OA办公自动化课件

OA办公自动化

a

办公自动化系统(OfficeAutomationSystem,OA)是

指：基于先进的网络互连的分布式软件系统，通过有效的资

源共享和信息交流、发布，达到提高工作效率，降低劳动强

度，减少重复劳动的目的。它强调人与人之间、各部门之间、

企业之间的协同工作，以及相互之间进行有效的交流、沟通。

国1.1OA的背景

国1.2OA的历史

国1.3中国需要什么样的OA?

回1.4办公自动化-企业信息化的核心

1.1OA的背景

办公自动化的产生背景

办公自动化是70年代中期发达国家为解决办公业务量

急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下,发展起

来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技

术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达

到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。

0A的知识领域覆盖了行为科学、管理科学、社会学、系统工

程学等学科，并且0A体现了多学科的相互交叉、相互渗透

性，所以0A的应用是企业管理现代化的标志之一。

办公自动化的处理范围

0A的核心问题是如何提高日常的办公效率。因此我们日

常工作的所有内容都可以归入0A处理的范畴，如文字处理、

文件誉写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管

理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理,

生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计

算、劳资、人事管理等等，这些都是办公软件的处理范围。

由于0A承载过多，以至于我们无法定义和处理这么丰

富的内涵的名词，又由于它如此耳熟，更换一个名词的成本

太高，我们现在还不得不和这个有着丰富内涵的变色龙一样

的名词打交道，并且通过上下文来揣摩它的确切含义。一般

情况下，如果有两个人在讨论办公自动化的问题，我们对双

方达成对该名词的一致意见的可能性表示悲观。实际上完全

可能的是，大家都在使用同一名词，但谁也听不清谁在说什

么。

1.2OA的历史

31.2.1第一代办公自动化：个体工作自动化

31.2.2第二代办公自动化：实现工作流程自动化

Q1.2.3第三代办公自动化：以知识管理为核心(-)

S1.2.4第三代办公自动化：以知识管理为核心(二)

1.2.1第一代办公自动化：个体工作自动化

1972年,靠磁芯存储技术起家的美籍华人科学家王安博士

开创了王安公司，并推出了2200文字处理系统(Word

ProcessingSystem,WPS),从此WPS一词正式出现。WPS

把王安公司推向了事业的顶峰，使办公自动化发展到一个崭

新的阶段。之后，由于微处理器速度和性能的不断提高，使

个人电脑走向辉煌，为办公自动化创造了更加有利的硬件环

境。

1995年8月微软推出了Windows95,1998年又升级为功

能更加强大的Windows98以及后来的Windows2000o在这

些争奇斗艳的操作平台上，Lotus公司首先推出了著名的表

格处理软件Lotus1—2—3；Lotus合并到IBM后，先后开

发了Lotusl—2—3Office、OfficeProo操作系统的更新换

代和办公套件的不断升级，为办公自动化提供了越来越多的

功能，包括文字处理、电子表格、数据库、简报和幻灯片制

作等功能，为办公自动化创造了非常有利的软件环境。

第一代办公自动化的特点是：

a)要有一台中档以上的个人(或商用)电脑并安装一

个高版本的操作系统(如Windows98或OS/2WarpServer)

和一组跨平台的办公套件(如MSOffice97或Lotus

OfficePro)。

b)它是面向办公室管理层和事务处理人员的管理信

息系统(MIS),它基于传统的关系型数据库，以结构化数

据为主要处理和存储对象，只限于企业内部数据的计算和统

计。

这一时期的办公自动化系统即为第一代办公自动化系统，

它是以个人电脑和办公套件为主要特征,应用基于文件系统

和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象,强

调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电

子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃，实

现个体工作的自动化。

1.2.2第二代办公自动化：工作流程自动化

从信息技术的发展来看，基于关系型数据库的第一代办公

自动化系统存在着以下不足：

a)PC的负担过重，且价格偏高；

b)由于缺乏公共的基础通信平台，不仅通用性差、可

再用性低，而且没有通信和协同工作的能力，不能建立统一

的集成办公平台；

c)系统自适应能力差，只能按开发时确定的思路、流

程和功能处理信息;

d)信息管理只限于企业内部，没有或缺少外部信息来

源。

随着局域网、广域网和因特网的高速发展，办公自动化

的内涵也发生了变化。1999年底全球联网的计算机增至1.5

亿台。全世界越来越多的个人电脑联到了Internet上浏览

世界各个地方的信息资源。在这种大环境下，人们开始考

虑把个人电脑联到因特网上，来解决第一代办公自动化所

存在的诸多不足，并扩展办公自动化的功能。

个人电脑联了网，很多软件资源可以通过ISP的服务器

从网上免费或廉价下载，瘦客户机、胖服务器的研究大大

减轻了个人电脑的负担。使用基于对象一关系型数据库

(ORDB)和数据仓库(DataWarehouse),增强了数据的

通用性和可再用性。

基础通信平台的使用，大大提高了通信和协同工作的能

力。1995年，IBM公司CEO郭士纳(Gerstner)提出“以

网络为中心的计算"(Network—CentricComputing)模

式，极大地影响了办公自动化的发展趋势，出现了以网络

为中心，以信息(或工作流)为主要处理内容的第二代办

公自动化系统。

第二代办公自动化系统具有以下特点：

a)以网络为中心，以非结构化数据的信息流(或工作

流)为主要存储和处理对象；

b）有利于在企业内部建立通信基础平台，不仅提高了

办公的效率，减少了扯皮和内耗，还增强了系统的安全性。

这一时期的办公自动化系统更多地承担了一个信息通道

的责任，建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享

机制，建立协同工作的环境。在办公自动化覆盖到的办公

机构内，所有员工都可以通过办公自动化系统，根据自己

的权限，了解自己需要完成的工作，包括上级交办的事情、

需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事情、自己需

要的信息以及与别人共享的信息，也就是说，通过办公自

动化系统，员工能够对自己所要实施的任务和目标“知其

然”。

与第一代相比，第二代办公自动化系统前进了一大步，但

缺少的是对知识的管理,这与知识经济的发展不相适应。

1.2.3第三代办公自动化：以知识管理为核心（一）

从20世纪80年代中期至今的短短10多年时间内，国内

办公自动化应用系统已经经历了三个发展阶段，实现了两

个革命性的飞跃。从80年代中期起步的第一代办公系统以

个人电脑、办公套件为主要标志,实现了数据统计和文档

写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电

子比特方式的飞跃。从20世纪90年代中期开始，随着以

LotusNotes为代表的工作流群件技术的面世，以及网络通

讯技术的长足发展，办公自动化系统发生了第一次革命性

演进，第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术

为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传

统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。

随着21世纪知识经济时代的来临，知识已成为经济增长

和社会发展及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和

利用知识越来越成为企业与机构信息化建设的核心。对知

识前所未有的重视使以工作流为中心的办公自动化系统面

临着严峻的挑战，在知识经济时代，企业与机构不仅要求

员工对他所要实施任务目标能够“知其然”，更要求员工

一特别是管理者一能够“知其所以然”。在上述背景下，

办公自动化领域不可避免地孕育着一场新的革命：从以工

作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理

为核心的第三代办公自动化系统。以公文流转为例，第二

代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处

理，第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的每一个

环节提供了该步骤所需要的相关知识，包括在线的专家、

文件背景资料及企业其他的有关信息，确保每一个使用者

都能够随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学

习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变,

从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高了企业

与机构的整体创新和应变能力。

Lotus第三代办公自动化系统的理念

知识经济时代的办公已经不再是简单的文件处理和行政

事务了，其目的在于达到整个企业的最终目标，这就需要

依靠先进的管理思想和方法。在办公管理中，工作人员之

间最基本的联系是沟通、协调和控制，这些基本要求在以

知识管理为核心的办公自动化系统中都将得到更好的满

足。

所谓知识管理,实际上是一种系统，是帮助企业发现知

道什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识,

以及如何有效利用知识的系统。通过利用先进的协作技术,

能够在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助企

业提高整体业务水平。

办公自动化系统的发展恰好与数据、信息和知识的演变

同步，即由以数据为主要处理内容的第一代办公自动化发

展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化，再发展

到以知识为主要处理内容的第三代办公自动化。在办公自

动化系统的发展中，使用办公自动化系统的人员范围逐步

扩大，由企业行政人员扩展到企业的管理层，再扩展到企

业的全体员工。另外，在运作机制上，也是从办公室的结

构化数据处理到企业内部和外部信息的处理，再到有用知

识的处理。从简单的电子邮件、群件，到构建Web应用等

各种方式中获取、存储、提炼和再用知识。

在部署实施基于知识管理的第三代办公自动化系统过程

中，企业与机构需要：

a）把知识管理融入BPR（业务流程重组）

将知识创造与发布同企业的业务流程相结合，不仅可以节

省大量开支，更重要的是能够产生巨大的价值，通过知识管

理实现对业务流程中无序的知识进行系统化管理，实现知识

共享和再利用，从而提高业务水平和效率。

b）改造企业文化

知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。改

造传统的企业文化、建立有利于知识共享的新型企业文化，

是企业能够在知识经济时代不断发展的关键因素。

c）通过知识管理提高企业的核心能力一建立学习型企业

所谓学习型企业，是指通过不断的学习来改进企业自身、提

高企业竞争力的企业，善于不断地学习是它的本质特征。这

里所说的学习并不仅仅是单纯的看书、办学习班，而是包括

了企业在系统研究项目和产品开发、营销、技术支持过程中

学习，它强调全员学习、全程学习和团队学习。全员学习，

从决策层、管理层到具体操作层都要全身心地投入学习；全

程学习，任何企业的运作都包括准备、计划、推行3个阶段,

把学习融入企业运作的所有阶段；团队学习，不仅重视个人

学习和个人智力的开发，更重视团队学习和群体智力的开

发。

Lotus第三代OA的架构

自Lotus公司11年前首创“群件”概念并推出世界

上第一个实现群件概念的软件产品LotusNotes至今，群件

技术获得了长足的发展。随着Internet技术的迅速发展，

Lotus进一步将Internet/Intranet/Extranet（因特网、内

联网、外联网）的技术和应用与群件技术进行成功的集成，

从而形成了新一代的以知识管理为核心的信息技术。

在底层是企业的基本信息支撑环境，它包括MRPII、MIS

系统对企业内部各种层次生产经营管理过程的信息化支撑，

以及对企业外部Internet的信息获取。通过设计与实现优

秀的Internet信息获取工具，可以有效地利用外部的有用

信息为企业内部的经营管理过程服务，帮助企业更好地把握

来自市场的机遇与挑战。第二层是企业多维知识仓库，存在

于底层企业信息支撑环境中的企业信息资源是庞杂而海量

的，需要在数据挖掘与模式提取的工具支持下，发掘其中有

价值的模式与知识，进行紧密而科学的组织，这是支持知识

管理系统实现的有利依据。知识管理的目的就在于更好地支

持各个层次企业员工的工作流过程，包括：

(1)员工与企业知识仓库之间的个人知识挖掘与融合过

程，用于完成员工不断根据个人需求在知识仓库中的映射与

知识提取，以及员工个人知识不断融合进入企业整个知识仓

库的过程；

(2)员工之间的知识流转与共享过程,提供了不同知识

映射集合之间共享与交叉的可能，同时也提供了无法进入企

业知识仓库中的非结构化个人头脑知识的交流与互动的机

会，从而可能引发新的知识的产生；

(3)个人知识支持的工作过程与信息回馈过程,是在个

人知识平台支持下指导实现员工的工作过程，以及工作结果

的信息回馈过程。充分利用这一过程，可以及时地收集知识

利用的反馈信息，为闭环知识管理系统的完善与控制提供了

必要基础。

基于企业多维知识仓库还可以通过进一步的知识支持

与决策分析过程建立面向决策的企业决策支持系统。通过建

立决策模型与先进系统理论的应用，支持企业决策者高层次

的管理决策过程，从根本上决定与引导企业的发展演变过

程。

在上述分析中，我们看到知识在企业内部的纵向提取过

程、员工与知识系统的发散性融合作用、企业员工工作环境

中员工知识的相互交叉作用、相增相长，以及员工知识在企

业信息管理中的循环更新过程，这正是知识管理系统的逻辑

实现模型。

上面的Lotus解决方案框架(LotusSolutions

Framework)描述了九种不同的基于LotusDomino/Notes和

上Net技术的应用解决方案类型:

(1)工作组通信:在工作组的成员间提高信息交换的效

率，如电子邮件、在线日历等。

(2)企业级通信:跨越企业内部门间的界限，提供全企

业的复杂的信息传递系统。

(3)企业间通信:企业间邮件、EDI、电子化文档交换(例

如基于Web发布文档)o

(4)工作组协作:利用在线讨论组和共享资源，发挥工

作组中每个人的技能达到共同探索和集体决策。

(5)企业级知识管理:跨越企业内部门间的界限，更好

地利用企业内的各类智力资源，避免企业内各种宝贵的经验

和专长埋没于个人或某个部门内部。将这些智力资源与企业

的工作环境相集成，形成可以指导员工的实际工作和学习培

训的“知识”。

(6)电子社区开发:跨越企业间的界限，在某些方面具

有共同利益的实体形成虚拟的电子化共同空间，利用该空间

为各个参与者服务，例如在线交换创意和分布式的学习工

具。

(7)工作组级流程创新:将工作组内部的信息流和知识

流应用于工作流程中，以创造新的或改进现有的工作方式和

流程(例如销售自动化)。

(8)企业级流程创新:打破部门间的界限，在企业内重

新协调工作流程，以实现减少停顿时间、避免冗余和相互抵

触的目标和激励机制。例如很多企业在改造“从概念到市场”

的产品制造流程，使其更加有效和迅速。

(9)价值链创新:将企业级的流程创新扩展到企业之间，

从企业所处的社会和经济价值链入手，改造企业间的工作流

程，为所有的企业带来收益。

1.3中国需要什么样的OA?

中国的办公自动化软件系统起源于政府的公文和档案管

理。由于计划经济体制的影响，政府对企业的管理出了依靠

法律、法规之外，还有大量的行政指令和指示。企业在进行

许多决策的时候，也经常需要向主管的政府部门请示汇报。

另外，当时的政府官员和企业领导经常是你来我往难以分

辨，并且存在着比较严格的对应关系，即企业领导和政府官

员行政级别挂钩，因此在企业应用红头文件就比较自然。

此时的办公自动化系统的特点：以公文处理、档案管

理为核心的办公管理系统。办公就是办文，其主要的功能包

括:

收文管理、发文管理、会议管理、档案管理等内容。管

理的中心内容是依据国家的公文管理办法和档案管理法规

以及各部委或者行业的档案管理规定的需要存档的文件以

及企业内部的其他文件等。

各地政府机关和企业主管部门一般根据国务院下发

的关于公文管理的行政法规制作出相应的执行措施，基本保

持系统内的一致性，规范了办公中的公文处理和档案管理流

程。同时也起到了的内部信息沟通、上行下达以及和上级主

管部门的沟通作用。因为采用电脑和网络进行处理，提高了

工作效率，减少了纸张浪费。

尽管如此，由于大部分企业的组织架构都有明显的层

级结构，传统的办文程序，从文件起草、审阅、会签、签发、

下发到归档、借阅等各个环节，存在流程复杂，流转时间长,

导致办公效率低，决策缓慢等问题。

由于在机构和流程上很难作很大的改动，因此解决之

道就是采用先进的计算机和网络技术，不仅将办文内容电子

化，而且实现整个办文过程电子化，从根本上改变了传统的

工作模式。办文者可随时了解文件到达哪里，办理的情况怎

样，对逾期没有办理的文件，可以自动催办，文件办理完毕,

可以自动归档，归档后的文件可供借阅和调阅等，消除手工

工作过程中的存在流转时间长，文件去向不明以及不便于跟

踪等问题。

在此种情况下，办公自动化作的所有工作不过是将手

工工作搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进

特点，却没有增加任何先进的管理理念和方法。另外办公自

动化的处理的信息范围实在有限。如果我们仔细观察市面上

的办公自动化产品，所提供的附加功能的深度和广度也是非

常让人失望的。这就是我们目前的办公自动化系统所处的基

本现实和困境，这也是我们的客户对办公自动化不满意的焦

点所在。

面对这样困境，我们会问：客户究竟需要什么样的办公

自动化系统？办公自动化会发展到哪里去呢？

当我们的目光移开办公自动化系统，我们就会发现，在

企业除了办公自动化系统之外，还有财务、库存、生产、销

售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设，他们

之间很少能够紧密协调起来。就前端来说，我们经常需要进

行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常

不一致，我可以比较肯定地说，目前中国具有信息系统的企

业绝大部分都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的

多个系统，但很少集成。也有少数企业采用ERP套件，集成

了其中的一部分，全部集成的企业凤毛麟角。

对于后台数据的完全集成，由于集成的工作量和供应商

数量成非线性增长，在一定时期内，我们几乎不抱信心。于

是希望能够由前台（界面）集成这些信息，如果能够从办公

自动化系统可以获得所需的全部信息，就太好不过了。办公

自动化在这里变成了一个黏合剂，把所有的系统集成在一起

（与其说是集成，不如说是拼凑）。让我们有了整体的感觉,

虽然还有遗憾，总算进了一步。

集成，这是第一点需求。

从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成

本考虑，Web界面最容易接受。另外从集成方面来讲，必须

采用人人支持的Web标准如HTML,JavaScript,ActiveX,

HOP,DHTML,XML,JAVA等才能在一个界面下容纳，否则的

化，技术难度就会导致集成不可能实现。

完全基于Web,这是第二点需求。

对于流程，熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的

流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。

对于如何优化该流程，如果我们局限于原有的思维模式和知

识领域，我们无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想

对目前的业务流程进行重组。

流程优化，这是第三点需求。

进入知识经济时代，我们人人都是知识工作者，要求办

公自动化系统必须具有知识内涵，或者说是基于知识。提供

知识管理所需的最基本的IT工具，知识存储库和知识交流

场所，更高级的意义上提供，基于知识的岗位要求和评估体

系。

管理知识的，这是第四点需求。

总之我们要求的办公自动化系统系统是和其他应用系

统紧密集成的，完全采用Web技术的，流程优化以及具有知

识管理功能的办公管理系统。

1.4办公自动化企业信息化的核心

当今，办公自动化软件已进入到第三代了，即以知识管理

为核心的办公自动化，其目的是把企业长期保存下来的信息

资源，连同专家、知识员工积累的实践经验和创新思想进行

有效地整理、挖掘、共享和利用，使企业了解自己拥有哪些

独特的知识，以及如何利用这些知识来进一步发展、壮大。

实际上，应用好第三代办公自动化软件，将大大地提高企业

内部信息化水平，促使企业内部信息资源重新整合、配置，

以适应于电子商务时代的到来，使企业在市场竞争大潮中始

终立于不败之地。

然而，纵观国内大部分企业，真正能把0A软件用好的

还是为数不多的，这里面涉及到方方面面，综合因素较多。

0A发展的瓶颈:

(1)OA(OfficeAutomation)概念普及宣传力度不够：目

前在报刊杂志、电视广播、广告、市场策划等方面对0A的

宣传很有限，0A涉及知识面较广，如群件平台、工作流管理、

协同办公、安全权限、知识管理等等，让企业员工一下子接

受这些概念，需要一个过程，对于非IT企业的领导来说，

要使他理解这些概念，并非易事。

(2)企业领导对本企业实施0A系统重要性认识不够：许多

企业的领导人认为电子商务主要是与生产有关的原料的购

进、产品的卖出以及市场的开拓，只注意到了网络信息对降

低原料、推广成本的作用，却没有意识到当市场这一外在环

境透明后，企业竞争力的源泉就是内部管理的成本降低。

(3)企业实施0A外部软硬件环境不够：0A重点在于协同办

公、工作流，因而要求在企业网络平台运行。然而在IT行

业飞速发展的今天，有些企业电脑尚未联网。单机工作，无

法运行网络环境、共享信息，更谈不上运行0A；有的企业即

使组建了局域网，但也仅是摆设而已，缺乏网络操作经验、

缺乏网络管理人才。

(4)企业员工素质参差不齐，电脑操作技能差、电脑知识

不够：企业0A建设是个系统工程，需要多人的参与与协作,

人人要懂电脑，要会操作，否则系统信息流如何流转？

(5)缺乏对企业网络化、信息化、规范化的评估体系：一

个企业在实施0A系统时，其企业内部在网络化建设、信息

管理规范化方面需要达到一定程度，方能使0A系统顺利实

施，许多企业不规范内部管理，忽略了对管理的改革，基于

网络运行规则的标准化、流程化的管理模式还没有建设起

来。领导一拍板，就一窝蜂上，而不管0A实施效果。

(6)缺乏对0A的统一定义：0A是干什么的？国内没有一个

权威的定义，许多传统企业的决策者在习惯思维、传统模式

的框框下还没跳出来，对于0A能给企业带来什么、企业需

要0A做什么，没有做深层次的思考。

(7)缺乏0A软件开发标准：目前国内开发0A软件的公司

相当多，大家各显神通、百花齐放，有的是专业公司开发，

有的是企业内部组织开发，各自为战，尚未形成统一的开发

标准，因而0A软件的通用性、适用性较差。

(8)缺乏0A软件产品化：由于各企业对0A认识不同、需

求不同、标准不同，一些开发公司开发的0A软件只是专为

某些客户订制的，或是仅适应一小范围的企业，不具备产品

化的特征，因而0A软件的产品化道路是曲折的。

对发展0A产业的几点看法：

(1)加大力度推广0A：宣传0A理念，传播0A知识，让0A

得到全社会的认识和支持，使企业具备实施0A系统的环境

和条件。

(2)尽快规划、定义0A：国家相关单位如能出台有关0A

标准性定义文档、有关0A产业政策，将对0A产业的发展起

到推波助澜的作用。

(3)加强对客户的实施培训工作：实施企业0A是一个庞大

的系统工程，要求企业内部管理规范化，制定严格的实施计

划，坚决执行；上至总经理，下至普通员工，均应积极参加

培训，积极参与0A系统的实施建设。建立一个强有力的客

户支持中心，专职为客户进行0A系统培训及系统实施，为

客户排忧解难，并不断反馈客户运行0A系统的信息。

(4)加强0A开发商之间的合作与交流：强强联合，有利于

开发水平的提高、开发周期的缩短，避免低水平的重复，提

高产品的竞争能力。群雄时代合则强。

企业0A系统应实现的功能

我们认为一个企业的0A系统的成熟度是衡量一个企业

是否成功地实行了办公自动化、建立起企业内部信息管理系

统、为迎接新世纪电子商务做好了准备的标准，企业的0A

系统应是：

(1)企业通讯平台：建立本企业范围内的电子邮件系统，

使企业内部通讯与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮

件互通。

(2)信息发布平台：为企业的信息发布交流提供一个有效

的场所，如电子公告牌、电子论坛、电子刊物，使企业的规

章制度、新闻简报、技术交流、公告事项能及时传播，使企

业员工能及时感知企业发展动态。

（3）协同工作平台：将企业的传统垂直化领导模式转化为

基于项目或任务的〃扁平式管理〃模式，使普通员工与管理层

之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将会逐渐

缩小，提高企业团队化协作能力，将人从繁琐的事务、森严

的等级、刻板的环境中解放出来，最大限度地释放人的创造

力。

（4）公文流转平台：变革了企业传统纸质公文办公模式，

企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表

传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签

发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。

（5）日常办公平台：变革了传统的集中办公室的办公方式,

扩大了办公区域，可在家中、不同城市甚至世界各个角落通

过网络连接随时办公。员工随时从今日或待办工作中看到需

要他处理的工作，系统将按工作的轻重缓急提醒员工，进行

催办。

（6）信息集成平台：现代企业中已存在的MIS系统、ERP

系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企

业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静

态的，0A系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统

数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信

息，提高企业整体反应速度。

(7)知识管理平台：系统性利用企业积累的信息资源、专

家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高生产效

率和员工的技能素质。

a

知识管理(KnowledgeManagement,KM)是指一个

组织整体上对知识的获取、存储、学习、共享、创新的管理

过程」目的是提高组织中知识工作者的生产力，提高组织的

应变能力和反应速度，创新商业模式，增强核心竞争力。

国2.1OA与知识管理

目.2知识管理的概念

也_知识管理的发展历史和目的

及.4知识管理的基础内容

发.5知识管理的价值

&在企业中实施知识管理的原则和步骤

2.1OA与KM

首先，0A是KM的基础，是KM的入门。其次，KM是

0A量变到质变的过程。它们处于企业信息化过程中完全不同

的阶段和层面。

企业实施0A的目的在于将企业中的手工管理工作电子

化、网络化、自动化，是知识管理的初级阶段,0A实现的是

传统处理方式的变革。

而KM则是一种方法论,企业实施KM的目标是管理方法、

管理制度上的提高，为0A系统提供了方法论和战略方向。

企业实施0A系统，如同一个婴儿开始呀呀学语，是一

种突破，但也只是一个开始。而当企业随着自身的成长，将

会有更进一步，更深一层的需求。那就是从一个呀哎呀学语

的孩童成长为一位舌战群儒的成人。正由于这样一种渴望破

茧化蝶的本能，KM诞生了。

2.2知识管理的概念

知识管理是指一个组织整体上对知识的获取、存储、学习、

共享、创新的管理过程。目的是提高组织中知识工作者的生

产力，提高组织的应变能力和反应速度，创新商业模式，增

强核心竞争力。

对于企业而言，知识管理是一种全新的经营管理模式，其

出发点是将知识视为企业最重要的战略资源,把最大限度地

掌握和利用知识作为提高企业竞争力的关键。知识管理代表

了理解和探索知识在管理和工作中的作用的新发展，这种理

解和探索方式更加有机、更加全面。

其实，知识管理并不是悬在空中或独立于其他管理范畴之

外的管理内容，而是与具体的智能管理相结合的基础管理。

多类型的知识管理结合起来，形成企业完整的知识管理体

系。

简洁地说：知识管理是充分地利用集体智慧来增强应变和

创新能力。

注意点：是这个定义中没有说到技术，虽然知识管理经常

需要IT技术帮助，但是知识管理本身不是一门技术。

2.3知识管理的发展历史和目的

知识管理的发展:

20世纪70年代至80年代

开始出现一些超文本/群件应用系统,依赖人工智能和专

家系统的知识管理系统(KnowledgeManagementSystem,

KMS),以及诸如“知识获取”，“知识工程”，“以知识为基

础的系统"和“基于计算机的存在论”等观点

20世纪80年代中期

尽管古典经济学理论忽视了知识作为资产的价值，而且

多数组织缺乏管理知识的战略和方法，知识(以及以它为基

础体现的专业能力)作为竞争性资产的重要性已经明确化

1989年

1,一个美国企业社团启动了“管理知识资产”的项目

2,有关知识管理的论文开始在〈斯隆管理评论〉，〈组织科

学,，〈哈佛商业评论〉以及其它刊物上出现

3,过于组织学习和知识管理的第一批专著也开始出版，如彼

得.圣吉的v第五项修炼,和Sakaiya的v知识价值的革命,

4,国际知识管理网络(IKMN)在欧洲创办

1990年

许多管理咨询公司开始实施企业内部的知识管理项目，而且

一些著名的美国，欧洲和日本企业建立了重点知识管理项目

1994年

IKMN又吸收了位于美国的"知识管理论坛”和其他与知识

管理相关的团体和出版物，公布了对欧洲企业开展的知识管

理调查的结果

知识管理的目的：

知识管理能够整合企业的知识资源,将个人知识和信息提

升为组织知识。按照企业的实际需求，对企业知识进行分类

和有序化处理，并且根据知识之间的相互关系进行组织、存

取，便于知识积累和共享，解决知识“找不到”的问题。以

企业知识库为基础，新员工能很快地熟悉前人的工作环境，

学习其他员工的经验，进而减少因员工流失带来的知识流

失，增加企业知识储备，方便企业的后继者轻松获取前人积

累的知识。

知识管理在实现内部资源有序化的基础上，通过建立相

应的客户、市场及突发事件的专家网络，能够提高对外反应

速度,这种快速反应表现在企业部门内部，部门之间以及企

业与客户和供应商之间。

知识管理有助于企业从现有数据中挖掘有用知识、增强企

业商务智能。信息化的推进让企业积累了大量的数据，固此

建立充分利用这些数据的意识，并从零乱的数据中挖掘有用

的知识，就意味着企业开始向知识管理迈进。数据挖掘通过

数据总结、数据分类、数据聚类和关联规则来发现知识。

知识管理有助于发现和培育新的想法和思维。在以技术和

服务快速变化为特征的商业中，创新永远是保持长久竞争优

势的主要源泉。对于许多企业来说，一个很重要的问题就是

如何使员工一起跨越时间和地理的界限，献计献策，交流思

想，共同创造新的思维。企业通过知识管理把员工聚集到“真

正的”知识共享流程中，充分利用人们头脑中的创造性思维,

产生新技术和新服务的创新思维。

2.4知识管理的基础内容

132.4.1显性知识与隐性知识

02.4.2知识流程

02.4.3文档管理

2.4.1显性知识与隐性知识

显性知识与隐性知识是知识分类的两个重要概念,特别是

隐性知识的运用和转化，如何将个人拥有的隐性知识转化为

组织知识，是知识管理与创新的关键所在。

所谓显性知识(ExplicitKnowledge)是指可以通过语言

方式传播的知识。典型的显性知识主要是指以专利、科学发

明和特殊技术等形式存在的知识，存在书本、计算机数据库、

CD-ROM等介质中。显性知识是可以表达的、有物质载体

的、可确知的。在OECD(经济合作与发展组织)中的知识

的四类划分中，关于知道是什么(Know-what)和知道为什

么(Know-why)的知识基本属于显性知识。

所谓隐性知识，也称为“隐含经验类”(Tacit

Knowledge),往往是个人或组织经过长期积累而拥有的知

识，通常不易用语言表达，也难以传播。隐性知识所对应的

是OECD分类中知道怎样做(Know-how)和知道是谁

(Know-who)的知识，其特点是不易被其他人所理解和掌

握。

显性知识与隐性知识的划分突破了过去人们对知识的

认识，对未经系统化处理的经验类知识给予承认。如果说显

性知识是“冰山的尖端”，隐性知识则是隐藏在水面以下的大

部分，它们虽然比显性知识难以发觉，却是社会财富的最主

要源泉。知识管理中的一个重要观点就是隐性知识比显性知

识更完善、更能创造价值，隐性知识的挖掘和利用能力是个

人和组织获得成功的关键。

在东西方认识论的历史上，西方一般强调显性知识，东

方更重视隐性知识。在近几年的知识管理发展中也可以看

出，亚洲等知识管理最佳实践的公司增长速度明显高于欧

美，对于人以及隐性知识的重视是其中一个重要原因。但是,

我们认为显性知识与隐性知识是相互作用、相互补充的。我

们把人类知识通过显性知识与隐性知识的相互作用不断创

造增长的过程称为知识的转化。

2.4.2知识流程

知识流程是指组织的核心资源——知识在组织内部各个

知识驻点之间为创造价值而形成的一系列积累、共享、交流

的过程。知识流程不同于信息流程，知识流程中显性的一部

分是通过信息流程的方式表现出来的。知识流程中隐性的一

部分更多的表现为组织结构、组织制度、沟通方式等。

对于以项目为主的组织来说，项目运作的流程是构成该

知识流程的主流程，根据项目运作的不同阶段，又可分支出

关于组织、人员、数据、关系等支流程。项目运作前期的客

户关系管理的知识；开发阶段需要搜集大量的资料和数据、

发现问题、提交项目建议书等；正式立项后，则进入以商业

方案为目标的项目运作阶段：项目组的正式成立、项目成员

的分工、项目的阶段成果，直至提交最终项目成果。

在该过程中，组织的文化、环境、制度、结构等直接作

用于项目运作中。组织中的数据、资料等从开发客户到项目

完成被大量地调用。这些形成相对独立的知识流程，同时又

是组织整体主知识流程的分支流程，与主知识流程共同构成

组织的网状知识流程。

知识流程的设计和重组包括以下几个方面：

(1)组织知识的基础编码与标准化机制

将组织流程纳入知识流程，首先要实现组织知识的规范

化和标准化，完成基础编码。基础编码要依据组织及知识的

特点，制定实用的编码规则，形成系统的编码体系。基础编

码要具有唯一性、相对稳定性、完整性和可扩展性。

建立基础编码和标准化机制有利于计算机处理和员工

共享，保持组织信息的一致性，为知识流程的设计与重组提

供良好的基础。

(2)外部知识内化的机制

由于社会分工的专业化程度加深，使得任何一家企业都

不可能将企业所需的专家知识、市场信息等知识全部收集起

来。除了自身的知识的积累，外部知识的内化也是组织获取

知识的一个重要渠道。

外部知识可以分为个人的知识和组织的知识两种。关于

个人的知识主要是在特定领域立有某项专长、丰富经验的

人，包括专家、顾问等；组织的知识包括客户、供应商、竞

争对手等。

建立外部知识内化机制就是要制定长期、中期甚至短期

规划，按照计划定期请专家来讲解最新的业务技术、管理技

术和经营思想，随时关注客户、供应商及竞争对手的发展和

成长，在交流与关注中增进学习，并且将外部专家所传授的

知识以及与客户等交流中学到的知识整理成规范文档，定期

更新，使之成为企业内部可共享的知识。

(3)用知识流程统一业务流程和管理流程

知识流程的设计和重组，最终要统一业务流程和管理流

程。组织知识在标准化、流程化过程中，不断发育、成长，

是个螺旋上升的过程。在这个过程中，知识的作用和价值被

提升，知识成为企业运作的核心。扁平化、网络化的组织结

构应运而生，知识流程突显为组织的核心流程。

从知识的角度出发，用知识流程统一业务流程和管理流

程，可以避免因为流程不适导致的工作脱节、分立，交流与

共享受阻，不能协作相通。以知识流动贯穿组织流程、以知

识驻点凝聚知识和拥有知识的人，使组织流程在知识的流动

中更加有序、高效。

(4)授权管理

在知识流程中，如何控制好流程的出入口和知识的流

向，让员工得到自己需要并且有权得到的知识，为企业发挥

最大的作用，这就需要充分利用授权管理。

授权一般是指授以他人行动或决策的权利。授权管理则

是对授权进行管理的机制。在知识流程中，授权管理可以理

解为授以员工对知识的查阅、创建、修改、删除等权利。授

权管理必须从知识使用的角度出发，在知识角色中考虑每个

员工的权限。这在一定程度上打破了传统部门的界限，使得

适当的知识能够在适当的时候更迅速地传给适当的人。良好

的授权管理有利于企业知识的流动和员工知识的共享与交

流。

2.4.3文档管理

文档管理是对基本数据和知识信息进行控制的机制。

文档管理包括以下几个部分：

(1)目录管理

目录管理是实际上是对基本数据和知识的分类、授权服

务进行控制的机制。简单来说，目录是一个有架构的组织系

统，无论采用的是最常使用的树状结构还是其他架构。目录

管理是一种存储资料的结构，给定一个人的名称或者某种资

源，目录管理就可以提供用来访问那个人或者资源的信息。

(2)知识的分类和模块化机制

接下来要完成对组织知识的梳理。组织需要将知识的基

本分类与自身知识特点结合起来，不断细化不同类别的知

识。

在知识分类与细化的过程中，将不同的知识依据一定的

任务和目标聚集起来，形成若干个知识聚集点，即知识驻点。

知识驻点真正以知识为衡量标准，不受任何职能部门的干

扰。对于能够解决某一相对独立问题的一个或者几个知识驻

点，按照逻辑整合起来，就能形成通常所说的模块。

(3)内部文档的积累与更新机制

文档的积累合和更新是任何一家企业必做的工作，但大

多数企业都没有将其机制化和规范化，经常造成积累的知识

未得到很好的利用。

文档的积累需要有专门的知识管理人员将企业的技术

诀窍、最佳实践经验、经营战略形成文字材料，予以分类存

档，以供组织成员共享。

文档定期更新，要求知识管理人员在规定的时间内必须

重新审视已经存档的文件之间是否有过时的、失效的、繁杂

的内容或者互相冲突的内容。这样就能确保存档文件的有效

性、精炼性和一致性。

(4)知识地图和知识搜索机制

当组织知识积累到一定程度，并且简单的浏览与查找已

经不能很快得到满意的结果的时候，知识地图和知识搜索的

需求就提上日程。

这里知识地图是指组织知识的分布图，是指出知识位置

的向导，告诉人们到哪里去找他们所需的专门知识。知识地

图的特点是指出拥有知识的人，以及记录知识的文件和数据

库。若一个组织拥有很好的知识地图，员工就可以很方便地

找到知识源。知识地图只是指出知识的位置，并不包含知识。

建立组织的知识地图，首先要找出组织中的重要知识、

核心知识，然后将其公布，并显示所在的位置。创建知识地

图所需的信息一般在组织中已经具备，只是以分散的、未成

文的形式存在。员工头脑里往往存在自身领域知识源和专家

网络，他们知道哪里去找自己需要的知识和专家。组织知识

地图的创建就是要把这些分散的〃小地图〃整合起来，按照组

织知识逻辑，形成组织的知识地图系统。

2.5知识管理的价值

中国经济长期以来在不断地转型，这个过程在加入WTO

后显得更为重要，在这种转换中，成长型企业愈来愈需要与

之匹配的信息技术平台来支撑大量的信息。

知识管理的价值在哪里？

企业作为一种社会组织形式，其经营的根本目的是为了创

造价值，而企业竞争力的强弱归根结底地反映在企业创造价

值能力的强弱之上。过去，企业的价值基本上取决于企业的

账面价值，但是“知识管理”的到来彻底改变了人们对企业

价值的传统认识。越来越多的企业市值远远大于其账面价值

的事实表明：在新经济时代，企业的真正价值已不再只是资

产负债表上的股东权益净值,而应该再加上企业无形资产的

提升。而“知识管理”在企业价值提升的过程中无疑扮演着

一个最为关键的角色。

我们究竟需要一个怎么样的知识管理系统呢？

企业需要一个什么样的信息系统,利用什么技术来解决企

业中什么样的问题？这是我们在推行一个应用系统首先会

考虑的问题。首先，知识管理着眼的企业管理是要建立一个

协作环境，即信息化的工作环境；其次、企业中的大量决策

信息,是由这个环节所整理提供的，其信息来源的广泛性和科

学性直接导致决策的合理程度；第三，在企业中每个项目的推

动过程中，各个环节的里程碑均是通过该系统平台来监督确

认，其过程监督的及时性和合理性对于项目或事务的评估至

关重要；第四，该系统a

平台要求是安全的。

基于上述的思路，我

们对于企业的知识管理

进行了一个全新的定

义：企业在实现知识管理的时候，首先要建立一个环境，这

个环境应当使成员沟通的时候变得非常容易O其次，这个环境

中应该将原有的“人盯人”的管理方式转变为电子化工作流

的管理方式，从而解决最棘手的工作效率问题。第三,应当利

用系统积累的大量信息资源，在此基础上作进一步的管理，

使之变成企业的无形资产，并成功建立企业知识文化体系O第

四，系统中的不同成员组织应具有不同等级的权限。

由此，我们不难对企业所需要的KM系统做出这样的界

定：它以互联网和信息技术为基础，帮助企业对组织中的知

识资源进行系统化、规范化的管理，变传统的面向“职能”

管理方式向面向“流程”的管理方式转变，让系统环境里的

所有人都能快速而方便地访问到或学习到所需要的信息和

知识，为企业在成长过程中积累大量的知识财富，并且为其

他业务系统提供有效的数据源。

2.6在企业中实施知识管理的原则和步骤

知识的流传自古有之，从很早时期的师傅带徒弟，到工

业社会的合作化生产，以至到目前的数字化经济。尤其是近

年，企业都在强调“以人为本“，无不重视人的重要性。因为

在这些过程中，人作为一个知识的载体而存在。有价值的经

验、方案和技巧，都保留在员工的大脑中，为企业发挥着作

用。当员工离开企业时，同时存放在员工大脑中的知识也离

开了企业。企业不得不重新培养新人，将它培养成一个有知

识的员工，但并不长久又会面临同样的问题。这就是为什么

企业，尤其是IT等高科技企业，员工的流失率以至是企业

心中永远的痛。

企业认识到：企业不仅仅是一个经济实体，同时也是一

个知识实体。应该将企业作为公司的知识载体而不是员工的

大脑。将这些知识如何有效和高效地利用起来，达到企业知

识创新的目的。就是我们认为的知识管理的目标。

那么知识管理要遵循的原则是什么呢?

积累是知识管理的基础：共享是知识管理的价值体现；

创新是知识管理的最终追求。

第一步，通过知识管理将公司内部的信息积累，保存起

来。这是企业内开展后续知识管理战略的基础。比如一个企

业的档案管理体系，将公司内有价值的文档归档。比如企业

的信息系统，将企业的业务数据保存下来。这些都为未来的

企业进行决策和判断提供了事实基础。

《麦肯锡方法》中提到麦肯锡公司解决问题的程序的第

一步就是：以事实为基础。事实是友善的。做为知识创新的

土壤，有了宝贵的知识积累，知识创新才能成为可能。比如,

美国福特公司积累了大量的发动机实验的数据、撞车数据。

利用这些数据，可以迅速进行计算机的模拟测试。比如通过

模拟测试，发现有一种噪音实际是从地板上产生的，而不是

其他。这样发现了噪音源就是一个重要的突破。为设计新的

低噪音的汽车提供了宝贵的依据。相反，对准备进入这个领

域的竞争对手，就会发现这个优势是无法模仿的。

第二步，使将积累的知识在企业进行共享。如果只是知

识积累，而没有提供共享和交流的手段，没有形成知识在企

业内部的自由流淌。那知识积累的价值没有体现。从现今的

经济来看，经济模式从封闭型、地区性向开放性、全球性转

变。固步自封的想法是可笑和危险的。将企业内宝贵积累的

知识在企业内共享和交流。让知识共享成为一个企业的文

化。那么一个项目的失败教训，会为企业所有的项目借鉴。

一个项目的成功经验，也会从单一项目的个体行为，拓展成

为一个企业的整体行为。将提高企业利用知识的整体价值。

第三步，是知识的创新。它是企业知识管理的终极标靶。

知识是创新的源泉，有了知识的累积后，并有了知识在企业

内部共享的文化，共享成为企业员工的一种标准行为，才能

在企业内部形成脑力激荡，才能产生具有高知识含量的产

品。我们可以看到很多著名的公司在创新方面表现出的非凡

活力与成就，比如摩托罗拉公司最初是生产汽车收音机和无

线电话的。夏普最初是出售自动铅笔的商店等等。

企业在了解了知识管理的原则后，那如何引入知识管理

呢？

第一步:确定公司的战略目标和核心竞争力在哪里。由

于知识管理不能脱离公司的目标独立存在。它必须与公司的

总体战略目标相一致，才能有生存和发展的基础。神州数码

的长远目标是“做一个长久的、有规模的、高科技的百年企

业。”根据这个战略目标制定出神州数码的知识管理战略规

划书，即“长久的”——知识必须有积累；“有规模的”一

一知识必须能在大范围内共享；“高科技的”——管理的知

识必须能提炼成高附价值的。

第二步:确定公司只是管理的重点领域是哪些。首先明

确公司的核心竞争力是哪里?公司哪些业务是未来的发展重

点？分析公司潜在收益最大的环节等等。确定组织内部知识

管理涉及的部门或流程名单。可以采用“得分卡”方式对各个

需要改进的环节或流程进行一个实施知识管理的综合衡量，

定义出实施的先后次序。力争找到投入最小，见效最快的环

节。可以在企业内部起到示范的作用。

第三步:对引入知识管理的业务环节或流程进行分析。

分析该项目业务环节或流程想要做到什么。而做到这些必须

具有什么能力。比如我们经常说某事必须要某人来做，才能

顺利完成。这里的某人所具有的能力和技能，就是在这个环

节进行知识管理的内容。将这些管理起来，就能达到该项目

业务环节或流程想要做到什么的目标。并分析该环节现有的

知识，包括显性知识和隐性知识，存放在哪里？制定出它的

知识树状图。

第四步:根据上述分析，制定相应的知识管理方案。该

项业务环节或流程的知识需求是哪些？得到这些知识的障

碍在哪里？制定出破除障碍，得到需求的目标以及选择相应

得罪成熟的工具。制定出知识管理实施的计划书。

第五步:对引入知识管理的业务环节或流程进行实施前

和实施后的评估。了解是否知识管理策略对该业务有了明显

的和可衡量的效果。同时也是对前期分析和知识管理实施的

一个检测。并根据评估的结果来调整公司的知识管理计划。

对各项需要知识管理的环节或流程进行逐次的实施，全

部实施后，再对第一个实施的环节进行再分析，再实施，形

成企业知识管理的一个良性闭环系统。通过在企业内部实施

上述知识步骤后，将在企业建立起知识管理系统。它包括：

企业的知识中心：注意这里不是简单的信息中心的概

念。包括企业知识的评估和收集系统，成为企业对知识贡献

的评价体系。

企业知识检索系统：能为员工提供更加智能化的知识检

索，而不是简单的一种搜索结果的堆积。

企业的专家名录：通过知识管理将提炼出企业的各项业

务的专家和专长。为企业解决问题提供最佳人选和组合。

a

电i以知识管理为核心的OA软件系统

用.2OA软件设计目标

司3.3OA系统应用场景概述

9.4OA功能模块应用简介

3.1以知识管理为核心的OA软件系统

企业作为一种社会组织形式，其经营的根本目的是为了创

造价值，而企业竞争力的强弱归根结底地反映在企业创造价

值能力地强弱之上。过去，企业的价值基本上取决于企业的

账面价值，但是“知识管理”的到来彻底改变了人们对企业

价值的传统认识。越来越多的企业市值远远大于其账面价值

的事实表明：在新经济时代，企业的真正价值已不再只是资

产负债表上的股东权益净值，而应该再加上企业无形资产的

提升。而“知识管理”在企业价值提升的过程中无疑扮演着

一个最为关键的角色。

知识管理平台在企业中的应用不是一个封闭的过程，而

是一个不断循环，螺旋上升的a

过程。

知识收集阶段：首先，通过

工作流进行设计，为信息系统

建立一个协作环境，从而实现

由传统的传递服务和信息孤

岛向企业信息知识链的转变，

同时为知识库积累知识；其次，运用知识管理平台中最为重

要的OA系统，把平时办公中所产生的知识用标准的数据格

式收集起来；然后，通过文件管理系统将所有的文档统一归

入系统平台；同时，借助数据连接功能来连接系统中其他应

用数据库来沟通信息平台中的所有知识，从而完成KM系统

中数据管理的统一。

知识整理阶段：面对知识收集阶段所产生大量的需要存储

或需再应用的文档。如何优化系统的空间及文档取用的方便

快捷以成为知识整理阶段一项重要内容。通过运用文件管理

系统全面帮助企业实现对文档存储的管理。文件管理系统一

方面将KM系统中各种类型的文档进行分类归档；同时，在

文档的使用时运用映射、离线转移等方式，有效释放服务器

空间，从而保证KM系统在使用的同时得到了不断优化。

知识发布阶段：是否能够把知识有效地展示给用户，用户

是否能够方便地进行知识的推拉式攫取，是进行知识管理的

要点之一。在这个阶段，通过OA提供的信息发布、搜索服

务和推式地知识发布等功能全面实现信息的共享；同时，运

用一个基于浏览器的企业门户，提供给用户统一的“知识管

理入口”，从而保证通过“入口”的每一位用户都可以发现、

共享和传递知识。另外，企业门户也为相同群组人员提供了

个性化的电子社区。

知识再利用阶段：企业信息系统的建设，不仅仅是对于硬

件和软件的投入，人的因素是至关重要的。

以知识管理为核心的0A软件系统的定位：

3提供知识化网络办公建设工具

S建立一个电子化的工作环境

S建立一个可以控制的电子化工作流

S建立一个企业知识收集平台

S建立基于ASP模式的网络办公系统

3.2OA软件设计目标

（1）操作简明易用

办公自动化软件因其应用的特殊性和使用人员的特殊

性，故在软件设计上应做到操作尽量简单易用,可充分

利用目前流行的邮件驱动和事件驱动模式以及手机短

信方式来引导用户使用软件系统,这样即使用户尚未全

面掌握整个系统的功能及操作方式也可非常好地在系

统中处理他目前的业务及工作.

（2）系统开放性强且可方便地设置多个应用模式

由于办公自动化系统的特殊性，在软件设计上要力求模

式开放，应用模式可以由用户自行规划和调整,同样一

种应用可以由用户来决定其应用模式，并允许存在多重

应用模式，在产品规划上要力求多元化，便于用户迅速

实施并使用,但又要保持数据的高度完整性和集成性,

故在产品系统设计上应将类似的工作概念独立化，具

体表现在涉及同种操作上在任何一个模块中都使用同

一种表现模式，这样就大大降低了在使用上的复杂性

和差异性。

（3）系统具有良好可扩展性

系统应该具备良好的扩展性，用户可以在软件基础上做

部分二次开发，并可非常容易地挂接第三方应用程序。

同时与信息门户软件应有良好的延展性,方便用户进行

内外信息的发布与共享。

(4)系统应与其它应用软件有良好集成性

系统应和其他应用软件有良好的集成性，可将财务或

物流软件的单据审批工作流有机地集成在一起.并可

以对ERP的报表结果或数据进行综合查询及管理

(5)系统应具极高安全性

(6)系统应可运行在目前流行的所有操作系统上

(7)系统管理一体化、集中化

提供一个整合的管理界面，系统将可在同一界面中管

理并部署全部模块,类似win2000中的“计算机管理”。

(8)应加强对更多新技术的应用

在软件中将逐步实现和无线及移动设备的信息交流，

以及与知识化信息门户软件的集成，并开始支持J2EE

和WebServices的发展架构，全面支持基于Internet

的移动办公模式。

3.3OA系统应用场景概述

绿色原野集团公司是一家上市股份公司，绿色原野集团

公司主营业务是摩托车、塑胶生产和销售，同时兼营服装销

售和医药、房地产开发、路桥建设。下属拥有：集团本部、

绿色原野摩托车制造公司、绿色原野销售公司、绿色原野工

程公司、绿色原野财务公司、绿色原野医药公司、绿色原野

塑胶公司。

目前在集团本部使用了一套以知识管理为核心的0A系

统，集团本部包括5个中心：总经理办公室、行政支援中心、

技术保障中心、业务发展中心和客户发展中心，每个中心下

面还包括3-4个部门，在0A系统中注册的用户有35个员工。

0A系统中分属角色分别有：集团高级领导、总经办主任、中

心总监、部门经理、秘书以及普通员工。

集团本部组织架构:

a

3.4OA功能模块应用简介

本节以绿色原野集团所使用的0A系统整体结构论述0A

系统的功能结构，0A一般主要由三大平台组成：流程应用平

台、信息发布平台和企业内部其他应用平台。其中网络办公

模块属于流程应用平台；系统主页、公共信息属于信息发布

平台；辅助办公、行政办公属于企业内部其他应用平台。

33.4.1系统设置部分

及.4.2流程应用部分（一）

及.4.3流程应用部分（二）

53.4.4网络办公

B3.4.5系统主页

B3.4.6个人办公

B3.4.7公共信息

B3.4.8辅助办公

B3.4.9行政办公

0A系统结构图：

a

3.4.1系统设置部分

1、系统设置（点击下载）光盘浏览

为增加系统安全性及可行性本产品在NOTES客户端提供

了一个功能强大完善的系统设置模块,系统管理员只需通过

对此模块的设置即可轻松、快捷、有效地为企事业单位、政

府或集团建立起一个切实可行的网络办公系统。设置模块不

仅提供了常用的设置功能，还涵盖了创建0A平台所必须的

网络配置功能，包括邮件服务器的配置、应用配置、手机短

信设置等等，真正实现了系统配置的一体化，方便系统管理

员日后维护和查询。而且，系统管理员可以根据实际应用情

况对系统进行个性化设置，其中包括：个人界面自定义、工

具模块、软件模块自定义等。

2、系统通讯录（点击下载）光盘浏览

在此模块中，您可以根据本单位的组织构架对整个系统

进行划分与设定。您可以在系统设置模块中的通讯录里进行

部门设置、角色设置、人员设置以及群组设置。不但支持非

Domino用户在系统中注册，还支持对非Domino的用户

（LDAP用户）的注册，使得原有的LDAP用户身份不作较

大调整，就能够平滑迁入到本系统中；支持多种事件驱动方

式的选择使用或复合使用。

3、流程定义（点击下载）光盘浏览

系统安装完成后，不仅提供一些常用的应用流程，还提

供了一套允许用户定制的应用层，通过对该应用层的任意定

制功能，无须修改任何程序便可满足不同行业应用的实际需

求，结合系统自身强大的流程定义模块，便能形成各式复杂、

多变的业务流程。用户今后的流程或审批报表发生变化后，

也无须依赖上海研发中心的维护和支持，完全可自行解决，

从而避免了所谓的“钓鱼工程”的出现，减少了系统后期运

行和开支。

除此之外，流程管理员还可以在系统中进行诸多高级操

作，如：流程的重新路由、流程的重新分派、解除死锁等功

能。公司普通员工也可随时对其有权限的文档进行流转和状

态查看。

4、数据维护（点击下载）光盘浏览

本系统提供了一个标准的基础数据维护库。在此用户可

以对一些常用的数据进行设置，包括主题词、常用意见、自

动编号、公文格式、评价标准。

3.4.2流程应用部分（一）

（1）流程定义

系统安装完成后，不仅提供一些常用的应用流程，还提

供了一套允许用户定制的应用层，通过对该应用层的任意定

制功能，无须修改任何程序便可满足不同行业应用的实际需

求，结合系统自身强大的流程定义模块，便能形成各式复杂、

多变的业务流程。用户今后的流程或审批报表发生变化后，

也无须依赖软件厂商的维护和支持，完全可自行解决，从

而避免了所谓的“钓鱼工程”的出现，减少了系统后期运行

和开支。

除此之外，流程管理员还可以在系统中进行诸多高级操

作，如：流程的重新路由、流程的重新分派、解除死锁等功

能。公司普通员工也可随时对其有权限的文档进行流转和状

态查看。

（2）收文管理

执行对上级来文进行收文登记、转相关人员批阅流转、

办理，流转结束后可以归入档案数据库。

绿色原野集团本部的收文管理流程:

a

•流程说明

①该流程启动后，一律通知（邮件通知）总经理办公室主

任。

②总经办主任、总裁、中心总监具有“传阅”权利。

③总裁、中心总监具有“可结束流程的权利”

3.4.3流程应用部分（二）

(1)发文管理

执行发文拟稿、核稿、会签、领导签发、发文登记等流

程，流程结束后由归档员归档。对登记完成后的发文文件,

可以将文件以邮件的形式直接发往接收单位的收文库中。

绿色原野集团本部的发文管理流程:

a

流程说明

①该流程启动后，一律通知(邮件通知)总经理办公室主

任。

②总经办秘书、各个中心秘书有权使用该流程。

③“中心总监/总经办主任审批”“各部门会签”“总裁审批”

三步启动了“修改留痕

(2)企业工作流

完全可自定义的企业工作流，可以根据用户对系统的要

求自定义出各种复杂流程，满足包括步骤嵌套、并列、分支、

循环等流转模式。系统提供给用户企业常用的各种工作流程

模块，包括：采购流程、资金申请流程、请假审批流程等。

一方面，用户可以选择系统已提供的流程应用；另一方面，

用户也可以根据企业的需要自定义流程应用。同时，该模块

还为用户提供了多种表单样式，用户可以直接选择或在此基

础上将表单赋予个性设计，或者增加新的表单。

绿色原野集团本部的请假申请流程:

3.4.4网络办公

网络办公是以流程核心为基础、以B/S为结构、基于

Internet架构的网上办公系统。它针对企业的职能部门，完

成相对应的工作。其中包括收文管理、发文管理、会议管理、

企业工作流、档案管理、信息反馈、合同管理和工作计划。

同时，用户还可以根据实际的