组织办事处人员上岗培训及定时培训，召集办事处人员例会，立即处理职员在业务、思想动态等方面出现问题。10、负责办事处职员月度绩效考评工作。业务经理岗位职责：任用标准：由市场销售部授权当地招聘或总部招聘直接上级：办事处经理帮助办事处经理制订销售目标计划和目标分解计划，完成办事处经理下达销售目标。负责本辖区内市场秩序维护，关键监控价格体系、窜货现象等，帮助调解渠道冲突。建立用户档案，按计划巡访用户，进行市场调查，立即反馈市场信息，帮助办事处经理进行用户评定。填写日工作计划和总结、每七天工作计划和总结、每个月巡访工作计划，完成每七天工作汇报，上报办事处经理（直属区域经理）。对辖区内各级经销商进行宣传企业政策，并对经销商经营活动进行指导（库存、订货、展示、售后服务等），帮助经销商对经营目标进行分解，提出完成目标提议,主动向经销商做新产品卖点介绍、产品宣传工作，确保新产品得以顺利推广。帮助经销商做好售后服务维修工作，处理质量问题引发纠纷。实施企业促销计划，定时对经销商业务人员进行产品知识、产品卖点、销售技巧指导。主动进行市场开拓，主动发展有潜质用户，并维护关键用户。第二部分：办事处管理体系第一章办事处系统管理制度办事处例会制度为使办事处各项例会有计划地纳入制度管理，特制订办事处例会制度。(一)、当日业务总结会：每日工作完成后，由办事处全体业务人员对当日工作完成情况进行交流、总结。2、业务经理天天工作完成后需在22：00前向直属上级电话汇报当日业务工作情况，汇报内容包含业务进展、面临问题及工作提议，因故不能立即汇报应于第二天早晨9时前补报，方便上级主管立即掌握工作动态并作出必需指导。同时准备并计划第二天工作内容，努力争取当日工作当日完成，日清日结，部门责任人应做好统计以此作为绩效考评一项内容。3、办事处经理每星期最少确保三次向销售总监电话汇报负责区域业务情况、人员动向、工作关键、销售回款等情况，并作为绩效考评依据。(二)、周会：每七天需召开周工作例会，具体时间由各办事处依据所在办事处情况确定，周例会标准上是由办事处经理组织，如办事处经理因故不在，由其指定业务经理代为主持。并对会议内容进行统计，记入专门“每七天工作会议纪要”。业务经理填写周计划表，办事处经理主持总结一周业务情况，检视目标完成情况，讨论需要处理问题，并安排出下一周工作关键点。估计下周销售情况，制订周销售计划和周订货计划。业务工作讨论完成后，办事处经理主持学习，由职员轮番交流自己专题。(三)、月会每个月28至次月5日前日由办事处经理组织召开月会，全体销售人员参与。时间为半天左右。会议前，须完成各项上报企业统计报表和业务经理下月业务计划表，各位职员做好自己本月工作总结。会议专题为：总结30天来业务情况；职员工作述职；工作纪律和业绩完成情况进行点评；下月工作计划和目标进行分解；责任落实。会议结束后，办事处经理完成对各职员业绩考评，填写《办事处人员月度考评表》，上报企业销售部。办事处考勤制度、工作时间：（办事处期间）企业实施五天工作制，每个工作日工作时间为早晨8时30分至下午5时，其中中午12时至下午1时30分为午餐及休息时间。销售人员（包含业务经理及销售代表）每个工作日9时前向办事处经理以手机短信或电话形式汇报本日工作安排，办事处经理将以不定时抽查形式检验销售人职员作时间情况以确保工作计划真实有效落实。(二)、出差因工作需要出差，需填写出差申请单由办事处经理进行审批，凭报销凭证确定出差期间考勤。(三)、事假职员因私请假，以书面汇报申请，一天内由办事处经理同意，两天（含两天）以上应上报市场销售总监审批，三天以上者需由企业总经理同意，并由企业行政部立案。(四)、病假职员因病休息应有区级以上医院开据诊疗证实（病假条），不然按事假处理。(五)、旷工职员不请假不上班者为旷工。旷工三天（含三天）以上者，按自动离职处理；三天以内（含三天）者，视情节处罚，并停发一切补助。(六)、考勤统计考勤统计由办事处主任负责，依据实际情况严格登记，月初由企业行政部统计统计，作为考勤依据。办事处工作制度办事处全体职员须严格遵守企业各项规章制度，以制度为本，不可肆意散漫，自行其事。对违反各项制度者必给对应处分。给企业造成重大经济损失或严损企业形象者，立即除名，并负担对应经济损失。办事处全体职员须服从直接上级领导安排，可就其指令提出合理提议，不可肆意顶撞违抗。上级职员要主动做好沟通工作，营造良好沟通气氛，不可粗鲁武断。各级职员必需明确各自权责范围，可对职责外事务提出合理提议，不可肆意干涉。办事处全体职员须以严谨、谦虚、认真态度对待工作，按时完成上级安排各项工作，同时发挥团结协作团体精神，一切从企业整体利益出发，不可在工作中谋取私利，一经发觉，严厉处理。全体职员须树立以用户为中心，以企业形象为生命思想，做到仪容整齐端庄，待人接物文明礼貌，严守企业秘密。对待用户耐心认真，尊重团结同事和领导。上班时间严禁大声喧哗、谈论私事和拨打私人电话。办事处职员在工作和使用办公用具中，须本着节省标准，不可肆意浪费。职员对所需办公用具，须向财务主管提出申请。办事处全体职员须在周日和月初3日前向办事处经理提交周计划和月计划、销售回款及开发计划，办事处经理需向销售总监提交周、月计划，月度销售回款计划，同时递交本区域销售生产计划，在总结会议中上交上周和上月周总结和月总结。计划和总结工作作为绩效考评一项依据，和个人奖惩相联络。职员差旅费用按月进行报销，须在次月5日前由办事处经理进行审批后统一邮寄到企业总部，按审批步骤进行审核报销，不可滞留票据。职员在出差中，须立即向办事处经理汇报出差进度及所碰到各项问题。对于超出个人职责权限和疑难问题，须报请办事处经理指示后方可行事,不可自作主张。办事处职员应立即向上级领导上报反应多种市场问题和情况，并激励提出个人见解，参与讨论处理方案。办事处办公设备使用制度办事处办公设备应由办事处主任进行登记，由办事处经理明确各设备保管责任人。使用办公设备全部些人员均须按相关要求操作。办公用计算机，打印机等办公设备由专员负责使用，其它人员不经许可不能私自使用该设备，不然一切后果及所造成经济损失均由当事人负责赔偿。职员要珍惜全部企业公共设备，离创办公室时，要检验关闭全部设备电源及轻易发生危险器具，确保安全。任何人未经领导同意，不能将企业专用办公设备带出办公地点，不然一切后果自负。上班时间不能打私人电话，保持工作信息通畅无阻。办事处保密制度标准上全部职员须定时和企业签署保密协议，遵守协议内容。必需遵守国家相关保密法规和安全制度。不得向她人泄露企业技术秘密和商业数据。不得向她人泄露企业营销策略、市场策划方案及秘密。不得向她人泄露企业用户秘密及用户档案。违反以上要求者，将处以重罚；情节严重给予除名，并追究其给企业造成经济损失。第二章办事处销售目标计划管理月度销售计划编制依据企业下达年度计划销售指标及办事处年度经营计划。上个月度销售实际完成情况和各区域汇报下月份计划汇总情况。综合区域市场需求，竞争对手情况，历史销售资料而做出销售估计。销售计划编制、修改和确定办事处月度销售计划由办事处经理负责制订，各区域业务经理帮助完成。在办事处月度工作会议上，办事处经理召集业务经理讨论销售计划，同时制订办事处月度订货计划、促销计划和市场开发计划。依据市场销售部同意后月度销售目标计划，各区域业务经理制订负责区域内销售任务分解计划、促销计划和月度定货计划，同时制订自己月度工作计划，交办事处经理审核同意。销售计划实施情况考评办事处销售计划分为年度计划、季度计划和月份计划。根据区域以《销售目标计划表》方法分别展开、下达。对各区域细分计划，按周进行跟踪和检验，每个月中对各区域计划完成情况和工作计划实施情况进行一次通报和总结，办事处经理应立即检验和督促区域业务经理工作。月末由办事处经理将办事处和各区域销售计划完成情况上报销售部。月末办事处经理组织全体职员进行月度总结，对整体和各区域市场销售计划和工作计划完成情况进行考评和总结，填写《办事处工作人员月度考评表》；并写出书面分析说明后，一同上报销售部。第三章办事处退发货管理制度(一)、退货管理用户因质量原因退货，由办事处经理参考企业相关要求作出处理。库管员应将实退数量填注于《退换货申请表》上办理入库。办事处如因产品质量问题需向企业退货，须填写《退换货申请表》，报技术服务部核确定后方可办理退货。凡无审批而私自退货者，运费由办事处经理自行负担。退货申请表要写清名称、数量、退货原因，随货物一同返回企业。因滞销而积压库存，需要向销售部申请，同意后，可在要求时间内退回企业物流部。(二)、发货管理接到用户订单后，商务部导购员应填制一式四联发货单，并和财务确定货款是否到账后由销售主管领导签字后交仓库进行备货。仓管员接商务部发货单后，依据发货单上品名、规格、数量正确备货，将备好货物放置于备货区，由仓库管理人员清点，确定“单、实”相符。仓管员和商务部人员分别在发货单上签字，仓管员留存仓库联。如是新开发用户需由办事处经理提供销售协议，并签字盖章后方可发货。内务主管每日工作结束前，应将回单和业务联进行对账，做到单单相符；将货款收入账、应收款账和统计员销售总帐和应收款账进行对账，做到账账相符。(三)、承运全部物品在包装、搬运、出货过程中全部要避免撞击和跌破。用货车运货时，须视货物轻重进行叠放，应避免货物被压损或变形。搬运货物时，需注意人身安全。如货物不慎碰撞或掉落，可能会造成质量损伤时，储运员需立即检验，以确保其质量情况。货物在托运前要查对品名、规格、数量是否正确。第四章人事管理制度基础标准按需设岗，按岗定员，按岗定薪，实施工资和奖金激励制。招聘程序申请办事处如因业务需要增加人员时，提前一周填写《招聘申请表》报销售部审批后，由行政部安排人员招聘工作。招聘（1）如行政部通知办事处于当地进行招聘，进行招聘工作时应优先考虑从事过这类工作人员。（2）人员招聘条件：老实、责任心强；有良好敬业精神及锲尔不舍精神；身体健康；有良好沟通、洞察及应变能力；（3）人员面试合格后填写入职人员记录表，经办事处经理签字后，报销售总监、总经理核定后上岗。试用期情况：面试合格者，按要求岗位试用。试用期为1-3个月，试用期工资按该岗位工资80%标准进行发放。试用合格后填写《转正申请表》，经办事处经理审批后交由销售总监、行政部、总经理核定合格后转为正式职员。如未达成试用要求需要延期试用由主管领导提出提议报销售总监同意。4、离职（1）辞职办事处职员辞职需提前壹个月提出书面申请，辞职核准后，辞职职员应同办事处经理确定交接时间、交接人，进行工作交接，填写《离职人职员作交接表》。工作交接结束后，凭《离职申请表》结算工资。解聘/开除职员解聘，办事处经理需得到销售总监、总经理同意后生效。辞职核准后，辞职职员应同办事处经理确定交接时间、交接人，进行工作交接，填写《离职人职员作交接表》。工作交接结束后，凭《离职申请表》结算工资，被开除人员无工资。自动离职自动离职是指本人申请辞职而未获同意，自动离开行为；自动离职职员，扣发全部未发薪资，作为对因其离职而造成损失赔偿金。第五章财务管理制度资金管理办事处对经销用户销售一律实施现款现货，如特殊情况货款必需在发货后30天内将货款打入企业销售账户。职员借支现金，一律按企业财务相关要求办理，由办事处经理依据权限进行逐层审批。严禁职员私自收受用户货款或将货款打入私有账户，特殊情况需接收货款必需取得上级主管同意后方可按程序办理，如有违反者将做开除处理，并追究相关责任。严格遵守财务部其它相关要求。应收款管理商务部和财务部要做好应收款帐务登记，按发货单同时统计，按收款收据或银行到款通知单同时核销。办事处经理和业务经理应做好催收工作。业务经理应立即发觉坏帐倾向，并向办事处经理汇报，由办事处经理牵头，协同采取方法追收。不能确定坏帐要继续追收，直至使用方法律手段。一旦确定出现坏帐时，填写财务部“坏帐审批表”报企业调查、复核。坏帐最终确定权在总经理。小额办公用具及低值易耗品管理办事处依据需要，由办事处经理审批，由办事处主任购置小额办公用具及低值易耗品。办事处主任应设台帐，登记支出帐目，负责保管好小额办公用具及低值易耗品，经办事处经理签字方可领用。领用情况由内务主管登记在册。费用控制1、办事处经理是控制办事处费用支出责任人。全部费用支出均须办事处经理签字同意，由上级主管进行审核后，方能凭正当凭证由财务主管报销。2、假如已支出费用不能经过企业财务部门终审，则由办事处经理和办事处主任共同负担责任。促销品管理各类促销品由仓管员管理，登记台帐，严格根据促销计划百分比发放，相关经手人签字。办公设备管理重大采购事项需报请销售部，同意后方可采购。费用支出标准(一)费用额度和控制企业将依据市场部费用管理制度实施。（参考市场部管理制度）(二)费用支出具体标准差旅费（非住宿所在地工作区域之间所发生费用）办事处经理：办事处经理按业务经理实际出差天数进行核实；出差补助及住宿标准（参考市场部人员费用报销标准）长途交通费：大巴或火车硬卧；业务经理出差补助及住宿标准（参考市场部人员费用报销标准）；长途交通费：4小时以下按火车硬座，4小时以上按火车硬卧标准；差旅费报销需有报销单及正式票据办公电话费：限额200元/月；传真费：必需使用正规票据；邮寄费：必需使用正规邮电票据；办公用具费(含复印费)：限额100元/月；办事处物流费：登记；促销宣传费：经企业同意后方可支出；其它：超出预算费用，支出前须填报<特殊费用申请表>，经企业同意后方可支出。(三)、费用核销办事处全部支出均为限额实报实销，全部费用均需经办事处财务主管及办事处经理复核后，每个月连同发货单寄至财务部核销。差旅费核销依据：当月考勤表、当月出差申请表以时间前后为序按飞机、火车、汽车票、住宿票及其它票据分类粘贴，按要求格式填写差旅费报销单及出差汇报单，经审核报销。业务人员出差需填写《出差申请表》，经办事处经理同意方可出差。经同意《出差申请表》需在办事处立案，以此作为考勤、报销依据。出差返回后，将填写好出差结果申请表附于差旅费报销单后，经审核报销。无申请表或申请表填写不完善，该次差旅费不予报销。传真、邮寄费、办公电话费、房租费、办公用具费、物流费等应分类粘贴报销。特殊费用：未包含在上述之内和超出预算费用，报销时将经过同意附于单据后并进行说明。当月全部费用应按时寄回财务部，未按时寄回不予报销。全部费用均需正规票据，严禁使用白条、虚假票据。职员住宿伙食费等杂费不予报销第六章：培训制度本企业是研制、生产、销售医疗产品高新技术企业。做为高科技企业，只有不停追求技术进步和创新才能和知识经济步伐相一致。为使企业职员知识、技能和职业素养符合并推进企业发展，表现企业“以人为本”管理思想，特制订本制度。本制度所称培训是指一切使职员取得悉识、提升技能、提升职业素养有针对性学习活动。本制度所称“培训”分“专业培训”和“自学培训”两种形式：“专业培训”是指企业各级组织所组织多种有针对性学习培训活动；“自学培训”是指职员本人出于提升本身素质考虑，在业余时间进行多种学习活动，包含文凭教育、非文凭教育和自我教育等。行政部负责企业职员培训工作归口管理。第一节入职培训企业新招聘职员入职前必需接收为期一周入职培训，对部分特殊岗位，可依据需要将培训时间延长。入职培训由行政部按培训计划组织实施，并全程跟踪实施情况。入职培训第一、二天由行政部安排，关键是对新职员进行企业历史、企业现实状况、企业发展、企业各项规章制度、企业产品、职业道德等方面教育，以使新职员对企业有一个全方面了解，形成对企业认同。行政部培训完成后，由接收部门安排培训，培训内容包含：（1）办事处各项管理制度及工作程序。（2）销售政策（3）产品知识（4）销售技巧、人员沟通及礼仪培训关键是针对新职员将要从事岗位工作进行应知应会培训，和提升工作绩效应学习内容，包含知识学习和技能训练，使之能达成独立上岗要求。新招聘职员入职培训结束后必需接收考评，考评依以下要求进行：由行政部进行统一理论笔试，考评命题由行政部汇同各部门共同组织，采取百分制；笔试完后由其所在部门进行岗位模拟操作及应知应会考