档案信息化管理策略分析

所谓档案信息化,就是指在国家档案刑侦管理部门的统一规划和组织下,合理应用现代信息技术,对档案资源进行处置和管理,提高档案管理效率,为社会提供更加优质的档案资源服务,促进档案管理现代化的实现。档案管理化过程就是档案管理模式的转变过程,不再以档案实体为重心,逐渐发展为以档案信息为重心。档案信息化要求档案管理充分利用现代科学技术,以提高档案管理和利用的现代化水平。1档案信息化所面临的风险问题馆藏档案数字化是开发和提供档案利用的主要手段,数字化加工可能引起档案原件磨损、档案丢失、档案信息泄密、以及因参数设置或操作工序等问题引起从模拟到数字转换过程中档案信息的不完整、不准确、不标准等风险。数字档案信息依附的软硬件网络环境存在先天不足和技术方面的风险。网络、计算机、服务器、存储设备、系统软件和档案管理信息系统是数字化档案信息赖以生存的IT基础环境,也是引发档案信息安全问题的风险基地。档案信息化应用系统的专业技术性和知识综合性,以及以指数方式快速增长的电子文件的存储与保管,要求对档案信息实施科学组织、合理存储、有效管理和安全备份,这对具有传统知识结构的档案工作者而言是个挑战,若不及时参与继续教育,更新知识结构,了解和研究电子文件及其工作机理,档案人员将会面临难以应对电子文件管理工作之风险。2保证档案管理信息化安全建设的有效措施2.1提高档案管理人员的信息化意识,并加强人才队伍建设档案信息化管理具有一定特殊性,与传统档案管理相比,其通过对计算机技术的有效运用,促进了档案信息的自动登记、归档、查询和传递的实现,有效的提高了档案管理效率。但档案信息化管理对档案管理人员的综合素质和岗位技能都提出了严格的要求,档案管理人员应当全面了解电子文件的特征和电子档案的全程管理模式,熟练运用网络安全防护系统,切实提高档案信息化管理效率,保障档案信息化管理的安全性。档案管理人员应当不断学习新知识和新技术,丰富自己头脑,积极参与单位组织的培训活动,切实提高档案管理人员自身信息化意识和专业能力,切实提高档案管理的有效性。档案信息化管理过程中,档案管理人员始终是档案管理的主体,是影响档案现代化管理水平的重要因素,因此档案管理人员应党坚持与时俱进,全面提高档案管理人员自身的档案管理意识,加强人才队伍建设,推进档案信息化管理的稳定持续发展。在现代社会经济发展形势下,高素质的档案信息化管理人才应当具备专业的档案管理意识,并具备合理运用现代信息技术的能力,因此相关部门应当定期组织档案管理人员参加档案信息化管理培训,不断提高自身专业素质,增强责任意识和岗位技能,加快推进档案信息化管理的人才队伍建设,推进档案信息化建设的顺利开展。2.2建立技术保障体系,保障应用软件安全为保障档案信息资源的安全,应当对档案管理信息系统进行安全防护,不同类型的信息技术产品的使用,应当从系统保护、信息保存等多个方面入手,建立规范的技术保障体系,为档案信息化管理提供可靠的技术支持。与此同时,应当结合档案信息化管理的实际情况,研发身份识别认证系统,合理设置档案权限,确保只有合法用户才有权限进入系统内查询相关档案信息资源,以保证系统的安全稳定运行,提高档案信息化管理的有效性。一旦出现内部档案管理人员非法操作查看档案信息资源的情况,应当采取有效措施进行处置,并充分做好档案数据信息的加密工作,保证应用软件运行的安全性。2.3加强档案信息安全保障体系建设当前国家层面上对电子文件管理的要求是同时保管纸质文档和电子文档。《电子公文归档管理暂行办法》中指出,电子公文形成单位应当将具有长期保存价值的电子公文制作成纸质公文,并连同电子公文原载体一同归档保存,并建立有效的联系,便于后期查询和利用。电子档案是信息时代的产物,为提高其保存和管理效率,应当加强档案信息安全保障体系建设,积极采取有效技术措施保障信息安全。当前档案信息化管理中比较常用的安全技术主要有密钥技术、签署技术、身份验证、防火以及水印等技术,而在管理方面,主要以异地备份和存用分离的方式加强对档案信息资源的安全管理,全面提高档案信息化管理的安全性和可靠性。档案信息化管理的主体是人,电子文件的制作和管理也是由人来完成的,因此在档案信息化管理过程中,应当对参与电子档案的制作和管理的相关人员加强思想道德教育和素质、资质审查,坚决不允许责任意识差、思想道德品质差的人员参与到电子档案的制作和归档过程中,切实保障电子档案与归档电子文件的真实性和安全性。在日常档案信息化管理工作中,应当定期组织开展活动,培养档案管理人员的思想品质和道德意识,调动其工作积极性,强化档案管理人员的责任意识,提高其档案管理水平,为档案信息化管理工作的顺利开展打下坚实的基础。与此同时,应当积极建立电子档案管理的岗位责任制,坚决落实工作责任,保证档案信息化管理全过程的真实性和有效性。2.4加大投入,增配软、硬件设施高质量档案信息化的实现必须投入大量的人力、财力、物力。根据档案管理的实际需求配置相应的软硬件设施。当前的档案管理资金主要来自政府拨款,为了加快改造的步伐,也可以采取收入资金的方式。如果遇到一些阻碍,也可以向上级主管部门沟通,并商榷解决办法,加强档案信息化的发展。2.5病毒防范与治理病毒对档案管理具有一定的威胁,所以信息化档案管理人员应该根据实际情况建立起高级病毒防范网,对不断升级的病毒都提出相应的解决办法。对相关管理人员的信息技术培训十分必要,有利于提高其安全意识。2.6建立监督执行体系对档案信息化管理工作进行监督能够提高档案工作的质量。一方面要强化对整个档案信息化管理工作的过程控制和跟踪,保证每一个步骤都能够有效落实,实现信息化管理的要求和目标。档案管理工作的信息化保障工作通过监督分析和管理,进一步推进相关标准和规范的升级。结束语总而言之,档案信息化管理是档案管理形式上的新突破,是推进档案信息