中海物业管理办公室手册冷眼样本

中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司办公室职责版号/状态：A/1ZHPM第1页共1页一、负责安排公司季度、年度工作会议及总经理办公会议，做好记录，编写会议纪要和决策，并督促各单位贯彻执行，及时理解和反馈关于信息。二、负责公司有关文献起草、印制和分发，做好公司各类文献审核、编号、立卷、存档工作，管理好公司文书档案。三、负责上级和外部来文来电签收、登记和领导批示后传阅、催办、回答。四、搞好调查研究工作，及时发现新问题、总结新经验，为领导决策提供参照，为基层工作提供借鉴。五、注意收集合理化建议状况，会同关于部门提出推广和奖励意见。六、搞好业内工作状况交流，编发公司内部简讯。七、管理公司印信，制发基层单位印鉴。八、负责保密管理，抓好保密教诲、保密检察和对失泄密事件调查解决。九、完善公司行政管理制度，审查基层重要行政用品采购筹划；督察公司内部通信网络建设；安排贯彻节假日值班；管理公司房产；详细做好机关行政用品和办公用品供应工作。十、负责机关车辆调度、使用和维修保养工作。十一、负责服务、督促、检查、协调机关工作，保证机关各项工作正常运营。

中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司行文规则版号/状态：A/1ZHPM第1页共5页一、公司公文是指公司在行政管理过程中所形成具备法定效力和规范体式公务文书。二、行文要坚持少而精、注重效用原则，有如下状况时可以以公司名义行文：向上级机关请示、报告工作。向不相从属单位联系工作、商洽问题。3、向所属单位下达批示、布置任务、颁布规章制度、答复重要请示、通报奖惩事项和重大状况，以及转发需要贯彻上级或外部文献。4、其他需要以公司名义行文事项。三、行文要依照内容选取恰当文种：发布重要行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政办法用“命令”(令)；对重要事项或重大行动做出安排，奖惩关于人员或单位用“决定”；向公司内外宣布重大事件用“公示”，在一定范畴内发布应当遵守或周知事项用“告示”；传达上级批示，转发上级和外部公文，传达规定下级周知、办理或共同执行事项，任免管理人员用“告知”；交流工作状况，表扬先进，批评错误，传达重要精神或状况用“通报”；向上级机关报告工作，反映状况，提出意见或建议，以及回答询问用“报告”；向上级机关祈求批示、批准用“请示”；与平行或不相从属单位之间商洽工作，询问和答复问题用“函”；记载、传达会议状况和议定事项用“会议纪要”。四、草拟公文由主办部门负责，重要公文应当由领导亲自动笔或提出规定。草拟公文要做到：1、符合国家法律、法规和党方针政策。2、保持与公司以往工作思路连贯性，如提出新创意需此外加以阐明。中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司行文规则版号/状态：A/1ZHPM第2页共5页3、全面、真实地反映客观实际状况。4、完整、精确地体现领导机关和领导者意图。5、观点明确，重点突出，构造严谨，条理清晰，文字简洁，符合语法、修辞、逻辑和文体规定，人名、地名、数字、引文无误。6、构造层顺序数排列依次一、(一)、1、(1)。7、使用国家法定计量单位。8、尽量避免使用难懂术语、行话、方言，必要使用时应当加注释。9、使用简称除已通用简称外，普通要先用全称，并注明简称，公元纪年不得略称。10、公文中数字，除成文时间、某些构造层顺序数和词、词组、惯用语、缩略语、具备修辞色彩语句中作为词素数字必要使用中文外，应当使用阿拉伯数码。五、草拟公文内容涉及其她部门，主办部门应当积极与关于部门协商、会签，如有分歧，主办部门要将各方意见报送主管领导研究解决。六、公文稿拟出，在首页附上发文稿纸，依次由主办部门领导、有关部门领导核阅、修改、签字，再送办公室核稿，校核文稿重点是：把行文关。看与否确需行文，与否符合行文关系关于规定。2、把政策关。看内容与否符合党和国家方针、政策、法律、法令，提法与否同已发布关于文献相衔接，办法和办法与否切实可行。3、把文字关。看篇章布局与否合理，构造层次与否严谨，语言文句与否通顺、简洁、贴切、得体。4、把格式关。看文献体式与否规范，版式与否符合本规则规定。5、把手续关。看送核文稿与否有部门领导签字，涉及其她部门问题与否已协商一致。七、核定文稿由办公室呈总经理签发，亦可由总经理授权人签发。签发文稿退办公中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司行文规则版号/状态：A/1ZHPM第3页共5页室编号登记，再交主办部门印发。八、起草、审核、签发公文文稿均不得使用铅笔和原珠笔，笔迹不得超过左侧装订线。九、公司行文采用标印格式，标印格式涉及版式和文献体式关于某些：1、版头。左侧为红色中海标记及上下排列、用隶书中英文书写公司规范化简称“中海物业管理(深圳)有限公司”，下端用一红线将其衔接承托；右上方是上下排列用黑体中英文书写公司地址及联系电话、传真等。2、发文字号。由机关代字、发文年度和发文顺序号构成，机关代字为“中海物深”加主办部门第一种字，发文年度外加括号。发文字号贴近版头下方，使用字体应不大于正文。3、秘密级别和缓急时限。需要标注秘密级别和缓急时限时，秘密级别标注在文献首页左上角，缓急时限标注在密级下方。字型均用与正文字号相等宋体字。4、标题。标题由公司名称、公文内容、文种三某些构成，其中公司名称普通状况下可以省略。标题中除法规、规章名称加书名号外，普通不用标点符号。标题字型普通选用二号黑体字。标题在21个字如下时单行排列，超过21个字时用每行在10至21个字之间多行排列，多行排列应在保持语意完整状况下，排列成上梯型、下梯型和菱型。5、主送机关。主送机关即行文对象。在上行文中，普通只有一种主送单位；在下行文中，主送垂直系统诸个直接下级可以用并列或泛称，批复下级请示主送单位只能是请示单位。主送机关普通标在标题之下，顶格，末尾加冒号；有时也可以在文献末发放范畴内标注。6、正文。正文是公文核心某些，印刷时一律从左向右编排。正文与标题距离为12毫米左右。7、附件。在正文之后、成文时间之前注明附件名称和顺序。8、成文日期。以领导签发或会议通过日期为准。普通标注在正文结束如下5行处，中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司行文规则版号/状态：A/1ZHPM第4页共5页成文日期最后一种字要比上文缩进4至6个字。如果正文恰满一页，成文日期要在下页打印时，必要一方面在下页第一行打上“此页无正文”字样，并附括号。9、印鉴。成文日期上为加盖印章位置，规定上不压正文，下骑年盖月。10、发放范畴。除主送机关外，对其她需要理解文献内容上级机关用“抄报”，同级机关和不相从属机关用“抄送”，下级机关用“抄发”。发放范畴标注在文献末页下端。11、字形。除以上另有规定外，均采用四号宋体字。篇幅较长，内文小标题和重点段落亦可间用四号黑体字。字型均为原则字型。12、编排。普通状况下，每页26行，每行27字。页面安排原则上应做到单字不占行、单字不占页、标点符号不转行。篇幅较多需标注页码时，页码标注在每页右下角。整页布局要匀称，空白处上端略宽于下端，左侧略宽于右侧。13、纸型。文献用纸幅面规格一律采用国际原则A4纸型(297毫米×210毫米)。14、装订。在左侧用两钉装订，装订线距纸边约10毫米，两装订各距上下纸边100毫米左右。十、公文缮印由主办部门负责，缮印前要认真校对无误，普通采用三校制：1、初校。由电脑操作人员对校，即在屏幕上对照原稿进行校对。规定杜绝窜行、漏行、多字、漏字现象，保证条块安排、字型选取、内文编排对的。2、复校。由二人或多人读校，即一人读原稿，另一种或数人看校样。规定消灭错字、别字和标点符号使用上错误，达到标印格式规定。校红。由拟稿人看校，即先看复校标出需要改正地方与否已经改好，然后通校一遍，规定一切无误，并对文印最后质量负责。十一、加印时，办公室要对文献作进一步检查，看格式与否妥当、构成与否完备、版面与否整洁。对不符合规定以及超过规定份数公文，不予盖章。中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司行文规则版号/状态：A/1ZHPM第5页共5页十二、加印后，主办部门应当及时将文稿并正式文献两份交办公室存档。十三、公文封发由主办部门负责。封发前要一方面检查装订后文献有无倒页、错页、重页等现象，有则重新装订后再封发。要看清晰文献标注发放范畴和份数，以免漏发和发错。信封上地址要写清晰，封口不得用订书机钉。文献分发状况要登记清晰。

中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司收文解决办法版号/状态：A/1ZHPM第1页共2页一、收文解决是指上级来文、下级来文和外单位来文解决，它普通涉及签收、登记、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等环节。二、来文统一由办公室文员拆封、签收。签收文献要逐件清点，重要文献要逐页查点，如发现问题应及时向发文机关查询并采用相应解决办法，急件要注明签收详细时间。标注详细领导“亲启”、“亲收”信件，须送受件人亲拆亲阅后再作解决。三、所有来文都要登记。登记时机密件与普通件分开。登记文献须将顺序号、收文时间、来文单位、发文字号、密级、缓急时限、标题、件数等项登记清晰，以利查询。对文献解决运转事项也要登清，基本反映出文献流程。四、来文登记后，文员要在文献首页附上公文解决单，送办公室主任审视后，按办公室主任订立意见送关于部门办理或送公司领导阅批。五、需要送领导批示文献，办公室主任普通要在文献解决单上先提出拟办意见。拟办意见是对收文办理中也许涉及事项、问题以及应由谁负责解决、如何解决等提出建议，可以简要扼要，也可以提出几种方案。如果三言两语难以表达清晰，就应当面向领导报告。必要时，还应当附有背景材料(如政策根据、机构沿革等)，以供领导决策时参照。必要提出拟办意见来文有：1、上级机关主送我司并需贯彻贯彻文献。2、下属单位主送本机关需要回答和规定批转文献。3、不相从属机关和单位主送我司并需答复商洽性文献等。六、文献送交领导后，办公室文员要及时提示领导尽快阅批，特别是对有解决时限规定文献。七、领导批办意见要明确、必定。紧急公文，应当规定办理时限，防止拖拉误事；两个以上部门承办，应当批明主办部门，以免承办者互相推诿。

中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司收文解决办法版号/状态：A/1ZHPM第2页共2页八、承办部门要认真按照领导批示办事，同步遵循如下原则：凡本部门职权范畴内可以答复事项，应直接答复呈文部门；凡涉及其她部门业务事项，应积极会同关于部门协商办理；凡须报请上级领导机关审批事项，应负责拟出请示文稿。九、重要和限时，承办部门要及时同办公室联系，并阐明办理进展状况。如的确需要延长办理时间，应当请示领导拟定，必要时还应当向来文机关阐明因素。文献办结后应及时报告，必要时还要有书面报告。十、公文领导批示交由关于部门办理，办公室负有催办、查办责任。要做到紧急公文跟踪催办、查办，重点公文重点催办、查办，普通公文定期催办、查办。十一、只需要在一定范畴内传阅文献，由办公室文员按先重要领导再其她领导、先有关部门再其她部门顺序送阅，不能漏传、误传。传阅者阅后退回办公室，普通不能横传，如横传要及时告知办公室。十二、翻印除绝密和不准翻印以外其她上级机关公文，要经公司领导批准。翻印时，要注明翻印机关、时间、份数。翻印件视同原文献管理。十三、收文单位为公司而又没有通过办公室文员签收文献，如参加关于会议带回文献等，收文者应及时交由办公室补办登记手续，然后按以上规定进行解决。十四、公司收文解决完毕后，由办公室文员归卷、保存、备查。每年年末按规定该造册销毁造册销毁，该立卷归档立卷归档。十五、经批准需要销毁文献，不得乱扔乱放，不得作为废品出售。可以采用用火烧成灰烬、用水浸成纸浆、用机器切成碎沬和交到关于部门指定文献资料销毁点等办法进行销毁。无论采用哪种办法，都必要实行二人监销制。销毁完毕后，二人要在销毁文献清单上签字，以示负责。

中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司印章管理制度版号/状态：A/1ZHPM第1页共1页公司及所属单位、部门印章具备标志作用、权威作用、凭证作用和法律作用，对其刻制、使用、保管和销毁等环节必要实行严格管理和控制。二、公司印章由公司直接上级机关制发，公司下属单位和所属部门印章由公司制发。三、刻制印章要先绘制出印章图样。图样中，印章所刊组织名称普通用法定、规范全称，全称文字过多不易刻制清晰时，可恰当采用通用简称；印章样式和规格必要符合关于规定。经领导批准后，持公司信件和批准图样，到公司机关所在地公安部门办理登记手续，再到公安部门指定刻制单位刻制。四、新刻制印章启用，由公司发启用告知发送关于单位；启用告知应盖有启用公章印模。新印章启用，旧印章随后作废。五、所有印章都必要指定政治上绝对可靠人员保管，未经领导批准，保管人不得擅自委托她人代管。存储印章柜、桌必要加锁。一旦发现印章有异常状况，应保护好现场，立即报告领导查处。六、凡用印均需经领导批准。内容无差别、用印频率高例行用印，可经领导审批授权，由被授权人掌握。不容许在空白信件或纸张上用印。七、要建立用印登记簿，坚持用印登记制度。登记项目重要有用印时间、用印单位、用印事由、批准人、经办人等。八、印章要在办公室内使用，普通不得拿出办公室。极特殊状况下必要拿出办公室时，必要先经领导批准，并由持有者负责其安全。九、领导要带头模范遵守印章管理制度，不能不受监督自行盖印。十、因机构变动、名称变化、印章损坏等因素需要停止使用旧印章时，要及时将旧印章送缴制发机关封存或销毁，自己不得擅自解决。

中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司文书档案管理制度版号/状态：A/1ZHPM第1页共2页一、文书档案是公司在社会活动中形成，能反映公司一定期期、一定方面重要状况历史记录。二、公司文书档案主管部门为办公室，主管人员为办公室文员。三、公司文书档案范畴为：1、上级机关关于方针、政策性文献材料。2、其她机关与公司工作密切有关文献材料。3、公司经理办公会议及重要会议记录。4、公司关于整体工作或关于某项工作重要规划、筹划、安排、批示、决定、总结、报告等文献资料。5、公司关于机构变更、印章使用、管理人员任免、员工奖惩关于文献资料。6、公司领导在重要会议上发言文稿或记录稿。7、新闻媒体刊载、播发反映公司状况报道材料。8、其她有查考运用价值各类资料。五、收集报刊应注意收集整份，尽量不要剪裁，并要备有复印件供运用。六、对收集到档案资料，要逐件拟定其保存价值，保存期限及与否需要补充有关资料。七、在充分占用档案资料并通过鉴定基本上，要进一步对其进行整顿，即进行基本分类、组合、排列和编目。八、公司文书档案分类采用年度--组织—保管期限分类法。九、卷内文献先按作者划分，再按文献形成时间顺序排列。卷内目录按预设项目逐项填写，附于卷内文献前面。十、卷内文献经有机组合和系统排列后，要按每份文献在卷内排列顺序页码编写张号。其办法是卷内文献除空白纸外，凡载有图文信息正反面均每页依次编一种张号。左侧装订

中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司文书档案管理制度版号/状态：A/1ZHPM第2页共2页案卷，张号标注在每页右上角；上部装订案卷，张号标注在每页下方中间。十一、装订之前，要将文献上订书钉、回形针等铁物所有拆除，以免锈蚀案卷。十二、档案保管工作中心任务是维护档案完整和安全。详细要做到：防火、防光。保管档案器具要远离火源，附近要备有灭火设施，要避免阳光直射。2、防潮、防霉。要采用办法，控制好档案存储环境温度和湿度，保持通风。3、防尘、防虫。档案存储要相对密封，要防止和抑制档案害虫繁殖和发育。十三、保管以录音带、录像带为载体档案还要注意防磁，只容许使用木制柜子存储，且每半年倒放一次磁带。照片保管要防潮，要收集底片并附样照。十四、档案案卷摆放采用年度排列前提，即以年度流水编号，按年度因素置前序次排列。十五、办公室积极提供文书档案为公司经营管理和生存发展服务，提供运用重要方式是：1、查阅。即在保管档案室内阅读需要运用档案，但不准转抄。2、借阅。将档案借走要有严格交接签字手续，并限定归还日期。3、复制。复制档案副本或摘录要在办公室文员监督下进行，对重要复制件视同正本管理。征询。由办公室文员查阅档案后，回答运用者询问。十六、文书档案属于公司机密，无论采用何种方式运用文书档案，都必要事先通过办公室主任批准。十七、积极履行文书档案电脑化管理，逐渐增长文书档案机读载体。

中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司督办规则版号/状态：A/1ZHPM第1页共2页一、办公室依照工作需要或领导批示，对公司所辖各部门和各单位职能活动进行督促并敦请办理、贯彻关于事项过程称督办。二、督办属于领导授权进行工作，它要旨在于精确把握督办事项“与否在执行、办理”，“如何在执行、办理”，“执行、办理状况如何”，“执行、办理成果如何”，适时督导责任部门或单位提高办理质量、加快办理进程，并按规定将办理状况反馈给上级机关、公司领导或关于方面。三、需要督办是关系比较重大、影响比较深远、问题比较典型各类事项，其基本内容重要涉及：1、上级机关交办规定报告执行状况和办理成果事项。2、公司领导层会议重要决定和公司重要文献贯彻贯彻状况。3、公司领导指定或交办督促检查事项。4、下级请示和解决难题求助办理状况。5、办公室从各种信息渠道理解掌握到需要进一步核查问题等。四、办公室所有人员在实行督办过程中，都必要严格遵守如下原则：1、求实原则。坚持实事求是，精确理解和如实反映客观状况，有喜报喜，有忧报忧。2、时效原则。严格按照时限规定办理办结，不拖拉，不延误。3、职级原则。普通不直接解决问题，虽然领导明确而又确有必要直接解决时，也不能超越自身职权范畴。五、督办工作普通由拟定项目、检查催办、状况审理和成果反馈四个环节构成：1、拟定项目。上级机关有明确批示、本级领导有详细交待、下级单位有急迫规定和办公室有必要掌握都可以列为督办项目，哪些列为督办项目由办公室主任拟定，列为督办项目要定项目内容、定承办单位、定完毕时限、定负责人员。中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司督办规则版号/状态：A/1ZHPM第2页共2页2、检查催办。检查催办形式可以灵活多样，因事、因时、因地制宜。重要形式有电话催办、文字催办、上门催办、会议催办等。3、状况审理。承办单位或承办人将办理成果报来后，要看事实与否精确无误，看解决与否中规中矩，看问题与否解决贯彻。必要时应当进行实地实际核查。没有达到规定要推倒重来，保证督办工作质量。4、成果反馈。一项详细督办工作任务完毕后，要按照事事有成果、件件有回音原则，及时向关于方面反馈。反馈方式重要有专项报告、状况简报、口头报告等。六、详细督办工作，可以依照督办事项重要限度，选取不同督办办法：1、直接督办与间接督办。重要事项应当到承办单位或现场直接督办，其她事项则可以间接督办。2、持续督办与定期督办。急迫事项应当始终跟踪办理过程持续督办，普通事项则可以定期督办。3、专项督办与综合督办。中心工作应当摆到突出位置进行专项督办，常规工作则可以综合督办。4、抽样督办与普遍督办。倾向问题应当选取典型性样本抽样督办，常用问题则可以普遍督办。5、联合督办与单独督办。复杂状况应当协同公司其她部门联合督办，状况简朴则可以单独督办。七、在督办过程中，要积极积极地搞好上下、左右、内外协调，为承办单位提供有力支持和详细协助。如果发既关于方面依托自身力量很难完毕督办事项，而自己协调又不能奏效时，要迅速、客观地向领导报告，以便及时采用新办法。中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司调查研究制度版号/状态：A/1ZHPM第1页共2页一、办公室开展调查研究工作重要任务，就是通过进一步调查理解和周密分析研究，全面、系统、真实地掌握实际状况，为公司领导决策提供可资运用意见和建议。二、办公室调查研究既可以自己独立进行，又可以协同其她部门一道进行，还可以组织和安排基层单位分别进行。三、办公室调查研究大体分为四种类型：1、基本性调查研究。即对公司运转状态各基本要素(如人员状况、设备状况、资金状况等)调查研究，重要以数据或图表形式反映。全局性调查研究。即选取特定视角来揭示公司整体面貌、基本走势和客观定位调查研究，重要以总结、报告等形式反映。专项性调查研究。即以工作进程中苗头性、倾向性问题为课题调查研究，重要以专项报告形式反映。四、开展调查研究基本程序是：拟定调查题目；明确调查目；选取调核对象；组织调查人员；拟定调查提纲；实行调查筹划；分析调查材料；起草调查报告。五、对领导指定调研课题和影响重大调研课题进行调研，在开展调查研究工作各个重要程序上，都要注意及时向领导报告，听取领导批示，以保证达到较高工作效率和获取良好调研成果。六、进行调查研究应依照调研课题需要，采用不同调查办法，如普遍调查法、抽样调查法、典型调查法、走访调查法、实地调查法、阅读调查法、会议调查法、记录调查法、对比调查法、跟踪调查法、问卷调查法等。为了提高调研工作质量，最佳各种调查办法结合运用。七、提高调查研究工作水平核心，是调研人员要端正工作作风与态度：实事求是。一切从实际出发，进一步客观实际探求其本质和规律。若发现实际状况与中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司调查研究制度版号/状态：A/1ZHPM第2页共2页“上”、“书”不符，应不屈从于任何压力而坦诚直言。2、谦虚谨慎。不摆架子、不装样子、不讲面子，甘当小学生。会和不同身份各种调核对象接触并可以赢得其信赖，使调核对象乐意敞开心扉。3、严细认真。具备敏锐观测力和理解力，善于从各种渠道和蛛丝马迹中捕获有价值信息。在充分占用调查材料基本上去粗取精，去伪存真。4、博识思辨。借助丰富知识储备，将大量感性材料加以分析、鉴别、整顿、概括和归纳，上升为理性结识。“见人之所未见，发人之所未发”。八、开展调查研究除状况发生变化而半途中断以外，普通都要形成调查报告或其她文字材料。调查报告等文字材料应尽量达到揭示了新思想、新事物，能反映新问题、新趋势，读后给人新启示、新思路。九、所有调查研究工作文字成果，一律先呈公司领导阅。如有必要，可依照领导批示，将其上报下发。

中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司信息交流制度版号/状态：A/1ZHPM第1页共2页一、搞好公司内部信息交流，是实现科学决策、强化公司管理、保证政令畅通、提高经济效益重要前提，必要予以高度注重。二、公司应当形成贯穿上下、联系左右、沟通内外、纵横交错、通达灵便内部信息交流网络。办公室作为公司内部信息交流中枢，要做好信息接受和解决工作；各部门、各单位作为公司内部信息交流节点，要承担信息收集和传递任务。三、办公室与各部门、各单位之间要建立信息联系制度，各部门、各单位都要指定一人兼做信息员，及时向办公室反映各种有价值信息。四、各部门、各单位需要及时向公司办公室反映内部信息重要有：1、政务信息。如贯彻贯彻党路线、方针、政策和上级批示新举措，员工队伍建设重要动态等。2、经济信息。如提高管理水平、提高服务质量新摸索，培植新效益增长点实验尝试等。3、科技信息。如自行组织技术开发、技术改造新成果，采用新技术、新材料、新设备、新工艺实际效果等。4、文化信息。如公司经营理念宣传渗入、公司形象塑造推介中新状况，公司文化建设活动详细实践等。5、社区信息。如来自有关机构、社会公众、服务对象对公司工作新反映，以及她们当前关注热点话题等。五、各部门、各单位向办公室反映信息要具备“五性”：1、主题要具备全局性。信息要尽量反映和透视重大问题，可以“一滴水见大海”小中窥大。内容要具备新颖性。信息应详细可感并包括较多独特创意，给人以新知识、新中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司信息交流制度版号/状态：A/1ZHPM第2页共2页感受。3、表达要具备精确性。信息要以文字材料为载体来传递，特别紧急时可以先电话沟通。已然状态事件表述时应当讲清时间、地点、人物、因素、过程、结局，不容许虚构。4、传递要具备时效性。信息应是近期发生、正在发生、即将发生事物，传递应有时限。特别重要上报不逾时，比较重要上报但是夜。5、反映要具备系统性。信息要保持相对完整，来龙去脉清晰。为保证时效可分阶段反映，但在短期内应当持续反映后续状况。六、办公室对各部门、各单位反映上来信息要做进一步加工整顿：鉴别。要判断原始信息真实限度和精确限度，核算重要事实、数据。2、提炼。要从不同角度、不同侧面去挖掘信息内在价值，使其对的、鲜明、更具高度、更有深度地揭示现实。3、整顿。要用简洁文字符号或最直观图象图表，将含量丰富信息表达出来。4、加工。要把有关、相似、相近、相反信息汇集起来作为整体来研究，进而推导出新知识。七、办公室对各部门、各单位反映有较高价值通过加工整顿信息要进行多向积极传递：1、对有良好社会影响、有助于提高公司社会美誉度，要积极推介给社会大众新闻传媒。2、对有借鉴意义、有推广价值，要刊登在不定期编发《中海物业简报》上上报下发。3、对新鲜独特、结识不够一致，可编写成内部参照材料在一定范畴内交流。对悲观落后、也许产生负效应，应经领导批准后摘要交有关部门或单位解决。八、除了搞好内部信息交流以外，内部信息交流网络还应当注意收集、传递、解决其她一切对公司生存发展有利害关系各类信息。

中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司保密制度版号/状态：A/1ZHPM第1页共4页一、保密工作要贯彻突出重点、积极防范方针，坚持既便利工作又保证秘密原则，更好地为社会主义当代化建设和公司生存发展服务。公司保密工作职责是：1、贯彻执行党和国家保密工作方针、法令、条例和制度，结合实际制定我司详细规定和实行细则。2、开展经常性群众性保密宣教，加强对公司内保密和涉密人员教诲。3、定期研究分析总结保密工作和组织保密检查，发现问题及时解决。4、认真追查失泄密事件，严肃解决。5、指引保密工作不断进一步。三、依照国家和上级关于规定，公司内保密事项划定如下：1、上级下发和本级形成具备秘密内容各类文书、内部刊物、音像制品。2、组织人事部门对党员、干部考核材料、奖惩意见、发展或任免安排。3、具备专利性质技术诀窍、科研项目及成果。4、不适当公开公司经营活动详细取向、方略和实行筹划及尚未公开公司经济活动重要信息、数据。文书档案、人事档案、经济档案、科技档案。6、银行和电信密码，电子计算机存储、解决秘密信息程序设计、应用程序和检索查询口令。7、省部以上领导和重要外宾活动筹划及不容许公开活动状况；8、其她需要保守秘密事项。四、保密工作要注意堵塞一切失密漏洞，清除一切失密泄密隐患，杜绝一切失密泄密事件发生。依照当前现状，其中重点是抓好公文保密、会议保密、经济信息保密、中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司保密制度版号/状态：A/1ZHPM第2页共4页电子计算机信息保密。五、公文是秘密一种重要存在形式，公文保密应注意如下几种环节：1、印制。秘密文献印制前要规定发放范畴。印制时形成废页要及时销毁。印制后其原稿、重要修改稿、印刷清样视同正式文献妥为保管。2、收发。秘密文献收发必要指定专人负责，在收发、分送、传递、借阅等环节都应履行登记手续。传阅不得随意扩大阅读范畴，并只能在办公室进行且不得摘抄。递送要有安全保障办法，不准通过普通邮政邮寄。3、保管。秘密文献必要存储在有保密保障房间和柜子内，经常检查保管状况。平时工作使用文献，用后随手入柜加锁。文献管理人员工作变动要将文献清点、造册，签字移送。4、解决。秘密文献每季度末进行清点，节假日进行清查，年终进行清理，该清退造册清退，该归档立卷归档，该销毁登记销毁。六、会议保密是保密工作一种重要环节，会议保密中要做到如下几点：1、根据会议保密限度，拟定出席会议人数，严格控制列席人员，并对与会人员进行保密教诲，规定会议内容不得向外透露。2、领导办公会议指定专人做好记录，会议记录要妥善保管，查阅会议记录必要经领导批准，且只可查阅关于某些。3、具备秘密内容会议不准使用无线电话筒，与会人员也不得擅自携带无线电设备扩音、录音。4、会议传达秘密文献、内部发言容许记录，要用保密手册记录，按保密管理办法解决。七、经济信息保密对维护公司利益至关重要，保守经济信息秘密要突出注意如下几点：建立经济信息统一口径披露制度，注意公司内外有别，向外界发布或提供尚未公开中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司保密制度版号/状态：A/1ZHPM第3页共4页可以反映公司经济实力、可以反映公司经营状况变化工作筹划、经济办法、记录数据等，必要事先通过公司领导批准。2、严格控制重要经济信息扩散，对进行中物业管理信息追踪活动、编制中投标标书和报价单核心某些以及其他一旦泄漏就会给公司导致不可弥补损失经济信息，应当采用特别保密办法，尽量减少和限定清晰详情人员范畴。3、加强接触经济信息秘密人员管理。不容许其向涉及本公司员工在内所有无关人员透露公司经济秘密；不容许其借助本公司经济活动网络从事为自己、为她人谋利活动；不容许其在工作变动时将自己掌握经济活动资料据为已有。八、电子计算机信息保密是随着科技进步给保密工作提出一种新课题，电子计算机信息保密要着力抓好如下几点：1、向计算机输入或计算机解决有保密内容文献、数据、资料、档案等，必要在程序设计、应用程序及检索、查询上采用保密办法，并经检查确认其对的可靠后方可实行。2、联网计算机在传播秘密信息时，必要在信道上采用加密办法。3、凡需送外检修或请外人检修计算机，要先将各种信息载体清理干净，确认无信息残迹后才干容许检修，检修后经保密检查方可使用。4、禁止将不需要计算机解决秘密文献、数据、资料、档案等输入计算机及其存储介质。5、在试机和调试时打印出有秘密内容纸页等，要妥善保管，集中统一销毁，禁止随意丢弃。九、经常开展保密检查，有助于保密工作贯彻。检查方式有全面检查、专项检查和综合性检查。十、发生失密泄密事件要及时报告，公司迅速组织力量认真进行追查，尽量挽回或弥补损失。问题查清后，要写出专项报告，并视情节依法严肃解决关于责任者。中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司保密制度版号/状态：A/1ZHPM第4页共4页十一、公司员工特别是保密涉密人员都要自觉遵守下列保密守则：1、不该说秘密，绝对不说。2、不该问秘密，绝对不问。3、不该看秘密，绝对不看。4、不该记录秘密，绝对不记录。5、不在私人通信中涉及秘密。不在非保密本上记载秘密。7、不在公共场合和家属、亲友面前议论秘密。8、不在不利于保密地方存储秘密文献、资料等。9、不用普通电话、明码电报、普通邮件传达秘密事项。10、不携带秘密文献、资料游览、探亲、访友和出入公共场合。11、不委托非机要人员带转秘密文献、资料。12、不擅自翻印、复制秘密文献、资料。13、不隐瞒失泄密过错，发现失泄密状况及时报告并积极采用补救办法。14、向一切窃密行为作坚决斗争。

中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司电话收话规则版号/状态：A/1ZHPM第1页共1页一、电话机铃响三声之内，应当拿起话筒应答收话，拿起话筒要先自报家门，应答“您好，中海物业×××(部门或单位名称)”。如果因事延误到铃响四声后来才应答，要再补充一名“对不起，让您久等了”。二、在通话过程中，要始终注意倾听对方发言，普通不要直接追问对方姓名。三、对方发言，容易不要插言，可以不时使用某些“嗯、啊”等语调词，表达自己正在恭听。如果有未听清晰地方，应当等对方说完一层意思之后再询问。四、对方询问问题，当时可以答复应当即时、精确、负责地予以答复，需要请示、研究才干答复应当商定来电或复电时间。五、对方讲述问题比较重要，在对方讲完后，应当复述一遍，让对方确认。同步做好记录或之后补做记录，记录应涉及通话时间、授话人单位及姓名、通话内容、收话人，然后按收文解决程序进行解决。六、在电话中对话，要态度和蔼、语调和缓、有热情、有诚意，不能装腔作势、不能故弄玄虚。七、在通话过程中，因某种因素致使电话突然中断，要在电话机旁守候5分钟，等对方重新挂通，如恢复通话，应当向对方加以解释。八、通话结束，要等对方提出挂机，自己道完再会后，再放下话筒。

中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司接待规则版号/状态：A/1ZHPM第1页共2页一、对预知将要登门宾客，要通过恰当途径，尽量多掌握宾客状况，涉及人数、性别、身份、使命以及食宿规定等，在此基本上提出接待意见，报经领导批准后组织贯彻。二、若宾客是来检查工作、实地考察，需要停留较长时间、约见较多人员或辗转较多地点，应当事先拟出活动日程，等宾客到达后供其参照或与之商定。三、对远道而宾客客，要依照其身份，组织恰当人员和车辆前去迎接。到车站、机场、港口或预约上门迎接宾客，应当提前10分钟到达指定地点。如果不相识，要带上书写着“中海物业欢迎××(单位或地区名称)客人”接应牌，以防漏接。四、宾客到达后，要将宾客引导至办公室、会客室等地点。在道路拐弯、楼梯拐角处，应当伸手示意，同步加以语言提示；在乘坐电梯时，应当先告知到何层，并让宾客先进先出；在进入公司领导办公室前，应当阐明将见哪位领导；若门向里开，先推门进入，再扶好门让进宾客，若门向外开，先拉开房门，把住门让宾客先入。五、宾客突然到办公室拜访，要立即暂停手头工作，起身招呼接待。如果有急事必要当即解决，需要宾客稍候，应当向宾客阐明并致歉，同步送上报刊杂志，让宾客消闲。六、所有宾客进门都要先让座，后敬茶，再交谈。七、向宾客敬茶，要先询问宾客饮茶喜好，茶斟到杯2/3处；端送茶杯时，要用双手，手不得触及杯子上部1/3某些；茶杯从宾客左侧送上，摆放在宾客左前方；敬茶顺序是先客后主、先重要宾客后普通宾客；敬完茶后，先正面倒走两步，再转身退出。八、在公司领导与重要宾客会晤过程中，尽量不要打扰。补充饮品等需要进入会晤场合，要先敲门，得到容许后再进入。有紧急事务需要告知领导，要简要扼要地写在纸条上，交领导酌处。九、宾客规定或需要转由公司部门或基层单位接待，应当积极为其联系、指路和简介关于状况。在也许状况下，最佳可以当面引见。中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司接待规则版号/状态：A/1ZHPM第2页共2页十、与宾客交谈时，态度要和蔼近人，表情要和颜悦色，语调要和气亲切，语速要和缓适中。对方谈话要善于聆听，不容易打断；自己谈话要留给别人刊登意见机会，不喋喋不休；互相交谈要目视对方以示尊重，不得边听谈话边解决其她事情；谈话继续过程中要精神专注，不得频繁走动和频繁看表。十一、与宾客闲聊时，要掌握分寸、把握内容：1、不涉及疾病、死亡等不高兴事情。2、不谈论荒诞离奇、恐怖淫秽等不健康话题。3、不径直询问对方年龄、婚否、履历、工资收入、家庭财产、服饰价格等个人生活方面问题。4、不随便议论政治、宗教等敏感问题。十二、与宾客互换名片、文献、资料等，要微微点头示意，双手接纳、双手递送。接过宾客名片、文献、资料等，应当先略作浏览后，再放置一边。十三、与宾客接触，必要保持良好形象。服饰要大方、整洁，仪容要美观、鲜亮，举止要文雅、得体。坐立要端庄，不要跷腿摇荡；站立要精神，不要歪靠在支撑物上；与宾客同行要注意姿态、步幅和频率，不要东摇西晃和过多领先或落后于宾客。十四、有接待宾客任务，不要吃葱、蒜、韭菜等可以产生异味食品，必要时应当先清洁口腔。十五、宾客欲别时，可依照需要与也许组织话别送行。宾客告辞，要等宾客起立后再行起立。送别普通宾客，应当送到办公室门外；送别重要宾客，应当等车辆启动后再拜别。十六、接送宾客，应当积极协助宾客提拎行李、箱包等物品。但不要积极接拿宾客公文包和手提包。中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司公共关系解决规则版号/状态：A/1ZHPM第1页共3页一、为了给公司生存和发展创造一种最佳人际环境，要以树立和保持公司良好社会形象为出发点，妥善解决好公司外部公众关系。二、解决好外部公众关系，重点是要解决好与政府公众关系、与新闻媒介公众关系、与社区公众关系、与消费公众关系(即与服务对象关系)。三、公司成功离不开地方政府理解和支持，解决与政府公众关系要做到：1、以建设和保持中华人民共和国物业管理名牌公司为目的，扎夯实实地做好自己工作，靠实绩赢得地方政府及主管部门、有关部门信赖。2、摆正自己位置，经常、积极向地方政府和政府部门报告自己工作，认真倾听和贯彻其批示和教诲。3、熟悉政府主管部门及政府与公司工作有关部门内部层次、工作范畴、办事程序，并与其保持经常联系，在解决关于事宜过程中体现出中海物业员工良好思想素质、工作能力和精神风貌。4、积极参加地方政府和政府部门组织各项活动，保质、保量、保时完毕其交办事项。四、新闻媒体对于沟通公司与社会公众联系具备十分重要作用。解决与新闻媒体公众关系要做到：1、广泛结交新闻界朋友，经常与她们进行各种形式思想、工作、感情诸方面交流，积极积极地为她们提供新闻线索，并尽量为她们采访创造便利条件。2、在公司内部组织通讯员队伍，竭力获得新闻界人士协助和指引，积极撰写有价值新闻稿件。3、真诚地欢迎和接受新闻媒体对公司各方面工作监督，认真、迅速地回答新闻单位查询。

中海物业管理编号：WI/O—001(深圳)有限公司公共关系解决规则版号/状态：A/1ZHPM